Con người là động lực phát triển của tổ chức. Để quản trị yếu tố con người, thu hút nhân tài trong doanh nghiệp không thể thiếu quy trình HRM. Vậy HRM là gì? HRM bao gồm những hoạt động nào và quy trình HRM được thực hiện ra sao? Hãy cùng MISA AMIS HRM khám phá ngay trong nội dung dưới đây.
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI PHẦN MỀM HRM TỪ MISA
1. HRM là gì? Quy trình HRM là gì?
HRM là viết tắt của cụm từ tiếng Anh: “Human Resource Management – Quản trị nguồn nhân lực”. Quy trình HRM bao gồm toàn bộ những công việc như tuyển dụng, điều phối nhân viên đi công tác, lương, thưởng, phúc lợi, sắp xếp công việc cho từng cá nhân,…
Như vậy, HRM có vị trí trung tâm trong phát triển doanh nghiệp, gián tiếp đóng góp cho mục tiêu phát triển của đơn vị nhờ sự kết nối, phát huy tài năng của con người.
2. Vì sao cần có quy trình HRM?
Quy trình HRM là một quá trình khá phức tạp, liên quan mật thiết đến từng phòng ban khác nhau. Nếu không có một quy trình HRM chuẩn hóa sẽ rất khó cho bộ phận quản lý nhân sự và dễ xảy ra tình trạng quản lý không chặt chẽ và hiệu quả.
Ngược lại, với một quy trình HRM rõ ràng, chi tiết thì quá trình quản lý nhân sự sẽ dễ dàng hơn rất nhiều và đạt được các mục tiêu sau đây:
- Hạn chế sai sót trong quá trình tương tác, trao đổi giữa nhân viên và bộ phận nhân sự.
- Những yêu cầu của nhân viên sẽ được xử lý nhanh chóng và phản hồi đến từ phòng nhân sự.
- Chất lượng và hiệu suất dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ được cải thiện.
- Góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp.
3. Các hoạt động trong quy trình HRM (quản lý nhân sự)
Thông thường quy trình quản lý nhân sự sẽ được ban hành bởi giám đốc nhân sự hay trưởng phòng hành chính. Mỗi tổ chức sẽ có quy trình quản lý nhân sự riêng, nhưng đa phần đều gồm các hoạt động dưới đây.
3.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực được xem là hoạt động xác định và quản lý nguồn nhân lực cho công ty. Quá trình này bao gồm một số hoạt động như phân tích và tính toán nguồn nhân lực hiện có, dự báo nguồn nhân lực trong tương lai để có thể đưa ra những chiến lược nhân sự đúng đắn nhất và mang lại hiệu quả cao cho tổ chức.
Một quy trình hoạch định nhân sự mang lại hiệu quả cao khi chúng đáp ứng đủ các yếu tố như sự cân bằng về nhu cầu nguồn nhân sự đối với những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong từng chiến lược kinh doanh và nhu cầu thực tiễn.
Tuy nhiên, hiện nay đa số nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng những công cụ quản lý, phân tích nguồn nhân sự và mô hình SWOT – mô hình được sử dụng rất nhiều để đánh giá chính xác hơn về nhu cầu nguồn nhân lực.
3.2 Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng là quy trình tuyển chọn và thu hút nhân tài nhằm đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình này được thực hiện theo từng bước cụ thể, từ thiết lập kế hoạch nhân sự , tìm kiếm ứng viên, lọc ứng viên, phỏng vấn, đánh giá…
Dựa vào kế hoạch và mục đích của từng đợt tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ tiến hành đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng uy tín và lên kịch bản phỏng vấn cụ thể, đưa ra những chế độ lương thưởng hấp dẫn nhằm thu hút nhân tài.
3.3 Xây dựng quan hệ lao động
Xây dựng quan hệ lao động là một phần quan trọng trong quy trình quản trị nhân sự, đảm bảo môi trường làm việc hài hòa và tích cực.
