Kiến thức 5 bước quy trình đào tạo nhân sự & phát triển...

[Quan trọng] 5 bước quy trình đào tạo nhân sự & phát triển nguồn lực cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên có quy trình đào tạo nhân sự bài bản để nâng cao chất lượng đội ngũ cũng như gia tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nhân sự chuẩn cho doanh nghiệp trong bài viết này.

Đào tạo nhân viên là hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự

1. Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là gì?

Quy trình đào tạo là hệ thống các bước liên kết chặt chẽ với nhau và nhằm mục đích cải thiện kỹ năng, thái độ hay hành vi của một cá nhân hoặc một tập thể. Các giảng viên thường theo sát các bước của quy trình đào tạo và tạo ra chương trình đào tạo hiệu quả.

Trong bối cảnh nhân sự, quy trình đào tạo được áp dụng để bổ sung hoặc nâng cao kiến thức của nguồn nhân lực và đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Tóm lại, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cho công ty là mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên.

KHẢO SÁT CHO THẤY 205 CÔNG TY THỰC HIỆN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO BÀI BẢN CÓ LỢI NHUẬN CAO HƠN, DÒNG TIỀN, THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN VÀ GIÁ CỔ PHIẾU CAO HƠN SO VỚI 232 CÔNG TY KHÔNG CÓ QUY TRÌNH ĐÀO TẠO

– TẠP CHÍ KỸ THUẬT KINH TẾ – 

2. Đối tượng nào cần được đào tạo?

Đối tượng được đào tạo là những người cụ thể được lựa chọn dựa trên các tiêu chí nhất định để phục vụ cho mục đích mà doanh nghiệp đang cần. Có thể dựa vào việc nghiên cứu nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và triển vọng nghề nghiệp của từng người.

Đối tượng đào tạo trong doanh nghiệp

Khi lựa chọn người để đào tạo cần phảo đảm bảo đào tạo đúng người cần đào tạo, tức là phải lựa chọn người đúng khả năng, nguyện vọng học tập… để tránh tình trạng đào tạo nhầm đối tượng, làm tổn thất về thời gian và chi phí không cần thiết của doanh nghiệp.

3. Năm bước trong quy trình đào tạo

3.1. Bước 1: Đánh giá nhu cầu

Việc đánh giá nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong quy trình đào tạo hiệu quả. Đầu tiên, ban giám đốc hay phòng nhân sự cần tìm ra dấu hiệu hay dự đoán về những thách thức ở hiện tại hoặc tương lai.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần đánh giá tổng quan về hiệu suất thực tế của nhân viên và những tiêu chuẩn cần có để vượt qua thách thức vừa tìm ra. Từ đó, phòng nhân sự xác định khoảng trống trong năng lực và đưa ra quy trình đào tạo phù hợp. 

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo có 3 cách tiếp cận thường được sử dụng hiện nay là:

  • Phân tích ở mức độ tổ chức: tức là chiến lược của công ty, sự ủng hộ của nhà lãnh đạo, quản lý và đồng sự, các nguồn lực cho đào tạo… Ở cách này, công tác đào tạo được gắn liền với chiến lược kinh doanh, hỗ trợ hiệu quả cho nó. Nhưng bắt buộc phải có sự quyết tâm và ủng hộ của ban lãnh đạo tối cao.
  • Phân tích ở mức độ thực hiện: cách này sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.
  • Phân tích ở mức độ cá nhân: tức là đánh giá kết quả công việc của cá nhân, kiến thức, năng lực và thái độ cá nhân đó bằng nhiều phương pháp: phỏng vấn, điều tra, phân tích báo cáo…
Phân tích nhu cầu đào tạo

3.2. Bước 2: Đặt mục tiêu đào tạo

Khi đã xác định được nhu cầu, phòng HR cần đặt ra các mục tiêu đào tạo phù hợp. Các mục tiêu có thể dựa trên những lỗ hổng tìm thấy ở những khóa đào tạo trước đó. Hoặc mục tiêu đến từ việc phát triển bộ kỹ năng cụ thể cho nhân viên.

3.3. Bước 3: Thiết kế quy trình đào tạo

Bước tiếp theo trong quy trình đào tạo là thiết kế quy trình và chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu. Mỗi chương trình đào tạo đều bao gồm:

  • Quan điểm của lãnh đạo về đào tạo.
  • Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.
  • Tên của chương trình đào tạo.
  • Các mục tiêu của chương trình đào tạo

Phương pháp đo lường kết quả sau khi chương trình đào tạo kết thúc

  • Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo.
  • Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.
  • Hình thức, phương pháp đào tạo.
  • Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí.
  • Chính sách và môi trường sau đào tạo.

Cũng tại bước này, người lập kế hoạch cần lưu ý tới đặc điểm của học viên tham gia khóa đào tạo để lên nội dung phù hợp và phương pháp đào tạo tương ứng.

Có một số hình thức, phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt trong quá trình đào tạo của mình như:

  • Đào tạo tiếp nhận thông tin: Bao gồm bài giảng, phim, video, buổi thuyết trình,…
  • Đào tạo kỹ năng: Bao gồm hướng dẫn công việc và huấn luyện, học qua trải nghiệm trò chơi hay đóng vai (role-play).
  • Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp: Bao gồm hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.

3.4. Bước 4: Thực hiện chương trình đào tạo

Sau khi đã thiết kế được chương trình đào tạo, việc thực bài bản giúp đảm bảo hiệu quả và mục tiêu đào tạo. Ngoài ra, một quyết định quan trọng khác là tiến hành đào tạo bên trong hay bên ngoài công ty.

Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch về thời gian, giảng viên và tiến hành khóa đào tạo cho nhân viên sau khi quyết định những thứ trên. Việc theo dõi nhân viên trong quá trình đào tạo cũng vô cùng quan trọng. Nó giúp sự quan tâm của nhân viên và đánh giá hiệu quả của quy trình đào tạo.

3.5. Bước 5: Đánh giá

Sau khi được đào tạo, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên gửi phản hồi và đánh giá về quy trình đào tạo. Quy trình đào tạo cần mang lại những lợi ích và kỹ năng nhất định cho nhân viên. 

Mục tiêu của việc đánh giá quy trình đào tạo bao gồm:

  • Đánh giá việc đạt được mục tiêu của chương trình đào tạo
  • Xác định điểm mạnh và những tồn tại của quy trình đào tạo
  • Đánh giá về đối tượng tham gia đào tạo
  • Củng cố nội dung truyền đạt trong đào tạo
  • Cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho các chương trình đào tạo trong tương lai
  • Mức độ phù hợp của chương trình đào tạo
  • Cung cấp thông tin hỗ trợ cấp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý

Tóm lại, các công ty cần theo sát các bước trong quy trình đào tạo để đạt được mục tiêu và phát triển hiệu quả nguồn nhân lực của mình.

Đánh giá
Đánh giá quy trình đào tạo vô cùng quan trọng

4. Bốn bước triển khai quy trình đào tạo nhân sự

4.1. Phương pháp đào tạo

Mỗi người có một khả năng tiếp thu kiến thức khác nhau. Do đó, HR hay giảng viên cần tìm hiểu về những kiểu học viên khác nhau, từ đó đưa ra các phương pháp đào tạo phù hợp. Điều này giúp truyền tải nội dung đào tạo hiệu quả và tối ưu được thời gian đào tạo.

Theo tạp chí Tâm lý học, có ba kiểu người học sau đây:

  • Người học trực quan: Họ là những người “ưa chuộng” việc học tập thông qua việc nhìn sự vật, hiện tượng. Phương pháp đào tạo hiệu quả cho kiểu học viên này chính là hình tượng hóa kiến thức, lý thuyết thông qua hình ảnh, hình vẽ minh họa, clip,…
  • Người học thính giác: Họ là những người có khả năng tiếp thu kiến thức thông qua việc nghe giảng. Phương pháp phù hợp cho kiểu học viên này là truyền tải nội dung bằng giọng nói một cách dễ hiểu và thu hút.
  • Người học vận động: Họ là những người dễ dàng tiếp thu kiến thức thông qua hoạt động và trải nghiệm. Phương pháp đào tạo cho kiểu học viên này là đưa họ vào những thí nghiệm hoặc nội dung bài giảng bao gồm các hoạt động. Từ những hoạt động này, giảng viên sẽ hỏi, rút ra bài học và làm sâu sắc hơn nội dung đào tạo.

Tóm lại, mỗi nhân viên sẽ thuộc nhiều nhóm học viên trên khi xử lý những thông tin khác nhau. Giảng viên và nhân viên HR cần tìm hiểu về những kiểu học viên trên để đưa ra phương pháp đào tạo phù hợp. Từ đó, bám sát vào mục tiêu phát triển của cá nhân người lao động cũng như của doanh nghiệp.

4.2. Hình thức đào tạo

Tùy vào nội dung đào tạo, giảng viên nên có những hình thức truyền tải kiến thức khác nhau. Ví dụ, đối với những nội dung phòng cháy chữa cháy, HR nên tổ chức dưới dạng bài tập trải nghiệm để tăng tương tác của nhân viên. Ngược lại, đối với nội dung kiểm tra kiến thức, HR có thể tổ chức ở dạng bài thi trên website để tăng quy mô và giảm số lượng tài liệu cần in ra. 

