Định biên nhân sự là gì? 5 Bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là cụm từ chuyên ngành trong trong lĩnh vực quản trị nhân sự, giúp nhà quản trị theo dõi và lên kế hoạch nguồn nhân lực cho tổ chức. Vậy định biên nhân sự là gì? Các nguyên tắc xây dựng định biên nhân sự hiệu quả như thế nào? Toàn bộ sẽ được MISA AMIS HRM giải đáp ngay sau đây.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là xác định số lượng nhân viên với điều kiện về kỹ năng, kiến thức, phẩm chất phù hợp, để đáp ứng yêu cầu công việc ở vị trí cụ thể. Từ đó tổ chức sẽ cắt giảm được các khoản chi phí nhân sự không cần thiết.

Định biên nhân sự là công việc chuyên môn chung có sự tham gia của cả phòng kế toán và phòng nhân sự.

Phòng kế toán cần thông báo chi phí nhân sự của toàn doanh nghiệp. Từ đó, đề ra những điều chỉnh về lương thưởng, tối ưu việc chi tiêu nhằm mang lại lợi nhuận tốt nhất.

Phòng nhân sự có nhiệm vụ theo sát các công việc mà nhân sự trong toàn doanh nghiệp đang phụ trách. Đảm bảo năng lực của từng cá nhân là đáp ứng được yêu cầu từ phía doanh nghiệp. Bên cạnh đó các HR cần kết hợp với các trưởng bộ phận khác để đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động của các bộ phận. Từ đó, chuẩn bị định hướng chi tiết về nhân sự trong thời gian nhất định.

2. Một số điều kiện để tính định biên nhân sự

2.1 Đối với doanh nghiệp:

• Xác định được định hướng phát triển nhân sự rõ ràng.
• Thiết lập được kế hoạch kinh doanh với phân bổ ngân sách chi tiết và lập kịch bản ứng phó với từng rủi ro.

2.2 Đối với các bộ phận và phòng ban:

• Xác định được các vị trí trong bộ phận của mình, nhiệm vụ và quyền hạn của vị trí đó.
• Có quy trình thực hiện công việc và biết được tần suất của các nhiệm vụ.
• Xác định được kỳ vọng cho từng vị trí, về kỹ năng, kinh nghiệm, kết quả đầu ra.
• Xác định được mức độ tự động hóa trong triển khai công việc và trong hệ thống quản lý của phòng ban.

3. Các nguyên tắc định biên nhân sự

Để thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần nhớ các nguyên tắc sau: tỷ lệ tương quan; định mức lao động; tần suất và thời lượng.

3.1 Tỷ lệ tương quan

Theo nguyên tắc này, doanh nghiệp căn cứ vào tỷ lệ doanh thu của công ty để định biên nhóm nhân sự quản lý và nhân viên.

• Tỷ lệ tăng hay giảm nhân sự của năm sau tương ứng với tỷ lệ tăng – giảm doanh thu của năm trước đó.
• Sự tương quan giữa nhóm nhân sự trực tiếp và gián tiếp, sự tương quan giữa nhóm nhân viên với nhóm quản lý.
• Sự tương quan về chi phí cần trả cho các nhóm nhân sự: nhóm nhân sự trực tiếp và gián tiếp, nhóm nhân viên và nhóm quản lý.

3.2 Định mức lao động

Đây chính là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc nhân sự cần đảm nhận, để có thể thực hiện được lượng công việc tương ứng.

• Định mức theo khối lượng, thường áp dụng cho bộ phận kinh doanh và sản xuất. Ví dụ: 100 sản phẩm/ca/người, 350 sản phẩm/ca/dây chuyền, 35 khách hàng phục vụ/nhân viên/ngày.
• Định mức theo hệ chi tiêu hiệu suất, thường là doanh thu và số lượng khách hàng, áp dụng cho bộ phận kinh doanh. Ví dụ:10 tỷ tương đương với 50 khách hàng.
• Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hoặc tần suất và khối lượng công việc. Ví dụ: 50 giao dịch/ngày.
• Định mức lao động theo đối tượng phục vụ, thường áp dụng cho nhóm nhân sự gián tiếp. Ví dụ: 50 nhân viên kinh doanh sẽ cần 1 sales admin.

