Quản lý nhân sự Đánh giá nhân sự Quy trình đào tạo nhân viên mới chỉ với 5 bước cho...

Quy trình đào tạo nhân viên mới chỉ với 5 bước cho doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp việc, không phải chỉ khi có nhân viên nghỉ, mà còn khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh cũng sẽ cần nhân viên mới. Việc đào tạo nhân viên mới là một vấn đề cũng khá khó và tốn thời gian. Tạo một quy trình đào tạo nhân viên mới là giải pháp hữu ích giải quyết vấn đề đó. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu 5 bước để xây dựng một quy trình này nhé!

Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?

Trước một môi trường làm việc mới, dù người đó có là người dày dặn kinh nghiệm hay không thì việc lạ lẫm chưa quen là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi có những người hướng nội còn cảm thấy lạc lõng, bối rối khi tiếp nhận công việc.

Một điều dễ hiểu đó là mỗi công ty sẽ có một cách làm việc, văn hóa làm việc khác nhau. Nên một nhân viên mới cần phải tiếp nhận học hỏi gần như lại từ đầu về phong cách làm việc. Thời gian đào tạo cũng có thời hạn nhất định điều đó cũng là một phần áp lực, căng thẳng cho nhân viên mới chứng tỏ khả năng bản thân.

Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới là rất cần thiết
Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới là rất cần thiết và quan trọng

Người hướng dẫn và các đồng nghiệp cũng là một phần ảnh hưởng đến cảm nhận của nhân viên mới. Nếu các đồng nghiệp vui vẻ, hòa đồng, người hướng dẫn nhiệt tình thì khoảng cách giữa mọi người sẽ không còn.

Các chuyên gia nhân sự cho biết, việc có một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp có ý nghĩa quan trọng với cả công ty và nhân viên:

  • Tạo không khí làm việc thoải mái: Hãy giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp, cũng như vị trí làm việc của mọi người. Điều này là bước đầu giúp nhân viên mới không bị bỡ ngỡ và mở lòng hòa đồng với mọi người xung quanh.
  • Tiết kiệm thời gian quản lý trực tiếp: Trong ngày đầu làm việc, HR hãy đưa nhân viên mới thăm quan doanh nghiệp, giới thiệu văn hóa, mục tiêu công việc. Điều này giúp nhân viên mới hiểu hơn về công việc, giảm tải thời gian đào tạo của người quản lý rất hiệu quả.
  • Định hướng công việc cho nhân viên mới: Việc hướng dẫn nhân viên mới các công việc cụ thể cần phải làm từ đầu sẽ thúc đẩy nhanh tiến độ thích nghi công việc.
  • Nhân viên mới có thể phát huy khả năng bản thân tối đa: Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ giúp nhân viên mới nắm bắt được công việc. Từ đó giúp bản thân phát huy hết khả năng, thúc đẩy năng suất công việc cao hơn.
  • Giúp nhân viên mới hội nhập với môi trường, văn hóa doanh nghiệp: Đây là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn để mọi nhân viên trong công ty có sự đoàn kết, cùng nhau phát triển công ty vững mạnh.

4 yếu tố tạo nên một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

2.1. Nhân viên mới được định hướng công việc từ đầu

Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều vị trí công việc khác nhau. Nhân viên mới khi được tuyển dụng cũng có vị trí và yêu cầu công việc nhất định.

Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả
Nhân viên được định hướng ngay từ ngày đầu tiên đi làm là rât quan trọng

Nhân sự khi hướng dẫn nhân viên mới trong ngày đầu cần giới thiệu qua về yêu cầu công việc của vị trí đó. Sau đó đưa ra nhiệm vụ công việc cụ thể hàng ngày mà họ cần làm. Cách thức để thực hiện, cũng như các công cụ làm việc cũng cần nhân sự cung cấp để giúp nhân viên mới định hướng công việc.

Nhân sự nhiệt tình chỉ dẫn sẽ giúp ích rất nhiều cho người mới dễ tiếp nhận công việc, không còn bỡ ngỡ. Khi việc tiếp thu được dễ dàng thì quá trình thực hiện sẽ trở lên thuận lợi, rút ngắn thời gian đào tạo đi rất nhiều.

