Kiến thức Quản lý nhân sự Hướng dẫn cách xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự...

Hướng dẫn cách xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự miễn phí năm 2022

Thiết lập bảng theo dõi thông tin nhân sự chính là nghiệp vụ tối thiểu mọi bộ phận nhân sự cần biết để có thể dễ dàng lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên không phải nhân viên HR nào cũng hiểu đúng về các quy tắc cần thực hiện. 

 Tham khảo và tải về ngay bảng theo dõi thông tin nhân sự bằng file Excel cực đơn giản, dễ dàng sử dụng. Cũng như cập nhật các bí kíp lưu trữ dữ liệu nhân sự đơn giản, tiện lợi nhất! Tải mẫu file quản lý nhân sự bằng excel ngay dưới đây!

Bảng theo dõi thông tin nhân sự chuyên nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố gì? 

1. Bảng theo dõi thông tin nhân sự có những gì?

1.1. Nguyên tắc khi thực hiện bảng theo dõi thông tin nhân sự

Tưởng chừng như dễ dàng, nhưng nghiệp vụ quản lý và theo dõi thông tin nhân sự tuy đơn giản nhưng lại có rất nhiều quy tắc anh chị quản lý nhân sự cần biết.

Bảng theo dõi thông tin nhân sự cần đảm bảo tuân thủ quy định của nhà nước về vấn đề bảo mật thông tin. 7 lưu ý quan trọng khi xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự: 

1. Lưu trữ các tài liệu cuối cùng của nhân viên Với các thông tin đã được điều chỉnh thích hợp theo chính sách của doanh nghiệp, cũng như yêu cầu của người lao động. Hồ sơ được định nghĩa không phải là bản nháp hoặc tài liệu đang được hoàn thiện, và chỉ là bản ghi cuối cùng.
2. Lịch trình lưu trữ thông tin Xác định thời hạn lưu giữ cho từng loại tài liệu, đã được điều chỉnh theo quy định nói chung. Chắc chắn rằng, hồ sơ nhân viên sẽ không bao giờ được lưu trữ cùng một ngày, do vậy bộ phận nhân sự sẽ cần có một file danh mục tổng hợp tất cả các thông tin này. Ngoài ra, thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ có hiệu lực tuỳ theo quy định của nhà nước, qua đó, anh chị quản lý nhân sự cần nắm rõ quy định của nhà nước, tránh làm mất, hỏng tài liệu trước thời gian cho phép.
3. Quyền truy cập Để đảm bảo an toàn bảo mật tới hồ sơ và quyền riêng tư dữ liệu của nhân sự, với thông tin cụ thể về những người có thể truy cập thông tin và cách sử dụng hoặc sao chép thông tin.
4. Lưu trữ và định dạng hồ sơ Cụ thể là hồ sơ sẽ được lưu trữ ở đâu, dưới định dạng nào.
5. An ninh và sự riêng tư Ngoài các dữ liệu trực tuyến, doanh nghiệp cần đảm bảo tính bảo mật vật lý của hồ sơ, cho dù được lưu trữ dưới dạng bản cứng hay điện tử, để bảo vệ tính bảo mật của hồ sơ nhân viên và quyền riêng tư của thông tin có trong đó.
6. Tiêu hủy tài liệu khi cần Bao gồm xác định cách thức xử lý hồ sơ khi nhận các yêu cầu lưu trữ. Các hồ sơ quan trọng, chứa thông tin bí mật, cá nhân hoặc tài chính nên được cắt nhỏ hoặc thiêu hủy để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên, cũng như tuân thủ luật hiện hành.
7. Thực hiện chính sách nhất quán và đánh giá, kiểm toán định kỳ Các quy tắc và thủ tục lưu giữ hồ sơ phải được áp dụng nhất quán để đảm bảo tuân thủ. Kiểm toán định kỳ chính là cách đảm bảo rằng các yêu cầu nội bộ luôn được thực hiện và đang được tuân thủ một cách chính xác.