3.3 Tần suất và thời lượng

Theo nguyên tắc này, chủ doanh nghiệp cần dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ.

• Định mức lao động theo hệ chỉ tiêu về hiệu suất, thường là theo doanh thu và số lượng khách hàng. Ví dụ: Liên hệ tư vấn sản phẩm cho tối thiểu 10 khách hàng mỗi ngày.
• Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hoặc tần suất và khối lượng công việc. Ví dụ: Lập báo cáo doanh số, số lượng khách hàng tiềm năng cho quản lý theo tuần.

Ví dụ cụ thể:

Một văn phòng mở cửa 8 tiếng/ngày, tính cả ngày thường, thứ bảy, chủ nhật và lễ tết, tương đương 1 ca làm việc.

Theo quy định của Luật lao động, 1 nhân viên được nghỉ 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết hàng năm. Tổng cộng 88 ngày nghỉ. Số ngày công = 365 – 88 = 277 ngày.

Để có đủ nhân sự cho văn phòng làm 1 ca/ngày, chủ doanh nghiệp cần tính hệ số bù trừ: 365/277 = 1,32.

Số nhân viên cần tuyển

= số nhân viên trong 1 ca * số ca * 1,32

Các nguyên tắc định biên nhân sự trên giúp người sử dụng lao động tính toán được khối lượng cơ bản của một nhân sự. Từ đó họ có thể đưa ra những thay đổi phù hợp để cân bằng các nhóm nhân viên đồng cấp, đưa ra mức KPI và phúc lợi hợp lý.

4. 5 bước trong quy trình xây dựng định biên nhân sự

4.1 Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực của doanh nghiệp

Nhằm dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, nhà quản trị cần căn cứ vào các yếu tố như kế hoạch và chiến lược phát triển, mục tiêu kinh doanh, quy mô doanh nghiệp… Dự báo nhu cầu cần thể hiện rõ các thông tin sau:

• Thời điểm doanh nghiệp cần số lượng nhân sự lớn với chuyên môn cao.
• Mỗi vị trí công việc cần số lượng nhân viên cụ thể là bao nhiêu.
• Những kỹ năng, phẩm chất cần có đối với nhân sự ở vị trí đó.

4.2 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực

Phân tích tình hình nhân lực sẽ giúp bạn xác định những điểm mạnh và điểm yếu của lực lượng lao động hiện tại trong tổ chức. Trong quá trình này, bạn cần xem xét các yếu tố về hệ thống và yếu tố về quá trình.

Yếu tố về hệ thống:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc của nhân viên.
• Các hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc.
• Các hính sách quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, và kỷ luật.

Yếu tố về quá trình:

• Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
• Mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc
• Văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc
• Mức độ rõ ràng của các mục tiêu trong doanh nghiệp
• Thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải
• Cách thức cải tiến hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

4.3 Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nhân sự

Từ thực trạng nguồn nhân lực, nhà quản trị cần đưa ra phương án tốt nhất nhằm khắc phục tính trang dư thừa hay thiếu hụt nhân sự ở trên.

Sau đó, nhà quản trị cần quyết định tăng hoặc giảm số lượng nhân sự theo vị trí. Quá trình này cũng giống như việc thanh lọc nhân sự để tối ưu hiệu quả và chi phí. Từ nhân viên đến cấp quản lý, lãnh đạo đều có thể thuộc diện điều chuyển hoặc cắt giảm.

Chính vì quyết định này có ảnh hưởng rất mạnh mẽ đến doanh nghiệp, nên người thực hiện cần cẩn trọng và sáng suốt, tránh để mất những nhân sự giỏi.

Ví dụ: Quy mô nhân sự hiện tại của công ty là 100 người, tuy nhiên để mở rộng thị trường, nhận các dự án mới trong vòng 6 tháng tới thì con số đó chưa đủ để đáp ứng yêu cầu công việc. Như vậy phòng nhân sự cần có quyết định tuyển dụng thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu thực tế.

