Kế hoạch nhân sự là gì? Tải 8 mẫu lập kế hoạch nhân sự mới nhất

Trong công tác quản trị, việc lập kế hoạch nhân sự là điều cần thiết nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực vào đúng thời điểm để hoàn thành tốt các mục tiêu kinh doanh. Có những công việc chỉ cần liệt kê đầu mục, nhưng có những công việc cần được xây dựng thành một bản kế hoạch chỉn chu và cần sự phê duyệt của cấp trên. Trong bài viết sau đây MISA AMIS HRM xin gửi đến bạn kiến thức về kế hoạch nhân sự và top 8 mẫu kế hoạch nhân sự mà bộ phận hành chính nhân sự có thể tham khảo.

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự (Staffing Plan hay HRM Planning) là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức để hoàn thành các mục tiêu. kế hoạch nhân sự bao gồm phân tích, đánh giá, xác định Ngân sách nhân sự, nhu cầu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, kế nhiệm. 

Mục tiêu sau cùng của kế hoạch nhân sự đó là bảo đảm doanh nghiệp có đủ nhân viên đáp ứng được về năng lực để giúp tổ chức phát triển ổn định và bền vững. Vì thế một bản kế hoạch nhân sự chuẩn cần thể hiện được số lượng, chuyên môn, đặc điểm của từng nhân viên.

Trong dài hạn, bản kế hoạch nhân sự có trách nhiệm tạo dựng môi trường doanh nghiệp bình đẳng, hòa hợp. Đây là điểm mấu chốt để tạo động lực cho nhân viên cũng như hỗ trợ, xây dựng đời sống tinh thần thoải mái, kích thích khả năng sáng tạo và cống hiến cho doanh nghiệp.

Hiện nay lập kế hoạch nhân sự được coi là một trong những công việc quan trọng hàng đầu được nhiều doanh nghiệp ưu tiên. Các công ty đã và đang có xu hướng ứng dụng công nghệ, sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự để triển khai kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự với các tính năng toàn diện, dễ sử dụng, hãy tham khảo ngay phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

2. Vai trò của kế hoạch nhân sự đối với doanh nghiệp

Lập kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp phân tích được tình hình thực tế và chuẩn bị cho những thay đổi cần thiết nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Một bản kế hoạch nhân sự đầy đủ, chi tiết sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức:

Dự báo trước nhu cầu về nguồn lực

Kế hoạch nhân sự sẽ cho biết số lượng, vị trí nhân sự cần có để các công việc trong tổ chức được triển khai hiệu quả. Từ đó dự đoán nhu cầu lao động cần thiết trong tương lai để kịp thời bổ sung đầy đủ.

Tối ưu chi phí nhân sự

Từ các dự đoán về nhu cầu nguồn lực, bản kế hoạch cũng giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách cho công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên. Kế hoạch nhân sự giúp tối ưu chi phí nhân sự, đảm bảo nguồn lực và chi phí được cân đối một cách hợp lý.

Giảm thiểu rủi ro 

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn muốn có đủ số lượng nhân viên duy trì công việc và tránh các rủi ro như thiếu hụt nhân sự vào thời điểm nhạy cảm. Kế hoạch nhân sự sẽ giúp tổ chức có phương án dự phòng cho công tác tuyển dụng, chuẩn bị thay thế nhân viên sắp nghỉ việc, nghỉ hưu.

Giữ chân nhân tài

Bằng việc đánh giá tình hình, năng lực nhân sự hiện tại và lên kế hoạch đào tạo, phát triển nhân viên, doanh nghiệp sẽ có chiến lược giữ chân nhân tài một cách hiệu quả. Từ kế hoạch nhân sự, các nhà quản trị cũng có căn cứ phân bổ nhân sự vào những vị trí phù hợp để phát huy năng lực bản thân, phát triển sự nghiệp và gắn bó với tổ chức.

Lập kế hoạch kế nhiệm

Lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm là một phần trong kế hoạch nhân sự nhằm xác định những nhân sự then chốt có tiềm năng đảm nhận các vị trí lãnh đạo, quản lý khi doanh nghiệp cần.

