Quy trình tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm nhân tài và bổ sung nguồn lực cho doanh nghiệp. Quy trình này gồm các bước như thế nào, cần lưu ý điều gì để triển khai hiệu quả? Nhằm trả lời những băn khoăn này, mời bạn đọc cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Quy trình tuyển dụng là chuỗi các hoạt động xuyên suốt với mục đích thu hút, tìm kiếm, tuyển chọn, sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá ứng viên để tìm ra nguồn nhân lực tốt nhất cho doanh nghiệp, tổ chức. Mục đích của quy trình tuyển dụng là cung ứng đủ các ứng viên phù hợp về kỹ năng, kinh nghiệm và phù hợp với văn hóa tổ chức vào các vị trí còn trống.
Để tối ưu quy trình tuyển dụng, nhà quản trị nhân sự phải hiểu rõ tầm quan trọng của quy trình này với doanh nghiệp. Đồng thời họ phải có tầm nhìn chiến lược, khả năng đánh giá ứng viên, khả năng triển khai và quản lý tất cả các bước trong quy trình. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả cần đáp ứng được các tiêu chí:
- Tính hiệu quả: Tìm được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển, đáp ứng tối đa những tiêu chí ban đầu đề ra và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
- Tính khách quan: Quy trình tuyển dụng phải có tính khách quan, minh bạch, công bằng, không có sự thiên vị nào khi lựa chọn ứng viên.
- Tính tối ưu: Quy trình tuyển dụng cần được tối ưu liên tục để tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí cho doanh nghiệp.
Một khi quy trình được tối ưu, nhà quản trị sẽ kiểm soát được mọi công đoạn trong đó và giảm thiểu những sai sót khi triển khai. Bên cạnh đó các ứng viên cũng được đánh giá chính xác hơn, giúp nâng cao chất lượng nguồn lực của doanh nghiệp.
2. Các bước trong quy trình tuyển dụng
Trong bối cảnh thị trường lao động có sự cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, quy trình tuyển dụng nhân sự càng nắm giữ vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc các hoạt động cụ thể trong một quy trình tuyển dụng thực tế.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng cho từng vị trí
Xác định nhu cầu tuyển dụng có thể dựa trên 2 yếu tố: xác định vị trí đang trống tại doanh nghiệp hoặc dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên các báo cáo và thống kê. 3 bước xác định chính xác nhu cầu nhân sự cho tổ chức như sau:
- Xét về mặt chức vụ, năng lực, định hướng tổ chức doanh nghiệp để tìm khoảng trống và số lượng nhân sự cần có. Xây dựng cụ thể những yếu tố cần bổ sung để doanh nghiệp phát triển đúng hướng.
- Xác định khối lượng công việc cụ thể tại tổ chức, xem xét khi có nhân sự mới thì khối lượng có gia tăng không và có lợi ích với doanh nghiệp hay không.
- Tính toán hiệu suất công việc, kết quả đạt được nếu có thêm nhân sự mới.
Bước 2: Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Kế hoạch tuyển dụng chi tiết gồm nhiều yếu tố để doanh nghiệp chuẩn bị cho hoạt động tuyển dụng, giúp phân bổ thời gian và ngân sách hợp lý, tận dụng được nguồn lực một cách tốt nhất. Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự thường gồm các thông tin sau:
- Số lượng cần tuyển
- Nhân sự đảm nhiệm công việc tuyển dụng
- Thời gian tuyển dụng
- Kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí
- Ngân sách tuyển dụng
- Các kênh tuyển dụng
- Phương thức đánh giá ứng viên
Cần xây dựng kế hoạch cụ thể, tỉ mỉ, sát với thực tế thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Bước này cực kỳ cần thiết để doanh nghiệp tìm kiếm được ứng viên tiềm năng và phù hợp với vị trí còn trống.
>>> Xem thêm: Tại sao tuyển dụng không hiệu quả?
Bước 3: Mô tả công việc cần tuyển dụng
Một bản mô tả công việc rõ ràng giúp ứng viên dễ dàng hình dung về công việc và quyết định nộp CV chính xác hơn. Bên cạnh đó bản mô tả công việc hấp dẫn cũng giúp công ty thu hút được những ứng viên tiềm năng.
