Chấm công là gì? Cách hệ thống chấm công hoạt động hiện nay

Chấm công là gì? Hệ thống chấm công hoạt động như thế nào? Các hình thức chấm công phổ biến  hiện nay là gì? Nếu bạn quan tâm đến nghiệp vụ chấm công trong doanh nghiệp, hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.

Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024

1. Tổng quan về chấm công

1.1 Chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức theo dõi và ghi nhận sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc, cụ thể là giờ vào, giờ ra, thời gian đi muộn, về sớm…

Căn cứ vào thời gian chấm công, chủ doanh nghiệp và phòng hành chính nhân sự cũng như phòng kế toán sẽ nắm được tổng số ngày, số giờ làm việc, số ngày nghỉ của người lao động. Dựa vào đó doanh nghiệp đưa ra quyết định trả lương, tăng lương, khen thưởng, xử phạt phù hợp. Phải có hoạt động chấm công thì công tác quản lý nhân viên mới đi vào quy củ và người lao động mới có ý thức trách nhiệm hơn trong việc tuân thủ giờ làm.

1.2 Hệ thống chấm công là gì?

Hệ thống chấm công là hệ thống được thiết lập để quản lý chấm công một cách chặt chẽ, thay thế các thao tác thủ công trong ghi nhận giờ làm. Hệ thống chấm công tích hợp trong máy chấm công sẽ thay thế nhân viên HR đảm nhận việc xác nhận, tổng hợp công, tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót. Nhờ đó doanh nghiệp quản lý giờ làm của người lao động nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch hơn.

Các yếu tố trong hệ thống chấm công:

• Máy chấm công: Máy có nhiệm vụ ghi lại chính xác thời gian chấm công của toàn thể cán bộ nhân viên trong tổ chức. Các loại máy chấm công phổ biến có thể kể đến Ronald Jack, Wise Eye, ZKTeco, MITA, HANET Ai, Hikvision.
• Phụ kiện liên quan: Đầu đọc vân tay chính, chốt điện, chuông cửa, nút exit, dây điện, dây mạng, đầu lọc vân tay, bộ lưu điện USP, camera nhận diện…
• Phần mềm chấm công: Kết nối với máy chấm công để lưu trữ và xử lý dữ liệu chấm công, thực hiện nhiều tác vụ quản lý khác như tổng hợp công, báo cáo chấm công, quản lý ngày nghỉ.

2. Tại sao cần phải chấm công?

2.1 Về phía doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, chấm công giúp theo dõi mức độ chuyên cần và đánh giá thái độ lao động. Cụ thể, bộ phận hành chính nhân sự và quản lý các cấp cần nắm bắt chính xác tổng ca làm và giờ làm của cán bộ nhân viên thực tế trong một khoảng thời gian nhất định, so sánh đối chiếu với thông tin được quy định trong hợp đồng lao động để đánh giá khách quan và cân đối khối lượng công việc.

Ngoài ra, chấm công cũng là một cơ sở cốt lõi để tính lương, đồng thời đưa ra các quyết định thưởng phạt phù hợp. Chẳng hạn như trong các trường hợp nhân viên nghỉ phép quá số giờ quy định hoặc làm việc OT thường xuyên, doanh nghiệp cần có phương án điều chỉnh thời gian và lương thưởng hợp lý để nhân viên đóng góp được mức độ cao nhất.

2.2 Về phía người lao động

Với nhân viên trong doanh nghiệp, chấm công cung cấp bộ số liệu giá trị để họ tự đánh giá mức độ chuyên cần và xem xét trách nhiệm của mình đối với công việc. Tương tự như doanh nghiệp, người lao động có thể tự đối chiếu giờ công thực tế với giờ công tiêu chuẩn để đưa ra các khiếu nại, đề xuất hợp lý.

Bên cạnh đó, chấm công là một cơ sở quan trọng để người lao động quản lý quyền lợi của mình. Nhiều doanh nghiệp trước khi tính lương sẽ yêu cầu nhân sự rà soát bảng công để kiểm tra chênh lệch nếu có, từ đó đảm bảo họ được nhận lương thưởng và quyền lợi đúng người, đúng thời điểm.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý chấm công tối ưu, giúp HR tiết kiệm thời gian và nhân viên chủ động theo dõi được bảng công cá nhân, hãy tham khảo AMIS Chấm Công. Để lại thông tin dưới đây để nhận tài khoản dùng thử.

3. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

3.1 Hình thức chấm công thủ công

Đây là hình thức quản lý công bằng cách nhập tay dữ liệu vào Excel. Dữ liệu chấm công mỗi ngày đều được HR phụ trách ghi lại vào bảng tính, không qua máy chấm công. Chấm công thủ công được phân thành 3 loại chính bao gồm: Chấm công theo ngày, theo giờ và chấm công dựa trên thông tin nghỉ bù.

Ưu điểm:

• Thực hiện trên phần mềm phổ biến, không cần cài đặt phức tạp, tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
• Phù hợp với những doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ (quản lý chấm công dưới 30 nhân sự)
• Thiết lập bảng biểu nhanh chóng, thao tác dễ dàng. Áp dụng được luôn biểu mẫu chấm công sẵn có vào công việc.

Nhược điểm:

• Nhập tay dữ liệu tốn thời gian, có thể dẫn đến sai sót, không minh bạch.
• Trong quá trình sử dụng Excel, nhà quản trị nhân sự sẽ phải quản lý cùng lúc nhiều sheet khác nhau phân bố rải rác. Điều này khiến ban lãnh đạo và phòng nhân sự khó nắm được tình hình thủ thời gian làm việc trong tổ chức
• So với các hình thức khác, quản lý trên Excel có mức độ bảo mật kém. Do nhiều người khác nhau đều được cấp quyền vào file dẫn đến ai cũng có khả năng thao tác nhầm làm hỏng dữ liệu.
• Đòi hỏi người dùng biết vận dụng tốt nhiều hàm Excel để tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng.

3.2 Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công bằng thẻ giấy là cách chấm công nhân viên sử dụng các thẻ giấy để lưu dữ liệu, kết hợp với loại máy chấm công chuyên dụng. Theo đó, vào khung giờ quy định, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy để được in thông tin ngày, giờ lên thẻ. Mỗi thẻ có sẵn các ô, cột tương ứng với 31 ngày nên có thể sử dụng cho cả tháng.

Ưu điểm:

• Dễ lắp đặt và áp dụng ở bất cứ địa điểm nào.
• Chấm công tương đối nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây để máy quét in thời gian check in – check out vào thẻ cho người lao động.
• Máy chấm công thẻ giấy có giá rẻ hơn so với nhiều loại máy chấm công hình thức khác trên thị trường. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Dùng thẻ giấy dễ chấm công hộ, gian lận chấm công.
• Độ bền của thẻ giấy thấp, đòi hỏi bảo quản cẩn thận. Thẻ bị rách, ướt hoặc quên mang thẻ sẽ không chấm công được.
• Phải có người tổng hợp dữ liệu thủ công.
• Cần làm thẻ giấy và thay mực cho máy thường xuyên.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không

3.3 Hình thức chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ là hình thức kết hợp máy chấm chuyên dụng và thẻ từ. Thẻ đã được lưu sẵn các thông tin như họ và tên, mã số nhân viên, vị trí, phòng ban hoặc bộ phận. Khi ra vào nhân viên chỉ cần quẹt thẻ và mọi thông số liên quan tới thời gian sẽ được lưu vào máy.

Ưu điểm:

• Chấm công nhanh chóng, chỉ mất từ 1-2 giây, phù hợp cho mọi doanh nghiệp.
• Thẻ từ có chất liệu từ nhựa nên dễ bảo quản, tỷ lệ bị hỏng thấp hơn so với thẻ giấy.
• Máy chấm công thẻ từ có thể liên thông dữ liệu với máy tính giúp quá trình kiểm soát, xử lý thông tin công lương hiệu quả hơn.
• Có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả trong tình huống mất điện, nếu máy đọc thẻ có tính năng lưu điện.

Nhược điểm:

• Doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên khi có biến động nhân sự.
• Người lao động luôn phải mang thẻ. Nếu quên thẻ, thẻ bị gãy thì không thể chấm công.
• Dữ liệu thiếu sự minh bạch do nhân viên có thể nhờ người khác quét hộ thẻ từ. Doanh nghiệp quy mô lớn không thể kiếm soát hết toàn bộ nhân viên quét thẻ.

3.4 Hình thức chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là cách chấm công nhân viên bằng cách đặt ngón tay vào máy chấm công chuyên dụng có tích hợp nhận dạng sinh trắc học. Máy sẽ tự động quét và lưu trữ danh tính cùng thời gian ra vào của nhân viên.

