Tuyển dụng Đào tạo và hội nhập Học nghiệp vụ nhân sự có khó không? 12++ công việc yêu...

Học nghiệp vụ nhân sự có khó không? 12++ công việc yêu cầu 

Công nghệ số có tầm ảnh hưởng rất lớn, nhưng không thể thiếu được bàn tay của con người. Nhân sự chính là bộ phận thiết yếu khởi tạo, phát triển, cũng như duy trì sửa lỗi các hệ thống công nghệ hiện đại hiện nay, là thành phần cốt lõi trong một tổ chức, doanh nghiệp. 

Ngoài chương trình đào tạo & phát triển nhân sự trực tiếp ở các bộ phận, trưởng phòng nhân sự cũng cần lập kế hoạch để đào tạo chính những nhân viên nội bộ phòng nhân sự để có sự hiểu biết, kiến thực đủ rộng và nhiều. Nhân viên sẽ có đủ nghiệp vụ nhân sự để có thể tự tin hỗ trợ các phòng ban liên quan, mà không cần đến sự có mặt trực tiếp của ban lãnh đạo hay quản lý cấp trung.

1. Nghiệp vụ nhân sự mảng hành chính

Lập kế hoạch công việc và kiểm soát luồng công việc hiệu quả chính là hai kỹ năng cơ bản quan trọng nhất đối với cán bộ nhân sự. Qua đó, cán bộ nhân sự sẽ có đầy đủ kiến thức quan trọng, để đảm bảo khả năng làm việc đa bên, mà không bị sai sót thông tin, đẩy nhanh luồng việc hành chính nhân sự. 

Ngoài ra, cán bộ phòng nhân sự cần học nghiệp vụ nhân sự với những nhóm kỹ năng nào để có thể thực hiện nghiệp vụ nhân sự hiệu quả, chuyên nghiệp?

1.1. Kỹ năng kiểm soát & lưu trữ thông tin

Tưởng chừng như rất đơn giản, nhưng kỹ năng soạn thảo văn bản và công tác Văn thư lưu trữ lại là hai nghiệp vụ nhân sự cực kỳ quan trọng để quản lý thông tin nhân viên và lãnh đạo của toàn bộ doanh nghiệp. Nhân viên nhân sự có chuyên môn cao cần phải có kỹ năng kiểm soát và lưu trữ thông tin hợp lý, dễ dàng trích xuất bất cứ khi nào cần.

Một số nghiệp vụ nhân sự phổ biến cần nắm bắt, có thể kể đến như: 

Thuộc nằm lòng cách trình bày, thể thức của văn bản hành chính nhân sự, có thể kể đến các Quyết định, báo cáo, tờ trình và thông báo…

Tiếp nhận, xử lý, sắp xếp, lưu trữ và sử dụng văn bản khoa học, chính là ổ dữ liệu thông tin để cả phòng nhân sự, lẫn các trưởng bộ phận và ban lãnh đạo đều có thể xem xét, hoặc yêu cầu trích xuất báo cáo bất cứ khi nào.

Quản lý, sử dụng con dấu doanh nghiệp, cùng quy trình xin duyệt nội dung và văn bản ở các cấp.

1.2. Kỹ năng theo dõi công việc và tổ chức sự kiện

Tưởng như không quan trọng, công tác lễ tân, thư ký trong bộ phận nhân sự lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng, với các quy tắc và trình tự chuẩn mực. Hơn thế nữa, nhân viên nhân sự cần phải hiểu sát sao về nội dung sự kiện, hội thảo sắp diễn ra, qua đó, lên kế hoạch lịch trình hoàn hảo, để làm việc với các đầu mối nhân sự từ các phòng ban.

1.3. Hiểu biết pháp luật

Đây là nghiệp vụ nhân sự vô cùng quan trọng của bộ phận nhân sự, để bảo vệ người lao động, thông qua việc nắm rõ bộ Luật Lao động 2019, cùng các thay đổi có trong bộ luật lao động 2019 và 2012. 

Bộ phận nhân sự sẽ có khả năng xây dựng nội quy, hình thức kỷ luật, qua đó tạo ra văn hoá doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân sự còn là bộ phận đại diện công ty làm việc với các cơ quan nhà nước như BHXH và thuế TNCN, qua đó có thể hỗ trợ nhân viên trong doanh nghiệp khai báo thông tin cá nhân, và quản lý quy trình nộp/ chi hàng tháng.

1.4. Kiểm soát luồng việc nội bộ, quan hệ lao động

Nhân viên nhân sự có trách nhiệm duy trì mối quan hệ lao động ổn định, đảm bảo môi trường tốt nhất cho nhân sự trong tổ chức làm việc hiệu quả. Qua đó, nhân viên nhân sự chính là đầu mối tiếp nhận các vấn đề chung từ phía nhân sự, đưa ra cách giải quyết, cũng như hướng dẫn nhân viên từ các bộ phận cách thức thực hiện các quy định, thủ tục. 

