Phòng nhân sự là một trong những bộ phận cốt lõi, đóng vai trò quan trọng trong sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, cùng với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và xu hướng quản trị, phòng nhân sự không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng chiến lược. Từ quản lý nguồn nhân lực, phát triển văn hóa doanh nghiệp đến tối ưu hóa chính sách phúc lợi, bộ phận nhân sự ngày nay đang ngày càng chứng minh vai trò không thể thay thế của mình.
Vậy phòng nhân sự là gì? Những nhiệm vụ và chức năng chính của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu sâu hơn về bộ phận này để hiểu rõ tầm quan trọng của nó trong môi trường kinh doanh hiện đại.
1. Phòng nhân sự là gì?
Phòng nhân sự là bộ phận đảm nhận trọng trách quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của phòng nhân sự là tuyển dụng, quản lý lương và phúc lợi, đào tạo và phát triển nhân viên, xử lý các vấn đề về quan hệ lao động, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà cơ cấu phòng nhân sự sẽ khác nhau. Với các doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên phòng nhân sự thường khá ít, thậm chí kiêm nhiệm thêm các công việc khác như hành chính văn phòng tổng hợp. Với doanh nghiệp lớn, tập đoàn, phòng nhân sự sẽ có cơ cấu phức tạp hơn và có tính chuyên môn hóa hơn. Mỗi nhân viên HR có thể phụ trách một nghiệp vụ khác nhau, cụ thể như HR tuyển dụng, HR lương thưởng và phúc lợi, HR đào tạo, HR truyền thông nội bộ…
Bất kể quy mô và nghiệp vụ phụ trách, công việc chính của phòng nhân sự vẫn là làm việc với con người, với nguồn nhân lực. Bởi vậy phòng nhân sự phải là tập hợp của những người vững về chuyên môn, hiểu rõ luật lao động và thấu hiểu về tâm lý người lao động.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
2. Phòng nhân sự gồm những phòng ban nào?
Phòng nhân sự trong doanh nghiệp thường được chia thành nhiều bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng riêng biệt để tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân sự. Dưới đây là các bộ phận phổ biến trong một phòng nhân sự:
2.1. Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn nhân tài phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Đảm bảo quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, từ đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn đến onboarding (hội nhập nhân viên mới).
2.2. Bộ phận đào tạo và phát triển (Training & Development)
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.
- Hỗ trợ nhân viên phát triển sự nghiệp, đảm bảo lực lượng lao động có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu công việc.
2.3. Bộ phận quản lý tiền lương và phúc lợi (Compensation & Benefits)
- Tính toán lương, thưởng, bảo hiểm và các chế độ phúc lợi khác cho nhân viên.
- Đảm bảo sự công bằng và cạnh tranh trong chính sách lương thưởng, giúp giữ chân nhân sự tài năng.
2.4. Bộ phận quan hệ lao động (Employee Relations)
- Xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
- Giải quyết tranh chấp lao động, duy trì môi trường làm việc hài hòa giữa doanh nghiệp và nhân viên.
2.5. Bộ phận hành chính nhân sự (HR Administration)
- Quản lý hồ sơ nhân sự, giấy tờ liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm, chính sách công ty.
- Thực hiện các công tác hành chính hỗ trợ hoạt động của phòng nhân sự.
Tùy vào quy mô và mô hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp có thể tổ chức phòng nhân sự theo cách khác nhau. Một số công ty lớn còn có thêm các bộ phận chuyên trách như Bộ phận quản lý hiệu suất (Performance Management) hay Bộ phận chiến lược nhân sự (HR Strategy & Planning) nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực và định hướng phát triển bền vững.
3. Phòng nhân sự hoạt động như thế nào?
Công việc của phòng nhân sự bắt đầu từ công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, với mục tiêu là đảm bảo về cả số lượng và chất lượng lao động để công ty có thể vận hành hiệu quả.
Đối với những nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự là nơi cung cấp những thủ tục, chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ lao động. Đồng thời là người hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên thực hiện những quyền và nghĩa vụ này.
Ngoài ra, phòng ban nhân sự còn đóng vai trò xây dựng văn hóa công ty, thông qua đó truyền tải được sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty đó.
