Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Tìm hiểu vai trò và mục đích

Hoạch định nguồn nhân lực là quy trình không thể thiếu khi xây dựng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp hiện nay. Bằng việc “tuyển đúng người cho đúng việc và vào đúng lúc”, hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp luôn trong trạng thái chủ động, linh hoạt ứng phó với những thay đổi trên thị trường. Cùng tìm hiểu bài viết sau đây của MISA AMIS HRM để hiểu thêm về vấn đề này.

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

1.1 Khái niệm về hoạch định

Hoạch định (Planning) là quy trình cần thiết giúp nhà quản trị xác định được mục tiêu của tổ chức đồng thời lên những kế hoạch phù hợp và những hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Có nhiều căn cứ để phân loại hoạch định, trong đó phổ biến nhất là phân loại hoạt động hoạch định theo thời gian. 

Bao gồm:

• Hoạch định dài hạn là kế hoạch cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ 5 năm trở lên.
• Hoạch định trung hạn là kế hoạch cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ 1 năm đến dưới 5 năm.
• Hoạch định ngắn hạn là kế hoạch dưới 1 năm của doanh nghiệp.

1.2 Khái niệm về nguồn nhân lực

Có nhiều thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng thay thế nguồn nhân lực (Human Resources) trong các tài liệu doanh nghiệp như tài năng, lao động, con người, … Tuy nhiên có thể hiểu nguồn nhân lực của doanh nghiệp là tập hợp tất cả những người lao động có tham gia vào hoạt động của tổ chức ở những vai trò, vị trí khác nhau.

1.3 Khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực (Human resource planning – HRP) là quá trình xem xét, đánh giá và nghiên cứu một cách toàn diện về các nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức. Từ đó, đưa ra những kế hoạch nhân sự và hoạt động tác nghiệp phù hợp, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực tài năng hỗ trợ tổ chức duy trì và phát triển.

Để hoạch định nhân sự công ty một cách phù hợp và hoàn thành tốt những mục tiêu chung trong tổ chức, nhà quản trị nhân lực cần phải trả lời những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân sự và những nhân sự đó cần có những kỹ năng gì? Để đạt được những kỹ năng đó, nhân sự phải có trình độ như thế nào?
• Thời điểm doanh nghiệp cần sử dụng nhân sự đó?
• Hiện tại nhân sự đó đã có sẵn trong vốn nhân lực của công ty chưa? Nếu có, những nhân viên đó đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kinh nghiệm, kiến thức, năng lực mà công ty đặt ra chưa?
• Doanh nghiệp đã lựa chọn được ứng viên phù hợp chưa? Ứng viên đó sẽ được tuyển dụng mới hoàn toàn hay lấy từ nguồn vốn sẵn có của tổ chức?

Hoạch định nguồn nhân lực là phương thức để doanh nghiệp bao quát được tình hình nhân sự hiện tại trong công ty đồng thời xác định rõ các kế hoạch phát triển nhân sự trong tương lai dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Một doanh nghiệp có chiến lược HPR tốt không chỉ giúp nhân sự công ty gắn kết với nhau mà còn gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Đồng thời nắm giữ nhiều vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhân sự và xây dựng chiến lược kinh doanh cho tổ chức.

• Giúp doanh nghiệp nhận diện đúng nhu cầu nguồn lực trong tương lai bao gồm: Số lượng nhân sự, kinh nghiệm, kỹ năng chuyên ngành. Nhằm phục vụ cho công tác kinh doanh và sản xuất.
• Giúp gắn kết các nhân viên trong công ty với nhau. Thông qua các kế hoạch nhân sự mà doanh nghiệp công bố, nhà quản trị và người lao động sẽ nắm rõ chính sách nhân lực cũng như sự gắn bó giữa mục tiêu riêng của từng cá nhân với mục tiêu tổng thể của tổ chức.
• Hỗ trợ dự toán chi phí mà doanh nghiệp cần để duy trì và thực hiện các kế hoạch liên quan đến nguồn lực của tổ chức. Hoạt động HRP sẽ giúp nhà quản trị theo dõi được các khoản chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra trong tương lai, từ đó ra quyết định tăng hoặc giảm chi phí cho hoạt động quý tới.
• Ứng phó linh hoạt với những thay đổi của môi trường bên ngoài nhờ hoạt động quản trị nguồn nhân sự hợp lý và đúng thời điểm. Đặc biệt trong một nền kinh tế đang có nhiều biến động như hiện nay, các doanh nghiệp càng phải chú trọng vào quy trình hoạch định nguồn lực để vượt qua khó khăn và nắm bắt những cơ hội mới.

