Bảng chấm công hàng ngày mang lại sự chủ động cho cả người lao động lẫn bộ phận nhân sự, giúp ghi nhận chính xác từng ca làm, ngày công, nghỉ phép. Việc áp dụng bảng chấm công hàng ngày còn giúp phòng tránh nhầm lẫn, hỗ trợ đối chiếu dữ liệu khi có thắc mắc và tạo điều kiện quản lý giờ làm linh hoạt. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu thêm về mẫu bảng, cân nhắc ưu nhược điểm của phương pháp ghi nhận công hàng ngày.
1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày gồm những nội dung gì?
Mẫu bảng chấm công hàng ngày được xây dựng để ghi nhận đầy đủ từng ngày làm việc, theo sát thực tế từng người trong tổ chức. Mọi ca làm, ngày công, nghỉ phép hoặc trường hợp tăng ca đều thể hiện rõ trên mẫu bảng này.
Thông tin cơ bản của nhân viên:
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Bộ phận hoặc phòng ban
- Chức vụ (nếu cần)
Ngày/tháng ghi nhận:
- Ghi rõ từng ngày trong tháng, sắp xếp theo thứ tự lịch, thường thể hiện dạng cột ngang.
- Có thể chia thành các ca (sáng, chiều, tối) đối với doanh nghiệp làm nhiều ca.
Ký hiệu chấm công:
“X” hoặc “√”: Có mặt
“P”: Nghỉ phép
“CT”: Công tác
“N”: Nghỉ không lương
“KL”: Nghỉ không lý do
“T”: Đi trễ
“S”: Về sớm
“TC”: Tăng ca
Mỗi ký hiệu nên có giải thích rõ ràng ở phần chú thích phía dưới bảng.
Dòng tổng hợp và ghi chú:
- Tổng số ngày làm việc, số ngày nghỉ, số giờ tăng ca,…
- Ghi chú các trường hợp đặc biệt (nghỉ thai sản, đi công tác dài ngày, sự cố,…).
- Người lao động, người quản lý hoặc bộ phận chấm công ký xác nhận giúp đảm bảo đối chiếu và kiểm tra khi cần.
2. Mẫu bảng chấm công hàng ngày hiệu quả, dễ sử dụng mới nhất
MISA AMIS chia sẻ cùng bạn đọc những mẫu bảng chấm công hàng ngày được thiết kế rõ ràng, dễ sử dụng và phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp. Các mẫu này đều đã được chuẩn hóa về cấu trúc thông tin, ký hiệu và ô tổng hợp giúp ghi nhận, đối chiếu và tính lương thuận tiện nhất.
Bảng chấm công hằng ngày là công cụ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chi tiết và chính xác. Thông thường, việc chấm công được thực hiện hai lần mỗi ngày — khi nhân viên bắt đầu và kết thúc ca làm — nhằm ghi nhận đầy đủ số giờ làm việc thực tế trong ngày.
Mẫu bảng chấm công hàng ngày không chỉ giúp bộ phận nhân sự quản lý, tổng hợp dữ liệu chấm công một cách thuận tiện mà còn hỗ trợ nhà quản lý đánh giá năng suất, kỷ luật lao động của từng nhân viên. Đồng thời, việc áp dụng bảng chấm công rõ ràng và minh bạch cũng góp phần tạo động lực, giúp nhân viên có ý thức hơn trong việc tuân thủ thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Dưới đây là ví dụ minh họa về bảng chấm công hàng ngày do bộ phận Nhân sự sử dụng để theo dõi giờ làm việc của nhân viên.
Mời bạn đọc đăng ký ngay dưới đây để nhận trọn bộ bảng chấm công theo ngày cùng nhiều mẫu bảng chấm công theo ca, theo giờ khác.
3. Ưu điểm và nhược điểm của bảng chấm công hàng ngày
Áp dụng bảng chấm công hàng ngày mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý nhân sự, nhưng cũng có một số hạn chế nhất định. Việc cân nhắc hai mặt này giúp doanh nghiệp chọn lựa phương tốt nhất với thực tiễn vận hành.