Tối ưu năng suất lao động

Quá trình lập kế hoạch nhân sự bao gồm cả công tác đánh giá nhân viên. Từ đó doanh nghiệp sẽ xác định được các mục tiêu về năng suất lao động, cung cấp hệ thống báo cáo – phản hồi để giúp nhân viên nâng cao hiệu quả công việc.

>>> Xem thêm: Top 12 phần mềm chấm công miễn phí, hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay

3. Kế hoạch nhân sự gồm những nội dung gì?

Để xây dựng một bản kế hoạch nhân sự hiệu quả, bạn nên chuẩn bị những nội dung sau:

Dữ liệu để phân tích và lập kế hoạch

• Tình hình nhân sự ở thời điểm hiện tại: số lương, cơ cấu theo phòng ban, bộ phận, trình độ, kinh nghiệm
• Mục tiêu của doanh nghiệp: các mục tiêu kinh doanh, mục tiêu hoạt động, mục tiêu phát triển…
• Tình hình thị trường lao động hiện tại, số liệu về cung – cầu để phục vụ công tác tuyển dụng
• Tổng hợp dữ liệu về chi phí quản trị nhân sự như lương thường, BHXH, đãi ngộ, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, phát triển…

Kế hoạch định biên nhân sự

Dựa vào các dữ liệu phía trên để xây dựng kế hoạch định biên nhân sự. Kế hoạch này giúp xác định số lượng nhân viên cho từng vị trị, phòng ban, bộ phận.

Dự trù chi phí nhân sự

Bạn cần có một bảng dự trù chi phí quản trị nhân sự, chi trả lương thưởng, phúc lợi và các chi phí khác để vận hành bộ phận nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về vấn đề chi phí để cân đối tài chính.

Kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch nhân sự thường bao gồm kế hoạch tuyển dụng theo năm. Kế hoạch này do bộ phận nhân sự xây dựng nhằm thu hút ứng viên, chiêu mộ nhân sự giỏi cho doanh nghiệp. Trong bản kế hoạch này sẽ có thông tin chi tiết về số lượng người cần tuyển, thời điểm tuyển dụng, các kênh tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, các đề xuất khác với ban lãnh đạo để công tác tuyển dụng hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý tuyển dụng được tin dùng nhất, giúp người sử dụng tạo và quản lý các tin tuyển dụng tại các trang web tuyển dụng,….

Kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động sẽ hiện thực hóa các dự định của kế hoạch nhân sự. Kế hoạch này gồm các hành động, phương án cụ thể với thời gian chính xác và người phụ trách thực hiện.

4. Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

Để lập và triển khai một kế hoạch nhân sự mang lại giá trị đích thực cho doanh nghiệp cần trải qua các bước sau:

Bước 1 Xác định mục tiêu và chiến lược

Lãnh đạo công ty và các phòng ban cần làm việc với nhau để thống nhất về mục tiêu chung cũng như chiến lược của công ty trong thời gian cụ thể. Chẳng hạn như đạt được một thành tích có thể đo đếm, định lượng được, trong thời gian tính bằng tháng, năm hoặc nhiều năm tới. Từ mục tiêu này sẽ xác định được nguồn lực cần thiết là bao nhiêu, phục vụ cho công tác lập kế hoạch nhân sự của HR.

Bước 2 Phân tích nguồn nhân lực hiện tại

So sánh nguồn nhân lực cần thiết để đạt mục tiêu với nguồn nhân lực hiện tại, HR sẽ biết mình cần có những hành động gì trong kế hoạch sắp tới để cải thiện tình hình. Khi xem xét nguồn lực hiện tại, nên cân nhắc các tiêu chí sau để đảm bảo sự khách quan và chính xác, tránh phân tích sai lệch:

• Nguồn nhân lực trên thị trường và các doanh nghiệp cùng ngành.
• Nhân sự hiện tại ở công ty có ưu điểm và nhược điểm gì?
• Hiệu quả công việc của nhân sự trong công ty thời gian vừa qua ra sao?
• Mức độ gắn bó của nhân sự trong công ty
• Chính sách lương, đãi ngộ và môi trường làm việc của công ty có cạnh tranh không?

