Mẫu thông báo quy định nghỉ phép được xây dựng nhằm đảm bảo quyền lợi nghỉ ngơi cho nhân viên và duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả. Quy định nghỉ phép của công ty gồm những nội dung nào, hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây.
1. Thông báo quy định nghỉ phép của công ty là gì?
Thông báo quy định nghỉ phép là văn bản thông báo đến người lao động những nội quy, chính sách liên quan đến nghỉ phép trong tổ chức. Văn bản này cũng cung cấp cho nhà quản lý những nguyên tắc chỉ đạo cần thiết trong trường hợp nhân viên xin nghỉ phép.
Quy định nghỉ phép đóng vai trò quan trọng trong việc:
Đảm bảo quyền lợi nghỉ phép của nhân viên: Mẫu thông báo giúp nhân viên nắm rõ thời gian được nghỉ phép, nghỉ lễ của bản thân. Nhờ đó, nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc và đời sống cá nhân một cách hợp lý, đảm bảo cân bằng giữa lao động và nghỉ ngơi.
Duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả: Doanh nghiệp có thể sắp xếp công việc hợp lý và dự trù nhân sự để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn khi nhân viên nghỉ phép.
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Quy định nghỉ phép rõ ràng giúp toàn thể nhân viên hiểu và tuân thủ nghiêm túc. Điều này sự công bằng trong việc nghỉ phép, đồng thời nâng cao tính kỷ luật của tổ chức.
2. Phạm vi của quy định nghỉ phép
Quy định nghỉ phép áp dụng cho toàn bộ nhân viên đang làm việc tại công ty, bao gồm cả lao động thời hạn xác định, thời hạn không xác định và lao động thời vụ. Tuy nhiên, phạm vi áp dụng cụ thể của văn bản thông báo quy định nghỉ phép có thể thay đổi tùy theo từng công ty. Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc thù hoạt động và quy mô của mình để xây dựng mẫu quy định phù hợp.
3. Các quy định nghỉ phép của công ty
Các quy định nghỉ phép có thể khác nhau tùy theo chính sách của từng công ty. Dưới đây là một số quy định nghỉ phép mang tính chất tham khảo, có thể linh hoạt điều chỉnh.
4.1 Nghỉ phép năm
Người lao động đã làm việc từ 12 tháng tại doanh nghiệp trở lên có 12 ngày nghỉ phép hưởng lương hàng năm. Chu kỳ nghỉ phép năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo dương lịch.
Để đảm bảo người lao động sử dụng hiệu quả thời gian nghỉ phép và giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, người lao động cần lập kế hoạch sử dụng số ngày nghỉ phép và gửi cho người quản lý trực tiếp vào đầu mỗi chu kỳ nghỉ phép. (Quy định này có thể linh hoạt theo từng doanh nghiệp).
Bên cạnh đó, người lao động cần thông báo kế hoạch nghỉ phép của mình cho người quản lý trực tiếp và bộ phận Nhân sự trước khi nghỉ theo thời hạn quy định như sau:
- Đối với thời gian nghỉ phép dưới 2 ngày: Thông báo trước ít nhất 1 ngày làm việc.
- Đối với thời gian nghỉ phép từ 2-5 ngày: Thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc.
- Đối với thời gian nghỉ phép trên 5 ngày: Thông báo trước ít nhất 10 ngày làm việc.
4.2 Nghỉ ốm
Khi người lao động không thể đi làm do vấn đề sức khỏe thì phải nộp đơn xin nghỉ ốm cho quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự.
Trong trường hợp bị ốm hoặc tai nạn đột ngột, người lao động cần báo ngay cho quản lý trực tiếp về việc vắng mặt của mình hoặc nhờ người khác báo thay trước 9h30 sáng cùng ngày.
Đối với chế độ nghỉ phép chăm sóc con ốm, người lao động được nghỉ theo quy định sau:
- Tổng cộng 20 ngày một năm nếu con dưới 3 tuổi
- Tổng cộng 15 ngày một năm nếu con từ 3 đến 7 tuổi
Trong vòng 3 ngày kể từ khi trở lại làm việc, người lao động phải nộp ngay giấy chứng nhận y tế hợp lệ cho phòng nhân sự hoặc quản lý để thực hiện thủ tục thanh toán bảo hiểm xã hội. Giấy chứng nhận y tế hợp lệ là giấy chứng nhận y tế có xác nhận của bệnh viện hoặc cơ sở y tế hợp pháp và được cơ quan bảo hiểm xã hội chấp nhận.
Những trường hợp này, người lao động sẽ được chi trả theo các quy định về trợ cấp, chế độ chi trả của Quỹ Bảo hiểm Xã hội và công ty không có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho thời gian nghỉ phép này.
