File Excel theo dõi phép năm của nhân viên [Tải mẫu miễn phí]

Nhiều doanh nghiệp sử dụng file Excel như một cách theo dõi phép năm của nhân viên. Vậy làm thế nào để tạo bảng quản lý ngày phép một cách hiệu quả? Cần lưu ý gì trong việc tính ngày nghỉ cho người lao động? Trong bài viết sau đây MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết và cung cấp cho bạn đọc mẫu file, cũng như giới thiệu cách thức quản lý nghỉ phép hiện đại bằng phần mềm hiện đại.

1. Phép năm của nhân viên là gì?

Phép năm của nhân viên là số ngày nghỉ phép hưởng lương mà người lao động được quyền sử dụng mỗi năm, theo quy định của pháp luật hoặc chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp có thể đưa ra chính sách nghỉ phép nhiều ngày và linh hoạt hơn tùy theo thỏa thuận với người lao động, nhằm gia tăng phúc lợi, tạo điều kiện cho nhân viên cân bằng công việc – cuộc sống.

Một bảng theo dõi phép năm cần quản lý được các thông tin cơ bản:

• Số ngày phép được hưởng: Số ngày nghỉ hằng năm người lao động được hưởng theo quy định và chính sách của doanh nghiệp.
• Số ngày phép đã sử dụng: Tổng số ngày nghỉ đã được phê duyệt và ghi nhận trong kỳ.
• Số ngày phép còn lại: Số ngày phép chưa sử dụng sau khi đối chiếu số được hưởng, số đã nghỉ và số được chuyển từ kỳ trước (nếu có).
• Lịch sử nghỉ phép: Thời gian nghỉ, số ngày nghỉ, lý do nghỉ và tình trạng phê duyệt.
• Thông tin liên quan: Thời gian làm việc, thâm niên, bộ phận và các yếu tố ảnh hưởng đến quyền lợi nghỉ phép.

Theo dõi phép năm không đơn thuần là phép trừ giữa số ngày được nghỉ và số ngày đã nghỉ. HR còn phải bảo đảm dữ liệu được cập nhật đúng, có căn cứ đối chiếu và thống nhất với bảng chấm công, bảng lương.

2. Quy định về tính số ngày nghỉ phép năm hiện nay 

2.1. Người lao động được nghỉ bao nhiêu ngày phép năm?

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động với số ngày như sau:

Đối tượng người lao động	Số ngày nghỉ hằng năm
Người làm công việc trong điều kiện bình thường	12 ngày làm việc
Người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm	14 ngày làm việc
Người làm nghề hoặc công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm	16 ngày làm việc

Ngoài ra, cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động, số ngày nghỉ hằng năm của người lao động được tăng thêm 1 ngày theo Điều 114 Bộ luật Lao động.

Doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm công việc, điều kiện làm việc và thời gian làm việc của từng nhân viên để tính số ngày phép được hưởng.

2.2. Cách tính phép năm đối với người làm việc chưa đủ 12 tháng

Đối với người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.

Theo khoản 1 Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, công thức xác định như sau:

Số ngày phép được hưởng = (Số ngày nghỉ hằng năm + Số ngày nghỉ tăng thêm theo thâm niên nếu có) / 12 × Số tháng làm việc thực tế).

Lưu ý: Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, khoản 2 Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định: nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương trong tháng chiếm tỷ lệ từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 1 tháng làm việc để tính phép năm.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định cứ vào làm trước ngày 15 là được tính một tháng, sau ngày 15 thì không được tính. Cần căn cứ số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương thực tế theo quy định.

2.3. Một số lưu ý khi quản lý phép năm

Ngoài số ngày phép được hưởng, HR cần lưu ý một số nội dung:

• Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 3 năm một lần.
• Khi thôi việc hoặc mất việc làm mà người lao động chưa nghỉ hết ngày phép năm thì được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo quy định.
• Cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động, người lao động được tăng thêm 1 ngày nghỉ hằng năm.
• Doanh nghiệp cần quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước.

