Phúc lợi & Đãi ngộ Tính lương 7 bước quy trình tính lương nhân viên bài bản, chuẩn khoa...

7 bước quy trình tính lương nhân viên bài bản, chuẩn khoa học

Thiết lập quy trình tính lương nhân viên chuẩn khoa học là công đoạn cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào bên cạnh các vấn đề quan trọng khác như đảm bảo uy tín doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cùng các chính sách cho người lao động. Một quy trình tính lương nhân viên hợp lý sẽ khuyến khích nhân viên cống hiến nhiều hơn cho công ty, nâng cao hiệu quả công việc cũng như giúp công ty thu hút thêm nhiều nhân tài. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn các bạn lời giải đáp chi tiết nhất về vai trò và các thiết lập quy trình tính lương nhân viên tiêu chuẩn.

Quy trình tính lương nhân viên bài bản, chuẩn khoa học
Quy trình tính lương nhân viên bài bản, chuẩn khoa học

Tại sao cần xây dựng quy trình tính lương nhân viên?

Làm thế nào để đảm bảo công bằng cho người lao động, giúp họ cảm thấy giá trị của mình được trân trọng trong môi trường làm việc? Thực tế hơn, làm sao để nhân viên cảm thấy mức lương thưởng của họ nhận được hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra? Và làm thế nào để doanh nghiệp đáp ứng được những nhu cầu, mong muốn của nhân viên một cách tốt nhất? Đó là những câu hỏi hóc búa dành cho bộ phận quản lý nhân sự. Xây dựng một quy trình tính lương nhân viên chuẩn chính là một trong điểm mấu chốt quan trọng giúp giải quyết vấn đề này.

Quy trình tính lương nhân viên cũng không phải là thứ bất biến. Bởi sau khi thiết lập, quản lý nhân sự cũng cần tham khảo quan điểm của người lao động để biết được ưu, nhược điểm của quy trình hiện tại và lời khuyên về cách khắc phục đó. Sự minh bạch không chỉ giúp người lao động cảm thấy họ được tôn trọng, được đóng góp tiếng nói để đảm bảo quyền lợi của mình mà còn giúp chính phòng nhân sự giảm thiểu nguy cơ mắc lỗi gây ra bởi sai lầm chủ quan. Như vậy, qua trình tính lương nhân viên cần liên tục được xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.

Quy trình tính lương chuẩn sẽ tạo sự hài lòng cho người lao động
Quy trình tính lương chuẩn sẽ tạo sự hài lòng cho người lao động

Một quy trình, hay cách tính toán lương thưởng bài bản, khoa học sẽ đem lại những lợi ích sau: 

Tạo sự chuyên nghiệp

Một quy trình tính lương nhân viên bài bản (cách thức tính lương, chế độ lương thưởng, được hệ thống hóa) giúp bộ phận nhân sự, những người làm công tác C&B tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt lãnh đạo, cũng như người lao động. Ngoài ra, quy trình tính lương cũng sẽ giúp các hoạt động tính lương hàng tháng được diễn ra trơn tru hơn, giảm thiểu những sai sót, nhầm lẫn, và tiết kiệm thời gian cho bộ phận phụ trách. 

Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Để thực hiện một quy trình tính lương nhân viên, thường sẽ phải có sự tham gia của nhiều bên liên quan, từ trưởng bộ phận, HR, kế toán, C&B, thậm chí là cả chính người làm động. Nếu như doanh nghiệp có một quy trình cụ thể, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, thì các bên liên quan sẽ chủ động nắm bắt được công việc, tránh việc đùn đẩy lẫn nhau.

Đảm bảo quyền lợi của người lao động

Sự xung đột, mất đoàn kết có thể xảy ra với bất cứ doanh nghiệp nào nếu như quy trình tính lương được thực hiện một cách qua loa, thiếu khoa học. Trong trường hợp gặp các vấn đề cần khiếu nại, nhân viên cần được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo quyền lợi của họ. 

Vậy nên, vào cuối tháng, phòng nhân sự nên gửi bảng lương trích xuất từ quy trình tính lương nhân viên cho nhân viên. Với các số liệu kê khai rõ ràng, cụ thể từng ngày, nhân viên dễ dàng kiểm soát và đảm bảo quyền lợi của mình. Như vậy, quy trình này giúp tránh sự nhập nhằng trong việc xử lý tiền bạc, giúp nhân viên thấu hiểu các chính sách đãi ngộ của công ty. Một cơ chế minh bạch giúp tinh thần của nhân viên được nâng cao và tăng sự tin cậy của người lao động và người sử dụng lao động. 

Quy trình tính lương nhân viên bài bản qua 7 bước chuẩn khoa học

Một quy trình tính lương nhân viên khoa học được xây dựng bởi nhiều bước cụ thể, trong phần dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng bước thiết lập:

Bước 1: Thu thập dữ liệu tính lương

Để có một bảng lương hoàn chỉnh gửi đến người lao động, thì bước đầu tiên cần phải làm là phải thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương, và việc này thường sẽ được thực hiện bởi bộ phận chấm công.

Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ tính lương dựa trên dữ liệu chấm công. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề, có vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, nhân viên sản xuất,…thì lương sẽ được tính dựa trên kết quả sản xuất, kết quả kinh doanh (hay chính là KPI, doanh số) nên lương cuối cùng được cấu thành bởi nhiều dữ liệu hơn. Một số dữ liệu tính lương phổ biến trong doanh nghiệp, đó là:

  • Danh sách chấm công (được tính bằng số giờ công mỗi ngày làm việc của nhân viên, nhân viên chấm công qua thẻ hoặc dấu vân tay)
  • Doanh số (thường áp dụng đối với nhân viên kinh doanh)
  • KPI
  • Hiệu suất sản phẩm,…

>> Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng chấm công đơn giản, dễ hiểu trên excel

Để phục vụ việc xây dựng dữ liệu tính lương, ngay từ đầu hãy chú ý mục lương cơ bản để tính đúng, đúng đối tượng:

(1) Lương cơ bản: mức lương người lao động được hưởng khi làm việc hành chính, ở điều kiện bình thường, quy định theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP. 

(2) Lương đóng bảo hiểm xã hội: mức lương được quy định tại thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. 

(3) Lương thử việc: chiếm 80 – 85% mức lương của cơ bản, tùy thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.

(4) Lương khoán: mức lương cho người làm công mang tính chất thời vụ.

(5) Lương thời gian: mức lương tính cho toàn lãnh đạo, nhân viên

Bước 2: Đối chiếu, xác nhận

Đây là bước vô cùng quan trọng trong một quy trình tính lương nhân viên để đảm bảo các dữ liệu được thiết lập chính xác, chuẩn chỉnh. Thông thường, người phụ trách đối chiếu sẽ là bộ phận phụ trách chấm công, cũng như trưởng bộ phận. 

  • Đối chiếu danh sách với các dữ liệu thu thập được
  • Đối chiếu kết quả với người lao động: Thông thường, trước khi tính lương, quản lý nhân sự cần gửi bảng chấm công, bảng doanh thu,… qua email hoặc phần mềm làm việc riêng cho người lao động để xác nhận

Nếu có phản hồi cho thấy quy trình bị sai, người quản lý cần nhanh chóng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo thời chuyển lương không bị ảnh hưởng. 

Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán sẽ là người phụ trách công việc lập bảng tính lương cho nhân viên. Việc lập bảng tính lương cần đảm bảo phải được thực hiện đúng đối tượng, và có độ chính xác tuyệt đối. Hiện nay, việc tính lương nhân viên được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu – excel và phần mềm tính lương chuyên biệt. Nhìn chung, mỗi phần mềm đều có ưu, nhược điểm nhất định:

  • Với excel: Áp dụng excel trong tính lương thường chỉ phát huy tác dụng trong công ty, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thường chỉ vài chục người, ít phát sinh các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ hành chính hoặc kế toán. 
  • Với phần mềm công nghệ: Phạm vi sử dụng không giới hạn trong nội bộ mà được sử dụng đa dạng cho mọi loại hình doanh nghiệp trên các thiết bị công nghệ khác nhau. Không chỉ giúp tính lương, phần mềm này còn là nơi lưu giữ toàn bộ dữ liệu của nhân viên như hợp đồng, văn bản hành chính, tư liệu phỏng vấn,…Hiện nay, Amis Tiền lương được đánh giá là một trong những phần mềm tính lương tối ưu nhất, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, với các tính năng vượt trội, đáp ứng cả các hình thức tính lương phức tạp. 
Ví dụ về mẫu bảng thanh toán lương
Ví dụ về mẫu bảng thanh toán lương

Nhìn chung, nếu nghiệp vụ kế toán đơn giản, cần sự chủ động thì thiết lập quy trình tính lương nhân viên qua excel sẽ được ưu tiên hơn các phần mềm khác. Tuy nhiên, khi xét trên bình diện một doanh nghiệp hàng nghìn người thì một phần mềm công nghệ sẽ có lợi thế hơn rất nhiều: 

  1. Số lượng quản lý là lí do rõ ràng nhất để quản lý nhân sự cân nhắc sử dụng phần mềm công nghệ: 65000 dòng là con số tối đa mà excel có thể cung cấp cho người sử dụng  Vì vậy, để quản lý doanh nghiệp hàng nghìn nhân viên không phải lập hàn chục bảng excel để quản lý được. Chưa kể, vấn đề quản lý, đánh giá hồ sơ cũng khiến dung lượng lưu trữ trên excel bị quá tải gây ách tắc. Và hãy tưởng tượng khi cùng một thời điểm, có hàng trăm nhân viên muốn vào xem tư liệu thì sao? Nhưng một phần mềm nhân sự có thể giải quyết được vấn đề này một cách dễ dàng
  2. Về tính bảo mật, tính lương bằng excel sẽ không bao giờ có tác dụng bằng sử dụng phần mềm. Tính bảo mật tuyệt đối sẽ giúp người dùng không thể tự ý xóa dữ liệu khi không được phép thao tác. Còn với excel, việc chuyển tiếp dữ liệu cho nhân viên có thể làm thông tin bị xáo trộn, hoặc ai đó vô tình xóa mất dữ liệu cho phép. 
  3. Thao tác khi sử dụng: Tại excel, để nhập dữ liệu, phòng quản lý nhân sự bắt buộc phải nhập tay thủ công từng dòng, từng cột, rồi lại từng trang tính, áp dụng các hàm tính toán. Việc này vô cùng mất công sức của người thực hiện. Trong khi đó, cơ chế tự nhập của phần mềm công nghệ có thể rút ngắn thời gian, công sức quá dễ dàng.
  4. Kiến thức áp dụng: Để sử dụng excel, người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn như cách sử dụng các hàm,… để có thể trình bảy thông tin theo cách trực quan nhất. Nhưng phần mềm công nghệ không khó khăn đến vậy, bạn chỉ cần đưa số vào mục thiết lập, máy tính sẽ tự thực hiện các công đoạn cho quản lý nhân sự. 
  5. Quá trình xử lý dữ liệu chậm: Nếu doanh nghiệp có hàng nghìn dòng, nghìn cột trên excel để quản lý thì chẳng dễ dàng gì để tìm kiếm thông tin của một nhân viên. Ctrl + F không có tác dụng trong trường hợp lớn như thế. Thậm chí, thao tác thủ công cũng có thể làm mất thông tin nhân sự, hoặc dẫn đến sai sót không tìm ra kết quả. 

Như vậy, một phần mềm công nghệ hỗ trợ quy trình tính lương nhân viên chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp: Không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự rõ ràng, phần mềm quản lý mở ra một cơ sở làm việc khoa học, giúp các phòng ban phối kết hợp hiệu quả hơn mà không tốn nhiều thời gian và công sức. 

Trải nghiêm Amis Tiền lương hoàn toàn miễn phí!!!

Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt

Sau khi kiểm tra xác nhận một lần nữa, quản lý nhân sự sẽ đưa lại bảng tính lương cho kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được đưa cho giám đốc duyệt và phê chuẩn. Sau đó, kế toán trưởng sẽ nhận bảng lương từ phía giám đốc, rồi chuyển lại cho kế toán tiền lương. Tuy nhiên, nếu kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận kế toán và nhân sự sẽ cùng phải làm việc lại để tìm giải pháp xử lý. 

Bước 5: Gửi xác nhận phiếu lương cho nhân viên

Phiếu lương sau khi được gửi phê duyệt sẽ được chuyển lại cho từng nhân viên. Điều cần chú ý trong bước này chính là bảng lương cần phải gửi riêng cho từng cá nhân để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật về lương trong công ty. 

Bao cao tien luong
Tính năng gửi phiếu xác nhận tự động trên ứng dụng Amis Tiền lương

Bước 6: Thanh toán lương

Sau khi nhân viên đã xác nhận mức lương, công ty tiến hành thanh toán lương theo một trong hai hình thức – thanh toán trực tiếp hoặc thành toán qua thẻ ngân hàng. Tuy nhiên, hầu hết doanh hiện nay đều lựa chọn hình thức thanh toán qua thẻ bởi một số tiện ích như sau: 

  1. Thanh toán qua thẻ ngân hàng khá nhanh chóng, không tốn quá nhiều thời gian của người thực hiện. Đặc biệt, khi chuyển tiền qua internet banking, chỉ bằng vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể gửi tiền cho nhân viên, trong bất cứ thời điểm nào. Chúng ta có thể nhìn thấy minh chứng cụ thể chính là trong mùa dịch COVID19, doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương cho nhân viên qua ứng dụng banking, chứ không thể ra ngân hàng hoặc đợi ngày gặp gỡ.
  2.  Chuyển tiền qua thẻ ngân hàng cũng vô cùng tiện lợi với nhân viên. Hình thức trực tiếp sẽ yêu cầu nhân viên phải đến tận nơi, tuy nhiên đây không phải là lựa chọn tối ưu cho nhân viên làm việc theo khung giờ linh động hoặc freelancer. 

Bước 7: Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương

Bước cuối cùng trong quy trình tính lương nhân viên là lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương nhằm phục vụ công tác xây dựng báo cáo về sau của quản trị nhân sự. Báo cáo về tiền lương chính là cơ sở để chủ thuê theo dõi tổng quan sự biến động lương thưởng trong doanh nghiệp, giúp đưa các chiến lược ứng biến kịp thời, đặc biệt trong thời điểm kinh tế suy thoái. 

Bao cao tien luong
Mẫu báo cáo trên phần mềm Amis Tiền lương

Như vậy, một quy trình tính lương nhân viên chuẩn khoa học bao gồm 7 bước bước thực hiện nêu trên, ở mỗi bước đều yêu cầu sự tập trung nghiên cứu kĩ lưỡng và cẩn thận tuyệt đối của từng bộ phận. Hiện nay, để giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính lương, Misa Amis xin giới thiệu đến bạn đọc phần mềm Amis Tiền lương – một ứng dụng tính lương tự động trong doanh nghiệp, với nhiều tính năng vượt trội như:

  • Tự động tổng hợp dữ liệu tính lương: Amis Tiền lương tích hợp với các phần mềm chấm công, bán hàng, tự động lấy dữ liệu về chấm công, doanh số để tổng hợp dữ liệu tính lương nhanh chóng và chính xác
  • Hỗ trợ tính toán lương từ cơ bản đến phức tạp với các công thức được đề xuất sẵn
  • Hỗ trợ khai báo các chính sách lương, phụ cấp, khấu trừ
  • Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ
  • Tự động gửi bảng lương xác nhận cho NLĐ, đảm bảo tính bảo mật cao
  • Hỗ trợ tương tác, phản hồi giữa người lao động với HR và bộ phận phụ trách tiền lương
  • Hỗ trợ thanh toán lương hàng loạt, nhanh chóng
  • Xây dựng các báo cáo chi tiết về biến động và tình hình chung về chi trả lương trong doanh nghiệp

Nhìn chung, Amis Tiền lương giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tới 70% thời gian và nguồn lực cho công tác tính toán lương thưởng, mà vẫn đảm bảo độ chính xác, hiệu quả cao.

Để lại thông tin để nhận tư vấn chi tiết về Amis Tiền lương 

5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này