Kiến thức Quản lý nhân sự Tuyển dụng 8 Bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự cho mọi doanh...

8 Bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự cho mọi doanh nghiệp

Doanh nghiệp áp dụng một quy trình tuyển dụng nhân sự đúng đắn sẽ gây được ấn tượng trong mắt ứng viên, chọn lọc được người phù hợp nhất và tối ưu chi phí cho hoạt động tuyển dụng. Bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ kiến thức từng bước trong quy trình tuyển dụng để bạn có thể áp tuyển dụng nhân sự hiệu quả.

1. Quy trình tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng nhân sự được hiểu là quá trình tìm kiếm và thu hút nguồn lực tiềm năng, mục đích chính là lấp đầy các vị trí có trong doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt nhất.

Quy trình tuyển dụng là quá trình xác định vị trí công việc đang cần tuyển dụng, phân tích nhiệm vụ, yêu cầu công việc. Sau đó, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV, chọn lọc CV, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho tổ chức.

quy trình tuyển dụng chuẩn 4.0
Quy trình tuyển dụng chuẩn cho mọi doanh nghiệp

2. Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất

Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Lập kế hoạch tuyển dụng là bước đầu tiên trong sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Kế hoạch tuyển dụng sẽ dựa trên sự thu thập nhu cầu sử dụng nhân sự từ các phòng ban, lộ trình phát triển kinh doanh của doanh nghiệp (có mở thêm bộ phận mới, chi nhánh mới hay tăng quy mô nhân sự các phòng ban hay không?).

Khi lập kế hoạch tuyển dụng, chuyên viên nhân sự cần thực hiện các hoạt động như:

  • Tổng hợp kế hoạch của các bộ phận
  • Xin phê duyệt kế hoạch
  • Kế hoạch tuyển dụng được ban lãnh đạo phê duyệt
  • Nếu kế hoạch chưa được cấp trên phê duyệt, chuyên viên nhân sự cần trao đổi lại với trưởng bộ phận về nhu cầu sử dụng nhân sự, vị trí cần tuyển, số lượng…. để một lần nữa đề trình và xin phê duyệt từ ban giám đốc.
Thu hút ứng viên là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng
Thu hút ứng viên là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng

Bước 2: Chuẩn bị bản mô tả công việc

Sau khi đã biết rõ doanh nghiệp cần ứng viên có kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng như thế nào thì bước tiếp theo là xác định nhiệm vụ và trách nhiệm công việc.

Một bản mô tả công việc (JD) toàn diện sẽ cung cấp cho ứng viên những thông tin cần thiết, biết được bản thân họ có thể đáp ứng được những yêu cầu của công ty hay không. Hãy đảm bảo JD của doanh nghiệp thật chi tiết  và đầy đủ để thu hút được những ứng viên chất lượng.

Một bản mô tả công việc cần có những nội dung sau đây:

  • Tên công ty, địa chỉ công ty.
  • Thời gian làm việc.
  • Vị trí công việc, trách nhiệm công việc.
  • Trình độ, kỹ năng cần có phục vụ công việc.
  • Điều kiện làm việc.
  • Mức lương cho vị trí công việc.
  • Quyền lợi làm việc.

Bước 3: Thu hút ứng viên tham gia ứng tuyển

Yếu tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thu hút ứng viên tại doanh nghiệp chính là thương hiệu tuyển dụng. Một thương hiệu tuyển dụng tốt, uy tín sẽ luôn được các ứng viên săn đón, qua đó quá trình thu hút ứng viên sẽ có sức hút hơn, cũng được nhiều người quan tâm ứng tuyển hơn.

Sau khi kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt, HRer cần thu hút ứng viên quan tâm đến những vị trí công việc cần tuyển. Tại giai đoạn này, công việc chính của người làm tuyển dụng bao gồm:

Xác định nhu cầu tuyển dụng
  • Cần tuyển vị trí gì? Số lượng bao nhiêu?
  • Mô tả và yêu cầu công việc cần tuyển
  • Cách thức ứng tuyển
  • Hạn nộp hồ sơ
Soạn tin tuyển dụng
  • Viết nội dung và thiết kế poster
  • Chuẩn bị các thông tin tham khảo về môi trường làm việc, văn hóa DN,…
  • Nội dung phải phong phú, sinh động để thu hút ứng viên
Đăng tin tuyển dụng trên các kênh
  • Đăng trên websites công ty
  • Đăng trên các trang tuyển dụng thuê ngoài
  • Đăng trên mạng xã hội
  • Nhờ nhân viên trong công ty chia sẻ giúp
Theo dõi hiệu quả tuyển dụng trên các kênh
  • Số lượng người xem tin tuyển dụng
  • Số lượng người comment, chia sẻ…
  • Số lượng hồ sơ ứng tuyển

