Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất cho bộ phận HR – MIỄN PHÍ

Báo cáo nhân sự là công việc hàng tháng, hàng quý, hàng năm mà bộ phận HR bắt buộc phải thực hiện. Căn cứ vào đó, cấp trên có thể điều chỉnh và cải thiện chất lượng nhân sự một cách tốt hơn. Dưới đây là một số mẫu báo cáo nhân sự mới nhất mà MISA AMIS HRM muốn dành tặng cho bộ phận HR để hoàn thành công việc nhanh hơn.

1. Báo cáo nhân sự gồm những nội dung gì?

Báo cáo nhân sự là gì? Báo cáo nhân sự là khái niệm nhắc đến bản báo cáo phân tích dữ liệu và các chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực. Mục đích của báo cáo là để cải thiện hiệu suất của nguồn lao động, quá trình tuyển dụng và các công việc nhân sự quan trọng khác.   

Thông thường một bản báo cáo tình hình nhân sự sẽ gồm 5 nội dung như sau:

✔️ Tổng kết tình hình nhân sự.

✔️ Tổng kết tình hình đào tạo nhân sự.

✔️ Tổng kết hiệu quả tuyển dụng.

✔️ Tổng kết chi phí nhân sự.

✔️ Tổng kết thực trạng chấp hành nội quy, quy định.

Sau đây, Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về đầy đủ các nội dung trong bản báo cáo nhân sự phải có:

1.1 Tổng quan tình hình nhân sự 

Ban lãnh đạo cần nhà quản trị nhân sự nêu số liệu tổng quan khi bắt đầu báo cáo. Sau khi đã nắm được tổng quan thì đi phân tích sâu vào tình hình nhân sự chi tiết. Nội dung chi tiết của bản báo cáo gồm 3 nội dung: 

• Thống kê số lượng nhân sự: Thống kê số lượng nhân sự hiện tại đang làm chính thức, thử việc, nhân viên parttime, nghỉ việc trong thời gian qua.

Tổng số nhân viên = Nhân viên chính thức +  thử việc + bán thời gian + đã nghỉ 

• Thống kê tỷ lệ nhân sự nghỉ việc: Được tính theo 1 công thức cụ thể. Nếu kết quả có tỷ lệ cao chứng tỏ trong thời gian qua doanh nghiệp có chi phí tuyển dụng lớn.

Tỷ lệ nhân viên rời tổ chức = số lượng nhân viên nghỉ việc / số lượng nhân viên trung bình trong năm hiện tại

• Thống kê nhân sự theo công việc: Việc thống kê cơ cấu công việc giúp cho ban lãnh đạo có các nhìn sâu về chất lượng nhân sự, vị trí nhân sự nào còn thiếu và thừa người để có kế hoạch điều chỉnh nhân sự rõ ràng.  

<<< TẢI NGAY TRỌN BỘ MẪU BÁO CÁO NHÂN SỰ CHI TIÉT NHẤT >>>

1.2 Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự 

Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự chính là báo cáo chi phí đào tạo và kết quả của quá trình đào tạo nhân sự. Đây là hai điều cần phải nêu rõ để Ban Lãnh Đạo hiểu về quá trình đào tạo nhân sự.

• Chi phí của quá trình đào tạo nhân sự thường bao gồm các khoản như: thuê chuyên gia, thuê người hướng dẫn, cơ sở vật chất, kỹ thuật, giáo trình, phương tiện, thiết bị,….
• Kết quả của quá trình đào tạo nhân sự, chất lượng của nhân sự đã có những thay đổi hay đạt được thành tựu gì suốt quá trình đào tạo.

1.3 Báo cáo hiệu quả tuyển dụng cho các phòng ban

Báo cáo hiệu quả tuyển dụng thường được trình bày theo dạng số liệu thông qua biểu đồ cột, hình tròn, đường giúp người theo dõi báo cáo nhìn rõ hơn về kết quả tuyển dụng. Báo cáo giúp an lãnh đạo xem xét và triển khai kế hoạch cho công việc tuyển dụng. Báo cáo hiệu quả tuyển dụng cần đảm bảo 2 nội dung quan trọng sau: 

• Thống kê tổng số hồ sơ (CV) tuyển dụng thu được: Điều này cho thấy chiến dịch tuyển dụng mà doanh nghiệp đang chạy thu hút ứng viên ứng hay không. Từ số lương CV, bộ phận HR cũng phát hiện ra nguyên nhân thực trạng thừa hay thiếu CV.
• Thống kê tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số hồ sơ hợp lệ: Nhà quản lý tuyển dụng có thể đánh giá được hiệu quả của nguồn ứng viên. Từ đó, dễ dàng điều chỉnh lại hoạt động tuyển dụng không hiệu quả.

