Sau khi tham gia phỏng vấn và được đánh giá là phù hợp với công việc, ứng viên sẽ nhận được thông báo trúng tuyển từ phía doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẫu thông báo trúng tuyển phỏng vấn mà MISA AMIS tổng hợp để HR và các nhà tuyển dụng tham khảo sử dụng ngay.
1. Thông báo trúng tuyển phỏng vấn là gì?
Thông báo trúng tuyển phỏng vấn là văn bản được bộ phận nhân sự gửi tới các ứng viên sau khi họ vượt qua vòng phỏng vấn. Thông báo này nhằm xác nhận ứng viên đáp ứng được các yêu cầu của các nhà tuyển dụng và trúng tuyển hoặc ứng viên đủ điều kiện tham gia các vòng tuyển dụng tiếp theo.
Email thông báo kết quả là một trong những điểm chạm quyết định ấn tượng của ứng viên về doanh nghiệp. Một email rõ ràng, đúng hẹn và chuyên nghiệp giúp:
- Tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.
- Giúp hai bên chủ động sắp xếp công việc và nhân sự.
- Hạn chế tình trạng mất ứng viên tiềm năng vào tay doanh nghiệp đối thủ.
2. Mail thông báo trúng tuyển cần đáp ứng tiêu chí gì?
Thông báo trúng tuyển thường do HR soạn thảo và gửi qua email. Nội dung email và cách trình bày sẽ thể hiện sự tôn trọng của nhà tuyển dụng với ứng viên, đồng thời cũng là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp của mình. Một email thông báo trúng tuyển chuẩn cần đáp ứng được những tiêu chí sau:
2.1. Thông tin đầy đủ và súc tích
Nội dung trong mẫu thông báo trúng tuyển phỏng vấn cần được viết đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu. Những thông tin như họ tên ứng viên, vị trí trúng tuyển, thời gian nhận việc, hạn chót xác nhận phải chính xác.
Đặc biệt những thông tin về quyền lợi phải đúng với thỏa thuận trong phỏng vấn, nếu có thay đổi nên giải thích lý do. Người gửi mail cũng cần để thông tin liên hệ rõ ràng để giúp ứng viên phản hồi thuận lợi.
>>> Xem thêm: [Tổng hợp] 7 mẫu email giới thiệu nhân viên mới phổ biến nhất dành cho HR
2.2. Bố cục nội dung rõ ràng
Để email dễ đọc, tránh nhầm lẫn, người viết email nên trình bày theo tiêu chí:
- Phân cấp nội dung theo từng nhóm trực quan
- In đậm hoặc thêm màu sắc ở những nội dung quan trong
- Đầy đủ tiêu đề, lời chào, thân mail và kết mail
2.3. Văn phong mail thông báo trúng tuyển
Văn phong email cần chuẩn mực, lịch sự. Tuy nhiên thông báo trúng tuyển cũng nên thể hiện sự thân thiện, giúp ứng viên cảm thấy họ được chào đón. Điều này cũng thể hiện phần nào môi trường làm việc năng động, hòa đồng, cởi mở tại doanh nghiệp.
2.4. Gửi mail và gọi điện thoại
Sau khi gửi mail thông báo trúng tuyển, để tránh gửi sót email bộ phận tuyển dụng nhân sự nên gọi điện trực tiếp thông báo cho ứng viên. Hành động này thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với ứng viên và góp phần nâng cao tỷ lệ ứng viên đồng ý nhận việc.
3. Mẫu email thông báo trúng tuyển phỏng vấn
3.1. Mẫu email thông báo đạt vòng phỏng vấn, mời tham gia vòng tiếp theo
Mẫu này dùng khi ứng viên vượt qua một vòng và cần tham gia vòng kế tiếp (phỏng vấn chuyên môn, phỏng vấn với lãnh đạo, bài kiểm tra…).
Tiêu đề: [Tên doanh nghiệp] | Thông báo kết quả phỏng vấn vòng [X] – Vị trí [Vị trí ứng tuyển]
Thân gửi [Họ tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn vòng [X] cho vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên doanh nghiệp] vào ngày [Ngày phỏng vấn].
Chúng tôi vui mừng thông báo bạn đã vượt qua vòng phỏng vấn này và được mời tham gia vòng tiếp theo, cụ thể:
Hình thức: [Phỏng vấn trực tiếp / online / bài kiểm tra chuyên môn]
Thời gian: [Ngày, giờ]
Địa điểm / đường link: [Địa chỉ hoặc link họp online]
Người phỏng vấn: [Chức danh, bộ phận]
Nội dung cần chuẩn bị: [Nếu có]
Vui lòng phản hồi email này trước [Hạn xác nhận] để xác nhận tham gia. Nếu thời gian trên chưa phù hợp, bạn có thể liên hệ [Tên người phụ trách] qua [Email / Số điện thoại] để sắp xếp lại.
Chúc bạn chuẩn bị thật tốt. Hẹn gặp bạn tại vòng tiếp theo!
Trân trọng,
[Họ tên người gửi] | [Chức danh]
[Tên doanh nghiệp] | [Thông tin liên hệ].
3.2. Mẫu email thông báo trúng tuyển và mời nhận việc (offer)
Dùng khi ứng viên đã hoàn thành tất cả các vòng và doanh nghiệp quyết định tuyển dụng chính thức.