Bước 3 Dự đoán mức nhân sự phù hợp

Từ phân tích thực trạng, công ty cần đưa ra quyết định về số lượng nhân sự đang thừa hoặc thiếu, từ đó có định hướng cắt giảm hoặc tuyển dụng. Lưu ý rằng quyết định này còn phải dựa vào ngân sách, tình hình chung của doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp thiếu kinh phí nhưng vẫn cần người, nên tham khảo hướng tuyển nhân viên remote, part time, freelancer thay vì tuyển full time. Trong trường hợp doanh nghiệp thừa người nhưng không muốn sa thải, nên cân nhắc các hướng xử lý như thỏa thuận, thuyên chuyển, thay đổi khối lượng công việc. Ngoài ra còn nhiều trường hợp khác mà phòng HR có thể tham mưu cho ban lãnh đạo.

Bước 4 Lên kế hoạch triển khai

Sau khi nắm bắt được tình hình thực tế và có định hướng cụ thể, phòng HR sẽ lên kế hoạch nhân sự chi tiết. Đây chính là các kế hoạch tuyển dụng, luân chuyển hoặc tái cơ cấu nhân sự. Trong kế hoạch tuyển dụng sẽ nêu rõ số lượng tuyển, vị trí tuyển, thời gian, ngân sách và các ý kiến đề xuất khác.

Kế hoạch luân chuyển và tái cấu trúc là cách thức để sắp xếp lại nhân viên trong công ty một cách hợp lý, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn nhằm giúp công ty đạt được mục tiêu. Bên cạnh đó cũng có rất nhiều mẫu kế hoạch nhân sự khác mà bạn có thể tham khảo trong mục tiếp theo của bài viết này.

Nội dung cơ bản của kế hoạch bao gồm:

• Mục tiêu cụ thể, các hành động để đạt được mục tiêu
• Người phụ trách từng công việc
• Thời gian triển khai từng hạng mục
• Nguồn lực cần thiết để triển khai kế hoạch

Bước 5 Đánh giá hiệu quả kế hoạch

Để bản kế hoạch nhân sự có tính thực tiễn, công ty cần đánh giá hiệu quả một cách nghiêm túc sau một thời gian triển khai. Việc này giúp đo lường xem kế hoạch đã đạt bao nhiêu %, có tác động tích cực đến việc thực hiện mục tiêu ban đầu hay không. Quá trình triển khai kế hoạch có điểm gì nên phát huy, điểm gì cần cải thiện, các vướng mắc về ngân sách hoặc thực thi cần được liệt kê đầy đủ để rút kinh nghiệm cho kế hoạch nhân sự tiếp theo.

>>> Xem thêm: 7 chỉ số KPI tuyển dụng giúp đánh giá hiệu quả tuyển dụng nhân sự

Tải miễn phí – 8+ Mẫu lập kế hoạch nhân sự mới nhất

5. TOP 8 mẫu kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số mẫu kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp mà quản trị nhân sự phải viết. Độc giả có thể tham khảo để lập bản kế hoạch nhân sự sắp tới phù hợp với doanh nghiệp mình.

5.1 Mẫu kế hoạch nhân sự năm

Kế hoạch nhân sự năm sẽ có những thông tin chính như sau:

