Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự đang trở nên ngày một quan trọng trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Giúp nhà quản trị theo dõi, lên kế hoạch nguồn nhân lực cho tổ chức. Vậy định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả là gì? Toàn bộ sẽ được MISA AMIS HRM giải đáp ngay sau đây.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (hay Manpower Allocation) là phương pháp đánh giá nhân sự nhằm mục đích cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự. Đây là giải pháp hầu hết chủ doanh nghiệp đều sử dụng để cân đối thu chi. Đồng thời, dữ liệu định biên nhân sự nên áp dụng để xây dựng kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực của nhân viên, cắt giảm nhân sự không mang lại nhiều giá trị.

Định biên nhân sự là công việc chuyên môn chung có sự tham gia của cả hai phòng ban là phòng kế toán và phòng nhân sự. Phòng kế toán cần thông báo chi phí nhân sự của toàn doanh nghiệp. Từ đó, đề ra những điều chỉnh về lương thưởng, tối ưu việc chi tiêu nhằm mang lại lợi nhuận tốt nhất.

Phòng nhân sự có nhiệm vụ theo sát các công việc mà nhân sự trong toàn bộ doanh nghiệp đang phụ trách. Đảm bảo năng lực của từng cá nhân là đáp ứng được yêu cầu từ phía doanh nghiệp. Bên cạnh đó các HR cần kết hợp với các trưởng bộ phận khác để đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động của các bộ phận. Từ đó, chuẩn bị định hướng chi tiết về nhân sự trong thời gian nhất định.

2. Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Nhân sự chính là cốt lõi của mỗi doanh nghiệp, vì vậy công tác định biên nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận dụng nguồn lực trong tổ chức để hướng tới thành công bền vững trên thị trường.

2.1 Đối với doanh nghiệp:

• Xác định số lượng nhân sự hiện tại và trong tương lai.
• Xác định năng lực nhân sự đã đủ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp chưa.
• Xác định căn cứ để tuyển dụng, bổ nhiệm, thăng chức, thuyên chuyển, xây dựng kế đào tạo cho nhân viên.
• Theo dõi tình hình nhân sự tổng quan.
• Là cơ sở để xây dựng chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ, phúc lợi xã hội khác.

2.2 Đối với người lao động: 

• Giúp người lao động hiểu rõ năng lực và nhiệm vụ của mình trong công việc. Từ đó, người lao động có thể tìm hiếm được công việc phù hợp.
• Giúp người lao động có định hướng sự nghiệp rõ ràng. Từ đó Họ không ngừng bồi dưỡng năng lực của mình và phát triển bản thân hướng tới các vị trí mong muốn.

3. Ý nghĩa của định biên nhân sự là gì?

Theo chuyên gia, định biên nhân sự mang lại 3 ý nghĩa cốt lõi sau:

• Dễ dàng giải quyết các vấn đề trong nhân sự: Việc bố trí nhân sự chiến lược tạo ra một cấu trúc công ty có tổ chức hơn. Điều này sẽ giúp bộ phận nhân sự dễ dàng xác định và giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra.
• Tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân viên: Các công ty không có chiến lược rõ ràng từ đầu thường sẽ bị thừa nhân sự, dẫn tới lãng phí tài nguyên và dư thừa trong công năng khi làm việc. Qua đó, khi  bố trí nhân sự chiến lược hiệu quả, một công ty có thể tối đa hóa hiệu quả của nhân viên, tạo ra các vai trò chuyên biệt hơn.
• Lập kế hoạch về chiến lược nhân sự trong tương lai: Với một kế hoạch nhân sự chiến lược, đội ngũ có thể chủ động thuê và đào tạo nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp. Khi khối lượng sản xuất và nhu cầu sử dụng người của doanh nghiệp tăng lên để đáp ứng tăng trưởng kinh doanh, đội ngũ nhân viên lành nghề đã có năng lực sẵn sàng để đáp ứng với tình hình mới.

Định biên nhân sự chính là cách thức điều chỉnh số lượng nhân sự vô cùng hiệu quả, đặc biệt là khi thị trường lao động diễn ra những biến động lớn do dịch bệnh, khủng hoảng, đồng thời giúp cải thiện năng lực nhân viên và tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt nhạy cảm và đưa ra những đường hướng, chính sách và cơ sở đánh giá khách quan, tránh xen lẫn cảm xúc với các tác động liên quan, đặc biệt khi ‘cải tổ’ nhóm nhân sự đã có thâm niên làm việc tại doanh nghiệp. 

4. 3 nguyên tắc khi xây dựng định biên nhân sự

Để có thể tính được định biên nhân sự một cách chuẩn xác nhất, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc định biên nhân sự, qua đó có 2 quy tắc anh chị chủ doanh nghiệp cần phải nhớ, đó chính là tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.

