Quy trình đào tạo nhân viên mới được triển khai bài bản giúp doanh nghiệp sở hữu nguồn nhân lực chất lượng. Nhân viên mới khi hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và công việc của mình sẽ hòa nhập nhanh chóng và có hiệu quả công việc tốt hơn. Vậy quy trình này gồm các bước nào, khi thực hiện cần lưu ý điều gì? Mời bạn đọc cùng MISA AMIS HRM khám phá trong bài viết dưới đây.
Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR
1. Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?
Trước một môi trường làm việc mới, dù là người dày dặn kinh nghiệm cũng khó tránh khỏi cảm giác bỡ ngỡ. Một số nhân viên hướng nội dễ cảm thấy lạc lõng, bối rối khi tiếp nhận công việc và chưa thể phát huy hết năng lực. Bởi vậy quy trình đào tạo nhân viên mới là vô cùng cần thiết để tạo cho nhân viên mới khởi đầu thuận lợi.
Mỗi công ty sẽ có phong cách làm việc, văn hóa làm việc khác nhau nên nhân viên mới cần phải tiếp thu lại từ đầu. Trong khi đó thời gian đào tạo lại có giới hạn nhất định, tạo ra những áp lực đối với người hướng dẫn và người được hướng dẫn. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp công việc này trở nên suôn sẻ hơn và đáp ứng đúng thời hạn.
Theo các các chuyên gia nhân, một quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp có ý nghĩa quan trọng với cả công ty và nhân viên:
- Tạo không khí làm việc thoải mái: Hãy giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp, cũng như vị trí làm việc của mọi người. Điều này là bước đầu giúp nhân viên mới không bị bỡ ngỡ và mở lòng hòa đồng với mọi người xung quanh.
- Tiết kiệm thời gian quản lý trực tiếp: Trong ngày đầu làm việc, HR hãy đưa nhân viên mới thăm quan doanh nghiệp, giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu công việc. Điều này giúp nhân viên mới hiểu hơn về công việc, tiết kiệm thời gian đào tạo của người quản lý rất hiệu quả.
- Định hướng công việc cho nhân viên mới: Việc hướng dẫn nhân viên mới các công việc cụ thể cần phải làm từ đầu sẽ thúc đẩy nhanh tiến độ thích nghi công việc.
- Nhân viên mới có thể phát huy khả năng bản thân tối đa: Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ giúp nhân viên mới nắm bắt được công việc. Từ đó giúp bản thân phát huy hết khả năng, thúc đẩy năng suất công việc cao hơn.
- Giúp nhân viên mới hội nhập với môi trường, văn hóa doanh nghiệp: Đây là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn để mọi nhân viên trong công ty có sự đoàn kết, cùng nhau phát triển công ty vững mạnh.
2. 7 bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới
2.1. Chuẩn bị môi trường làm việc
Sau buổi phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, HR sẽ có danh sách các ứng viên trúng tuyển được duyệt. Từ danh sách được cung cấp nhân sự sẽ lên kế hoạch sắp xếp công việc cho nhân viên mới, thông báo thời gian, địa điểm nhận việc. Cần ghi chú rõ nơi để xe, cách lên văn phòng để thể hiện sự chu đáo của công ty.
Những hạng mục chuẩn bị và sắp xếp đầu tiên phải kể đến: chỗ làm việc, bàn làm việc, các vật dụng liên quan công việc (máy tính, bút, giấy, sổ, thẻ ra vào…), bản mô tả công việc và kế hoạch đào tạo.
Sau khi hoàn thành công tác chuẩn bị cơ bản, nhân sự cần gửi mail thông tin tới các phòng ban liên quan, để họ nắm bắt được về nhân sự mới. Khi nhân sự mới đến, các phòng ban liên quan sẽ có sự chuẩn bị trước và tiếp nhân viên mới với tinh thần vui vẻ, thân thiện.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự dễ sử dụng và thao tác đơn giản hơn, bạn hãy tìm hiểu ngay tính năng hỗ trợ hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:
2.2. Tìm hiểu và cập nhật thông tin về nhân viên mới
Nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo, HR và người hướng dẫn hoặc quản lý trực tiếp cần thấu hiểu hơn về nhân viên mới, bằng cách xem lại hồ sơ, bằng cấp của nhân viên này. Những mong muốn hoặc nguyện vọng của nhân viên mới, từng được trao đổi ở buổi phỏng vấn cũng cần đặc biệt lưu ý. Việc này thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp với nhân viên mới và cũng là thiện chí mong muốn nhân viên này sẽ gắn bó lâu dài.