• Tình hình chung về nhân sự trong năm vừa qua: Người lập bảng kế hoạch sẽ đưa ra nhận xét tổng quan và ngắn gọn về tình hình nhân sự hiện tại. Thông tin này có thể được trích ra từ báo cáo nhân sự tổng hợp vào cuối năm vừa qua.
• Dự kiến nhu cầu phát sinh nhân sự: Đây là phần quan trọng nhất của bản kế hoạch nhân sự năm, bao gồm các mục nhỏ như kế hoạch điều động và bổ nhiệm nhân sự, kế hoạch cho nhân sự nghỉ việc hoặc thuyên chuyển, kế hoạch tăng thêm nhân sự mới,… Mỗi mục nhỏ cần thể hiện số lượng và chức danh của vị trí dự kiến phát sinh.
• Tổng hợp chỉ tiêu nhân sự trong năm: Sau khi hoàn tất các mục nhỏ trong phần dự kiến nhu cầu phát sinh nhân sự, người lập kế hoạch cần tổng hợp lại số lượng nhân sự tăng/giảm theo từng quý và cả năm.
• Kế hoạch sử dụng cộng tác viên: Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cộng tác viên, người lập kế hoạch cần đưa thông tin này vô nội dung của bản kế hoạch. Việc thuê cộng tác viên cũng là một phần trong quản trị nhân lực. Cần lưu ý, ngoài thông tin về thời gian, vị trí, số lượng cộng tác viên cần tuyển, cần có thêm nội dung về thời gian sử dụng cộng tác viên và tổng chi phí lương cho cộng tác viên đó để bản kế hoạch được chi tiết hơn.
• Đề xuất về chính sách đối với CBNV: Người lập kế hoạch có thể đưa ra một số đề xuất mới. Đề xuất này cần mang tính xây dựng, cải thiện chính sách, môi trường làm việc cho nhân viên, nhưng cũng đồng thời phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
• Ý kiến của Ban Giám đốc: Một bản kế hoạch nếu không có sự đóng góp ý kiến và phê duyệt từ Ban Giám đốc là một bản kế hoạch chưa có hiệu lực. Để kế hoạch được triển khai mạnh mẽ, người lập kế hoạch nhân sự năm cần trình cấp trên để có cơ sở thi hành.

5.2 Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực 

Thiếu hụt nhân lực là bài toán mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay cần giải quyết. Các nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có thể kể đến như: Số lượng ứng viên ứng tuyển chưa đáp ứng yêu cầu vị trí tuyển dụng, tỉ lệ nghỉ việc cao, ảnh hưởng của đại dịch COVID 19,… Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn kế hoạch cho trường hợp thiếu hụt nhân lực.

Để lập mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực, doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc nhiều phương án sau:

• Trao đổi với nhân sự về việc kiêm nhiệm: Một nhân sự có thể kiêm nhiệm thêm một hoặc một phần công việc của một vị trí khác. Doanh nghiệp sẽ chi trả thêm cho người lao động phụ cấp kiêm nhiệm tương ứng với công việc họ làm.
• Thuê đơn vị khác thực hiện công việc/hợp đồng gia công: Đây là trường hợp doanh nghiệp sẽ ký kết với những doanh nghiệp khác nhằm thực hiện thay phần công việc chưa có nhân sự đảm nhiệm. Ví dụ, doanh nghiệp chưa tuyển dụng được nhân viên kiểm toán thì có thể thuê dịch vụ kiểm toán từ đơn vị khác để đảm bảo công việc được thực hiện.
• Tuyển dụng nhân sự tạm thời: Các doanh nghiệp có nhân sự đang nghỉ thai sản thường áp dụng phương án này. Khi lên kế hoạch, cần xác định nhiệm vụ của chức danh cần tuyển tạm thời và chi phí lương cho vị trí đó.

5.3 Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc dư thừa nhân sự trong doanh nghiệp, như trường hợp mất cân bằng giữa nhân sự được tuyển dụng mới và doanh nghiệp được cho nghỉ hưu hoặc bị sa thải, hệ thống quản trị nhân lực lạc hậu, không phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp,… Để giảm gánh nặng cho hệ thống quản trị nhân sự, tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch trong trường hợp dư thừa nhân lực. 

