Đấu thầu là nhiệm vụ quan trọng nhất trong quản trị dự án. Lựa chọn nhà thầu phù hợp, doanh nghiệp có thể đảm bảo dự án được thực hiện một cách hiệu quả với chất lượng cao và chi phí hợp lý. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng biết tới các quy định cũng như mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu mới nhất.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ gửi tới bạn đọc mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu mới nhất theo quy định cùng những thông tin quan trọng đi kèm để đảm bảo hoạt động đấu thầu diễn ra hiệu quả.
1. Mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì?
Đấu thầu là quá trình mà chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu trong dự án để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp,… Bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau.
Để hoạt động đấu thầu diễn ra một cách khách quan, minh bạch, Quốc hội đã ban hành Luật Đấu thầu. Theo đó, mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một văn bản pháp lý quy định các nội dung cần thiết để tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với một dự án hoặc dự toán mua sắm. Mẫu kế hoạch này được ban hành kèm theo Nghị định số 63/2021/NĐ-CP ngày 28 tháng 6 năm 2021 của Chính phủ quy định về quản lý đầu tư công, mua sắm công và giám sát, đánh giá đầu tư.
2. Mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần có những nội dung gì?
Theo điểm a khoản 2 Điều 4 Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT quy định Tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu là Mẫu số 02A ban hành kèm theo Phụ lục Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT như sau:
Căn cứ Điều 39 Luật Đấu thầu 2023 quy định nội dung kế hoạch lựa chọn nhà thầu như sau:
– Tên gói thầu: Tên gói thầu thể hiện tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu. Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt, kế hoạch trên cần nêu tên thể hiện nội dung cơ bản của từng phần.
– Giá gói thầu:
+ Giá gói thầu là giá trị của gói thầu được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Giá gói thầu bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. Giá gói thầu được cập nhật trong thời hạn 28 ngày trước ngày mở thầu nếu cần thiết;
+ Đối với gói thầu chia phần thì ghi rõ giá gói thầu và giá ước tính cho từng phần trong giá gói thầu;
+ Đối với gói thầu áp dụng tùy chọn mua thêm quy định tại khoản 8 Điều 39 Luật Đấu thầu 2023, giá gói thầu không bao gồm giá trị của tùy chọn mua thêm.
Chính phủ quy định chi tiết về nội dung giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
– Nguồn vốn:
Đối với mỗi gói thầu phải nêu rõ nguồn vốn đã được xác định hoặc phê duyệt. Trường hợp sử dụng vốn ODA, vốn vay ưu đãi của nhà tài trợ nước ngoài thì phải ghi rõ tên nhà tài trợ và cơ cấu nguồn vốn, bao gồm vốn tài trợ, vốn đối ứng trong nước. Đối với dự toán mua sắm, trường hợp gói thầu có thời gian thực hiện dài hơn 01 năm, nguồn vốn có thể được xác định trên cơ sở dự toán mua sắm của năm ngân sách và dự kiến dự toán mua sắm của các năm ngân sách tiếp theo.
– Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu:
+ Đối với mỗi gói thầu phải xác định cụ thể hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu; lựa chọn nhà thầu trong nước hoặc quốc tế; áp dụng hoặc không áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng;
+ Đối với dự án áp dụng kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu, ghi theo nội dung phù hợp với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu.
– Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu:
Kế hoạch cần nêu rõ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu và thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu. Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu được tính từ khi phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, được ghi rõ theo tháng hoặc quý trong năm. Trường hợp đấu thầu rộng rãi có áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu được tính từ khi phát hành hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển.
– Loại hợp đồng:
+ Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải xác định cụ thể loại hợp đồng theo quy định tại Điều 64 của Luật Đấu thầu 2023 để làm căn cứ lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; ký kết hợp đồng;
+ Đối với dự án áp dụng kế hoạch tổng thể khi chọn nhà thầu, ghi theo nội dung phù hợp với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu.
– Thời gian thực hiện gói thầu:
Thời gian thực hiện gói thầu được tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày nghiệm thu hoàn thành công trình, hàng hóa (bao gồm cả dịch vụ liên quan, nếu có), dịch vụ phi tư vấn, tư vấn. Thời gian thực hiện gói thầu được tính theo số ngày, số tuần, số tháng hoặc số năm, không bao gồm thời gian hoàn thành nghĩa vụ bảo hành, thời gian giám sát tác giả đối với gói thầu tư vấn (nếu có).
– Tùy chọn mua thêm (nếu có):
+ Tùy chọn mua thêm là khả năng chủ đầu tư mua bổ sung hàng hóa, dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn của gói thầu ngoài khối lượng nêu trong hợp đồng;
+ Trường hợp gói thầu áp dụng tùy chọn mua thêm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải ghi rõ khối lượng, số lượng, giá trị ước tính của phần tùy chọn mua thêm;
+ Tùy chọn mua thêm được thực hiện khi đáp ứng đủ các điều kiện: nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi, đàm phán giá; khối lượng mua thêm không vượt 30% của khối lượng hạng mục tương ứng nêu trong hợp đồng; có dự toán được phê duyệt đối với khối lượng mua thêm; đơn giá của hàng hóa, dịch vụ mua thêm không được vượt đơn giá của các hàng hóa, dịch vụ tương ứng trong hợp đồng; chỉ áp dụng trong thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
– Giám sát hoạt động đấu thầu (nếu có).