Ưu điểm:

• Hạn chế tối đa trường hợp gian lận chấm công, dữ liệu chấm công đảm bảo chính xác.
• Có nhiều thương hiệu máy chấm công vân tay trên thị trường để doanh nghiệp lựa chọn. Máy thiết kế nhỏ gọn, dễ lắp đặt.
• Ít phát sinh thêm các chi phí phụ như in thẻ giấy và in thẻ từ. Dữ liệu vân tay dễ dàng cập nhật khi có thêm nhân sự mới.
• Giá thành rẻ hơn so với các máy chấm công theo khuôn mặt hay mống mắt.
• Đồng bộ dữ liệu dễ dàng với các phần mềm quản lý công – lương.

Nhược điểm:

• Vân tay dễ bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài. Nếu vân tay bị mờ sẽ khó chấm công.
• Đòi hỏi nhân viên phải có mặt tận nơi vào đầu buổi và cuối buổi. Đối với những phòng ban có nhiều nhân viên phải đi công tác, đi gặp khách hàng như phòng kinh doanh thì hình thức chấm công này chưa phù hợp.
• Mỗi lần một máy chỉ chấm công cho một người duy nhất. Đôi khi phải xếp hàng để chấm công, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm nhân viên.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel

3.5 Hình thức chấm công bằng mống mắt

Chấm công bằng mống mắt sử dụng công nghệ phân tích hình ảnh võng mạc ghi được của nhân viên, đối chiếu với dữ liệu được thiết lập để xác nhận công. Hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công hiện đại tích hợp camera, đèn hồng ngoại.

Ưu điểm:

• Công nghệ chấm công tiên tiến hàng đầu hiện nay, loại bỏ tình trạng gian lận, chấm công hộ.
• Mống mắt của con người khó thay đổi và không bị ảnh hưởng nhiều bởi môi trường bên ngoài như chấm công vân tay.
• Phù hợp với những nơi cần tính bảo mật cao.

Nhược điểm:

• Giá thành máy chấm công mống mắt cao hơn so với các thiết bị chấm công khác.
• Không phù hợp với những phòng ban mà nhân viên thường xuyên phải đi gặp đối tác hoặc đi công tác.

3.6 Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt là hình thức sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để ghi nhận giờ làm cho nhân viên. Hình thức này yêu cầu máy chấm công chuyên biệt với chức năng nhận diện tốt, hoặc một máy tính bảng có camera, được kết nối với phần mềm chấm công.

Ưu điểm:

• Mức độ chính xác cao, đảm bảo dữ liệu chấm công chuẩn.
• Tốc độ nhận diện và chấm công nhanh, không phải chờ đợi.
• Loại bỏ được hạn chế của các hình thức chấm công khác như: Không mang thẻ theo người, hỏng thẻ, bị mờ dấu vân tay…
• Không mất thêm các chi phí vận hàng phụ như chi phí in ấn, chi phí làm thẻ…

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu khá cao, nếu doanh nghiệp quyết định mua máy chấm công mới.
• Một số máy chấm công khuôn mặt chưa hoàn toàn tối ưu, sử dụng ảnh chụp vẫn chấm công được, gây ảnh hưởng đến độ chính xác.

3.7 Hình thức chấm công online

Chấm công online là hình thức chấm công qua thiết bị thông minh, sử dụng chức năng định vị GPS, kết nối wifi hoặc quét QR Code trên điện thoại di động. Nhân viên không nhất thiết phải có mặt trước máy chấm công mà chỉ cần sử dụng các tính năng trên phần mềm hoặc ứng dụng chấm công.

• Chấm công GPS: Nhân viên chấm công bằng định vị GPS, tại các địa điểm được HR thiết lập trên phần mềm, áp dụng được với nhân viên kinh doanh, nhân viên vận tải, người đi công tác…
• Chấm công bằng wifi: Nhân viên dùng điện thoại kết nối với mạng wifi công ty là được xác nhận chấm công.
• Chấm công QR Code: Nhân viên mở app, quét QR ở cửa công ty hoặc QR được cung cấp trong app để xác nhận chấm công.