Phòng nhân sự tiếp nhận những chỉ đạo, yêu cầu, chính sách từ ban lãnh đạo, sau đó triển khai đến toàn bộ nhân viên trong công ty thông qua các hoạt động chuyên môn cụ thể. Bên cạnh đó phòng nhân sự cũng cần làm việc với đối tác bên ngoài doanh nghiệp như các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng, đơn vị đào tạo, đơn vị truyền thông cũng như các cơ quan BHXH, cơ quan thuế.
Những hoạt động trên của phòng nhân sự sẽ được thực hiện đồng thời và liên tục trong suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có đủ nguồn lực chất lượng để đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra hiệu quả và không bị gián đoạn.
4. Vai trò và chức năng của phòng nhân sự
Khác với phòng kinh doanh, phòng nhân sự không phải là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Nhưng đây lại là bộ phận có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của công ty thông qua những chức năng thiết yếu sau đây.
4.1 Chức năng tuyển dụng
Chức năng tuyển dụng là một trong những chức năng chính của phòng nhân sự. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến lược tuyển dụng nhằm chiêu mộ nhân tài về cho doanh nghiệp.
Bộ phận tuyển dụng phải đảm bảo tuyển được đủ số nhân viên cần thiết cho công ty hoạt động. Bên cạnh đó, ứng viên được tuyển cũng cần đáp ứng được những tiêu chí riêng theo phòng ban mà họ làm việc, cũng như những yêu cầu chung dựa trên mục tiêu và chiến lược của công ty.
Điều mà phòng HR hướng tới là tuyển dụng được đội ngũ nhân sự đảm bảo cả về số lượng và chất lượng, đồng thời phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và có năng lực giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu.
4.2 Chức năng quản lý
Nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý hành chính là xây dựng một hệ thống các quy định và tiêu chuẩn để quản lý công việc của toàn thể nhân viên trong công ty.
Ngoài ra, bộ phận này còn cần tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, sau đó đưa ra quyết định khen thưởng phù hợp nhằm khích lệ tinh thần làm việc của người lao động. Bộ phận quản lý hành chính cũng là nơi đưa ra các biện pháp xử lý khi có mâu thuẫn giữa đội ngũ nhân viên với nhau, hoặc mâu thuẫn giữa nhân viên với Ban giám đốc.
4.3 Chức năng lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Trong phòng HR, bộ phận lương thưởng và phúc lợi (Compensation & Benefits) nắm giữ thông tin về thu nhập của toàn bộ nhân sự trong công ty. Công việc chính của họ là xây dựng và quản lý toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách liên quan khác.
Lương thưởng (Compensation) là tiền thù lao mà công ty chi trả cho người lao động khi họ đóng góp công sức vào sự phát triển của công ty. Trong khi đó, phúc lợi (Benefits) được xem như một “món quà” giúp động viên, khích lệ tinh thần người lao động và giữ chân họ ở lại với doanh nghiệp. Phúc lợi bao gồm các khoản thưởng thêm, bảo hiểm xã hội, hỗ trợ hiếu hỷ, các chuyến du lịch, team building…
Do tính chất công việc liên quan trực tiếp đến thu nhập của người lao động, những nhân sự thuộc bộ phận C&B cần nắm và hiểu rõ kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như các công văn, nghị định có liên quan.
>>> Xem thêm: Giải pháp tự động hóa chấm công, tính lương, quản lý phúc lợi
4.4 Chức năng đào tạo và phát triển (T&D)
Ngoài việc tuyển dụng, xây dựng kế hoạch lương thưởng và phúc lợi, quản lý công việc của nhân viên, phòng nhân sự còn có chức năng đào tạo và phát triển nhân sự (Training & Development). Bộ phận này là nơi đứng ra tổ chức các buổi đào tạo nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cho nhân viên để phục vụ quá trình làm việc.
Dựa trên quy định, mục tiêu và chiến lược của công ty, phòng nhân sự sẽ xây dựng nên những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên mới (onboarding), giúp họ nhanh chóng hòa nhập với công ty.
Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự T&D cũng phụ trách phát triển trình độ của những nhân viên đã và đang làm việc tại công ty, giúp nâng cao chuyên môn và năng suất lao động, tạo cơ sở xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế cận cho doanh nghiệp.
