Phần mềm quản lý dự án miễn phí và trả phí – Lựa chọn nào phù hợp nhất cho năm 2022?

Xét về chi phí, có hai loại phần mềm quản lý dự án miễn phí và trả phí. Vậy đâu mới là lựa chọn thực sự tốt và phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng AMIS Công Việc phân tích và tìm hiểu kỹ hơn những đặc điểm, sự khác biệt của các loại phần mềm này qua bài viết dưới đây.

I. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Ngày nay, công việc quản lý dự án dần trở nên thuận lợi hơn nhờ vào sự hỗ trợ và phát triển không ngừng của công nghệ. Phần mềm quản lý dự án miễn phí ra đời như một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các dự án được thực hiện dễ dàng, hiệu quả và mang nhiều lợi ích về kinh tế.

Sự đa dạng các phần mềm trên thị trường hiện nay mang lại nhiều lựa chọn cho con người, điều này đòi hỏi người dùng cần có kiến thức, am hiểu về công nghệ và nhu cầu sử dụng phần mềm của đơn vị mình.

Phần mềm quản lý dự án là công cụ được sử dụng để quản lý dự án, gồm các tính năng như: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý lịch trình, lưu trữ thông tin dựa trên nền tảng công nghệ nhằm mang lại sự hiệu quả, tối ưu về năng suất, chi phí, tự động hóa và lưu trữ lâu dài cho quá trình quản lý.

Quản lý dự án theo cách thủ công chỉ có thể phù hợp với những dự án có quy mô nhỏ, tính chất đơn giản và không hoặc ít có nhu cầu bám đuổi dữ liệu trong lịch sử. Với những dự án lớn, dài hạn, quản lý theo cách truyền thống sẽ không đáp ứng được những kỳ vọng của doanh nghiệp.

Các phần mềm quản lý dự án xuất hiện ngày càng phổ biến và trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp. Sự đa dạng về số lượng, chất lượng, giá cả, từ những phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí đến những phần mềm phải trả phí, sẽ khiến doanh nghiệp đặt ra nhiều câu hỏi để lựa chọn, cân bằng với nhu cầu sử dụng của mình.

mời bạn đăng ký nhận ngay  bộ tài liệU mẫu Excel quản lý dự án miễn phí

II. So sánh các loại phần mềm quản lý dự án phân loại theo chi phí

Để có cái nhìn tổng quan về các loại phần mềm quản lý dự án, chúng tôi đã đưa ra một loạt so sánh dưới dây, mời bạn đọc cùng tìm hiểu

1. Bảng phân loại các phần mềm theo chi phí

	Free	Freemium	Paid only
Khái niệm	Là loại phần mềm có sẵn, cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn miễn phí	Là phiên bản phát hành miễn phí của phần mềm trả phí	Là phần mềm yêu cầu người dùng trả phí trước khi sử dụng
Thời hạn sử dụng	Không giới hạn thời gian sử dụng	Có giới hạn thời gian dùng thử đối với một số tính năng	Tùy vào mỗi phần phần mềm
Chi phí	Miễn phí hoàn toàn	Miễn phí với 1 số tính năng cơ bản được cung cấp sẵn, trả phí với những tính năng nâng cao	Phải trả phí trước khi sử dụng
Đối tượng người dùng	Phù hợp với cá nhân	Phù hợp với các dự án vừa và nhỏ, không yêu cầu cao về công nghệ	Phù hợp với công ty, tổ chức có dự án lớn, ngân sách lớn, nhu cầu sử dụng phức tạp

a. Free

Phần mềm quản lý dự án Free là loại phần mềm có sẵn, cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn miễn phí mà không cần quan tâm đến vấn đề về giới hạn thời gian sử dụng.

Loại phần mềm này không yêu cầu người dùng phải nâng cấp lên dịch vụ trả phí, bạn có thể sử dụng trọn đời với những tính năng đơn giản sẵn có của chúng. Có thể thấy, đây là một lựa chọn tuyệt vời cho những đối tượng người dùng là cá nhân, sinh viên, hay các doanh nghiệp startup siêu nhỏ để bắt đầu dự án với sự hỗ trợ của công cụ quản lý có giá thành 0 đồng.