3. Nguyên tắc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Theo điều 37 của Luật Đấu thầu (22/2023/QH15), nguyên tắc lập kế hoạch chọn nhà thầu được quy định như sau:
- Kế hoạch được lập cho toàn bộ dự án, dự toán mua sắm. Đối với dự toán mua sắm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được lập trên cơ sở dự toán mua sắm của năm ngân sách và dự kiến dự toán mua sắm của các năm ngân sách tiếp theo. Trường hợp chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho toàn bộ dự án, dự toán mua sắm thì lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho một hoặc một số gói thầu để thực hiện trước.
- Trường hợp gói thầu có thời gian thực hiện dài hơn 01 năm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải nêu rõ thời gian thực hiện gói thầu, giá gói thầu trên cơ sở toàn bộ thời gian thực hiện gói thầu.
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải ghi rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu.
- Việc phê duyệt kế hoạch phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện; bảo đảm tính đồng bộ của dự án, dự toán mua sắm và phù hợp với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu được duyệt (nếu có).
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được lập sau khi có dự toán mua sắm, quyết định phê duyệt dự án hoặc đồng thời với quá trình lập dự án, dự toán mua sắm hoặc trước khi có quyết định phê duyệt dự án đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án.
4. Ứng dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý dự án đấu thầu
Quản lý đấu thầu hay quản lý dự án sau khi đấu thầu thành công là một hoạt động phức tạp. Với các quy trình và sự phối hợp thủ công, đội ngũ quản lý có thể đối mặt với rất nhiều thách thức ảnh hưởng đến tiến độ, sự thành công của dự án như:
- Kéo dài thời gian và tăng chi phí: Quy trình thủ công làm tăng thời gian cần thiết để xử lý hồ sơ mời thầu, đánh giá đề xuất và quản lý hợp đồng, dẫn đến tăng chi phí quản lý dự án.
- Khó khăn trong quản lý tài liệu: Việc theo dõi và lưu trữ tài liệu dự án một cách có hệ thống trở nên khó khăn, làm tăng rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc tài liệu.
- Khó khăn trong việc theo dõi và báo cáo tiến độ: Thiếu dữ liệu và hệ thống báo cáo để theo dõi tiến độ công việc và đồng bộ đến các bên liên quan, ảnh hưởng đến việc đánh giá, điều chỉnh kế hoạch dự án.
- Giao tiếp và hợp tác kém hiệu quả: Khó khăn trong việc duy trì giao tiếp mạch lạc, hợp tác giữa các bên liên quan do thiếu các công cụ giao tiếp và hợp tác trực tuyến.
- Rủi ro sai sót cao: Việc xử lý tài liệu, dữ liệu, phối hợp công việc thủ công tăng khả năng mắc lỗi và sai sót trong quản lý thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng quyết định.
Ứng dụng các nền tảng công nghệ như bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số hỗ trợ doanh nghiệp loại bỏ những khó khăn trên để quản lý dự án một cách hiệu quả, thông minh.
Với các ứng dụng được kết nối chặt chẽ với nhau trong một nền tảng thống nhất, dưới đây là cách các doanh nghiệp tối ưu hoạt động vận hành và quản lý dự án cùng MISA AMIS Văn phòng số.
- Lưu trữ và quản lý tài liệu: AMIS Văn cho phép đội ngũ số hóa, lưu trữ, quản lý và phân loại tất cả tài liệu liên quan đến dự án đấu thầu, từ hồ sơ mời thầu, đề xuất của nhà thầu, đến hợp đồng, báo cáo dự án.
- Theo dõi và quản lý tiến độ dự án tức thời: Với AMIS Công việc, đội ngũ quản lý dự án sở hữu công cụ đắc lực để lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, đảm bảo mọi công việc tiến triển theo kế hoạch.
- Tự động hóa quy trình phê duyệt, ký kết: AMIS Quy trình hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình phê duyệt, ký kết, các luồng công việc phối hợp liên phòng ban, giúp giảm thiểu thời gian và tăng cường hiệu quả làm việc.
- Tạo môi trường cộng tác thông minh: MISA AMIS Văn phòng số thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan trong dự án thông qua việc bình luận, giao tiếp ngay trên công việc và tích hợp với các công cụ như email, hệ thống nhắn tin.
- Phân tích dữ liệu: Hệ thống báo cáo đa chiều cung cấp cho đội ngũ quản lý dữ liệu đầy đủ để đánh giá hiệu suất dự án, quy trình đấu thầu, giúp nhận diện vấn đề và cải thiện quy trình làm việc.
5. Tạm kết
Một mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu chuẩn sẽ cung cấp một khung làm việc rõ ràng và toàn diện, giúp quá trình đấu thầu diễn ra một cách minh bạch, công bằng và hiệu quả. Đồng thời với sự trợ giúp của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu hóa toàn bộ hoạt động và quy trình đấu thầu cũng như quản lý dự án.
Mời bạn dùng thử miễn phí MISA AMIS Văn phòng số để khám phá sức mạnh của bộ giải pháp này trong việc quản lý công việc, dự án.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