Ưu điểm:
- Theo dõi, kiểm soát từng ngày công, nghỉ phép, tăng ca hoặc ra vào của từng nhân viên một cách chi tiết
- Phát hiện sai sót, bất thường hoặc thay đổi lịch làm việc ngay trong ngày để điều chỉnh kịp thời
- Hỗ trợ tổng hợp số liệu nhanh hơn cho quy trình tính lương, thưởng, phạt hoặc khi cần giải trình dữ liệu nhân sự
- Phù hợp với môi trường làm việc nhiều ca, thay đổi liên tục hoặc cần giám sát nghiêm ngặt giờ giấc (khối sản xuất, nhà hàng, dịch vụ…)
Nhược điểm:
- Tăng khối lượng nhập liệu, kiểm tra từng ngày, dễ phát sinh sai sót nếu quy trình kiểm tra thiếu chặt chẽ
- Tốn nhiều thời gian chuyển dữ liệu từ máy chấm công sang bảng tính, nhất là người nhập liệu phải đối chiếu, chỉnh sửa lại từng trường thông tin
- Khi thao tác bằng file Excel hoặc bảng giấy, tổng hợp dữ liệu cuối kỳ dễ xuất hiện sự không đồng nhất giữa các nguồn số liệu, phải kiểm đếm lại nhiều lần
- Với quy mô lớn, số lượng lao động đông hoặc đa chi nhánh, việc tổng hợp thủ công cả tháng gây áp lực lớn cho bộ phận nhân sự
Xem thêm: Top 10 phần mềm chấm công nhân viên hàng đầu hiện nay
4. Số hóa quản lý thời gian làm việc với AMIS Chấm Công
Để xử lý các bất tiện khi dùng bảng chấm công hàng ngày dạng file giấy, Excel hoặc nhập liệu thủ công, doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp tự động hóa như AMIS Chấm Công. Ứng dụng này giúp giảm bớt thao tác lặp lại, kết nối trực tiếp với máy chấm công và tăng độ chính xác khi tổng hợp, xử lý dữ liệu làm việc từng ngày.
Tiện ích nổi bật của AMIS Chấm Công cho doanh nghiệp:
- Chấm công vân tay, khuôn mặt, GPS, Wifi, QR Code.
- Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công theo thời gian thực, tự động cập nhật bảng chấm công hàng ngày, hàng tháng.
- Tự động tính công, phân tích dữ liệu đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép… thuận tiện đối chiếu và kiểm tra ngay khi phát sinh.
- Hỗ trợ tra cứu lịch sử công chi tiết theo từng ngày, từng ca làm hoặc từng địa điểm, rút ngắn thời gian kiểm tra so với cách làm truyền thống.
- Tổng hợp, xuất báo cáo bảng chấm công nhanh chóng, giảm rủi ro sai lệch và tiết kiệm nhân lực nhập liệu.
- Giao diện hiện đại, dễ thao tác, phân quyền rõ ràng cho từng bộ phận và đáp ứng các trường hợp đặc thù ở từng doanh nghiệp.
- Nhân viên chủ động theo dõi bảng công và xác nhận công cuối tháng trên app.
Áp dụng AMIS Chấm Công giúp doanh nghiệp quản lý bảng chấm công hàng ngày hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm cho nhân viên, đồng thời hỗ trợ quy trình tính lương tốt hơn.
Sử dụng bảng chấm công hàng ngày giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ca làm, tình hình có mặt và nghỉ phép trong từng ngày làm việc. Đối với bộ phận nhân sự và kế toán, bảng chấm công theo ngày là công cụ phản ánh kịp thời thực tế, hỗ trợ đối chiếu, nhập liệu và truy xuất thông tin một cách linh hoạt. Hy vọng các mẫu bảng và giải pháp chấm công mà MISA AMIS giới thiệu sẽ hữu ích với bạn đọc.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
