Kiến thức Quản lý nhân sự Quản lý tiền lương khoa học, hiệu quả? Bài toán phức tạp...

Quản lý tiền lương khoa học, hiệu quả? Bài toán phức tạp thách thức mọi doanh nghiệp

Quản lý tiền lương là nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi tính chính xác và độ bảo mật cao. Để giảm thiểu áp lực và gánh nặng quản lý cho các doanh nghiệp, rất nhiều dịch vụ và phần mềm quản lý tiền lương ra đời, bên cạnh phương pháp quản lý truyền thống. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 3 cách quản lý tiền lương phổ dụng nhất và phân tích ưu nhược điểm để doanh nghiệp tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

cach quan ly tien luong hieu qua
Cách quản lý tiền lương hiệu quả cho doanh nghiệp 

5 vấn đề cần lưu ý trong quá trình quản lý tiền lương của doanh nghiệp 

1.1. Quy định pháp luật 

Để quản lý tiền lương hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu các quy định của pháp luật về vấn đề lao động để tránh các vấn đề phát sinh hoặc mâu thuẫn không đáng có. Đây là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng cơ chế trả lương hợp lý và tuân thủ pháp luật. 

Với hạng mục này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều khoản liên quan tới mức lương tối thiểu; các quy định về hợp đồng lao động và thử việc; hệ số lương; thuế và BHXH… 

Riêng đối với các vấn đề liên quan tới BHXH, doanh nghiệp có thể tham khảo Phần mềm BHXH AMIS. Phần mềm này điện tử hóa hoàn toàn gần 20 loại thủ tục liên quan; giúp tiết kiệm thời gian tính toán, nhập liệu đồng thời giúp doanh nghiệp tự nộp hồ sơ và đóng BHXH theo đúng quy định cho các cơ quan nhà nước. 

1.2. Tính chất và mức độ ưu tiên của công việc 

Việc phân loại lao động thành các nhóm nhỏ tương đồng về vị trí hoặc tính chất công việc sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp và xây dựng thang bảng lương cho nhân viên. Quá trình phân loại này cũng là cơ sở tạo nên cơ chế trả lương công bằng, minh bạch trong doanh nghiệp. 

1.3. Các thức tính lương 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một hoặc nhiều cách thức tính lương khác nhau. Doanh nghiệp có thể tính lương theo sản phẩm, theo thời gian, lương cứng,… hoặc kết hợp đồng thời các hình thức với nhau. 

Mỗi hình thức tính lương sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ loại hình và sản phẩm kinh doanh của mình để có những điều chỉnh phù hợp trong chính sách lương.

>> Xem thêm: Cách tính tiền lương & Nguyên tắc trả lương cho nhân viên bạn PHẢI BIẾT

1.4. Quan điểm và ý kiến của người lao động 

quan diem cua nguoi lao dong
Bên cạnh các quy định pháp luật, doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới quan điểm của người lao động đối với phương pháp quản lý tiền lương của mình

Một trong những cách đảm bảo quản lý tiền lương hiệu quả đó là thường xuyên đánh giá và điều chỉnh cơ chế tiền lương nếu có vấn đề phát sinh. Các doanh nghiệp có thể lấy quan điểm và ý kiến của người lao động thông qua các cuộc trưng cầu ý kiến, khảo sát, thảo luận ngắn,… Từ đó, các lãnh đạo có thể nhận ra được ưu nhược điểm trong cơ chế trả lương hiện tại và tìm ra giải pháp khắc phục. 

1.5. Khả năng chi trả của doanh nghiệp 

Muốn quản lý tiền lương hiệu quả thì ngân sách của doanh nghiệp cũng phải được sử dụng và quản lý hiệu quả. Doanh nghiệp vừa muốn đảm bảo hiệu quả kinh doanh vừa khích lệ người lao động nhưng cũng cần phải cân nhắc tình hình tài chính và doanh thu kế hoạch của mình. 

Khi đó, các cán bộ cần tính toán tỷ lệ tiền lương cho các nhân sự một cách hợp lý để đảm bảo trả đủ lương mà không bị vượt quá khả năng chi trả của doanh nghiệp. 

kha nang chi tra luong cua doanh nghiep
Các cán bộ cần đảm bảo trả đủ lương mà không bị vượt quá khả năng chi trả của doanh nghiệp

3 cách quản lý tiền lương hiệu quả trong doanh nghiệp

2.1. Biên chế bằng tay 

Đối với quan điểm của nhiều công ty, tổ chức, tiến hành quản lý tiền lương thủ công hay chạy hệ thống bảng lương bằng tay là cách hữu hiệu nhất để quản lý tiền lương. 

2.1.1. Ưu điểm

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là tiết kiệm chi phí với nguồn nhân lực nội bộ. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp cũng sẽ cảm thấy an tâm hơn trong khâu bảo mật thông tin khi giao việc cho nhân sự của mình thay vì bên ngoài. 

2.1.2. Nhược điểm

Tuy nhiên, doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp này cần lưu ý rằng quản lý tiền lương liên quan tới rất nhiều thủ tục và giấy tờ. Không chỉ dừng lại ở tính toán tiền lương, các cán bộ C&B sẽ cần phải tìm hiểu các quy định, tính toán hoặc lập báo cáo liên quan tới các vấn đề như thuế, BHXH,… Đồng thời phải đảm bảo gửi thuế cho cơ quan nhà nước hoặc đóng BHXH đúng hạn. 

