Gửi email giới thiệu nhân sự mới là điều HR cần làm để giúp nhân viên mới hòa nhập và có một khởi đầu suôn sẻ tại nơi làm việc. Để tiết kiệm thời gian soạn thảo, nâng cao sự chuyên nghiệp trong công tác nhân sự, mời bạn tham khảo 7 mẫu email giới thiệu nhân viên mới trong bài viết dưới đây.
1. Email giới thiệu nhân viên mới là gì?
Email giới thiệu nhân viên mới là email do phòng nhân sự viết và gửi tới nhân viên mới, nhằm chào mừng, giới thiệu các thông tin liên quan đến công việc. Email này giúp nhân viên mới nắm bắt được ai sẽ là người hướng dẫn mình hoàn thiện các thủ tục ban đầu.
Email này cũng có thể là dạng mail chứa thông tin của nhân viên mới để mọi người trong công ty nắm được. Mail được tới hệ thống mail chung, cho các phòng ban, hoặc gửi tới vị trí leader, manager.
2. Cấu trúc email giới thiệu nhân viên mới
Khi viết email giới thiệu nhân viên mới, nên có đủ những nội dung cơ bản sau:
Tiêu đề email: Nêu những thông tin như Tên nhân sự – Vị trí làm việc – Tên phòng ban.
Gửi lời chào đến nhân viên mới: Dựa vào chức danh và tuổi tác mà người gửi sẽ có lời chào sao cho phù hợp với nhân viên mới.
Giới thiệu về người gửi email: Giới thiệu họ tên và vị trí làm việc cụ thể để nhân viên nắm bắt được thông tin của người gửi mail.
Lời chào mừng đến nhân viên mới: Người đại diện gửi mail nên có lời chào mừng thể hiện sự gần gũi, quan tâm dành cho nhân viên mới, tạo ấn tượng tốt đẹp với họ.
Một số thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc:
- Thời gian và địa điểm làm việc
- Thông tin người hướng dẫn trực tiếp
- Thông tin người hỗ trợ làm các thủ tục nhân sự
- Hồ sơ cá nhân theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp (thường gồm sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương, bản photo công chứng căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, bản photo bằng cấp chứng chỉ liên quan…)
- Những vật dung cần mang theo khi đến nhận việc
Lời kết email: Bao gồm lời cảm ơn, lời chúc gửi đến nhân viên mới và thông tin liên hệ.
3. Cách viết email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp
Ngoài những thông tin cơ bản nêu trên, hãy tham khảo những gợi ý sau để email giới thiệu nhân viên mới trở nên chuyên nghiệp hơn.
Đưa ra lý do tuyển dụng: Email nên đưa ra lý do tuyển dụng rõ ràng, điều này giúp nhân viên mới bớt hoang mang về vị trí của mình. Họ sẽ không bị lo lắng bởi những thông tin ngoài lề như vị trí này trước đây bị cắt giảm, nhân viên cũ bỏ ngang… Biết được lý do giúp tránh mẫu thuẫn thông tin giữa nhân sự cũ và nhân sự mới.
Nêu thông tin cơ bản: Người viết mail nên giới thiệu bản thân, kèm cách thức liên hệ với phòng nhân sự. Ngoài ra cần có thông tin về phòng ban, bộ phận, nhắc lại thời gian nhận việc chính thức, nêu tên người quản lý trực tiếp và cách thức liên hệ với người này.
Kết thúc bằng lời chúc mừng: Một lời chúc mừng chân thành ở cuối email giúp cho bức thư trở nên gần gũi hơn. Nhân viên cũng cảm thấy mình được chào đón và có tinh thần tích cực để chuẩn bị làm việc ở môi trường mới. Hãy thêm thông tin về sự kiện chào mừng nếu có.
Thời gian gửi mail: Nên gửi mail chào mừng trước 1 tuần hoặc trước vài ngày so với thời điểm nhận việc chính thức. Điều này giúp nhân viên mới có thời gian chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và chuẩn bị tinh thần trước khi bắt đầu công việc.
4. Tổng hợp mẫu email giới thiệu nhân viên mới
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 1
Xin chào chị Phùng Thanh Nga,
Tôi là Đặng Tiến Nam, Trưởng phòng nhân sự của công ty X. Tôi gửi email này để chào mừng chị gia nhập vào đội ngũ của chúng tôi với vị trí Nhân viên digital marketing
Tôi rất vui mừng và hoan nghênh chị Phùng Thanh Nga đến với công ty. Công ty chúng tôi đánh giá cao năng lực và tinh thần nhiệt huyết của chị đối với vị trí công việc này. Hy vọng chúng ta sẽ hợp tác tốt đẹp để đạt được những thành công trong tương lai.
Ngày bắt đầu làm việc của chị sẽ là 01/04/2024, chị Trần Minh Thoa – Trưởng phòng marketing sẽ là người hướng dẫn trực tiếp cho chị. Nếu cần hỗ trợ về thủ tục nhân sự, chị có thể liên hệ với chị Trương Mỹ Anh – chuyên viên nhân sự qua số điện thoại 046729376
Chúng tôi mong muốn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho chị trong quá trình làm việc tại công ty. Nếu chị cần hỗ trợ nào thêm, chị có thể liên hệ trực tiếp với tôi hoặc trưởng phòng marketing.