Khi sử dụng các phần mềm free, các quảng cáo sẽ thường xuyên xuất hiện trên màn hình vì đây là một cách tạo ra doanh thu của công cụ này. Đây có thể xem là một sự bất tiện tuy nhiên cần chấp nhận bởi bạn đang sử dụng hoàn toàn miễn phí vô thời hạn. 

b. Freemium

Freemium chính là phiên bản phát hành miễn phí của phần mềm trả phí. Đúng như tên gọi, phần mềm quản lý freemium sẽ phân quyền sử dụng một số tính năng nhất định và có thể giới hạn số lượng người truy cập.

Điều này đồng nghĩa với việc, khi sử dụng bản freemium người dùng chỉ có quyền truy cập vào một số tính năng mà phần mềm cung cấp sẵn. Các tính năng này về cơ bản là tính năng đơn giản, phổ biến, không đáp ứng nhu cầu, nghiệp vụ phức tạp của người dùng. Nếu muốn truy cập vào nhiều tính năng hơn hoặc cùng tính năng đó nhưng nâng cao hơn, bạn sẽ được yêu cầu nâng cấp tài khoản.

Mục đích của phiên bản này là định hướng người dùng tới phiên bản trả phí nếu muốn được trải nghiệm toàn diện các tính năng. Freemium cung cấp cho người dùng tùy chọn dùng thử phần mềm miễn phí trước khi quyết định có trả phí để tiếp tục sử dụng nhiều hơn các tính năng đang có.

Freemium có thể đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng khi người dùng là các tổ chức siêu nhỏ và nhỏ, tính chất dự án đơn giản. Thực tế, những doanh nghiệp lớn sau khi trải nghiệm gói này sẽ có xu hướng nâng cấp phần mềm để có thể sử dụng triệt để các tính năng cần thiết, đáp ứng nhu cầu sâu và rộng hơn.

c. Paid only

Đây là khái niệm về các phần mềm yêu cầu người dùng trả phí trước khi sử dụng. Những phần mềm quản lý dự án ở dạng này thường nhắm đến đối tượng người dùng là các doanh nghiệp đang vận hành các dự án có quy mô vừa và lớn, nhiều thành phần tham gia và có nhu cầu quản lý dự án ở mức chuyên sâu.

Cũng chính bởi đặc trưng yêu cầu người dùng trả phí trước, nên đây được xem là một trở ngại của Paid only bởi trước khi “rút hầu bao”, người dùng sẽ tìm hiểu, cân nhắc rất kỹ càng. Do vậy, các nhà cung cấp phần mềm loại Paid Only thường cho phép người dùng trải nghiệm miễn phí full tính năng trong vòng 15 – 30 ngày trước khi ra quyết định mua hàng. 

2. Lợi ích và hạn chế của các loại phần mềm

Để rõ hơn về những ưu và nhược điểm của các loại phần mềm quản lý dự án mời các bạn đọc tiếp ở bên dưới

a. Đối với phần mềm miễn phí (Free & Freemium)

Lợi ích:

• Không tốn chi phí

Một trong những lý do lớn nhất để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án miễn phí là người dùng được trải nghiệm công cụ theo cách riêng của mình với chi phí bằng 0. Các nhà cung cấp phần mềm miễn phí kiếm tiền bằng cách giới thiệu những sản phẩm, phần mềm khác tới người dùng hoặc tính phí cho dịch vụ hỗ trợ, đào tạo, chăm sóc khách hàng…

Người dùng cũng không cần tốn thời gian phải chờ đợi phản hồi từ nhà cung cấp mà có thể download và sử dụng phần mềm ngay lập tức. Phiên bản này cũng cho phép người dùng thỏa sức tìm hiểu, khám phá các tính năng sẵn có để xem chúng có phù hợp với nhu cầu sử dụng riêng của mình không.

• Không có cam kết

Người dùng không cần quan tâm đến các khoản thanh toán hàng tháng, hàng năm,không cần có bất kỳ cam kết nào về việc gia hạn tài khoản.

• Lựa chọn hoàn hảo cho các cá nhân, đội nhóm nhỏ

Các cá nhân, đội nhóm nhỏ có nhu cầu quản lý công việc, dự án ở mức đơn giản nhất sẽ phù hợp với các phần mềm miễn phí vì chúng đáp ứng những nhu cầu cơ bản về quản lý, vận hành, cộng tác.

