8 điều Nên và Không Nên khi gửi Cold Email bạn cần biết

Ghi nhớ những điều nên và không nên này khi gửi cold email để giúp bạn viết cold email hiệu quả giúp chinh phục khách hàng tiềm năng.

Bạn đã tạo một danh sách địa chỉ gửi email chất lượng, lên kế hoạch và lập chiến dịch email marketing cẩn thận. Mọi thứ diễn ra suôn sẻ, tuy nhiên bạn chỉ nhận được một vài phản hồi tích cực cho cold email gửi đi.

Vậy vấn đề nằm ở đâu?

Vấn đề có thể nằm trong chính nội dung cold email!

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích những điều nên làm và không nên làm khi soạn một cold email. Ghi nhớ những checklist này sau đó kiểm tra cold email của bạn và xem có cần thay đổi gì không để nâng cao hiệu quả chiến dịch cold email.

Mục lục Hiện

1. Tránh sử dụng các dòng tiêu đề email mơ hồ

Mặc dù không nên đánh giá cuốn sách qua bìa của nó, nhưng đôi khi chúng ta không thể bỏ qua được điều này. Bạn đã bao giờ chọn một chai rượu chỉ vì nhãn mác thu hút sự chú ý của bạn? Hoặc click vào đường link đọc bài báo vì tiêu đề giật tít khá hấp dẫn?

Chắc chắn là bạn đã từng!

Hãy coi dòng tiêu đề của email như lời mở đầu cho thông điệp cold email của bạn. Tiêu đề email khiến khách hàng tiềm năng quyết định xem có mở email hay bỏ qua chúng hoặc xóa nó ngay lập tức mà không xem bất cứ nội dung nào bên trong.

Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận email. Liệu bạn có thích những dòng tiêu đề email mơ hồ, địa chỉ người gửi không rõ ràng? Chắc chắn là không!

Vậy dòng tiêu đề cold email như thế nào sẽ khuyến khích một khách hàng tiềm năng, khi họ chưa từng biết đến tên công ty, sẵn sàng mở email và đọc nội dung bên trong.

Để chọn một tiêu đề lôi cuốn, cần tuân theo một số quy tắc sau:

Đứng từ góc độ người nhận: Cần nghĩ xem liệu tiêu đề như thế này đã mang tới thông tin bổ ích cho người nhận hay chưa. Nó đã giải quyết được nhu cầu, hoặc làm cho họ tò mò hay không? Lưu ý rằng tiêu đề cần xoay quanh người nhận chứ không phải là bạn hay sản phẩm của bạn.
Cá nhân hóa: Như đã đề cập ở trên, tiêu đề không phải là chỗ để quảng bá sản phẩm. Ngược lại, đây là nơi bạn cho người nhận thấy rằng bạn đã lên kế hoạch cẩn thận như nào khi liên hệ tới họ. Bạn cũng cần phải chắc chắn rằng họ không nghĩ bạn là kẻ gửi thư rác.
Khơi gợi hứng thú: Hãy thu hút sự chú ý của người nhận bằng cách khiến họ tự nhìn nhận các vấn đề mà bản thân gặp phải, hoặc có thể dành những lời khen ngợi cho họ.
Giọng văn tự nhiên: Đây là điều cơ bản khi viết bất kỳ một email nào, nhưng vẫn rất nhiều người mắc phải những lỗi gượng ép trong văn phong. Trước hết, bạn cần tránh những câu văn quá trang trọng, hoặc mang tính chất chào hàng. Câu tiêu đề cần phải tự nhiên và gần gũi với người nhận. Nếu bạn vẫn chưa tìm được một câu tiêu đề gần gũi, bạn có thể liên tưởng tới những người mà bạn quen biết, ví dụ như đồng nghiệp.
Liên kết với phần nội dung email: Một câu tiêu đề tốt cần đảm bảo tính kết nối với phần còn lại của email. Đừng đánh lừa khách hàng tiềm năng bằng những tiêu đề giật tít không liên quan tới nội dung bên trong. Vì rất có thể khách hàng tiềm năng sẽ xóa thư của bạn hoặc thậm chí là gắn nhãn spam.

Một số ví dụ về tiêu đề cold email gây hứng thú

Hãy cùng tham khảo một số ví dụ về tiêu đề hay sau:

[Tên], giải pháp hiệu quả để X
Tôi có ý tưởng về cách cải thiện X
Đã bao giờ bạn nghĩ tới về việc X

Một điều có thể dễ dàng nhận thấy rằng một tiêu đề hấp dẫn luôn tuân theo 3 nhu cầu của khách hàng: nhu cầu về cải thiện, nhu cầu về thay đổi, và nhu cầu về đổi mới. Việc chạm đúng vào “chỗ ngứa” của khách hàng cùng với cá nhân hóa sẽ giúp tiêu đề của bạn cuốn hút hơn.