Bên cạnh đó HR cần cập nhật thông tin nhân viên mới vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Như vậy trong quá trình làm việc các bộ phận, phòng ban dễ dàng tra cứu, tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn hoặc phải chờ đợi bổ sung.
2.3. Chào đón nhân viên mới
Nhân sự mới đến sẽ không tránh khỏi sự ngại ngùng với tập thể mới. Nhân sự có thể tổ chức một buổi giới thiệu ngắn, nhằm cung cấp thông tin cá nhân cơ bản giữa mọi người với nhau để tiện giao tiếp.
Nhân sự sẽ tiếp tục đưa người mới đi tham quan, giới thiệu các phòng ban liên quan, các chức năng, phạm vi hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời, nhân sự sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới trong quá trình giới thiệu.
Một gợi ý để nhân sự gắn kết nhân viên với nhau đó là tạo một tiệc nho nhỏ với đồ ăn nhẹ lúc nghỉ giải lao, hoặc cuối giờ làm việc để mọi người trò chuyện cởi mở hơn.
2.4. Đào tạo về thông tin, định hướng công việc
Ngoài giới thiệu về con người trong doanh nghiệp, HR cần cung cấp cho nhân viên mới thông tin tổng thể về công ty: Lịch sử hình thành, giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn, thành tích nổi bật, bộ máy lãnh đạo doanh nghiệp, cơ cấu phòng ban… Đây là những thông tin cơ bản để nhân viên mới hiểu về môi trường làm việc của mình trong thời gian sắp tới.
Ngoài những thông tin chung trên, thì nhân viên mới cần được biết về thời gian làm việc, chính sách, nguyên tắc và cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp, các hoạt động nội bộ… Đây chính là những thông tin để người mới có định hướng làm việc hiệu quả. Tiếp theo, các thông tin như email, web, nhóm chat trao đổi công việc sẽ được phía công ty cung cấp để hỗ trợ công việc cho nhân viên mới. Quản lý trực tiếp có trách nhiệm trao đổi sâu hơn về định hướng công việc.
>>> Xem thêm:
- Top Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả
2.5. Đào tạo về chuyên môn
Bước đào tạo chuyên môn phụ thuộc vào vị trí công việc cũng như năng lực của nhân viên mới. Quản lý trực tiếp và HR cần phối hợp với nhau để xây dựng một quy trình đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp nhất. Việc đào tạo có thể diễn ra trực tiếp 1-1, theo nhóm, hoặc cho nhân viên tham gia các buổi đào tạo tập trung, workshop, hội thảo…
Trong quá trình làm việc, nhân viên mới cũng cần được trang bị thêm những kiến thức liên quan để phối hợp với các bộ phận khác khi cần.
- Tổng quan chung về thị trường, ngành hàng thuộc lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp.
- Kiến thức về vị trí công việc của nhân viên mới chịu trách nhiệm.
- Các kỹ năng mềm như giao tiếp, quan hệ khách hàng, làm việc đội nhóm, làm việc độc lập, đàm phán, giải quyết vấn đề,…
- Các kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm triển khai công việc.
- Các kỹ năng nâng cao năng lực, phát triển sự nghiệp bản thân.
2.6. Hỗ trợ nhân viên mới kịp thời
Để nhân viên mới cảm thấy được quan tâm, có động lực cố gắng thì phòng nhân sự và quản lý trực tiếp nên theo dõi, hỗ trợ kịp thời. Sau một khoảng thời gian nhất định theo tuần hoặc theo tháng, cần đưa ra đánh giá với nhân viên và yêu cầu họ nêu ra những khó khăn một cách thẳng thắn. Người hướng dẫn có trách nhiệm đưa ra phương án hỗ trợ, giúp nhân viên mới xử lý vấn đề một cách dễ dàng hơn, tự tin phát huy năng lực của mình.
Hãy lưu ý rằng một số nhân viên mới dễ cảm thấy ngại khi nêu ý kiến cá nhân. HR cần nêu rõ phương thức nêu ý kiến, ví dụ như qua hệ thống làm việc của công ty, qua email, qua tin nhắn, công khai hay chỉ trong một nhóm nhỏ… và khuyến khích nhân viên mới cởi mở, chủ động hơn.