1.4 Báo cáo thu nhập nhân sự 

Báo cáo thu nhập nhân sự có mục đích giúp cho doanh nghiệp nắm được sự tăng trưởng thu nhập theo thời gian. Công việc báo cáo thu nhập nhân sự sẽ kết hợp bộ phận kế toán để có kết quả đúng và phân tích tỷ lệ phần trăm lương mà nhân sự nhận được so với mặt bằng chung. 

Đây là bản báo cáo được đánh giá là phần báo cáo khách quan, tỷ lệ chính xác cao nhất để xem xét tỷ lệ lương từ đó đánh giá được khoản tiền thưởng đã phù hợp hay chưa và có kế hoạch về chế độ lương thưởng hợp lý hơn so với khoản lương cứng của mỗi nhân viên.

Bản báo cáo có thể bao gồm những nội dung sau:

• Lương cơ bản.
• Tăng ca.
• Thưởng.
• Nghỉ có lương.
• Các khoản khấu trừ trong bảng lương.

1.5 Báo cáo tình hình tuân thủ nội quy công ty

Ý nghĩa của báo cáo thực trạng chấp hành nội quy của nhân viên trong công ty là căn cứ đánh giá mọi quy tắc, quy định, nề nếp của công ty có được nhân viên thực hiện và chấp thuận theo hay không. 

• Tỷ lệ nhân viên vi phạm nội quy, quy chế ở từng bộ phận, theo từng mức độ vi phạm.
• Tần xuất sai phạm về quy định thời gian đi làm của nhân viên. Từ đó, nhà quản trị đưa ra phương án khắc phục.
• Số lượng và tỷ lệ nhân viên nghỉ làm do việc cá nhân để tìm nguyên nhân gốc rễ và cách cải thiện phù hợp.

Ngoài ra thông qua quá trình báo cáo nhân sự để biết tính khả thi của những quy định mà doanh nghiệp đã đề ra từ trước, khắc phục và sửa những lỗi trong quy định nếu có.

2. Mẫu báo cáo về biến động nhân sự

Mẫu báo cáo về biến động nhân sự giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tăng, giảm của nhân sự trong suốt thời gian qua nhằm xác định sự thay đổi của nhân sự để có kế hoạch cụ thể cho việc bổ sung hay cắt giảm nhân sự ở từng bộ phận khác nhau.

Có tổng cộng 3 loại báo cáo biến động nhân sự:

• Theo thời gian: Thống kê khoảng thời gian mà nhân sự biến động nhất điển hình là tình trạng xin nghỉ việc, nhảy việc vào các dịp sau lễ, tết bởi vì nhân sự có ý định nghỉ việc sẽ thường “cầm cự” đến khi nhận được tiền thưởng của ngày lễ, tết rồi mới xin nghỉ việc để bản thân hưởng lợi.
• Theo thâm niên: Thâm niên là thời gian một người làm việc ở công ty. Bộ phận HR ghi chú lại những biến động nhân sự theo thâm niên. Nếu biến động nhân sự xảy ra ở những người làm việc thâm niên cao thì ban lãnh đạo cần nhanh chóng tìm nguyên nhân cũng như giải pháp hợp lý để giữ chân nhân viên.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 01 tháng.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 tháng.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 6 tháng.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 năm.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 2 năm.
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 năm
  • Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc trên 3 năm.
• Theo vị trí công việc: Dựa trên kết quả báo cáo biến động nhân sự ở mục vị trí công việc, các trưởng phòng bộ phận sẽ xem xét mức độ thiếu nhân viên ở vị trí công việc nào từ đó có hướng đi tuyển dụng nhân sự tốt nhất tránh lãng phí nguồn tài nguyên của công ty. 

Mời bạn tải toàn bộ biểu mẫu báo cáo nhân sự tại đây

Lưu ý nhỏ là bạn hãy tải về file excel dùng đầy đủ công thức.

Tổng hợp ngày công đi làm và tần suất đi muộn, về sớm của CBNV trong đơn vị là nhiệm vụ cần. Căn cứ vào báo cáo chấm công, HR có thể đánh giá mức độ chấp hành kỷ luật, ý thức của mỗi nhân viên. Chính vì vậy, việc thực hiện mẫu báo cáo này là rất cần thiết.

4. Mẫu báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng sẽ theo mốc thời gian theo quý/tháng/năm cho nên báo cáo hiệu quả cũng tùy thuộc vào khoảng thời gian mà doanh nghiệp tuyển dụng. Qua việc báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng giúp khắc phục ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại trong khâu chuẩn bị tuyển dụng hay kết quả tuyển dụng. 

Từ đó, người tuyển dụng cho đợt sau có kế hoạch hoàn hảo hơn cho việc thu hút nhân lực ở những vị trí công việc ít người hướng tới. 

5. Mẫu báo cáo về khen thưởng, kỷ luật

Báo cáo khen thưởng kỷ luật là bản báo cáo được lập ra nhằm tổng hợp thông tin của những cá nhân đã đạt được thành tích tốt trong công việc và những cá nhân đã vi phạm kỷ luật của công ty. Bản báo cáo sẽ được đưa lên cho ban lãnh đạo để từ đó có căn cứ khen thưởng hoặc xử phạt nhân viên.

6. Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương

Quỹ lương là toàn bộ số tiền mà các công ty, doanh nghiệp chi trả cho các công nhân viên đang làm việc và công tác tại công ty.

Dựa trên số liệu thống kê được, ban lãnh đạo, quản lý sẽ đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp với mỗi phòng ban và nhân sự sao cho phù hợp với năng lực lao động của nhân viên nhằm đảm bảo tính công bằng một cách chuẩn xác nhất về chế độ lương, thưởng. Hoạch định lâu dài, giữ chân nhân viên kỳ cựu có năng lực cao để phát triển doanh nghiệp lớn mạnh và đi lên hơn nữa. 

<<< TẢI NGAY TRỌN BỘ MẪU BÁO CÁO NHÂN SỰ CHI TIÉT NHẤT >>>

7. Mẫu báo cáo nhân sự cuối năm 2023 – FREE 

Vào mỗi cuối năm, Ban Lãnh Đạo thường yêu cầu các phòng ban tổng hợp và báo cáo tổng kết năm. Bộ phận nhân sự cũng không nằm ngoại lệ.

Lúc này, Báo cáo nhân sự mẫu như phương thức cứu cánh cho bộ phận HR. Có mẫu báo cáo nhân sự tiêu chuẩn giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo đầy đủ các chỉ số báo cáo.

Hướng dẫn lập báo cáo nhân sự chi tiết bằng excel

Căn cứ vào báo cáo nhân sự cuối năm, Ban lạnh đạo lấy căn cứ đánh giá thưởng tết cuang như xem xét tăng lương phù hợp. Đây là công việc quan trọng để đảm bảo quyền lợi và giữ chân người lao động.

>> Tải ngay mẫu báo cáo nhân sự cuối năm đầy đủ và mới nhất TẠI ĐÂY

8. Báo cáo nhân sự tự động với MISA AMIS HRM 

Báo cáo nhân sự bằng excel đôi khi sẽ khiến bộ phận HR gặp nhiều khó khăn vì dễ sai sót, tốn nhiều thời gian thiết lập và đôi khi không thực sự chuyên nghiệp. Giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay đó là dùng phần mềm công nghệ, trong đó MISA AMIS HRM được đánh giá là sản phẩm với nhiều tính năng, hỗ trợ tối đa cho bộ phận HR cũng như giúp Ban lãnh đạo có cái nhìn chi tiết nhất về tình hình nhân sự.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp nhất hiện nay

Phần mềm giúp tạo 4 báo cáo nhân sự chuyên nghiệp và trực quan như sau:

• AMIS Tuyển dụng: Không chỉ hỗ trợ công tác đăng tin, lọc CV, xây dựng thương hiệu tuyển dụng, phần mềm còn giúp đánh giá hiệu quả trong công tác tuyển chọn người tài. Khi kết thúc đợt tuyển dụng, phần mềm hỗ trợ tạo báo cáo về hiệu quả, chi phí tuyển dụng. Từ đó bộ phận HR cũng như lãnh đạo sẽ có cái nhìn trực quan nhất về tình hình tuyển dụng của công ty.

• AMIS Thông tin nhân sự: Phần mềm giúp lưu trữ thông tin, hồ sơ nhân sự, theo dõi được ai làm lâu năm, ai thường xuyên được khen thưởng,…. Đây cũng là công cụ giúp lãnh đạo theo dõi được tình hình biến động nhân sự. Các báo cáo tổng quan từ phần mềm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể nhất.

• AMIS Chấm công: Bên cạnh việc giúp nhân viên dễ dàng chấm công, HR xuất dữ liệu công nhanh chóng thì phần mềm cũng hỗ trợ tạo các báo cáo trực quan về tình hình chấm công, thời gian đi làm, thời gian nhân viên đi sớm về muộn,….

• AMIS Tiền lương: Phần mềm tạo báo cáo về tình hình chi trả lương cho người lao động, HR dễ dàng báo cáo lên cấp trên, có sự so sánh giữa các năm với nhau, giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng nhất.

Dùng ngay miễn phí

Ngoài ra, phần mềm nhận được nhiều sự tin dùng của các Doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn như Trống Đồng Palace, Tập đoàn Thái Sơn, Xuân Cương và IVY moda,... Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS HRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp với quy mô nhân sự khác nhau trên con đường chuyển đổi số.

9. Kết luận

Báo cáo nhân sự trong môi trường làm việc là việc vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp đặc biệt là bộ phận nhân sự cần phải tìm hiểu rõ về các bản báo cáo khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường hiện nay. MISA AMIS HRM tin rằng với 5 mẫu báo cáo thông dụng nhất mà chúng tôi giới thiệu trên sẽ giúp bạn hoàn thành thống kê bài báo cáo một cách hoàn chỉnh nhất.