Danh sách nhân viên đóng vai trò quan trọng việc quản lý thông tin cá nhân trong doanh nghiệp, hỗ trợ cho HR và nhà quản trị. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS HRM sẽ tổng hợp các mẫu danh sách nhân viên Excel mới nhất giúp cho hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả hơn.
Tải miễn phí trọn bộ mẫu danh sách nhân viên ở mục 3 bài viết
1. Mẫu danh sách nhân viên Excel là gì ?
Mẫu danh sách nhân viên Excel là một tệp Excel được thiết kế sẵn để ghi lại thông tin của các nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mẫu này cung cấp các cột và hàng định dạng sẵn để nhập dữ liệu như tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
Danh sách nhân viên cho phép tổ chức theo dõi số lượng nhân viên hiện tại và thay đổi theo thời gian. Bằng cách theo dõi thông tin về việc tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng làm việc, danh sách nhân viên cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ cấu nhân sự của tổ chức. Danh sách nhân viên cũng là yếu tố không thể thiếu trong công tác quản lý công lương, triển khai phúc lợi, đào tạo và phát triển.
Danh sách nhân viên có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và cấu trúc tổ chức. Dưới đây là một số loại danh sách nhân viên phổ biến:
- Danh sách nhân viên tổng hợp: Đây là danh sách chứa tất cả thông tin về các nhân viên trong tổ chức. Nó bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, thông tin liên hệ và các thông tin khác về từng nhân viên. Danh sách nhân viên toàn bộ cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ cấu nhân sự của tổ chức.
- Danh sách nhân viên theo phòng ban: Đây là danh sách nhân viên được phân loại theo từng phòng ban hoặc bộ phận trong tổ chức. Nó giúp tổ chức theo dõi số lượng và thành phần nhân viên trong từng đơn vị, và quản lý thông tin liên quan đến công việc và hiệu suất làm việc của từng nhóm.
>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp
2. Các nội dung cần có trong mẫu danh sách nhân viên Excel
Danh sách nhân viên Excel thường được tổ chức theo các cột cho từng thuộc tính và hàng cho từng nhân viên. Các thuộc tính cơ bản có thể bao gồm:
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Số điện thoại
- Ngày sinh
- Giới tính
- Địa chỉ thường trú
- Trình độ học vấn
- Số CMND/CCCD
- Hồ sơ, giấy tờ cá nhân: Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Bản sao công chứng của Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân, Bằng tốt nghiệp.
Ngoài ra, trong mẫu danh sách nhân viên còn có các thông tin liên quan đến công việc như sau:
- Phòng ban
- Vị trí
- Chức vụ: Thực tập sinh, Học việc, Nhân viên, Quản lý các cấp
- Ngày bắt đầu làm việc: Ngày nhân viên bắt đầu làm việc chính thức
- Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, Thời vụ,…
- Trạng thái: Đang làm việc, Nghỉ thai sản, Nghỉ việc,…
Một số mẫu danh sách nhân viên cũng có thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp:
- Lương cơ bản: Lương cứng trả theo vị trí, chức vụ làm việc. Các khoản các trả cho nhân viên sẽ được thể hiện chi tiết ở bảng lương.
- STK ngân hàng: Tài khoản ngân hàng nhân viên dùng để nhận lương.
- Mã số thuế: Hàng tháng doanh nghiệp sẽ trích tiền lương đóng thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
- Số thẻ BHYT/BHXH: Số thẻ bảo hiểm để doanh nghiệp đóng bảo hiểm hàng tháng cho nhân viên.
Ngoài các thông tin cơ bản, bạn có thể tùy chỉnh mẫu danh sách nhân viên Excel bằng cách thêm hoặc xóa các cột tương ứng với yêu cầu của doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:
3. Top 8 mẫu danh sách nhân viên Excel mới nhất – Tải miễn phí
3.1 Mẫu danh sách nhân viên Excel tổng hợp
Đây là nơi có các thông tin liên quan tới chuyên môn, trình độ như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, lương thưởng phụ cấp cùng các loại giấy tờ cần thiết khác theo quy định.