>>Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết tiêu đề email giúp tăng tỷ lệ mở

2. Luôn kết thúc email của bạn bằng một “Lời kêu gọi hành động”(CTA)

Nếu bạn coi dòng tiêu đề là chìa khóa để người nhận mở email thì CTA (call to action) là chìa khóa để khuyến khích người nhận thư thực hiện hành động chuyển đổi bạn mong muốn. Nói cách khác CTA giúp trả lời câu hỏi “Bạn muốn người nhận thư làm gì tiếp theo?”

Câu trả lời này phải được chuyển tải ở một trong những câu cuối cùng của email để giúp mục tiêu của thông điệp email trở nên rõ ràng.

CTA trong cold email phải cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng và thuyết phục. Đó có thể là lời đề nghị ghé thăm website, tìm hiểu thêm về sản phẩm, đăng ký một buổi hội thảo trực tuyến miễn phí…

Hãy kiểm tra lại CTA trong cold email của bạn. Liệu CTA đã rõ ràng và cụ thể chưa? Đặt mình vào vị trí của người nhận thư thì họ có biết mình phải làm gì tiếp theo không? Bạn có đang yêu cầu họ quá nhiều không?

Hãy nhớ rằng, trong chiến dịch cold email, bạn đang tiếp cận một tệp khách hàng tiềm năng mà bạn chưa từng nói chuyện hay có bất kỳ tương tác nào trước đó. Bạn vẫn chỉ là một người lạ đối với họ bởi vậy những CTA kêu gọi như gặp mặt trực tiếp hay gọi điện trong 30 phút có thể không hợp lý và quá nhiều vào thời điểm này. Ngược lại những CTA cho phép khách hàng tìm hiểu thêm, gửi thêm thông tin, đặt lịch demo… sẽ hiệu quả hơn.

Để đảm bảo người nhận sẽ thực hiện hành động, CTA của bạn cần phải:

Nêu rõ mục đích của email: CTA cần phải làm rõ mục đích email của bạn chỉ với một câu duy nhất. Nói cách khác, nó phản ánh những gì mà bạn muốn người nhận thực hiện.
Ngắn gọn và đi vào trọng tâm: CTA chỉ nên gói gọn trong một câu, nội dung cần phải cô đọng và rõ ràng.

3. Đừng để nội dung dài như một bài luận, hãy viết rõ ràng và ngắn gọn.

Hãy tưởng tượng điều này: thông điệp của bạn thu hút sự chú ý của khách hàng nhờ dòng chủ đề phù hợp và hướng đến khách hàng tiềm năng. Bị hấp dẫn bởi nó, họ mở email và bắt gặp nội dung email dài như bài luận khiến họ sợ hãi.

Nội dung email dài dòng khó đọc. Hầu như không ai có thể đọc một email dài từ một người lạ, tuy nhiên vẫn còn nhiều người gửi email chào hàng rất dài, giới thiệu về công ty cũng như sản phẩm/ dịch vụ của họ. Và tất nhiên đó không phải là cách tiếp cận đúng đắn. Rất ít khách hàng tiềm năng sẽ đọc đến cuối để có thể thấy một CTA.

Đó là lý do tại sao bạn nên cố gắng tóm tắt thông điệp của mình chỉ trong một vài câu. Gạch bỏ tất cả những câu/đoạn văn không cần thiết, để khiến khách hàng tiềm năng chú ý đến mục tiêu của thông điệp.

Độ dài tiêu chuẩn của cold email là bao nhiêu?

Bạn nên viết cold email ngắn gọn trong khoảng 200 từ, và 50-125 từ là con số tối ưu nhất. Đó là tất cả những gì bạn cần để khơi gợi sự quan tâm, hứng thú của ai đó và bắt đầu cuộc trò chuyện.

Hãy viết ngắn gọn và tôn trọng thời gian của khách hàng tiềm năng!

>>Đọc thêm: Cách viết email marketing hiệu quả

4. Đừng dán URL, thay vào đó hãy thêm siêu liên kết (hyperlinks)

Khi bạn muốn hướng khách hàng tiềm năng đến trang web của mình, hãy thêm siêu liên kết (hyperlinks) vào các keyword để người đọc thư có thể nhấp vào. Việc dán đường dẫn url dài ngoằng nhìn rất mất thẩm mỹ và không chuyên nghiệp.

