9 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần dùng ngay phần mềm CRM

Phần mềm CRM nào tốt được nhiều công ty tìm hiểu gần đây, đặc biệt khi phong trào chuyển đổi số trong doanh nghiệp được phát động mạnh mẽ bởi chính phủ và cũng là xu hướng tất yếu trong bối cảnh dịch bệnh.

Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng cần chuyển đổi số, không phải ai cũng cần dùng đến phần mềm CRM mặc dù lợi ích của việc ứng dụng CRM là rất lớn.

Trong bài viết dưới đây, MISA xin đưa ra 9 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần dùng đến CRM. Hãy đọc để biết doanh nghiệp bạn có thực sự cần dùng phần mềm CRM không nhé!

I – Trong quản lý khách hàng

Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh, đó là “nguồn sống” của doanh nghiệp. Mọi nỗ lực của doanh nghiệp hướng đến việc mang đến những trải nghiệm khiến khách hàng hài lòng và trở thành khách hàng trung thành. 

Chính vì vậy, thuật ngữ CRM đã ra đời để giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán xung quanh khách hàng.

Khách hàng được xem như “tài sản” của doanh nghiệp. Thế nhưng nó lại được nắm giữ bởi mỗi nhân viên kinh doanh khác nhau, lưu trữ trên các file excel, cất trong laptop của mình. Đây chính là vấn đề thực sự “nhức nhối” của doanh nghiệp.

Nó không đơn thuần là chuyện “tài sản” của doanh nghiệp bị thất thoát, mà còn là vấn đề thông tin cá nhân của khách hàng có thể bị tiết lộ hoặc sử dụng với mục đích không tốt.

1. Không quản lý được danh sách khách hàng do phân tán nhiều nơi

Bạn có đang lưu trữ thông tin khách hàng trên excel và cất nó trong máy tính hoặc Google Driver? Có đến 87% doanh nghiệp đã và đang làm thế cho đến khi số lượng khách hàng của họ ngày càng tăng lên. Hậu quả là:

• Bạn không có được cái nhìn tổng quan đến chi tiết về từng khách hàng.
• Bạn không thể đánh giá, phân tích khách hàng, qua đó đưa ra chiến lược bán hàng hiệu quả cho từng nhóm khách hàng của mình.
• Có thể mất mát dữ liệu bất cứ lúc nào, nó ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Tuy nhiên, với phần mềm chăm sóc khách hàng điều nó sẽ không xảy ra bởi:

• Mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ tập trung trên phần mềm, tránh rủi ro thất thoát.
• Phần mềm cho ra các báo cáo liên quan đến khách hàng: độ tuổi, giới tính, xu hướng mua hàng… giúp bạn không những thấu hiểu từng khách hàng mà còn nhìn ra bức tranh tổng quan về khách hàng của mình.
• Qua các dữ liệu có được, bạn có thể cá nhân hoá các hoạt động bán hàng, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

2. Không nắm được lịch sử tương tác, giao dịch của khách hàng

Đây là hạn chế lớn tiếp theo khi bạn quản lý khách hàng bằng excel hay các công cụ thủ công khác. 

Bạn không thể cập nhật tương tác hay các giao dịch của khách hàng, điều này có nghĩa bạn sẽ thiếu thông tin để chăm sóc khách hàng hay thực hiện các chương trình up sale, cross sale trong tương lai.

Ngoài ra, khi từng nhân viên quản lý danh sách khách hàng, họ sẽ chỉ lưu các thông tin cá nhân mà họ cho là cần thiết, dẫn đến thiếu những thông tin hữu ích khác giúp nhà quản lý – chính là bạn – trong việc phân tích, đánh giá và định hướng phát triển, chăm sóc khách hàng.

Với phần mềm CRM, mọi nhân viên tham gia vào quá trình bán hàng đều phải cập nhật từng tương tác, giao dịch với khách hàng lên đó. Bạn và cả những nhân sự khác đều có thể theo dõi được và không bị “mất dấu” khách hàng nếu ai đó nghỉ việc.

3. Nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp mất khách

Thật vô lý khi khách hàng là tài sản của doanh nghiệp nhưng người nắm giữ chúng lại là các nhân viên kinh doanh. Thế nhưng điều này lại xảy ra trong nhiều doanh nghiệp, mỗi nhân viên sẽ tự tạo danh sách khách hàng của mình, với các tiêu chí riêng và tự quản lý.

Và rồi rủi ro cho doanh nghiệp là:

• Nhân viên nghỉ, doanh nghiệp mất khách hàng.
• Nhân viên trao đổi danh sách khách hàng cho nhau hoặc bán cho đối thủ, hậu quả thế nào bạn cũng có thể hình dung.
• Nhân viên có thể sử dụng thông tin khách hàng vào các mục đích xấu, gây hậu quả cho khách hàng và giảm sút niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp.