3. Quy trình 5 bước hoạch định nguồn nhân lực

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Đầu tiên doanh nghiệp cần nhận diện đúng nhu cầu tuyển dụng trong tương lai theo tiêu chí “số lượng, chất lượng và thời gian”.  Mục đích chính của bước này là dự báo nhu cầu sử dụng nhân lực để đáp ứng chiến lược phát triển chung của tổ chức, đồng thời là nền để phát triển những bước tiếp theo.

Để có những dự báo chuẩn xác nhất, nhà quản trị nhân sự cần phân tích căn cứ theo những yếu tố sau:

• Mục tiêu doanh nghiệp mong muốn là gì?
• Danh sách những hoạt động cần thực hiện?
• Phục vụ cho sản phẩm hay dịch vụ nào của doanh nghiệp?
• Quy mô sản xuất là bao nhiêu?

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bước phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp cái nhìn toàn cảnh về cơ cấu và hoạt động nhân sự đang diễn ra trong công ty. Xác định ưu và nhược điểm của vốn nhân lực sẵn có trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị nhân sự đảm bảo cân bằng giữ cung – cầu nhân lực cho các kế hoạch tiếp theo.

Những tiêu chí hỗ trợ nhận diện đúng về thực trạng nhân sự bao gồm:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, năng lực làm việc, thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân.
• Cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công việc trong cơ cấu.
• Chính sách kiểm soát nguồn lực
• Các yếu tố thu hút ứng viên như: Mức độ hấp dẫn của công việc, sự thỏa mãn của nhân viên, văn hóa công ty, môi trường làm việc
• Những rào cản mà mà doanh nghiệp đang gặp phải
• Kế hoạch cải tiến hoạt động quản trị nhân sự công ty

Dễ dàng lập báo cáo, theo dõi thực trạng nguồn nhân lực qua Phần mềm AMIS Thông tin nhân sự

Để có những đánh giá trực quan và chi tiết nhất về năng lực nhân sự của công ty. Nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ quản trị AMIS Thông tin nhân sự. Phần mềm cho phép nhà quản lý nhân sự:

Dùng ngay miễn phí

• Theo dõi thông tin nhân viên từ khi còn là ứng viên đến khi trở thành nhân viên chính thức.
• Cập nhật liên tục về kỷ luật vi phạm cũng như khen thưởng lao động lành nghề.
• Hỗ trợ thiết lập báo cáo tổng quan về thực trạng lao động tại công ty.
• HR có thể dễ dàng tìm kiếm những ứng viên nội bộ phù hợp với chiến lược công ty bằng bộ lọc thông minh.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Ở bước thứ 3, quản lý nhân sự cần so sánh giữa cung và cầu nhân lực tại doanh nghiệp được phân tích ở 2 bước trên để xác định nguồn lực đang thiếu hay dư thừa so với kế hoạch và mục tiêu tương lai. Từ đó xác định giải pháp phù hợp để khắc phục vấn đề đó.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Tại bước này, quản lý sẽ phải lên một kế hoạch tổng thể bao gồm mục tiêu, chi phí, hoạt động tác nghiệp cần thiết,… dựa trên giải pháp nhân sự mà doanh nghiệp đã lựa chọn trước đó. Kế hoạch sẽ giúp phòng nhân sự hoạt động.

Một số kế hoạch mà nhà quản trị có thể cân nhắc thực hiện sao cho phù hợp với thực tế hoạt động nhân sự tại doanh nghiệp như:

• Kế hoạch tuyển dụng bổ sung.
• Kế hoạch tái cơ cấu nội bộ nhân sự.
• Kế hoạch thuyên chuyển nhân sự.
• Kế hoạch cắt giảm lao động.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Báo cáo kết quả kế hoạch là hoạt động cuối cùng trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực dựa trên những chỉ số, những báo cáo xuyên suốt thời gian kế hoạch diễn ra. Hoạt động báo cáo không chỉ giúp nhà quản lý đánh giá được kết quả chiến dịch mà còn rút ra bài học cho những chiến lược nhân sự tiếp theo.

Để có góc nhìn bao quát và toàn diện nhất về kế hoạch vừa thực hiện, bạn cần căn cứ theo những yếu tố sau:

• Thành công mà doanh nghiệp đạt được sau khi thực hiện kế hoạch nhân sự đã đề ra?
• Những sai sót còn tồn tại trong quá trình diễn ra kế hoạch? Nguyên nhân.
• Giải pháp để giải quyết những sai sót và hoàn thiện kế hoạch?

Kết luận

Hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến những bước đi tiếp theo của doanh nghiệp trong tương lai. Bài viết trên đã cập nhật toàn bộ những thông tin cơ bản và cần thiết trong vấn đề hoạch định nhân sự cho tổ chức. Đồng thời hỗ trợ người đọc có thể tự xây dựng một bản chiến lược nhân sự phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình.