Mẫu phiếu lương là một chứng từ giúp người người lao động nắm rõ lương thưởng và các phúc lợi mà công ty dành cho mình. Đồng thời, nó còn giúp bộ phận nhân sự, kế toán theo dõi và kiểm soát được mức thu nhập tương ứng với chức danh, kinh nghiệm làm việc của từng nhân viên. Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu quy định về phiếu lương và tải ngay các mẫu phiếu lương phổ biến nhất.
TẢI NGAY MIỄN PHÍ – 3+ Mẫu Phiếu lương nhân viên mới nhất 2024
1. Phiếu lương là gì?
Phiếu lương (Payslip, paycheck hoặc salary slip) là mẫu phiếu thể hiện mức thu nhập của người lao động nhận được từ doanh nghiệp. Trong phiếu lương phải thể hiện rõ các thông tin như tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, các khoản phụ cấp, số tiền khấu trừ thuế, bảo hiểm…
Phiếu này còn có những tên gọi khác như phiếu thanh toán lương, phiếu chi lương… Phiếu lương sẽ được lưu lại để đánh giá mức lương của mỗi nhân viên trong một năm.
Theo Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo phiếu chi lương cho người lao động. Mẫu phiếu chi lương thường được gửi cho người lao động kèm theo tiền lương thanh toán dưới hai dạng:
- Phiếu chi lương dưới dạng văn bản.
- Phiếu chi lương dưới dạng file Excel, file Word.
| MỜI BẠN TẢI MIỄN PHÍ 5 MẪU PHIẾU LƯƠNG TẠI ĐÂY |
2. Tại sao phải lập phiếu lương?
Việc lập và thông báo phiếu lương được quy định trong Luật Lao Động, bởi vậy doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ. Bên cạnh đó phiếu lương còn có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động và người sử dụng lao động.
- Đối với người lao động:
Giúp người lao động nắm được các thông tin liên quan đến lợi ích cá nhân của mình. Tất cả những lợi ích, chế độ liên quan đến lương thưởng cũng sẽ được thể hiện trên phiếu lương. Dựa vào đó, người lao động tự kiểm tra và đối chiếu với thời gian làm việc, các điều khoản trong hợp đồng lao động.
- Đối với người sử dụng lao động:
- Giúp bộ phận nhân sự, kế toán kiểm soát được mức thu nhập của từng nhân viên theo chức danh, thâm niên.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách nhân sự phúc lợi, đãi ngộ phù hợp từng vị trí.
- Giúp cho chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt quá trình thanh toán lương cho nhân viên và có thể đánh giá, kiểm soát tình hình tài chính của Doanh nghiệp.
3. Thông tin cần có của phiếu lương
Hình thức phiếu lương có thể khác nhau tùy vào mỗi doanh nghiệp hoặc mỗi vị trí. Tuy nhiên phiếu lương cơ bản thường có ba phần mở đầu, nội dung và kết thúc.
3.1 Phần mở đầu phiếu lương
Phần mở đầu của phiếu lương cần thể hiện các thông tin sau:
- Logo và tên công ty: Phiếu lương thường có logo và phải tên chính xác, đầy đủ của công ty.
- Tiêu đề: “PHIẾU LƯƠNG THÁNG … NĂM…” hoặc đặt tiêu đề tương tự, cần ghi rõ thời gian của kỳ lương.
- Thông tin công ty: Ghi rõ địa chỉ, số điện thoại và các thông tin liên hệ khác của công ty.
- Thông tin nhân viên: Ghi rõ tên nhân viên và mã số nhân viên.
3.2 Phần nội dung phiếu lương
Tiếp theo là các thông tin quan trọng nhất liên quan đến mức lương được trình bày theo hàng, cột cụ thể. Bên cạnh đó còn có các khoản phụ cấp, khấu trừ khác liên quan đến người lao động. Thông tin chi tiết gồm:
- Lương cơ bản: Tiền lương tháng của người lao động trước khi tính phụ cấp và khấu trừ.
- Các khoản phụ cấp: Tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe, đi lại, phần thưởng mà người lao động được nhận trong kỳ lương.
- Các khoản khấu trừ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, các khoản tạm ứng, vay, nợ công ty, tiền phạt, các khoản khấu trừ khác.