Điều này bao gồm việc thiết lập các chính sách rõ ràng, duy trì giao tiếp cởi mở giữa ban lãnh đạo và nhân viên, đồng thời giải quyết xung đột một cách kịp thời. Quan hệ lao động tốt không chỉ nâng cao sự gắn kết mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế các mâu thuẫn, sự biến động nhân sự không cần thiết, ổn định nguồn lực.
3.4 Nâng cao hiệu suất làm việc
Nhiệm của người làm công tác nhân sự là thúc đẩy người lao động trong tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc, nhắm thực hiện các mục tiêu chung.
- Đánh giá hiệu suất làm việc: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên định kỳ theo từng vị trí hoặc phòng ban. Doanh nghiệp có thể đưa ra mức khen thưởng phù hợp để khuyến khích những cá nhân hay phòng ban thể hiện xuất sắc.
- Cải thiện và nuôi dưỡng các mối quan hệ: Trong môi trường làm việc có thể diễn ra sự cạnh tranh tích cực hoặc mâu thuẫn tiêu cực giữa các nhân viên với nhau, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nhà quản lý cần dung hoà các mối hiềm khích hợp tình hợp lý và khuyến khích tinh thần cạnh tranh lành mạnh.
3.5 Đào tạo và phát triển
Doanh nghiệp trao cho nhân viên những cơ hội để họ có thể thử sức mình ở những hạng mục công việc thuộc sở trường của họ nhằm giúp họ phát triển hơn về năng lực cũng như kinh nghiệm của bản thân. Đồng thời cần cho nhân viên thấy được lộ trình thăng tiến, phát triển của mình trong tổ chức.
- Đào tạo nội bộ: Quá trình này cần khuyến khích nhân viên mới học hỏi thực tế nhiều hơn và từ những người đi trước, có thành tựu trong công ty. Ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ đa phần người cũ sẽ hướng dẫn lại cách thức làm việc cho người mới.
- Đào tạo phi nội bộ: Doanh nghiệp có thể cho nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn, chương trình đào tạo chuyên môn, tu nghiệp, hội thảo, hoặc mời giảng viên, chuyên gia bên ngoài đến doanh nghiệp chia sẻ kinh nghiệm.
3.6 Duy trì kỷ luật trong tổ chức
Đây là hoạt động không kém phần quan trọng trong quá trình quản lý nguồn nhân lực. Nhà quản lý cần đảm bảo mọi cá nhân tuân theo các quy định đã đề ra, nhằm duy trì sự ổn định, công bằng trong tổ chức.
Để làm được điều này bắt buộc bộ phận nhân sự cần ban hành các hướng dẫn cụ thể cho từng phòng ban, đồng thời đưa ra chính sách khen thưởng – xử phạt đối với những cá nhân vi phạm và thực hiện nghiêm túc chính sách đó.
3.7 Lương thưởng và phúc lợi
Chính sách lương thưởng và phúc lợi (C&B) tốt chính là điều kiện quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài. Một mức lương hợp lý không chỉ cần đáp ứng kỳ vọng của nhân viên mà còn phải cân đối với ngân sách và lợi nhuận của công ty.
Bên cạnh lương cơ bản, các chính sách thưởng và phúc lợi hấp dẫn đóng vai trò khích lệ nhân viên làm việc tận tâm, từ đó nâng cao hiệu quả chung. Để thực hiện điều này, bộ phận nhân sự cần có khả năng giám sát chặt chẽ và đề xuất những tiêu chuẩn đãi ngộ phù hợp với từng vị trí và mục tiêu quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
3.8 Xây dựng văn hoá doanh nghiệp
Nhà lãnh đạo giữ vai trò định hình và truyền tải các giá trị cốt lõi, tinh thần chung của tổ chức, duy trì sự nhất quán trong việc áp dụng văn hóa vào từng hoạt động cụ thể.
Trong quy trình HRM, người quản trị cần kết nối các phòng ban bằng những giá trị chung, thúc đẩy sự đồng thuận giữa các thành viên và tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự gắn kết, phát triển cá nhân. Bằng cách này, họ đảm bảo rằng từng nhân viên hiểu rõ và thực hiện văn hóa doanh nghiệp.