Các cá nhân, đội nhóm khác nhau sẽ có nhu cầu sử dụng  khác nhau. Những dự án có quy mô dưới 10 người sẽ hưởng lợi nhiều hơn từ phần mềm quản lý miễn phí, vì dù có sử dụng phần mềm trả phí thì đôi khi họ cũng không cần dùng đến hết các tính năng nâng cấp đó.

Hạn chế:

• Tính năng hạn chế

Các phần mềm miễn phí chắc chắn sẽ không thể mang lại đầy đủ các tính năng đặc biệt như người dùng kỳ vọng.

Hơn nữa, các công cụ Freemium luôn giới hạn một số tính năng với mục đích thúc đẩy người dùng nâng cấp lên tài khoản trả phí. Điều này có thể gây cảm giác khó chịu cho người dùng nếu tính năng bị giới hạn lại là lợi ích mà họ mong muốn nhận được.

• Phát sinh các “chi phí ẩn”:

Chi phí thời gian chìm: Do cấu trúc đơn giản, phần mềm miễn phí có mã nguồn mở mang nhiều hạn chế khi sử dụng, việc tùy biến cũng khá phức tạp, gây mất thời gian. Mặc dù trước mắt có thể không mất chi phí khi sử dụng nhưng người dùng lại phải tiêu tốn rất nhiều thời gian cho việc tùy chỉnh và giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra khi sử dụng phần mềm.

Chi phí bảo mật: Đa phần kết cấu bảo mật của các phần mềm miễn phí đều đơn giản, điều này dẫn đến rủi ro lớn trong việc mất dữ liệu người dùng. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải “rút hầu bao” để giải quyết những rủi ro bảo mật này.

Chi phí đào tạo và hỗ trợ: Đối với những phần mềm miễn phí, các chương trình đào tạo, chăm sóc khách hàng, bảo trì hệ thống hầu như không có hoặc rất hiếm. Do vậy, để sử dụng các công cụ này, doanh nghiệp phải “tự bỏ túi” một khoản phí nhằm chi trả cho việc đào tạo nhân viên và xử lý các sự cố trong quá trình sử dụng. 

b. Đối với phần mềm trả phí (Paid only)

Lợi ích:

• Nhiều tính năng vượt trội 

Phần mềm quản lý dự án trả phí có xu hướng cung cấp cho người dùng các dịch vụ, tính năng cá nhân hóa thậm chí thiết kế riêng theo đơn đặt hàng của từng doanh nghiệp.

Loại phần mềm này thường gồm nhiều gói khác nhau với mức chi phí, số lượng users, mức dung lượng khác nhau để phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp. Mọi tính năng, giao diện, ngôn ngữ, tính bảo mật… đều được thiết kế tối ưu nhất cho trải nghiệm người dùng. 

•  Tăng cường đào tạo, hỗ trợ người dùng

Không chỉ là “bán phần mềm”, các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án trả phí còn “chạy đua” về cung cấp “dịch vụ” tốt nhất tới khách hàng. Do tính chất toàn diện cả về độ phủ và chiều sâu của các tính năng đáp ứng từng nghiệp vụ cụ thể của các tổ chức, doanh nghiệp ở nhiều quy mô và lĩnh vực, việc đào tạo, hỗ trợ, chăm sóc khách hàng là yếu tố cốt lõi để khách hàng có thể sử dụng sản phẩm hiệu quả, đồng thời gia tăng mức độ uy tín cho nhà cung cấp. Khi có khó khăn, sự cố phát sinh từ khách hàng,  đội ngũ nhân viên hỗ trợ của các hãng phần mềm có trách nhiệm sẵn sàng lắng nghe, giải đáp, tháo gỡ cho người dùng.

• Lắng nghe phản hồi của người dùng

Ngày nay, các hãng cung cấp phần mềm trả phí luôn tạo ra các cơ hội, môi trường cho phép người dùng phản hồi, đánh giá về sản phẩm, dịch vụ nói chung và đề xuất cải tiến phần mềm ngày một phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng của họ.