- Tổng thu nhập: Đây là tổng số tiền nhân viên nhận được, sau khi đã tính hết lương cơ bản và phụ cấp.
3.3 Phần kết thúc phiếu lương
Cuối phiếu lương thường có các thông tin sau:
- Tổng cộng: Tổng số tiền lương thực nhận sau khi trừ các khoản khấu trừ.
- Chữ ký và xác nhận của các bên: Chữ ký của người lao động và người chịu trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bảng lương
- Thông tin liên hệ: email hoặc số điện thoại của phòng nhân sự hoặc kế toán để người lao động liên hệ trong trường hợp có thắc mắc về phiếu lương.
>>> Xem thêm: Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất hiện nay – Tải miễn phí
4. 3 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp hiện nay – Tải miễn phí
Có rất nhiều mẫu phiếu lương khác nhau được sử dụng trên thị trường, dưới đây là 3 mẫu phiếu lương được sử dụng rộng rãi và phổ biến tại công ty và doanh nghiệp hiện nay.
4.1 Mẫu phiếu lương số 1
4.2 Mẫu phiếu lương số 2
>>> Mẫu phiếu lương thứ 2 gồm nhiều hạng mục chi tiết hơn. Tải ngay
4.3 Mẫu phiếu lương số 3
5. Các phương pháp tạo phiếu lương cho nhân sự
5.1 Tạo phiếu lương trực tiếp từ bảng lương bằng Excel với công thức
Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị một bảng lương Excel với thông tin chính xác, đã được chuẩn hóa.
Tiếp theo, bạn tạo mẫu phiếu lương phù hợp trên Excel và thực hiện các công thức dò tìm, liên kết để chuyển dữ liệu từ bảng lương sang mẫu phiếu lương. Một số hàm thường được áp dụng để tạo phiếu lương đó là: VLOOKUP, INDEX + MATCH.
VLOOKUP là hàm được nhiều người sử dụng nhất. Cú pháp hàm cụ thể là:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Trong đó:
- lookup_value: Giá trị tìm kiếm, thường là mã nhân viên hoặc mã chấm công. Cần đảm bảo rằng giá trị này chỉ xuất hiện 1 lần trong dữ liệu tính lương.
- table_array: khoảng dò tìm trong dữ liệu tính lương, ví dụ: A1:D258 – khoảng từ ô A1 đến ô D258
- col_index_num: số thứ tự của cột trong khoảng dò tìm. Ví dụ: col_index_num là 3 thì trong khoảng A1:D258, Excel sẽ lấy dữ liệu ở cột thứ 3 của khoảng này.
- range_lookup: giá trị tìm kiếm tuyệt đối, đặt là 0 (FALSE) để lấy giá trị chính xác
Xem chi tiết: Cách tạo phiếu lương hàng loạt trên Excel
5.2 Tạo phiếu lương bằng AMIS Tiền Lương
Ngoài cách tạo phiếu chi lương thủ công như trên, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang lập phiếu lương tự động bằng phần mềm để tiết kiệm thời gian. Trong đó, AMIS Tiền Lương là giải pháp nhận được nhiều phản hồi tích cực từ HR của các doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Tính lương theo thời gian, lương theo hoa hồng, hiệu quả kinh doanh… nhanh chóng, đơn giản với những công thức được thiết lập sẵn.
- Tự động lập và gửi phiếu lương online đến từng nhân viên, nhân viên có thể phản hồi ngay trên phần mềm nếu có sai sót.
- Dễ dàng thay đổi mẫu phiếu lương, tạo mẫu riêng cho từng bộ phận
- Giúp ban lãnh đạo theo dõi báo cáo tình hình quỹ lương tức thời để có những điều chỉnh phù hợp.
Xem chi tiết: Cách tạo mẫu in phiếu lương trên phần mềm AMIS Tiền Lương của MISA
6. Kết luận
Việc tạo lập phiếu lương nhằm kê khai thanh toán lương cho người lao động là điều cần thiết được quy định bởi pháp luật. Vì vậy, các doanh nghiệp – những người sử dụng lao động cần tuân thủ chặt chẽ. MISA AMIS HRM đã tổng hợp những thông tin cần thiết về phiếu lương và 5 mẫu phiếu lương chi tiết. Hi vọng bạn sẽ lựa chọn được mẫu phù hợp với doanh nghiệp của mình và áp dụng hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
