Quy trình chấm công là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát giờ làm, nghỉ phép và tăng ca của nhân viên. Khi triển khai quy trình chấm công hợp lý, doanh nghiệp có thể dễ dàng tổng hợp dữ liệu phục vụ tính lương, đảm bảo thống nhất giữa bộ phận nhân sự và người lao động. Ngoài ra, quy trình được xây dựng chặt chẽ cũng góp phần giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Vậy quy trình chấm công chuẩn gồm những bước nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi áp dụng? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Tải miễn phí – 17 mẫu bảng chấm công
1. Lợi ích của quy trình chấm công chuẩn
Xây dựng quy trình chấm công chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời tạo nền tảng cho các hoạt động tính lương, thưởng, và đánh giá hiệu suất về sau.
1.1 Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự
Quy trình chấm công đúng chuẩn giúp đảm bảo dữ liệu về giờ làm việc, ngày công của nhân viên luôn chính xác, giảm thiểu sai sót trong quản lý. Nhờ việc kết nối liền mạch với hệ thống tính lương, doanh nghiệp dễ dàng duy trì hiệu quả vận hành, cập nhật nhanh mọi biến động nhân sự.
Áp dụng quy trình chấm công hợp lý còn hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian tổng hợp số liệu và giảm tải cho bộ phận kế toán, nhân sự khi lập báo cáo lương, chấm công hay theo dõi hiệu suất nhân viên. Như vậy, công tác quản trị nguồn lực trở nên gọn nhẹ và chủ động hơn.
1.2 Giảm thiểu sai sót
Thiếu quy trình chấm công đạt chuẩn có thể dẫn đến sai sót khi tổng hợp số liệu, quyết toán lương hay kiểm tra dữ liệu nhân sự. Hệ quả này khiến doanh nghiệp tốn thêm thời gian, nguồn lực để rà soát, điều chỉnh và khắc phục những vấn đề phát sinh.
Chấm công cũng đóng vai trò xác thực nỗ lực làm việc của mỗi nhân viên, giúp họ yên tâm về quyền lợi cá nhân. Khi quy trình chấm công được xây dựng và vận hành hợp lý, các tình huống phát sinh trong quản trị nhân sự sẽ được giải quyết linh hoạt, hạn chế rủi ro và nâng cao tính chủ động trong điều hành doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất
1.3 Tiết kiệm nguồn lực, chi phí
Khi doanh nghiệp có quy trình chấm công hợp lý, việc ghi nhận và tổng hợp giờ làm trở nên gọn nhẹ, tránh thất thoát hoặc nhầm lẫn trong kiểm soát lao động. Quá trình tổng kết công, tính lương và giải quyết khiếu nại diễn ra nhanh chóng, giảm bớt thời gian xử lý thủ tục giữa các phòng ban. Như vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhân lực, tối ưu ngân sách vận hành và hạn chế tối đa chi phí phát sinh do sai sót.
1.4 Có cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn
Quản lý dữ liệu chấm công tập trung giúp doanh nghiệp nhanh chóng truy xuất thông tin thời gian làm việc của từng nhân viên, từ đó việc tính lương, thưởng hay phạt trở nên chính xác và dễ dàng hơn. Khi tất cả số liệu đã có sẵn, quá trình kiểm tra, tổng hợp và tính toán lương hàng tháng được thực hiện gọn nhẹ, hạn chế nhầm lẫn và giảm bớt thời gian xử lý cho phòng nhân sự.
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG LƯƠNG
2. Các bước trong quy trình chấm công tính lương
Bước 1: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên
Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ thông tin về từng nhân sự, bao gồm dữ liệu cá nhân, vị trí, phòng ban, mức lương, loại hợp đồng, chế độ làm việc và các chính sách liên quan. Khi hồ sơ được thiết lập chi tiết, việc chấm công sẽ bám sát từng trường hợp cụ thể, từ đó ghi nhận chính xác thời gian làm việc, tính toán công, lương và quyền lợi cho mỗi cá nhân. Thiếu thông tin ở bước này dễ dẫn đến sai sót hoặc gặp khó khăn ở các khâu tiếp theo trong quy trình chấm công và trả lương.
Đối với quy mô nhân sự lớn, việc lưu trữ hồ sơ nhân viên đôi khi sẽ rất khó khăn. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng AMIS Thông tin nhân sự – giải pháp giúp quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả.
>>> Khám phá app chấm công trên điện thoại thông minh tốt nhất hiện nay
Bước 2: Thực hiện chấm công
Quá trình chấm công diễn ra liên tục trong toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên, từ khi bắt đầu ca cho đến khi kết thúc. Mỗi cá nhân sẽ được ghi nhận thời gian làm việc thông qua nhiều phương pháp khác nhau như chấm công bằng thẻ từ, máy vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc sổ chấm công truyền thống. Tùy vào mô hình quản lý và quy mô doanh nghiệp, các phương thức này có thể áp dụng riêng lẻ hoặc kết hợp để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Bước 3: Tổng hợp, đối chiếu xác nhận công
Sau khi dữ liệu chấm công được ghi nhận, bộ phận phụ trách cần tổng hợp tất cả thông tin từ các phiếu chấm công, máy chấm công hoặc hệ thống phần mềm. Công việc này bao gồm đối chiếu số liệu thực tế với các chứng từ nghỉ phép, tăng ca, giấy xác nhận hoặc các tình huống đặc biệt để đảm bảo không có sai lệch so với quy định nội bộ. Kết quả xác nhận công được cập nhật đầy đủ, rõ ràng, làm căn cứ cho bước tính lương và các khoản thanh toán tiếp theo. Giai đoạn này đóng vai trò kiểm soát chất lượng dữ liệu, giúp hệ thống chấm công vận hành tin cậy và hiệu quả.
Bước 4: Lập bảng lương
Dựa trên số công đã xác nhận cùng các dữ liệu liên quan như tăng ca, phụ cấp hoặc trừ nghỉ phép, bộ phận nhân sự hoặc kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp tính lương cho toàn bộ nhân viên. Có thể sử dụng Excel hoặc phần mềm chuyên dụng để thực hiện. Khi lập bảng bằng phần mềm, số liệu dễ dàng tổng hợp, báo cáo chính xác và cho phép cập nhật nhanh mọi thay đổi trong kỳ lương. Việc lập thủ công bằng sổ sách tốn thời gian đối chiếu, dễ xuất hiện sai sót, do đó không phù hợp cho doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn.
Bước 5: Duyệt bảng lương
Sau khi hoàn thiện bảng lương, bộ phận phụ trách chuyển số liệu lên cấp quản lý để xem xét. Người duyệt sẽ kiểm tra chi tiết từng khoản, đối chiếu với chính sách lao động hiện hành và các chứng từ bổ sung. Nếu bảng lương hợp lệ sẽ được phê duyệt và gửi tiếp cho cấp cao hơn, thông thường là giám đốc. Sai sót phát sinh trong quá trình kiểm tra cần được phản hồi cho bộ phận tính lương điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng tới tiến độ chi trả.
Bước 6: Viết phiếu chi
Khi nhận được bảng lương đã được duyệt, bộ phận kế toán lập các phiếu chi để thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhân viên. Phiếu chi được lưu trữ cùng hồ sơ thanh toán, đáp ứng yêu cầu kiểm tra về sau. Việc phân định rõ người lập, người ký duyệt giúp gia tăng độ tin cậy và kiểm soát chặt chẽ quy trình tài chính.
Bước 7: Trả lương
Bộ phận phụ trách tiến hành phân phối lương đến từng nhân sự theo hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy theo thỏa thuận lao động. Nhân viên nhận lương sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình. Nếu phát hiện chênh lệch, nhân viên chủ động liên hệ bộ phận kế toán, các bên cùng phối hợp rà soát, giải quyết ngay tại chỗ nhằm đảm bảo quyền lợi, đồng thời giữ sự ổn định cho hoạt động doanh nghiệp.
Bước 8: Hoàn thiện và lưu trữ thông tin
Sau khi hoàn thành tất cả các bước tính lương, cần tiến hành lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan. Toàn bộ tài liệu như phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, giấy tạm ứng, xác nhận nhận lương… đều được sắp xếp, lưu giữ trong hệ thống hoặc tập hồ sơ giấy riêng biệt. Quá trình này giúp đảm bảo dữ liệu phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần kiểm toán hay trả lời thắc mắc về sau. Lưu trữ đúng quy định cũng góp phần nâng cao trách nhiệm của các phòng ban trong quản lý lao động và tài chính của doanh nghiệp.
>>> Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel chi tiết
3. Xây dựng quy trình chấm công tự động với AMIS Chấm Công
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức chấm công thủ công, quy trình không rõ ràng, dẫn đến nhiều bất cập và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhân sự.
- Không kiểm soát chính xác thời gian làm việc của nhân viên khi đi công tác, làm việc theo ca hoặc tại nhiều địa điểm.
- Gặp khó khăn trong việc tổng hợp số liệu chấm công từ các chi nhánh khác nhau.
- Duyệt đơn xin nghỉ, đăng ký tăng ca, vào – ra sớm muộn thiếu hệ thống, không rõ ràng.
- Nhân viên khó phản hồi hoặc khiếu nại khi phát sinh sai sót, công đoạn xác minh và thu thập ý kiến mất nhiều thời gian.
AMIS Chấm Công thuộc bộ phần mềm MISA AMIS HRM mang đến lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp khi muốn xây dựng quy trình chấm công chuyên nghiệp. Với nhiều tính năng hiện đại, phần mềm không chỉ giúp HR giảm tải công việc thủ công mà còn hỗ trợ kết nối máy chấm công, đồng bộ dữ liệu và tính lương tự động, hạn chế sai sót và tối ưu hiệu suất làm việc.
Tính năng nổi bật của AMIS Chấm công
- Bộ phận C&B có thể theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên trong công ty, theo dõi được cả những ai đi làm theo ca kíp, dữ liệu công được tổng hợp dễ dàng.
- Đơn xin nghỉ phép, đi muộn được tạo ngay trên phần mềm, không cần giấy tờ, xin chữ ký của những người liên quan.
- Nhân viên xác nhận, phản hồi công, phiếu lương dễ dàng, vừa tiết kiệm thời gian, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Nhà lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự, tình hình chấm công, tính lương của công ty.
Nâng cấp hệ thống chấm công ngay hôm nay để tiết kiệm thời gian cho HR và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên. Đăng ký tại đây để nhận tài khoản dùng thử AMIS Chấm Công hoàn toàn miễn phí.
Xây dựng quy trình chấm công chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát nhân sự chính xác, dễ dàng tổ chức tính lương, thưởng và duy trì kỷ luật lao động. Khi tích hợp công nghệ chấm công tự động, quá trình ghi nhận giờ làm, tổng hợp dữ liệu và thanh toán lương diễn ra nhanh chóng hơn. Hy vọng với những chia sẻ từ MISA AMIS, bạn đọc có thể nâng cao hiệu quả quản lý công lương trong doanh nghiệp.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