Nắm rõ quy định về ngày nghỉ phép năm là cơ sở để doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự tăng lên, việc theo dõi số ngày phép được hưởng, phép đã sử dụng và phép còn lại của từng người không còn đơn giản.

Thay vì quản lý thủ công trên nhiều file dễ xảy ra sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm MISA AMIS Chấm công để tập trung dữ liệu nghỉ phép và ngày công trên cùng một hệ thống.

• Nhân viên chủ động đăng ký nghỉ phép và theo dõi số ngày phép còn lại.
• Quản lý tiếp nhận, xét duyệt đề nghị nghỉ phép trên hệ thống.
• HR theo dõi dữ liệu nghỉ phép và tổng hợp ngày công thuận tiện hơn.

• Kết nối với MISA AMIS Tiền lương để chuyển dữ liệu chấm công đã tổng hợp sang tính lương, hạn chế nhập liệu và đối chiếu nhiều lần.

Thử ngay MISA AMIS Chấm công

3. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý phép năm

Một mẫu file quản lý ngày phép thường bao gồm các trường thông tin như: Họ và tên nhân viên, mã nhân viên, vị trí làm việc, thâm niên làm việc, thời gian nghỉ phép, lý do nghỉ phép… Tùy vào nhu cầu quản lý nhân sự, quy mô nhân viên cũng như tính chất công việc mà mỗi doanh nghiệp sẽ điều chỉnh cho phù hợp. Dưới đây là cách theo dõi phép năm đơn giản trên Excel mà bạn đọc có thể tham khảo.

TẢI MẪU FILE EXCEL THEO DÕI PHÉP NĂM

Bước 1: Thiết lập bảng chấm công (bảng theo dõi ngày công)

Bảng chấm công là cơ sở của việc theo dõi ngày nghỉ phép trên Excel. Đầu tiên hãy nhập các thông tin của nhân viên.

Ở phần ngày, sử dụng tính năng Data Validation (Xác thực dữ liệu) để tạo quy tắc chấm công 

• Làm việc đủ tất cả các ngày: X
• Làm việc nửa ngày và nghỉ không xin phép: X-0
• Làm việc nửa ngày và nghỉ có xin phép: X-P
• Nghỉ phép cả ngày: P

Cuối tháng bộ phận nhân sự cập nhật tình hình đi làm của nhân viên và hoàn thành bảng. Để theo dõi nghỉ phép, bạn cần chú ý đến X-P và P. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng nhiều nhất: 

•  Đếm số phiên có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện bằng 0,5 ngày. 
•  Đếm số tác phẩm được đánh dấu P với mỗi ước bằng 1 ngày.

Ví dụ để tính tổng số ngày nghỉ có phép, ở ô AI5, bạn sử dụng hàm: =COUNTIF(D5:AH5,”X-P”)*0.5 + COUNTIF(D5:AH5,”P”). Áp dụng tương tự với các hàng tiếp theo.

Bước 2: Tính tháng làm việc và số phép năm được hưởng

Như đã đề cập, theo thâm niên số ngày nghỉ phép của người lao động có thể tăng lên. Vì vậy để theo dõi nghỉ phép cần xác định mỗi người được hưởng bao nhiêu ngày phép, ban

Hoạt động 1: Mục đích là để chỉ đối tượng được so sánh. Trong trường hợp này, cần thu thập hai mốc: 

• Ngày bắt đầu làm việc chính thức của người lao động (ngày vào làm) 
• Thời điểm để chốt ngày phép, ví dụ đầu năm hoặc ngày hiện tại (phần màu đỏ trong ảnh)
• Ở cột tháng làm việc áp dụng hàm IF(OR(D4>$C$2,D4= “”), “”,…). Trong đó, phần ba chấm là nội dung sẽ điền trong hoạt động 2 và 3.

Hoạt động 2: Hai mốc thời gian của hoạt động 1 được trừ cho nhau. Kết quả được chia thành các trường hợp sau: 

• Nếu lớn hơn hoặc bằng 15 ngày, làm tròn đến 1 tháng. 
• Trường hợp ngược lại được tính là 0.
• Áp dụng: IF(DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0).

