Hướng dẫn cách sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công

Sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công được xem là cách quản lý giờ công của nhân viên một cách linh hoạt và tối ưu nhất nhằm mang lại hiệu quả công việc cao và tránh được những sai sót trong quá trình tính công làm của mỗi cá nhân. Để sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công đúng trình tự cần thực hiện theo các bước như thế nào? Hãy để MISA AMIS HRM hướng dẫn một cách chi tiết nhất để các bạn dễ dàng tham khảo và thực hiện chúng đúng cách.

1. Hướng dẫn sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công

Sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công là giai đoạn bắt buộc để thêm một nhân viên mới lên phần mềm. Lên kế hoạch cho lịch trình làm việc của người lao động được xem là một kỹ năng quan trọng mà những người quản lý hay giám sát cần phải nắm vững. Nếu lịch trình làm việc không được sắp xếp một cách rõ ràng và cẩn thận có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng công việc và độ hài lòng cho đội ngũ nhân viên. 

Tuy nhiên không phải cách sắp xếp lịch trình ở mỗi lĩnh vực đều giống nhau, mỗi phòng ban hay mỗi công việc đều có cách sắp xếp lịch trình riêng chẳng hạn như ở lĩnh vực dịch vụ số ca làm việc của mỗi nhân viên sẽ được phân chia theo giờ và có một số lĩnh vực cần có nhân viên làm việc trong 24/24.

Để công đoạn sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công được thuận tiện và dễ dàng hơn người dùng cần thực hiện theo các bước sau đây để có thể giúp cho người quản lý dễ dàng hơn trong quá trình quản lý lịch trình của nhân viên lâu dài hay tạm thời một cách tốt nhất:

Bước 1:

Người dùng tiến hành đăng nhập vào phần mềm và chọn mục “cài đặt”, tiếp đến là vào mục “sắp xếp lịch trình cho nhân viên”. Người dùng có thể dễ dàng khai báo lịch trình mặc định hoặc tạm thời, đối với mỗi lịch trình sẽ có cách thức cài đặt khác nhau để người dùng không cảm thấy khó khăn khi thiết lập lịch trình làm việc đối với từng nhân viên.

Bước 2:

Áp dụng cho những lịch trình làm việc cố định:

• Mục 1: Tiếp tục chọn mục “phòng ban” chính là công ty và hiển thị tất cả thông tin nhân viên ở ngay khung bên phải.
• Mục 2: Sau khi những thông tin đã được hiển thị, tiếp tục chọn nhân viên cần sắp xếp lịch làm và tiến hành tạo lịch làm cho từng cá nhân trong công ty. Nếu tất cả các nhân viên đều làm trong một khung giờ thì chỉ cần chọn “tất cả nhân viên”. Ngược lại, nếu nhân sự có những giờ làm việc khác nhau thì chọn những nhân viên có cùng lịch trình và tiếp tục thao tác. 
• Mục 3: Tiến hành lựa chọn lịch làm cho từng nhân viên hay một nhóm nhân viên
• Mục 4: Nhấn nút “Hoàn tất” để kết thúc công việc sắp xếp lịch trình làm việc cho nhân viên

Sau khi đã điền đầy đủ, các thông tin sẽ được hiển thị như mục 5, nếu trường hợp số ca làm việc nhiều hơn, tiếp tục thao tác như ban đầu đối với các nhân viên khác.

Đối với những lịch trình làm việc tạm thời, phần mềm sẽ sắp xếp lịch trình làm việc trong phạm vi ngày cụ thể. Do đó, khi hẹn giờ, phần mềm sẽ tự động lấy lịch tạm thời đã được cài đặt trước đó thay vì lấy lịch chính cho khoảng thời gian đã khai báo.

Bên cạnh việc sắp xếp lịch trình cho nhân viên trên máy chấm công, người dùng có thể xóa nhân viên trên máy chấm công theo các bước dưới đây:

• Bước 1: tiến hành kiểm tra ID của máy chấm công. Đầu tiên người dùng cần mở phần mềm chấm công lên và ấn vào mục “Máy chấm công” và chọn “Khai báo máy chấm công”. Đối với phần “Khai báo máy chấm công”, người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy được ID của máy.

• Bước 2: Mở một trình duyệt web mới lên và nhập dữ liệu ID của máy chấm công vào. Tiếp theo đó, đăng nhập vào giao diện web server của máy chấm công.

• Bước 3: Nhấp chuột vào chọn ô “Use” sau đó chọn “Login” để hoàn thành việc đăng nhập vào hệ thống.

• Bước 4: nhấn để chọn các ô chứa thông tin của nhân viên đã thôi việc. Ấn chọn “Delete” phần mềm sẽ tự động xóa toàn bộ những nhân viên đã thôi việc được chọn ở trên ra khỏi bộ máy chấm công.