Những thông tin cần có trong bản mô tả công việc:
- Tên chính xác của vị trí cần tuyển dụng, ví dụ: Nhân viên marketing, Quản lý nhân sự, Chuyên viên phân tích dữ liệu, Thực tập sinh chăm sóc khách hàng…
- Mô tả cụ thể về công việc: Mục tiêu, trách nhiệm, công việc cần phụ trách…
- Yêu cầu công việc: Yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn và các yêu cầu khác.
- Lương và phúc lợi, chế độ đãi ngộ đối với vị trí đang tuyển dụng.
- Giới thiệu thêm về doanh nghiệp, môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp
- Cách thức liên lạc với nhà tuyển dụng.
>>> Tải ngay: Tổng hợp 60+ mẫu mô tả công việc theo ngành nghề
Bước 4: Tìm kiếm ứng viên từ các kênh tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng có hiệu quả hay không sẽ phụ thuộc vào nhiều nguồn tìm kiếm ứng viên. Nếu doanh nghiệp chỉ đăng tin tuyển dụng trên một nền tảng, cơ hội tiếp cận và sàng lọc ứng viên sẽ bó hẹp. Thay vào đó, hãy tận dụng đa nguồn để ứng viên dễ dàng nhìn thấy tin tuyển dụng và đạt hiệu suất tuyển dụng cao nhất. Tuy nhiên, để tiết kiệm chi phí, nhà tuyển dụng hãy chọn lọc kênh đăng tin sao cho phù hợp với ngân sách và đối tượng muốn hướng đến.
Một số phương thức tuyển dụng phổ biến:
- Tuyển dụng nội bộ: Tối ưu nguồn lực sẵn có bằng cách thuyên chuyển nhân viên vào các vị trí còn trống, thăng chức nhân viên, liên hệ với nhân viên, ứng viên cũ trong Talent Pool, mời nhân viên giới thiệu ứng viên. Cách này giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Tuyển dụng qua các kênh bên ngoài: Sử dụng các website tuyển dụng, mạng xã hội, quảng cáo, trang tuyển dụng do chính công ty xây dựng, hoặc thuê đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ headhunter, talent acquisition… Với phương thức này doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn và nguồn ứng viên cũng đa dạng hơn.
Để quản lý tuyển dụng đa kênh, đăng tin tuyển dụng đa kênh chỉ với một cú nhấp chuột, HR có thể sử dụng phần mềm tuyển dụng của MISA AMIS.
Bước 5: Chọn lọc CV để tìm ứng viên phù hợp
Trong bước này, phòng nhân sự sẽ thu hẹp số lượng ứng viên nộp CV lại, chỉ chọn những ứng viên phù hợp về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, loại bớt những CV chưa đạt tiêu chuẩn. Hoạt động này sẽ tiết kiệm thời gian cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Để lọc CV chuẩn xác, HR cần lưu ý một số thông tin sau:
- Dựa trên những yêu cầu cơ bản và chọn lọc hồ sơ đúng theo những tiêu chí đã đề ra.
- Xem xét chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng để phân nhóm ứng viên tiềm năng.
- Ưu tiên nhóm ứng viên thỏa mãn nhiều tiêu chí đã đề ra.
- Đánh dấu những ứng viên ưu tiên để hẹn lịch phỏng vấn.
Bước 6: Phỏng vấn những ứng viên tiềm năng
Trong quá trình tuyển dụng nhân sự chắc chắn không thể bỏ qua bước phỏng vấn những ứng viên tiềm năng. Hiện nay có nhiều cách thực hiện phỏng vấn:
- Phỏng vấn online qua video call, điện thoại: Cách phỏng vấn này nhanh chóng, thuận tiện cho cả hai bên. Nhiều nhà tuyển dụng phỏng vấn qua điện thoại hoặc online nhanh để xác định ứng viên có phù hợp hay không ngay từ đầu, đánh giá tổng quan về ứng viên trước khi đi vào phỏng vấn sâu hơn. Phỏng vấn online cũng có thể áp dụng khi ứng viên và người phỏng vấn ở các địa điểm cách xa nhau.