>>> Xem thêm: Trải nghiệm nhân viên là gì? 5 bước cải thiện Employee Experience
2.7. Đánh giá quá trình đào tạo nhân viên mới
Trải qua quá trình đào tạo và thử việc với các nhân viên mới, nhà tuyển dụng sẽ có một bảng đánh giá chung. Bảng đánh giá nhân viên thử việc liên quan chủ yếu liên quan đến năng lực làm việc, kỹ năng, tác phong làm việc, kết quả làm việc với số liệu chi tiết.
Thông thường, trước khi ký kết hợp đồng chính thức, giữa lãnh đạo doanh nghiệp hoặc cấp quản lý và nhân viên mới sẽ có một buổi trao đổi, thảo luận. Lãnh đạo sẽ lắng nghe những vấn đề, tiếp thu những đóng góp xây dựng, tâm tư nguyện vọng của nhân viên mới sau quá trình đào tạo. Lãnh đạo sẽ nắm bắt được khả năng của nhân viên, đưa ra định hướng phát triển theo đúng năng lực. Nếu ý kiến của hai bên đồng thuận, doanh nghiệp sẽ có một nhân viên chính thức và nhân viên sẽ có một môi trường mới để gắn bó.
Bên cạnh đó bước đánh giá này giúp phòng nhân sự hoàn thiện quy trình đào tạo chuyên nghiệp hơn cho những lần tuyển dụng, đào tạo trong tương lai.
Áp dụng phần mềm quản lý quy trình để thực hiện việc đào tạo nhân viên mới dễ dàng, tránh bị nhầm lẫn hoặc bỏ sót nội dung. Điều này cũng giúp quá trình làm việc thông suốt hiệu quả hơn.
>>> Xem thêm: Trọn bộ tài liệu kiến thức cho giám đốc nhân sự
3. Các yếu tố tạo nên một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả
3.1. Nhân viên mới được định hướng công việc từ đầu
Nhân sự khi hướng dẫn nhân viên mới trong ngày đầu cần giới thiệu qua về yêu cầu công việc của vị trí đó. Sau đó đưa ra nhiệm vụ công việc cụ thể hàng ngày mà họ cần làm. Cách thức để thực hiện, cũng như các công cụ làm việc cũng cần nhân sự cung cấp để giúp nhân viên mới định hướng công việc.
Nhân sự nhiệt tình chỉ dẫn sẽ giúp ích rất nhiều cho người mới dễ tiếp nhận công việc, không còn bỡ ngỡ. Khi việc tiếp thu được dễ dàng thì quá trình thực hiện sẽ trở lên thuận lợi, rút ngắn thời gian đào tạo đi rất nhiều.
3.2. Nhân viên nhanh chóng hòa nhập
Nhân viên mới trước khi tìm hiểu về công việc mình cần làm, thì việc đầu tiên sẽ là tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp để có thể hòa nhập với mọi người. Vì môi trường, văn hóa làm việc là tâm hồn của một doanh nghiệp. Khi các nhân viên có cùng tâm hồn đồng điệu, thì khi làm việc sẽ phát huy được hết năng lực bản thân và không có mâu thuẫn xảy ra.
Không chỉ là nhân viên mới cần giới thiệu bản thân mà những nhân viên khác trong doanh nghiệp cũng cần được giới thiệu. Để người mới có thể nắm bắt được họ là những ai, giữ trách nhiệm công việc gì, quê quán tên tuổi ra sao… Điều đó giúp mọi người trong một tập thể bớt xa lạ, xóa tan khoảng cách, tạo một bầu không khí làm việc tươi vui, hòa đồng, gắn kết.
Quy trình đào tạo hội nhập nhân viên mới sẽ loại bỏ sự căng thẳng, áp lực giữa các đồng nghiệp với nhau. Cùng nhau chia sẻ vui buồn, cùng nhau đi lên trong công việc, sẽ khiến các nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
3.3. Phương pháp đào tạo đa dạng, hấp dẫn
Phương pháp đào tạo đa dạng về cách thức truyền đạt sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu và dễ dàng cập nhật nghiệp vụ hơn. Thay vì chỉ đưa giấy tờ, tài liệu cho nhân viên tự đọc, quản lý có thể cung cấp các video, trang web, kho kiến thức hữu ích. Doanh nghiệp nên đầu tư cho nhân viên tham gia các buổi hội thảo, workshop, webinar để cập nhật những xu thế mới nhất liên quan đến công việc.
>>> Xem thêm: Giá phần mềm nhân sự có cao không?
