Phúc lợi & Đãi ngộ Chấm công (Cũ) Hướng dẫn cách theo dõi phép năm trên excel chi tiết, dễ...

Hướng dẫn cách theo dõi phép năm trên excel chi tiết, dễ hiểu nhất 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đau đầu trong việc tìm ra cách tính toán phép năm cho nhân viên. Vậy thì, làm thế nào để tạo ra bảng theo dõi phép năm một cách dễ dàng? Bài viết sau đây MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách theo dõi phép năm.

1/ Nghỉ phép năm là gì? 

Sau 12 tháng làm việc, người lao động hàng năm được nghỉ hưởng nguyên lương theo các thời hạn: 12 ngày làm việc đối với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường. 14 ngày làm việc đối với những người làm công việc nguy hiểm, nặng nhọc. 16 ngày làm việc đối với người lao động làm công việc đặc biệt không an toàn và nặng nề. 

Thông thường, làm việc đủ 12 tháng người lao động sẽ có 12 ngày phép
Thông thường, làm việc đủ 12 tháng người lao động sẽ có 12 ngày phép

Đối với người lao động dưới 18 tuổi và người tàn tật, số ngày nghỉ hàng năm là 14 ngày. Cứ 05 năm làm việc cho 01 người sử dụng lao động thì hàng năm thì người lao động được nghỉ thêm 01 ngày.

Đối với người lao động có thâm niên dưới 01 năm hoặc người lao động nghỉ việc trước khi kết thúc năm, thì số ngày nghỉ hàng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc thì số ngày phép năm được tính như sau: 

Ngày nghỉ hàng năm = [Số ngày nghỉ hằng năm + Số ngày nghỉ tăng theo thâm niên (nếu có) x tháng làm việc thực tế trong năm]. 

Phần dư lớn hơn hoặc bằng 0,5 được làm tròn lên thành 1 ngày.

2/ Quy định về tính số ngày nghỉ phép năm hiện nay 

Thời gian nghỉ hàng năm tùy theo thời gian kể từ khi người lao động bắt đầu làm việc và được tính theo nguyên tắc đủ tháng. Quy định có thể thay đổi tùy nơi, nhưng theo nguyên tắc chung sau đây: 

  • Tùy theo ngày bắt đầu làm việc: bắt đầu làm trước ngày 16 (từ ngày 1 đến 15) được tính tròn 1 tháng. Sau ngày 16, tháng sẽ không được tính (làm tròn đến 0) 
  • Căn cứ vào thâm niên: làm việc đủ 1 năm (12 tháng), sẽ bắt đầu tính ngày nghỉ hàng năm. Mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính là 01 ngày nghỉ (1 năm bằng 12 ngày nghỉ). Cứ 5 năm làm việc thì được tính thêm 1 ngày phép năm.

3/ Cách thiết lập bảng theo dõi ngày phép bằng Excel cho nhân viên

Việc lập bảng theo dõi nghỉ việc trong Excel phải tuân theo một quy trình cụ thể. Chúng giúp bạn có tất cả các dữ liệu cần thiết và chính xác cho giai đoạn kết quả cuối cùng. Phương pháp này rất khoa học và không mất quá nhiều thời gian để thu thập và xử lý.

  • Bước 1: Thiết lập bảng theo dõi ngày công trong năm

Bảng chấm công là cơ sở của việc theo dõi ngày nghỉ phép trên Excel hiệu quả. Bởi vì chỉ bằng cách giám sát hoạt động của nhân viên trong từng phiên làm việc thì mới thu được kết quả chính xác nhất. Thông thường, phương pháp theo dõi ngày làm việc này sẽ được chia thành các loại như:

Cách theo dõi phép năm nhân viên

    •  Làm việc đủ tất cả các ngày (X). 
    •  Làm việc nửa ngày và nghỉ không xin phép (X-0). 
    •  Làm việc nửa ngày và nghỉ có xin phép (X-P). 
    •  Nghỉ phép cả ngày theo mức nhân viên được hưởng (P). 

Mỗi cuộc họp, bộ phận nhân sự cập nhật tình hình tham gia làm việc của nhân viên và hoàn thành bảng. Để hỗ trợ theo dõi nghỉ phép bằng Excel, bạn cần chú ý đến X-P và P. Vì vậy, số ngày nghỉ sẽ được tổng hợp vào cuối tuần, tháng. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng nhiều nhất: 

    •  Đếm số phiên có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện bằng 0,5 ngày. 
    •  Đếm số tác phẩm được đánh dấu P với mỗi ước bằng 1 ngày.

Bước 2: Tính tháng làm việc

Đây là bước khó nhất và quan trọng nhất để theo dõi thời gian nghỉ bằng Excel. Vì người tạo bảng phải biện luận và tính toán nhiều trường hợp sẽ xảy ra. Dưới đây là một ví dụ với cùng một công thức cho mỗi hoạt động trong bước này.

Hoạt động 1: Mục đích là để chỉ đối tượng được so sánh. Trong trường hợp này, cần thu thập hai mốc: 

    • Ngày bắt đầu hoạt động. 
    • Một ngày nào đó, thường là hiện tại theo dõi thời gian nghỉ của mình bằng Excel. 
    • Áp dụng: Hàm IF(OR(D4>$C$2,D4= “”), “”,…). Trong đó, phần ba chấm là nội dung sẽ điền trong hoạt động 2 và 3.

Cách theo dõi phép năm nhân viên

Hoạt động 2: Hai mốc thời gian của hoạt động 1 được trừ cho nhau. Kết quả được chia thành các trường hợp sau: 

    • Nếu lớn hơn hoặc bằng 15 ngày, làm tròn đến 1 tháng. 
    • Trường hợp ngược lại được tính là 0.
    • Áp dụng: IF(DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0).