3.2 Mẫu danh sách nhân viên theo phòng ban
File danh sách nhân viên theo phòng ban cung cấp thông tin chi tiết về người lao động theo vị trí, phòng ban, bộ phận, thời gian công tác. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự theo từng nhóm và có kế hoạch phân bổ, điều phối nhân sự phù hợp.
3.3 Mẫu Excel quản lý hợp đồng lao động
File này thường liên kết với mẫu danh sách nhân viên Excel để quản lý thông tin về các loại hợp đồng lao động như hợp đồng thử việc, hợp đồng theo thời vụ, hợp đồng không xác định thời hạn… Nhìn chung, các trường thông tin trong biểu mẫu này khá đơn giản nhưng đòi hỏi độ chuẩn xác cao.
3.4 Mẫu Excel theo dõi nhân sự mới
Về cơ bản, đây là biểu mẫu kết hợp giữa danh sách nhân viên Excel với Hồ sơ cá nhân, tuy nhiên tập trung sâu hơn vào phần thông tin cần thiết cho quá trình onboarding của nhân sự mới. Bảng này cung cấp cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân viên mới, giúp đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
3.5 Mẫu Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc
Tương tự biểu mẫu trên, loại biểu mẫu này được xây dựng để quản lý tình trạng nhân sự nghỉ việc. Tuy nhiên, quá trình nhân viên nghỉ việc cũng sẽ liên quan tới các yếu tố như hủy hiệu lực hồ sơ, thủ tục chấm dứt, nên cần theo dõi và thiết kế hàm chuẩn xác.
3.6 Mẫu Excel theo dõi biến động tiền lương
File Excel này sẽ theo dõi mọi biến động về tiền lương như tăng giảm lương, thăng chức, luân chuyển vị trí, công tác,… Trong file này, HR sẽ cần đặc biệt lưu tâm tới ngày hiệu lực của các thay đổi kể trên.
3.7 Mẫu quản lý hồ sơ viên chức
Biểu mẫu này giúp nhà quản lý nắm được tất cả thông tin về công chức, viên chức, cán bộ. Biểu mẫu phù hợp sử dụng trong các cơ quan hành chính, các doanh nghiệp nhà nước.
3.8 Mẫu danh sách nhân viên thi công
Danh sách nhân viên thi công dùng để kê khai, tổng hợp người lao động tham gia thi công một công trình hoặc dự án. Mục đích của danh sách này là theo dõi và quản lý đội ngũ thi công, đảm bảo số lượng nhân sự để đáp ứng tiến độ, chất lượng dự án, đồng thời kiểm soát an ninh tại địa điểm thi công.
4. Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng mẫu danh sách nhân viên Excel
4.1 Ưu điểm
Thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ: Excel là công cụ phổ biến trong quản lý thông tin nhân viên, tiết kiệm và hiệu quả đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Điều này giúp doanh nghiệp quy mô nhỏ có một bộ dữ liệu cơ bản về nhân viên để thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự.
Dễ dàng thao tác, không mất phí: Excel là một công cụ phổ biến và miễn phí, hầu hết nhân viên văn phòng đều đã quen thuộc với giao diện và tính năng của Excel. Mẫu danh sách nhân viên Excel có cấu trúc đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng nhanh chóng tạo và cập nhật thông tin nhân viên. Ngoài ra, sử dụng phần mềm Excel để quản lý thông tin nhân viên còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp vì Excel là phần mềm không mất phí.
Excel có khả năng tùy chỉnh cao: Người dùng dễ dàng thiết lập, điều chỉnh bảng tính Excel sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng và yêu cầu của doanh nghiệp.
Các công thức, hàm tiện ích: Dữ liệu trên file Excel được lưu trữ thuận tiện cho việc thống kê. Bên cạnh đó các công thức, hàm thống kê của Excel sẽ giúp việc quản lý, tính toán trở nên nhanh chóng hơn.
Dễ dàng lưu trữ và chia sẻ: Bảng tính Excel có thể được chuyển đổi và lưu trữ trên các nền tảng lưu trữ như OneDrive, Google Drive, Dropbox… Người dùng có thể chia sẻ, cộng tác với đồng nghiệp và quản lý trong quá trình làm việc.
