Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn cho nhà quản trị nhân sự từ A-Z

Tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng hình thành đội ngũ “nhân tài” cho mỗi doanh nghiệp. Do đó, quy trình tuyển dụng nhân sự cần xây dựng chuẩn chỉnh, bài bản để mang đến sự hiệu quả tối đa. Cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu 10 bước cơ bản xây dựng quy trình tuyển dụng đúng chuẩn và phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Con người là luôn đóng vai trò nòng cốt trong tổ chức. Do đó, quá trình tuyển dụng nhân sự được đặc biệt chú trọng và cần xây dựng phù hợp. Tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm kiếm và chọn lựa bổ sung ứng viên phù hợp với các vị trí công việc mà doanh nghiệp đang còn thiếu.

Quy trình tuyển dụng chuẩn được xây dựng theo 3 giai đoạn cụ thể:

• Trước tuyển dụng.
• Trong tuyển dụng.
• Sau tuyển dụng.

Doanh nghiệp cần xác định nguồn nhân lực còn thiếu và xây dựng những chiến lược phù hợp nhằm tìm ra ứng viên tiềm năng nhất. Quy trình tuyển dụng nhân sự cần đạt mục đích cuối cùng là tìm được ứng viên đáp ứng tối đa những tiêu chí ban đầu được đề ra.

2. Tại sao cần xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự?

Việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp có được nhiều lợi ích, tiết kiệm chi phí và tiền bạc. Nhìn chung, các doanh nghiệp nên tìm hiểu và xây dựng quy trình khoa học, logic và chặt chẽ. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp nên thực hiện quy trình tuyển dụng.

2.1 Tiết kiệm thời gian

Thực tế, việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn sẽ thể hiện đầy đủ những tiêu chí ứng viên cần đáp ứng, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sàng lọc ứng viên phù hợp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, nguồn lực tuyển dụng. Ngoài ra, việc có quy trình tuyển dụng rõ ràng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, thu hút các ứng viên tiềm năng.

2.2 Gắn kết nhân viên

Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ nêu rõ những yếu tố ứng viên cần đáp ứng và xem xét có phù hợp với môi trường, văn hoá, sứ mệnh tại công ty hay không. Do đó, ứng viên được tuyển chọn sẽ có những đặc điểm và tư duy phù hợp với các yếu tố trên và dễ dàng gắn kết với tập thể hơn. Ngoài ra, sự hoà hợp và kết nối giữa các nhân viên sẽ giúp nhân viên “gắn bó lâu dài” và tâm huyết với công việc hơn.

2.3 Chủ động trong việc tuyển dụng

Trong các bước xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược, mục đích và số lượng tuyển dụng. Do đó, bộ phận nhân sự sẽ chủ động và định hướng rõ ràng để đạt kết quả tốt nhất. Ngoài ra, nếu trong quá trình tuyển dụng phát sinh vấn đề thì doanh nghiệp vẫn dễ dàng điều chỉnh chiến lược và chất lượng ứng viên.

2.4 Tăng hiệu suất công việc

Việc chuẩn bị các tiêu chí tuyển dụng rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định ứng viên phù hợp nhanh chóng. Thông qua bộ câu hỏi đã chuẩn bị, nhà tuyển dụng sẽ xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng ứng viên, tăng hiệu suất trong việc tuyển chọn nhân tài. Điều này còn giúp phòng nhân sự sàng lọc ứng viên không phù hợp, tăng sự chuẩn xác trong quyết định tuyển dụng.

3. Những yếu tố cơ bản cần có trong quy trình tuyển dụng

Nhìn chung, để xây dựng một quy trình tuyển dụng chuẩn từ A đến Z cần đảm bảo 2 yếu tố cơ bản, yếu tố nội tại bên trong và yếu tố bên ngoài. Trước khi tìm hiểu 10 bước để xây dựng quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ những yếu tố:

• Yếu tố bên trong: Yếu tố này nằm ở tổ chức doanh nghiệp, xây dựng quy trình tuyển dụng cần phù hợp với sứ mệnh, văn hoá, đặc điểm kinh doanh. Ngoài ra, cơ cấu, ngân sách, chiến lược nhân sự dài hạn cũng là yếu tố cần cân nhắc.
• Yếu tố bên ngoài: Đặc điểm vị trí tuyển dụng trên thị trường, mức lương cơ bản, chính sách tuyển dụng của đối thủ,..