1.2. Bảng theo dõi thông tin nhân sự gồm những gì?

bang theo doi thong tin nhan su chuyen nghiep copy

Danh sách những thông tin cần có trong bảng theo dõi thông tin nhân sự

1.2.1. Tài liệu quản lý tổng quan thông tin nhân sự

Đây là một bảng dữ liệu tổng hợp thông tin cơ bản của TẤT CẢ các nhân sự đã và đang làm việc tại doanh nghiệp, với một số thông tin cơ bản, có thể hiển thị ở danh mục tổng thể như sau:

  • Mã nhân viên (mã chấm công): đây là mã nhân viên dùng để theo dõi hồ sơ và các quyết định liên quan tại công ty. Đây là mã cá nhân, do vậy sẽ không được thay đổi kể cả khi nhân viên đã nghỉ việc.
  • Họ và tên, ngày tháng năm sinh cơ bản, giới tính, thông tin sơ lược về gia đình
  • Số điện thoại liên hệ
  • Email cá nhân, Email nội bộ. Trong tất cả trường hợp liên quan tới công việc, nhân sự sẽ sử dụng email này chứ không phải email cá nhân.
  • Bộ phận đang làm việc. Loại hình nhân sự: quản lý, nhân viên, CTV… 
  • Vị trí công việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả level hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên sales Level 1
  • Địa chỉ hiện tại, địa chỉ thường trú
  • Số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp.

1.2.2. Lưu trữ hồ sơ cá nhân

Tiếp theo, chính là nhóm hồ sơ cá nhân, với các thông tin cụ thể hơn về gia đình, thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tình trạng chấm công, tính lương, các chính sách lương thưởng, vi phạm đã nhận.

Đây cũng chính là cách để theo dõi tình trạng làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp. Qua đó, nhân viên HR sẽ sử dụng dữ liệu tại danh mục này để thường xuyên theo dõi cà cập nhật ngay khi có thông tin mới. 

Quản lý nhân sự cũng sẽ lưu trữ, quản lý hợp đồng, phụ lục hợp đồng lao động của nhân viên trong mục quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng, chỉ một số cấp bậc nhất định trong doanh nghiệp mới có quyền xem chi tiết về các hạng mục hồ sơ này

1.2.3. Phân tích & theo dõi biến động tiền lương của nhân sự

Đây là phần thông tin bảo mật, qua đó chỉ có bộ phận HR, cụ thể là giám đốc C&B, phụ trách chính mảng Phúc lợi & Đãi ngộ của toàn doanh nghiệp mới có thể truy cập, với các thông tin cụ thể như sau:

  • Mức lương đề xuất, lương cơ bản, lương chính thức khi nhận việc
  • Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
  • Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, thời vụ,…
  • Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
  • Các thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn cao nhất, ví dụ như trình độ cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ, và thông tin các trường, chuyên ngành đã theo học
  • Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ có dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ. Nhân sự cần có đủ hồ sơ để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động.
  • Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, nhân viên HR sẽ sử dụng để chi trả lương mỗi tháng, bao gồm: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH.

Đây chính là nhóm 3 bảng theo dõi thông tin nhân sự tổng thể cực kỳ quan trọng, mà mọi bộ phận nhân sự thường xuyên khởi tạo và sử dụng xuyên suốt quá trình nhân sự làm việc. 

Hãy cùng AMIS MISA tìm hiểu chi tiết hơn về các thành phần cấu thành bảng theo dõi thông tin nhân sự chi tiết!

2. Thành phần cơ bản trong bảng theo dõi thông tin nhân sự

Dưới đây là tất tần tật 3 bộ hồ sơ thông tin nhân sự chi tiết, để đảm bảo rằng doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và thấu đáo nhất về tình trạng nhân sự đã và đang đi làm tại công ty.