Về nội dung trong bản kế hoạch, ngoài những thông tin cơ bản mà bất kỳ văn bản nào cũng cần có như tình hình chung về nhân sự, ý kiến của Ban Giám đốc thì kế hoạch nhân sự khi doanh nghiệp thừa nhân lực cần có thêm những điểm sau:

• Phân bổ lại nhân sự: Mục này cần thể hiện thông tin về nhân viên cần được bố trí sang vị trí khác, chức vụ nhân viên đó đang đảm nhiệm và chức vụ nhân viên đó sẽ được bố trí lại.
• Nhân sự nghỉ việc: Bao gồm trường hợp nghỉ tạm thời (nghỉ không lương) và trường hợp giảm biên chế. Trong mục này cần ghi chú rõ nhân viên dự kiến nghỉ việc theo trường hợp nào để tránh nhầm lẫn khi thực hiện kế hoạch cắt giảm nhân sự.
• Nhân sự nghỉ hưu sớm: Đối với nhân viên sắp đến độ tuổi nghỉ hưu theo quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể thỏa thuận với người lao động để họ nghỉ hưu sớm hơn 2 đến 3 năm. Thông thường, kết quả của thỏa thuận là doanh nghiệp sẽ “mua” lại số năm làm việc của nhân viên đó cho đến tuổi nghỉ hưu, hoặc nhân viên đó vẫn làm việc cho đến khi nghỉ hưu nhưng với mức lương thấp hơn.

5.4 Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng 

Tuyển dụng là công việc mà bất cứ doanh nghiệp cần phải thực hiện, nhưng để tối ưu hóa công tác tuyển dụng thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được điều đó. Sau đây là nội dung mẫu kế hoạch công tác tuyển dụng:

• Vị trí tuyển dụng: Bên cạnh việc xác định vị trí cần tuyển dụng, bản kế hoạch có thể có thêm thông tin về mô tả công việc và yêu cầu cho vị trí đó, nhằm chọn lựa được ứng viên phù hợp với kế hoạch đã đặt ra.  
• Số lượng nhân sự cần tuyển thêm.
• Lý do tuyển dụng: Tuyển mới hoặc tuyển thay thế nhân sự cũ.
• Mức lương dự kiến.
• Thời gian dự kiến: Khoảng thời gian này sẽ được tính từ thời điểm nhận hồ sơ ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng cho đến thời điểm ứng viên đồng ý nhận việc. Doanh nghiệp có thể chia nhỏ thời gian dự kiến của từng vòng (nhận hồ sơ, làm bài test, phỏng vấn trực tiếp).
• Hình thức đăng tuyển: Hình thức đăng tuyển là cơ sở quyết định kinh phí tuyển dụng. 
• Hội đồng tuyển dụng.
• Dự trù kinh phí tuyển dụng: Tùy vào hình thức đăng tin tuyển dụng mà kinh phí tuyển dụng sẽ khác nhau. Đối với những nguồn đăng tin miễn phí như mạng xã hội (Facebook, Linkedin,…) hoặc đăng trên website doanh nghiệp thì sẽ không mất khoản phí này.

5.5 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn 

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn được áp dụng trong các trường hợp như có nhân sự nghỉ đột xuất hoặc bị sa thải. Ngoài ra, khi doanh nghiệp cần bổ sung thêm vị trí nằm ngoài kế hoạch tuyển dụng dài hạn thì bộ phận tuyển dụng cũng cần xây dựng thêm kế hoạch ngắn hạn để kịp thời đáp ứng nhu cầu về nhân lực.

Kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn bao gồm những nội dung cơ bản sau:

• Vị trí tuyển dụng: Bộ phận tuyển dụng cần nắm được yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng gấp này, như tiêu chí về kinh nghiệm, kỹ năng, văn hóa,…
• Số lượng nhân sự cần tuyển
• Phương thức tuyển dụng: Tuyển dụng theo phương thức trực tiếp, gián tiếp hoặc thông qua đơn vị khác. Nhà tuyển dụng cần cân nhắc phương thức tuyển dụng phù hợp với tình hình doanh nghiệp và đặc thù công việc của vị trí.
• Thời gian dự kiến: Bao gồm thời gian đăng thông báo tuyển dụng, thời gian thực hiện phỏng vấn và nhận việc chính thức. Dù là tuyển dụng gấp nhưng bộ phận tuyển dụng không nên bỏ qua các giai đoạn trong khâu tuyển dụng để tránh việc tuyển vào doanh nghiệp những ứng viên không phù hợp.

