Quản trị nguồn nhân lực là gì? Mục tiêu, chức năng và kế hoạch

Nguồn nhân lực luôn được xem là yếu tố quan trọng, tác động trực tiếp tới sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên, quản trị nguồn nhân lực là gì và làm thế nào để quản trị nguồn nhân lực hiệu quả, phát huy tối đa hiệu suất thì nhiều nhân sự vẫn còn e ngại và chưa thực sự hiểu rõ.

Bài viết dưới đây sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp và nhân sự có cái nhìn toàn diện và khái quát nhất về chủ đề này.

1. Quản trị nguồn nhân lực là gì? 

Quản trị nguồn nhân lực được xác định là hoạt động, chính sách nhằm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Đây là quá trình diễn ra liên tục, đòi hỏi sự quan tâm và đầu tư của doanh nghiệp

Có lẽ vì thế mà quản trị nguồn nhân lực luôn được đánh giá là “thử thách” ngay cả với những nhà quản trị tài ba, bởi nó đòi hỏi một tầm nhìn mang tính chiến lược cùng với khả năng nắm bắt toàn diện hoạt động của công ty từ chính người ra quyết định. 

Để có thể quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách toàn diện nhất, nhà quản trị cần phân tích và xem xét dưới cả 3 khía cạnh sau:

• Cơ cấu: Là hoạt động xây dựng phong cách lãnh đạo ăn nhập với nguồn nhân lực của công ty, đồng thời thiết kế những hệ thống quản lý quy trình nhân sự phù hợp với cả nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. 
• Điều hành: Là việc chỉ đạo trực tiếp các hoạt động của cán bộ nhân viên trong công ty thông qua quá trình lãnh đạo và kiểm soát hệ thống quản lý nhân sự chặt chẽ. 
• Phát triển: Là phong cách lãnh đạo có khả năng thúc đẩy quá trình học tập diễn ra mạnh mẽ và không ngừng nghỉ trong nội bộ công ty. Từ đó, doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện cơ cấu và phương pháp điều hành tổ chức.

2. Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực

Ngày nay, nhiều nhà quản trị lại chỉ chăm chăm vào mục tiêu tổ chức mà bỏ qua các mục tiêu “cốt lõi” khác của hoạt động quản trị nhân lực. 

Chúng ta cần xác định được rằng, nhà lãnh đạo muốn quản trị tốt nguồn nhân lực phải một là người biết cân bằng 5 mục tiêu quản trị nguồn lực khác nhau, từ đó xây dựng nên một chiến lược quản trị thành công và đạt được thành tựu. 

Mục tiêu quản trị nhân sự

Quản trị nguồn nhân lực là những đường lối giúp nhà lãnh đạo và nhà quản lý cấp cao quản trị lực lượng lao động hiệu quả nhất có thể. Đồng thời giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh liên quan đến người lao động trong nội bộ công ty, tránh những trường hợp hy hữu ảnh hưởng xấu tới năng suất làm việc của người lao động.

Mục tiêu tổ chức

Theo dõi và duy trì năng suất làm việc của cán bộ nhân viên tại từng phòng ban, sao cho người lao động phát huy năng lực tốt nhất, hoàn thành mục tiêu năm mà công ty đặt ra. Ngoài ra hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp tận dụng nhân tài một cách chiến lược và hiệu quả nhất. 

Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ

Những nhiệm vụ và vấn đề về lực lượng lao động, cán bộ nhân viên trong tổ chức từ nhỏ đến lớn đều sẽ được sát sao giải quyết nhằm tạo cho người lao động môi trường làm việc thoải mái nhất, khuyến khích họ cống hiến hết mình cho công ty. 

Mục tiêu cá nhân

Ngoại trừ cơ hội nhận được khen thưởng và trang bị lộ trình thăng tiến rõ ràng, các nhà quản trị nhân sự cũng cần đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp có những lợi ích tối thiểu và chế độ phúc lợi xứng đáng với công sức, tài năng họ bỏ ra. 