4. Quy trình xây dựng chiến lược quản trị nguồn nhân lực
4.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Mức độ thành công của quy trình HRM được đo lường dựa trên sự liên kết giữa các mục tiêu của đơn vị, bởi thế, các nhà quản trị luôn cần thấu hiểu mục tiêu và sứ mệnh của đơn vị. Để quá trình HRM thành công, cán bộ nhân sự phải có khả năng đưa ra kế hoạch ngắn hạn, dài hạn để phát triển nhân sự liên quan.
4.2 Đánh giá năng lực nhân sự
Đánh giá năng lực nhân sự cho phép các nhà quản trị hiểu được tình hình nhân viên hiện có và cách họ đóng góp để hoàn thành mục tiêu và sứ mệnh đơn vị.
Kiểm tra kỹ năng, ưu nhược điểm của nhân viên cho phép nhà quản trị biết nhân viên là chuyên gia trong lĩnh vực nào để có sự phân bổ, tiến cử phù hợp, đồng thời cũng giúp hiểu nhân viên có hứng thú với việc được đào tạo về một khía cạnh nhất định nào của đơn vị hay không.
4.3 Phân tích năng lực nhân sự dựa theo mục tiêu doanh nghiệp
Phân tích năng lực nhân sự giúp các nhà quản trị nhìn nhận ra những vấn đề trong đơn vị của mình: Đâu là vấn đề tồn đọng? Đâu là các thách thức cho sự phát triển của họ trong thời gian tới? Việc nhìn nhận giúp cán bộ nhân sự đánh giá đúng tình hình đơn vị để đưa ra kế hoạch hành động tận dụng cơ hội, đối phó hiệu quả với khó khăn hơn.
4.4 Ước tính nhu cầu nhân sự trong tương lai
Sau khi đã xác định mục tiêu doanh nghiệp, phân tích nhân viên cùng năng lực đơn vị thì các nhà quản trị nhân sự cần ước tính nhu cầu nhân sự. Việc dự báo này sẽ bao gồm các yếu tố sau đây:
- Nhu cầu: Dự báo phải có sự liên quan giữa số lượng nhân viên với kỹ năng yêu cầu để đáp ứng nhu cầu trong tương lai của đơn vị
- Cung cấp: Đánh giá tiềm năng của nhân viên và năng lực hiện tại có đủ để giúp đơn vị đạt mục tiêu trong tương lai hay không?
Việc dự báo cho đơn vị về yêu cầu nhân sự cũng giúp xác định các vấn đề sau đây:
- Công việc và vị trí cần thiết của nhân sự để đảm bảo mục tiêu phát triển chiến lược của công ty.
- Các kỹ năng nhân viên hiện tại cần mài giũa để đảm nhận công việc, vai trò mới.
- Liệu nhân viên có chuyên môn đã được sử dụng đúng và đủ trong đơn vị
- Liệu nhân viên và văn hoá doanh nghiệp hiện có đáp ứng được tương lai của đơn vị
4.5 Xác định giải pháp giúp nhân viên hoàn thành công việc
Cán bộ nhân sự cần liên lạc tới trưởng các bộ phận khác để tìm hiểu những công cụ nhân viên cần sử dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ nhân sự của mình.
Ví dụ: kiểm toán phần mềm và phần cứng sẽ gắn với bộ phận IT để kiểm tra lỗ hổng trong công cụ, tạo điều kiện cho lực lượng lao động có tổ chức.
Ngoài ra, xét trong trường hợp đơn vị có hàng trăm, ngàn nhân viên thì các nhà quản trị sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hrm là cần thiết và hợp lý.
Ví dụ như: nền tảng quản trị nhân sự MISA AMIS HRM có khả năng quản lý các chức năng nhân sự quan trọng như lên lịch làm việc, kiểm soát ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, tính lương, chấm công nhân viên,… giúp cung cấp tình hình toàn cảnh về nhân viên trong đơn vị.