Phần mềm CRM sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro này bởi:

• Tính năng phân quyền truy cập cho từng cá nhân, chỉ những người được bạn chỉ đinh mới được xem hoặc thực hiện thao tác cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu. Điều này hạn chế tối đa việc nhân viên lấy thông tin khách hàng.
•  Với quy định mọi cơ hội bán hàng, khách hàng phải được nhập lên phần mềm ngay khi tiếp nhận sẽ giúp bạn luôn cập nhật thông tin, việc bán hàng không phụ thuộc vào bất cứ nhân viên kinh doanh nào.

II – Trong quản lý hoạt động bán hàng

1. Không nắm bắt được tình hình bán hàng, thực hiện đơn hàng 

Đây là điều thường thấy ở nhiều nhà quản lý trong doanh nghiệp. Để biết tình hình nhân viên của mình đang chăm sóc khách hàng tiềm năng (cơ hội bán hàng) ở giai đoạn nào (đã hẹn gặp chưa, đã báo giá chưa, hợp đồng đã làm chưa…) hay tiến trình thực hiện hợp đồng (giao hàng, thanh toán, công nợ…), nhà quản lý chỉ có thể hỏi nhân viên.

Hãy tưởng tượng, nếu bạn có 10 hay 50 100 khách hàng, bạn có hỏi từng người như vậy không? 

Không thể!

Trong phần mềm CRM, mỗi khách hàng, khách hàng tiềm năng sẽ được tạo 1 “tài khoản”, trong đó lưu trữ đầy đủ lịch sử tương tác với nhân viên kinh doanh, dự báo tỉ lệ chốt sales thành công, tình hình hợp đồng/ đơn hàng đang thực hiện đến bước nào … chỉ với vài click chuột. 

• Tham khảo: Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng như thế nào?
• Xem chi tiết: Hệ thống CRM là gì

2. Tốn thời gian ký duyệt báo giá, hợp đồng và tìm kiếm thông tin, tài liệu

Ngay bây giờ, bạn hãy thử yêu cầu nhân viên tìm hợp đồng hay chứng từ mua bán của khách hàng bất kỳ và xem mất bao lâu để bạn có được thứ mình cần. 

Tôi dám chắc là cũng … lâu đấy.

Và hãy lại thử hình dung quy trình nhân viên kinh doanh lập báo giá, soạn thảo hợp đồng rồi trình ký với bạn mất bao nhiêu thời gian? 

Trường hợp bạn không có mặt tại công ty thì hợp đồng sẽ treo bao lâu? V.v…

Theo một nghiên cứu từ Xant (một đơn vị cung cấp giải pháp Marketing, bán hàng), các nhân viên bán hàng dành hơn 63% thời gian cho các công việc hành chính, giấy tờ, và chỉ có hơn 35% cho việc kinh doanh, bán hàng. 

Đó là một sự lãng phí gây tổn thất nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Với phần mềm CRM, mọi thao tác tạo lập hợp đồng, trình ký sẽ vô cùng đơn giản và nhanh chóng, thực hiện ngay trên phần mềm. Bạn sẽ nhận được thông báo ký duyệt trên điện thoại dù bạn ở bất cứ nơi đâu. 

Toàn bộ thông tin báo giá, hợp đồng, hoá đơn, chứng từ mua bán, lịch sử mua hàng của khách hàng được lưu trữ trên phần mềm, chỉ mất 15 giây để bạn tìm kiếm được thông tin mình muốn. Rất dễ dàng và nhanh chóng!

3. Không nhìn ra lỗ hổng trong quy trình bán hàng

Thông thường, để phát hiện ra lỗ hổng trong quy trình bán hàng hay cách thức bán hàng, bạn phải thường xuyên giám sát, quan sát kỹ đội ngũ của mình. Có những trường hợp, chỉ khi xảy ra sự cố, vụ việc bạn mới nhìn ra lỗ hổng ấy. 

Thế nhưng với “trợ thủ đắc lực” là CRM, bạn không cần mất 1 tháng, 1 quý … mà thay vào đó, chỉ trong vài phút với số liệu báo cáo, bạn có thể thấy rõ đâu là lỗ hổng. 

• Biểu đồ thống kê tỉ lệ chuyển đổi qua từng bước bán hàng cho bạn thấy bước nào đang kém, từ đó tra ngược lại lí do trên lịch sử tương tác với khách hàng.
• Qua biểu đồ báo cáo tỉ lệ chuyển đổi của từng nhân viên, bạn biết ai đang có thế mạnh gì, yếu ở bước nào. Từ đó có định hướng hỗ trợ, đào tạo nhân sự cũng như phân bổ nhân sự hợp lý cho những công việc phù hợp.
• Hay với lịch sử tương tác giữa nhân viên với khách hàng được ghi nhận trên phần mềm, bạn có thể đánh giá hiệu quả tương tác ở mức nào, có gì cần phải thay đổi và điều chỉnh.

ĐĂNG KÍ TƯ VẤN PHẦN MỀM AMIS CRM CHO DOANH NGHIỆP 

III – Trong quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh

1. Không biết đội ngũ bán hàng đang làm những việc gì

Từng có nhiều chủ doanh nghiệp chia sẻ rằng anh ấy, chị ấy không biết nhân viên của mình làm những việc gì một ngày mà hiểu quả công việc không cao, dù thấy họ có vẻ rất chăm chỉ. 

Vấn đề là ở cơ chế giám sát, đo lường của họ không có hoặc không phát huy hiệu quả.

Với tính năng ghi nhận các công việc nhân viên thực hiện sẽ giúp bạn nắm bắt chi tiết công việc họ làm, kết quả đã thực hiện theo từng ngày, từng tuần, từng tháng…

Qua đây, bạn cũng có thể nhìn ra vấn đề trong việc sắp xếp, phân bổ công việc của nhân viên đã hợp lý hay chưa. Nếu biết cách sử dụng và tận dụng CRM, bạn sẽ giúp đội ngũ của mình tối ưu năng suất, tăng từ 47% hiệu quả công việc.

2. Không quản lý được lộ trình đi thị trường và kết quả

Có lẽ đây là vấn đề mà hầu hết doanh nghiệp đều gặp phải lâu nay. Bạn cũng không ngoại trừ?

Với một số ít phần mềm CRM hiện nay đã phát triển tính năng này, nhân viên kinh doanh tự thiết lập lịch hẹn, lộ trình đi thị trường và cập nhật thường xuyên trên phần mềm. Nhà quản lý có thể nắm bắt lộ trình này qua “nhật ký” của nhân viên cũng như định vị trên bản đồ mà nhân viên “check in” khi gặp khách hàng, đối tác.

Xem thêm tính năng quản lý nhân viên đi thị trường trên phần mềm AMIS CRM:

3. Không nắm bắt được tình hình thực hiện KPI so với mục tiêu của nhân viên

Với đội ngũ kinh doanh 10 – 30 người hoặc nhiều hơn, bạn có thể nhớ được mình đã giao chỉ tiêu gì, bao nhiêu cho từng người không? Và bạn có thể  biết được đến thời điểm hiện tại, họ đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm KPI đó không? Tất nhiên là … khó cho dù bạn có ghi chú vào 1 file theo dõi riêng.

Sử dụng phần mềm CRM, bạn chỉ cần vào bảng điều khiển, chọn báo cáo muốn xem của nhân viên, biểu đồ kèm số liệu ngay lập tức được hiển thị. Nhờ đó, bạn có thể có phương án hỗ trợ hay giao chỉ tiêu cho nhân viên hợp lý.

IV – Trong phân tích, đánh giá, hoạch định kinh doanh

Các dữ liệu báo cáo là bức tranh phản ánh tình hình kinh doanh của bạn. Qua đó, giúp bạn định hướng chiến lược, kế hoạch kinh doanh tiếp theo. 

Thế nhưng, để có được báo cáo ấy, ngay cả bạn và các nhân viên cũng phải mất nhiều thời gian để tổng hợp thông tin, số liệu từ các nguồn khác nhau. Và có nhiều khi, số liệu ấy không hẳn đã chính xác.

Với 1 bản báo cáo excel mang tính thống kê hay 1 bản word đầy chữ, liệu rằng bạn có thể nhìn ra điều gì từ “bức tranh” đó? Tôi không chắc là nó dễ dàng!

Thế nhưng với phần mềm CRM, bạn không cần tổng hợp gì cả, điều duy nhất bạn cần làm là mở điện thoại, máy tính ra và vào mục “Xem báo cáo”. Mọi báo cáo kinh doanh bạn cần đều nằm trên 1 màn hình với những biểu đồ cột hay đường lên xuống, cho bạn thấy rõ ràng về tình hình tăng trưởng/ suy giảm của hoạt động kinh doanh. 

Hãy giúp bản thân mình và nhân viên có nhiều thời gian hơn cho việc kinh doanh, bán hàng, hơn là mất quá nhiều thời gian vào việc báo cáo này.

Kết luận

Trên đây là tổng hợp 9 dấu hiệu cơ bản nhất cho thấy doanh nghiệp của bạn cần sử dụng ngay phần mềm CRM.  Bạn có bao nhiêu dấu hiệu trong đó? Nếu có từ 3 dấu hiệu trở lên, hãy bắt đầu xem xét và lựa chọn phần mềm CRM phù hợp nhé!

Tham khảo thêm một số nội dung hay khác:

• Phần mềm CRM Mobile là gì – 7 Tiêu chí lựa chọn CRM app cơ bản
• Top 7 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất 2021 – CRM FREE
• Top 4 phần mềm quản lý khách hàng B2B CRM tốt nhất cho doanh nghiệp