Kiến thức nhân sự Chiến lược nhân sự 5 nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả...

5 nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Bản mô tả công việc (MTCV) là gì?

Bản Mô tả công việc (MTCV) là một dạng tài liệu, dùng để mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cho một vị trí công việc cần phải thực hiện. Trong doanh nghiệp, MTCV được sử dụng như một công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp chiêu mộ được đúng người trong công tác tuyển dụng, phân công nguồn lực hợp lý và thậm chí là đánh giá hiệu suất công việc.

xây dựng bản mô tả công việc
Nguyên tắc xây dựng MTCV hiệu quả

2. Vai trò của MTCV trong tổ chức nhân sự

  • Hoạch định nguồn nhân lực hệ thống: Bản MTCV được xây dựng sau khi doanh nghiệp làm rõ về sơ đồ tổ chức, chức năng của từng nhiệm vụ, bộ phận. Nó giúp cho doanh nghiệp xác định rõ vị trí mắt xích, kiểm soát định mức công việc trên đầu người, kết quả công việc cùng với việc so sánh với chi phí để duy trì hoạt động của vị trí đó doanh nghiệp lên được bản kế hoạch định biên nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh.
  • Vai trò trong công tác tuyển dụng: Không chỉ đóng vai trò trong xác định định biên nhân sự, bản MTCV còn giúp nhà tuyển dụng vẽ được chân dung ứng viên một cách chính xác, giúp quá trình tuyển dụng tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời tránh những sai lầm trong khâu chọn kênh tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên  không sát thực tế hay tránh được tình trạng định hướng sai ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
  • Là công cụ xây dựng chương trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực: Không đơn giản là bản liệt kê đầu mục công việc cần làm của mỗi vị trí, bản MTCV còn là công cụ xác định tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc từ kiến thức, kỹ năng đến thái độ. Chính vì thế nó là một trong những căn cứ vô cùng quan trọng với nhà quản trị trong việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên trong quá trình làm việc.
  • Là thước đo cho hệ thống lương, thưởng và phúc lợi: Hiện nay vấn đề xây dựng cơ chế lương thưởng được các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương án như  lương 3P, lương HAY, trả lương theo Khung năng lực, KPI……. Song để có thước đo chính xác nhất cho hệ thống lương thưởng và phúc lợi thì bản MTCV được xem là thước đo chính xác, công bằng và không thể tách rời.
  • Là căn cứ đánh giá hiệu quả công việc: Quản trị nhân sự hiện đại hướng đến mục tiêu “Giá trị sinh ra ở đâu thì thu nhập ở đó”, vì vậy việc đánh giá hiệu quả công việc được các doanh nghiệp xem là công tác định kỳ quan trọng. Với mục tiêu đánh giá toàn điện dựa trên mục tiêu công việc và trách nhiệm vị trí thì bản MTCV đang được xem là căn cứ ưu tiên số một cho việc này.
  • Giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp: Cuối cùng, nếu doanh nghiệp bạn có một bản MTCV được xây dựng chuyên nghiệp, cụ thể nó cũng sẽ là một điểm cộng cho bạn trong quá trình chiêu mộ nhân tài, xây dựng thương hiệu tuyển dụng. 
xây dựng bản mô tả công việc
Vai trò của MTCV trong tổ chức nhân sự

Thực tế hiện nay, có nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách để xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Brand) trên thị trường lao động. Việc quản lý hồ sơ, thông tin ứng viên trong công tác tuyển dụng thủ công có thể làm chậm việc thống kê, định kỳ, làm giảm hiệu quả công tác đánh giá tuyển dụng.

AMIS Tuyển dụng là ứng dụng được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng như một giải pháp tối ưu cho quản lý công tác tuyển dụng – đặc biệt là những doanh nghiệp tuyển Mass và liên tục. Sản phẩm có rất nhiều tính năng hữu ích: đăng tin trên các kênh bằng 1 click, làm thương hiệu tuyển dụng trên website, quản lý dữ liệu ứng viên ngay từ khi nhận hồ sơ……

Bạn có thể tìm hiểu thêm giải pháp này TẠI ĐÂY.

