Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển mạnh, vấn đề quản lý hàng hóa được tối ưu hơn khi có thể sử dụng các phần mềm công nghệ để thống kê, tính toán thay thế cho việc ghi chép bằng sổ sách. Việc sử dụng file excel để quản lý bán hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao hiệu suất bán hàng. Liệu rằng việc quản lý sản phẩm bằng file excel có thực sự hiệu quả, mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp hay không? Chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về những ưu nhược điểm khi tạo file excel quản lý bán hàng mỹ phẩm nhé!
I. Các mẫu file excel quản lý bán hàng mỹ phẩm
Để giúp người bán hàng mỹ phẩm có được một quy trình quản lý hàng hóa hiệu quả, dưới đây là các mẫu file excel hoàn chỉnh về hệ thống quản lý bán hàng mỹ phẩm.
1. Biểu mẫu danh mục sản phẩm
Nhập danh sách sản phẩm vào bảng danh mục để bạn có thể phân loại hàng hóa dễ dàng hơn. Trong trường hợp bạn kinh doanh nhiều loại mặt hàng mỹ phẩm, việc phân loại các sản phẩm cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và có thể đánh giá được hiệu suất của sản phẩm. Ở mục danh sách sản phẩm, bạn có thể nhập các thông tin sau:
- Số thứ tự.
- Mã số hay ký hiệu của sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Đơn vị tính(hộp, thỏi, cái,…)
- Màu sắc sản phẩm.
- Phân loại nhóm sản phẩm (nhóm chăm sóc da mặt, body).
- Ghi chú các chi tiết cần thiết nếu có.
2. Nhập số liệu đơn đặt hàng
Trong phần nhập liệu đơn đặt hàng, bạn cần nhập chi tiết tất cả các đơn đặt hàng để quản lý dễ dàng hơn. Cụ thể:
- Số thứ tự.
- Ngày tháng nhập sản phẩm.
- Mã sản phẩm.
- Tên từng loại sản phẩm.
- Số lượng.
- Đơn giá nhập sản phẩm.
- Tổng tiền.
- Tên đơn vị cung cấp.
3. Nhập thông tin hàng hóa xuất
Trong biểu mẫu xuất hàng sẽ gồm có những mục sau:
- Ngày tháng xuất sản phẩm khỏi kho.
- Mã sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Màu sắc sản phẩm.
- Số lượng xuất.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Khách hàng mua sản phẩm.
- Địa chỉ liên hệ.
- Hạn sử dụng và ghi chú nếu có.
4. Báo cáo tồn kho
Để nắm bắt chính xác số lượng sản phẩm, thì việc làm báo cáo tồn kho là điều hết sức cần thiết. Dưới đây là bản báo cáo hàng tồn kho hoàn chỉnh.
- Số thứ tự.
- Mã sản phẩm.
- Tên sản phẩm.
- Đơn vị tính (hộp, cái, thỏi).
- Màu sắc sản phẩm.
- Số lượng tồn kho.
- Ghi chú đặc biệt.
5. Báo cáo bán hàng
Trong hoạt động kinh doanh, một bản báo cáo bán hàng chi tiết là điều cần thiết giúp người bán nắm bắt được tình hình kinh doanh, doanh thu của mình. Bản báo cáo bán hàng gồm có:
- Số thứ tự.
- Mã hàng hóa.
- Tên sản phẩm.
- Đơn vị tính.
- Số lượng bán.
- Tổng doanh thu sau khi bán.
- Ghi chú về công nợ nếu có.
Để tải đầy đủ file excel quản lý hàng hóa, nhận ngay tại đây
Mời anh chị xem trước biểu mẫu qua các hình ảnh dưới đây
Nếu thấy biểu mẫu excel này phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy bấm vào ảnh để tải về đầy đủ.
II. Những lưu ý khi sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng
Sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng mỹ phẩm được nhiều người lựa chọn bởi đây là phần mềm có sẵn và tiện ích. Tuy nhiên để tối ưu hóa lợi ích khi quản lý công việc bán hàng trên excel, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
1. Người dùng phải hiểu biết về các hàm excel
File excel là ứng dụng phức tạp và tương đối khó sử dụng. Vì thế, để hạn chế những sai sót trong quá trình nhập liệu, người dùng phải bổ sung kiến thức về các hàm tính.
Mặt khác file excel có dung lượng lưu trữ ít, thời gian lưu trữ bị hạn chế và chỉ phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, ít mặt hàng. Khi có nhu cầu kinh doanh quy mô lớn, bạn nên sử dụng phần mềm công nghệ hiện đại, để tối ưu hóa khả năng quản lý đồng bộ.
2. Sao lưu dữ liệu trên thiết bị khác
Việc tạo file excel quản lý bán hàng sản phẩm thường gặp phải một số sự cố, chẳng hạn như không may lỡ tay ấn nhầm nút xóa, máy tính hỏng,…. Sẽ khiến dữ liệu bị mất đi và khó có thể khôi phục được. Do đó, bạn nên sao lưu dữ liệu thành nhiều bản khác nhau, để hạn chế việc dữ liệu bị mất, gây tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
III. Ưu nhược điểm khi dùng excel quản lý bán hàng bằng mỹ phẩm
File excel quản lý bán hàng được sử dụng rộng rãi trong các ngành nghề hiện nay. Bởi nó có thể giải quyết được các vấn đề quản lý hàng hóa thủ công, gây mất thời gian. Hãy cùng tìm hiểu những ưu nhược điểm khi dùng file excel trong việc quản lý bán hàng, để biết đây có phải là giải pháp tối ưu nhất hiện nay không nhé.