Mục tiêu xã hội 

Một chiến lược quản trị nguồn nhân lực tốt sẽ tạo thêm nhiều cơ hội việc làm công bằng góp phần giúp người dân an cư lạc nghiệp, giảm tỷ lệ thất nghiệp cho đất nước. Việc triển khai các kế hoạch đào tạo, trang bị kiến thức, nâng cao kỹ năng giúp nhân viên công ty có trách nhiệm hơn với cộng đồng, với xã hội. 

3. Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực là gì?

Trọng trách đầu tiên của quản trị nguồn nhân lực là định hướng cho toàn bộ nhân sự hoạt động theo đúng chiến lược mà doanh nghiệp đã đề ra. Vận hành đúng hướng và đúng cách thức sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn và không lãng phí nguồn lực. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp:

• Tăng năng suất lao động: Nhân viên được đào tạo tốt, làm việc trong môi trường phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả công việc
• Giảm chi phí: Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả giúp giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo và giảm tỷ lệ nghỉ việc
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Đội ngũ nhân viên chất lượng cao là lợi thế cạnh tranh quan trọng của doanh nghiệp
• Tạo môi trường làm việc tích cực: Khi nhân viên được đối xử công bằng, có cơ hội phát triển, họ sẽ gắn bó hơn với công ty và tạo ra môi trường làm việc tích cực

4. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực 

Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Mang trong mình ba chức năng của quản trị nguồn nhân lực bao gồm: thu hút, đào tạo phát triển và duy trì lực lượng nhân sự quan trọng cho tổ chức, việc quản trị nguồn nhân lực thành công không chỉ mang lại lợi thế cạnh tranh lâu dài mà mở còn ra con đường phát triển trong tương lai cho doanh nghiệp. 

4.1 Thu hút nguồn nhân lực 

Một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị nguồn nhân lực là thu hút nhân sự cơ năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Từ đó đảm bảo doanh nghiệp có đủ số lượng nhân viên cần thiết đạt yêu cầu công ty, để duy trì các chiến lược ngắn và trung hạn trong tương lai.

Muốn làm được điều này, nhà quản trị cần xây dựng một chiến lược phù hợp dựa trên những yếu tố sau:

• Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong thời gian tới, dựa trên chiến lược tương lai của tổ chức từ đó xây dựng kế hoạch phù hợp.
• Phân tích và phân công rõ nhiệm vụ và chi tiết công việc.
• Tiêu chí tuyển dụng nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.

4.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chức năng này sẽ tập trung hơn vào quá trình đào tạo, nâng cao kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn của nhân viên sau khi được tuyển dụng vào doanh nghiệp.

Những hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không chỉ hỗ trợ cải thiện năng suất lao động cho cán bộ nhân viên trong tổ chức mà còn phát triển tối đa các kiến thức và kĩ năng chuyên môn cá nhân.

Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra những nhân viên xuất sắc và thiết kế lộ trình thăng tiến rõ ràng.

Các hoạt động phục vụ chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thường thấy ở doanh nghiệp bao gồm:

• Hoạt động hướng nghiệp, định hướng lộ trình sự nghiệp.
• Các khóa học, sự kiện huấn luyện bồi dưỡng nhân lực nội bộ.
• Cập nhật các kiến thức chuyên ngành mới nhất liên quan đến quản trị, kỹ thuật, công nghệ cho cán bộ nhân viên.

4.3 Duy trì nguồn nhân lực

Sau khi có cho mình một đội ngũ nhân lực tài năng và lành nghề, nhà quản trị cần phải xem xét đến cả những hoạt động liên quan đến sử dụng và duy trì nguồn nhân lực một cách ổn định và có hiệu quả nhất. 

Để thực hiện chức năng này, những hoạt động dưới đây là cần thiết trong quá trình quản trị nguồn nhân lực:

• Khuyến khích, động viên
• Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật
• Phát triển mối quan hệ lành mạnh giữa tập thể người lao động và lãnh đạo doanh nghiệp 
• Có những đãi ngộ vật chất và phi vật chất xứng đáng với người lao động

4.4 Duy trì quan hệ lao động trong tổ chức

Chức năng của nhà quản trị nguồn lực còn là cầu nối giữa ban lãnh đạo với nhân viên, duy trì và ổn định mối quan hệ lao động trong tổ chức.

Cụ thể hơn, trong quản trị nguồn nhân lực sẽ bao gồm cả những chức năng như: đảm bảo quyền lợi cho người lao động về lương, BHXH; truyền đạt thông tin, chính sách, ý kiến giữa người lao động và người sử dụng lao động; giải quyết các mâu thuẫn về lao động nếu có; hỗ trợ hai bên đạt được thỏa thuận phù hợp.

5. 6 Nội dung kế hoạch của quản trị nguồn nhân lực 

Một chiến lược quản trị nguồn nhân lực toàn diện đòi hỏi nhà quản lý phải phân tích kỹ lưỡng doanh nghiệp, nhằm tránh đưa ra những quyết định sai lầm. Có tất cả 6 bước chính mà nhà quản trị cần phải xem xét và thống nhất trước khi bắt đầu thực hiện chiến dịch quản trị của mình.

5.1 Hoạch định nguồn nhân lực 

Là hoạt động đầu tiên trong tiến trình quản trị nguồn nhân lực nhằm mục đích xác định chính xác nhu cầu sử dụng và tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, thường được nhà quản trị xem xét dựa trên mục tiêu, kế hoạch tương lai và tình hình thực tế của tổ chức. Tùy từng doanh nghiệp, hoạch định nhân sự sẽ đi theo 4 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Căn cứ trên số liệu thống kê và các báo cáo từ môi trường bên ngoài cũng như kế hoạch bên trong của tổ chức để tiến hành dự báo nguồn nhân lực cần thiết cho các hoạt động đã đề ra. 
• Bước 2: Kết hợp giữa nhu cầu nhân lực với nguồn cung thực tế tại doanh nghiệp để đưa ra những chính sách điều chuyển, tuyển dụng và thay thế phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
• Bước 3: Triển khai các hoạt động trong thực tế dựa trên các quyết định ở bước 2.
• Bước 4: Kiểm tra, nghiệm thu kết quả đạt được sau quá trình triển khai hoạt động của tổ chức.

5.2 Phân tích công việc 

Mục đích chính của phân tích công việc là để nhà quản trị nhân sự có thể xây dựng nên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc phù hợp nhất, tạo tiền đề có thể tuyển dụng được những cán bộ nhân viên tài năng, gắn bó dài lâu với doanh nghiệp. 

Lưu ý: điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là nhà quản trị nhân sự phải hiểu rõ công việc tuyển dụng thông qua các hoạt động thu thập thông tin từ bộ phận, phòng ban, ban giám đốc và người quản lý trực tiếp vị trí đó. 

Ngoài ra, nhà quản trị có thể thông qua sơ đồ tổ chức, tài liệu đào tạo và kế hoạch hoạt động để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhằm hiểu rõ tường tận vị trí cần tuyển dụng. 

5.3 Tuyển dụng lao động

Tuyển dụng lao động xoay quanh hoạt động tìm kiếm nhân sự phù hợp với yêu cầu và vị trí còn trống của doanh nghiệp trong hiện tại hoặc trong tương lai gần.

Với trình độ khoa học công nghệ ngày càng phát triển như hiện tại, nhà quản trị nhân sự nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng cần phải xem xét kỹ lưỡng để chọn ra kênh tuyển dụng nhân sự phù hợp nhất, tránh lãng phí tiền bạc và thời gian.

