5 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều thời gian và chi phí. Do đó việc lập kế hoạch cho chiến dịch cũng là một công đoạn nền tảng quan trọng.

MISA AMIS HRM gợi ý các bước giúp bạn lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, chỉ cần áp dụng theo chỉ dẫn này, bạn có thể phác thảo nên một bản kế hoạch tương đối đầy đủ và chi tiết, giúp nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng:

Thế nào là một kế hoạch tuyển dụng tốt?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm và chiêu mộ người nhân lực có thể đáp ứng những kỹ năng cần thiết cho vị trí cần tuyển. Đồng thời, người nhân viên ấy cũng phải phù hợp với môi trường văn hóa của doanh nghiệp bạn.

Rộng hơn, xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự bao gồm tất tần tật những khía cạnh liên quan tới tuyển dụng nhân sự, từ thiết lập thời gian tuyển dụng, xác định budget, quản lý và theo dõi hiệu quả công việc,…

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ở các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tương đối bài bản, mức độ đầu tư cũng lớn. Thế nhưng ở các doanh nghiệp nhỏ (quy mô dưới 30 nhân sự) lại mang tính thụ động nhiều hơn. Thậm chí, nhiều đơn vị liên hệ với chúng tôi hỗ trợ tuyển dụng không có những giới thiệu, hình ảnh cần thiết để thu hút ứng viên, không chuẩn bị sẵn những yêu cầu về mặt hồ sơ mặc dù doanh nghiệp đã hoạt động tới 5 năm, 10 năm.

Một kế hoạch tuyển dụng không chỉ là tập hợp khô khan của những con số mà cần đưa ra được cái nhìn tổng quan và bao quát nhất về những thông tin tuyển dụng trong tương lai của doanh nghiệp, bao gồm: tổng số nhân sự cần tuyển, vị trí tuyển dụng theo từng phòng ban, thời gian tuyển dụng dự kiến và ngân sách dành cho các đợt tuyển dụng này.

Lưu ý: tất cả thông tin của kế hoạch tuyển dụng cần được lập dựa trên sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận trong công ty và được phê duyệt của ban lãnh đạo.

5 Bước lập kế hoạch hoạch tuyển dụng

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Để xây dựng được kế hoạch tuyển dụng, điều đầu tiên cán bộ tuyển dụng cần làm là tổng hợp nhu cầu tuyển dụng vị trí còn thiếu từ các phòng ban, vị trí làm việc có thể phát sinh trong tương lai do chuyên môn hóa công việc hoặc có kế hoạch thành lập bộ phận mới. Dựa trên những thông tin được cung cấp kế trên, HRer bắt tay xây dựng kế hoạch tổng quan.

Để thực hiện bước này chuẩn xác, bạn cần tìm hiểu xem khả năng phát triển của công ty mình là như thế nào trong tương lai, tính toán những chỉ số quan trọng như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, chính sách lương thưởng và khả năng thăng tiến,…

Những yếu tố nói trên sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chương trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng tổng quan

Kế hoạch tổng quan bao gồm những thông tin chính yếu như:

• Tổng số lượng nhân sự sẽ tuyển dụng trong năm, số lượng tuyển dụng từ từng phòng ban với từng vị trí công việc
• Số lượng nhân sự dự kiến trong mỗi đợt tuyển dụng
• Thời gian của từng đợt tuyển dụng
• Chi phí dự toán cho mỗi đợt tuyển dụng và tổng chi phí cho tuyển dụng dự kiến trong năm

Sau khi cán bộ tuyển dụng đã lập xong kế hoạch tuyển dụng tổng quan, kế hoạch này được trình lên ban lãnh đạo phê duyệt. Nếu cần sửa đổi, cán bộ tuyển dụng cần trao đổi thêm với cấp trên và trưởng bộ phận để thống nhất về số lượng nhân sự, vị trí cần tuyển…

Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết đệ trình lên cấp trên

Sau khi có kế hoạch tổng quan, cán bộ nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết. Đây là bản kế hoạch chi tiết hóa các đầu việc từ bản kế hoạch tổng quan, bao gồm thông tin:

• Kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Số lượng tuyển, các vị trí cần tuyển dụng, mô tả nhiệm vụ từng vị trí, mức lương dự kiến, thời gian tuyển dụng dự kiến, hình thức tuyển dụng, dự trù kinh phí.
• Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ, sắp xếp lại nhân sự thuộc các phòng ban phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, trách nhiệm.
• Kế hoạch đề bạt và luân chuyển nhân sự: Hãy đưa ra căn cứ, tiêu chí cụ thể.
• Đề xuất cắt giảm nhân sự: Đưa ra cơ sở rõ ràng để tránh xảy ra kiện tụng, tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động.

Sau khi kế hoạch tuyển dụng chi tiết được HRer xây dựng, bản kế hoạch được trình Giám đốc nhân sự, Ban lãnh đạo hay những người có thẩm quyền phê duyệt. Bản kế hoạch tuyển dụng chi tiết được duyệt là thời điểm xây dựng kế hoạch tuyển dụng kết thúc.

Bước 4: Lên kế hoạch triển khai thực tế

Trong bản kế hoạch triển khai tuyển dụng thực tế thì nhà tuyển dụng cần xác định những việc cần làm sau:

Chuẩn bị bản mô tả công việc (Job Description)

Một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ thu hút những ứng viên phù hợp đến với công ty bạn. Bạn mô tả càng rõ ràng về yêu cầu, nhiệm vụ công việc, điều kiện làm việc, lợi thế và triển vọng thăng tiến của vị trí tuyển dụng, thì sau này bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian để kiểm tra, đánh giá và loại bỏ những ứng viên không phù hợp.

Một bản mô tả công việc tốt nên bao gồm các thông tin sau:

• • Tên của vị trí công việc
  • Thông tin về công ty
  • Mô tả công việc
  • Điều kiện ứng tuyển
  • Cách thức ứng tuyển
  • Đặt deadline, ngày, giờ chót để tiếp nhận hồ sơ.

Sẽ sử dụng các kênh tuyển dụng nào

Sau khi đã chuẩn bị xong nội dung của tin tuyển dụng, bạn cần tìm cách để quảng cáo nó. Hai yếu tố quyết định việc lựa chọn kênh tuyển dụng đó là: ngân sách của công ty và loại ứng viên mà bạn đang tìm kiếm. Hãy nhớ rằng sử dụng đa dạng kênh tuyển dụng sẽ gia tăng độ phủ và sự tương tác đối với thông báo tuyển dụng của bạn.

Hãy luôn theo dõi hiệu quả của các kênh tuyển dụng, thăm dò các ứng viên tiềm năng để xem nghĩ gì về công ty của bạn, Điều này rất quan trọng, vì theo thời gian, nó sẽ giúp bạn xác định công cụ tuyển dụng nào hiệu quả và phù hợp nhất với công ty của bạn.

Dưới đây là danh sách các công cụ bạn có thể sử dụng để công bố các thông báo tuyền dụng và thu hút các ứng viên:

• • Các trang web tuyển dụng
  • Mạng xã hội
  • Quảng cáo truyền thống
  • Qua trung gian
  • Trang chủ website của doanh nghiệp
  • Mạng lưới giới thiệu

Sàng lọc hồ sơ ứng viên ban đầu

Sau khi bạn đã nhận được hồ sơ ứng tuyển và chọn ra những hồ sơ sáng giá nhất, bước tiếp theo là thực hiện sàng lọc ban đầu các ứng viên. Bạn càng cẩn thận ở giai đoạn này, sẽ càng đỡ tốn thời gian ở vòng phỏng vấn sau này.

