Kiến thức Marketing – bán hàng Bán hàng Tổ chức bán hàng Hướng dẫn quản lý khách hàng bằng Google Sheet hiệu quả

Hướng dẫn quản lý khách hàng bằng Google Sheet hiệu quả

Hiện nay nhiều doanh nghiệp thường quản lý khách hàng bằng Google Sheet. Hãy cùng tìm hiểu về ưu & nhược điểm của cách quản lý này và một số mẫu quản lý khách hàng phổ biến.

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet
Quản lý khách hàng bằng Google Sheet

I. Quản lý khách hàng bằng Google Sheet là gì? 

Đầu tiên, các doanh nghiệp cần biết về bộ ứng dụng tiện ích của Google. Google hiện nay đang có các ứng dụng phổ biến như trình soạn thảo văn bản Google Docs, biểu mẫu Google Form, bảng trình bày Google Slide và bảng tính Google Sheet… Tất cả các ứng dụng này đều có thể được thao tác trực tuyến bằng các thiết bị có thể kết nối Internet, hoặc ngoại tuyến như những ứng dụng Word, Excel thông thường, khiến chúng trở nên vô cùng tiện ích và rất được ưa chuộng với mọi doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại.

Thông qua việc tiến hành cấu trúc thông tin dữ liệu, các doanh nghiệp nay có thể tận dụng Google Sheet, biến chúng thành công cụ quản lý dữ liệu khách hàng CRM đơn giản, hiệu quả. Quản lý khách hàng bằng Google Sheet là việc áp dụng các sheet phục vụ cho việc lưu trữ, thu thập dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng, dễ dàng hơn trong công việc kinh doanh của họ.

II. Những lợi ích dễ thấy của việc quản lý khách hàng bằng Google Sheet?

Việc áp dụng Google Sheet trong quản lý khách hàng sẽ đem đến rất nhiều những tiện ích cho doanh nghiệp, phải kể đến như:

  • Dữ liệu trực tuyến: Google Sheet được lưu trữ trực tuyến trên bộ nhớ đám mây của Google, được liên kết với mỗi tài khoản Gmail. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều diện tích lưu trữ hồ sơ nơi làm việc, nâng cao tính bảo mật thông tin, tránh hỏng hóc, thất lạc thông tin so với cách truyền thống.
  • Truy cập mọi lúc mọi nơi: người sử dụng có thể truy cập, chỉnh sửa file ở bất cứ nơi nào trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính khi có kết nối Internet. Không chỉ vậy, nhiều người dùng có thể cùng truy cập dữ liệu thông qua bước chia sẻ file, giúp cho việc cộng tác, phối kết hợp trong công việc trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.
  • Dễ dàng nhập và thay đổi dữ liệu: việc thay đổi, nhập liệu trên Google Sheet được thực hiện vô cùng đơn giản so với việc lưu trữ hồ sơ ghi chép trên sổ sách, thao tác về cơ bản tương đối giống trên công cụ Excel. Kết hợp với các hàm tính toán tự động sẽ giúp công việc của doanh nghiệp trở nên tiện lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
  • Tiết kiệm chi phí: Google Sheet là công cụ ít tốn kém nhất trong việc quản lý khách hàng, lưu trữ thông tin, thống kê, … đối với mọi doanh nghiệp. Đây là phương pháp khuyến nghị nên dùng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới, vừa và nhỏ.
  • Lợi thế về ngôn ngữ: Google Sheet được hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có thể giảm bớt rào cản ngôn ngữ trong quá trình sử dụng, tìm hiểu tính năng file, khiến chất lượng công việc gia tăng đáng kể so với việc sử dụng Excel.

>> Đọc thêm: Mẫu file Excel quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng bằng Excel có nhiều tiện lợi nhưng nhược điểm là: dữ liệu không được bảo mật, dễ thất thoát, dễ bị chỉnh sửa.

>> Để khắc phục những nhược điểm của những file Excel trong việc quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng MISA AMIS CRM đã ra đời với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp hơn từ đó giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1-1 & TRẢI NGHIỆM THỬ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY:

III. Mẫu file Google Sheet quản lý khách hàng phổ biến

Trong bài viết này, AMIS MISA sẽ gửi đến các doanh nghiệp mẫu file Google Sheet quản lý khách hàng hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay:
Do Google Sheet không cho phép người dùng ngoài chỉnh sửa, nên để có thể sử dụng, các doanh nghiệp cần làm theo những bước sau:

  • B1: Truy cập đường dẫn tới file Google Sheet quản lý khách hàng
  • B2: Chọn Tệp -> Tạo bản sao
Hướng dẫn tạo bản sao trên Google Sheet
Hướng dẫn tạo bản sao trên Google Sheet
  • B3: Xác nhận, khi đó bản sao sẽ được lưu về tài khoản Google Sheet dưới dạng “Bản sao của…”

Sau khi thực hiện thành công, các doanh nghiệp sẽ nhận được bản sao file cho phép tính năng tùy chỉnh, bố trí lại theo đúng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

>> DOWNLOAD FILE QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TRÊN GOOGLE SHEET TẠI ĐÂY <<

File gồm có 3 mục: 

  • Khách hàng: chứa thông tin khách hàng, cách khách hàng đến với doanh nghiệp, thương vụ khách hàng đang hướng đến, …
  • Cơ hội: chứa thông tin về tên đơn hàng, chi phí, chiết khấu, …
  • Thống kê: hiển thị thông tin của Khách hàngCơ hội dưới dạng bảng, biểu đồ trực quan.

MISA AMIS CRM – quản lý thông tin/ dữ liệu khách hàng tập trung, bảo mật

Với MISA AMIS CRM, mọi dữ liệu về khách hàng từ thông tin liên hệ, thông tin bổ sung như hành vi, vấn đề, câu hỏi… đều được lưu trữ tập trung. Điều này giúp:

  • Doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng 360 độ
  • Nhân viên kinh doanh/ nhân viên CSKH chủ động xây dựng kịch bản tiếp cận và thuyết phục khách hàng
  • Bộ phận Marketing có dữ liệu để phân tích chân dung khách hàng cho các chiến dịch tiếp thị

>> Đọc thêm: MISA AMIS CRM giúp quản lý dữ liệu khách hàng như thế nào? 

IV. Sử dụng hiệu quả Google Sheet trong quản lý khách hàng

Tuy tiện lợi là vậy, nhưng để có thể khai thác một cách tối ưu nhất tiềm năng của file quản lý khách hàng Google Sheet, các doanh nghiệp nên chú ý các điều sau:

1. Kết hợp với các công cụ khác của Google

Như đã đề cập phía trên, ngoài Google Sheet, bộ công cụ Google còn có rất nhiều những ứng dụng tiện ích khác có thể kết hợp với Google Sheet, giúp nâng cao khả năng thu thập, lưu trữ thông tin khách hàng của doanh nghiệp. Các ứng dụng đó gồm:

  • Google Form

Google Form là ứng dụng khảo sát trực tuyến, giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng thu thập dữ liệu của tệp khách hàng lớn. Bảng khảo sát được đưa ra có thể dưới dạng trắc nghiệm một hoặc nhiều đáp án, điền câu trả lời. Kết quả đưa ra sẽ được thể hiện dưới dạng biểu đồ. Ngoài ra doanh nghiệp có thể xem câu trả lời của từng khách hàng tham gia khảo sát, giúp việc nghiên cứu trở nên cụ thể hơn.

Mẫu Google Form khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng
Mẫu Google Form khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng

Thông qua việc khai thác dữ liệu này, doanh nghiệp không chỉ lưu trữ được thông tin khách hàng của họ, mà còn giúp doanh nghiệp phác họa chân dung khách hàng, mở rộng thị trường, cải thiện sản phẩm của họ đảm bảo đáp ứng phù hợp khách hàng họ hướng đến. 

  • Google Data Studio

Đây là ứng dụng thống kê, lọc, báo cáo, truy xuất dữ liệu dưới dạng dashboard rất được ưa chuộng bởi đa số các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua việc liên kết Google Sheet với Data Studio, chi tiết về khách hàng như vùng miền, phân khúc chi tiêu,… sẽ được hiển thị trên dashboard một cách chi tiết.

Để có thể liên kết Data Studio với Google Sheet, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

  • Chọn tạo mới trong Data Studio
  • Lựa chọn Google Sheet (Google trang tính)
  • Chọn cách kết nối mà doanh nghiệp muốn, sau đó nhấn “Kết nối
  • Kiểm tra để chắc chắn rằng Data Studio đã nhận đúng loại dữ liệu thống kê. Tùy chỉnh bảng thống kê theo ý muốn.
Mẫu báo cáo dạng dashboard trên data studio
Mẫu báo cáo dạng dashboard trên data studio

Data Studio còn có thể liên kết thêm với Google Form. Sử dụng bộ ba công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn bao quát hơn về thị trường và khách hàng của họ, nâng cao khả năng thành công trên thị trường.