3. Nội dung của bản MTCV

Căn cứ vào quy mô, mục tiêu xây dựng, ngành nghề cũng như tư duy quản trị của từng doanh nghiệp mà hiện nay không khó để chúng ta bắt gặp vô số những mẫu MTCV khác nhau, song để tối ưu được vai trò của mình trong hệ thống quản trị nhân sự thì bắt buộc MTCV cần có những nội dung cụ thể sau: 

  • Thông tin chung về vị trí: Tên vị trí công việc, các mối quan hệ trong công việc (quan hệ quản lý, quan hệ công việc)
  • Mục đích công việc: Yêu cầu về nhiệm vụ, kết quả cần đạt được của vị trí và  trả lời cho các câu hỏi: Bạn cần làm gì? Kết quả đạt được là gì?
  • Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc: Mô tả chi tiết trách nhiệm công việc, kèm theo những đầu mục nhiệm vụ cụ thể các công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu công việc.
  • Quyền hạn: Quyền đề xuất, quyền quyết định, quyền phê duyệt… là những quyền hạn thường được đề cập  trong bản MTCV
  • Tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc: Bao gồm tiêu chuẩn chính về Kiến thức – Kinh nghiệm – Kỹ năng và các tiêu chuẩn bỏ trợ khác. Đây là nội dung giúp doanh nghiệp xác định rõ chân dung ứng viên cũng như đánh giá tiềm lực nhân sự nội bộ. 
  • Điều kiện làm việc: Bao gồm thời gian, địa điểm làm việc. Một số doanh nghiệp không thể hiện hạng mục này trong bản MTCV chi tiết, song một thực tế cho thấy hơn 80% ứng viên quan tâm về vấn đề này nên đây là vấn đề các nhà tuyển dụng có thể cân nhắc để bổ sung trong bản MTCV giúp thông tin tuyển dụng đầy đủ và có sức hút hơn. 
xây dựng bản mô tả công việc
Mẫu Bản MTCV với những nội dung cần có khi triển khai xây dựng

4. Nguyên tắc xây dựng Bản MTCV hiệu quả cho doanh nghiệp

4.1 Chuẩn hóa vị trí, chức danh

Việc chuẩn hóa vị trí, chức danh trong doanh nghiệp vô cùng quan trọng, cũng như bạn xây nhà cần nền móng vững chắc thì chuẩn hóa vị trí, chức danh cũng chính là  nền móng giúp chúng ta xây dựng bản MTCV phù hợp và có tính ứng dụng.Vậy để làm được điều đó chúng ta cần: 

  • Thứ nhất hoàn thiện, chuẩn hóa sơ đồ tổ chức phù hợp với ngành nghề, loại hình doanh nghiệp, mục tiêu phát triển 
  • Thứ hai xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận và các chức danh cần có để thực công việc 
  • Cuối cùng là các vị trí công việc cần phải có trong bộ phận đó, ví dụ như: Nhân viên tuyển dụng, chuyên viên C&B, trưởng nhóm,…..
Sơ đồ tổ chức công ty là không thể thiếu
Sơ đồ tổ chức công ty là không thể thiếu

4.2 Xác định mục tiêu công việc rõ ràng

“Vai trò của vị trí này trong công ty là gì? Vị trí này cần có để làm công việc gì?” là hai câu hỏi được sử dụng nhiều nhất trong giai đoạn đầu của việc xây bản MTCV. Vậy để xác định được mục tiêu công việc một cách chuẩn xác, cụ thể chúng ta cần phải căn cứ vào chức năng và quyền hạn của vị trí đó trong bộ phận, tổ chức để đưa ra những tiêu chí phù hợp có thể thực thi.

Ví dụ, đối với vị trí nhân viên Telesale chức năng của họ là tìm kiếm thông tin khách hàng sau đó chủ động liên hệ với khách hàng để giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của công ty, kích thích nhu cầu mua hàng. Vậy mục tiêu công việc của họ sẽ là “trực tiếp gọi điện cho khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm dịch vụ, thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp để đảm bảo tiêu chí về doanh thu”.

