Kiến thức Quản lý - điều hành Báo cáo công việc: Tiêu chuẩn cần biết & cách thức tạo...

Báo cáo công việc: Tiêu chuẩn cần biết & cách thức tạo nên báo cáo hoàn hảo năm 2022

Nếu là một người làm việc khoa học và luôn hướng tới tối ưu năng suất, chắc chắn bạn không thể bỏ qua các bài viết về báo cáo công việc với những nội dung vô cùng hữu ích mà MISA AMIS sẽ chia sẻ dưới đây.

NHẬN VỀ MIỄN PHÍ CÁC MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC CÔNG TY TẠI ĐÂY

1. Báo cáo công việc là gì? 

Báo cáo công việc là một tài liệu thể hiện kết quả, cách thức làm việc, tiến độ công việc và cung cấp bản tóm tắt cùng các ghi chú liên quan đến các vấn đề công việc của một cá nhân, đội nhóm, phong ban hoặc doanh nghiệp. 

Tùy theo đặc trưng công việc mà bạn có thể thiết kế các báo cáo theo ngày, tuần, tháng… hoặc sau khi hoàn thành công việc, báo cáo công việc từ xa, báo cáo dự án để làm căn cứ theo dõi, giám sát. 

2. Mục đích và tầm quan trọng của báo cáo công việc

Bảng báo cáo trình bày chi tiết về tiến độ, nội dung và các đề xuất khác về những khía cạnh liên quan đến công việc. Các thông tin thể hiện trong báo cáo được tổng hợp từ nhiều lĩnh vực chức năng trong doanh nghiệp như: bán hàng, tài chính, kiểm soát hàng tồn kho, tuyển dụng nhân sự …

Trong doanh nghiệp, các báo cáo này thường được lập từ nhân viên với mục đích báo cáo hiệu quả thực hiện công việc lên cấp trên, cùng với đó là cung cấp những phân tích các hướng xử lý có thể được thực hiện để cải thiện các tình huống phát sinh trong thực tế. Vậy nên, báo cáo đóng vai trò như một công cụ hữu hiệu cho nhân viên cũng như doanh nghiệp khi cần ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, sáng suốt.

Không những thế, khả năng làm việc, năng lực và chuyên môn cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên được phản ảnh rõ nét thông qua những bản báo cáo họ làm ra. Đây cũng là cơ sở để cấp trên có thêm thông tin đánh giá về nhân sự của mình. 

3. Hướng dẫn cách lập báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất

Các báo cáo dự án, công việc cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, sắp xếp theo đúng cấu trúc và quan trọng nhất là nội dung báo cáo phải cung cấp thông hữu ích và đúng thực tế.

Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo nên một bản báo cáo hoàn chỉnh:

  • Xác định mục đích viết báo cáo: trước tiên cần xác định chính xác loại báo cáo mình đang viết là loại gì, viết với mục đích gì và trong thời gian bao lâu.
  • Xây dựng đề cương tổng quát: với các hạng mục chính nhất cần đưa vào bản báo cáo.
  • Xây dựng đề cương chi tiết: việc này giúp người làm báo cáo đi đúng hướng, tránh được các thiếu sót trong bài báo cáo của mình, sau đó hãy sắp xếp dàn ý sao cho logic, khoa học, dễ hiểu.
  • Liệt kê và đánh giá: liệt kê ở mức chi tiết nhất (đặc biệt ở phần ghi chú) các nhiệm vụ con, sau đó đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được.
  • Đề xuất/ giải pháp: đưa ra đề xuất về phương án khắc phục nhược điểm, tồn đọng và đề xuất phát triển nội dung để nâng cao hiệu quả công việc.

4. Cấu trúc hoàn chỉnh của một bản báo cáo công việc

Các nội dung chính của một bảng báo cáo kết quả công việc gồm: trang tiêu đề, tóm tắt nội dung chính, mục lục, mở đầu, phần thân chính và kết luận:

  • Trang tiêu đề: gồm tên báo cáo và ngày gửi, ngoài ra bạn có thể liệt kê tên tác giả và tên nhóm/ doanh nghiệp/ tổ chức thực hiện báo cáo.
  • Tóm tắt nội dung chính: nêu bật các vấn đề quan trọng để người đọc có thể đọc mà không cần xem toàn bộ tài liệu.
  • Mục lục: đánh dấu tiêu đề các mục cha, con và số trang tương ứng, giúp người đọc báo cáo tìm kiếm thông tin họ cần nhanh hơn. 
  •  Phần giới thiệu: truyền đạt lý do vì sao bạn viết báo cáo (bạn có thể xem trước nhanh các vấn đề bạn muốn giải quyết của các câu hỏi cần trả lời). 
  • Phần thân chính: giải thích chi tiết về kết quả báo cáo, đồng thời cung cấp những phân tích và đánh giá tổng quan về công việc, dự án của bạn, từ đó có sự liên hệ chúng với chủ đề báo cáo.
  • Kết luận: đưa ra đề xuất của bạn về những nhiệm vụ hoặc dự án tiếp theo, nếu có thể hãy đánh số theo thứ tự quan trọng, ưu tiên đối với các đề xuất này.

Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bảng báo cáo đầy đủ và chuẩn chỉnh. Mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo. Tuy nhiên, cho dù là báo cáo nào thì luôn cần đảm bảo tính rõ ràng, logic, đầy đủ, sao cho chính người viết cũng như người nhận báo cáo có thể dễ dàng đọc, hiểu và có đủ căn cứ để ra quyết định.

Thông thường, mỗi công ty đều có các biểu mẫu file báo cáo riêng mà bạn có thể hoàn thiện dựa theo nó. Nếu không, hãy xin ý kiến đồng nghiệp, hỏi trực tiếp sếp của mình để định hướng đúng nội dung và hình thức, hoặc tham khảo mục VII dưới đây để sở hữu các mẫu báo cáo hoàn hảo nhất.

5. Hướng dẫn lập kế hoạch báo cáo khoa học

Trước khi soạn thảo một báo cáo, cần xác định rõ ràng mục tiêu và chủ đề hướng tới. Nếu mục tiêu chưa đủ rõ ràng, hãy tập trung vào thông điệp bạn muốn truyền đạt. Thu thập tất cả các tài liệu hỗ trợ có liên quan để tham khảo và làm căn cứ đưa ra kết luận hoặc các đề xuất. Các tài liệu bạn có thể cần cho báo cáo của mình bao gồm: đồ thị, biểu đồ, bảng câu hỏi, khảo sát và thông tin thống kê

Trong quá trình viết báo cáo luôn cần tập trung bám sát mục đích của bản báo cáo. Đồng thời tập trung vào việc kiểm soát tiến độ báo cáo của bạn. Báo cáo cần cung cấp một cái nhìn tổng quan về công việc bạn đã hoàn thành, trình tự hoàn thành và liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không.

6. Mẹo nâng cao hiệu quả của báo cáo

Mách bạn một số “bí kíp” giúp bảng báo cáo tiến độ công việc của bạn trở nên hiệu quả và được cấp trên đánh giá cao hơn:

  • Sử dụng các tiêu đề rõ ràng để cải thiện khả năng đọc – hiểu báo cáo. Các tiêu đề phải chính xác và có thể bao gồm công việc đã hoàn thành, mục tiêu trong vài tháng tới, những trở ngại và giải pháp. 
  • Truyền đạt ý tưởng bằng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp, tránh dùng từ ngữ hoa mỹ, lan man.
  • Đi thẳng vào những điểm quan trọng và luôn thể hiện báo cáo ngắn gọn nhưng đủ ý nhất có thể.
  • Luôn khách quan, bám sát vào những điểm chính và cho phép người đọc báo cáo có thể đưa ra kết luận tương ứng, tránh đưa cảm xúc chủ quan của bạn vào báo cáo.
  • Rà soát lại báo cáo trước khi đệ trình để đảm bảo không có lỗi chính tả, lỗi định dạng và các lỗi không đáng có khác.

7. Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất hiện nay

1. Mẫu báo cáo công việc theo ngày

Sau mỗi một ngày làm việc, bạn sẽ liệt kê những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Báo cáo theo ngày cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch các ngày tiếp theo sao cho phù hợp nhất.

NHẬN VỀ MIỄN PHÍ CÁC MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY

2. Mẫu báo cáo công việc theo tuần

Cuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Nâng cấp với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần có cái nhìn rộng hơn để đánh giá kết quả đạt được sau một tuần, từ đó đưa ra các đề xuất, cải tiến phù hợp.

NHẬN VỀ MIỄN PHÍ CÁC MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG TUẦN

3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng/ quý/ năm

Đây là mẫu báo cáo được thực hiện sau mỗi tháng, quý hoặc năm, chính là báo cáo lớn tổng hợp từ những báo cáo con của ngày hay tuần. Trong đây, cần nhiều hơn những thông tin được tổng hợp từ kết quả của các báo cáo con trước đó, để nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động công việc, dự án cũng năng suất làm việc nhân viên của mình, từ đó đưa ra các phương án xử lý kịp thời cũng như định hướng kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.

NHẬN VỀ MIỄN PHÍ CÁC MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC THÁNG

8. Báo cáo công việc từ xa tự động, trực quan, dài hạn nhờ phần mềm quản lý công việc

Thay vì báo cáo thủ công, mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ, hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập báo cáo tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên.

Với AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào.

>> Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc:

Giao diện báo cáo tổng quan trên AMIS Công Việc
Giao diện báo cáo tổng quan trên AMIS Công Việc
Báo cáo về tình trạng phân bổ nguồn lực
Báo cáo về tình trạng phân bổ nguồn lực
Báo cáo khối lượng công việc theo đầu nhân viên
Báo cáo khối lượng công việc theo đầu nhân viên
Báo cáo khối lượng công việc theo thời gian
Báo cáo khối lượng công việc theo thời gian
Báo cáo phân loại công việc theo Eisenhower
Báo cáo phân loại công việc theo Eisenhower

Kết luận

Báo cáo công việc của mỗi cá nhân, bộ phận sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ra quyết định sáng suốt, kịp thời, cũng là công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Với tầm quan trọng này, hi vọng bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin hữu ích giúp bạn sở hữu bí quyết tạo nên những mẫu báo cáo tiến độ công việc tốt và khoa học, nâng cao năng suất cá nhân cũng như hiệu quả công việc chung của doanh nghiệp. 


Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.

 235 

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này