1. Ưu điểm của việc quản lý bán hàng bằng excel
Ưu điểm nổi bật của việc sử dụng excel để quản lý hàng hóa đó là công cụ hoàn toàn miễn phí, được sử dụng phổ biến trong tất cả ngành nghề. Điều này giúp bạn tiết kiệm được tối đa chi phí đầu tư. Khi sử dụng excel, bạn có thể chia sẻ dữ liệu cho bất cứ ai, có thể sử dụng được trên nhiều hệ thống cùng lúc.
Đối với việc quản lý hàng hóa trên excel, chỉ cần thiết bị điện tử có kết nối mạng, là bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một số chi tiết các thông tin đã nhập trước đó. Có thể sử dụng excel dễ dàng trên điện thoại di động, laptop.
2. Những hạn chế khi sử dụng excel để quản lý bán hàng
File excel được đánh giá là khá tiện ích và mang lại nhiều lợi ích khi sử dụng. Tuy nhiên, về cơ bản khi sử dụng excel để quản lý bán hàng vẫn còn những hạn chế sau.
Phần mềm phức tạp, khó sử dụng
Để thực hiện chính xác các thao tác nghiệp vụ trên ứng dụng excel, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng dùng các hàm tính thuần thục. Bởi khi nhập liệu bằng cách thủ công sẽ dễ dẫn đến các sai sót, mà chỉ cần có một lỗi sai nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ dữ liệu hệ thống bị lệch, khiến công việc kinh doanh bị đảo lộn.
Mặt khác các bản mẫu trong excel đều được dùng chung cho các ngành nghề khác nhau, không đầy đủ các tính năng quản lý đối với một mặt hàng nhất định. Do đó, việc thiết lập kế hoạch kinh doanh gặp nhiều khó khăn nhất định.
Dung lượng lưu trữ dữ liệu ít
Hạn chế của việc quản lý hàng hóa bằng excel ảnh hưởng đến công việc kinh doanh đó là khả năng lưu trữ dữ liệu rất ít và không thể lưu trữ trong một thời gian dài. Trong quá trình nhập liệu thủ công nếu không may lỡ tay ấn thoát mà chưa kịp sao lưu, hoặc lỡ tay nhấn nút xóa, hay file excel bị lỗi sẽ khiến dữ liệu bị mất, và sẽ khó khôi phục lại được dữ liệu. Điều này sẽ gây ra những tổn thất nặng nề nếu dữ liệu không thể khôi phục lại.
Quản lý bán hàng bằng excel chỉ phù hợp với những người kinh doanh nhỏ lẻ, những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Do lưu lượng được lưu trữ trong excel thường rất ít, không thể đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản của những doanh nghiệp có quy mô lớn.
Không tự động cập nhật báo cáo kinh doanh
Một nhược điểm khác của excel khiến việc kinh doanh bị đình trệ, gặp nhiều khó khăn đó là hệ thống không có tính năng báo cáo tự động. Khi có sự thay đổi về mặt số liệu cũng không được cập nhật liên tục tới các phòng ban, mà phải phụ thuộc vào việc cập nhật của quản lý kho sau đó mới chuyển về các bộ phận liên quan.
Doanh nghiệp sẽ rất khó để nắm bắt và theo dõi sát được tình hình kinh doanh, số lượng tồn kho vào cuối tháng. Do excel không hỗ trợ báo cáo tự động tình hình kinh doanh. Đây cũng là lý do mà các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng lựa chọn các phần mềm công nghệ hiện đại, để tối ưu hóa quy trình quản lý hiệu suất kinh doanh. Sự góp mặt của phần mềm công nghệ giúp công việc quản lý kinh doanh trở nên dễ dàng hơn, hoàn toàn khắc phục được những hạn chế mà excel mang lại. Vậy phần mềm quản lý kinh doanh nào tốt nhất hiện nay?
IV. Tối ưu hóa quá trình quản lý bán hàng với phần mềm MISA AMIS CRM
So với việc nhập liệu thủ công trên file excel, khiến người dùng mất nhiều thời gian và dễ bị sai sót về số liệu. Thì việc dùng phần mềm MISA AMIS CRM giúp người bán hàng tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa toàn diện, bởi tính năng lưu trữ tập trung tránh thất thoát dữ liệu, tự động hóa cập nhật số liệu chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông tin sản phẩm khi được nhập trên hệ thống AMIS CRM, sẽ được quản lý và cập nhật chi tiết, chính xác nhất giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng tồn kho, sản phẩm bán chạy,…
MISA AMIS CRM có thể khắc phục hoàn hảo những hạn chế trong quá trình quản lý sản phẩm của excel, khi có thể tự động cập nhật quá trình nhập hàng, xuất hàng, tình hình kinh doanh từng kỳ theo thời gian thực đến các phòng ban. Giúp theo dõi trực quan về tình hình kinh doanh và đưa ra những chiến lược bán hàng phù hợp cho kỳ sau.
V. Tổng kết
Trên đây là các mẫu file excel quản lý bán hàng mỹ phẩm mà MISA AMIS đã sưu tầm và tổng hợp. Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên, sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể hơn về việc sử dụng file excel để quản lý bán hàng. Khi có nhu cầu cần được tư vấn về phần mềm quản lý bán hàng tối ưu nhất, đáp ứng được các đầy đủ nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay đến MISA AMIS để được tư vấn hỗ trợ nhé. Chúc bạn gặt hái được nhiều thành công!
Xem thêm bài viết khác: Top phần mềm CRM phổ biến
0904 885 833
https://www.misa.vn/