  • Tiện ích bổ sung

Đây là các công cụ không phải tới từ chính tay Google, mà tới từ các nhà phát triển khác được thiết kế nhằm nâng cao chức năng mà các ứng dụng của Google có thể làm được. 

Để cài đặt tiện ích, các doanh nghiệp có thể nhấp chuột vào ô “Tiện ích bổ sung” trên thanh công cụ của Google Sheet. 

Cách thêm tiện ích bổ sung trên Google Sheet
Cách thêm tiện ích bổ sung trên Google Sheet

Các tiện ích bổ sung sẽ giúp ích rất nhiều trong hoạt động của doanh nghiệp, có thể kể đến như giới hạn thời gian thực hiện khảo sát, tự động cập nhật số liệu,…

2. Điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp

Để chắc chắn rằng file quản lý khách hàng bằng Google Sheet mà doanh nghiệp sử dụng đáp ứng được nhu cầu, các doanh nghiệp nên tiến hành các thay đổi trong bố cục, nội dung, hình thức file đó. 

Để xác định được file Google Sheet quản lý khách hàng của doanh nghiệp hướng đến mục tiêu nào, các doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

  • Các thông tin cần lưu trữ, thống kê là gì?
  • Các con số nào được quan tâm nhất, cần thống kê chi tiết nhất?
  • Các mục nào cần được phân tích thành nhiều mảng nhỏ hơn?

Giải đáp các câu hỏi này sẽ giúp các doanh nghiệp nắm được các trường, các tiêu mục cần được đưa vào trong bảng tính, những số liệu nào nên xuất hiện trên biểu đồ. Qua đó, việc xác định thông tin của doanh nghiệp sẽ trở nên thuận tiện hơn, giúp các nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng làm việc của nhân viên, cũng như những khách hàng nào nên được ưu tiên, chú ý.

3. Nắm bắt được thuật toán, hàm trên Google Sheet

Việc sử dụng Google Sheet cũng yêu cầu người dùng nắm bắt và thành thạo các hàm, thuật toán liên kết được cài đặt sẵn trong ứng dụng để có thể phát huy được hết hiệu quả của file. Các hàm thường được sử dụng trong file này là:

  • Hàm =Sum: dùng để tính tổng các chi phí, doanh thu, doanh số…
  • Hàm =Sumif: dùng để tính tổng theo từng hạng mục cụ thể (Ví dụ: để tính tổng số giao dịch thành công, ta cần nhập =SUMIF(Cột chứa hạng mục;“Thành công”;Cột chứa số cần tính)).
  • Hàm =Countif: để đếm các giá trị trong một cột theo các hạng mục cụ thể (Ví dụ: để đếm số lượng giao dịch thành công, ta cần nhập: COUNTIF(Cột chứa các hạng mục;“Thành công”)).
Ví dụ hàm Sumif trên Google Sheet
Ví dụ hàm Sumif trên Google Sheet

Ngoài các hàm ra, người sử dụng cần hiểu được các phương thức để tạo thêm tính năng cho file như tạo dải lựa chọn, thay đổi đơn vị tiền tệ, liên kết với các file Google khác, … để có thể tối ưu hóa tính năng mà file Google Sheet quản lý khách hàng có thể đem lại.

V. Quản lý khách hàng hiệu quả với MISA AMIS CRM

Quản lý khách hàng bằng Excel có nhiều tiện lợi nhưng cũng có nhược điểm là dữ liệu không được bảo mật, dễ thất thoát, dễ bị chỉnh sửa. Để khắc phục những nhược điểm của những file Excel trong việc quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng MISA AMIS CRM đã ra đời với nhiều tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp hơn từ đó giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn.

1. MISA AMIS CRM – lưu trữ dữ liệu khách hàng TẬP TRUNG – AN TOÀN – BẢO MẬT

Với phần mềm AMIS CRM của MISA, tất cả dữ liệu khách hàng được số hóa và lưu trữ tập trung trên hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và quản lý toàn bộ danh sách khách hàng, không lo sợ vấn đề thất thoát khách hàng.

