Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đau đầu trong việc tìm ra cách tính toán phép năm cho nhân viên. Vậy làm thế nào để tạo ra bảng theo dõi phép năm một cách dễ dàng? Cần lưu ý gì trong việc tính ngày nghỉ cho người lao động? Bài viết sau đây MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách theo dõi phép năm.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Quy định về tính số ngày nghỉ phép năm hiện nay
Người lao động hàng năm được nghỉ hưởng nguyên lương như sau:
- Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường: 12 ngày
- Người làm công việc nguy hiểm, nặng nhọc: 14 ngày
- Người lao động làm công việc đặc biệt không an toàn và nặng nề: 16 ngày
- Người lao động dưới 18 tuổi và người tàn tật: 14 ngày
-
Người lao động có thâm niên dưới 01 năm hoặc người lao động nghỉ việc trước khi kết thúc năm, số ngày phép năm được tính như sau:
Ngày nghỉ hàng năm = [Số ngày nghỉ hằng năm + Số ngày nghỉ tăng theo thâm niên (nếu có) x tháng làm việc thực tế trong năm]. Phần dư lớn hơn hoặc bằng 0,5 được làm tròn lên thành 1 ngày.
Thời gian nghỉ hàng năm tùy theo thời gian kể từ khi người lao động bắt đầu làm việc và được tính theo nguyên tắc đủ tháng. Quy định có thể thay đổi tùy nơi, nhưng theo nguyên tắc chung sau đây:
- Tùy theo ngày bắt đầu làm việc: bắt đầu làm trước ngày 16 (từ ngày 1 đến 15) được tính tròn 1 tháng. Sau ngày 16, tháng sẽ không được tính (làm tròn đến 0)
- Căn cứ vào thâm niên: làm việc đủ 1 năm (12 tháng), sẽ bắt đầu tính ngày nghỉ hàng năm. Mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính là 1 ngày nghỉ (1 năm bằng 12 ngày nghỉ). Cứ 5 năm làm việc thì được tính thêm 1 ngày phép năm.
>>> Xem thêm: Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất
2. Cách thiết lập bảng theo dõi ngày phép bằng Excel cho nhân viên
Việc lập bảng theo dõi nghỉ việc trong Excel phải tuân theo một quy trình cụ thể. Chúng giúp bạn có tất cả các dữ liệu cần thiết và chính xác cho giai đoạn kết quả cuối cùng. Phương pháp này rất khoa học và không mất quá nhiều thời gian để thu thập và xử lý.
- Bước 1: Thiết lập bảng theo dõi ngày công trong năm
Bảng chấm công là cơ sở của việc theo dõi ngày nghỉ phép trên Excel hiệu quả. Bởi vì chỉ bằng cách giám sát hoạt động của nhân viên trong từng phiên làm việc thì mới thu được kết quả chính xác nhất. Thông thường, phương pháp theo dõi ngày làm việc này sẽ được chia thành các loại như:
-
- Làm việc đủ tất cả các ngày (X).
- Làm việc nửa ngày và nghỉ không xin phép (X-0).
- Làm việc nửa ngày và nghỉ có xin phép (X-P).
- Nghỉ phép cả ngày theo mức nhân viên được hưởng (P).
Mỗi cuộc họp, bộ phận nhân sự cập nhật tình hình tham gia làm việc của nhân viên và hoàn thành bảng. Để hỗ trợ theo dõi nghỉ phép bằng Excel, bạn cần chú ý đến X-P và P. Vì vậy, số ngày nghỉ sẽ được tổng hợp vào cuối tuần, tháng. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng nhiều nhất:
-
- Đếm số phiên có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện bằng 0,5 ngày.
- Đếm số tác phẩm được đánh dấu P với mỗi ước bằng 1 ngày.
Bước 2: Tính tháng làm việc
Đây là bước khó nhất và quan trọng nhất để theo dõi thời gian nghỉ bằng Excel. Vì người tạo bảng phải biện luận và tính toán nhiều trường hợp sẽ xảy ra. Dưới đây là một ví dụ với cùng một công thức cho mỗi hoạt động trong bước này.
Hoạt động 1: Mục đích là để chỉ đối tượng được so sánh. Trong trường hợp này, cần thu thập hai mốc:
-
- Ngày bắt đầu hoạt động.
- Một ngày nào đó, thường là hiện tại theo dõi thời gian nghỉ của mình bằng Excel.
- Áp dụng: Hàm IF(OR(D4>$C$2,D4= “”), “”,…). Trong đó, phần ba chấm là nội dung sẽ điền trong hoạt động 2 và 3.
Hoạt động 2: Hai mốc thời gian của hoạt động 1 được trừ cho nhau. Kết quả được chia thành các trường hợp sau:
-
- Nếu lớn hơn hoặc bằng 15 ngày, làm tròn đến 1 tháng.
