Mỗi tháng, một HR Manager trung bình mất 8-12 giờ chỉ để xếp lịch làm việc cho nhân viên trên Excel, chưa kể hàng chục cuộc gọi đổi ca, xin nghỉ qua Zalo. Nhưng vấn đề lớn hơn cả thời gian là: một sai sót nhỏ trong ca làm có thể khiến doanh nghiệp vi phạm Bộ luật Lao động 2019, sai lương hàng chục triệu đồng, hoặc mất nhân sự giỏi vì lịch bất công.
Đó là lý do cách sắp xếp lịch làm việc theo ca không còn là việc của riêng HR, mà là bài toán quản trị mà CEO phải quan tâm. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ 3 mô hình chia ca chuẩn, 6 quy định pháp lý bắt buộc, các rủi ro tốn kém khi xếp ca thủ công, cùng giải pháp tự động hoá giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80% thời gian quản lý ca.
3 cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho doanh nghiệp
Để sắp xếp lịch làm việc theo ca 8 giờ/ngày, có thể áp dụng nhiều cách chia ca khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp.
Mục tiêu chính vẫn là bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của người lao động, đồng thời đảm bảo hiệu suất công việc và duy trì hoạt động sản xuất liên tục. Dưới đây là 3 cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8 giờ/ngày:
1. Cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày
Để phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong khung giờ hành chính và các ngành công nghiệp như công nghệ thông tin, agency marketing, cơ quan hành chính nhà nước, cách xếp lịch làm việc cho nhân viên theo ca/ngày có thể được thực hiện theo các mô hình sau:
- Ca làm việc từ 7:30 sáng đến 5:00 chiều (nghỉ trưa 30 phút).
- Ca làm việc từ 8:00 sáng đến 5:30 chiều (nghỉ trưa 1 tiếng).
- Ca làm việc từ 8:30 sáng đến 6:00 tối (nghỉ trưa 1 tiếng).
- Ca làm việc từ 9:00 sáng đến 6:30 tối (nghỉ trưa 1 tiếng).
Quy định trên cho phép nhân viên bắt đầu làm việc từ sáng sớm và kết thúc trong khung giờ hành chính. Thời gian nghỉ trưa kéo dài từ 30 phút đến 1 tiếng, để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng trước khi tiếp tục làm việc trong buổi chiều.
2. Cách chia 3 ca 3 kíp
Một cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8 giờ/ngày phổ biến và dễ hiểu là chia thành 3 ca 3 kíp, thường được áp dụng trong các nhà máy sản xuất, khách sạn, nhà hàng có quy mô vừa/lớn
Cách này giúp đảm bảo hoạt động liên tục và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả lại cách xếp lịch làm việc theo ca 8 giờ/ngày trong hình thức chia 3 ca làm việc:
- Ca sáng: Từ 6 giờ sáng đến 2 giờ chiều.
- Ca chiều: Từ 2 giờ chiều đến 10 giờ tối.
- Ca đêm: Từ 10 giờ tối đến 6 giờ sáng ngày hôm sau.
Mỗi ca làm việc kéo dài 8 giờ và đảm bảo rằng nhân viên sẽ thay phiên nhau trong suốt ngày và đêm để đảm bảo sự liên tục trong hoạt động sản xuất và dịch vụ.
3. Cách sắp lịch theo ca gãy
Cách phân chia lịch làm việc theo ca gãy là một hình thức phổ biến trong một số ngành như y tế, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, khách sạn, nhà máy sản xuất và các ngành công nghiệp có hoạt động liên quan đến dịch vụ 24/7.
Cách này cho phép sử dụng tối đa thời gian làm việc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong suốt cả ngày và đêm. Cách sắp xếp lịch làm việc theo ca gãy thường gồm hai loại ca làm việc:
Ca ngày: Thời gian làm việc diễn ra trong khung thời gian ban ngày, thường từ sáng sớm đến trưa hoặc buổi chiều sớm.
- Ca sáng: Từ 6 giờ sáng đến 12 giờ trưa.
- Ca chiều sớm: Từ 12 giờ trưa đến 6 giờ tối.
Ca đêm: Thời gian làm việc diễn ra trong khung thời gian ban đêm, thường từ buổi tối đến sáng hôm sau.
- Ca tối: Từ 6 giờ tối đến nửa đêm.
- Ca đêm: Từ nửa đêm đến 6 giờ sáng.
Với cách sắp xếp lịch làm việc theo ca gãy, nhân viên thường được phân công làm việc trong một hoặc hai ca trong ngày, có một khoảng thời gian nghỉ giữa các ca để nghỉ ngơi và phục hồi sức khỏe.
Điều này cho phép doanh nghiệp hoạt động liên tục trong 24 giờ, đồng thời tối ưu hóa tối đa nguồn nhân lực.
5 rủi ro tốn kém khi sắp ca thủ công mà CEO cần biết
Nhiều CEO cho rằng việc xếp ca chỉ là tác vụ vận hành nhỏ của bộ phận HR. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, cách làm thủ công như xếp lịch làm việc cho nhân viên trên Excel đang là “lỗ hổng tài chính” âm thầm gặm nhấm lợi nhuận mà ít lãnh đạo nhận ra. Dưới đây là 5 rủi ro lớn nhất:
1. Rủi ro pháp lý: Vi phạm Bộ luật Lao động
Khi xếp ca bằng Excel/giấy, người làm rất dễ bỏ sót quy định nghỉ chuyển ca tối thiểu 12 giờ hoặc làm thêm quá 40 giờ/tháng. Mỗi lần Thanh tra Lao động phát hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, chưa kể rủi ro kiện tụng từ chính người lao động.
2 Rủi ro tài chính: Sai lương dây chuyền
Một ca xếp sai → bảng công sai → bảng lương sai → bảng thuế TNCN sai. Với doanh nghiệp 100 nhân sự, chỉ cần 1% sai sót cũng có thể tương đương 15–30 triệu đồng/tháng bị thất thoát hoặc trả thừa.
3. Rủi ro nhân sự: Mất nhân viên giỏi vì lịch bất công
Khảo sát Gallup chỉ ra rằng lịch làm việc không công bằng là một trong 5 nguyên nhân hàng đầu khiến nhân viên nghỉ việc trong ngành dịch vụ, sản xuất. Khi HR xếp ca thủ công, sự “thiên vị vô tình” là điều rất khó tránh.
4. Rủi ro vận hành: Thiếu hụt nhân sự đột xuất
Khi 1 nhân viên xin nghỉ qua Zalo lúc 22h, ai sẽ là người replace? Excel không thể tự động cảnh báo. Hậu quả: dây chuyền sản xuất phải dừng, nhà hàng thiếu phục vụ giờ cao điểm, khách sạn không có lễ tân ca đêm.
5. Rủi ro chi phí ẩn: 8–12 giờ/tháng của HR Manager bị “đốt”
Với mức lương HR Manager trung bình 15–25 triệu/tháng, 12 giờ làm việc thủ công tương đương 1.5–2.5 triệu đồng/tháng chi phí ẩn cho một việc mà phần mềm chỉ mất 3 phút xử lý.
Nếu cộng dồn 5 rủi ro trên, một doanh nghiệp 100 nhân sự có thể đang “đốt” 100–300 triệu đồng/năm chỉ vì bám chặt vào việc xếp ca thủ công. Đó là khoản tiền đủ để đầu tư trọn gói một hệ thống chấm công – tính lương tự động.
Công cụ hỗ trợ sắp lịch làm việc theo ca
Sau khi đã nắm vững 3 mô hình chia ca, câu hỏi đặt ra cho mọi nhà quản trị là: “Doanh nghiệp tôi nên dùng công cụ gì để triển khai?”. Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp ca kíp. Hai lựa chọn phổ biến nhất chính là: xếp lịch làm việc cho nhân viên bằng Excel (phù hợp dưới 30 người) và phần mềm chuyên dụng tự động hoá (phù hợp từ 30 người trở lên).
1. Cách xếp lịch làm việc cho nhân viên theo ca trên Excel/ Google Sheet
Để thực hiện việc chia ca làm việc công bằng và hiệu quả, quy trình sau có thể được áp dụng:
- Bước 1: Tạo danh sách nhân viên với các thông tin cần thiết như họ tên, mã nhân viên, chức vụ và phòng ban.
- Bước 2: Xác định quy định về trực, số lượng nhân viên trong mỗi ca và số lượng ca làm việc trong một ngày.
- Bước 3: Sử dụng các công cụ hỗ trợ, bao gồm cả Excel, để tạo lịch làm việc cho từng nhân viên. Các hàm tính toán có thể được sử dụng để phân bổ các ca làm việc một cách cân đối và đảm bảo không có sự trùng lặp ca làm việc.
Mặc dù Excel không được thiết kế đặc biệt cho việc xếp lịch trực, việc sử dụng các công cụ như Excel vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của một doanh nghiệp nhỏ hoặc trung bình.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn hơn, cách sắp xếp lịch làm việc theo ca bằng Excel có thể mất nhiều thời gian và công sức, đồng thời có khả năng gây ra sai sót.
Vì vậy, trong các doanh nghiệp, nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng để tối ưu hóa quá trình lên lịch làm việc và đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
2. Cách sắp lịch làm việc theo ca trên phần mềm
Ngoài cách chia ca làm việc trong Excel, cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho doanh nghiệp cũng có thể được tối ưu hóa thông qua việc tận dụng các phần mềm chia ca làm việc thông minh.
Việc sử dụng phần mềm công nghệ để phân ca làm việc sẽ mang lại lợi ích lớn cho việc giải phóng nhân sự khỏi công việc thủ công và đảm bảo quản lý chính xác ca làm việc cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
AMIS Chấm công là giải pháp quản lý ca làm việc hiệu quả, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn với hàng trăm nhân viên. Phần mềm quản lý chấm công đặc thù cho phép dễ dàng thiết lập ca làm việc trực tiếp trên hệ thống cho đội ngũ nhân sự.
Để CEO/HRD có cái nhìn tổng thể trước khi ra quyết định đầu tư, hãy cùng đặt quy trình thủ công (Excel + Zalo + Email) lên bàn cân với quy trình tự động hoá bằng MISA AMIS HRM. Bảng dưới đây tổng hợp 10 tiêu chí quan trọng nhất:
| # | Tiêu chí | Quy trình thủ công (Excel + Zalo) | MISA AMIS HRM (Tự động hoá) |
|---|---|---|---|
| 1 | Thời gian xếp ca / 100 NV | 8–12 giờ/tháng | 15–30 phút/tháng |
| 2 | Cảnh báo vi phạm luật lao động | Không có. HR phải tự kiểm tra | Tự động cảnh báo khi xếp <12h nghỉ chuyển ca hoặc OT > 40h/tháng |
| 3 | Đồng bộ với bảng công – bảng lương | Phải copy/paste thủ công, sai số cao | Tự động liên thông real-time |
| 4 | Thông báo lịch cho nhân viên | Gửi Zalo/Email từng người – dễ sót | Push notification qua App, có xác nhận đọc |
| 5 | Đổi ca, xin nghỉ | Nhắn tin Zalo, HR ghi tay vào Excel | Nhân viên tự gửi đơn trên App, quản lý duyệt 1 chạm |
| 6 | Chấm công thực tế | Máy chấm công riêng, xuất file ghép thủ công | GPS / Face ID / Wifi tích hợp sẵn |
| 7 | Báo cáo cho lãnh đạo | HR làm thủ công, mất 1–2 ngày/tháng | Dashboard real-time, xem mọi lúc |
| 8 | Bảo mật dữ liệu | File Excel dễ rò rỉ, sửa xoá tuỳ ý | Phân quyền 5 cấp, lưu log mọi thao tác |
| 9 | Khả năng mở rộng | Càng nhiều NV càng “vỡ trận” | Quản lý hàng nghìn NV, đa chi nhánh |
| 10 | Chi phí ẩn / năm (DN 100 NV) | 100–300 triệu (lương HR + sai sót + phạt) | Chỉ từ vài triệu/năm cho toàn bộ tính năng |
Theo ước tính, chỉ sau 1 vài tháng, khoản đầu tư vào phần mềm thường được hoàn vốn hoàn toàn nhờ tiết kiệm thời gian HR, giảm sai lương và loại bỏ rủi ro pháp lý.
Ngoài tính năng chia ca, vấn đề tổng hợp công là một nỗi lo lớn cho các doanh nghiệp vào cuối tháng. AMIS Chấm công cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ chấm công tích hợp trên một hệ thống duy nhất. Từ đó tự động hóa hoàn toàn quy trình chấm công và giảm thiểu tối đa nguy cơ phát sinh sai sót nhờ :
- Quản lý chấm công cùng lúc nhiều chi nhánh.
- Cho phép chấm công linh hoạt thông qua nhiều phương pháp như: GPS, Face ID và nhiều hình thức khác.
- Gia tăng tính chủ động cho nhân viên khi tự xác nhận bảng công trên App nhân viên.
- Chức năng phân quyền mang lại sự linh hoạt cho nhân viên nhưng vẫn đảm bảo sự bảo mật dữ liệu cao nhất.
- Thông tin về tình hình đi sớm về muộn, làm thêm hay nghỉ phép được lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông qua hệ thống báo cáo toàn diện để có chính sách kịp thời
Dùng thử giải pháp tự động hoá xếp lịch & quản lý công
6 quy định về việc xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên
1. Quy định về thời giờ làm việc bình thường
Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 căn cứ vào khoản 1 và khoản 2 Điều 105, thời giờ làm việc bình thường của người lao động được quy định như sau:
- Thời giờ làm việc bình thường không vượt quá 8 giờ trong một ngày và không vượt quá 48 giờ trong một tuần.
- Người lao động có quyền tự điều chỉnh thời gian làm việc mỗi ngày hoặc mỗi tuần nhưng cần thông báo cho người lao động biết. Trong trường hợp làm việc theo tuần, thời giờ làm việc bình thường không vượt quá 10 giờ một ngày và 48 giờ một tuần. Nhà nước khuyến khích tuần làm việc 40 giờ cho người lao động.
- Người sử dụng lao động cần đảm bảo giới hạn thời gian tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, có hại theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và pháp luật có liên quan.
2. Quy định về nghỉ giữa giờ đối với làm việc theo ca
Theo Điều 109 của Bộ luật Lao động 2019, quy định về nghỉ giữa giờ trong giờ làm việc như sau:
- Người lao động làm việc theo thời gian quy định tại Điều 105 của Bộ luật này từ 6 giờ trở lên trong một ngày, thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục. Trong trường hợp làm việc ban đêm, thì thời gian nghỉ giữa giờ ít nhất là 45 phút liên tục. Đối với người lao động làm việc theo ca liên tục từ 6 giờ trở lên, thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào thời gian làm việc.
- Ngoài thời gian nghỉ quy định tại khoản 1, người sử dụng lao động cần sắp xếp cho người lao động đợt nghỉ giải lao và ghi vào nội quy lao động.
>>> Xem thêm: Cách tính giờ làm việc theo ca trên Excel chuẩn và chính xác nhất
3. Quy định về nghỉ chuyển ca
Theo Điều 110 của Bộ luật Lao động 2019, quy định về nghỉ chuyển ca như sau:
- Người lao động làm việc theo hình thức ca được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển đến ca làm việc tiếp theo.
- Thời gian nghỉ chuyển ca là khoảng thời gian giữa hai ca làm việc liên tiếp mà người lao động được nghỉ. Quy định về thời gian nghỉ chuyển ca áp dụng đối với những người lao động làm việc theo hình thức ca và yêu cầu ít nhất là 12 giờ, nhằm đảm bảo người lao động có thời gian để phục hồi sức lao động trước khi chuyển sang ca làm việc tiếp theo.
4. Quy định về nghỉ hằng tuần
Khoản 1 Điều 111 của Bộ luật Lao động 2019 có ý nghĩa sau:
- Mỗi tuần, người lao động phải được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục.
- Trong trường hợp đặc biệt khi không thể nghỉ hàng tuần do chu kỳ công việc, người sử dụng lao động phải đảm bảo người lao động được nghỉ ít nhất 4 ngày trong 1 tháng.
Pháp luật chỉ quy định thời gian nghỉ hàng tuần tối thiểu, còn việc người lao động được nghỉ bao nhiêu ngày trong tuần sẽ do người lao động và người sử dụng lao động tự thỏa thuận, miễn sao tuân thủ quy định trên.
5. Quy định về việc làm thêm giờ
Theo Điều 107 của Bộ luật Lao động 2019, số giờ làm thêm của người lao động trong năm 2023 không được vượt quá 40 giờ mỗi tháng và không được vượt quá 200 giờ trong năm (trừ một số trường hợp đặc biệt được làm thêm không quá 300 giờ trong năm).
Lưu ý cần nhớ để sắp xếp lịch làm việc theo ca hiệu quả
(1) Tạo lịch làm việc trước thời hạn
- Việc lên lịch làm việc vào phút cuối không chỉ đặt áp lực lên người quản lý mà còn gây lo lắng cho nhân viên.
- Trong trường hợp người làm kinh doanh bán lẻ, sở hữu nhà hàng hoặc điều hành trong ngành khách sạn thì có thể phải lên lịch trước các ca làm việc.
- Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn với cách sắp xếp lịch làm việc theo ca, hãy sử dụng một ứng dụng quản lý nhân sự để tiến hành phân ca làm việc mà vẫn tuân thủ các quy định đã được đề ra.
- Ngay cả khi doanh nghiệp không gặp vấn đề này, tạo lịch trình trước vẫn là điều khuyến nghị. Nhân viên sẽ đánh giá cao việc có lịch làm việc cụ thể được thông báo trước, giúp họ có thể lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân một cách tốt hơn.
(2) Tạo lịch trình dựa theo năng lực
- Mặc dù có thể lên lịch dựa trên hiệu suất của nhân viên, cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cũng cần xem xét những kỹ năng đặc thù cho từng ca làm việc.
- Bằng cách theo dõi kỹ năng của nhân viên và tạo lịch làm việc phù hợp, cách sắp xếp lịch làm việc theo ca hãy đảm bảo rằng nhân viên không bị áp lực với công việc không phù hợp.
- Điều này khiến nhóm thích hơn vì nhân viên không cảm thấy quá tải. Đồng thời, nhân viên có các kỹ năng cần thiết sẽ cảm thấy đánh giá và công nhận khi được giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng của mình.
(3) Cân nhắc những nhân viên tốt nhất
Việc xác định những nhân viên xuất sắc nhất và lên lịch là một phương pháp tối ưu trong cách sắp xếp lịch làm việc theo ca:
- Đảm bảo phân công phù hợp: Cách sắp xếp lịch làm việc theo ca đảm bảo rằng nhân viên phù hợp nhất sẽ được phân vào từng ca làm việc. Ví dụ, những nhân viên nhanh nhẹn sẽ làm việc trong thời gian cao điểm, trong khi những nhân viên kiên nhẫn và giao tiếp tốt sẽ làm việc trong các ca có khách hàng ở lại lâu hơn.
- Tạo sự ổn định: Cách sắp xếp lịch làm việc theo ca kết hợp các nhân viên xuất sắc với những nhân viên mới là một cách tuyệt vời để tạo ra sự ổn định trong các ca làm việc.
Dù sử dụng cách sắp xếp lịch làm việc theo ca nào để đánh giá hiệu suất của nhân viên, cần có một cách xác định nhân viên xuất sắc. Dịch vụ khách hàng, khả năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp là một số đặc điểm giúp nhân viên nổi bật dậy.
(4) Đáp ứng yêu cầu nghỉ phép
- Cho phép nhân viên có sự linh hoạt trong việc thay đổi ca làm việc cũng là một yếu tố quan trọng trong cách sắp xếp lịch làm việc theo ca có tác động tích cực và việc xem xét cẩn thận các yêu cầu nghỉ phép cũng sẽ tạo mối quan hệ tốt hơn giữa sếp và nhân viên.
- Trước khi nhân viên yêu cầu nghỉ phép, họ nên được làm quen với chính sách nghỉ phép của công ty, bao gồm cả ngày nghỉ và các hạn chế trong các mùa nghỉ.
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý thông báo yêu cầu nghỉ phép dễ dàng. Các chức năng trong phần mềm giúp quản lý mọi giai đoạn trong chu kỳ nghỉ phép, từ yêu cầu đến phê duyệt. Điều này tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho việc lên lịch làm việc và tìm kiếm nhân viên thay thế.
(5) Sử dụng các công cụ tốt nhất
- Công cụ sử dụng để lên lịch cho nhân viên sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng thời gian và đảm bảo tính chính xác của lịch làm việc. Một ứng dụng hiện đại sẽ giúp giải quyết các vấn đề phức tạp và đáp ứng các yêu cầu và kế hoạch của công ty một cách hài lòng.
- Tận dụng công nghệ mới nhất để tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch. Ứng dụng AMIS Chấm công cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để tạo lịch trình nhanh chóng và chính xác nhất. Các tính năng này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc và thời gian khi phân bổ nguồn lực nhân lực.
Kết luận
Việc chọn cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày cho doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu suất làm việc và tổ chức công việc hiệu quả. Khi áp dụng một hệ thống sắp xếp lịch làm việc theo ca tốt, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa sắp xếp công việc của nhân viên. MISA AMIS hy vọng rằng qua đây thì doanh nghiệp đã có thể tìm được cách sắp xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên một cách hiệu quả nhất.