- Thực hiện một số bài kiểm tra: Nhà tuyển dụng có thể hiểu hơn về tính cách, kỹ năng bằng các bài kiểm tra tâm lý và tính cách. Tiếp theo là các bài kiểm tra chuyên môn. Kết quả bài test cho thấy năng lực thực tế của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác hơn, không bị ảnh hưởng bởi cảm tính.
- Phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn trực tiếp thường thực hiện giữa quản lý cấp cao với nhóm ứng viên nổi bật nhất. Phòng tuyển dụng cần xác định người phỏng vấn, thời gian phỏng vấn, danh sách ứng viên, kịch bản phỏng vấn và xây dựng bộ câu hỏi đa dạng để khai thác ứng viên. Cuộc phỏng vấn có tính hai chiều, vừa giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên, đồng thời ứng viên cũng xem xét mức độ chuyên nghiệp và mức độ phù hợp của công ty.
>>> Xem thêm: Bộ 16 Câu hỏi phỏng vấn nhân viên chọn lọc – Dành cho HR
Bước 7: Đánh giá ứng viên sau khi phỏng vấn
Đánh giá ứng viên toàn diện về năng lực, thái độ, đạo đức giúp doanh nghiệp chọn lựa người phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển, tăng cơ hội thành công trong quá trình tuyển dụng và giảm thiểu rủi ro không mong muốn. Đồng thời, việc này cũng giúp xây dựng một đội ngũ nhân viên có năng lực, phù hợp với văn hóa công ty, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Đọc thêm: Mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên mới nhất
Bước 8: Mời ứng viên nhận việc
Sau khi đã thực hiện các bước nêu trên và chọn ứng viên phù hợp, doanh nghiệp sẽ gửi thư mời nhận việc. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty và tinh thần tôn trọng ứng viên. Thư mời nhận việc bao gồm các thông tin như sau:
- Tên ứng viên, vị trí công việc
- Thời gian bắt đầu làm việc và giờ làm việc
- Lương thưởng và những đãi ngộ đã thoả thuận
Bước 9: Giới thiệu nhân viên mới (onboarding)
Quá trình onboarding được coi là bước quan trọng giúp nhân viên mới thích nghi nhanh chóng với môi trường làm việc. Họ sẽ được giải thích rõ về văn hóa tổ chức, quy định nội bộ và các quy trình làm việc trong công ty. Nhân viên mới cũng được đào tạo và giải đáp các thắc mắc nếu có. Onboarding cần được chú trọng bởi bước này sẽ giảm các rủi ro như nhân viên mới nghỉ việc do cảm thấy khó hòa nhập, thiếu thấu hiểu về văn hóa doanh nghiệp và không bắt kịp công việc.
>>> Tải Ebook hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding biên soạn bởi MISA AMIS HRM
Nhìn chung, quy trình tuyển dụng nhân sự cần được xây dựng bài bản để lựa chọn được những ứng viên xuất sắc, đồng thời xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
XÂY DỰNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ, CHUYÊN NGHIỆP VỚI AMIS TUYỂN DỤNG
Phần mềm AMIS Tuyển Dụng thuộc nền tảng MISA AMIS HRM – Giải pháp quản lý nguồn nhân lực toàn diện. Đến nay, phần mềm đã có mặt tại hơn 17.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, góp phần giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong thời đại Công nghệ số 4.0.
Hơn cả một phần mềm quản lý, AMIS Tuyển Dụng hỗ trợ nhà quản trị nhân sự và HR hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhờ những tính năng sau:
- Soạn thảo mô tả công việc, email tuyển dụng, sinh ảnh tuyển dụng bằng AI.
- Kết nối đồng thời với nhiều trang web tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay.
- Mẫu website tuyển dụng miễn phí, tích hợp sẵn trên phần mềm.
- Chức năng Scan CV và máy học giúp phần mềm tự động lưu trữ thông tin từ hồ sơ ứng viên, tiết kiệm thời gian sàng lọc.
- Hệ thống báo cáo tổng quan và chi tiết: Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi ứng viên, Báo cáo số lượng ứng viên theo từng kênh tuyển dụng, Báo cáo chi phí tuyển dụng…
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tuyển dụng tự động hóa cho công ty mình, hãy để lại thông tin dưới đây, chuyên viên từ MISA sẽ liên hệ tư vấn ngay.