Có 7 kênh Tuyển dụng nhân sự bao gồm:

• Đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các trang website tuyển dụng
• Đăng tin tuyển dụng trên các kênh mạng xã hội như facebook, linkedin, …
• Đăng quảng cáo trên các trang báo, trang thông tin
• Liên kết với các trường đại học
• Tổ chức sự kiện tuyển dụng, ngày hội việc làm
• Thuê các công ty dịch vụ Tuyển dụng chuyên nghiệp
• Tuyển dụng nội bộ, đề cử nội bộ

QUẢN LÝ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ CHUYÊN NGHIỆP VỚI PHẦN MỀM AMIS TUYỂN DỤNG 

Với phần mềm AMIS Tuyển dụng, nhà quản trị nhân sự có thể dễ dàng kiểm soát tất cả các chiến dịch tuyển dụng hiện có trong doanh nghiệp. Đồng thời, hỗ trợ giảm tối đa thời gian nhập liệu thủ công do phần mềm có chức năng Scan cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất thông tin từ hồ sơ ứng viên ở mọi định dạng.

Một số tính năng ưu việt của phần mềm AMIS Tuyển dụng mà nhà quản trị nhân sự không thể bỏ qua, gồm:

• Hệ thống báo cáo trực quan tổng hợp theo số liệu mới nhất, theo thời điểm. Hỗ trợ nhà quản trị phân bổ chi phí tuyển dụng tại từng kênh việc làm sao cho hợp lí.
• Nâng cao thương hiệu tuyển dụng của công ty với Website việc làm chuyên nghiệp đến từ hệ thống MISA AMIS.
• Tổ chức thi tuyển, sàng lọc ứng viên nhanh chóng nhờ chức năng Thi tuyển online ngay trên phần mềm. Chức năng cho phép HR có thể tùy chọn tạo bài thi trắc nghiệm hoặc tự luận cho ứng viên tùy vị trí.

Đến nay, AMIS Tuyển dụng luôn lọt top những phần mềm quản lý Tuyển dụng tốt nhất tại Việt Nam. Với hàng trăm khách hàng là doanh nghiệp đầu ngành thuộc nhiều lĩnh vực, AMIS Tuyển dụng đã thực hiện tốt sứ mệnh giúp phòng nhân sự “nhân đôi” hiệu suất Tuyển dụng và quản lý quy trình tuyển nhân sự chuyên nghiệp hơn.

5.4 Bố trí và sử dụng nhân sự

Việc bố trí và sử dụng nhân sự sao cho hợp lý sẽ giúp các hoạt động trong phòng ban diễn ra nhịp nhàng hơn đồng thời tăng năng suất của người lao động. Để có thể chuyên môn hóa cho doanh nghiệp của mình, nhà quản trị nhân sự đầu tiên cần nắm rõ trình độ, năng lực chuyên môn của từng thành viên cũng như tâm tư, nguyện vọng mới có thể sắp xếp vị trí phát triển tốt nhất. 

5.5 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự

Một trong những nhiệm vụ không kém phần quan trọng của nhà quản trị nhân sự là chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển lực lượng lao động của tổ chức. Có hai mục đích cơ bản của việc nghiên cứu, thăm dò và tổ chức những buổi định hướng, huấn luyện nhân viên;

Một là, phát hiện những lỗ hổng trong kiến thức chuyên môn của người lao động, từ đó xây dựng những khóa đào tạo phù hợp để bù đắp nó.

Hai là, cập nhật những kiến thức mới nhất về công nghệ, kỹ thuật,… từ môi trường bên ngoài và những quy định, quy trình mới từ trong nội bộ tổ chức.

5.6 Đánh giá quá trình thực hiện công việc

Việc đánh giá quá trình, kết quả công việc định kỳ cho cán bộ công nhân viên đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc duy trì và phát triển hiệu suất làm việc tại doanh nghiệp. Hoạt động đánh giá sẽ diễn ra giữa người lao động và quản lý trực tiếp.