4.6 Triển khai chiến lược quản trị nguồn nhân lực
Bộ phận nhân sự có thể thực hiện chiến lược quản lý nguồn nhân lực với các bước sau:
- Tuyển dụng nhân sự: Tại thời điểm này, các cán bộ nhân sự cần tìm kiếm ứng viên có năng lực ứng với chiến lược nhân sự đơn vị đặt ra. Bởi vậy, quy trình chọn lựa cần được khai thác phù hợp.
- Quá trình lựa chọn: Phỏng vấn và các hình thức lọc nhân sự khác cũng diễn ra trong thời điểm đầu tiên, được sử dụng để đánh giá ứng viên có phù hợp với vai trò họ ứng tuyển hay không.
- Thử việc và đào tạo: Các nhà quản trị cần đưa ra quy trình thử việc và gói đào tạo toàn diện để giữ chân nhân viên.
4.7 Đánh giá và hoàn thiện
Cán bộ nhân sự cũng cần quyết định thời gian phù hợp cho việc đánh giá và quản lý nhân viên trong đơn vị.
Đánh giá sẽ bao gồm việc theo dõi tiến trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên và các khía cạnh cần cải thiện trong giai đoạn sắp tới. Việc đánh giá nên đo lường xem liệu những thay đổi có giúp đơn vị đạt được mục tiêu hay không.
5. Xu hướng HRM trong tương lai
5.1 Xu hướng quản lý nhân sự từ xa
Theo nghiên cứu của McKinsey, sau thời điểm dịch bệnh COVID đợt 1 đã khiến hơn 85% doanh nghiệp tại Mỹ vận hành làm việc từ xa.
Google cho hơn 5000 nhân sự làm tại nhà đến hết tháng 7/2021 hay Facebook cho phép nhân viên thực hiện điều này hết năm 2020. Như vậy, đại dịch là yếu tố thúc đẩy các doanh nghiệp, công ty hay tổ chức nhận ra tiềm năng của mô hình làm việc, quản trị nhân sự từ xa.
Theo dự báo của các nhà nghiên cứu tại Stanford, lực lượng lao động 2025 sẽ biến đổi một cách đáng kể để phù hợp với sự biến chuyển của kỷ nguyên công nghệ.
Tạp chí SHRM đã chỉ ra: 60% nhân sự toàn cầu sẽ được chuyển địch đến một môi trường tự động hóa để làm việc và cống hiến. Ở đây các văn phòng sẽ không còn tồn tại tình trạng quản lý dữ liệu, con người một cách thủ công.
Ngay tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã nắm bắt xu thế thành lập văn phòng điện tử 4.0 để ứng dụng phần mềm công nghệ vào trong hoạt động quản trị nhân sự.
Ưu điểm của quản lý từ xa
Không chỉ thế, một trong những mong muốn của nhân sự khi làm công việc đó chính là điều kiện làm việc linh hoạt, không bị gò bó trong thời gian và địa điểm cố định.
Theo nghiên cứu của Forbes, 74% nhân viên làm việc từ xa trong đợt dịch không muốn quay trở lại mô hình làm việc hành chính như trước nữa. Theo khảo sát của Flexjobs, 80% nhân viên sẽ gắn bó với đơn vị lâu dài hơn khi làm tại môi trường hiện đại, linh hoạt.
Như vậy, sự phát triển của công nghệ đã khiến các nhà quản trị HR phải nhìn nhận lại phương pháp quản lý truyền thống, khi các quy trình phức tạp đã làm lãng phí quỹ thời gian làm việc của đơn vị, hao tổn tài chính, gián đoạn công việc khác do quy trình quản lý nhân sự rườm rà,… “Chuyển đổi số” chính là từ khoá mới cho hệ thống quản lý nhân sự trong tương lai.
