Kiến thức Quản lý nhân sự Hành chính nhân sự là gì? Vai trò và công việc của...

Hành chính nhân sự là gì? Vai trò và công việc của nhân viên HCNS

Hành chính nhân sự (HCNS) là bộ phận không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, đảm nhận đa dạng các nhiệm vụ từ thủ tục hành chính cho tới công tác hậu cần. Đây được coi như “bước đệm” đầu tiên cho những ai mới chập chững vào nghề và muốn theo đuổi nghề nhân sự nói chung. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp bản mô tả công việc HCNS chi tiết cũng như yêu cầu công việc, kèm theo đó là lộ trình thăng tiến và mức lương bình quân của nghề này. 

>> Xem thêm: Thu nhập và con đường thăng tiến của trưởng phòng nhân sự

hành chính nhân sự

1. Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự (HR Admin) là một bộ phận trong doanh nghiệp đảm nhận các nhiệm vụ liên quan tới hai khía cạnh: Hành chính và Nhân sự. 

Đối với mảng hành chính, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm các nhóm công việc liên quan tới thủ tục hành chính, lưu trữ văn thư hoặc thông tin của nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung. 

Đối với mảng nhân sự, bộ phận này sẽ là người đứng ra quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như tổng kết định kỳ (theo tháng, theo quý, theo năm); du lịch, team building;… Đôi khi, một số startup hoặc doanh nghiệp hạn chế về nhân lực cũng tận dụng phòng ban này để hỗ trợ công tác kế toán. 

tổng quan về hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là một công việc khá đa nhiệm

2. Chi tiết mô tả công việc hành chính nhân sự 

2.1 Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Quản lý hồ sơ, giấy tờ là nghiệp vụ cơ bản nhất của nhân viên HCNS. Nghiệp vụ này bao gồm các nhiệm vụ như: 

  • Tiếp nhận các giấy tờ liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp như công văn, đơn thư, đề nghị, văn bản hoặc tài liệu từ đối tác, cơ quan chức năng,… gửi tới doanh nghiệp. Một số loại văn bản đơn giản và dễ xử lý thì phòng hành chính nhân sự có thể tự giải quyết và lưu trữ dữ liệu trong kho dữ liệu của doanh nghiệp. 
  • Tiếp nhận các giấy tờ nội bộ liên quan tới nhân sự trong doanh nghiệp như giấy báo ốm, đơn nghỉ phép, đơn tường trình,… 
  • Quản lý và theo dõi các hoạt động duy trì văn hóa doanh nghiệp; 
  • Giám sát và thực hiện các thủ tục, văn bản liên quan tới chế độ lương thưởng, phúc lợi cho nhân sự. 

Nghiệp vụ này đặt ra bài toán dành cho các cán bộ trong việc xây dựng hệ thống quản lý sao cho khoa học, bài bản và quan trọng là dễ dàng trích xuất, sửa đổi trong trường hợp cần thiết. Các doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm quản lý nhân sự như AMIS Thông tin nhân sự. 

Đây là phần mềm cho phép quản lý các quy trình và thủ tục nhân sự một cách khoa học và đồng bộ, từ thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thôi việc cho tới quy hoạch nhân sự. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ phòng hành chính nhân sự trong việc cập nhật lịch sử thay đổi lương và các khoản phụ cấp, đồng bộ về ứng dụng AMIS Tiền lương để tính lương cho Nhân viên. 

2.2 Quản lý tài sản, thiết bị của doanh nghiệp 

Đây là nghiệp vụ quan trọng thứ hai của bộ phận hành chính nhân sự, chỉ sau công tác quản lý giấy tờ. Với nghiệp vụ này, các cán bộ sẽ: 

  • Bàn giao, nhận bàn giao và quản lý thiết bị, máy móc chung của doanh nghiệp cho tới thiết bị tại các phòng ban khác nhau. 
  • Theo dõi và kiểm tra các thiết bị, bảo trì và đổi mới nếu cần thiết. Trong trường hợp thiết bị, máy móc hỏng hóc và cần thay mới, phòng hành chính nhân sự cần làm đề xuất gửi lên cấp trên và các phòng ban liên quan để được mua mới. 
  • Kê khai định kỳ tình trạng văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác. 

2.3 Lưu trữ dữ liệu và hồ sơ lao động 

Với nghiệp vụ này, các nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm việc với giấy tờ và thông tin liên quan tới từng nhân sự. Các thông tin này cần được sắp xếp, phân loại và lưu trữ một cách khoa học để vừa đảm bảo tính bảo mật cũng như dễ dàng tìm kiếm, trích xuất khi cần thiết. 