Ưu điểm:

• Đây là hình thức chấm công linh hoạt cho phép các nhân viên thị trường, kinh doanh, vận tải chấm công dễ dàng, phù hợp với môi trường làm việc hiện đại.
• Có thể tùy biến chấm công cho nhiều chi nhánh. Nhân viên được chấm công tại các văn phòng, cơ sở khác nhau, miễn là các địa điểm được thiết lập trên phần mềm.
• Gia tăng trải nghiệm người lao động theo hướng tích cực, chuyên nghiệp hóa tác phong làm việc của cán bộ nhân viên.

Nhược điểm:

• Cần dùng thiết bị di động có internet và thiết bị phải có các tính năng cơ bản như định vị GPS, quét QR.
• Nhân viên cần sử dụng được điện thoại thông minh và hiểu cách thao tác, điều này có thể gây bất lợi với lao động trình độ thấp hoặc lao động tuổi cao.

4. Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công

4.1 Hệ thống chấm công đơn điểm

Về hệ thống chấm công đơn điểm phù hợp với doanh nghiệp làm việc tại một địa điểm duy nhất. Thiết bị cần sử dụng để thiết lập chấm công đơn điểm bao gồm: Máy tính, nút exit, máy chấm công và đầu đọc phụ.

4.2 Hệ thống chấm công đa điểm

Với hệ thống chấm công đa điểm thích hợp cho các doanh nghiệp nhiều chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhưng muốn chấm công đồng bộ. Thiết bị cần dùng là: Phần mềm chấm công hoặc phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp, máy tính, máy chấm công tại chi nhánh thứ nhất, thứ hai, thứ ba…

4.3 Hệ thống chấm công kiêm kiểm soát ra vào

Hệ thống này áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức đề cao tính bảo mật, muốn kiểm soát người ra vào khu vực làm việc một cách chặt chẽ để đảm bảo an ninh.

• Khóa điện từ và 2 đầu đọc ra – vào sẽ gắn tại cửa ra vào bằng khóa điện từ. Có thể lựa chọn sử dụng thẻ, nhận diện vân tay, nhận diện mống mắt hoặc FaceID. Đầu đọc phụ bên trong có thể thay bằng nút Exit để tiết kiệm chi phí hơn.
• Đầu đọc ra và vào sẽ liên thông với nhau. Toàn bộ dữ liệu thu được chuyển về phần mềm chấm công trên máy tính quản lý.
• Mỗi nhân viên sẽ được phát cho một mã ID tương ứng để đăng ký dấu vân tay hoặc thẻ cảm ứng trên máy. Trong một vài trường hợp, thẻ nhân viên sẽ in thêm cả logo doanh nghiệp, thông tin cá nhân và ảnh nhân viên để làm khóa ra vào văn phòng.
• Khi đến khung giờ chấm công, nhân viên sẽ quét vân tay hoặc thẻ trên máy đọc. Nếu thông tin hợp lệ, cửa sẽ tự mở cho người lao động ra vào.
• Đầu đọc sẽ lưu lại dữ liệu gồm ID nhân viên, thời gian ra – vào tương ứng và cập nhật trên phần mềm chấm công theo ngày. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp kiểm soát công, lương cuối tháng.

5. Giải pháp quản lý chấm công toàn diện cho doanh nghiệp 

AMIS Chấm Công là phần mềm quản lý chấm công được phát triển bởi MISA – đơn vị trên 30 năm kinh nghiệm trên thị trường. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng hiện đại, đáp ứng nhu cầu chấm công của doanh nghiệp nhỏ, vừa, lớn:

• Kết nối dễ dàng với các máy chấm công vân tay, khuôn mặt, thẻ từ phổ biến trên thị trường hiện nay.
• Cung cấp các hình thức chấm công online hiện đại: GPS, QR Code, Wifi.
• Tự tổng hợp đơn từ, nghỉ phép để tính công lương cho người lao động.
• Nâng cao quyền chủ động cho nhân viên khi cho phép làm đơn và duyệt đơn trên thiết bị di động cơ bản.
• Chủ động thiết lập ca làm việc, phân ca hành chính và ca gãy dễ dàng.
• Hệ thống cảnh báo thông minh và trợ lý ảo giúp HR quản trị cùng lúc nhiều tác vụ.

Nhận tư vấn và dùng thử

6. Kết luận

Trên đây là toàn bộ bài viết Chấm công là gì? Hệ thống chấm công hoạt động như thế nào? Để có thể lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc theo đặc tính riêng của từng doanh nghiệp và liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để được tư vấn cụ thể và dễ dàng nhất.