Xác định được mục tiêu công việc vị trí được xem như nguyên tắc định hình, giúp cho việc xây dựng các hạng mục, tiêu chuẩn khác trong bản MTCV đi đúng yêu cầu và phù hợp.

xây dựng bản mô tả công việc
5 nguyên tắc xây dựng mô tả công việc

4.3 Nêu rõ về chức năng nhiệm vụ của vị trí công việc

Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí được liệt kê để trả lời cho câu hỏi “nhân sự cần thực hiện những công việc gì để đạt được mục tiêu công việc?” và việc đưa ra những định hướng công việc rõ ràng có thể hiểu như việc hướng dẫn đường đi cho một vận động viên leo núi để giúp họ đi đến đúng vạch đích.

Ví dụ: Nhiệm vụ của Nhân viên tuyển dụng cần thực hiện để đạt được mục tiêu “đảm bảo đúng số lượng, chất lượng nhân sự theo kế hoạch tuyển dụng sẽ là  Đăng tin tuyển dụng  Lọc CV – Liên hệ phỏng vấn – Follow ứng viên – Thông báo kết quả – Đón tiếp nhân sự mới  

Để đạt được hiệu quả cao nhất, đúng mục đích thì nội dung về nhiệm vụ công việc trong bản MTCV nên  trình bày theo thứ tự ưu tiên và có trình tự thực hiện, đồng thời được diễn đạt liền mạch, súc tích và ngắn gọn. Đây là nguyên tắc quan trọng không thể thiếu trong việc triển khai xây dựng nội dung bản MTCV  trong doanh nghiệp.

4.4 Khẳng định quyền hạn và trách nhiệm của vị trí công việc

Vị trí công việc muốn đạt được mục tiêu bắt buộc phải phải xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của vị trí đó trong quá trình đảm nhận công việc. Quyền đề xuất, quyền quyết định, quyền phê duyệt, quyền sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự… là những quyền hạn thường được đề cập trong bản MTCV. 

Việc này giúp cho ứng viên hiểu rõ mình là mắt xích nào trong doanh nghiệp, mối quan hệ tương tác công việc với đồng nghiệp,  giúp doanh nghiệp kiểm soát được công tác vận hành, xác định trách nhiệm về tài sản, con người, tài chính cho từng vị trí công việc. 

Hơn nữa, việc xác định quyền hạn đứng dưới góc độ quản trị nguồn nhân lực nó còn là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân sự định kỳ, việc sử dụng quyền hạn vận hành trong công việc luôn gắn với hiệu quả của công việc. Nên nếu một vị trí thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ công việc của mình mà không rõ ràng về quyền hạn, giới hạn thực hiện công việc thì sẽ gây ra sự chồng chéo trong phối hợp công việc. 

4.5 Tiêu chuẩn về năng lực cho từng vị trí làm việc

Đây chính là hạng mục giúp doanh nghiệp xác định rõ tiêu chuẩn tối thiểu cần phải có để thực hiện được nhiệm vụ của vị trí nhằm đạt được mục tiêu công việc. 

Chân dung vị trí cũng được mô tả đầy đủ nhất tại hạng mục này như  cầu năng lực cơ bản về học vấn, chuyên môn, kiến thức… đến yêu cầu cao hơn về kinh nghiệm, các kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, chứng chỉ nâng cao…cần có để đáp ứng được công việc… (thường áp dụng theo mô hình ASK). Ngoài ra hạng mục này cũng sẽ là căn cứ giúp doanh nghiệp tạo tiền đề xây dựng khung năng lực cho từng vị trí trong tổ chức. 

Tiêu chuẩn năng lực rõ ràng không chỉ giúp ích trong công tác tuyển dụng, mà còn là cơ sở quan trọng để đánh giá nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực cũng như xây dựng chương trình  đào tạo phát triển nhân sự và xây dựng cơ chế lương thưởng trong doanh nghiệp

Ví dụ tiêu chuẩn cho vị trí sẽ gồm:

  • Yêu cầu cơ bản: Trình độ, kinh nghiệm, ngoại ngữ..
  • Yêu cầu về năng lực chuyên môn: Kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, thái độ 
  • Yêu cầu về năng lực quản lý
Ứng dụng tiêu chuẩn năng lực trong MTCV trong thông báo tuyển dụng
Ứng dụng tiêu chuẩn năng lực trong MTCV trong thông báo tuyển dụng

5. Những sai lầm trong quá trình xây dựng bản MTCV

  • Cơ cấu tổ chức chồng chéo, chức danh không chuẩn hóa, chưa cụ thể: 

Việc này tạo ra sự bất lợi và không hiệu quả trong công tác tuyển dụng của doanh nghiệp, ứng viên không thể hiểu cũng như hình dung về mục tiêu công việc của vị trí mà mình đang ứng tuyển, thậm chí bộ phận tuyển dụng cũng không thể xác định được chuẩn xác chân dung ứng viên và vai trò của ứng viên trong mắt xích của tổ chức khi trao đổi công việc. 