4. Mẫu quy trình tuyển dụng
Ngoài các bước cơ bản trên, quy trình tuyển dụng nhân sự tại mỗi doanh nghiệp có thể được điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Mời bạn đọc tham khảo mẫu quy trình tuyển dụng và 9+ biểu mẫu liên quan do MISA AMIS HRM soạn thảo.
TẢI MẪU QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI ĐÂY
5. Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự
Việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chặt chẽ mang nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiết kiệm đáng kể chi phí và nguồn lực cho các hoạt động tìm kiếm nhân tài. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp nên thực hiện quy trình tuyển dụng:
5.1 Tiết kiệm thời gian
Thực tế, việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn sẽ thể hiện đầy đủ những tiêu chí ứng viên cần đáp ứng, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sàng lọc ứng viên phù hợp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, nguồn lực tuyển dụng. Ngoài ra, việc có quy trình tuyển dụng rõ ràng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, thu hút các ứng viên tiềm năng.
5.2 Gắn kết nhân viên
Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ nêu rõ những yếu tố ứng viên cần đáp ứng và xem xét có phù hợp với môi trường, văn hoá, sứ mệnh tại công ty hay không. Do đó, ứng viên được tuyển chọn sẽ có những đặc điểm và tư duy phù hợp với các yếu tố trên và dễ dàng gắn kết với tập thể hơn. Ngoài ra, sự hoà hợp và kết nối giữa các nhân viên sẽ giúp nhân viên “gắn bó lâu dài” và tâm huyết với công việc hơn.
5.3 Chủ động trong việc tuyển dụng
Trong các bước xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược, mục đích và số lượng tuyển dụng. Do đó, bộ phận nhân sự sẽ chủ động và định hướng rõ ràng để đạt kết quả tốt nhất. Ngoài ra, nếu trong quá trình tuyển dụng phát sinh vấn đề thì doanh nghiệp vẫn dễ dàng điều chỉnh chiến lược và chất lượng ứng viên.
5.4 Tăng hiệu suất công việc
Việc chuẩn bị các tiêu chí tuyển dụng rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định ứng viên phù hợp nhanh chóng. Thông qua bộ câu hỏi đã chuẩn bị, nhà tuyển dụng sẽ xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng ứng viên, tăng hiệu suất trong việc tuyển chọn nhân tài. Điều này còn giúp phòng nhân sự sàng lọc ứng viên không phù hợp, tăng sự chuẩn xác trong quyết định tuyển dụng.
6. Quy trình tuyển dụng tại một số doanh nghiệp
6.1 Quy trình tuyển dụng tại Viettel
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Bước 2: Tìm kiếm và thu hút nhân tài
Bước 3: Sàng lọc hồ sơ
Bước 4: Phỏng vấn trực tiếp
Bước 5: Thông báo kết quả
Sơ đồ quy trình tuyển dụng của Viettel tinh gọn hơn so với quy trình 10 bước nêu trên. Điều này tùy thuộc vào quyết định của nhà tuyển dụng. Mô hình tuyển dụng của Viettlel có những ưu điểm và nhược điểm riêng mà bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn tại đây.
6.2 Quy trình tuyển dụng tại Vinamilk
Quy trình tuyển dụng tại Vinamilk gồm 2 bước chính là tuyển mộ nhân sự và tuyển chọn nhân sự. Trong mỗi bước chính gồm các hoạt động cụ thể hơn.
Tuyển mộ nhân sự:
- Lập kế hoạch tuyển mộ
- Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
- Chuẩn bị các thủ tục tuyển mộ
- Thông báo tuyển mộ
Tuyển chọn nhân sự:
- Sàng lọc hồ sơ ứng viên
- Kiểm tra tố chất lãnh đạo
- Kiểm tra tư duy logic
- Lập kế hoạch phỏng vấn
- Phỏng vấn, đánh giá trực tiếp
- Thử việc và đánh giá thử việc
>>> Tìm hiểu thêm về quy trình tuyển dụng tại Vinamilk
7. Kết luận
Trên đây là toàn bộ các bước cơ bản trong quy trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các nhà quản trị và phòng nhân sự tối ưu công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp mình, thu hút được nhiều nhân tài và xây dựng đội ngũ vững mạnh.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