Hoạt động 3: Tính số tháng đã vào làm việc

Áp dụng: (YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)).

Khi bạn đã xác định được các công thức con, bạn cần tập hợp lại:

=IF(OR(D4>$C$2;D4=“”);“”;IF((DAY($C$2)–DAY(D4))>=15;1;0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))–(YEAR(D4)*12+MONTH(D4)))

Kết quả sẽ được tính toán và xuất hiện ở cột E. Đối với các nhân viên tiếp theo cũng làm như vậy.

Bước 3: Tính ngày phép năm

Khi bạn đã thực hiện thành công bước 2 của quy trình cách theo dõi nghỉ phép trên Excel, bước này rất đơn giản. Ở sheet bên cạnh, bạn cần tạo một bảng Quy tắc tính ngày nghỉ phép và đối chiếu, để biết được tổng số ngày nghỉ mỗi nhân viên được hưởng. Ví dụ:

Ở sheet Bảng theo dõi ngày phép năm, sử dụng Hàm LOOKUP sẽ cho ra một loạt kết quả nhanh như sau: 

•  Lookup_value: định vị đối tượng tra cứu. Tương ứng với ví dụ trong hình là các ô trong cột E, bắt đầu từ E
•  Lookup_vector: Cột tháng thâm niên trong bảng được chỉ định. 
•  Result_vector: Cột số ngày nghỉ theo thỏa thuận. 

Để tính tổng số phép năm, áp dụng công thức:

=LOOKUP(E4;‘Quy tắc tính ngày nghỉ phép’!$A$3:$A$13;‘Quy tắc tính ngày nghỉ phép’!$C$3:$C$13)

Mời bạn tải thêm mẫu file theo dõi phép năm khác TẠI ĐÂY

4. Những sai sót thường gặp khi theo dõi phép năm bằng Excel

Excel giúp HR quản lý phép năm thuận tiện hơn so với ghi chép thủ công. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng, việc cập nhật và tổng hợp dữ liệu bằng bảng tính có thể phát sinh một số sai sót.

4.1. Công thức tính phép không được cập nhật kịp thời

Một số doanh nghiệp sử dụng chung một công thức tính phép cho tất cả nhân viên mà chưa phân biệt điều kiện làm việc, thâm niên hoặc thời gian làm việc thực tế.

Điều này có thể khiến số ngày phép được hưởng không chính xác, đặc biệt với nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc hoặc người lao động thuộc nhóm công việc có số ngày nghỉ khác nhau.

4.2. Dữ liệu nghỉ phép cập nhật chậm hoặc bị bỏ sót

Nhân viên có thể gửi đơn nghỉ qua email, tin nhắn hoặc trao đổi trực tiếp với quản lý. HR phải tổng hợp từ nhiều nguồn trước khi cập nhật vào bảng Excel.

Nếu thông tin không được chuyển đến đúng người phụ trách, số ngày nghỉ thực tế có thể khác với số liệu trên bảng theo dõi.

4.3. Nhiều người cùng chỉnh sửa file gây sai lệch dữ liệu

Khi có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều bản Excel khác nhau. Một số nhân viên cập nhật trên file cũ, một số người sử dụng file mới, khiến HR khó xác định đâu là dữ liệu chính thức.

4.4. Khó đối chiếu dữ liệu phép năm với bảng chấm công và tiền lương

Đây là vấn đề dễ bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ tập trung theo dõi số ngày phép còn lại.

Thực tế, ngày nghỉ phép đã được duyệt còn liên quan đến dữ liệu chấm công, ngày công thực tế và bảng lương. Nếu ba nhóm dữ liệu được quản lý riêng biệt, HR phải đối chiếu thủ công để xác định ngày nghỉ đã được ghi nhận đúng hay chưa.

