Mẫu phiếu lương là một chứng từ giúp người người lao động nắm rõ lương thưởng và các phúc lợi mà công ty dành cho mình. Đồng thời, nó còn giúp bộ phận nhân sự, kế toán theo dõi và kiểm soát được mức thu nhập tương ứng với chức danh, kinh nghiệm làm việc của từng nhân viên. Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu quy định về phiếu lương và tải ngay các mẫu phiếu lương phổ biến nhất.
1. Phiếu lương là gì?
Phiếu lương (gọi theo tên tiếng anh là Payslip paycheck hoặc salary slip) là mẫu phiếu thể hiện được mức lương của người lao động hàng tháng. Phiếu chi lương tương tự như một loại văn bản ghi chép các thông tin chi tiết về số tiền mà người lao động được trả. Thông thường thì các thông tin đó sẽ được ghi nhận căn cứ theo tuần hoặc tháng tùy từng doanh nghiệp.
Phiếu này còn có những tên gọi khác như phiếu thanh toán lương, phiếu chi lương… Phiếu lương sẽ được lưu lại để đánh giá mức lương của mỗi nhân viên trong một năm.
Theo Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo phiếu chi lương cho người lao động. Trong phiếu chi lương phải thể hiện rõ thu nhập cá nhân hàng tháng của người lao động gồm tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, các khoản phụ cấp, số tiền khấu trừ thuế, bảo hiểm…
Mẫu phiếu chi lương thường được gửi cho người lao động kèm theo tiền lương thanh toán dưới hai dạng:
- Phiếu chi lương dưới dạng văn bản.
- Phiếu chi lương dưới dạng file Excel, file Word.
| MỜI BẠN TẢI MIỄN PHÍ 5 MẪU PHIẾU LƯƠNG TẠI ĐÂY |
2. Tại sao phải lập phiếu lương?
Việc lập và thông báo phiếu lương được quy định trong Luật Lao Động, bởi vậy doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ. Bên cạnh đó phiếu lương còn có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động và người sử dụng lao động
- Đối với người lao động:
Phiếu chi lương là một văn bản cần thiết để người lao động nắm được các thông tin liên quan đến lợi ích cá nhân của mình.
Tất cả những lợi ích, chế độ liên quan đến lương thưởng cũng sẽ được thể hiện trên phiếu lương. Dựa vào đó, người lao động tự kiểm tra và đối chiếu với thời gian làm việc, các điều khoản trong hợp đồng lao động. Từ đó họ biết được mức lương công ty trả đã tuân thủ đúng theo quy định và thỏa thuận trước đó với người lao động.
- Đối với người sử dụng lao động:
Phiếu lương giúp bộ phận nhân sự, kế toán kiểm soát được mức thu nhập của từng nhân viên theo chức danh, thâm niên. Việc theo dõi phiếu lương và báo cáo lương giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách nhân sự phúc lợi, đãi ngộ phù hợp từng vị trí.
Phiếu lương giúp cho chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt quá trình thanh toán lương cho nhân viên và có thể đánh giá, kiểm soát tình hình tài chính của Doanh nghiệp.
3. Các thông tin cần có của phiếu lương Excel
Hình thức phiếu lương có thể khác nhau tùy vào mỗi doanh nghiệp hoặc mỗi vị trí. Tuy nhiên phiếu lương cơ bản thường có ba phần mở đầu, nội dung và kết thúc.
3.1. Phần mở đầu
Phần mở đầu của phiếu lương cần thể hiện các thông tin sau:
- Thông tin doanh nghiệp gồm: Logo, Tên công ty, Phòng ban cấp văn bản, Địa chỉ.
- Tên phiếu.
- Ngày tháng cấp/xuất phiếu chi lương.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong mẫu phiếu thanh toán trả lương.
3.2. Phần nội dung
Tiếp theo là các thông tin quan trọng nhất liên quan đến mức lương, các quyền lợi được hưởng của nhân viên.
Thông tin người nhận phiếu chi lương
- Mã nhân viên.
- Họ và tên.
- Chức danh.
- Phòng ban làm việc.
- Lương đóng BHXH.
- Số ngày công làm việc thực tế.
- Số ngày công tính lương.
- Số ngày nghỉ không tính phép.
- Số ngày nghỉ tính phép.
- Số ngày nghỉ được hưởng lương.
Thông tin về các khoản lương trong phiếu chi lương:
- Các khoản thu nhập của nhân viên gồm: Lương chính; Tổng phụ cấp; Tiền lương trách nhiệm; Tiền lương ăn trưa; Tiền lương điện thoại; Tiền lương xăng xe.
- Các khoản trừ vào lương như: Bảo hiểm bắt buộc; Bảo hiểm xã hội; Bảo hiểm y tế; Bảo hiểm thất nghiệp; Thuế thu nhập cá nhân; Tạm ứng; Tổng sổ tiền lương thực nhận (ghi bằng số và chữ).
3.3. Phần kết thúc
Cuối phiếu lương thường có các thông tin sau:
- Chữ ký của người lập phiếu.
- Chữ ký của người nhận tiền.