Với mọi cách lưu trữ thông tin nhân sự, tốt nhất, nhân viên HR hãy thu thập tất cả các thông tin này ngay khi mới tiếp nhận đầu vào, đồng thời bổ sung thông tin cho nhân sự theo năm tháng làm việc tại doanh nghiệp (ngay khi có thể), cuối cùng là (có thể) bàn giao lại các thông tin này tới nhân sự trước khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Một số thông tin nhân sự (Theo TheBalanceCareers) cần nắm bắt xuyên suốt quá trình công tác tại doanh nghiệp. 

2.1. Thông tin cơ bản

  1. CV, những vị trí đã đảm nhận trong quá khứ, kèm đơn xin việc, Bản tóm tắt khi mới tham dự phỏng vấn
  2. Sơ yếu lý lịch thư xin việc, cùng các thông tin xác minh, chế độ lương thưởng, và các thông tin cụ thể như ở mục (1)
  3. Mô tả công việc vị trí, hồ sơ phân tích công việc
  4. Thư mời làm việc hoặc hợp đồng lao động
  5. Cơ quan việc làm hoặc thỏa thuận đại lý tạm thời, nếu được sử dụng
  6. Mẫu ghi nhận sổ tay nhân viên đã ký cho thấy đã nhận sổ tay nhân viên
  7. Danh sách kiểm tra từ định hướng nhân viên mới hiển thị các chủ đề được đề cập và ai
  8. Mọi hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản, biên nhận hoặc xác nhận giữa người lao động và người sử dụng lao động (chẳng hạn như thỏa thuận không cạnh tranh, hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận liên quan đến xe ô tô do công ty cung cấp)
  9. Các biểu mẫu chính thức về cuộc sống của việc làm bao gồm yêu cầu thuyên chuyển, thăng chức, đơn xin chuyển công tác nội bộ, v.v.
  10. Thông tin về sức khỏe, y tế của nhân viên

Đây chính là Bảng theo dõi thông tin nhân sự bộ phận HR sẽ thường xuyên theo dõi, cập nhật trong suốt quá trình làm việc. Ngoài ra, bộ phận HR còn có trách nhiệm lưu trữ các thông tin về năng lực ứng viên, cũng như tình trạng lao động của nhân sự, cụ thể như sau:

2.2. Đánh giá năng lực

Bảng theo dõi nhân sự cần phải có phần đánh giá năng lực bao gồm các thông tin như sau:

STT Nội dung
1 Văn bản về các thông tin tự đánh giá về hiệu suất, kế hoạch phát triển năng lực.
2 Bản sao của bất kỳ đánh giá hiệu suất nào được sử dụng hoặc kế hoạch phát triển nhân viên.
3 Nhân viên tự đánh giá
4 Hồ sơ từ bất kỳ buổi tư vấn chính thức nào
5 Ghi chú về việc đi học hoặc đi trễ
6 Tài liệu kế hoạch cải tiến hiệu suất
7 Báo cáo xử lý kỷ luật
8 Sự công nhận của nhân viên được trình bày như chứng chỉ, thư công nhận, v.v.
9 Các đề xuất và khuyến nghị chính thức của nhân viên, phản hồi của tổ chức
10 Hồ sơ đào tạo, Yêu cầu đào tạo
11 Thông báo hoặc lịch trình của lớp đào tạo hoặc phiên
12 Cần ký kết đánh giá
13 Báo cáo chi phí đào tạo
14 Khiếu nại từ khách hàng hoặc đồng nghiệp đã được thảo luận với nhân viên

2.3. Hồ sơ chấm dứt việc làm

Hồ sơ chấm dứt việc làm cần bao gồm những thông tin sau đây:

STT Nội dung
1 Đơn xin nghỉ việc của nhân viên
2 Tài liệu phỏng vấn rời
3 Thông báo Cobra
4 Danh sách kiểm tra kết thúc việc làm
5 Kế toán cuối cùng cho tất cả các khía cạnh của việc làm của nhân viên như tiền lương cuối cùng, tiền nghỉ phép, trả lại tài sản của công ty, v.v.
6 Qua đó, nhân viên HR có trách nhiệm lưu trữ tất cả các loại hồ sơ này trong hồ sơ thông tin nhân sự tổng thể tại doanh nghiệp. 