Tiêu đề: [Tên doanh nghiệp] | Thư mời nhận việc – Vị trí [Vị trí ứng tuyển]
Thân gửi [Họ tên ứng viên],
Thay mặt [Tên doanh nghiệp], chúng tôi trân trọng thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Vị trí ứng tuyển] sau quá trình tuyển chọn. Chúng tôi đánh giá cao năng lực và tinh thần của bạn trong suốt các vòng phỏng vấn, rất mong được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
Thông tin công việc:
Vị trí: [Vị trí] – Bộ phận: [Phòng ban]
Ngày nhận việc dự kiến: [Ngày, giờ]
Địa điểm làm việc: [Địa chỉ]
Thời gian thử việc: [Theo thỏa thuận và quy định pháp luật]
Chế độ đãi ngộ:
Mức lương: [Theo thỏa thuận trong phỏng vấn]
Phụ cấp, thưởng, phúc lợi: [Điền theo chính sách thực tế của doanh nghiệp]
BHXH, BHYT, BHTN: [Theo quy định hiện hành]
Hồ sơ cần chuẩn bị khi nhận việc:
[Danh mục giấy tờ theo quy định của doanh nghiệp]
Vui lòng xác nhận nhận việc bằng cách phản hồi email này trước [Hạn xác nhận]. Nếu bạn cần thêm thời gian cân nhắc hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về vị trí và chế độ, đừng ngần ngại liên hệ [Tên người phụ trách] qua [Email / Số điện thoại].
Một lần nữa, chúc mừng bạn. Chúng tôi rất mong sớm được làm việc cùng bạn!
Trân trọng,
[Họ tên người gửi] | [Chức danh]
[Tên doanh nghiệp] | [Thông tin liên hệ]
⚠️ Lưu ý khi sử dụng mẫu: Các nội dung về lương, thử việc, phúc lợi và hồ sơ cần điền đúng theo thỏa thuận thực tế với ứng viên và chính sách hiện hành của doanh nghiệp. Không sao chép nguyên trạng dữ liệu minh họa.
4. Phần mềm tuyển dụng hỗ trợ quản lý phỏng vấn, tiếp nhận ứng viên
Soạn và gửi từng email, theo dõi ai đã phản hồi, ai sắp đến hạn xác nhận, ai cần nhắc lịch phỏng vấn… là những việc chiếm nhiều thời gian của HR, đặc biệt trong mùa tuyển dụng cao điểm. Chỉ một ứng viên bị bỏ sót phản hồi cũng có thể khiến doanh nghiệp mất người phù hợp.
- CV đổ về từ nhiều nguồn khác nhau: sàn tuyển dụng, Facebook, LinkedIn, người giới thiệu… khiến việc tổng hợp và nhập liệu chiếm phần lớn thời gian của HR.
- Mỗi ứng viên ở một vòng khác nhau: người chờ kết quả thi tuyển, người chờ lịch phỏng vấn, người chờ thư mời nhận việc. Theo dõi bằng Excel rất dễ bỏ sót.
- Sai sót dẫn đến tuột mất ứng viên phù hợp: Chỉ một email gửi muộn hoặc gửi nhầm cũng có thể khiến doanh nghiệp mất ứng viên tốt vào tay công ty phản hồi nhanh hơn.
Đây chính là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc quản lý tuyển dụng tập trung trên một hệ thống. AMIS Tuyển Dụng cung cấp hệ thống quản lý tập trung, giúp bộ phận nhân sự kiểm soát toàn bộ quá trình tiếp nhận và xử lý ứng viên trên một nền tảng duy nhất.
✔️ Quản lý ứng viên tập trung, không thất lạc CV, theo dõi ứng viên theo từng vòng tuyển dụng.
✔️ Tự động hẹn lịch phỏng vấn và cập nhật, thông báo kết quả tức thời đến ứng viên.
✔️ Pipeline tuyển dụng giúp theo dõi tiến độ từng vị trí, rút ngắn thời gian tuyển.
✔️ Báo cáo tuyển dụng đo lường hiệu quả theo đợt tuyển, kênh tuyển và tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng vòng.
✔️ Talent Pool lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng, giảm chi phí cho các đợt tuyển sau.
✔️ Hệ sinh thái kết nối dữ liệu nội bộ dễ dàng kế thừa dữ liệu, bảo mật nội bộ tuyệt đối: Tuyển dụng – Thông tin nhân sự – Chấm công – Tính lương – Đánh giá- Kế Toán – BHXH – Thuế TNCN – Danh bạ – Đào tạo.
Trải nghiệm AMIS Tuyển dụng ngay để tự động hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm ứng viên và cải thiện hiệu quả tuyển dụng cho doanh nghiệp!
Kết luận
Một email thông báo trúng tuyển chỉn chu thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của HR đối với ứng viên và còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp. Đối với ứng viên, thông báo rõ ràng giúp họ cảm thấy được đánh giá kỹ lưỡng, tạo điều kiện cho họ chuẩn bị tốt nhất cho quá trình nhận việc tiếp theo. Hy vọng các mẫu thông báo trúng tuyển phỏng vấn mà MISA AMIS cung cấp ở trên sẽ giúp ích cho bộ phận nhân sự.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