Và hãy nhớ luôn kiểm tra kỹ xem các liên kết có hoạt động hay không – các liên kết bị hỏng, không nhấp được sẽ không giúp bạn đạt được mục đích khi gắn link và tệ hơn là tạo ấn tượng xấu về sự không chuyên nghiệp khi lần đầu tiếp cận khách hàng tiềm năng.

5. Kiểm tra kỹ chính tả và diễn đạt

Bạn sẽ chuẩn bị như thế nào cho cuộc gặp mặt trực tiếp với đối tác kinh doanh tiềm năng? Chắc chắn rằng bạn cần phải chăm sóc kỹ lưỡng vẻ ngoài và cách ăn mặc của mình vì tất cả chúng ta đều biết rằng, chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng tốt ban đầu.

Trong cách gửi cold email, thông điệp của bạn tạo ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng tiềm năng hoặc đối tác kinh doanh chưa biết bạn. Lỗi diễn đạt, lỗi chính tả làm cho một tin nhắn trông cẩu thả. Hình ảnh xấu đó sẽ trở thành ấn tượng ban đầu của khách hàng tiềm năng về bạn và công ty của bạn.

Vì vậy, hãy chắc chắn rằng, nội dung email không mắc lỗi chính tả và diễn đạt.

Ngoài ra, hãy xem lại nội dung cold email lần cuối trước khi nhấn gửi. Hãy cẩn thận những câu chưa hoàn thành hoặc lộn xộn và những khoảng trống, lỗi câu văn không logic. Việc này sẽ chỉ mất một hoặc hai phút nhưng bạn sẽ tránh được rủi ro cho hình ảnh chuyên nghiệp của mình.

6. Hãy nói về lợi ích khách hàng nhận được, đừng chỉ tập trung vào giới thiệu các tính năng của sản phẩm

Khách hàng tiềm năng thường không quan tâm nhiều đến những tính năng tuyệt vời mà sản phẩm của bạn có. Điều họ muốn biết nhất là họ được gì khi sử dụng sản phẩm. Làm thế nào doanh nghiệp của họ có thể hưởng lợi khi đầu tư vào sản phẩm bạn bán.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tìm hiểu kỹ khách hàng tiềm năng của bạn trước. Sau khi đã hiểu về nhu cầu và thách thức của họ thì hãy sử dụng kiến thức này để đưa ra các lập luận phù hợp nhất.

Đừng sao chép các mẫu cold email có sẵn.

Một số mẫu cold email có vẻ hoàn hảo. Bạn có thể nghĩ “Chà, tôi sẽ không bao giờ nghĩ ra bất cứ điều gì tốt hơn thế.” Bạn hoàn toàn tin tưởng vào điều này. Tuy nhiên, sao chép mẫu cold email có sẵn là một ý tưởng tồi vì hai lý do:

Có khả năng cao khách hàng tiềm năng của bạn đã nhận được cùng một email từ người khác, vì vậy thủ thuật sao chép-dán của bạn cuối cùng sẽ bị trùng lặp;
Bộ lọc SPAM nhạy cảm với các mẫu có thể lặp lại, nên email của bạn có thể nằm trong thư mục SPAM.

Để tránh việc sao chép và thay vào đó hãy cố gắng điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với khách hàng tiềm năng. Nó sẽ đòi hỏi thêm một chút nỗ lực và nhiều thời gian hơn một chút so với việc sao chép một mẫu làm sẵn, nhưng nó sẽ mang lại hiệu quả. Nếu một khách hàng tiềm năng nhận được một tin nhắn nổi bật so với tất cả những tin nhắn khác mà họ nhận được, bạn sẽ thu hút được sự chú ý của họ.

>>Đọc thêm: Các từ ngữ bị đánh spam khi gửi email

7. Đừng cố gắng bán hàng quá nhiều, hãy tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ

Rất nhiều thông điệp cold email tập trung vào quảng cáo chào hàng thay vì tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng tiềm năng, nhu cầu của họ hoặc những thách thức mà họ phải đối mặt. Bạn không thể chốt được giao dịch với khách hàng chỉ bằng một cold email.

Tạo chuyển đổi nhanh chóng không phải là mục đích chính của cold email, mà từ những thông điệp được gửi đi, sẽ giúp doanh nghiệp biến những người lạ thành khách hàng tiềm năng. Nói cách khác là từng bước xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng tiềm năng.