5.6 Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự 

Hệ thống quản trị nhân sự là một công cụ được để quản lý nhân viên và hệ thống các quy trình nhân sự liên quan đến nhân viên đó. Công ty có quy mô càng lớn thì hệ thống quản trị nhân sự càng cần được xây dựng chặt chẽ, đáp ứng nhu cầu số hóa của doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng cần dễ sử dụng, dễ tổng hợp thông tin.

Việc doanh nghiệp áp dụng thành công một hệ thống quản trị nhân sự trong lần đầu là điều khó xảy ra. Một hệ thống quản trị nhân sự có thể hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp về mặt lý thuyết, tuy nhiên khi áp dụng trên thực tế thì có những vấn đề phát sinh. Vì vậy, việc lập bản kế hoạch để nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự sẽ giúp công ty hoàn thiện hơn hệ thống này.

Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự bao gồm những thông tin sau:

• Ưu điểm của hệ thống: Người lập kế hoạch cần vạch rõ ưu điểm của hệ thống quản trị nhân lực hiện hành để duy trì và phát huy những ưu điểm này. Vì việc thay đổi, cải cách hệ thống quản trị có thể diễn ra thành nhiều đợt, nếu không ghi nhận những mặt tích cực của những lần “thử nghiệm” trước thì sẽ mất thêm thời gian để xây dựng lại.
• Nhược điểm của hệ thống: Tương tự như ưu điểm của hệ thống quản trị nhân lực, người lập kế hoạch cần liệt kê những nhược điểm của hệ thống để đưa ra giải pháp phù hợp.
• Hoạt động dự kiến của hệ thống trong 1 năm: Bao gồm giải pháp xử lý nhược điểm của hệ thống, thời gian xử lý và kết quả kỳ vọng.

• • Giải pháp: Thể hiện cách khắc phục nhược điểm của hệ thống quản trị nhân sự. Đây cũng chính là mục đích chính của việc lập bản kế hoạch này;
  • Thời gian: Thời gian thực hiện giải pháp đó cho đến khi xử lý được vấn đề;
  • Kết quả kỳ vọng: Người lập kế hoạch thể hiện kết quả mong muốn của mình sau khi thực hiện giải pháp khắc phục nhược điểm của hệ thống.

• Trách nhiệm của các bộ phận: Liệt kê tên của bộ phận/ cá nhân phụ trách xử lý vấn đề.

5.7 Mẫu kế hoạch chi phí nhân sự 

Việc xây dựng mẫu kế hoạch chi phí nhân sự sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân bổ chi phí hiệu quả, nhất là trong trường hợp nhân sự biến động. Bộ phận nhân sự cũng có cái nhìn tổng quan về các khoản chi phí, giúp công ty khai thác tối đa nguồn lực của mình.

Sau đây là các bước xây dựng chi phí nhân sự mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Cần định hình được điều doanh nghiệp đang ưu tiên để điều chỉnh chi phí cho từng mục tiêu nhân sự sao cho phân bổ hợp lý nhất.
• Bước 2: Xem xét ngân sách của năm trước. Ngân sách của năm trước là cơ sở để xây dựng kế hoạch cho năm nay. Người lập kế hoạch có thể cân nhắc về việc phân bổ chi phí dựa trên kinh nghiệm thực tế của năm trước.
• Bước 3: Tìm hiểu nhu cầu của nhân viên. Doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá các nhu cầu của nhân viên như đào tạo, lương, thưởng, phúc lợi. 
• Bước 4: Xây dựng chi phí nhân sự dựa trên những dữ liệu đã tổng hợp.
• Bước 5: Lên kế hoạch chi phí dự phòng. Doanh nghiệp cần ở trong tâm thế sẵn sàng đối mặt với những sự cố, do đó việc lập một khoản ngân sách dự phòng là điều tất yếu.
• Bước 6: Kiểm tra lại tính thực tế của ngân sách. Doanh nghiệp nên có sự cân nhắc giữa tình hình thực tế và nhu cầu sử dụng chi phí của doanh nghiệp.
• Bước 7: Phê duyệt.