Ví dụ, nhân viên đã được duyệt nghỉ phép nhưng HR chưa cập nhật vào bảng chấm công. Khi tính lương, dữ liệu ngày công có thể không khớp với lịch nghỉ đã được phê duyệt.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý tự động?

Excel vẫn phù hợp khi doanh nghiệp có ít nhân viên, chính sách nghỉ phép đơn giản và chỉ cần một người phụ trách cập nhật dữ liệu. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự tăng, việc quản lý bằng nhiều bảng tính có thể khiến HR mất nhiều thời gian tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu.

Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý nghỉ phép khi xuất hiện những dấu hiệu sau:

Dấu hiệu	Hệ quả đối với doanh nghiệp
Có nhiều phòng ban, chi nhánh	HR phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn
Nhân viên thường xuyên đăng ký nghỉ qua nhiều kênh	Khó kiểm soát đơn nghỉ và tình trạng phê duyệt
Phải cập nhật phép thủ công	Dễ sai lệch số ngày được hưởng và đã sử dụng
Bảng công và bảng phép không đồng nhất	Mất thời gian đối chiếu trước khi chốt công
Dữ liệu công phải nhập lại để tính lương	Tăng khối lượng công việc và nguy cơ sai sót
Nhà quản lý khó nắm tình hình nghỉ phép	Khó chủ động sắp xếp nhân sự và kế hoạch làm việc

Điểm đáng chú ý là bài toán quản lý phép năm không kết thúc ở việc biết nhân viên còn bao nhiêu ngày nghỉ. Doanh nghiệp cần bảo đảm ngày nghỉ được ghi nhận đúng vào bảng công và được xử lý chính xác khi tính lương.

Khi dữ liệu còn nằm rải rác trong Excel, email và các công cụ trao đổi riêng lẻ, HR phải đóng vai trò kết nối thủ công giữa các bộ phận. Đây là nguyên nhân khiến công việc tổng hợp cuối tháng dễ bị kéo dài.

>>> Xem thêm: Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết

6. Quản lý phép năm dễ dàng với AMIS Chấm công

Phần mềm AMIS Chấm Công sẽ giúp HR C&B quản lý chấm công và nghỉ phép toàn diện. Đây là giải pháp được phát triển bởi MISA – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trên thị trường công nghệ thông tin và được tin dùng bởi hơn 17.000 công ty.

Phần mềm có tính năng theo dõi phép năm trên máy tính và trên app. HR có thể theo dõi tình hình sử dụng phép của nhân viên và nhân viên dễ dàng nắm bắt số lượng ngày phép đã sử dụng/còn lại của mình.

✅ Toàn bộ dữ liệu công được tổng hợp trên một phần mềm. Nhân viên dễ dàng chấm công bằng khuôn mặt, định vị GPS.

✅ Dễ dàng phản hồi qua phần mềm, nhân viên tự động theo dõi được bảng công, giờ check in, check out,…

✅ Nhân viên tạo đơn xin nghỉ nhanh trên app, quản lý sẽ nhận được thông báo duyệt đơn ngay.

✅ Nhân viên chủ động theo dõi được bảng công và số ngày phép còn lại.

Đặc biệt, khi kết hợp với MISA AMIS Tiền lương, dữ liệu chấm công được tự động chuyển sang phần mềm tính lương, giúp giảm nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu công – lương nhất quán hơn.

Kết luận

Theo dõi phép năm không chỉ là việc tính số ngày nghỉ còn lại của nhân viên mà còn liên quan trực tiếp đến dữ liệu chấm công, tính lương và quyền lợi người lao động.

Với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, Excel là công cụ phù hợp để bắt đầu quản lý phép năm. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên và nghiệp vụ tăng lên, việc duy trì nhiều bảng tính riêng lẻ có thể khiến HR mất thời gian tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể từng bước chuyển sang quản lý tập trung với MISA AMIS Chấm công để tự động hóa việc cập nhật nghỉ phép, tổng hợp công đến tính lương. Đây là nền tảng để chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự, hạn chế sai lệch dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành.