Bảng chấm công theo ca là công cụ quan trọng giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên theo từng ca làm việc. Dưới đây, MISA AMIS HRM giúp bạn hiểu rõ Bảng chấm công theo ca là gì? Cách lập bảng chấm công theo ca như thế nào? Tìm hiểu ngay!
1. Bảng chấm công theo ca là gì?
Bảng chấm công theo ca là một biểu mẫu quan trọng trong quản lý nhân sự và tính lương. Được áp dụng trong các doanh nghiệp có chế độ làm việc chia theo 2 – 3 ca làm việc mỗi ngày, mỗi ca làm việc 8 tiếng hoặc tùy theo sắp xếp của doanh nghiệp. Từ đó, giúp ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ca làm việc.
Chấm công theo ca thường được thực hiện như sau: Người lao động chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc. Người lao động có thể làm thêm giờ ngay trong ca của mình. Thời gian này được tính vào số giờ làm thêm. Nhiều doanh nghiệp cho người lao động linh hoạt luân chuyển các ca làm việc trong ngày, trong tuần và trong tháng.
Ngoài ra, có nhiều loại bảng chấm công khác như chấm công theo giờ, chấm công theo ngày. Tùy vào loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loại bảng chấm công phù hợp.
2. 4 Bảng chấm công theo ca – Tải miễn phí
Để quá trình xây dựng bảng chấm công theo ca được nhanh chóng và đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo các Mẫu bảng chấm công theo ca dưới đây:
- Bảng chấm công theo ca số 1:
- Bảng chấm công theo ca số 2:
- Bảng chấm công theo ca số 3:
- Bảng chấm công theo ca số 4:
3. Những tiêu chí cần có trong bảng chấm công theo ca
- Thông tin nhân viên (Họ và Tên + Mã nhân viên).
- Ngày chấm công.
- Giờ check in/ check out.
- Ca làm việc.
- Số giờ làm việc trong ca.
- Số giờ thêm trong ca.
- Tổng số giờ làm chính thức.
- Tổng số giờ làm tăng ca.
Ngoài ra, bảng chấm công theo ca cần có thêm các thông tin như nghỉ phép, không nghỉ phép, nghỉ chế độ…
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý chấm công theo ca, hãy để lại thông tin dưới đây, đội ngũ hỗ trợ MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn ngay bạn:
4. Hướng dẫn các bước lập bảng chấm công theo ca đơn giản
4.1 Bước 1: Xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca
Nhân sự nên xây dựng bố cục bảng chấm công theo ca với cách thức như sau:
- Hàng đầu điền số ngày trong tháng.
- Hàng thứ 2 điền các thứ tương ứng với ngày trong tháng.
- Cột đầu tiên điền mã nhân viên, cột 2 điền tên nhân viên.
- Cột thứ 3 điền ca (Ca 1, ca 2, ca 3, tăng ca).
Để xác định thứ tương ứng với ngày trong tháng, bạn có thể dùng hàm DATE. Bạn có thể tham khảo chi tiết bảng như hình dưới đây.
4.2 Bước 2: Đếm số công trong các ca
Để dễ nhìn bạn nên dùng ký hiệu trong bảng chấm công theo ca. Nếu nhân viên làm thêm giờ thì ghi số giờ vào ô tăng ca là được.
Dưới đây là một số ký hiệu nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo cho bảng chấm công theo ca của doanh nghiệp mình:
- Ký hiệu X: Nếu nhân sự đi làm trong ca và làm đủ giờ, không tăng ca, không về sớm.
- Ký hiệu P: Nếu nhân sự nghỉ phép 1 ca, P/2 nếu nhân sự nghỉ 0,5 ca.
- Ký hiệu K: Nếu nhân sự nghỉ không phép.
- Tăng ca TC: Đánh dấu bằng số giờ tăng ca của NLĐ.
4.3 Bước 3: Cách dùng công thức tính công
Vào cuối tháng, bạn hãy dùng công thức COUNTIF để đếm số công trong từng ca của mỗi nhân viên.
- Thứ trong tuần: =DATE(năm;tháng;ngày)
- Đếm số ca làm đủ: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”).
- Với số ngày phép nhân viên nghỉ: =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”).
- Số ngày nhân viên nghỉ không phép: =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)
- Với số giờ nhân sự làm thêm, chúng ta dùng hàm SUM: =SUM([Vùng chấm công]).
>>> Xem thêm: 3+ cách sắp xếp lịch làm việc theo ca (Hướng dẫn chi tiết)
5. Tại sao cần sử dụng bảng chấm công theo ca?
Bảng chấm công theo ca là một công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự hiện đại. Đây là một cách hiệu quả để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ca làm việc, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình tính lương.
- Theo dõi và kiểm soát ca kíp hiệu quả: Công cụ này giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên. Bằng cách ghi nhận thời gian làm việc và số giờ làm việc trong từng ca, bảng chấm công theo ca giúp xác định được nhân viên nào hoàn thành công việc đúng giờ, nhân viên nào có xu hướng đến trễ, và cảnh báo về các vấn đề liên quan đến chấm công và tính lương.
- Tăng tính minh bạch: Bảng chấm công theo ca cũng giúp tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự. Nhân viên có thể xem xét và kiểm tra thông tin về thời gian làm việc của mình, đảm bảo rằng họ nhận được sự công bằng và xứng đáng về mặt lương bổng. Đồng thời, việc công khai bảng chấm công theo ca cũng tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và đáng tin cậy.
- Tiết kiệm thời gian tính lương: Ngoài ra, bảng chấm công theo ca còn giúp tối ưu hóa quá trình tính lương. Thông qua việc ghi nhận chính xác thời gian làm việc, bảng chấm công theo ca giúp tính toán lương một cách chính xác và tự động. Điều này giảm bớt sai sót và tranh chấp liên quan đến tính lương, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng nhân sự.
Việc sử dụng bảng chấm công theo ca là cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình chấm công và tính lương. Đồng thời, nó cũng giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và đảm bảo sự công bằng cho nhân viên.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công excel từ A-Z
Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024
6. Chấm công theo ca tự động hiệu quả với AMIS Chấm công
Với những doanh nghiệp có quy mô trên 100 nhân sự, việc chấm công theo ca bằng phương pháp truyển thống đã không còn phù hợp. Thậm chí, phương pháp truyển thống còn gây sai sót và khiến nhà quản trị nhân sự tốn nhiều thời gian tổng hợp công – lương. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã tối ưu hóa việc này bằng cách ứng dụng phần mềm trong quản lý chấm công.
AMIS Chấm công là giải pháp công nghệ quản lý chấm công theo ca tốt nhất hiện nay đến từ Công ty cổ phần MISA. Sản phẩm đã thành công giúp nhiều doanh nghiệp Việt Nam tiết kiệm tới 50% thời gian quản lý nhân sự.
AMIS Chấm công giúp nhân viên chấm công dễ dàng ngay trên phần mềm, thông tin ca làm cũng dễ dàng truy xuất nhờ các tính năng:
- Phân chia ca kíp làm việc ngay trên hệ thống phần mềm. Nhà quản lý theo dõi được cụ thể nhân viên nào đang làm ca sáng/chiều/tối, nhân viên tự động kiểm tra được lịch làm việc của mình.
- Nhân sự tự động check in, check out, làm đơn nghỉ phép, nghỉ không lương, đi muộn ngay trên phần mềm trực tuyến.
- Theo dõi ngày công nhanh chóng, tự xác nhận bảng công.
- Dữ liệu tự tổng hợp cuối tháng và đồng bộ với AMIS Tiền lương, AMIS Kế toán giúp tính lương dễ dàng, nhanh chóng cho HR.
- CEO và quản lý dễ dàng theo dõi ngày làm việc, giờ làm việc, ca làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi.
- Có tính năng phân quyền giúp kiểm soát người dùng, hạn chế tối đa rò rỉ dữ liệu.
7. Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về bảng chấm công theo ca, cách lập bảng, cách sử dụng mà nhà quản trị có thể tham khảo. Hy vọng rằng, doanh nghiệp sẽ tạo được bảng chấm công theo ca chuyên nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm công lương.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