Dưới đây là một số cách giúp bạn sàng lọc cơ bản các ứng viên:

• • Liên lạc
  • Các bài test cơ bản
  • Một số tìm hiểu cơ bản về kỹ năng cũng như tính cách của các ứng viên
  • Đánh giá xem liệu ứng viên có phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang còn thiếu hay không

Phỏng vấn những ứng viên phù hợp nhất

Buổi phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng xác thực trình độ của ứng viên, xác nhận xem công việc có đúng như họ kỳ vọng và đánh giá xem liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty.

Có 2 loại câu hỏi phỏng vấn phổ biến:

• • Câu hỏi về hành vi ứng xử: Những câu hỏi loại này giúp dự đoán các hành vi tương lai dựa trên việc hỏi về cách ứng xử của ứng viên trong quá khứ.
  • Câu hỏi tình huống: Những câu hỏi loại này thường là đưa ứng viên vào một tình huống giả định nào đó họ có thể gặp trong công việc và yêu cầu giải quyết nó.

Thông báo nhận việc

Khi bạn đã lựa chọn được ứng viên tài năng và phù hợp nhất với công việc, hãy gọi điện trực tiếp để thông báo việc họ đã trúng tuyển. Có thể cho ứng viên một vài ngày để quyết định có nhận công việc hay không. Sau khi họ đã xác nhận đồng ý, thông thường bạn nên gửi thư hoặc email khẳng định lại một lần nữa những gì đã thống nhất giữa các bên.

Bước 5: Đánh giá, hiệu chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế

Do kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh kế hoạch là hoàn toàn cần thiết, tuy nhiên cần dựa trên phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xem xét việc thực hiện đã đem lại hiệu quả gì, điểm cần phát huy và chỉnh sửa:

• Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch bằng con số
• Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó
• Đề xuất các giải pháp điều chỉnh và hoàn thiện

Sau khi hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, nên khẩn trương tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo có sẵn khi cần. Doanh nghiệp nên tận dụng những phản hồi để phân tích và tối ưu hóa kế hoạch cho phù hợp ví dụ như gửi những bản khảo sát ẩn danh cho nhân viên mới để nhận phản hồi về buổi phỏng vấn hoặc cả quá trình tham gia dự tuyển.

Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có thể phân tích những số liệu quan trọng như turnover rate, tỷ lệ doanh thu sớm, chất lượng của kỳ tuyển dụng từ đó rút ra cách tối ưu hóa kế hoạch ngay cả khi chúng biến động theo thời gian.

4 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp 

Mẫu 1: 

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự này phù hợp với tình hình nhân sự của công ty đang cần bổ sụng vị trí gấp để hoạt động của công ty không bị trì trệ.

Mẫu 2:

Mẫu 3:

Mẫu 4:

Những thành phần trong bản kế hoạch tuyển dụng 

Mỗi đợt tuyển dụng và vị trí tuyển dụng đều cần có một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết. Bản kế hoạch càng chi tiết thì quá trình thực thi càng diễn ra thuận lợi hơn với sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bản kế hoạch chi tiết này cũng cần được đệ trình đến cấp lãnh đạo phê duyệt trước khi đưa vào thực thi.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết được triển khai từ kế hoạch tổng quan, bổ sung thêm những thông tin như:

• Tin tuyển dụng dự kiến đăng trên từng kênh vào khi nào?
• Mẫu tin tuyển dụng
• Yêu cầu về vị trí công việc
• Lộ trình thăng tiến cho vị trí tuyển dụng
• Mức lương chi trả cho vị trí tuyển dụng
• Xây dựng bản mô tả công việc

Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng giúp các doanh nghiệp dự trù được trước kinh phí, thời gian và luôn trong thế chủ động về nguồn nhân lực. Bản kế hoạch tuyển dụng cần thực hiện theo các nguyên tắc nhất định nhằm mang đến hiệu quả tốt nhất.

>>> Tham khảo thêm:

• TOP 10 phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất tại Việt Nam và Thế Giới
• Top 30 trang website đăng tin tuyển dụng hiệu quả nhất tại Việt Nam 
• Quy trình tuyển dụng nhân sự – 5 bước xây dựng hiệu quả nhất!