Dựa trên từng yếu tố cụ thể nên quy trình tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Kết quả tuyển dụng cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, doanh nghiệp nên có kế hoạch rõ ràng, cải tiến dựa trên thực tế để đạt hiệu quả tốt nhất.

4. 10 bước thực hiện Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất 2023

Một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn sẽ gồm 10 bước cơ bản, kết hợp với nhiều yếu tố khác nhau. Để tối ưu quy trình tuyển dụng và có kết quả tốt, doanh nghiệp có thể tham khảo 10 bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng cho từng vị trí của doanh nghiệp

Xác định nhu cầu tuyển dụng có thể dựa trên 2 yếu tố: xác định vị trí đang trống tại doanh nghiệp hoặc dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên các báo cáo và thống kê. 3 bước xác định chính xác nhu cầu nhân sự cho tổ chức như sau:

• Xét về mặt chức vụ, năng lực, định hướng tổ chức doanh nghiệp để tìm khoảng trống và số lượng nhân sự cần có. Xây dựng cụ thể những yếu tố cần bổ sung để doanh nghiệp phát triển đúng hướng.
• Xác định khối lượng công việc cụ thể tại tổ chức, xem xét khi có nhân sự mới thì khối lượng có gia tăng không và có lợi ích với doanh nghiệp hay không.
• Tính toán hiệu suất công việc, kết quả đạt được nếu có thêm nhân sự mới.

Bước 2: Lên cụ thể kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Viết kế hoạch tuyển dụng chi tiết bao gồm các yếu tố sau:

• Viết Mô tả công việc một cách rõ ràng.
• Nhân sự đảm nhiệm trong quy trình tuyển dụng
• Thời gian và tiến độ thực hiện quy trình

Cần xây dựng cụ thể, tỉ mỉ, logic thì kết quả đạt được sẽ cao và nhanh chóng hơn. Bước này cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất với vị trí còn trống.

>>> Xem thêm: Tại sao tuyển dụng không hiệu quả

Bước 3: Mô tả cụ thể về vị trí cần tuyển dụng

Ở bước này, nhà tuyển dụng cần xác định những tất cả các đặc điểm còn thiếu ở tổ chức, bao gồm: kỹ năng, trách nhiệm, vị trí, môi trường làm việc tại công ty. Việc xác định các “điểm khuyết” ở doanh nghiệp giúp xác định rõ các yếu tố cần có ở ứng viên.

• Thu thập toàn bộ những thông tin về vị trí đang trống thông qua phòng ban tuyển dụng, nhân sự và quản lý trực tiếp của vị trí này.
• Phòng tuyển dụng sẽ kiểm tra lại những mô tả công việc có phù hợp với văn hoá và chiến lược phát triển của doanh nghiệp không.
• Lập bảng mô tả công việc chung và đúng với định hướng của công ty.
• Xây dựng thêm những kiến thức, kỹ năng tổng quan dành cho từng vị trí.

Bước 4: Lập bảng mô tả công việc chi tiết, rõ ràng

Việc lập bảng mô tả công việc chi tiết, rõ ràng giúp việc tìm kiếm và chọn lọc ứng viên nhanh chóng và chính xác hơn. Bảng mô tả công việc sẽ kết nối giữa nhà tuyển dụng và ứng viên dễ dàng, tạo hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

Bảng mô tả công việc cần đáp ứng những thông tin cơ bản như sau:

• Mô tả cụ thể về công ty, nêu rõ văn hoá, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, sản phẩm nổi bật và lĩnh vực kinh doanh của công ty.
• Mô tả về vị trí cần tuyển dụng, phòng ban liên quan.
• Mô tả cụ thể về công việc cần làm, trách nhiệm của ứng viên đối với vị trí ứng tuyển.
• Thể hiện những kỹ năng, yêu cầu cơ bản ứng viên cần đó để phù hợp với vị trí trên.
• Nêu rõ một số “điểm cộng” khác cần có ở ứng viên.
• Mô tả lương thưởng, quyền lợi cơ bản mà ứng viên có khi làm việc tại công ty.
• Cung cấp thông tin về địa chỉ, email, số điện thoại, cách liên lạc với nhà tuyển dụng.
• Lời mời và sự chân thành từ công ty gửi đến ứng viên ứng tuyển vị trí công việc.