5.8 Mẫu thống kê và quản lý nhân sự cơ bản 

Để xây dựng mẫu thống kê và quy trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:

• Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược phát triển nhân sự.
• Bước 2: Phân tích tình hình sử dụng nhân sự của doanh nghiệp. Việc này bao gồm xác định những điểm cần phát huy hoặc cần khắc phục của hệ thống nhân sự hiện tại, năng suất làm việc của nhân viên, mức độ gắn bó của nhân viên,…
• Bước 3: Dự tính mức nhân sự tối ưu. Người lập kế hoạch cần căn cứ vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp, đồng thời so sánh với những doanh nghiệp khác khi thực hiện bước này. 
• Bước 4: Xây dựng kế hoạch phân bổ nhân sự. Gồm tái cơ cấu tổ chức, đề xuất thăng tiến, luân chuyển và tuyển dụng.
• Bước 5: Đánh giá tính thực tế của mẫu thống kê và quản lý nhân sự.

5. MISA AMIS HRM – Giải pháp hoàn hảo cho công tác xây dựng kế hoạch nhân sự 

Công tác xây dựng kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Người lập kế hoạch cần thấu hiểu mục tiêu của công ty và nắm bắt được tổng thể tình hình nhân lực cũng như những khó khăn hiện tại. Thay vì phải tổng hợp thông tin thủ công từ nhiều nguồn và chắt lọc từ nhiều báo cáo, nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm MISA AMIS HRM để nắm trọn tất cả trên 1 màn hình.

MISA AMIS HRM gồm nhiều phân hệ, tích hợp đầy đủ của các nghiệp vụ nhân sự. Dashboard của phần mềm cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự, làm cơ sở để lập kế hoạch lâu dài.

• AMIS Tuyển dụng: Đây là phân hệ hỗ trợ quy trình tuyển dụng, từ khâu xây dựng thương hiệu tuyển dụng trên trang web, xây dựng chiến lược tuyển dụng đến các khâu như đăng tin, sàng lọc hồ sơ ứng tuyển, kết nối với ứng viên tiềm năng,…
• AMIS Thông tin nhân sự: Công cụ lưu trữ thông tin nhân sự số lượng lớn như hồ sơ nhân sự, hợp đồng, thông tin khen thưởng, bổ nhiệm,… thay vì sử dụng hình thức lưu trữ bản giấy. Phân hệ này còn có chức năng phân tích dữ liệu nhân viên, giúp ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng quan hơn về quản trị nhân lực trong doanh nghiệp.

Dùng thử miễn phí

• AMIS Chấm công: Chấm công dễ dàng bằng nhiều hình thức đa dạng như chấm vân tay, quét mặt, GPS… Dữ liệu chấm công sẽ được tự động tổng hợp và xử lý, gửi cho nhân viên xác nhận và phản hồi. Phần mềm còn giúp doanh nghiệp quản lý nghỉ phép, đi muộn, về sớm, phân ca làm việc.
• AMIS Tiền lương: Tính lương cho nhân viên dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như KPI, OKR, hoa hồng,… Phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ chế lương và chính sách phúc lợi cho nhân viên dễ dàng hơn bằng nhiều tính đa dạng dành cho doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực, loại hình, quy mô nào.

>>> Xem thêm: Top 9 mô hình quản lý nhân sự hiệu quả, được các doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất hiện nay

4. Kết luận

Bài viết trên đây tổng hợp 8 mẫu kế hoạch nhân sự phổ biến có thể quý bạn đọc đang cần tham khảo. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, người lập kế hoạch có thể xây dựng một hoặc nhiều kế hoạch nhân sự khác nhau. Việc lập kế hoạch giúp hệ thống các đầu mục công việc, từ đó cải thiện hiệu quả công việc của bộ phận nhân sự hơn.