Thông qua những nhận xét về ưu và nhược điểm, nhân viên sẽ được nhà quản lý định hướng cũng như hướng dẫn để tiến bộ và nâng cao năng lực nhanh hơn. Đồng thời những báo cáo của quá trình này sẽ là tài liệu chính xác và khách quan để phòng Nhân sự xem xét tăng lương, khen thưởng hoặc nhắc nhở, kỷ luật, sa thải, …

6. Các xu hướng mới trong quản trị nguồn nhân lực 

• Làm việc từ xa: Sự phổ biến của làm việc từ xa đòi hỏi các hình thức quản lý và đánh giá hiệu quả mới
• Lực lượng lao động tự do: Số lượng người lao động tự do ngày càng tăng, đòi hỏi các hình thức hợp tác mới
• Trí tuệ nhân tạo: Trí tuệ nhân tạo được ứng dụng vào các hoạt động quản lý nhân sự như tuyển dụng, đánh giá,….

7. Các thách thức trong quản trị nguồn nhân lực 

• Sự đa dạng của lực lượng lao động: Các thế hệ khác nhau có những kỳ vọng và nhu cầu khác nhau
• Toàn cầu hóa: Cạnh tranh nhân tài ngày càng gay gắt
• Thay đổi công nghệ: Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đòi hỏi nhân viên phải không ngừng học hỏi và nâng cao kỹ năng

8. Ứng dụng MISA AMIS HRM vào hoạt động quản trị nguồn nhân lực 

Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện – MISA AMIS HRM đang là giải pháp công nghệ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản trị nguồn nhân lực chuyên nghiệp và tinh gọn hơn. Phần mềm bao gồm nhiều phân hệ cho phép người dùng giải quyết mọi bài toán nhân sự trong thời đại 4.0:

• Phân hệ Chấm công – Tiền lương: Hỗ trợ quản lý chấm công và tính lương tự động cuối tháng. Ngoài ra, phần mềm sẽ theo dõi tình hình chi trả lương cũng như chính sách lương thưởng theo từng tháng của cán bộ nhân viên, từ đó hỗ trợ nhà quản trị xây dựng chính sách lương – thưởng phù hợp nhất.

• Phân hệ Tuyển dụng: Phần mềm kết nối được với Website tuyển dụng riêng của doanh nghiệp cũng như nhiều trang web tìm kiếm việc làm khác, nhờ đó mà nhà quản trị nhân sự dễ dàng kiểm soát các chiến dịch tuyển dụng tại doanh nghiệp hơn. Người dùng cũng được quyền tự cài đặt thời gian phỏng vấn riêng cho từng ứng viên, phần mềm sẽ gửi thông báo đến ứng viên theo mẫu mail có sẵn và gửi lịch cho hội đồng phỏng vấn.
• Phân hệ Thông tin nhân sự: Giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa công tác lưu trữ giấy tờ thủ công. Mọi thông tin về người lao động sẽ được lưu trữ trực tiếp trên nền tảng số với độ bảo mật cao. Quản lý nhân sự có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin của từng thành viên trong tổ chức.

Ngoài ra, phần mềm còn nhiều phân hệ con khác hỗ trợ hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp như: phân hệ BHXH, phân hệ Thuế thu nhập cá nhân, Phân hệ đào tạo,…

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY để trải nghiệm Bộ giải pháp MISA AMIS HRM miễn phí! 

Kết luận 

Quản trị nguồn nhân lực đang là một trong những nhiệm vụ hàng đầu và trọng tâm tại các doanh nghiệp hiện nay. Các nhà quản trị nhân sự cần xem xét và có cái nhìn toàn diện về khái niệm quản trị nguồn nhân lực là gì để có thể xây dựng nên chiến lược quản trị nguồn nhân lực thiết thực và hiệu quả.

Mong rằng Quy trình xây dựng chiến lược quản trị nguồn nhân lực trên đây sẽ giúp các tổ chức có cho mình một đội ngũ nhân viên phù hợp, tài năng và cống hiến lâu dài.