4.1 Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Theo nguyên tắc này, doanh nghiệp căn cứ vào tỷ lệ doanh thu của công ty để định biên nhóm nhân sự quản lý và nhân viên.

• Tỷ lệ tăng hay giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc và tương quan với tỷ lệ tăng hoặc giảm của doanh thu, được tính toán từ năm trước.

Ví dụ: Chẳng hạn doanh thu của công ty của năm nay tăng 40%, vậy thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên 25% (con số này có thể tăng giảm phụ thuộc vào năng suất lao động của nhân sự trong thực tế).

• Sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm nhân sự là nhân viên làm việc theo yêu cầu và nhóm nhân sự gián quản lý.

Ví dụ: Nhóm nhân sự trực tiếp và gián tiếp là 65% – 25%, nhóm nhân sự Nhân viên – Quản lý là 85% – 15%.

• Sự tương quan về số tiền chi trả cho các nhóm nhân lực: nhóm nhân sự trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm quản lý và nhân viên.

Ví dụ: Tỷ lệ chi phí – doanh thu của doanh nghiệp là 75%, quỹ lương chi trả cho nhóm quản lý – Nhân viên là 25% – 75%.

4.2 Nguyên tắc về định mức lao động

Đây chính là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc nhân sự cần đảm nhận, để có thể thực hiện được lượng công việc tương ứng.

• Định mức theo khối lượng. Ví dụ: 100 sản phẩm/ca/người, 350 sản phẩm/ca/dây chuyền, 35 khách hàng phục vụ/nhân viên/ngày.
• Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất, thường là tập chỉ tiêu theo doanh thu và số lượng khách hàng. Ví dụ:10 tỷ tương đương với 50 khách hàng.
• Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hay tần suất và số lượng công việc. Ví dụ: 50 giao dịch/ngày 
• Định mức theo đối tượng phục vụ. Ví dụ: 50 nhân viên kinh doanh sẽ cần tới 1 sales admin

4.3 Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Theo nguyên tắc này, các anh chị chủ doanh nghiệp cần dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ.

• Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất, thường là tập chỉ tiêu theo doanh thu và số lượng khách hàng. Ví dụ: Liên hệ tư vấn sản phẩm cho tối thiểu 10 khách hàng mỗi ngày.
• Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hay tần suất và số lượng công việc. Ví dụ: Lập báo cáo doanh số, số lượng khách hàng tiềm năng cho quản lý theo tuần.

Trên đây là 3 nguyên tắc định biên nhân sự, để đảm bảo chủ doanh nghiệp có thể tính được khối lượng công việc cơ bản của nhân sự, cũng như đưa ra những điều chỉnh đúng đắn để cân bằng lương giữa các nhóm nhân viên cùng cấp, qua đó đưa ra mức lương thưởng KPI hợp lý.

5. Các bước xây dựng định biên nhân sự

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực của doanh nghiệp

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, kế hoạch phát triển, thời điểm ra mắt sản phẩm mới, tham vọng phát triển và quy mô doanh nghiệp tương ứng để định biên số lượng nhân sự. Qua đó, dự báo nhu cầu sẽ cần làm rõ các thông tin như:

• Thời điểm cần số lượng lớn nhân sự với chuyên môn tốt
• Số lượng nhân sự cụ thể là bao nhiêu cho từng vị trí công việc?
• Những kỹ năng, phẩm chất và kỹ năng làm việc của nhân sự cần cho vị trí đó

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp anh chị chủ doanh nghiệp nhận thức rõ những yếu điểm, điểm mạnh trong hệ thống nhân sự hiện tại, từ đây có những quyết định hoạch định nhân sự phù hợp với tình hình thực tế.

Trong quá trình phân tích thực trạng, cần chú ý đến hệ thống nhân sự, gồm các thông tin cơ bản như cơ cấu tổ chức, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của nhân viên, năng suất lao động, chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…)

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cần chủ động phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố như sau:

• Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
• Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc
• Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra
• Những khó khăn hoặc các tồn tại của doanh nghiệp
• Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp
• Phong cách quản lý
• Môi trường văn hóa của doanh nghiệp

Bước 3: Tái hoạch định nhân sự 

Dựa vào đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện tại, tình hình kinh doanh thực tế, nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực để quyết định tăng hoặc giảm nhân sự.

Ví dụ như, khi tình hình kinh doanh có dấu hiệu giảm sút, nhân viên kinh doanh quá đông nhưng không tạo ra doanh số mục tiêu thì doanh nghiệp cần có giải pháp nâng cao năng lực hoặc cắt giảm những nhân sự yếu kém.

Đây là quá trình thải lọc khá ‘gian truân’, đặc biệt tới bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo. Do vậy, bộ phận nhân sự cần thực hiện quá trình này thật kỹ lưỡng với các phòng ban bộ phận chuyên môn để tránh đưa ra những sai lầm, đặc biệt khi cần điều chỉnh quy hoạch nhân sự trong từng bộ phận.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi đã tiến hành 3 bước kể trên, doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện để định biên nhân sự hợp lý. Qua đó, nếu thực hiện đúng cách, phòng ban nhân sự có thể vừa tối ưu nguồn lực, với số lượng cần tuyển mới vừa phải. 