Giao diện quản lý danh sách khách hàng trên AMIS CRM
Giao diện quản lý danh sách khách hàng trên AMIS CRM
  • Phân quyền chỉnh sửa, cho phép chỉ người được chọn mới có thể chỉnh sửa, thêm bớt dữ liệu, giúp tránh tình trạng dữ liệu bị sửa, xóa, mất không mong muốn, dữ liệu kinh doanh được đảm bảo an toàn.
  • Phân quyền truy cập cho phép chọn cá nhân/ bộ phận được xem dữ liệu, điều này giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật dữ liệu khách hàng với những cá nhân/ bộ phận không liên quan.
AMIS CRM cho phép thiết lập phân quyền giúp bảo mật và an toàn dữ liệu
AMIS CRM cho phép thiết lập phân quyền giúp bảo mật và an toàn dữ liệu

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ MISA AMIS CRM TẠI ĐÂY:

2. MISA AMIS CRM – Quản lý và theo dõi lịch sử chăm sóc và tương tác với khách hàng

Các doanh nghiệp tìm tới chúng tôi thường xuyên phản ánh rằng họ rất đau đầu vì những vấn đề như:

– Thông tin khách hàng lưu trữ mỗi nơi một ít, theo từng nhân viên chăm sóc, dẫn tới thông tin không đầy đủ, không kế thừa thông tin giữa các nhân viên với nhau. Do đó, nhân viên mất thời gian hỏi lại khách hàng làm khách hàng đánh giá doanh nghiệp chưa chuyên nghiệp, và không hài lòng; dễ bỏ quên, bỏ sót khách hàng.

– Nhà quản lý không theo dõi được lịch sử chăm sóc, lịch sử giao dịch của nhân viên với khách hàng như không biết khách hàng này đang ở giai đoạn nào, đã chốt mua chưa, nhân viên đang chăm sóc khách hàng như thế nào…

>> Phần mềm MISA AMIS CRM có đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp giải quyết nỗi lo này:

– Lưu trữ tập trung mọi thông tin khách hàng trên phần mềm như: tên, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế, người ra quyết định, giai đoạn bán hàng, doanh số kỳ vọng… (cho phép tùy chỉnh hiển thị và thêm bớt các trường thông tin mà doanh nghiệp mong muốn).

– Lưu trữ mọi lịch sử trao đổi, tương tác, giao dịch với khách hàng, giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin về khách hàng, thấu hiểu khách hàng 360 độ để chủ động trong các giao dịch.

– Nhân viên mới có thể nhận bàn giao dữ liệu và nắm bắt toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng trước đó để tiếp tục chăm sóc.

AMIS CRM giúp lưu trữ tập trung mọi thông tin khách hàng
AMIS CRM giúp lưu trữ tập trung mọi thông tin khách hàng

Ngoài hai tính năng đáp ứng nghiệp vụ cốt lõi trong quản lý thông tin khách hàng, MISA AMIS CRM còn cung cấp những tính năng tuyệt vời khác giúp doanh nghiệp quản lý và khai thác hiệu quả data khách hàng.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN 1-1 & NHẬN DEMO TÍNH NĂNG MISA AMIS CRM TẠI ĐÂY:


3. MISA AMIS CRM giúp ghi nhận thông tin khách hàng tiềm năng thuận tiện, nhanh chóng và chính xác

Những khó khăn mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải trong hoạt động ghi nhận thông tin khách hàng tiềm năng có thể kể tới như:

  • NVKD tiếp nhận danh sách tiềm năng từ các bộ phận qua nhiều kênh như email, điện thoại, chat Web, … nên dễ bỏ sót khách hàng hay mất nhiều thời gian để tổng hợp và rà soát.
  • Khi gặp khách hàng trong các buổi hội thảo, hay ở các nơi khác nhau, NVKD ghi nhận thông tin khách hàng tiềm năng nhưng nhiều khi quên, làm mất cơ hội bán hàng.
  • Khách hàng tiềm năng được tìm từ nhiều kênh nên NVKD mất nhiều thời gian để chuẩn hóa danh sách, thậm chí nhiều khi bị trùng khách hàng giữa các NVKD mà không biết.

MISA AMIS CRM đã phát triển các tính năng nâng cao giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán này.

Cụ thể, với MISA AMIS CRM, doanh nghiệp có thể:

  • Tự động tiếp nhận và lưu trữ khách hàng tiềm năng thu được từ các bộ phận qua Webform, mạng xã hội, AMIS aiMarketing giúp doanh nghiệp không bỏ sót khách hàng và kịp thời hỗ trợ.
  • Tự động scan business card (danh thiếp khách hàng) với phiên bản Mobile tiện lợi, giúp ghi nhận tiềm năng mọi lúc, mọi nơi giúp NVKD không bỏ sót tiềm năng.
Tự động scan business card trên AMIS CRM
Tự động scan business card trên AMIS CRM