Có thể thấy, đây là cơ sở dữ liệu doanh nghiệp không thể thực hiện nếu chỉ đơn giản lưu trữ bằng cách thông thường, với rất nhiều sai sót nếu chỉ đơn giản là viết tay, hay là sử dụng phần mềm đơn giản.

Do vậy, hiện nay 100% doanh nghiệp đều đã và đang lưu trữ bảng theo dõi thông tin nhân sự thông qua một số phần mềm theo dõi hồ sơ, cụ thể với 3 hình thức dưới đây.

3. Ba loại bảng theo dõi thông tin nhân sự phổ biến hiện nay

Các mẫu quản lý hồ sơ nhân viên phổ biến nhất hiện nay bao gồm: mẫu file quản lý nhân sự bằng excel, phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và phần mềm quản lý nhân sự trả phí. Chi tiết danh sách các loại bảng theo dõi thông tin nhân sự được dùng nhiều nhất hiện nay các bạn xem dưới đây

3.1. Mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel

file excel theo doi thong tin nhan su

Microsoft Office chính là công cụ mà 100% các doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng để theo dõi thông tin nhân sự, cụ thể là một file Excel theo dõi tổng, với 5 nhóm Biểu mẫu cấu thành như sau:

  • BIểu mẫu quản lý danh sách nhân sự tổng quan
  • Biểu mẫu quản lý hồ sơ và thông tin cá nhân
  • Biểu mẫu quản lý hợp đồng, với đính kèm hợp đồng và phụ lục lao động
  • Biểu mẫu theo dõi tình trạng làm việc của nhân sự 
  • Biểu mẫu theo dõi chế độ đãi ngộ, phúc lợi của nhân sự

Đây chính là công cụ cực kì phổ biến và dễ lưu trữ, có thể phát hành tới mọi bộ phận trong doanh nghiệp thông qua email, skype, zalo… 

Các anh chị vui lòng để lại thông tin tại đây, chúng tôi sẽ gửi lại anh chị bảng theo dõi thông tin nhân sự file excel miễn phí, có thể áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Tuy nhiên, cách làm này ngày càng trở nên lỗi thời, với hàng loạt các nhược điểm có thể kể đến như sau: 

  1. Thông tin trên excel thường không đồng bộ, nhất là khi file lưu trữ đã được gửi đi, nhân sự có thể sửa đổi trực tiếp, nhưng sẽ không được cập nhật các thay đổi từ nhân viên khác trong từng bộ phận.
  2. Dễ bị rò rỉ dữ liệu, nhất là khi doanh nghiệp sử dụng Google Sheet để đồng bộ thông tin (người dùng chỉ cần 1 link đã được share quyền, là đã có thể xem file, và không cần thêm bất cứ một bảo mật nào cả). 
  3. File excel thường rất nặng, khó mở và dễ lỗi, đặc biệt khi dữ liệu lớn, với số lượng nhân sự trên 20 người, với cực kì nhiều thông tin và hợp đồng cần quản lý.
  4. Các phần mềm Excel phát hành vào các năm khác nhau, có thể gây đến việc lỗi file, dữ liệu, cũng như đưa virus vào máy tính, gây tổn hại dữ liệu.

Có thể thấy, quản lý bảng theo dõi thông tin nhân sự hiệu quả vốn chỉ dành cho doanh nghiệp có dưới 20 nhân sự, và ngày càng trở nên ‘quan liêu’ và khó kiểm soát, đặc biệt với công tác tuyển dụng và chấm công C&B.

TẢI MIỄN PHÍ MẪU FILE EXCEL

BẢNG THEO DÕI THÔNG TIN NHÂN SỰ  TẠI ĐÂY

 

Do vậy, chắc chắn rằng, anh chị vẫn sẽ cần đến một giải pháp quản trị tích hợp, để tiết kiệm thời gian thực hành nghiệp vụ này.