2.2. Nhân viên nhanh chóng hòa nhập

Nhân viên mới trước khi tìm hiểu về công việc mình cần làm, thì việc đầu tiên sẽ là tìm hiểu văn hóa làm việc để có thể hòa nhập với mọi người. Vì môi trường, văn hóa làm việc là tâm hồn của một doanh nghiệp. Khi các nhân viên có cùng tâm hồn đồng điệu, thì khi làm việc sẽ phát huy được hết năng lực bản thân và không có mâu thuẫn xảy ra.

Không chỉ là nhân viên mới cần giới thiệu bản thân mà những nhân viên khác trong doanh nghiệp cũng cần được giới thiệu. Để người mới có thể nắm bắt được họ là những ai, giữ trách nhiệm công việc gì, quê quán tên tuổi ra sao… Điều đó giúp mọi người trong một tập thể bớt xa lạ, xóa tan khoảng cách, tạo một bầu không khí làm việc tươi vui, hòa đồng, gắn kết.

Quy trình đào tạo hội nhập nhân viên mới sẽ loại bỏ sự căng thẳng, áp lực giữa các đồng nghiệp với nhau. Cùng nhau chia sẻ vui buồn, cùng nhau đi lên trong công việc, sẽ khiến các nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

2.3. Nhân viên tiếp thu nhanh, phát huy được hiệu quả công việc

Một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên tiếp thu công việc nhanh chóng. Người mới sẽ không gặp phải tình trạng bơ vơ, không biết làm gì, ngồi chơi cả ngày hoặc khối lượng công việc quá nhiều mà không biết bắt đầu từ đâu.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên tiếp thu công việc nhanh chóng
Một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên tiếp thu công việc nhanh chóng

Với quy trình đào tạo, nhân viên mới sẽ được biết cụ thể những công việc cần làm trong ngày của vị trí mình đảm nhiệm, từ những việc dễ đến những việc khó. Người mới sẽ nhận thấy được dần mức độ phù hợp của bản thân với công việc.

Khi đã nhanh chóng dần quen với công việc, người mới sẽ rất dễ dàng phát huy được khả năng làm việc bản thân, năng suất làm việc cũng được tăng cao,

2.4. Người hướng dẫn không tốn thời gian

Việc xây dựng cho nhân viên mới một quy trình làm việc bài bản, giới thiệu văn hóa công việc, cũng như mục tiêu công việc, các kỹ năng hiệu quả ngay từ đầu sẽ giúp cho người hướng dẫn tiết kiệm rất nhiều thời gian đào tạo.

Khi người mới đã có thể nắm bắt cơ bản về các kỹ năng làm việc, thì người hướng dẫn sẽ chỉ cần tiếp tục hỗ trợ, giúp đỡ thêm trong quá trình làm việc. Ngoài ra, người hướng dẫn sẽ dần tạo môi trường tự lập để nhân viên mới phát huy bản thân, tiến xa hơn trong công việc.

5 bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới

3.1. Chuẩn bị môi trường làm việc

Sau buổi phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, HR sẽ có danh sách các ứng viên trúng tuyển được duyệt. Từ danh sách được cung cấp nhân sự sẽ lên kế hoạch sắp xếp công việc cho nhân viên mới.

Những việc cần chuẩn bị và sắp xếp đầu tiên phải kể đến: chỗ làm việc, bàn làm việc, các vật dụng liên quan công việc (máy tính, bút, giấy, sổ, thẻ ra vào…), bản mô tả công việc và kế hoạch đào tạo.

Quy trình đào tạo nhân viên mới
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị trong ngày đầu tiên nhân viên đi làm

Sau khi hoàn thành công tác chuẩn bị cơ bản, nhân sự cần gửi mail thông tin về nhân sự tới các phòng ban liên quan, để họ nắm bắt được về nhân sự mới. Điều này giúp cho việc khi nhân sự mới đến, các phòng ban liên quan sẽ không bất ngờ và tiện chào đón một cách hòa đồng, gắn kết nhân viên với nhau.

3.2. Chào đón nhân viên

Nhân sự mới đến sẽ không tránh khỏi sự ngại ngùng và với một tập thể thì việc xưng hô sao cho đúng rất khó khăn. Nhân sự có thể tổ chức một buổi giới thiệu ngắn, nhằm chào đón họ với mọi người trong cùng một phòng ban.

