Trong các doanh nghiệp hoạt động theo ca, việc quản lý thời gian làm việc của từng cá nhân phức tạp hơn so với mô hình làm hành chính cố định. Chính vì vậy, bảng chấm công theo ca trở thành công cụ quan trọng giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên theo từng ca cụ thể. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ bảng chấm công theo ca là gì và giới thiệu một số mẫu bảng chấm công theo ca hiệu quả.
1. Bảng chấm công theo ca là gì?
Bảng chấm công theo ca là một biểu mẫu quan trọng trong quản lý nhân sự và tính công lương, được áp dụng trong các doanh nghiệp có chế độ làm việc chia nhiều ca mỗi ngày. Bảng này giúp ghi nhận chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên, theo từng ca làm việc.
Chấm công theo ca thường được thực hiện như sau: Người lao động chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc. Người lao động có thể làm thêm giờ ngay trong ca của mình. Thời gian này được tính vào số giờ làm thêm. Nhiều doanh nghiệp cho người lao động linh hoạt luân chuyển các ca làm việc trong ngày, trong tuần và trong tháng.
Ngoài ra, có nhiều loại bảng chấm công khác như chấm công theo giờ, chấm công theo ngày. Tùy vào loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loại bảng chấm công phù hợp.
2. Mẫu bảng chấm công theo ca [Tải Miễn Phí]
Để quá trình xây dựng bảng chấm công theo ca được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu bảng chấm công theo ca dưới đây:
- Bảng chấm công theo ca số 1:
- Bảng chấm công theo ca số 2:
- Bảng chấm công theo ca số 3:
- Bảng chấm công theo ca số 4:
3. Những tiêu chí cần có trong bảng chấm công theo ca
- Thông tin nhân viên (Họ và Tên + Mã nhân viên)
- Ngày chấm công
- Giờ check in/ check out
- Ca làm việc
- Số giờ làm việc trong ca
- Số giờ thêm trong ca
- Tổng số giờ làm chính thức
- Tổng số giờ làm tăng ca
Ngoài ra, bảng chấm công theo ca nên có thêm các thông tin như nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ hưởng chế độ,…
Xem thêm:
4. Hướng dẫn các bước lập bảng chấm công theo ca đơn giản
Bước 1: Xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca
Gợi ý bố cục bảng chấm công theo ca:
- Hàng đầu điền số ngày trong tháng.
- Hàng thứ 2 điền các thứ tương ứng với ngày trong tháng.
- Cột đầu tiên điền mã nhân viên, cột 2 điền tên nhân viên.
- Cột thứ 3 điền ca (Ca 1, ca 2, ca 3, tăng ca).
Để xác định thứ tương ứng với từng ngày trong tháng, có thể sử dụng hàm TEXT hoặc WEEKDAY.
Lưu ý: Việc sắp xếp ca làm việc và tính lương ngoài giờ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Bộ luật Lao động 2019 để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Bước 2: Đếm số công trong các ca
Để bảng dễ nhìn hơn, bạn nên dùng ký hiệu trong bảng chấm công theo ca. Nếu nhân viên làm thêm giờ thì ghi số giờ vào ô tăng ca.
Dưới đây là một số ký hiệu thường sử dụng trong bảng chấm công theo ca:
- Ký hiệu X: Nếu nhân sự đi làm trong ca và làm đủ giờ, không tăng ca, không về sớm.
- Ký hiệu P: Nếu nhân sự nghỉ phép 1 ca, P/2 nếu nhân sự nghỉ 0,5 ca.
- Ký hiệu K: Nếu nhân sự nghỉ không phép.
- Tăng ca TC: Đánh dấu bằng số giờ tăng ca của người lao động.
Bước 3: Cách dùng công thức tính công
Vào cuối tháng, hãy dùng công thức COUNTIF để đếm số công trong từng ca của mỗi nhân viên.
- Thứ trong tuần: =DATE(năm;tháng;ngày).
- Đếm số ca làm đủ: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”).
- Với số ngày phép nhân viên nghỉ: =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”).
- Số ngày nhân viên nghỉ không phép: =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”).
- Với số giờ nhân sự làm thêm, chúng ta dùng hàm SUM: =SUM([Vùng chấm công]).