3.2. Sử dụng phần mềm kế toán

Đây là một trong những giải pháp mà rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng để có thể chi trả bảng lương cho nhân viên, qua đó kế toán có thể trích xuất dữ liệu gửi cho bộ phận nhân sự vào mỗi cuối tháng để có thể tổng hợp thông tin nhân sự, qua đó nhân viên HR sẽ ghép nối dữ liệu bằng tay từ phần mềm kế toán, với phần mềm chấm công và tích hợp với file excel bảng theo dõi thông tin nhân sự, để có thể làm bảng công, ca cũng như lên quy hoạch nhân sự thông qua rất nhiều thao tác này. 

Đây chính là tiền tố của mọi sự sai sót, do nhân viên HR bắt buộc phải làm bằng tay, mất rất nhiều thời gian thực hiện nghiệp vụ, công sức và không hề đem lại hiệu quả.

3.3. Sử dụng nền tảng quản lý, bảng theo dõi thông tin nhân sự online

Có thể thấy, để có thể tối ưu hoá hiệu quả của công tác nhân sự, doanh nghiệp sẽ cần đến phần mềm quản lý thông tin nhân sự tổng thể, để có thể hệ thống hoá dữ liệu từ khi bắt đầu tuyển dụng đến khi nhân viên nghỉ việc, đảm bảo rằng dữ liệu không bị thiếu sót, tiết kiệm thời gian thực hành nghiệp vụ cũng như nâng cao năng suất làm việc của HR.

Vậy, hãy tìm hiểu ngay AMIS Thông tin nhân sự, giải pháp quản lý thông tin nhân sự hợp nhất, nằm trong AMIS HRM – Nền tảng quản trị nguồn nhân lực hợp nhất từ công ty cổ phần MISA. 

phan mem quan ly nhan su amis toan dien

4. Sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý thông tin nhân sự

  1. Bảo mật dữ liệu, hệ thống hoá thông tin cá nhân và liên hệ
  2. Lưu trữ thông tin sơ đồ tổ chức như người quản lý trực tiếp, chức vụ và bộ phận
  3. Một lần nhập liệu duy nhất, liên thông dữ liệu, dễ dàng bổ sung thêm thông tin của nhân viên mới từ AMIS Tuyển dụng
  4. Liên kết chặt chẽ với Bộ AMIS C&B (Chấm công, tính lương), giảm sai sót khi thực hành nghiệp vụ.
  5. Thông tin rõ ràng, dễ dàng quản lý, sắp xếp theo ngày tuyển dụng, thông báo ngày lễ quan trọng, sinh nhật, dành cho mọi nhân sự ở mọi phòng bộ phận, tất cả cùng trong một hệ thống.
  6. Nhân sự có thể linh hoạt cập nhật thông tin cá nhân, bộ phận HR chỉ cần xét duyệt
  7. Dễ dàng trích xuất dữ liệu, có thể in thành văn bản, thuận tiện sử dụng.
  8. Trích xuất báo cáo đơn giản, nhanh gọn, ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình trạng biến động nhân sự, để thực hiện điều chuyển linh hoạt trong mọi bối cảnh
  9. Giao diện thiết kế đơn giản, chuyên nghiệp, dễ dàng sử dụng
  10. Sử dụng trên mọi thiết bị di động, máy tính, PC 
  11. AMIS HRM được thiết kế đáp ứng với mọi đối tượng doanh nghiệp, không giới hạn số lượng nhân sự, đồng hành với anh chị chủ doanh nghiệp khi mở rộng quy mô

Chính là 10 tính năng ưu việt khi quý doanh nghiệp lựa chọn AMIS HRM trong công tác quản lý nhân sự hiệu quả.

>>> Xem thêm: 7 nghiệp vụ cơ bản phần mềm quản lý thông tin nhân sự nên có

Hiện nay, công ty cổ phần MISA tự hào là đối tác của rất nhiều đơn vị lớn trên toàn quốc, đặc biệt trong mảng tối ưu quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. 

Để lại thông tin, trải nghiệm AMIS HRM miễn phí trong vòng 15 ngày

CTA dùng thử

Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới
Chia sẻ bài viết hữu ích này