Theo quy định hiện nay, mỗi người lao động chính thức đều sẽ có tối thiểu 1 ngày phép/tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Chính vì thế, người lao động hoàn toàn có thể nghỉ phép mà vẫn được hưởng nguyên lương khi đau ốm hoặc có việc bận. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ gửi đến nhà quản trị nhân sự một số mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép là văn bản, mẫu văn bản dành cho người lao động khi có nhu cầu nghỉ làm tạm thời. Số ngày nghỉ này sẽ theo quy định của từng công ty và đảm bảo tuân thủ đúng Luật lao động.
Các loại nghỉ phép hiện nay bao gồm:
- Nghỉ phép năm: Mỗi người lao động có ít nhất 12 ngày phép/năm.
- Nghỉ phép theo quy định: Ngày nghỉ vào dịp cưới hỏi, ma chay.
- Nghỉ phép không lương: Người lao động đã hết phép nhưng do ốm đau, bận viện nên xin nghỉ.
- Nghỉ phép bù: Ngày lễ theo quy định của nhà nước và chính phủ, người lao động sẽ được nghỉ bù nếu rơi vào ngày nghỉ và vẫn được hưởng 100% lương.
>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn nhất cho người lao động
2. 3 mẫu đơn xin nghỉ phép thường gặp
2.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm
Tại các doanh nghiệp, người lao động có 1 ngày phép/tháng, tương đương 12 ngày phép/năm. Một số ít công ty có thể có từ 15 – 18 ngày phép/năm. Khi người lao động muốn nghỉ phép do ốm đau, bận đi du lịch, bận việc cá nhân khác thì có thể sử dụng mẫu này.
Khi trình bày mẫu đơn xin nghỉ phép năm bạn cần lưu ý:
- Điền đầy đủ thông tin của các bộ phận liên quan như Quản lý trực tiếp, phòng nhân sự… Bên cạnh đó cần có đủ thông tin liên hệ như: Tên, số điện thoại, email, bộ phận làm việc…
- Lý do nghỉ cần được trình bày rõ ràng và ngắn gọn, không nên quá dài dòng và không đúng trọng tâm.
- Cần ghi rõ thông tin của người tiếp nhận công việc khi bạn vắng mặt.
2.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường
Mẫu đơn này sẽ dùng khi người lao động nghỉ phép ngắn ngày với lý do như: Đám cưới, đám hiểu, việc riêng đột xuất….
Cũng giống như nghỉ phép năm, thông tin cần có đủ:
- Bộ phận xét duyệt, quản lý trực tiếp, người thay thế công việc, điện thoại liên hệ.
- Ghi rõ thời gian nghỉ là bao lâu, khi nào quay trở lại làm việc.
- Nên xin nghỉ phép ít nhất 1 ngày trước ngày nghỉ để phòng ban chủ động sắp xếp công việc.
2.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương dài ngày
Khi người lao động đã hết ngày phép nhưng có việc và cần nghỉ tiếp thì sẽ làm đơn nghỉ không lương. Mẫu đơn nghỉ không lương dài ngày cần có:
- Đầy đủ thông tin có các bộ phận liên quan, có đủ thông tin cá nhân của người làm đơn như số điện thoại, phòng ban….
- Ghi rõ lý do nghỉ không lương dài ngày để dễ được phê duyệt.
- Ghi rõ người sẽ tiếp nhận công việc vì nghỉ dài ngày rất dễ làm chậm tiến độ các dự án.
- Cần thực hiện việc bàn giao chi tiết và rõ ràng, đặc biệt là với những trường hợp nghỉ 1 tháng trở lên.
3. Quy định của Luật lao động về ngày nghỉ phép như thế nào?
(1) Quy định về số ngày nghỉ phép trong năm
Theo Quy định của Khoảng 1, Điều 113 Bộ Luật Lao động, ngày phép năm của người lao động được quy định như sau:
- Người làm trong điều kiện lao động bình thường được nghỉ 12 ngày/năm.
- Lao động chưa thành niên, là người khuyết tật, làm công việc nặng nhọc, nguy hiểm có 14 ngày/năm.
- Người làm công việc đặc biệt nguy hiểm, nặng nhọc có 16 ngày/năm.
Ngoài ra, theo quy định của Luật, người lao động có thâm niên 5 năm sẽ được cộng thêm 1 ngày phép. Còn với người làm chưa đủ 12 tháng thì làm bao nhiêu tháng sẽ tương ứng với từng đó ngày phép.
(2) Quy định đóng BHXH trong ngày nghỉ phép
Tại Khoản 3, Điều 85 Luật BHXH 2014 quy định rất rõ: Lao động không làm việc và hưởng lương 14 ngày trở lên thì không đóng BHXH trong tháng đó.