Bảng dưới đây mô tả những hình thức đào tạo phù hợp với nội dung đào tạo khác nhau:

Hình thức đào tạo Nội dung đào tạo

Đào tạo trực tiếp trong công việc

Hoặc

Một kèm một

Đào tạo kỹ thuật
Đào tạo nghiệp vụ
Đào tạo quản lý
Đào tạo an toàn

Đào tạo trên website

Hoặc 

Đào tạo nhân viên mới

Đào tạo kỹ thuật
Đào tạo nghiệp vụ
Đào tạo quản lý
Đào tạo an toàn
Đào tạo kỹ năng mềm
Đào tạo kiến thức nền tảng
Đào tạo kỹ năng đội nhóm
Đào tạo chất lượng

Đổi vị trí công việc

Đào tạo kỹ thuật
Đào tạo nghiệp vụ
Đào tạo quản lý
Đào tạo an toàn
Đào tạo kiến thức nền tảng
Đào tạo kỹ năng đội nhóm
Đào tạo chất lượng

  

4.3. Lập kế hoạch thời gian đào tạo

Để thực hiện quy trình đào tạo nhân sự bài bản và đạt được hiệu quả cao, HR cần lên kế hoạch thời gian đào tạo cụ thể. Ví dụ, một số khóa đào tạo về bảo mật thông tin, văn hóa công ty cần được tổ chức cố định khi nhân viên bắt đầu vào công ty làm. Trong khi đó, một số chương trình đào tạo về kỹ năng và nâng cao nghiệp vụ phát sinh trong quá trình nhân viên làm tại công ty. 

Lập kế hoạch thời gian đào tạo

Ngoài ra, trong khi thiết kế nội dung đào tạo, HR và giảng viên cần nghiên cứu cụ thể thời gian cần cho mỗi buổi đào tạo và tổng thời gian hoàn thành chương trình đào tạo. Điều này giúp nội dung đào tạo được truyền tải rõ ràng nhưng không ảnh hưởng đến sự tập trung và độ tiếp thu của người học.

Việc đặt ra kế hoạch thời gian đào tạo sẽ giúp HR thực hiện mục tiêu phát triển của công ty và bản thân nhân viên. Hơn nữa, một kế hoạch cụ thể cũng giúp bản thân HR và nhân viên sắp xếp công việc để tham gia và tăng hiệu quả của quy trình đào tạo nhân sự. 

4.4. Lập kế hoạch ngân sách đào tạo

Ngân sách đào tạo ảnh hưởng rất lớn đến phương pháp, chất lượng và mục tiêu đào tạo. Ví dụ, nếu doanh nghiệp quyết định lựa chọn hình thức đạo tạo trực tuyến, tuy nhiên lại không thể chi trả chi phí người dùng của nền tảng, thì đây không phải là lựa chọn phù hợp. Mặt khác, nếu công ty chọn hình thức một kèm một, vậy công ty cần đảm bảo nguồn nhân lực thực hiện công việc khi lực lượng lao động bị phân tán trong quá trình đào tạo.

Ngoài ra, việc lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp sẽ quyết định hiệu quả của chương trình đào tạo. Như đã phân tích ở trên, có ba kiểu học viên ứng với những phương pháp học khác nhau. Bởi vậy, nếu ngân sách đào tạo không cho phép thực hiện những hình thức đào tạo tốn kém, HR cần xem xét lại mục tiêu và chương trình đào tạo phù hợp. 

Lập kế hoạch ngân sách đào tạo

Bên cạnh chi phí đào tạo thực tế, HR nên xem xét chi phí thời gian nhân viên trong quá trình đào tạo. Ví dụ, công ty cần trả những chi phí gì trong thời gian người lao động được đào tạo. Từ đó, HR có thể tính được tỉ lệ hoàn vốn của quy trình đào tạo nhân sự. 

Nói tóm lại, để đưa ra hình thức và nội dung đào tạo phù hợp, HR cần cân đối và lên kế hoạch chi tiết cho ngân sách đào tạo nhân sự. 

5. Xây dựng mô hình đánh giá quy trình đào tạo nhân sự

5.1. Giới thiệu về các mô hình đánh giá quy trình đào tạo nhân sự

Mô hình đánh giá quy trình đào tạo nhân sự đưa ra những tiêu chí tập nhằm xem xét nỗ lực đào tạo của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực này, có chín mô hình được phát triển xuyên suốt từ những năm 70s của thế kỉ 20. Bảng dưới đây mô tả đầy đủ những các mô hình đánh giá quy trình đào tạo nhân sự.

Mô hình Tiêu chí đánh giá đào tạo
1. Kirkpatrick (1994) 4 cấp độ đánh giá: Phản ứng, Học hỏi, Hành vi trong công việc và Kết quả.
2. CIPP (Galvin, 1993) 4 cấp độ đánh giá: Bối cảnh, Tài liệu, Quy trình và Sản phẩm.
3. CIRO (Warr et al., 1970) Bối cảnh, Tài liệu, Quy trình và Kết quả
4. Brinkerhoff (1987) 6 bước: Xác định mục tiêu, Thiết kế chương trình, Thực hiện đào tạo, Kế quả tức thời, Kết quả ứng dụng, Tác động và giá trị tương ứng.
5. Phương pháp hệ thống (Bushnell, 1990) Bốn nhóm hành động: Tài liệu đào tạo,

Quy trình, Sản phẩm và Kết quả.