>>> Tải ngay: Tổng hợp 50+ Mẫu mô tả công việc theo ngành nghề

Bước 5: Tiếp cận ứng viên từ đa kênh

Quá trình tuyển dụng có hiệu quả hay không sẽ phụ thuộc vào nhiều nguồn tìm kiếm ứng viên. Nếu doanh nghiệp chỉ đăng tin tuyển dụng trên một nền tảng, cơ hội tiếp cận và sàng lọc ứng viên sẽ bó hẹp. Thay vào đó, hãy tận dụng đa nguồn để ứng viên dễ dàng nhìn thấy tin tuyển dụng và đạt hiệu suất tuyển dụng cao nhất. Tuy nhiên, để tiết kiệm chi phí, nhà tuyển dụng hãy chọn lọc kênh đăng tin sao cho phù hợp nhất.

Một số nguồn đăng tin tuyển dụng như sau:

• Đăng tin tuyển dụng trên website, trên các trang mạng xã hội hoặc từ nhân lực nội bộ.
• Đăng tin trên các hội thảo về nhân sự, tuyển dụng, quảng cáo trên phương tiện truyền thông như báo chí.
• Tuyển dụng dựa trên nền tảng quản trị nhân sự toàn diện như AMIS HRM.

Bước 6: Chọn lọc CV để tìm ứng viên phù hợp

Sàng lọc CV là bước đầu để tìm ứng viên có thể phù hợp với vị trí công việc cần tuyển. Việc sàng lọc CV cần đảm bảo tính chính xác, sự công bằng. Công việc này sẽ giúp doanh nghiệp tìm “đúng người” và tiết kiệm việc duyệt hồ sơ.

Để chọn lọc CV chuẩn xác, bạn cần lưu ý một số thông tin sau:

• Dựa trên những yêu cầu cơ bản và chọn lọc hồ sơ trên những tiêu chí đã đề ra.
• Xem xét chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng để phân nhóm ứng viên tiềm năng.
• Ưu tiên nhóm ứng viên thỏa mãn nhiều tiêu chí đã đề ra.
• Đánh dấu những ứng viên ưu tiên để hẹn lịch phỏng vấn.

Bước 7: Phỏng vấn những ứng viên tiềm năng

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự chắc chắn không thể bỏ qua bước phỏng vấn những ứng viên tiềm năng. Hiện nay có nhiều cách thực hiện phỏng vấn, một số hình thức phổ biến như sau:

• Phỏng vấn online qua video call, điện thoại: Cách phỏng vấn này nhanh chóng, thuận tiện cho cả 2 bên. Phỏng vấn online giúp nhà tuyển dụng xác định ứng viên có phù hợp ngay từ đầu hay không, đánh giá tổng quan về ứng viên.
• Thực hiện một số bài kiểm tra tâm lý: Nhà tuyển dụng có thể hiểu hơn về tính cách, kỹ năng bằng các bài kiểm tra. Cách này giúp đánh giá hồ sơ tốt hơn và hiểu ứng viên có thể đáp ứng yêu cầu công việc hay không.
• Phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn trực tiếp thường thực hiện giữa quản lý cấp cao với nhóm ứng viên nổi bật nhất. Phòng tuyển dụng cần xây dựng bộ câu hỏi đa dạng để khai thác ứng viên tối đa, đảm bảo kết quả tối ưu nhất.

>>> Xem thêm: Bộ 16 Câu hỏi phỏng vấn nhân viên chọn lọc – Dành cho HR

Bước 8: Đánh giá ứng viên sau khi phỏng vấn

Sau khi kết thúc việc sàng lọc, phỏng vấn ứng viên, doanh nghiệp cần xem xét ứng viên có phù hợp với văn hoá và vị trí công việc hay không. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham chiếu với công ty cũ để hiểu hơn về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của người tìm việc.

