Kiến thức Quản lý nhân sự Tải miễn phí mẫu danh sách nhân viên Excel và phương pháp...

Tải miễn phí mẫu danh sách nhân viên Excel và phương pháp tối ưu biểu mẫu, quản lý nhân sự hiệu quả

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu danh sách nhân viên Excel để quản lý nhân sự. Đây là nơi tập hợp rất nhiều thông tin cơ quản và quan trọng của một nhân viên như mã nhân viên, thông tin cá nhân, bộ phận, phòng ban, v.v. nên cần được lập một cách chuẩn chỉ, logic. Bài viết này sẽ cung cấp các mẫu file excel quản lý hồ sơ và nhân viên hiệu quả, đồng thời gợi ý giúp doanh nghiệp cách để tối ưu quy trình quản lý này nhé!

Mẫu DS nhân viên excel

1. Các thành phần cần có của một mẫu danh sách nhân viên Excel chuẩn 

Danh sách nhân viên Excel là nơi tổng hợp những thông tin tổng quan nhất về nhân sự trong thời hạn hợp đồng tại doanh nghiệp. Do vậy, danh sách cần đảm bảo các trường thông tin cơ bản như sau: 

Các trường thông tin cơ bản trong mẫu danh sách nhân viên Excel
Các trường thông tin cơ bản trong mẫu danh sách nhân viên Excel
  1. Mã nhân viên (hoặc mã chấm công, tùy doanh nghiệp): mỗi nhân sự kể từ khi onboard sẽ có một mã cố định và không trùng lặp với nhân viên khác. Ngay cả khi nghỉ việc thì mã số này vẫn cần được giữ nguyên và không gán lại cho người khác để đảm bảo độc lập khi tra cứu thông tin sau này. 
  2. Thông tin cá nhân: gồm Họ và tên; Ngày sinh; Giới tính; Số điện thoại
  3. Email: gồm email cá nhân và email nội bộ: là email có tên miền của doanh nghiệp, thường được sử dụng cho mục đích công việc, nhất là với các doanh nghiệp yêu cầu bảo mật dữ liệu cao. 
  4. Bộ phận, chức vụ, cấp bậc 
  5. Lương: gồm lương offer và lương cơ bản.
  6. Ngày bắt đầu làm việc: là ngày đầu tiên đi làm hoặc ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc/chính thức
  7. Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
  8. Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
  9. Địa chỉ: địa chỉ hiện tại và địa chỉ thường trú/tạm trú
  10. Số CMND, ngày cấp, nơi cấp
  11. Tình trạng hôn nhân

2. Mẫu danh sách nhân viên Excel có thể liên kết với các loại biểu mẫu nào?

2.1. File Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là nơi có các thông tin chi tiết hơn liên quan tới chuyên môn, trình độ như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, lương thưởng phụ cấp cùng các loại giấy tờ cần thiết khác theo quy định. 

Biểu mẫu thông tin cá nhân 
Biểu mẫu thông tin cá nhân

2.2. File Excel quản lý hợp đồng

File này thường liên kết với mẫu danh sách nhân viên Excel để quản lý thông tin về các loại hợp đồng lao động như hợp đồng thử việc, hợp đồng theo thời vụ, hợp đồng không xác định thời hạn, v.v.. Nhìn chung, các trường thông tin trong biểu mẫu này khá đơn giản nhưng lại đòi hỏi độ chuẩn xác tương đối cao. 

2.3. File Excel theo dõi nhân sự mới

Về cơ bản, đây là biểu mẫu kết hợp giữa danh sách nhân viên Excel với Hồ sơ cá nhân, tuy nhiên tập trung sâu hơn vào phần thông tin cần thiết cho quá trình onboarding của nhân sự. 

2.4. File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc

Tương tự biểu mẫu trên, loại biểu mẫu này được xây dựng để quản lý tình trạng nhân sự nghỉ việc. Tuy nhiên, quá trình nhân viên nghỉ việc cũng sẽ liên quan tới các yếu tố như hủy hiệu lực hồ sơ, thủ tục chấm dứt, v.v. nên cần theo dõi và thiết kế hàm chuẩn xác. 

Xem thêm: Tải miễn phí: Mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2022

2.5. File Excel theo dõi biến động tiền lương

File Excel này sẽ theo dõi tất tần tật mọi biến động về tiền lương như tăng giảm lương, thăng chức, luân chuyển vị trí, công tác,… Trong file này, HR sẽ cần đặc biệt lưu tâm tới ngày hiệu lực của các thay đổi kể trên. 

Biểu mẫu biến động tiền lương
Biểu mẫu biến động tiền lương

3. Đồng bộ và tối giản hóa quy trình quản lý với AMIS Thông tin nhân sự

AMIS Thông tin nhân sự là phần mềm thuộc hệ thống giải pháp MISA AMIS với hai nhóm chức năng chính bao gồm: 

  1. Quản lý hồ sơ nhân sự, cập nhật và tra cứu nhanh chóng

Với chức năng này, phần mềm sẽ kế thừa hồ sơ ứng viên trúng tuyển từ AMIS Tuyển dụng và quản lý tập trung các trường dữ liệu nhân sự, xâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc. 

Xem thêm: Tải miễn phí file Excel quản lý tuyển dụng thông minh, hiệu quả cho HR

Với nhân sự mới, phần mềm có khả năng thêm mới hồ sơ nhân sự giúp quản lý toàn diện: 30 trường dữ liệu, thông tin cá nhân, quá trình công tác, hợp đồng lao động, quá trình đóng bảo hiểm, lịch sử lương, v.v.. Trong đó, nhân viên cũng có thể chủ động cập nhật hồ sơ cá nhân và chờ HR duyệt. 

Với các doanh nghiệp đang quản lý và sử dụng mẫu danh sách nhân viên Excel, phần mềm cũng sẽ cho phép cập nhật thông tin lên hệ thống, từ đó dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo nhiều cách: Mã Nhân viên, họ tên, CMND…

Với lãnh đạo, phần mềm sẽ tối ưu hóa các thông số thành báo cáo phân tích trực quan về tình hình nhân sự, bao gồm: Báo cáo tình hình sử dụng lao động, Báo cáo phân tích tình hình biến động nhân viên, v.v..

  1. Quản lý hợp đồng lao động

Với nhóm chức năng này, phần mềm sẽ phân loại hợp đồng và quản lý tới từng chi tiết như thời hạn, mức lương, phụ cấp, v.v.. HR và kế toán hoàn toàn có thể trích xuất dữ liệu từ đây và in hàng loạt hợp đồng, phụ lục hợp đồng cho nhiều nhân viên cùng lúc.

Với những hợp đồng lao động sắp hết hạn hoặc đã hết hạn, phần mềm có chức năng thông báo để cán bộ nhân sự có kế hoạch gia hạn hợp đồng.

 74 

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này