Hoạt động 3: Chuyển đổi số năm thành tổng số tháng giữa hai điểm chuẩn của hoạt động đầu tiên. 

Áp dụng: (YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)).

Khi bạn đã xác định được các công thức con, bạn chỉ cần tập hợp lại chúng. Kết quả sẽ được tính toán và xuất hiện ở cột E. Các nhân viên tiếp theo cũng làm như vậy. 

Tại mỗi thời điểm ở Excel theo dõi, dữ liệu này sẽ trả về các kết quả khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý nhân sự phải liên tục cập nhật cho mình ở thời điểm gần nhất.

Bước 3: Tính ngày phép năm

Khi bạn đã thực hiện thành công bước 2 của quy trình cách theo dõi nghỉ phép trên Excel, bước này rất đơn giản. Bạn chỉ cần đối chiếu số tháng làm việc với quy định để biết được tổng số ngày nghỉ mà mình được hưởng. Hàm LOOKUP sẽ cho ra một loạt kết quả nhanh như sau: 

  •  Lookup_value: định vị đối tượng tra cứu. Tương ứng với ví dụ trong hình là các ô trong cột E, bắt đầu từ E
  •  Lookup_vector: Cột tháng thâm niên trong bảng được chỉ định. 
  •  Result_vector: Cột số ngày nghỉ theo thỏa thuận. 
Cách theo dõi phép năm nhân viên
Cách theo dõi phép năm nhân viên

Để có kết quả của bảng Excel theo dõi nghỉ việc, bạn phải ghi nhớ một lưu ý quan trọng. Đây là kỹ thuật sửa vùng cần thiết trong bảng quy tắc. Kết quả là, công thức kết quả có dạng sau:

 F4 = LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

4/ Cách theo dõi phép năm số ngày nghỉ phép đã dùng và còn lại trên bảng chấm công 

Đây là bước cuối cùng trong bảng Excel theo dõi nghỉ việc. Bằng cách nhìn vào kết quả tổng hợp, bạn sẽ nhận ra ngay số ngày đã sử dụng và còn lại. Điều này được thực hiện đơn giản vì dữ liệu cần thiết đã được tính toán trong ba bước trên. Bạn chỉ được áp dụng hàm MINUS cho hai yếu tố sau: 

  • Tổng số năm. 
  • Số kỳ nghỉ được sử dụng trong các tháng làm việc cho đến nay. 

5/ Dễ dàng tính được phép năm cho nhân viên với phần mềm MISA AMIS HRM

Việc sử dụng excel để tính toán ngày phép cho công nhân viên đôi khi sẽ xảy ra sai sót, thống kê không chính xác, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên. Vậy nên việc sử dụng phần mềm hỗ trợ đang là giải pháp mà bộ phận C&B của nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Phần mềm AMIS HRM của MISA là bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện với nhiều tính năng giúp giải quyết toàn bộ khó khăn trong công tác quản trị nhân sự tại các tổ chức, điển hình như:

Trước khi dùng bộ sản phẩm AMIS HRM Sau khi sử dụng AMIS HRM
Không theo dõi, tổng hợp được công vì nhiều chi nhánh, nhân sự đi làm theo ca, kíp. Toàn bộ dữ liệu công được tổng hợp trên một phần mềm. Nhân viên dễ dàng chấm công bằng khuôn mặt, định vị GPS.
Nhân viên và bộ phận HR khó khăn trong việc phản hồi nếu có sai sót trong việc chấm công, sai ngày phép. Dễ dàng phản hồi qua phần mềm, nhân viên tự động theo dõi được bảng công, giờ check in, check out,…
Thông tin nhân sự quá nhiều, khó khăn trong việc lưu trữ, cập nhật khi có thay đổi, gia hạn hợp đồng… Nhân sự dễ dàng scan thông tin vào phần mềm, có thể lưu trữ được lượng thông tin lớn, khi cần dễ dàng tìm kiếm, hạn chế thời gian, công sức.
Tuyển dụng khó khăn, làm thương hiệu tuyển dụng không hiệu quả, không thu hút được nhân tài. Nâng cao thương hiệu tuyển dụng, tăng trải nghiệm tốt cho ứng viên, thu hút được nhiều nhân tài cho tổ chức.

Bộ sản phẩm AMIS HRM tích hợp nhiều tính năng như: AMIS Tuyển dụng, AMIS Chấm công, AMIS Tiền lương, AMIS Thông tin nhân sự,… giúp công ty quản lý nhân sự toàn diện, hiệu quả, chính xác và khoa học.

Trống Đồng Palace – đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu khu vực phía Bắc với hơn 1000 nhân sự cũng đã tin tưởng và sử dụng AMIS HRM trong công tác quản trị nhân sự, còn doanh nghiệp của bạn thì sao?

TÌM HIỂU THÊM: TRỐNG ĐỒNG PALACE HOÀN THÀNH MỤC TIÊU GIẢM 50% THỜI GIAN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỚI AMIS HRM

Đăng ký nhận tư vấn sử dụng phần mềm và nhận những thông tin hữu ích về quản lý nguồn nhân lực tại đây.

Trên đây là các bước thực hiện cách theo dõi phép năm mà MISA AMIS đã giới thiệu, nhằm giúp nhân sự hợp lý hóa hơn nữa quy trình quản lý nguồn nhân lực. Người dùng chỉ cần bỏ ra một chút thời gian cập nhật là có ngay kết quả khi cần thiết.

 2,520 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]