Bước 4: Sàng lọc ứng viên 

Sàng lọc ứng viên được đánh giá là khó khăn đối với nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó, nhà tuyển dụng có thể sàng lọc CV bằng các bước sau:

  • Sắp xếp CV thông qua chứng chỉ, kỹ năng làm việc, kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên môn, các kỹ năng liên quan,…
  • Chọn những ứng viên có trình độ, phù hợp với mục đích tuyển dụng, tiêu chỉ tuyển dụng.
  • Lọc theo danh sách ứng viên và lựa chọn những người phù hợp nhất để phỏng vấn.

Bước 5: Phỏng vấn ứng viên 

Sau khi chọn được những ứng viên qua vòng hồ sơ, tùy từng doanh nghiệp sẽ có những vòng thi tuyển khác nhau. Với các tập đoàn lớn, trước kỳ phỏng vấn thường có thêm vòng thi tuyển như GSAT, IQ, EQ…, những vòng thi tuyển này có thể tổ chức tại điểm thi hoặc làm bài thi online. Với những doanh nghiệp không có vòng thi tuyển này, các ứng viên sẽ được sắp lịch để phỏng vấn.

Đối với hoạt động phỏng vấn ứng viên, anh chị cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Sắp xếp lịch phỏng vấn với hội đồng phỏng vấn
  • Thông báo lịch phỏng vấn với ứng viên và xác nhận sự tham gia của ứng viên
  • Chọn hình thức phỏng vấn trực tiếp hoặc online, tùy vào tính chất của buổi phỏng vấn, điều kiện phỏng vấn hay những yêu cầu cụ thể
  • Đánh giá, chấm điểm sau phỏng vấn. Nếu là vòng thi tuyển thì chấm kết quả thi tuyển của ứng viên
  • Cập nhật kết quả ứng viên trên hệ thống lưu trữ thông tin của bộ phận tuyển dụng
  • Thông báo kết quả cho ứng viên qua các kênh như email, điện thoại, SMS hay công bố kết quả trên website
thông báo kết quả cho ứng viên
Các kênh để thông báo kết quả cho ứng viên

Bước 6: Đánh giá kết quả tuyển dụng

Sau đi đã phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng cùng bộ phận liên quan sẽ xem xét và đánh giá kết quả tuyển dụng.

Hãy kiểm tra lần cuối về mức độ đáp ứng yêu cầu của ứng viên với vị trí tuyển dụng. Nếu như ứng viên chưa phù hợp, hãy gửi email, tin nhắn cảm ơn. Nếu ứng viên trúng tuyển thì gửi email xác nhận ngày ứng viên nhân viên, đi làm để công ty có sự chuẩn bị tốt nhất.

Bước 7: Ra quyết định tuyển dụng nhân sự

Khi cả 2 bên đều đồng ý với những vấn đề đã trao đổi thì doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng nhân sự. Lúc này 1 email ghi rõ những thông tin về công việc là vô cùng quan trọng và không thể thiếu.

Ra quyết định tuyển dụng nhân sự
Khi cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều hài lòng với những gì đã trao đổi thì doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng

Thư mời làm việc cần có đủ thông tin ứng viên cần chuẩn bị như: Giấy tờ, hồ sơ, trang phục, trang thiết bị nếu có, chế độ lương thưởng, đãi ngộ, thời gian làm việc,…

Bước 8: Hòa nhập nhân viên mới

Khi ứng viên đã nhận việc và đi làm thì họ chính thức trở thành một thành viên của công ty. Công ty sẽ cần giới thiệu họ với tổ chức, có thể là giới thiệu chung hoặc riêng cho từng phòng ban khác nhau. Ngoài ra, việc giới thiệu trên các group, fanpage nội bộ cũng rất cần thiết.

Sau đó, bộ phận HR cũng nên có quy trình đào tạo, hội nhập nhân viên mới, để họ không bị lo lắng, bỡ ngỡ hay áp lực.

3. Kết luận

Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp không những thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng mà còn giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty. Chính vì thế, doanh nghiệp cần chú trọng đến vấn đề này. Tuyển được người tài, phù hợp với công ty chính là bước quan trọng giúp công ty có thể phát triển trong tương lai lâu dài.

 1,980 

Chia sẻ bài viết hữu ích này