- Trường hợp ngược lại được tính là 0.
- Áp dụng: IF(DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0).
Hoạt động 3: Chuyển đổi số năm thành tổng số tháng giữa hai điểm chuẩn của hoạt động đầu tiên.
Áp dụng: (YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)).
Khi bạn đã xác định được các công thức con, bạn chỉ cần tập hợp lại chúng. Kết quả sẽ được tính toán và xuất hiện ở cột E. Các nhân viên tiếp theo cũng làm như vậy.
Tại mỗi thời điểm ở Excel theo dõi, dữ liệu này sẽ trả về các kết quả khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý nhân sự phải liên tục cập nhật cho mình ở thời điểm gần nhất.
Bước 3: Tính ngày phép năm
Khi bạn đã thực hiện thành công bước 2 của quy trình cách theo dõi nghỉ phép trên Excel, bước này rất đơn giản. Bạn chỉ cần đối chiếu số tháng làm việc với quy định để biết được tổng số ngày nghỉ mà mình được hưởng. Hàm LOOKUP sẽ cho ra một loạt kết quả nhanh như sau:
- Lookup_value: định vị đối tượng tra cứu. Tương ứng với ví dụ trong hình là các ô trong cột E, bắt đầu từ E
- Lookup_vector: Cột tháng thâm niên trong bảng được chỉ định.
- Result_vector: Cột số ngày nghỉ theo thỏa thuận.
Để có kết quả của bảng Excel theo dõi nghỉ việc, bạn phải ghi nhớ một lưu ý quan trọng. Đây là kỹ thuật sửa vùng cần thiết trong bảng quy tắc. Kết quả là, công thức kết quả có dạng sau:
F4 = LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)
| Mời bạn tải file tổng hợp nghỉ phép cho nhân viên TẠI ĐÂY |
3. Lưu ý khi tính phép năm cho người lao động
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật, người sử dụng lao động và doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại điều 112, 113, 114, 115 Luật Lao Động 2019.
- Trong trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính phép năm.
- Người lao động nghỉ việc, mất việc sẽ được thanh toán tiền lương của những ngày chưa nghỉ phép năm.
- Người lao động có thể thỏa thuận nghỉ phép gộp tối đa 3 năm/lần.
- Trong thời gian nghỉ phép năm nếu người lao động di chuyển bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày cả đi cả về trên 2 ngày thì ngày thứ 3 trở đi được tính thêm thời gian đi đường. Thời gian đi đường chỉ tính cho 1 lần nghỉ trong năm.
4. Tính phép năm dễ dàng với MISA AMIS HRM
Việc sử dụng Excel để tính toán ngày phép cho công nhân viên đôi khi sẽ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên. Vậy nên việc sử dụng phần mềm hỗ trợ đang là giải pháp mà bộ phận C&B của nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Phần mềm AMIS HRM của MISA là bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giải quyết toàn bộ khó khăn trong công tác quản trị nhân sự, điển hình như:
| Trước khi dùng bộ sản phẩm AMIS HRM | Sau khi sử dụng AMIS HRM |
| Không theo dõi, tổng hợp được công vì nhiều chi nhánh, nhân sự đi làm theo ca, kíp. | ✅ Toàn bộ dữ liệu công được tổng hợp trên một phần mềm. Nhân viên dễ dàng chấm công bằng khuôn mặt, định vị GPS. |
| Khó khăn trong việc phản hồi nếu có sai sót trong việc chấm công, sai ngày phép. | ✅ Dễ dàng phản hồi qua phần mềm, nhân viên tự động theo dõi được bảng công, giờ check in, check out,… |
| Thông tin nhân sự quá nhiều, khó khăn trong việc lưu trữ, cập nhật khi có thay đổi, gia hạn hợp đồng… | ✅ Dễ dàng scan thông tin vào phần mềm, có thể lưu trữ được lượng thông tin lớn, khi cần dễ dàng tìm kiếm, hạn chế thời gian, công sức. |
| Tuyển dụng khó khăn, làm thương hiệu tuyển dụng không hiệu quả, không thu hút được nhân tài. | ✅ Nâng cao thương hiệu tuyển dụng, tăng trải nghiệm tốt cho ứng viên, thu hút được nhiều nhân tài cho tổ chức. |
TÌM HIỂU THÊM: TRỐNG ĐỒNG PALACE HOÀN THÀNH MỤC TIÊU GIẢM 50% THỜI GIAN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỚI AMIS HRM
5. Kết luận
Trên đây là cách theo dõi phép năm mà MISA AMIS HRM đã giới thiệu với các chuyên viên nhân sự và nhà quản trị. Theo dõi phép năm đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình triển khai quyền lợi cho nhân viên, từ đó cải thiện các chính sách về thời gian nghỉ ngơi hợp lý hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