Sau thời gian chào đón, giới thiệu các nhân viên đã tạo được môi trường thoải mái bớt căng thẳng. Nhân sự sẽ tiếp tục đưa người mới đi thăm quan giới thiệu các phòng ban liên quan, các chức năng, phạm vi hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời, nhân sự sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới trong quá trình giới thiệu.

Một gợi ý nhỏ để nhân sự gắn kết nhân viên với nhau đó là tạo một tiệc nho nhỏ (một đĩa hoa quả, ít bánh kẹo) lúc nghỉ giải lao, hoặc hết giờ làm việc để mọi người trò chuyện cởi mở hơn.

3.3. Đào tạo về thông tin, định hướng công việc của công ty

Ngoài việc giới thiệu về con người trong doanh nghiệp, thì một điều quan trọng cũng cần nhân sự giới thiệu cho nhân viên mới đó là thông tin doanh nghiệp. 

Những thông tin cơ bản về doanh nghiệp có thể giới thiệu như: lịch sử hình thành, các thành tích, bộ máy lãnh đạo doanh nghiệp…. Đây là những thông tin cơ bản để nhân viên mới nắm bắt được thông tin chung của doanh nghiệp.

Bạn cũng đừng quên chào đón, đào tạo thông tin cho nhân viên mới
Bạn cũng đừng quên chào đón, đào tạo thông tin cho nhân viên mới

Ngoài những thông tin chung trên, thì những thông tin về thời gian làm việc, chính sách, nguyên tắc làm việc, văn hóa doanh nghiệp, các hoạt động nội bộ, người mới cũng cần được biết. Đây chính là những thông tin để người mới có thể có định hướng làm việc hiệu quả.

Sau cùng, các thông tin về nội bộ làm việc như email, web, nhóm chat trao đổi công việc bộ phận,… sẽ được phía công ty cung cấp để hỗ trợ công việc cho nhân viên mới.

3.4. Đào tạo về chuyên môn

Bước đào tạo chuyên môn này phụ thuộc vào vị trí công việc cũng như năng lực của nhân viên mới. Cần xây dựng một quy trình đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp nhất.

Trong quá trình làm việc, nhân viên mới cũng cần được trang bị thêm những kiến thức liên quan để có thể hỗ trợ các bộ phận khác khi cần.

  • Tổng quan chung về thị trường ngành hàng thuộc lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp.
  • Kiến thức về vị trí công việc của nhân viên mới chịu trách nhiệm.
  • Các kỹ năng mềm như: giao tiếp, quan hệ khách hàng, làm việc đội nhóm, đàm phán, giải quyết vấn đề,…
  • Các kỹ năng nâng cao năng lực.

3.5. Đánh giá

Trải qua quá trình đào tạo và thử việc với các nhân viên mới, nhà tuyển dụng sẽ có một bảng đánh giá chung. Thông thường, bảng đánh giá sẽ chủ yếu liên quan đến năng lực làm việc, kỹ năng, tác phong làm việc. 

Trước khi ký kết hợp đồng chính thức, giữa lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên mới sẽ có một buổi ngồi lại trò chuyện cởi mở. Lãnh đạo sẽ lắng nghe những vấn đề, tiếp thu những đóng góp xây dựng, tâm tư nguyện vọng của nhân viên mới sau quá trình đào tạo. 

Đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới
Sau khi hết thử việc, việc đánh giá toàn bộ quá trình là quan trọng

Từ những đánh giá này, lãnh đạo sẽ nắm bắt được khả năng của nhân viên, xây dựng được kế hoạch định hướng phát triển theo đúng năng lực. Bên cạnh đó, công việc đánh giá này giúp lãnh đạo hoàn thiện quy trình đào tạo chuyên nghiệp hơn cho những lần tuyển dụng sau.Với những gì đánh giá được lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra được.

Các biểu mẫu đào tạo nhân viên mới có thể tham khảo

4.1. Biểu mẫu bằng word

Một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến đó là biểu mẫu bằng word. Biểu mẫu này có tính tiện dụng cao, nhân sự dễ dàng theo dõi tiến độ hoạt động quy trình. Nhân viên mới cũng dễ nắm bắt được quy trình đào tạo của bản thân.