4.3 Nghỉ thai sản
- Lao động nữ được nghỉ thai sản 6 tháng và nhận chế độ thai sản từ Quỹ Bảo hiểm xã hội theo quy định. Có thể nghỉ trước hoặc sau khi sinh theo khuyến cáo của bác sĩ và quy định của luật pháp.
- Lao động nữ đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi được giảm 1 giờ làm việc mỗi ngày. Thời gian giảm giờ tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp hoặc thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp.
Người lao động nên thông báo nghỉ thai sản càng sớm càng tốt cho quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự và phải thông báo tối thiểu trước 2 tháng trước khi bắt đầu nghỉ thai sản. Để hỗ trợ nhân viên trong thời gian vắng mặt, công ty sẽ tạm ứng tiền thai sản cho người lao động và nhận hoàn trả từ Quỹ Bảo hiểm xã hội. Số tiền tạm ứng này sẽ được phòng Nhân sự chuyển vào tài khoản của người lao động sau khi nhận được giấy chứng sinh. Trong vòng 30 ngày kể từ khi gửi giấy chứng sinh, bản công chứng giấy khai sinh phải được nộp lại cho phòng Nhân sự để hoàn thành quy trình hoàn trả.
4.4 Nghỉ không hưởng lương
Đối với trường hợp nghỉ không hưởng lương từ 3 ngày trở xuống, người lao động chỉ cần có giấy xác nhận từ Trưởng phòng ban.
Đối với trường hợp nghỉ không hưởng lương kéo dài trên 4 ngày, người lao động cần có giấy xác nhận đồng ý từ ba cấp gồm: Trưởng phòng ban, Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc điều hành.
Điều kiện nghỉ phải đảm bảo lý do chính đáng, ví dụ như: Việc gia đình đột xuất, đi khám chữa bệnh hoặc giải quyết các vấn đề cá nhân quan trọng
Khi nghỉ công việc riêng, người lao động cần báo cáo cho cấp trên trực tiếp biết lý do và thời gian nghỉ. Trong trường hợp nghỉ đột xuất, người lao động cần thông báo cho cấp trên trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự biết trong thời gian sớm nhất. Bên cạnh đó, công ty không có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho người lao động trong thời gian nghỉ không hưởng lương.
5. Mẫu thông báo quy định nghỉ phép
Dưới đây là mẫu thông báo quy định nghỉ phép được soạn thảo sẵn, doanh nghiệp có thể tải xuống, chỉnh sửa theo quy định đang áp dụng và ban hành trong tổ chức.
TẢI MẪU THÔNG BÁO QUY ĐỊNH NGHỈ PHÉP TRONG CÔNG TY
Để quản lý nghỉ phép toàn diện, lưu trữ thông tin nghỉ phép của toàn bộ nhân viên trong công ty, bạn có thể sử dụng phần mềm AMIS Chấm Công. Đây là giải pháp quản lý thời gian làm việc tự động, hiện đang được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng.
Không cần nộp giấy tờ và chờ đợi lâu, nhân viên có thể tạo đơn nghỉ phép nhanh ngay trên điện thoại hoặc máy tính và mọi thông báo được gửi đến quản lý. Cuối kỳ, quản lý có thể tổng kết toàn bộ tình hình chấp hành quy định về thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên qua các báo cáo trực quan.
6. Lưu ý khi xây dựng mẫu quy định thời gian nghỉ phép
Khi xây dựng mẫu quy định thời gian làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo quy định minh bạch và công bằng.
6.1 Hình thức thông báo
- Mẫu thông báo quy định nghỉ phép của công ty cần rõ ràng, chính xác và đầy đủ.
- Thông báo cần được trình bày một cách khoa học, mạch lạc.
- Nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng biệt ngữ hoặc ngôn ngữ chuyên ngành.
6.2 Thời điểm ra thông báo
Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, không có quy định cụ thể về thời điểm ra thông báo quy định thời gian nghỉ phép trong công ty. Doanh nghiệp có thể tự do quyết định thời điểm ra thông báo phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế của mình.
Tuy nhiên, khuyến nghị nên ra thông báo về quy định thời gian nghỉ phép vào đầu năm, trước khi bắt đầu năm tài chính mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên ra thông báo về quy định thời gian nghỉ phép bất cứ khi nào có thay đổi. Việc này đảm bảo tính cập nhật của thông tin và tránh những hiểu lầm không đáng có cho người lao động.
7. Kết luận
Với những thông tin mà MISA AMIS HRM đã cung cấp về mẫu thông báo quy định nghỉ phép của công ty, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về văn bản này. Việc ban hành văn bản quy định rõ ràng sẽ duy trình tính hiệu quả trong quản lý nghỉ phép, tránh tình trạng ưu tiên, thiên vị khi xét duyệt nghỉ phép hoặc tình trạng nghỉ phép tràn làn của nhân viên.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