5. Nhiệm vụ của phòng nhân sự
Phòng nhân sự không chỉ đóng vai trò tuyển dụng nhân tài mà còn đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng nhằm duy trì và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Từ việc xây dựng chính sách quản lý nhân sự, đảm bảo quyền lợi cho người lao động đến phát triển văn hóa doanh nghiệp, mỗi nhiệm vụ của phòng nhân sự đều góp phần quan trọng vào sự thành công chung. Dưới đây là những nhiệm vụ chính của phòng nhân sự:
5.1 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động tuyển dụng
Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên là một trong những nhiệm vụ cơ bản của phòng nhân sự. Công việc này bao gồm: xác định nhu cầu của một vị trí, viết mô tả công việc, xác định các yêu cầu của vị trí đó và bộ kỹ năng cần có ở ứng viên.
Tiếp đó là thiết lập ngân sách tiền lương, sàng lọc, phỏng vấn và chọn ra người phù hợp nhất cho công việc. Bên cạnh đó HR cần đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra công bằng, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Nếu quy trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc, mức độ gắn kết của nhân viên với công ty cũng như hiệu quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp đều sẽ được nâng cao.
5.2 Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự
Khi công ty có thêm nhân viên mới gia nhập, phòng nhân sự chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin của nhân viên này lên hệ thống quản lý nhân sự. Điều này giúp công ty quản lý, sắp xếp công việc cho nhân viên và lưu trữ hồ sơ một cách thuận tiện nhất. Hệ thống cũng hỗ trợ HR tra cứu thông tin, xử lý chế độ phúc lợi, thai sản, chấm dứt HĐLĐ dễ dàng hơn.
Số dữ liệu này sẽ liên tục được cập nhật và làm mới trong quá trình làm việc của nhân viên. Những thông tin về kinh nghiệm, trình độ, quá trình công tác… sẽ là cơ sở quan trọng giúp bộ phận nhân sự đưa ra những quyết định liên quan đến bổ nhiệm, tăng lương hoặc thuyên chuyển lao động hợp lý.
5.3 Hoạch định nguồn nhân lực
Nhiệm vụ của phòng HR trong công tác hoạch định là thu hút nhân tài, sắp xếp nguồn lực, giám sát đội ngũ nhân sự, thống kê dữ liệu để dự báo nhu cầu nguồn lực trong tương lai. Ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên phát triển sự nghiệp, đưa ra các chính sách giữ chân nhân tài để ổn định nguồn lực doanh nghiệp.
Công tác hoạch định nguồn nhân lực yêu cầu phòng nhân sự cần nắm bắt được tình hình tổng quát, sau đó phân tích và đưa ra định hướng để bố trí nhân sự phù hợp với các hoạt động kinh doanh, vận hành của công ty.
5.4 Quản lý hoạt động nhân sự
Quan hệ lao động, hay quan hệ nhân viên (Employee Relations – ER) là một khía cạnh quan trọng trong quản trị nhân sự, giúp hài hòa mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, giải quyết các tranh chấp giữa hai bên nếu có. Từ đó góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
ER cũng tạo điều kiện cho các chính sách nhân sự được triển khai nhất quán, toàn diện, công bằng. Để quản lý quân hệ lao động tốt, người làm công tác ER cần có khả năng giao tiếp, đàm phán tốt, có kỹ năng thuyết phục và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
5.5 Quản lý hiệu suất làm việc
Quản lý hiệu suất làm việc giúp phòng nhân sự đánh giá mức độ đóng góp của từng nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất làm việc. Điều này đảm bảo sự công bằng giữa tất cả các thành viên trong tổ chức. Các nhiệm vụ cụ thể mà phòng nhân sự cần thực hiện gồm:
- Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất cho từng vị trí công việc.
- Đánh giá hiệu suất, thái độ và sự tiến bộ của nhân viên, đồng thời thiết lập các chính sách khen thưởng và kỷ luật phù hợp.
- Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhằm nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Để đánh giá hiệu suất một cách chính xác, minh bạch, tránh cảm tính, phòng nhân sự nên tham khảo các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc khác nhau và áp dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ đánh giá hiệu suất.
5.6 Xây dựng chính sách phúc lợi
Phòng nhân sự có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi hấp dẫn để đảm bảo đời sống của nhân viên và thu hút thêm nhân tài cho tổ chức. Chính sách phúc lợi cũng cần được điều chỉnh theo thời gian và tình hình thị trường lao động thực tế. Điều này giúp chính sách có tính cạnh tranh và tính bền vững.