4.2 Nhược điểm
Độ bảo mật dữ liệu thấp: Excel không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ cho dữ liệu nhân viên. Một tệp Excel có thể dễ dàng chia sẻ, sao chép hoặc mất cắp dữ liệu, gây nguy cơ về bảo mật thông tin nhân viên.
Không phù hợp với công ty quy mô lớn ( > 100 nhân sự): Khi tổ chức có quy mô lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, mẫu danh sách nhân viên Excel có thể trở nên khó quản lý. Việc cập nhật thông tin, thêm mới nhân viên hoặc xóa bỏ nhân viên có thể làm mất thời gian và dễ gây lỗi.
Dễ gây sai sót hàng loạt: Khi nhập liệu vào mẫu danh sách nhân viên Excel, có thể xảy ra lỗi khi gõ sai thông tin hoặc nhập sai định dạng. Điều này có thể dẫn đến thông tin không chính xác hoặc mất mát dữ liệu.
Không cập nhật tự động: Excel là một công cụ tĩnh và hạn chế tính tương tác và tự động. Việc thực hiện các tính toán phức tạp, tạo đồ thị hoặc thực hiện các chức năng tự động có thể gặp rất nhiều rắc rối và yêu cầu kỹ năng sử dụng Excel nâng cao.
Khó tổng hợp dữ liệu, tạo báo cáo: Khi tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo thủ công, tỷ lệ mắc lỗi cao hơn. Việc nhập liệu sai, tính toán không chính xác hoặc sắp xếp không đúng có thể dẫn đến kết quả báo cáo không chính xác. Điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định và quản lý nhân sự.
>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất cho bộ phận HR
Khả năng tích hợp kém: Danh sách nhân viên Excel có thể gặp khó khăn khi tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự hoặc hệ thống khác trong tổ chức. Việc sao chép và dán dữ liệu hoặc nhập dữ liệu thủ công có thể mất nhiều thời gian và gây ra sự không nhất quán giữa các hệ thống.
Để khắc phục nhược điểm này, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng hoặc hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả và bảo mật.
5. Giải pháp quản lý thông tin của hơn 100 nhân viên
AMIS Thông tin nhân sự là phần mềm thuộc Bộ giải pháp nhân sự toàn diện MISA AMIS HRM – phù hợp nhất cho doanh nghiệp trên 100 người. Đây là “giải pháp tối ưu” đã hỗ trợ hơn 17,000 doanh nghiệp tại Việt Nam khắc phục triệt để những bất cập trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel, giảm nhẹ gánh nặng cho phòng nhân sự.
AMIS Thông tin nhân sự sở hữu nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ quản lý dữ liệu nhân viên toàn diện, đồng thời số hóa toàn bộ thủ tục nhân sự, tinh gọn bộ máy cho tổ chức:
- Quản lý hàng triệu dữ liệu tập trung: Hợp đồng, sơ yếu lý lịch, CMND, giấy tờ bằng cấp,… Đồng thời dễ dàng truy xuất, tìm kiếm nhờ bộ lọc nâng cao
- Phản ánh số liệu trực quan cho ban lãnh đạo nhờ +20 loại báo cáo (số lượng nhân viên, biến động nhân sự, hồ sơ năng lực cán bộ nguồn,…)
- Tự động hóa thủ tục nhân sự với chức năng tự động nhắc gia hạn với nhân viên sắp hết hạn hợp đồng, nhắc sinh nhật,…
- Nhân viên dễ dàng chủ động bổ sung thông tin cá nhân, tra cứu hồ sơ và thực hiện thủ tục với tốc độ nhanh chóng.
- Cam kết bảo mật dữ liệu tối đa, hệ thống bảo mật thông tin đạt chuẩn ISO 27001, ISO 27017.
6. Kết luận
Quản lý danh sách nhân viên giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực và quản lý thông tin cá nhân của từng nhân viên, đây là bài toán cốt lõi nhất của hoạt động quản trị nhân lực. Qua bài viết trên, MISA AMIS HRM đã gợi ý cho bạn top 5 mẫu danh sách nhân viên Excel mới nhất năm và đề xuất một số giải pháp tối ưu hoạt động quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