6. Kraiger, Ford and Salas

(1993)

Một sơ đồ phân loại ba phạm trù của kết quả học tập (kết quả nhận thức được, kết quả thể hiện ở kỹ năng và kết quả cảm tính). Tác giả đã đúc kết sơ đồ này từ lý thuyết và những đề xuất phương pháp đánh giá phù hợp với từng loại kết quả.
7. Kaufman and Keller (1994) Năm cấp độ: Năm cấp độ: Tạo điều kiện và Phản ứng, Tiếp thu, Ứng dụng, Kết quả đối với doanh nghiệp và Kết quả đối với xã hội.
8. Holton (1996) Mô hình xác định mối quan hệ giữa năm phạm trù: Ảnh hưởng thứ cấp, Yếu tố thúc đẩy, Yếu tố môi trường, Kết quả, Khả năng/Yếu tố điều kiện.
9. Phillips (1996) Năm cấp độ: Phản ứng và kế hoạch đào tạo, Học hỏi, Áp dụng kiến thức vào công việc, Kết quả doanh nghiệp, Tỉ lệ hồi vốn (ROI).

5.2. Mô hình đánh giá quy trình đào tạo nhân sự Kirkpatrick

Mô hình hoàn chỉnh và được sử dụng rộng rãi nhất được phát triển bởi Kirkpatrick vào năm 1994. Dựa vào các cấp độ kết quả mà quy trình đào tạo mang lại cho doanh nghiệp, Kirkpatrick đã xây dựng nên mô hình đánh giá quy trình đào tạo bốn cấp độ. Dựa vào những cấp độ này, nhà quản lý hay phòng HR sẽ biết được hiệu quả của quá trình đào tạo.

Mô hình đánh giá hiệu quả quy trình đào tạo nhân sự Kirkpatrick
  • Cấp độ Phản ứng: Ở cấp độ này, HR sẽ đo lường mức độ phản ứng của người học với tài liệu và nội dung chương trình đào tạo. Từ đây, HR hoặc giảng viên sẽ hiểu được những giá trị mà nội dung mang lại cho nhân viên, chất lượng tài liệu, đào tạo và những yếu tố khác.
  • Cấp độ Học hỏi: Ở cấp độ này, HR sẽ đo lường mức độ tiếp thu kiến thức của nhân viên. Việc này có thể được thực hiện thông qua các bài thi hoặc khảo sát. Từ đó, HR có thể xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp với mục tiêu phát triển cá nhân của người học cũng như mục tiêu phá triển của doanh nghiệp.
  • Cấp độ Hành vi: Ở cấp độ này, HR sẽ kiểm tra mức độ ảnh hưởng của quy trình đào tạo nhân sự đến việc họ áp dụng những kiến thức được học vào trong công việc. Ngoài ra, cách nhân viên giao tiếp, sự phù hợp với văn hóa công ty hay những thể hiện hành vi cũng có thể được xem xét ở cấp độ kết quả này.
  • Cấp độ Kết quả: Ở cấp độ này, HR cần đo lường hiệu quả mà quy trình đào tạo nhân sự đem lại cho kết quả kinh doanh của công ty. Hơn nữa, HR cũng cần kiểm tra sự phù hợp của chương trình đào tạo đối với mục tiêu phát triển cá nhân của nhân viên. Nói cách khác, HR cần tính được tỉ lệ hoàn vốn của quy trình đào tạo và phát triển nhân sự (ROI).

6. Tổng kết

Chúng ta đã cùng tìm hiểu về quy trình đào tạo nhân sự trong công ty và mức độ quan trọng của nó trong mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Quy trình đào tạo nhân sự giúp tăng động lực của người lao động và sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp.

Bài viết cũng cung cấp cái nhìn tổng quan về năm bước trong quy trình đào tạo từ xác định nhu cầu đào tạo, thực hiện chương trình đào tạo và đánh giá quy trình đào tạo nhân sự. Bên cạnh đó, bài viết đưa ra bốn bước thực hiện chi tiết một quy trình đào tạo nhân sự. Ngoài ra, bài viết hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá quy trình đào tạo nahan sự của mình thông qua mô hình bốn cấp độ kết quả. Việc đánh giá này giúp cải thiện và điều chỉnh các hoạt động đào tạo của doanh nghiệp trong tương lai.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự AMIS HRM để lập kế hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp nhiều báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ.

 

Chia sẻ bài viết hữu ích này