Một số mẫu gợi ý sau:

Mẫu số 1:

Biểu mẫu đào tạo nhân viên

Mẫu số 2

Biểu mẫu đào tại nhân viên miwis

Mẫu số 3

Mẫu đào tạo nhân viên mới

4.2 Biểu mẫu bằng excel

Biểu mẫu bằng Excel hiện cũng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng, bởi sử dụng excel giúp việc trình bày khoa học hơn, đưa ra được nhiều đầu mục công việc hơn.

Một số biểu mẫu bằng excel:

Mẫu số 1:

Biểu mẫu bằng excel

Mẫu số 2:Mẫu bằng excel

Một vài lưu ý khi đào tạo nhân viên mới

Việc xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới sao cho hiệu quả là một điều không hề dễ dàng. Nhà tuyển dụng cần nắm bắt một vài những lưu ý sau để có được một quá trình đào tạo như mong muốn:

  • Để chuyên nghiệp hơn nhà tuyển dụng nên cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng những thông tin về doanh nghiệp, các quy định, quy chế trước khi giới thiệu cho nhân viên mới. Tránh việc thiếu sót gây lúng túng trước nhân viên mới.
  • Thể hiện được tinh thần doanh nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy được đón nhận, không bị lạc lõng hay ngại 
  • Chuyên môn đào tạo cũng như kinh nghiệm của người hướng dẫn cũng cần phải được đảm bảo tốt. Vì đây là người trực tiếp dẫn dắt và định hướng công việc và là cầu nối cho nhân viên mới.
  • Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp hòa đồng, thân thiện, vui vẻ, gắn kết để nhân viên mới có cái nhìn tích cực, hứng thú trong quá trình làm việc.

Để tiện theo dõi quy trình đào tạo nhân viên và lưu trữ thông tin của nhân sự mới dễ dàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý. Hiện nay, AMIS Thông tin nhân sự đang là một trong những giải pháp tiện lợi, được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng.

Với AMIS Thông tin nhân sự, doanh nghiệp dễ dàng:

  • Scan thông tin nhân viên, tự động nhập liệu hồ sơ, tiết kiệm thời gian, công sức.
  • Thông tin liên quan đến đánh giá nhân viên cũng được lưu trữ trên hệ thống để tiện theo dõi.
  • Quản lý thông tin đến việc đào tạo cũng như các vấn đề xung quanh nhân viên.
  • Là căn cứ để cấp trên đưa ra những quyết định khen thưởng, kỷ luật cho nhân sự.

Đặc biệt, hiện nay, thị trường lao động hiện nay chủ yếu là gen Z với mong muốn được làm việc trong môi trường hiện đại, công nghệ cao. Việc ứng dụng những phần mềm hiện đại là rất cần thiết để giúp nhân sự hài lòng khi làm việc. Ngoài AMIS Thông tin nhân sự, anh/chị có thể tham khảo thêm phần quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM với nhiều tính năng như chấm công, tính lương, tuyển dụng,… liên kết với quản lý thông tin nhân sự.

Xem thêm: AMIS HRM – PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ĐƯỢC HẦU HẾT DOANH NGHIỆP TIN DÙNG

Giải pháp này có thể giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho bộ phận nhân sự, đồng thời tăng sự hài lòng cho nhân viên, giúp nhân viên làm việc năng suất và mang lại nhiều giá trị cho công ty.

Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm và đăng ký dùng thử miễn phí, anh chị hãy để lại thông tin dưới đây.

Lời kết

Để phát triển doanh nghiệp ngày một lớn mạnh thì yếu tố con người là quan trọng nhất. Vì vậy, nguồn nhân sự luôn được các lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Việc xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp, sẽ khiến doanh nghiệp có được nguồn nhân lực chất lượng, gắn bó lâu dài. 

Hơn thế nữa, một quy trình bài bản sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí và gắn kết các nhân viên với nhau, đưa doanh nghiệp phát triển một cách bền vững. Hi vọng với những thông tin mà MISA AMIS cung cấp, các nhà tuyển dụng có thể xây dựng được một quy trình đào tạo hiệu quả, có cho doanh nghiệp mình một đội ngũ nhân viên năng lực cao!

 594 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này