3.4. Sự chủ động và nhiệt tình của quản lý, HR
Nếu doanh nghiệp mong muốn có được những nhân viên tài năng gia nhập đội ngũ thì cấp quản lý và HR cần phải chủ động, nhiệt tình trong công tác đào tạo nhân viên mới.
Cụ thể hơn, HR cần đảm bảo các thủ tục diễn ra suôn sẻ, chuẩn bị trước ít nhất 1 ngày cho các hoạt động tiếp đón, đào tạo, hướng dẫn.
Quản lý trực tiếp cần thấu hiểu nhân viên cấp dưới để chỉ dẫn kịp thời, chủ động điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với năng lực nhân viên, cập nhật tình hình với phòng HR và các lãnh đạo nếu cần thiết.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
4. Các biểu mẫu đào tạo nhân viên mới dành cho HR
4.1. Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới trên Word
Một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến đó là biểu mẫu bằng Word. Biểu mẫu này có tính tiện dụng cao, nhân sự dễ dàng theo dõi tiến độ hoạt động quy trình. Nhân viên mới cũng dễ nắm bắt được quy trình đào tạo của bản thân.
- Mẫu số 1:
- Mẫu số 2:
- Mẫu số 3:
4.2 Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới trên Excel
Biểu mẫu bằng Excel hiện cũng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng, bởi cách trình bày khoa học hơn, đưa ra được nhiều đầu mục công việc hơn. Một số biểu mẫu để HR tham khảo:
- Mẫu số 1:
- Mẫu số 2:
5. Những lưu ý trong quy trình đào tạo nhân viên mới
Xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới sao cho hiệu quả không dễ. Nhà tuyển dụng cần nắm bắt một vài những lưu ý sau để có được một quá trình đào tạo như mong muốn:
- Cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng những thông tin về doanh nghiệp, các quy định, quy chế trước khi giới thiệu cho nhân viên mới. Tránh việc giới thiệu thừa hoặc thiếu thông tin
- Thể hiện được tinh thần chào đón nồng nhiệt từ đồng nghiệp mới, doanh nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy hòa nhập
- Người hướng dẫn cần có kinh nghiệm và chuyên môn tốt. Vì đây là người trực tiếp dẫn dắt và định hướng công việc và là cầu nối cho nhân viên mới.
- Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp hòa đồng, thân thiện, vui vẻ, gắn kết để nhân viên mới có cái nhìn tích cực, hứng thú trong quá trình làm việc.
Để tiện theo dõi quy trình đào tạo nhân viên và lưu trữ thông tin của nhân sự mới dễ dàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý. Hiện nay, AMIS Thông tin nhân sự là một trong những giải pháp tiện lợi, được 17.000+ doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng.
Với AMIS Thông tin nhân sự, doanh nghiệp dễ dàng:
- Tiết kiệm thời gian thủ công thường ngày của Phòng nhân sự: Quét hồ sơ thông tin nhân viên mới, tự động nhập liệu hồ sơ, tiết kiệm thời gian, công sức.
- Tiện lưu trữ và theo dõi thông tin đánh giá nhân viên mới trên hệ thống
- Quản lý thông tin đến việc đào tạo cũng như các vấn đề xung quanh nhân viên mới.
- Lưu lại căn cứ để cấp trên đưa ra những quyết định tuyển chính thức, bổ nhiệm nhân sự hợp lý.
Giải pháp này có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho bộ phận nhân sự, đồng thời nâng cao sự hài lòng cho nhân viên, tăng năng suất và mang lại nhiều giá trị cho công ty. Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm và đăng ký trải nghiệm, bạn hãy để lại thông tin dưới đây.
Đặc biệt, thị trường lao động hiện nay chủ yếu là gen Z với mong muốn được làm việc trong môi trường công nghệ cao. Việc ứng dụng những phần mềm hiện đại là rất cần thiết để gia tăng trải nghiệm nhân viên. Ngoài AMIS Thông tin nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm phần quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM với nhiều tính năng như chấm công, tính lương, tuyển dụng,…
>>> Xem thêm: Review chi tiết phần mềm MISA AMIS HRM từ những khách hàng thực tế
6. Lời kết
Một quy trình bài bản sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí và gắn kết các nhân viên với nhau, đưa doanh nghiệp phát triển một cách bền vững. Hy vọng với những thông tin mà MISA AMIS HRM cung cấp, các nhà tuyển dụng có thể xây dựng được một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, sở hữu đội ngũ nhân viên năng lực cao.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