Bộ phận nhân sự cũng cần phải chịu trách nhiệm chính để thành lập công đoàn cơ sở để bảo vệ quyền lợi người lao động (Chính là khoản chi phí được khấu trừ vào lương nhân viên, mức phí đóng 2% mỗi tháng).

1.5. Nắm chắc văn hoá và quy định doanh nghiệp

Nhân viên nhân sự chính là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng văn hoá và quy định của công ty, là bộ phận truyền tải thông điệp từ ban lão đạo tới toàn thể nhân viên. Qua đó, nhân viên nhân sự sẽ tổ chức các sự kiện, hội thảo quan trọng của doanh nghiệp, cũng như duy trì văn hóa doanh nghiệp ở mức tối đa, lấy cơ sở phong cách lãnh đạo trở thành văn hóa làm việc chung.

1.6. Nắm rõ quy trình của các nghiệp vụ nhân sự cơ bản

Dưới đây là một số chuyên môn nhân viên nhân sự bắt buộc phải nắm chắc để đảm bảo duy trì tầm quan trọng của bộ phận nhân sự trong việc quản lý quyền lợi người lao động, hay còn gọi là hình thức tổ chức chế độ Phúc lợi & Đãi ngộ, với quy trình 4 bước. 

Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ, 4 nghiệp vụ nhân sự này sẽ được gộp lại, qua đó bộ phận quản lý nhân sự sẽ có chức năng đa nhiệm, quản lý tất cả các đầu việc. Do vậy, bản thân một nhân viên HR cần có khả năng nắm bắt cách thức thực hiện tất cả các nghiệp vụ nhân sự này.

1.6.1. Tuyển dụng hiệu quả, đảm bảo chất lượng đầu vào ứng viên

Đây là quy trình nhân viên nhân sự làm việc trực tiếp với các trưởng bộ phận để triển khai tuyển nhân sự. Qua đó, nhân viên nhân sự có nhiệm vụ tìm kiếm ứng viên tài năng, phù hợp với số lượng vị trí và mô tả công việc trước đó. 

Sau đó, nhân viên nhân sự có nhiệm vụ lên kế hoạch phỏng vấn, thi tuyển theo yêu cầu của từng vị trí, cuối cùng sẽ là thông báo tới ứng viên về kết quả tuyển dụng cuối cùng.

Nhân viên nhân sự cũng cần lưu trữ lại thông tin những ứng viên không đạt, ‘để dành’ cho các cơ hội tuyển dụng trong tương lai.

1.6.2. Đánh giá thực hiện công việc

Đây là nghiệp vụ nhân sự cực kỳ quan trọng, sau khi có sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự, nhân viên nhân sự sẽ phải làm việc trực tiếp với các trưởng bộ phận để thực hiện báo cáo công việc của từng cá nhân. 

Sau đó, trong các buổi họp định kỳ, nhân viên nhân sự sẽ so sánh kết quả do trưởng bộ phận và nhân viên tự đánh giá, qua đó đưa ra phương hướng chương trình đào tạo & phát triển cụ thể.

Nghiệp vụ nhân sự mảng hành chính
Nghiệp vụ nhân sự mảng hành chính

1.6.3. Đào tạo & phát triển

Đây là nghiệp vụ nhân sự khá khó khăn, đặc biệt khi nhân viên nhân sự không có chuyên môn sâu ở từng phòng ban. Do vậy, nhiệm vụ của nhân viên nhân sự ở đây chính là làm việc liên tục, và thúc đẩy trưởng bộ phận lập kế hoạch các buổi tập huấn tập trung để tăng năng lực cho cả bộ phận.

Với các chương trình đào tạo tại chỗ trong quá trình làm việc, trưởng bộ phận cần phải tự theo dõi và đánh giá, sau đó gửi kết quả cuối cùng cho bộ phận nhân sự

1.6.4. Tổ chức và kiểm soát cơ chế lương thưởng, đãi ngộ và phúc lợi nhân viên

Để có thể thực hiện được điều này, nhân viên nhân sự cần lên thời gian làm việc, ca kíp cho từng phòng ban, và yêu cầu trưởng bộ phận ở các phòng ban điền thời gian biểu của nhân sự trong phòng ban này. 

Trong vòng 5 ngày cuối tháng, hoặc 5 ngày đầu tháng sau, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp lại hết tất cả các thông tin này để làm bảng chấm công, sau đó tính lương của nhân viên (đã trừ các khoản khấu trừ quan trọng), sau đó gửi bảng lương cho từng nhân sự để đảm bảo không có sự sai lệch.