- Chữ ký của kế toán thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc.
- Thông tin phòng ban hoặc người sẽ giải quyết các vấn đề nếu nhân viên thắc mắc.
>>> Xem thêm: Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất hiện nay – Tải miễn phí
4. 5 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp hiện nay – Tải miễn phí
Có rất nhiều mẫu phiếu lương khác nhau được sử dụng trên thị trường, dưới đây là 5 mẫu phiếu lương được sử dụng rộng rãi và phổ biến tại công ty và doanh nghiệp hiện nay.
4.1 Mẫu phiếu lương số 1
4.2 Mẫu phiếu lương số 2
4.3 Mẫu phiếu lương số 3
4.4 Mẫu phiếu lương số 4
>>> Xem thêm: Mẫu phiếu lương cho doanh nghiệp nước ngoài. Tải ngay
4.5 Mẫu phiếu lương số 5
>>> Xem thêm: Mẫu phiếu lương tiếng Anh. Tải ngay
5. Các phương pháp tạo phiếu chi lương cho nhân sự
5.1. Tạo phiếu lương
Bạn hoàn toàn có thể tạo mẫu phiếu chi lương trực tiếp từ công cụ Excel với những công thức, hàm và phép tính. Một số hàm có thể áp dụng để tạo phiếu chi lương có thể kể đến như: VLOOKUP, INDEX + MATCH.
VLOOKUP là hàm được nhiều người sử dụng khi lập phiếu chi lương. Cú pháp hàm cụ thể là:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Trong đó:
- lookup_value: Giá trị tìm kiếm, thường là mã nhân viên hoặc mã chấm công. Cần đảm bảo rằng giá trị này chỉ xuất hiện 1 lần trong dữ liệu tính lương.
- table_array: khoảng dò tìm trong dữ liệu tính lương, ví dụ: A1:D258 – khoảng từ ô A1 đến ô D258
- col_index_num: số thứ tự của cột trong khoảng dò tìm. Ví dụ: col_index_num là 3 thì trong khoảng A1:D258, Excel sẽ lấy dữ liệu ở cột thứ 3 của khoảng này.
- range_lookup: giá trị tìm kiếm tuyệt đối, đặt là 0 (FALSE) để lấy giá trị chính xác
6.2 Tạo phiếu lương bằng AMIS Tiền Lương
Ngoài cách tạo phiếu chi lương thủ công như trên, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang lập phiếu lương tự động bằng phần mềm để tiết kiệm thời gian. Trong đó, AMIS Tiền Lương là giải pháp nhận được nhiều phản hồi tích cực từ HR của các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Việc sử dụng AMIS Tiền Lương sẽ giúp trích xuất dữ liệu vào phiếu lương một cách chính xác, thuận tiện, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể bắt kịp xu thế tự động hóa hiện đại và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho cả HR và nhân viên.
Những tính năng của AMIS Tiền lương
- Tự động lấy dữ liệu từ phần mềm AMIS Chấm Công để làm lương cho nhân viên.
- Tính lương theo thời gian, lương theo hoa hồng, hiệu quả kinh doanh… nhanh chóng, đơn giản với những công thức được thiết lập sẵn.
- Tự động gửi phiếu lương online đến từng nhân viên, nhân viên có thể phản hồi ngay trên phần mềm nếu có sai sót.
- Ban lãnh đạo theo dõi báo cáo tình hình quỹ lương tức thời doanh nghiệp theo từng thời điểm và có những điều chỉnh phù hợp.
Những ưu điểm của AMIS Tiền Lương
- Phần mềm AMIS tiền lương kết nối dữ liệu với AMIS Chấm Công, AMIS Kế Toán, AMIS Bán Hàng,… giúp tự động tính toán lương thưởng, tiết kiệm thời gian cho bộ phận HR.
- Xử lý các thao tác thủ công, rườm rà được loại bỏ, nhân viên và HR có những trải nghiệm hài lòng hơn tại nơi làm việc.
- Phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM, giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự đồng bộ và hiệu quả hơn.
- Sản phẩm được đội ngũ MISA với hơn 29 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin phát triển, phù hợp với doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Đã có hơn 17.000 doanh nghiệp tin dùng các sản phẩm của MISA AMIS HRM, trong đó có nhiều doanh nghiệp lớn với quy mô hàng ngàn nhân sự như Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, IVY moda, Trống Đồng Palace,…
Để nhận tư vấn cụ thể hơn về tính năng của AMIS Tiền Lương cũng như dùng thử miễn phí phần mềm, mời bạn để lại thông tin dưới đây.
7. Kết luận
Việc tạo lập phiếu lương nhằm kê khai thanh toán lương cho người lao động là điều cần thiết được quy định bởi pháp luật. Vì vậy, các doanh nghiệp – những người sử dụng lao động cần tuân thủ chặt chẽ. MISA AMIS HRM đã tổng hợp những thông tin cần thiết về phiếu lương và 5 mẫu phiếu lương chi tiết. Hi vọng bạn sẽ lựa chọn được mẫu phù hợp với doanh nghiệp của mình và áp dụng hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