Lưu ý: Việc thiết lập các hàm đếm công như COUNTIF hay SUM khá đơn giản và hiệu quả với quy mô dưới 30 nhân sự. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng lên trên 50 người với các loại ca gãy, ca xoay phức tạp, việc duy trì hàng trăm dòng công thức sẽ khiến file Excel trở nên nặng, dễ bị treo hoặc nhầm lẫn dữ liệu khi copy-paste.
Đây chính là lúc các quản lý nhân sự nên cân nhắc chuyển sang MISA AMIS Chấm công để thiết lập ca chuyên nghiệp hơn. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công, giảm tải nhập liệu thủ công.
5. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng mẫu bảng chấm công theo ca?
Bảng chấm công theo ca là một công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự hiện đại. Đây là một cách hiệu quả để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ca làm việc, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình tính lương.
Theo dõi và kiểm soát ca kíp hiệu quả: Công cụ này giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên. Bằng cách ghi nhận thời gian làm việc và số giờ làm việc trong từng ca, bảng chấm công theo ca giúp xác định được nhân viên nào hoàn thành công việc đúng giờ, nhân viên nào có xu hướng đến trễ, và cảnh báo về các vấn đề liên quan đến chấm công và tính lương.
Tăng tính minh bạch: Bảng chấm công theo ca cũng giúp tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự. Nhân viên có thể xem xét và kiểm tra thông tin về thời gian làm việc của mình, đảm bảo rằng họ nhận được sự công bằng và xứng đáng về mặt lương bổng. Đồng thời, việc công khai bảng chấm công theo ca cũng tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và đáng tin cậy.
Tiết kiệm thời gian tính lương: Ngoài ra, bảng chấm công theo ca còn giúp tối ưu hóa quá trình tính lương. Thông qua việc ghi nhận chính xác thời gian làm việc, bảng chấm công theo ca giúp tính toán lương một cách chính xác và tự động. Điều này giảm bớt sai sót và tranh chấp liên quan đến tính lương, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng nhân sự.
Việc sử dụng bảng chấm công theo ca là cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình chấm công và tính lương. Đồng thời, nó cũng giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và đảm bảo sự công bằng cho nhân viên.
Xem thêm: Cách làm bảng chấm công trên Excel
6. Tối ưu quản lý ca làm việc với MISA AMIS Chấm công
Với những doanh nghiệp có quy mô lên đến hàng trăm, hàng ngàn nhân sự, việc chấm công theo ca bằng phương pháp truyền thống như ghi tay, check bảng đã không còn phù hợp. Thậm chí phương pháp này còn dễ sai sót, khiến nhà quản trị nhân sự tốn nhiều thời gian tổng hợp công – lương.
Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp, nhà máy, cửa hàng, văn phòng đã tối ưu nghiệp vụ này bằng MISA AMIS Chấm công – giải pháp công nghệ quản lý chấm công linh hoạt đến từ MISA.
MISA AMIS Chấm công giúp nhân viên dễ dàng điểm danh, HR dễ dàng kiểm soát ca làm, bảng công:
- Phân chia ca kíp làm việc ngay trên hệ thống phần mềm. Nhà quản lý theo dõi được cụ thể nhân viên nào đang làm ca sáng/chiều/tối, nhân viên tự động kiểm tra được lịch làm việc của mình.
- Nhân viên chủ động check in, check out, gửi đơn xin nghỉ phép, nghỉ không lương, giải trình đi muộn ngay trên ứng dụng di động/phần mềm trực tuyến.
- Theo dõi ngày công nhanh chóng, tự xác nhận bảng công.
- Dữ liệu tự tổng hợp cuối tháng và đồng bộ với phần mềm tính lương, phần mềm nhân sự.
- CEO và quản lý dễ dàng theo dõi ngày làm việc, giờ làm việc, ca làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi.
- Có tính năng phân quyền giúp kiểm soát người dùng, hạn chế tối đa rò rỉ dữ liệu.
7. Kết luận
Trên đây là những chia sẻ về bảng chấm công theo ca, cách lập bảng, cách sử dụng mà nhà quản trị có thể tham khảo. Bên cạnh đó MISA AMIS cũng giới thiệu giải pháp quản lý ca làm việc hiệu quả hơn trong thời đại số, có thể áp dụng cho nhà máy, cửa hàng, khách sạn, văn phòng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho công ty trong việc kiểm soát thời gian làm việc theo ca.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