Nhìn chung, việc quản lý tiền lương truyền thống tương đối phức tạp, đòi hỏi thời gian và công sức lớn của cán bộ nhân sự. Để hạn chế mắc lỗi khi xử lý hồ sơ tài chính sau này, doanh nghiệp nên có các chuyên viên hoặc đội nhóm chuyên biệt để quản lý phần này. 

2.2. Thuê ngoài 

Thuê ngoài là một giải pháp mang lại nhiều ích lợi nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn “dè chừng”. 

2.2.1. Ưu điểm

Điểm mạnh lớn nhất của việc thuê các đơn vị bên ngoài để quản lý tiền lương là tiết kiệm thời gian. Các công ty cung cấp dịch vụ này thường thực thi từ A đến Z các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương điển hình như: 

  • Tư vấn xây dựng Quy chế Lương hoặc Thang bảng lương; 
  • Tính lương nhân viên hàng tháng;
  • Lập Báo cáo/quyết toán thuế Thu Nhập Cá Nhân; 
  • Báo tăng/giảm bảo hiểm, chốt sổ BHYT; 

Ngoài ra, cách quản lý tiền lương bằng thuê ngoài cũng đem lại một số ưu điểm về năng suất và độ tin cậy. 

Về mặt năng suất, do họ là những nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nên họ sẽ có nguồn nhân lực chuyên môn cao cùng các nguồn tài nguyên kỹ thuật khác. Các nguồn sẵn có này khiến doanh nghiệp có thể xử lý ngay những trường hợp phức tạp nhất và tốc độ nhanh nhất. 

Về mặt độ tin cậy, bởi các nhà cung cấp này chuyên về nghiệp vụ quản lý tiền lương nên khả năng sai sót của họ là rất nhỏ. Ngoài ra, họ cũng thường có những cam kết bồi thường nếu mắc lỗi trong quá trình quản lý, điều mà phương pháp quản lý truyền thống không thể làm được. 

2.2.2. Nhược điểm

Nhược điểm đầu tiên của phương pháp này đó là tốn rất nhiều chi phí. Bởi doanh nghiệp gần như phải thuê một đội ngũ mới, làm việc riêng biệt để quản lý tiền lương cho mình. 

Bên cạnh đó, việc tìm ra một nhà cung cấp uy tín cũng là một bài toán khó nếu doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp thuê ngoài. Bởi nghiệp vụ quản lý tiền lương còn có sự ràng buộc liên quan với các quy định của pháp luật, đồng thời đòi hỏi độ chính xác và tính bảo mật cao. Việc lựa chọn nhà cung cấp thiếu uy tín sẽ dẫn đến nhiều nguy cơ như rò rỉ thông tin, sai phạm quy định,… ảnh hưởng trực tiếp tới cả doanh nghiệp nói chung và từng nhân sự nói riêng. 

2.3. Sử dụng phần mềm quản lý tiền lương 

phan mem quan ly tien luong
Phần mềm tính lương với biểu đồ và dữ liệu trực quan 

2.3.1. Ưu điểm

Phần mềm tính lương có thể nói là giải pháp trung hòa ưu nhược điểm của hai hình thức kể trên. Ưu điểm nổi bật là tiết kiệm chi phí hơn so với thuê ngoài, đồng thời vẫn đảm bảo hạn chế tối đa những sai sót do các hệ thống tự động hóa. 

Bên cạnh đó, dữ liệu và thông số trong phần mềm này sẽ do chính các doanh nghiệp quản lý nên hoàn toàn có thể yên tâm về độ bảo mật. Nhiều phần mềm có chức năng trích xuất báo cáo hoặc tư vấn, hỗ trợ xây dựng chính sách lương thưởng không khác gì một công ty dịch vụ thuê ngoài. 

2.3.2. Nhược điểm

Các phần mềm công nghệ tương đối hiện đại nhưng nhược điểm lớn là hầu hết phải phụ thuộc vào Internet. Vì thế, nếu không có chức năng sao lưu hoặc đồng bộ, khi có sự cố như mất mạng hay mất điện, các dữ liệu quản lý tiền lương của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng. 

Hiện nay, không quá khó khăn để doanh nghiệp tìm ra được một hoặc vài phần mềm tính lương. Tuy nhiên, mỗi phần mềm sẽ có giao diện cũng như các tính năng khác biệt. Do đó, doanh nghiệp có thể tìm hiểu trước một vài phần mềm, sau đó trải nghiệm bản dùng thử trước khi đưa ra lựa chọn. 

Quản lý tiền lương thông minh, khoa học với AMIS Tiền lương

AMIS Tiền lương là phần mềm quản lý tiền lương toàn diện và trực quan với khả năng tối đa hóa hiệu suất của các HR tiền lương. Một số chức năng tiêu biểu của phần mềm có thể kể đến như khai báo chính sách lương thưởng và phụ cấp; tự động tính lương theo các công thức sẵn có cũng như các khoản khấu trừ theo quy định Nhà nước. 

Từ các dữ liệu này, phần mềm có thể trích xuất các biểu đồ, báo cáo theo dõi tiền lương, phân tích thu nhập hoặc phúc lợi. Ban lãnh đạo kiểm soát tốt mọi chính sách & quy chế lương

Đối với các lãnh đạo, phần mềm cho phép theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện; xây dựng chính sách hoặc điều chỉnh chế độ đãi ngộ để cân bằng lợi ích của doanh nghiệp và người lao động. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí 

5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này