Một lần nữa, chúc mừng chị Phùng Thanh Nga đã trở thành thành viên của đại gia đình X. Mong rằng chị Nga và công ty X sẽ hợp tác tốt đẹp.
Trân trọng,
(Ký tên)
Đặng Tiến Nam
Trưởng phòng nhân sự công ty X
Điện thoại/ Zalo:
Email:
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 2 (gửi đến toàn công ty)
Phòng nhân sự rất vui mừng khi được thông báo đội ngũ công ty của chúng ta sẽ có thêm một thành viên mới gia nhập. Hãy cùng chào đón anh/chị [tên nhân viên mới].
Anh/chị [Tên nhân viên mới] sẽ tham gia vào [đội/phòng ban/công ty] với vị trí [chức danh] từ ngày [thời gian]. Anh/chị sẽ báo cáo trực tiếp cho [tên người giám sát]. Với vai trò của mình, [tên nhân viên mới] sẽ đảm nhận các công việc sau [mô tả ngắn gọn công việc].
Bằng kinh nghiệm và học vấn của mình, [tên nhân viên mới] sẽ là một người đồng nghiệp đáng tin cậy cho đội ngũ.
Tôi tin rằng [tên nhân viên mới] sẽ đóng góp rất nhiều cho [mục tiêu, chiến lược công ty]. Nếu bạn muốn liên hệ với anh/chị ấy, hãy sử dụng [số điện thoại, email…] hoặc gặp mặt trực tiếp tại [vị trí làm việc trong văn phòng].
Chúc [tên nhân viên mới] có một chặng đường tuyệt vời tại công ty của chúng ta.
Xin cảm ơn và trân trọng,
Bộ phận nhân sự.
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 3
Chào mừng Nguyễn Vân Anh – Chuyên viên Digital Marketing đến với công ty cổ phần X
Tôi là Phùng Kim An – Trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần X. Thay mặt công ty, chúng tôi rất hân hạnh khi được chào đón chị gia nhập vào tập thể công ty với vai trò Chuyên viên Digital Marketing thuộc bộ phận Marketing.
Chúng tôi đánh giá rất cao tinh thần và năng lực của chị đối với công việc này. Hy vọng, trong thời gian tới chúng ta sẽ cùng hợp tác và phát triển.
Công ty gửi tới chị một số thông tin trong ngày làm việc đầu tiên như sau:
– Ngày bắt đầu làm việc vào 8h00, Thứ 2, ngày 01/04/2024.
– Địa chỉ: Tòa nhà ABC, phường 1, quận 2, thành phố Hà Nội
– Người trực tiếp hướng dẫn: Nguyễn Đức An – Trưởng nhóm Marketing – SĐT: 0547.109.133
– Người hỗ trợ thủ tục nhân sự: Nguyễn Thị Nguyệt Anh – Chuyên viên nhân sự – SĐT: 0948.342.332
– Vui lòng mặc trang phục lịch sự và mang theo laptop cá nhân khi tới nhận việc.
– Khi tới tòa nhà vui lòng gửi xe tại hầm B1.
Ngoài ra, chị vui lòng mang theo hồ sơ cá nhân bao gồm:
– Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (không quá 06 tháng)
– Bản photo công chứng chứng minh thư và sổ hộ khẩu (không quá 06 tháng)
– Giấy khám sức khỏe trong vòng 12 tháng gần nhất
– Bản photo giấy khai sinh
– Bản photo bằng cấp chứng chỉ liên quan
– Sổ bảo hiểm xã hội
Một lần nữa, chúc mừng chị Vân Anh đã trở thành một thành viên của công ty X. Hẹn gặp chị vào ngày đầu tiên làm việc.
Trân trọng,
Phùng Kim An
Trưởng phòng nhân sự Công ty cổ phần X
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 4
Chào Nguyễn Hà Trang
Chúc mừng bạn đã chính thức gia nhập vào đội ngũ công ty Y. Chúng tôi rất vui khi được chào đón bạn với tư cách là Nhân viên chăm sóc khách hàng.
Với năng lực của và những kinh nghiệm của bạn, chúng tôi tin rằng bạn sẽ đóng góp và tạo nên thành công trong môi trường làm việc của chúng tôi. Chúng tôi rất mong chờ được thấy sự nhiệt huyết trong công việc của bạn. Công ty luôn lắng nghe những ý kiến của các bạn vì vậy hãy sẵn sàng tham gia đóng góp và bày tỏ ý kiến của mình.
Một lần nữa, chúc mừng bạn đã trở thành một phần của công ty Y. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc mong muốn được hỗ trợ về công việc, vui lòng liên hệ với chị Nguyễn Hòa Linh – Trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng qua địa chỉ email [email protected] hoặc số điện thoại 038.298.223.