>> Xem thêm: Các tính năng của AMIS CRM phiên bản Mobile TẠI ĐÂY

  • Tự động check trùng thông tin khách hàng theo các tiêu chí doanh nghiệp đưa ra, giúp doanh nghiệp không bị trùng lặp khách hàng, luôn cập nhật được các thông tin khách hàng mới nhất trong danh sách cập nhật.
Giao diện hiển thị cảnh báo nếu bản ghi mới có trường thông tin trùng với Khách hàng/ Liên hệ/ Cơ hội đã tồn tại
Giao diện hiển thị cảnh báo nếu bản ghi mới có trường thông tin trùng với Khách hàng/ Liên hệ/ Cơ hội đã tồn tại

>> Xem chi tiết hướng dẫn: Cách thiết lập quy tắc tự động check trùng thông tin khách hàng theo các tiêu chí TẠI ĐÂY

4. AMIS CRM giúp thiết lập quy tắc tự động chấm điểm khách hàng tiềm năng

Một tính năng rất thông minh khác của MISA AMIS CRM đó là cho phép người dùng thiết lập các quy tắc chấm điểm khách hàng tiềm năng, nhằm đánh giá được mức độ quan tâm của khách hàng tiềm năng với sản phẩm/ dịch vụ của công ty, và sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực và tập trung chăm sóc những đối tượng có khả năng mua hàng cao.

Thiết lập quy tắc chấm điểm trên CRM
Thiết lập quy tắc chấm điểm trên CRM
Giao diện quy tắc chấm điểm cơ hội trên AMIS CRM
Giao diện quy tắc chấm điểm cơ hội trên AMIS CRM

>> Xem chi tiết hướng dẫn: Cách thiết lập quy tắc chấm điểm trên phần mềm TẠI ĐÂY

5. AMIS CRM giúp gắn thẻ phân loại khách hàng theo chiến dịch, đối tượng

Tính năng gắn thẻ trên phần mềm AMIS CRM cho phép doanh nghiệp thực hiện việc phân loại danh sách khách hàng theo các tiêu chí mong muốn như theo chiến dịch, quá trình chăm sóc, đối tượng khách hàng, khu vực, ngành nghề kinh doanh, loại hình doanh nghiệp…

Với tính năng này, doanh nghiệp dễ dàng phân bổ nhân viên hay truy cập dữ liệu nhanh chóng để triển khai các chiến dịch chăm sóc phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Gắn thẻ cơ hội trên AMIS CRM
Gắn thẻ khách hàng trên AMIS CRM

>> Xem chi tiết hướng dẫn: Cách gắn thẻ phân loại khách hàng TẠI ĐÂY

6. AMIS CRM giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng và hợp đồng khách hàng

Phần mềm AMIS CRM cho phép:

  • Theo dõi, thống kê, phân tích và tổng hợp tất cả các đơn hàng đã bán ra.
  • Quản lý chi tiết các thông tin đơn hàng như thông tin về khách hàng, sản phẩm, đơn giá, thuế, chiết khấu…
  • Quản lý tiến trình thực hiện hợp đồng từ khi bắt đầu cho tới lúc thanh lý, tự động nhắc nhở từng khoản công nợ cần thực hiện.
  • Theo dõi chi tiết các khoản thu chi cho mỗi hợp đồng.
  • Theo dõi các khoản hoa hồng chi tiết đến từng đối tác cho mỗi hợp đồng.
AMIS CRM giúp lưu trữ tập trung mọi thông tin về đơn hàng và khách hàng
AMIS CRM giúp lưu trữ tập trung mọi thông tin về đơn hàng và khách hàng
Biểu đồ tăng trưởng đơn hàng trên AMIS CRM
Biểu đồ tăng trưởng đơn hàng trên AMIS CRM

Đặc biệt hơn, AMIS CRM kết nối với phần mềm Kế toán giúp doanh nghiệp đồng bộ và liên thông dữ liệu về thông tin khách hàng, đơn hàng, hợp đồng. Nhờ đó, giúp giảm thiểu các đầu công việc nhập liệu, đối chiếu dữ liệu cho bộ phận Kế toán, NVKD dễ dàng tra cứu thông tin công nợ của khách hàng mình chăm sóc và nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ các số liệu, tiết kiệm chi phí trong quản lý, vận hành!

AMIS CRM liên thông dữ liệu với AMIS Kế toán
AMIS CRM liên thông dữ liệu với AMIS Kế toán

Quản lý khách hàng không khó khi có AMIS CRM

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ NHẬN DEMO TÍNH NĂNG CRM TẠI ĐÂY:


5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này