Đó là lý do vì sao bạn không nên đưa bất kỳ thứ gì giống như một phiếu mua hàng, lời kêu gọi mua hàng ngay lập tức vào nội dung cold email.

Để lại mục tiêu bán hàng cho sau này, trước tiên hãy xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng của bạn. Tìm hiểu thêm về nhu cầu của khách hàng. Sau đó, cho họ thấy quy trình đó có thể được cải thiện như thế nào hoặc vấn đề của họ sẽ biến mất như thế nào khi họ sử dụng công cụ, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

8. Không sử dụng các từ ngữ bị nhận diện SPAM

Hoặc ít nhất hãy cố gắng tránh những từ ngữ bị đánh spam nhiều nhất có thể. Tìm một từ đồng nghĩa hoặc diễn đạt lại câu. Kiểm tra những từ ngữ thường bị đánh spam không nên sử dụng khi viết nội dung cold email TẠI ĐÂY.

Tuy nhiên, trong một số ngành, như tài chính và bất động sản, có thể phức tạp hơn những ngành khác. Đó là bởi vì phần lớn từ vựng dành riêng cho các ngành này thường bị liệt kê trong danh sách SPAM.

Để vượt qua điều này cần:

Không đi sâu vào chi tiết ưu đãi của bạn trong email mở đầu, hãy tập trung nhiều hơn vào việc phát triển cuộc hội thoại.
Hãy nói về chi phí và chiết khấu trong các email trao đổi và trả lời (bộ lọc spam sẽ không đánh từ ngữ spam trong các email phản hồi qua lại) để tránh email rơi vào bộ lọc thư rác.

Thiết kế và gửi Cold Email chuyên nghiệp với phần mềm AMIS aiMarketing

Để triển khai chiến dịch cold email hiệu quả, marketers nên sử dụng các phần mềm email marketing để thiết kế email đẹp hơn và gửi email hiệu quả hơn.

Công cụ gửi email marketing thuộc bộ giải pháp AMIS aiMarketing có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu gửi cold email của marketers từ thiết kế email tới cá nhân hóa nội dung và đo đếm hiệu quả các chiến dịch.

Thiết kế email chuyên nghiệp, dễ dàng

AMIS aiMarketing cung cấp các công cụ giúp Marketer thiết kế cold email một cách chuyên nghiệp với thao tác hết sức đơn giản, dễ dàng. Marketer có thể dễ dàng thiết kế các cold email, thêm hình ảnh, nút kêu gọi hành động, chỉnh sửa bố cục sao cho đẹp mắt và kích thích người đọc thực hiện hành động chuyển đổi mong muốn.

Bên cạnh đó, để giúp người dùng thiết kế email nhanh chóng, AMIS aiMarketing có kho mẫu email với hơn 100+ template đa dạng cho nhiều ngành nghề/lĩnh vực/sản phẩm/mục đích.

Nhờ AMIS aiMarketing, Marketers chỉ cần chọn template yêu thích sau đó chỉnh sửa nội dung và hình ảnh phù hợp. Với kho mẫu có sẵn, marketers sẽ chỉ mất 15 phút là đã có mẫu email chuyên nghiêp và đẹp mắt.

Gửi email cá nhân hóa tới từng khách hàng

AMIS aiMarketing cung cấp công cụ giúp Marketer cá nhân hóa email với các nội dung như họ tên, giới tính, quốc gia… một cách dễ dàng, từ đó giúp tăng tỷ lệ vào Inbox, tạo ấn tượng và trải nghiệm gần gũi với khách hàng, từ đó tăng tỷ lệ mở email và nâng cao hiệu quả chuyển đổi.

Theo dõi, thống kê hiệu quả chiến dịch Email Marketing

Trong marketing, dữ liệu đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Khi thực hiện bất kỳ chiến dịch tiếp thị nào, marketer cần phải có số liệu báo cáo để có thể đo đếm được hiệu quả của hoạt động đang triển khai từ đó có phương án tối ưu và điều chỉnh sao cho đạt hiệu quả tốt nhất.

AMIS aiMarketing cung cấp hệ thống báo cáo hiệu quả chiến dịch email marketing với các chỉ số về tỷ lệ gửi thành công, tỷ lệ mở email, tỷ lệ email không gửi được, tỷ lệ truy cập link trong email… Các số liệu báo cáo được cập nhật theo thời gian thực, đa chiều từ đó giúp Marketer có thể đo đếm được hiệu quả các chiến dịch email đang triển khai nhanh chóng, tức thì từ đó có phương án tối ưu và khai thác hiệu quả.