Đây là lúc, phòng ban nhân sự cần cung cấp kế hoạch cơ cấu nhân sự chi tiết, bao gồm các thông tin như:

• Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân viên
• Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên
• Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên phòng ban
• Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

Bước 5:  Đánh giá việc thực hiện

Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích đo lường, cải tiến quá trình định biên nhân sự để có thể đạt hiệu quả cao nhất, cũng chính là bài học dành cho các đợt định biên sau này.

Qua đó, khi thực hiện quá trình này, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến:

• Các nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
• Những rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai
• Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và các hoạt động thực thi
• Tìm kiếm nhân sự hay bố trí nguồn nhân lực sẵn sàng khi cần tổ chức, triển khai hoạt động điều chỉnh

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất

6. Mẫu báo cáo định biên nhân sự 

Trong mỗi công ty, mỗi vị trí công việc hay thời gian làm việc đều sẽ có các yêu cầu định biên khác nhau nhưng MISA AMIS sẽ mô phỏng mô hình của một mẫu báo cáo định biên nhân sự sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Tham số định biên: được hiểu là các giá trị số sẽ phát sinh trong quá trình diễn ra những hoạt động như: số lượng món, số lần đi lại hay di chuyển, số lượng đơn hàng,…
• Bảng biểu mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể: Bảng này sẽ trình bày nội dung chi tiết các công việc mà nhân viên ở vị trí đó đã làm. Chẳng hạn như: nhập liệu vào máy, viết nội dung lên Website, thiết kế hình ảnh,…với từng công việc như vậy chúng ta sẽ xem xét chúng đã phát sinh chi phí như thế nào.
• Chi phí: Chi phí này sau khi lên định biên để so và xem xét chúng có vượt ngoài chi phí quỹ lương cho phép hay không.
• Định biên sẽ được tính theo công thức sau: Định biên= Tổng thời gian cần làm/Thời gian làm của nhân viên tối đa.

7. Ứng dụng phần mềm MISA AMIS HRM trong định biên nhân sự

MISA AMIS HRM là được đánh giá là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện với nhiều tính năng ưu việt, giúp xử lý toàn bộ khó khăn khi quản lý nguồn nhân lực.

• Giúp HR nắm bắt được biến động nhân sự một cách nhanh chóng, theo dõi tình hình nhân sự mọi lúc, mọi nơi.
• Tiết kiệm, tối ưu quy trình làm việc, dễ dàng giao tiếp với trợ lý ảo, đơn giản mọi thủ tục nhân sự.
• Theo dõi, đánh giá năng lực nhân viên dễ dàng, lựa chọn được nhân tài cho những vị trí cấp cao.

Điền thông tin, trải nghiệm MISA AMIS HRM – Nền tảng quản trị nguồn nhân lực miễn phí trong vòng 15 ngày! Bạn có thể gọi hotline 090 488 58 33 để nhận tư vấn chi tiết.

Dùng ngay miễn phí

8. Công việc sau khi định biên nhân sự

Sau khi định biên nhân sự cần tối ưu nguồn lực, đẩy mạnh chương trình đào tạo:

• Đào tạo nhân viên mới: Sau tuyển dụng, nhân viên sẽ cần trải qua quá trình đào tạo về văn hoá doanh nghiệp, cũng như nắm bắt được những đầu việc cần làm để có thể bắt kịp và hoàn thành trọn vẹn trọng trách khi làm việc tại doanh nghiệp. 
• Đào tạo nhân viên sau 2 tháng thử việc: Sau khoảng 2 tháng thử việc, chắc chắn rằng, trưởng bộ phận và người phụ trách chuyên môn sẽ tìm được ra nhóm nhân viên có tiềm lực phát triển tốt cùng doanh nghiệp. Qua đó, bộ phận nhân sự sẽ tiếp tục xây dựng các chương trình gắn kết để giữ chân nhân viên đóng một vai trò lớn trong việc tạo nên thành công của một công ty.

Cần tuyệt đối tránh sự luân chuyển nhân viên, để tránh lãng phí nguồn lực sau quá trình đào tạo và phát triển.

Kể cả những ứng viên có trình độ cao cũng cần phải tham gia các chương trình đào tạo. Nhằm hiểu đầy đủ các yêu cầu của vị trí và tìm ra ‘tiếng nói chung’ với tầm nhìn của công ty.

9. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ những gì anh chị cần biết về định biên nhân sự của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nghiệp vụ nhân sự, nâng cao năng lực nhân viên, từ đó có chiến lược tăng trưởng kinh doanh phù hợp.