Bên cạnh đó, các chức danh không rõ ràng sẽ tạo ra sự chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc, không có sự thống nhất trong công tác hoạch định nhân sự, gây khó khăn trong công tác đào tạo hay xây dựng chính sách lương, thưởng và phúc lợi trong doanh nghiệp. 

  • Mô tả công việc xa rời thực tế, không có logic, chi tiết, thừa thông tin:

Hầu như các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập thường mắc sai lầm này bởi mục tiêu xây dựng bản MTCV của họ chủ yếu phục vụ công tác tuyển dụng, thậm chí có thực trạng sao chép trên mạng, lắp ráp từ nhiều nguồn với nhau để ra một bảng nhiệm vụ công việc,. 

Một thực tế khác cũng hay gặp là bản MTCV còn được một số doanh nghiệp xem như một sổ tay cho nhân sự. Mọi quy trình, cam kết, nội quy doanh nghiệp đều được trình bày ngay trong bản MTCV trong khi đó những điều trọng tâm cần phải có thì vô cùng hời hợt,

  • Kỳ vọng cho vị trí xa rời thực tế:

Ví dụ doanh nghiệp bạn đang cần tuyển một vị trí “ Nhân viên trực số hotline”, song vì muốn tuyển được ứng viên chất lượng từ đầu vào theo chỉ đạo từ quản lý, bạn xây dựng MTCV công việc cho vị trí đấy giống như một “Chuyên viên quan hệ khách hàng” với một loạt tiêu chí không liên quan đến công việc. Điều này khiến cho doanh nghiệp đánh mất ứng viên phù hợp ngay giai đoạn “tìm hiểu”

  • Không đề cập đến mức lương và phúc lợi trong bản MTCV: 

Với câu hỏi “Bạn sẽ tập trung vào phần nào của bản MTCV trong 5 giây đầu tiên khi đọc nó” thì có tới trên 80% ứng viên đưa ra câu trả lời là mức lương và phúc lợi. Đây cũng có thể được xem như một phễu lọc ứng viên cho doanh nghiệp, để tránh mất thời gian cho công tác tuyển dụng. Bởi ngoài phù hợp về công việc thì yếu tố mức lương, chế độ cũng sẽ chiếm phần lớn trong quyết định việc ứng viên và nhà tuyển dụng có “là của nhau” hay không. 

Xây dựng mô tả công việc hiệu quả với AMIS Tuyển dụng

Để nâng cao sự chuyên nghiệp trong xây dựng mô tả công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng phần mềm AMIS Tuyển dụng, bộ giải pháp được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA.

Những lý do nên sử dụng AMIS Tuyển dụng:

  • Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng lên nhiều kênh như Vietnamwork, Ybox, TopCV,…. và hồ sơ được tổng hợp trên phần mềm, tự động lọc những CV phù hợp của vị trí đang tuyển dụng.
  • Tính năng tự động gửi email mời phỏng vấn, thông báo kết quả phỏng vấn giúp tăng trải nghiệm của ứng viên.
  • Hỗ trợ tổ chức thi tuyển online chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng của ứng viên.
  • Làm thương hiệu tuyển dụng tốt hơn với website miễn phí, dễ dàng tùy chỉnh trên mọi giao diện.
Demo về tính năng báo cáo tuyển dụng trên phần mềm
Giao diện báo cáo tuyển dụng cực kỳ thân thiện và dễ nhìn

Để trải nghiệm miễn phí bộ giải pháp này, hãy liên hệ hotline 0904 885 833 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí dưới đây.

6. Kết luận

Với những chia sẻ về 5 nguyên tắc trong xây dựng bản MTCV, cũng như sai lầm cần tránh trong bài viết này hi vọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống bản mô tả công việc một cách chặt chẽ, chính xác.

 516 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]