Nhược điểm của quản lý từ xa
Công nghệ hỗ trợ các đơn vị tinh gọn nhân sự, làm tốt công tác tuyển dụng, truyền thông và quản lý nhân viên. Tuy vậy, đây cũng là một con dao hai lưỡi khiến đơn vị bị chèn ép nhiều hơn:
- Sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trong việc đón đầu công nghệ khiến doanh nghiệp phải bỏ chi phí duy trì bộ máy quản trị và vất vả hơn trong nỗ lực nghiên cứu, sáng tạo
- Nguồn nhân sự chưa được đào tạo về sử dụng thiết bị công nghệ hiện đại để đáp ứng với sự thay đổi này. Nếu đơn vị lắp đặt phần mềm công nghệ nào thì cũng cần phải bỏ chi phí, thời gian đào tạo nhân viên sử dụng, thích nghi với nền tảng đó.
- Thách thức trong quản lý dữ liệu, hồ sơ nhân sự: Dữ liệu nhân viên, hiệu suất công việc, công việc,… ngày càng tăng tuy nhiên mô hình quản lý nhân sự của đơn vị chưa được tự động hóa làm công tác tìm kiếm dữ liệu thêm phần khó khăn.
5.2 Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự
Trên thực tế, quản trị nguồn nhân lực đòi hỏi rất nhiều các nghiệp vụ khác nhau. Để tối ưu thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý, nhiều doanh nghiệp đã và đang có xu hướng ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý nhân sự.
Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên
Mọi thông tin cá nhân của nhân viên như họ tên, quê quán, mã nhân viên, giới tính, nơi sinh, trình độ chuyên môn, chức danh trong tổ chức,… đều được hệ thống HRM lưu trữ thông minh. Điều này sẽ giúp ích nhiều trong việc lưu trữ, quản lý dữ liệu cũng như quá trình làm việc, theo dõi khen thưởng – kỷ luật của nhân viên
Ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự có thể giúp lưu trữ, quản lý hồ sơ của hàng nghìn nhân viên một cách hiệu quả. Đặc biệt, phần mềm có tính năng scan thông tin nên HR không cần nhập tay, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.
Hỗ trợ công tác đào tạo
Thông qua kết quả đánh giá định kỳ được lưu trữ trên hệ thống, các nhà quản lý có thể xác định đúng khả năng người lao động, lập kế hoạch đào tạo hợp lý. Bên cạnh đó, thông qua khả năng quản lý đào tạo của phần mềm HRM, việc theo dõi chi phí mà đơn vị bỏ ra cho công tác đào tạo được cập nhật đầy đủ, chính xác.
Quản lý chấm công và tính lương
Thực tế cho thấy, việc quản lý thời gian làm việc và tính lương cho nhân viên sẽ chiếm rất nhiều thời gian của HR nếu thực hiện thủ công. Người làm công tác HRM sẽ tốn nhiều công sức và không tập trung đủ cho các công việc quan trọng hơn.
Sử dụng phần mềm HRM sẽ giúp việc quản lý công và lương thưởng của từng nhân viên trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Sự minh bạch trong chấm công và tính lương giúp nhân viên cảm thấy yên tâm hơn trong môi trường làm việc.
Tự động hóa quy trình tuyển dụng
Tính năng tuyển dụng trên các phần mềm HRM có thể kết nối sàn tuyển dụng, website tuyển dụng, nền tảng mạng xã hội để giúp HR tiếp cận ứng viên rộng rãi hơn. Bên cạnh đó các bước trong quy trình tuyển dụng cũng có thể được theo dõi, đánh giá, tối ưu ngay nhờ công nghệ. Mọi dữ liệu tuyển dụng tập trung một nơi khiến công việc trở nên đơn giản hơn nhiều.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp công nghệ để cải tiến HRM thì phần mềm MISA AMIS HRM sẽ là giải pháp tuyệt vời. Đây là nền tảng quản trị nhân sự toàn diện, chuyên nghiệp với nhiều tính năng hiện đại, dành cho doanh nghiệp nhỏ – vừa – lớn và siêu lớn.
5. Kết luận
Quy trình HRM đã và đang mang lại những lợi ích to lớn cho bộ phận quản lý nhân sự nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung. Hy vọng với những thông tin trên bạn đọc đã hiểu rõ HRM là gì cũng như những hoạt động thiết yếu trong quy trình HRM để có thể áp dụng cho tổ chức mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