Trong nhóm nghiệp vụ này, doanh nghiệp có thể tận dụng ngay nhóm chức năng quản lý hợp đồng lao động trong ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự kể trên. Phần mềm có thể quản lý đa dạng các loại hợp đồng từ Hợp đồng lao động có xác định thời hạn, Hợp đồng lao động không xác định thời hạn cho tới Hợp đồng mùa vụ. Với mỗi hợp đồng, phần mềm cũng sẽ thống kê và theo dõi đầy đủ các thông tin như: Thời hạn hợp đồng, Thời gian làm việc, Mức lương cơ bản, Mức lương đóng BHXH, Các khoản phụ cấp, Tỷ lệ hưởng lương, Số ngày phép được nghỉ,… để theo dõi tái ký hợp đồng, tính lương, BHXH…

2.4 Công tác lễ tân 

Trên thực tế, công tác lễ tân không phải nhiệm vụ chính của phòng ban hành chính nhân sự. Thay vào đó, các cán bộ sẽ tham gia với vai trò hỗ trợ nếu doanh nghiệp thiếu nhân lực. Trong đó, công tác lễ tân có thể bao gồm các công việc như: 

  • Tiếp đón đối tác, khách hàng đến công ty; 
  • Tiếp nhận giao dịch qua điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp; 
  • Hỗ trợ công tác hậu cần và tổ chức sự kiện từ nội bộ cho tới các buổi training, workshop, ra mắt sản phẩm,… 

2.5 Xử lý lương thưởng, phúc lợi

Các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ thường không có nhân viên C&B chuyên nghiệp. Vì vậy phòng hành chính nhân sự thường kết hợp với phòng kế toán để đảm nhiệm công việc này. Bộ phận hành chính nhân sự có thể hỗ trợ trong việc theo dõi bảng chấm công, lên danh sách lương thưởng hàng tháng hay thậm chí là tiến hành chi trả, thanh toán tiền lương. 

Trong công tác tiền lương, phòng hành chính nhân sự cũng như phòng kế toán có thể tham khảo phần mềm AMIS Tiền lương với tính năng hỗ trợ thiết lập đầy đủ quy định về tính lương: Lương cơ bản, lương BHXH, các tỷ lệ tính thuế TNCN, Bảo hiểm theo quy định của doanh nghiệp. Phần mềm thiết lập đầy đủ các thành phần lương tương theo các khoản mục lương mà HR đang tính ở excel, đồng thời có thể kế thừa bảng chấm công từ AMIS Chấm công hoặc cho phép import bảng chấm công từ excel để tính lương. 

>> Cách tính lương trên excel mới nhất với 10 bộ chỉ tiêu và 14 hàm thông dụng

3. Nhân viên hành chính nhân sự cần có những kỹ năng/tố chất nào?

3.1 Khả năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt 

kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một kỹ năng thiết thực với nghề hành chính nhân sự

Tính chất công việc của nhân viên hành chính nhân sự đòi hỏi tương tác trực tiếp và làm việc thường xuyên với nhân sự nội bộ cũng như khách hành, đối tác. Khi đó, kỹ năng giao tiếp là một điều kiện tất yếu. 

Nhân sự nào biết cách giao tiếp sẽ có thể làm hài hòa các mối quan hệ nội bộ, đồng thời tạo thiện cảm trong mắt đối tác. Song hành cùng với đó, nhân sự cũng cần có sự nhanh nhẹn và linh hoạt để giải quyết các tranh chấp, bất đồng hoặc hỗ trợ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. 

3.2 Tính đa nhiệm

Như đã đề cập, mô tả công việc hành chính nhân sự khá đa dạng, trải dài ở nhiều nhóm công việc khác nhau. Vì vậy, vị trí này sẽ cần những nhân viên chủ động và có tính “đa-zi-năng”, có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc và không ngại đảm nhận các nhiệm vụ mới phát sinh. 

3.3 Kỹ năng tổ chức và điều phối

Không chỉ hỗ trợ sự kiện truyền thông, nhân viên HCNS cũng đảm nhận các sự kiện nội bộ. Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, các cán bộ cần trau dồi kỹ năng tổ chức và điều phối. Đây là kỹ năng cơ bản để có thể thực hiện mọi chương trình, sự kiện từ nội bộ tới sự kiện quảng bá doanh nghiệp. 

3.4 Tin học văn phòng và ứng dụng công nghệ trong quản lý

Tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với nghề HCNS. Bởi các công việc sẽ gắn liền với hồ sơ, giấy tờ,… Việc thông thạo các phần mềm soạn thảo, cách tạo và quản lý file,… gần như là kỹ năng bắt buộc để có thể hành nghề. 

Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nếu chỉ dừng chân ở kỹ năng tin học văn phòng thì rất khó để tối ưu hóa quy trình quản lý. Chưa kể rất nhiều hacker, thủ thuật xuất hiện có thể đánh cắp thông tin quan trọng của doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Vì thế, người làm hành chính nhân sự cần phải tích cực tìm hiểu và ứng dụng công nghệ trong quá trình quản lý. 

Cách đơn giản nhất đó là tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự như bộ phần mềm thuộc hệ sinh thái AMIS HRM. Đây là một nền tảng quản trị nhân sự hợp nhất với bộ công cụ tương ứng với các nghiệp vụ hành chính nhân sự khác nhau bao gồm: AMIS Thông tin nhân sự, AMIS Tuyển dụng, AMIS Tiền lương, AMIS Chấm công, AMIS BHXH và sắp tới sẽ có AMIS Đánh giá. Doanh nghiệp có thể chọn dịch vụ theo từng phần mềm hoặc trải nghiệm trọn bộ sản phẩm. 

Ưu điểm của việc trải nghiệm trọn bộ AMIS HRM đó là khả năng kế thừa và đồng bộ dữ liệu. Ví dụ như kế thừa hồ sơ ứng viên trúng tuyển từ AMIS Tuyển dụng; cập nhật lịch sử thay đổi lương và các khoản phụ cấp, đồng bộ về ứng dụng AMIS Tiền lương để tính lương cho Nhân viên;… tạo nên một chu trình quản lý nhân sự đồng bộ, nhất quán. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí

CTA

4. Lộ trình thăng tiến và mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

lộ trình thăng tiến nghề HCNS
Nghề hành chính nhân sự có lộ trình thăng tiến theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang

Hành chính nhân sự là vị trí mà doanh nghiệp ở bất cứ quy mô, lĩnh vực nào cũng cần. Vì vậy, cơ hội việc làm trên thị trường rất nhiều. Mức lương trung bình cho vị trí này vào khoảng 8 triệu cho vị trí chuyên viên. 

Khác với các ngành nghề khác có lộ trình thăng tiến chỉ dừng lại ở chiều dọc, nghề hành chính nhân sự cho phép nhân sự thăng tiến theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang. 

4.1 Thăng tiến theo chiều dọc

Thăng tiến theo chiều dọc là lộ trình thăng tiến thông thường theo cấp độ công việc. Nghĩa là phân theo cấp bậc từ mới tốt nghiệp (chưa có hoặc ít kinh nghiệm) lên chuyên viên, trưởng phòng cho tới giám đốc. Đây là con đường thăng tiến khá phổ biến và được đa phần nhân sự yêu thích hơn. 

Dải lương cho lộ trình này cụ thể như sau: 

  • Nhân sự là sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có hoặc có ít kinh nghiệm: 5-7 triệu; 
  • Chuyên viên hành chính nhân sự: 7-9 triệu; 
  • Quản lý cấp cao, trưởng nhóm hành chính nhân sự: 9-14 triệu; 
  • Giám đốc, trưởng phòng hành chính nhân sự: 19-27 triệu.

4.2 Thăng tiến theo chiều ngang

Thăng tiến theo chiều ngang hay còn gọi là thăng tiến theo chiều ngành là việc nâng cao trách nhiệm và quyền hạn công việc nhưng không gia tăng cấp bậc. Ví dụ, một trưởng phòng hành chính nhân sự có thể được đề bạt đảm nhận vị trí trưởng phòng tuyển dụng. 

Lộ trình này hoàn toàn không phải là “nhảy việc”, bởi về bản chất, nghề hành chính nhân sự là công việc khởi đầu dành cho những ai mới chập chững vào nghề nhân sự nói chung. Và lộ trình thăng tiến dạng này thực sự lý tưởng cho những ai muốn theo đuổi nghề nhân sự lâu dài. Không chỉ dừng lại ở công việc hành chính nhân sự, các nhân viên có thể được trải nghiệm các nhóm ngành khác như C&B, tuyển dụng hay headhunter. 

Có thể thấy, hành chính nhân sự là một công việc có tính đa nhiệm cao, đòi hỏi nhiều kỹ năng. Nhưng đổi lại, nghề này mang tới thang lương tốt, cơ hội việc làm ổn định và lộ trình thăng tiến tốt, nhất là trong thời đại ngày nay, khi các vấn đề về nhân sự và con người đang càng ngày được các doanh nghiệp chú trọng. 

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này