5.7 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp bao gồm những niềm tin, giá trị, thái độ và hành vi đặc trưng của các thành viên và ban lãnh đạo trong tổ chức. Nó định hướng và đảm bảo sự thống nhất trong cách thức hoạt động của toàn bộ tổ chức. Có thể nói rằng văn hóa doanh nghiệp là yếu tố làm nên bản sắc riêng, củng cố năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, bởi văn hóa doanh nghiệp rất khó để bắt chước.
Nhiệm vụ của phòng nhân sự là cùng với ban lãnh đạo phát triển văn hóa doanh nghiệp qua các hoạt động:
- Xác định và truyền đạt các giá trị, mục tiêu của văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên
- Đảm bảo sự nhất quán trong thái độ và hành vi của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
- Duy trì các hoạt động giao tiếp và đào tạo để tăng cường tinh thần đồng đội, sự tương tác và cảm giác gắn bó của nhân viên với tổ chức.
- Điều chỉnh các quy trình và phương thức làm việc để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
7. Vận hành phòng nhân sự hiệu quả trong thời đại số
Khối lượng công việc của phòng nhân sự không hề nhẹ nhàng và đơn giản như suy nghĩ của nhiều người. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn với quy mô trên 100 người, việc quản lý nhân sự chỉ dựa trên giấy tờ và Excel thủ công có thể khiến phòng nhân sự bị quá tải, gây ra chậm trễ và sai sót trong công việc.
Vì lý do này, hầu hết doanh nghiệp hiện tại thường tìm đến phần mềm nhân sự HRM như một công cụ hỗ trợ giúp tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc trong phòng nhân sự.
Phần mềm MISA AMIS HRM là một trong những nền tảng quản lý nhân sự toàn diện nhất hiện nay, được hơn 17.000 doanh nghiệp trên cả nước tin dùng. Sản phẩm giúp nhân sự tự động hóa nhiều nghiệp vụ thủ công như: Sàng lọc, nhắc nhở hợp đồng, nhập liệu hồ sơ và tổng hợp báo cáo.
Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm MISA AMIS HRM là cánh tay đắc lực hỗ trợ nhà quản lý trong mọi hoạt động chính của phòng nhân sự như:
Tự động hóa quy trình tuyển dụng
- Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng từ đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến tuyển dụng và onboarding.
- Lưu trữ và phân tích dữ liệu ứng viên, giúp tối ưu hóa chiến lược tuyển dụng.
Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung
- Lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin nhân sự dễ dàng trên hệ thống điện tử.
- Hạn chế rủi ro mất mát, sai sót trong việc quản lý hồ sơ nhân viên.
Tính lương, thưởng và bảo hiểm tự động
- Tích hợp với dữ liệu chấm công, tự động tính toán lương, thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp.
- Giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc chi trả lương cho nhân viên.
Quản lý chấm công và ngày nghỉ hiệu quả
- Hỗ trợ kết nối với máy chấm công, theo dõi giờ làm việc, ca kíp của nhân viên.
- Nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu nghỉ phép, tăng ca ngay trên hệ thống.
Hỗ trợ đánh giá năng lực và đào tạo nhân viên
- Xây dựng và theo dõi kế hoạch đào tạo, đánh giá năng lực nhân viên theo KPIs.
- Giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ nhân sự một cách bài bản và chuyên nghiệp.
Báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự trực quan
- Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất lao động.
- Giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự kịp thời, chính xác.
Xây dựng chính sách lương thưởng toàn diện nhờ AMIS Tiền lương
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã tin tưởng và lựa chọn phần mềm MISA AMIS HRM để nâng cấp phòng nhân sự. Cùng khám phá câu chuyện chuyển đổi số phòng HR thành công của những doanh nghiệp nổi tiếng TẠI ĐÂY.
8. Kết luận
Có thể nói, phòng nhân sự nắm giữ nhiều nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp và đóng góp không nhỏ vào việc ổn định nguồn nhân lực cho tổ chức. Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và chức năng của phòng nhân sự để có phương án tối ưu hoạt động của phòng ban này một cách hiệu quả hơn.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