>>> Xem thêm: Lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản và nhanh chóng

2. Những lưu ý khi dùng máy chấm công sắp xếp lịch trình

Máy chấm công không chỉ giúp cho người quản lý dễ dàng hơn trong công tác quản lý lịch làm, số giờ ra/vào mà còn tính số giờ công của từng nhân viên một cách rõ ràng nhất và đem lại hiệu quả cao. Qua đó các dữ liệu làm việc của từng nhân viên sẽ được hiển thị trực tiếp qua phần mềm chấm công được liên kết giữa thiết bị chấm công và máy tính. Bất kỳ cá nhân nào cũng sẽ theo dõi cụ thể hơn lịch làm, số công của mình mà không sợ bị sai sót hay đánh thiếu. 

Khi sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công, người dùng cần lưu ý rằng: Máy chấm công được xem là thiết bị giúp người dùng quản lý tối ưu nhất số ca làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác. 

Đối với các nghiệp vụ trong sắp xếp lịch trình cho nhân viên còn phụ thuộc vào những điểm khác, trong đó bao gồm việc xác định năng lực của từng nhân viên, xem xét những yếu tố phù hợp của nhân viên, thông báo cho nhân viên về lịch làm việc và lắng nghe ý kiến của các nhân viên khi tạo lịch trình. Từ đó, đưa ra những thông báo sớm nhất có thể để nhân viên biết về lịch làm việc của mình và lắng nghe.

>>> Xem thêm: 10 phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

3. Sắp xếp lịch đơn giản cho nhân viên với AMIS Chấm công 

Người quản lý có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong việc sắp xếp lịch đơn giản cho nhân viên khi có sự hỗ trợ đến từ AMIS chấm công – Phần mềm chấm công uy tín và chất lượng hiện nay.

AMIS chấm công là phần mềm tổng hợp và tính toán dữ liệu công giúp đơn giản hóa công tác chấm công cho mỗi doanh nghiệp hay công ty. Dưới đây là một số tính năng vượt trội của AMIS chấm công.

• Phần mềm sẽ tự động tổng hợp dữ liệu và đối chiếu bảng chấm công giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho nhà tuyển dụng. 
• Tích hợp các nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống, loại bỏ và hạn chế hoàn toàn những tác vụ nhập liệu thủ công dễ gây ra một số sai sót đáng tiếc.

• Đối với chấm công: nhân viên ở mọi chi nhánh có thể chấm công bằng mọi hình thức như: máy chấm công, thẻ, GPS,…
• Tự động tổng hợp và xử lý bảng công sau khi cập nhật các trường hợp nghỉ phép, đi công tác,…
• Xác nhận bảng công bằng cách gửi bảng công để nhân viên xác nhận và đưa ra phản hồi. Khoá bảng chấm công để tránh những nhân viên sửa đổi sau khi đã xác nhận.
• Giải phóng thời gian cho cán bộ C&B thông qua các tác vụ như chủ động thiết lập ca làm việc và chấm công một cách chính xác nhất, hệ thống có cảnh báo thông minh khi có những sự cố.
• Phần mềm hoạt động như một phụ tá ảo, giúp nhân viên tự chủ động thực hiện nhiều tác vụ như: tra cứu ca làm việc, tra cứu bảng công cá nhân, thực hiện các thủ tục đơn từ, tra cứu ngày phép,…
• Hệ thống báo cáo rất trực quan mang lại một góc nhìn toàn diện cho các nhà lãnh đạo như phần mềm sẽ nhanh chóng nắm bắt được tình hình tuân thủ thời gian làm việc, đi sớm về muộn để điều chỉnh thời gian kịp thời giúp cho doanh nghiệp nâng cao tính kỷ luật. 

Với những tính năng của AMIS chấm công có thể cho mang lại nhiều lợi ích hơn cho người dùng khi có cơ hội trải nghiệm qua công cụ này. Không chỉ quản lý chấm công, sắp xếp lịch làm cho nhân viên mà còn tự động cập nhật các dữ liệu ngay lập tức và hệ thống cảnh báo an toàn nhằm mang đến độ tin cậy cao cho khách hàng khi sử dụng qua chúng.

Mời bạn đọc để lại thông tin tại đây để có thể dùng thử miễn phí những tính năng của phần mềm.

Dùng ngay miễn phí

4. Kết luận

Sắp xếp lịch trình cho nhân viên trong máy chấm công sẽ không trở thành những vấn đề khó khăn cho những người quản lý khi đã có sự hỗ trợ từ các công cụ chấm công. Tất cả các thao tác sắp xếp sẽ được thực hiện một cách tự động khi người dùng cài đặt sẵn trực tiếp trong máy vừa không tốn nhiều sức vừa tiết kiệm thời gian và đạt được năng suất công việc cao.

Từ đó giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp hay công ty theo dõi và quản lý số lượng lớn nhân viên một cách thuận tiện và mang lại hiệu quả cao. 

Thông qua bài viết bên trên, MISA AMIS mong rằng có thể mang lại cho người đọc những thông tin bổ ích nhất giúp cho người dùng hiểu rõ hơn về phần mềm và các tính năng mang lại của chúng.