Đọc thêm: 5 Mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên mới nhất

Bước 9: Gửi thư mời nhận việc

Sau khi đã thực hiện các bước nêu trên và chọn ứng viên phù hợp, doanh nghiệp sẽ gửi thư mời nhận việc. Thư mời nhận việc bao gồm các thông tin như sau:

• Tên ứng viên, vị trí công việc
• Thời gian bắt đầu làm việc và giờ làm việc
• Lương thưởng và những đãi ngộ đã thoả thuận

Bước 10: Giới thiệu nhân viên mới

Trong ngày đầu tiên nhận việc, nhân viên mới sẽ có những lo lắng, lúng túng. Do đó, bộ phận nhân sự cần giới thiệu, giúp ứng viên làm quen và bắt nhịp với công việc nhanh chóng. Ngoài ra, đây cũng là cách giúp doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.

Nhìn chung, quy trình tuyển dụng nhân sự cần được xây dựng bài bản, chuyên nghiệp để tạo ra hiệu suất tốt nhất. Bước xác định nhu cầu và “phác thảo” ứng viên tiềm năng là bước quan trọng nhất. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét và xây dựng kỹ lưỡng để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tuyển dụng.

XÂY DỰNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ, CHUYÊN NGHIỆP VỚI PHẦN MỀM AMIS TUYỂN DỤNG  

Phần mềm AMIS Tuyển dụng là một trong những phân hệ chính thuộc phần mềm MISA AMIS HRM – Giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện cho doanh nghiệp từ 100 nhân sự trở lên. Đến nay, nền tảng AMIS đã có mặt tại hơn 17.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, góp phần giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong thời đại Công nghệ số 4.0. Đặc biệt có khả năng kết nối với MISA AMIS Quy Trình cho phép thiết lập tự động khởi tạo quy trình khi có Đề xuất tiếp nhận thử việc trên AMIS Tuyển dụng giúp HR tiết kiệm thời gian nhập liệu và tạo lượt chạy thủ công.

Một số khách hàng nổi bật đã tin tưởng sử dụng phần mềm Tuyển dụng của MISA AMIS gồm:

• Ông Nguyễn Văn An – Giám đốc công ty cổ phần Minh An Việt: Ngay từ khi dùng thử tôi đã thích AMIS Tuyển dụng vì được tư vấn quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hệ thống báo cáo hữu ích mà trước nay công ty tôi chưa làm được.
• Bà Nguyễn Huyền – Quản lý HR Công ty cổ phần TM Thái Linh: AMIS Tuyển dụng giúp công tác phỏng vấn và đánh giá hiệu quả Tuyển dụng tại Thái Linh chuyên nghiệp hơn

>>> Tìm hiểu ngay: Chiến lược Chuyển đối số thành công của MGLAND – Hệ sinh thái bất động sản cao cấp hàng đầu Việt Nam 

Hơn cả một phần mềm quản lý, AMIS Tuyển dụng hỗ trợ nhà quản trị nhân sự hoàn thiện quy trình Tuyển dụng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình nhờ những tính năng sau:

• Kết nối đồng thời với nhiều trang web Tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay. Từ đó giúp gia tăng lượng hồ sơ ứng viên và tỷ lệ tiếp cận ứng viên tiềm năng.
• Nâng cao nhận diện thương hiệu Tuyển dụng với nhiều mẫu website Tuyển dụng miễn phí, tùy chỉnh được tích hợp sẵn trên phần mềm.
• Chức năng Scan CV và máy học giúp phần mềm tự động lưu trữ thông tin từ hồ sơ ứng viên, tiết kiệm tối đa thời gian của những thao tác nhập liệu truyền thống.
• Hệ thống báo cáo tổng quan và chi tiết giúp nhà Tuyển dụng phân bổ chi phí hợp lý cho từng chiến dịch tìm kiếm người tài của doanh nghiêp: Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi ứng viên; Báo cáo số lượng ứng viên theo từng kênh Tuyển dụng, Báo cáo chi phí tuyển dụng trung bình cho từng vị trí công việc, …

Dùng ngay miễn phí

5. Kết luận

Trên đây là những bước toàn bộ các bước cơ bản trong quy trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng phổ biến tại doanh nghiệp. Với quy trình tuyển dụng bài bản sẽ giúp nâng cao năng suất và hiệu quả của hoạt động tuyển dụng trong Doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích cho hoạt động tuyển dụng tại Doanh nghiệp.