Trân trọng,
Nguyễn Huyền My – Nhân sự
SĐT: 0943.387.889
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới 5
Bạn……. thân mến
Đây là email được gửi từ phòng nhân sự công ty Z. Tôi là………….. – chuyên viên tuyển dụng. Chào mừng bạn …………………… đã đến với công ty. Chúc mừng bạn đã chính thức trở thành nhân viên của công ty chúng tôi ở vị trí…………………… Dưới đây là một vài thông tin để bạn chuẩn bị cho ngày nhận việc chính thức:
Thời gian nhận việc: …
Vị trí: …
Bộ phận/ Phòng/ Ban: …
Địa chỉ công ty:
Rất mong bạn sẽ chuẩn bị thật chỉn chu và đến đúng giờ vào ngày làm việc đầu tiên. Chúng tôi đã chuẩn bị mọi thứ cần thiết cho công việc của bạn. Quá trình đào tạo, học việc và quá trình thử việc sẽ được giám sát bởi bộ phận HR. Hãy liên hệ cho phòng tuyển dụng nếu bạn còn những thắc mắc cần giải đáp !
Một lần nữa xin chúc mừng bạn, hẹn gặp lại bạn vào ngày làm việc đầu tiên của công ty!
[Tên và chữ ký của quản lý]
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Anh 1
Subject: Welcoming Our Newest Team Member, Sarah Clark
Hello everyone,
I’m excited to share some fantastic news with all of you. We have a fresh face joining our Construction crew, Sarah Clark, who will be stepping in as our newest Site Supervisor. Sarah brings with her over two decades of invaluable experience in the construction industry, enriching our team with her expertise and skills.
Sarah holds a Bachelor’s Degree in Project Management, along with a Builders Registration and Diploma in Construction and Building. Her extensive background and knowledge are sure to enhance the success of our projects.
In addition to her professional accomplishments, Sarah cherishes spending quality time with her family and has a passion for exploring the outdoors. It’s wonderful to have such diverse interests among our team members!
Sarah’s official start date with us will be on February 12th. To ensure a seamless integration into our team, we have arranged a site induction in the morning. This will provide Sarah with the opportunity to get acquainted with our team and ongoing projects.
I kindly urge each of you to take a moment to introduce yourselves to Sarah and extend a warm welcome. Your support and camaraderie will play a vital role in ensuring Sarah feels valued and comfortable right from the start.
Should you spot Sarah around, don’t hesitate to say hello and make her feel at ease. Let’s come together to extend a warm welcome to Sarah as she embarks on this exciting journey with us!
Warm regards,
Jamie Patterson
Human Resources Department
Mẫu email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Anh 2
Subject: Welcoming Maria Lopez to the Marketing Team at XYZ Company
Dear all,
I’m thrilled to announce an exciting addition to our team. Please join me in welcoming Maria Lopez, who will be joining us as a Marketing Coordinator. Maria will officially start on March 1st and will be an integral part of our marketing team, helping us drive our campaigns forward.
Maria comes to us with a wealth of experience, having previously worked at a leading advertising agency. She recently completed her Master’s Degree in Marketing from ABC University, further solidifying her expertise in the field. We’re fortunate to have her expertise and fresh perspective on board.
To ensure Maria feels welcomed and supported from day one, I kindly ask each of you to take a moment to introduce yourselves and offer any assistance she may need. Maria is eager to meet everyone and dive into her new role. We have arranged a brief introduction meeting for Maria to meet the team on her first day, March 1st, at 9:00 AM.
Let’s extend our warmest greetings and support to Maria as she embarks on this exciting journey with us. Please join me in welcoming Maria to our team!
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
XYZ Company
5. Những lưu ý khi viết email giới thiệu nhân viên mới
- Về ngôn từ: Tùy thuộc vào đối tượng và vị trí của nhân viên mới mà người viết email cần sử dụng ngôn từ cho phù hợp. Với những nhân sự trẻ, đảm nhận vị trí nhân viên hay thực tập có thể dùng ngôn ngữ thân mật, ngược lại đối với những nhân sự có vị trí cấp cao hơn và có độ tuổi lớn nên dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
- Nội dung email: Nội dung email phải đảm bảo truyền tải ĐÚNG – ĐỦ theo mục tiêu của email sẽ gửi. Thường sẽ là các thông tin thông báo về thời gian làm việc, địa chỉ làm việc, người hướng dẫn và làm việc chính, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ làm việc,…
- Địa chỉ gửi email: Không sử dụng mail không rõ tên người gửi, cần dùng mail của công ty cung cấp cho. Địa chỉ email phải mang tính chuyên nghiệp và thể hiện về đơn vị doanh nghiệp.
- Kiểm tra email trước khi gửi: Kiểm tra lại về thông tin người nhận, nội dung, câu từ, cách diễn đạt và lỗi chính tả trước khi bấm gửi.
- Cách trình bày: Trình bày thoáng, phân bổ thông tin hợp lý để người đọc nắm bắt được thông tin dễ dàng hơn.
6. Kết luận
Trên đây là những mẫu email giới thiệu nhân viên mới để HR áp dụng ngay. Mong rằng những nội dung này sẽ giúp doanh nghiệp chào đón thành viên mới một cách chuyên nghiệp và giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