4.4 Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Một kế hoạch bài bản và chi tiết sẽ giúp công tác định biên nhân sự được thực hiện hiệu quả. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, công sự và tối ưu được nguồn nhân lực. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng lộ trình khác nhau nhưng về cơ bản kế hoạch định biên gồm các thông tin sau:

• Kế hoạch và lịch trình thời gian tuyển dụng nhân sự.
• Kế hoạch thăng chức và thuyên chuyển nhân viên nội bộ.
• Kế hoạch sắp xếp lại cơ cầu tổ chức, số lượng nhân viên cho các bộ phận.
• Kế hoạch tinh giản các nhân viên không đáp ứng được yêu cầu về năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty.

4.5 Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Công tác đánh giá được thực hiện nhằm đo lường hiệu quả định biên nhân sự, tìm ra những vấn đề chưa hoàn thiện và nguyên nhân của các vấn đề đó. Từ kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần đưa ra phương án cải thiện để những lần tiếp theo đạt kết quả cao hơn. Đây là bài học kinh nghiệm cần thiết cho quá trình định biên nhân sự. Những yếu tố cần lưu ý trong bước đánh giá đó là:

• Các nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch về định biên nếu có
• Những rủi ro phát sinh trong quá trình định biên.
• Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và các hoạt động thực thi.
• Bố trí nhân sự phụ trách khi cần triển khai các hoạt động điều chỉnh.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất

5. Mẫu báo cáo định biên nhân sự

Trong mỗi công ty, mỗi vị trí công việc hay thời gian làm việc đều sẽ có các yêu cầu định biên khác nhau nhưng MISA AMIS sẽ mô phỏng mô hình của một mẫu báo cáo định biên nhân sự sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Tham số định biên: được hiểu là các giá trị số sẽ phát sinh trong quá trình diễn ra những hoạt động như: số lượng món, số lần đi lại hay di chuyển, số lượng đơn hàng,…
• Bảng biểu mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể: Bảng này sẽ trình bày nội dung chi tiết các công việc mà nhân viên ở vị trí đó đã làm. Chẳng hạn như: nhập liệu vào máy, viết nội dung lên Website, thiết kế hình ảnh,…với từng công việc như vậy chúng ta sẽ xem xét chúng đã phát sinh chi phí như thế nào.
• Chi phí: Chi phí này sau khi lên định biên để so và xem xét chúng có vượt ngoài chi phí quỹ lương cho phép hay không.
• Định biên sẽ được tính theo công thức sau: Định biên= Tổng thời gian cần làm/Thời gian làm của nhân viên tối đa.

>>> Tải ngay Mẫu Báo cáo Định biên Nhân sự chuẩn xác nhất TẠI ĐÂY

6. Những lưu ý khi tính định biên là gì?

Nhằm tính định biên nhân sự chính xác theo tình hình thực tế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Định biên phải dựa trên con số cụ thể: Doanh nghiệp cần xác định các thông số thực tế như số lượng nhân viên tuyển mới, tỷ lệ nghỉ việc, số nhân viên còn thiếu ở các bộ phần, tăng trưởng về doanh thu hoặc các yếu tố khác về công việc…
• Xem xét các yếu tố tác động: định biên nhân sự có thể bị tác động bởi các yếu tố như thị trường lao động, thị trường ngành nghề, chiến lược nhân sự, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà quản trị cần xem xét kỹ ảnh hưởng từ các yếu tố này để định biên chính xác.
• Thực hiện thường xuyên: quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn phát sinh những nhu cầu mới, thậm chí có những thay đổi về mô hình. Định biên nhân sự phải được cập nhật và điều chỉnh kịp thời để đáp ứng điều đó.

7. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của MISA AMIS HRM về định biên nhân sự trong doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ định biên nhân sự là gì, qua đó tối ưu nghiệp vụ nhân sự, nâng cao năng lực nhân viên, đề ra chiến lược tăng trưởng kinh doanh phù hợp.