Các nhà cung cấp phần mềm luôn sẵn sàng lắng nghe, tiếp thu ý kiến của những khách hàng trải nghiệm để có thể cải tiến công cụ phù hợp hơn, đáp ứng những nhu cầu không ngừng thay đổi của người dùng.

Hạn chế:

Hạn chế lớn nhất của công cụ quản lý dự án là chi phí. Doanh nghiệp phải theo kịp các chi phí thường xuyên cũng như quy mô chi phí gia tăng theo thời gian. Bạn nên tính toán chi phí dài hạn cho nhiều năm trước khi bắt đầu “rót vốn” cho  một công cụ quản lý.

Trước mắt, nó có thể phù hợp với ngân sách của dự án, nhưng về lâu dài chi phí phải trả có thể nằm ngoài dự kiến ban đầu. Đồng thời, trong tương lai, mức giá để duy trì phần mềm có thể sẽ tăng theo biến động thị trường dù phần mềm không thay đổi. Vì vậy, đây cũng là vấn đề cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN, TĂNG NĂNG SUẤT VỚI AMIS CÔNG VIỆC

III. Đâu là phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp bạn? 

Nhắc lại các Lợi ích và hạn chế của các loại phần mềm quản lý dự án ở trên:

	Phần mềm quản lý dự án miễn phí (Free & Freemium)	Phần mềm quản lý dự án trả phí (Paid only)
Lợi ích	Lựa chọn hoàn hảo cho các cá nhân, đội nhóm nhỏ Không có cam kết về thanh toán,gia hạn tài khoản Không tốn chi phí về sản phẩm	Nhiều tính năng vượt trội hơn bản miễn phí Tăng cường đào tạo, hỗ trợ người dùng Lắng nghe phản hồi của người dùng
Hạn chế	Tính năng hạn chế Phát sinh các “chi phí ẩn”	Chi phí gia tăng theo thời gian

 

Sẽ không có phần mềm quản lý dự án nào là tốt nhất nếu nó không phù hợp, không đáp ứng được nhu cầu về công tác quản lý dự án của người quản lý. Mỗi dự án sẽ có quy mô, tính chất và mức độ quản lý khác nhau. Nhu cầu về sử dụng phần mềm hay những mong đợi khi trải nghiệm công cụ quản lý dự án cũng khác nhau đối với mỗi tổ chức.

Nếu doanh nghiệp đang vận hành những dự án có quy mô nhỏ, đặc thù công việc đơn giản thì việc cân nhắc lựa chọn những phần mềm quản lý dự án miễn phí là phù hợp. Về cơ bản, các tính năng sẵn có trong các phần mềm này được thiết kế nhằm đáp ứng những nhu cầu cơ bản của công việc quản lý dự án có cấu trúc đơn giản nhất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến những “cái giá” gián tiếp phải trả khi sử dụng những phần mềm quản lý dự án miễn phí đã được nêu ở phía trên bài viết. Không có gì là miễn phí 100%.

Ngược lại, khi doanh nghiệp đang sở hữu những dự án quy mô lớn, với phân hệ công việc, nhiều thành phần tham gia, ngân sách cho phép sẵn sàng trải nghiệm công cụ quản lý toàn diện thì các phần mềm trả phí là một lựa chọn số một.

Dù là công cụ nào, hãy đảm bảo rằng, lựa chọn phần mềm quản lý dự án của bạn xứng đáng với mức phí bỏ ra và những tính năng vượt trội của phần mềm sẽ mang lại hiệu quả quản lý dự án cho doanh nghiệp.

IV. Tổng kết

Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí hay trả phí vào công việc quản lý là giải pháp tối ưu đang ngày càng được nhiều cá nhân, đội nhóm, doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

Hiểu được các đặc trưng cơ bản của mỗi loại phần mềm, cân bằng giữa các lợi ích có được và mức phí đầu tư cho chúng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với thực tế và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình.

MISA tặng bạn “Mẫu Excel quản lý dự án miễn phí” để tìm hiểu và trải nghiệm lợi ích của việc sử dụng các công cụ quản lý dự án:

Bài viết liên quan: Quản lý dự án: Phạm vi, cách thức và kinh nghiệm thực hiện hiệu quả Top 9 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2021 Mẫu File Excel quản lý dự án: 10+ mẫu mới nhất dành cho năm 2022

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

 765