Vậy nên nếu người lao động nghỉ ngắn ngày, thường là 1 – 2 ngày thì vẫn đóng bảo hiểm bình thường. Còn nếu lao động nghỉ quá 14 ngày không lương thì không được đóng BHXH.
(3) Không nghỉ hết phép có được hoàn tiền không?
Quy định của Khoản 3, Điều 113 Bộ Luật lao động chia ra 2 trường hợp được hoàn tiền phép năm đó là: Người lao động thôi việc và người lao động bị mất việc làm. Các lao động vẫn làm việc tại doanh nghiệp sẽ không được trả tiền nếu như không nghỉ hết ngày phép.
(4) Quy định cộng dồn phép
Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận để nghỉ hàng năm nhiều lần hoặc gộp lại để nghỉ (tối đa 3 năm 1 lần).
Nói cách khác nếu như người lao động chưa nghỉ hết phép năm thì sẽ thỏa thuận với doanh nghiệp để dồn phép vào năm sau, năm sau nữa, đảm bảo nghỉ gộp 3 năm/lần.
4. Những lưu ý khi người lao động làm đơn nghỉ phép
Khi làm đơn xin nghỉ phép hoặc duyệt đơn nghỉ phép, người lao động và nhà quản trị nhân sự cần chú ý một số vấn đề như sau:
- Viết đơn xin nghỉ phép cần lịch sự, cung cấp đủ thông tin và nhưng phải ngắn gọn, đủ ý.
- Lý do cần chính đáng và trung thực để quản lý dễ dàng chấp thuận.
- Nếu nghỉ ngắn ngày bạn nên xin phép trước ít nhất 1 – 2 ngày, còn nếu nghỉ dài ngày hãy báo trước 1-2 tuần.
- Cần trao đổi với quản lý thật kỹ về ngày phép và tìm người thay thế công việc phù hợp.
- Mỗi công ty thường sẽ có mẫu nghỉ phép riêng, bạn nên dùng theo mẫu đó, còn nếu công ty không có thì có thể tham khảo những mẫu ở trên.
- Nếu gửi đơn qua mail thì cần gửi đến tất cả mọi phòng ban liên quan, đặc biệt là phòng nhân sự để tránh bị thiệt thòi về ngày công.
- Dù nghỉ phép nhưng bạn cũng nên support công việc cho team nếu có thể để tránh ảnh hưởng đến mọi người.
5. Dễ dàng quản lý đơn xin nghỉ phép của cán bộ nhân viên với AMIS Chấm công
AMIS Chấm công là giải pháp nằm trong bộ phần mềm MISA AMIS HRM có thể giúp HR quản lý ngày công, ngày phép đơn giản hơn. Phần mềm là giải pháp chuyên sâu, được thiết kế riêng cho bài toán quản trị công – lương “dai dẳng” của doanh nghiệp từ 100 nhân sự trở lên như:
(1) Công ty cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương – Chuỗi logistics hàng đầu tại miền Bắc với hàng ngàn nhân sự
(2) Chấm công đa chi nhánh dễ dàng cùng Chuỗi cửa hàng thời trang phụ nữ IVY Moda
Thay vì quản lý thủ công trên Excel với hàng trăm file mỗi tháng, nhà quản trị nhân sự có thể tinh gọn quá trình tổng hợp công và chuyên môn hóa nguồn lực Phòng nhân sự nhờ những tính năng:
- Nhân viên tự tạo đơn nghỉ phép ngắn ngày, dài ngày, không lương và gửi đi trên phần mềm.
- Lựa chọn được người duyệt đơn, người thay thế công việc, người được thêm cũng sẽ nhận được thông báo.
- Nhân viên theo dõi mình có bao nhiêu ngày phép, đã nghỉ bao nhiêu và còn bao nhiêu trên phần mềm.
- HR theo dõi tổng quan ngày phép của toàn bộ cán bộ công nhân viên.
Ngoài ra, phần mềm AMIS Chấm công còn hỗ trợ nhân viên xác nhận bảng công lương, giúp quản lý, giám đốc theo dõi toàn bộ tình hình đi làm của cá nhân, bộ phận cũng như chi nhánh.
6. Kết luận
Trên đây là tổng hợp một số mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến hiện nay, hy vọng rằng qua đây HR có thể tạo được một mẫu chung cho toàn công ty. Ngoài ra, người lao động cũng có thể tham khảo để biết cách viết một đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn, giúp bạn tối ưu công tác quản trị nhân sự trong tổ chức.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