Nhân sự cũng là bộ phận theo dõi công tác trả lương từ thủ quỹ cuối tháng, đảm bảo quyền lợi nhân viên

1.7. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Để có thể giải quyết được tất cả các bài toán và nghiệp vụ trên, ngoài kiến thức chung về tin học ứng dụng trong nghề nhân sự, như sử dụng Văn bản Word, Bảng tính Excel hay tài liệu trình bày Power point, bộ phận nhân sự nên tham khảo để sử dụng phần mềm quản lý nhân sự AMIS HRM – Nền tảng quản trị nguồn nhân lực tổng thể, tối giản thời gian thực hiện nghiệp vụ, tăng năng suất làm việc của nhân viên. 

Để lại thông tin, đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí cùng AMIS HRM 

CTA dùng thử

2. Nghiệp vụ nhân sự hỗ trợ phát triển năng lực nhân viên HR

Về bản chất, đây là chính là tổng hợp các nghiệp vụ nhân sự để đào tạo & phát triển nhân sự toàn hệ thống, không chỉ dành cho cán bộ nhân sự. 

Tuy nhiên, AMIS HRM vẫn sẽ tổng hợp 5 nghiệp vụ nhân sự quan trọng, để có thể tăng cường năng lực công tác nhân sự ở nhân viên nhân sự. 

2.1 Coaching – Hướng dẫn

Nhân viên HR cũ có thể trực tiếp hướng dẫn và đào tạo các thông tin và quy trình cho nhân sự mới với phương pháp này, thông qua các nhiệm vụ phải thực hiện hàng ngày. Qua đó, nhân viên mới sẽ chỉ mất từ 5-10 ngày hướng dẫn để thực sự có thể thao tác được nghiệp vụ, cũng như làm việc với nhiều phòng ban khác nhau.

2.2. Mentoring – Bám sát

Đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng, bởi dù sau khi đã có kỹ năng làm việc, nhưng nhân viên mới vào chắc chắn sẽ tạo ra lỗi do chưa quen 100% với bộ máy. Do vậy, nhân viên hướng dẫn cần có sự theo dõi cách làm việc xuyên suốt trong 2 tháng thử việc

2.3. Lập kế hoạch lộ trình công việc theo ngày

Đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của bộ phận nhân sự, bởi HR vốn là ‘ngành dọc’, thuộc chuyên môn quản lý tổng thể, và không đi vào chuyên môn sâu.

Công việc của nhân sự chính là theo dõi và bám sát hệ thống, để đảm bảo tối thiểu lỗi có thể xảy ra. Do vậy, có checklist làm việc theo ngày là việc khá hiệu quả với nhân viên nhân sự.

2.4. Cross – training – Đào tạo chéo

Thường sẽ chỉ diễn ra tại doanh nghiệp lớn, khi có những thay đổi quan trọng có sức ảnh hưởng lớn tới từ tổng công ty. Chương trình đào tạo chéo trong nhân sự thường là các buổi tập huấn tập trung, để đảm bảo tổng công ty có thể chuyển 100% thông tin và tài liệu ở các bộ phận nhân sự tại cơ sở địa phương

2.5. Job rotation – Hoán đổi vị trí để thực hành nghiệp vụ trong phòng ban HR

Nhân sự ở các doanh nghiệp với kích cỡ dưới 200 lao động thường sẽ làm việc đa nhiệm, và nắm bắt nghiệp vụ từ khi bắt đầu lập kế hoạch đến khi đào tạo & phát triển nhân sự. Do vậy, nhân viên nhân sự nên hoán đổi đầu công việc thường xuyên để nắm chắc nghiệp vụ chuyên môn của đồng nghiệp, qua đó có thể tương trợ lẫn nhau.

Nghiệp vụ nhân sự hỗ trợ phát triển năng lực nhân viên HR
Nghiệp vụ nhân sự hỗ trợ phát triển năng lực nhân viên HR

3. Kỹ năng mềm đặc biệt quan trọng với bộ phận hành chính nhân sự 

Nhân viên nhân sự đặc biệt cần có kỹ năng mềm để quản lý đầu công việc hành chính hiệu quả, có thể kể đến một số kỹ năng quan trọng như sau:

  • Suy nghĩ sáng tạo, làm việc hiệu quả
  • Biết cách đặt câu hỏi
  • Biết cách giải quyết vấn đề và quản lý xung đột
  • Giao tiếp tốt cùng khả năng làm việc đa nhiệm

Tham khảo thêm: Tổng hợp một số kỹ năng quan trọng trong quản lý nhân sự

4. Vấn đề khi triển khai chiến lược phát triển nhân sự

Một số vấn đề gần-như-chắc-chắn-sẽ-xảy-ra khi thực thi hoá chiến lược quản lý nhân sự, với bối cảnh nhân viên phòng HR đang tăng cường, nâng cao nghiệp vụ nhân sự:

  • Nhân viên không hiểu đúng 100% yêu cầu của lãnh đạo, dẫn đến hiểu lầm trong cách thực hiện
  • Nhân viên bị chậm lương do hệ thống phúc lợi không hiệu quả: Các anh chị quản lý nhân sự có thể tham khảo thêm giải pháp AMIS HRM – Nền tảng quản trị nguồn nhân lực hiệu quả
  • Phòng ban không hợp tác, do chưa hiểu hết mục tiêu và định hướng chung: bộ phận nhân sự cần tác động tới trưởng bộ phận để xử lý vấn đề này 

… 

Chắc chắn rằng, khi triển khai, sẽ có thay đổi và vấn đề so với kế hoạch ban đầu. Do vậy, kỹ năng của nhân viên nhân sự chính là tìm ra giải pháp xử lý những vấn đề này, đem lại bầu không khí thoải mái tại công sở.

Quản lý nhân sự cùng phần mềm MISA AMIS
Quản lý nhân sự cùng phần mềm MISA AMIS

5. Lợi ích khi thực hiện nghiệp vụ nhân sự sử dụng MISA AMIS HRM

  • Quản trị Tài chính – Kế toán: giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, TSCĐ, CCDC, Giá thành, Thuế, Hợp đồng, Ngân sách, Tổng hợp, Phân tích tài chính.
  • Quản trị bán hàng: giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ từ Marketing, Bán hàng, đến hỗ trợ sau bán hàng.
  • Quản trị công việc: giúp các cấp quản lý Doanh nghiệp giao việc cho nhân viên, nhắc và theo dõi tiến độ công việc, đánh giá kết quả thực hiện công việc và có thể ủy quyền khi giao việc
  • Quản trị truyền thông: giúp Doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách, tin tức hoạt động, văn hóa, thể thao,… cho nhân viên kịp thời, khuyến khích các phong trào văn hóa, văn nghệ, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
  • Quản trị Sáng kiến: giúp doanh nghiệp thu thập, bình chọn, đánh giá hiệu quả áp dụng các sáng kiến, phát huy sự sáng tạo của mọi nhân viên trong doanh nghiệp, tuyên dương những sáng kiến có giá trị.
  • Quản trị tri thức: giúp doanh nghiệp tổng hợp Tri thức của doanh nghiệp theo từng chủ đề, nhân viên dễ dàng tra cứu, xem trực tuyến và bình luận đóng góp ý kiến.
  • Quản trị hành chính: giúp doanh nghiệp quản trị công tác quản lý và sử dụng tài sản, quản trị công tác văn thư lưu trữ các văn bản đi, văn bản đến, lưu trữ các tư liệu phim, ảnh, tài liệu,… để nhân viên có thể khai thác, tra cứu trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

Đặc biệt, nghiệp vụ nhân sự kết nối với các nghiệp vụ kế toán để trao đổi dữ liệu theo hướng đầu ra của nghiệp vụ này là đầu vào của nghiệp vụ kia giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình tác nghiệp và tối ưu nguồn lực.

phần mềm quản lý nhân sự

Gửi Bảng tổng hợp lương, thuế, bảo hiểm từ Nhân sự cho kế toán hạch toán

Doanh nghiệp được sử dụng miễn phí các ứng dụng trên Mobile như: AMIS HRM Mobile (Quản trị nhân sự), AMIS CRM Mobile (Quản trị bán hàng), AMIS TMS Mobile (Quản trị công việc), AMIS SME Mobile (Quản trị kế toán),…trên các hệ điều hành iOS và Android.

Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể tham khảo rất nhiều các tài liệu đào tạo nội bộ về Kiến thức,

Kỹ năng và quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp,… mà MISA đã đưa sẵn vào dữ liệu khi Doanh nghiệp đăng ký dùng AMIS.VN.

6. Tổng kết

Để có thể xử lý triệt để các vấn đề nêu trên, nhân viên nhân sự nên đề xuất khởi tạo và sử dụng các biểu mẫu chung để tránh nhầm lẫn khi truyền tải thông tin, cũng như làm rõ vấn đề trách nhiệm và quyền lợi giữa các bộ phận.

Trên đây là tổng hợp một số thông tin quan trọng để quy trình đào tạo nghiệp vụ nhân sự trở nên hiệu quả. Để công việc dễ dàng hơn, các anh chị quản lý nhân sự tốt nhất nên tham khảo thêm AMIS HRM – Nền tảng quản trị nguồn nhân lực tổng thể, để có giải pháp quản trị tốt nhất, phù hợp với văn hoá doanh nghiệp.

CTA nhận tư vấn

Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới
Chia sẻ bài viết hữu ích này