Báo cáo công việc giúp quản lý theo dõi tiến độ công việc, dự án, hiệu suất làm việc của từng nhân viên và cung cấp dữ liệu cần thiết để điều chỉnh nhiệm vụ, phân bổ tài nguyên, nguồn lực một cách hiệu quả. Thông qua các bản báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, người đứng đầu đội nhóm có thể đánh gia được năng lực chuyên môn, tinh thần thái độ cũng như khó khăn nhân viên đang gặp phải hỗ trợ kịp thời, lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các mẫu báo cáo công việc chi tiết cùng với những hướng dẫn cụ thể để bạn có thể soạn thảo một báo cáo chuyên nghiệp, rõ ràng và đầy đủ nhất.
1. Báo cáo công việc là gì?
Báo cáo công việc là một tài liệu được soạn thảo nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động, tiến trình và kết quả của công việc, dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Nó là công cụ quan trọng giúp các cá nhân hay nhóm làm việc có thể báo cáo lại cho cấp trên hoặc các bên liên quan về những gì đã được thực hiện, những khó khăn gặp phải và những thành tựu đạt được.
Báo cáo công việc không chỉ hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu quả công việc mà còn là cơ sở để lập kế hoạch và điều chỉnh chiến lược phát triển trong tương lai.
Tùy theo đặc trưng công việc mà bạn có thể thiết kế các báo cáo theo ngày, tuần, tháng,… hoặc sau khi hoàn thành công việc, dự án. Báo cáo ở đây cũng có thể là báo cáo công việc của cá nhân, đội nhóm, phòng ban hoặc doanh nghiệp.
2. Tầm quan trọng của báo cáo tiến độ công việc
Báo cáo công việc không chỉ trình bày chi tiết về tiến độ công việc, các nhiệm vụ mà còn là nền tảng để đưa ra các đề xuất cải tiến. Thông qua việc tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau như bán hàng, tài chính, quản lý kho, nhân sự,… báo cáo này cung cấp một cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp. Nhân viên sử dụng báo cáo để trình bày hiệu quả công việc của mình lên cấp trên và đề xuất các giải pháp cho các vấn đề phát sinh, làm sao cho phù hợp, hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, báo cáo tiến độ công việc còn là công cụ đắc lực trong việc đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời, giúp doanh nghiệp nắm bắt, ứng phó linh hoạt với các thách thức. Đồng thời, nó cũng phản ánh khách quan về năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm của nhân viên, giúp cấp trên có thêm những thông tin quan trọng để đánh giá và phát triển đội ngũ của mình.
Xem thêm: TOP 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả nhất năm 2024
3. Các hạng mục báo cáo công việc cần có
Để lập nên một bản báo cáo hoàn chỉnh, trước hết người lập cần xác định rõ mục đích viết báo cáo cũng như nội dung chính. Nội dung của báo cáo tuỳ vào các mục đích khác nhau có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên luôn cần đảm bảo các hạng mục sau:
- Liệt kê các kết quả công việc đã đạt được
- Nêu lên những vấn đề còn tồn đọng hoặc vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch
- Lập kế hoạch khắc phục các phát sinh, tồn đọng
- Cung cấp thêm các thông tin liên quan đến công việc
Để tạo được form báo cáo công việc khoa học, hiệu quả, thông thường người lập báo cáo sẽ tập trung vào ba điểm chính:
3.1. Báo cáo kết quả đạt được
Nội dung của một bản báo cáo cần bao gồm kết quả của những nhiệm vụ mà cá nhân đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Kết quả có thể là đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc đã đạt được bao nhiêu %, đều cần nêu rõ trong báo cáo.
3.2. Chỉ ra các vấn đề hoặc thách thức
Một trong những nội dung quan trọng của báo cáo công việc là theo dõi và báo cáo kịp thời những vấn đề mà cá nhân hoặc đội nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Không chỉ dừng lại ở việc nêu vấn đề, người lập báo cáo còn cần chủ động đưa ra các đề xuất để giải quyết các vấn đề đó. Việc này giúp cho các cá nhân trong công ty biết được việc họ cần làm, cũng như tránh được những vấn đề tương tự có thể xảy ra trong tương lai.
3.3. Lập những kế hoạch tiếp theo
Sau khi tổng hợp kết quả, người lập mẫu báo cáo công việc cần chỉ ra những nhiệm vụ cần thực hiện sắp tới. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản lý chuẩn bị những tài liệu cần thiết, phân bổ thời gian cũng như dự trù nhân lực, vật lực một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động tương lai. Thêm vào đó, việc chỉ rõ những kế hoạch trong form báo cáo góp phần giúp cho người đứng đầu xác định hướng đi sắp tới của toàn bộ dự án và trả lời được câu hỏi “Dự án có đang đi đúng hướng hay không?” để kịp thời điều chỉnh.
4. Top 7 mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần phổ biến hiện nay
4.1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Sau mỗi một ngày làm việc, bạn sẽ liệt kê những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Báo cáo theo ngày cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch các ngày tiếp theo sao cho phù hợp nhất.
4.2. Mẫu báo cáo công việc theo tuần
Cuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Nâng cấp với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần có cái nhìn rộng hơn để đánh giá kết quả đạt được sau một tuần, từ đó đưa ra các đề xuất, cải tiến phù hợp.
4.3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng/ quý/ năm
Đây là mẫu báo cáo được thực hiện sau mỗi tháng, quý hoặc năm, chính là báo cáo lớn tổng hợp từ những báo cáo con của ngày hay tuần. Trong đây, cần nhiều hơn những thông tin được tổng hợp từ kết quả của các báo cáo con trước đó, để nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động công việc, dự án cũng năng suất làm việc nhân viên của mình, từ đó đưa ra các phương án xử lý kịp thời cũng như định hướng kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.
4.4. Mẫu báo cáo tiến độ công việc dự án
Báo cáo theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp. Mẫu báo cáo công việc này cung cấp thông tin về tình trạng, kết quả, khó khăn và các mốc quan trọng của dự án, từ đó giúp quản lý dự án hiệu quả hơn.
4.5. Mẫu báo cáo tiến độ sản xuất
Mẫu file báo cáo công việc này tập trung vào tình hình sản xuất như số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, thiết bị, năng suất lao động,… Doanh nghiệp sẽ quản lý và cải thiện quy trình sản xuất, cũng như lên kế hoạch sản xuất phù hợp.
4.6. Mẫu báo cáo khách hàng
Loại báo cáo này cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh với khách hàng, như số lượng khách hàng, doanh thu, tình trạng đơn hàng, phản hồi của khách hàng,… Qua đó hỗ trợ việc quản lý quan hệ khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.
4.7. Mẫu báo cáo sự cố
Đây là báo cáo về các sự cố, vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động bao gồm lỗi hệ thống, sự cố thiết bị, khiếu nại của khách hàng.
Mẫu báo cáo này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định và khắc phục các sự cố, đồng thời tìm ra các biện pháp phòng ngừa.
5. Cách viết báo cáo công việc cho sếp chuyên nghiệp nhất
Các báo cáo dự án, công việc cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, sắp xếp theo đúng cấu trúc và quan trọng nhất là nội dung báo cáo phải cung cấp thông hữu ích và đúng thực tế.
Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo nên một bản báo cáo hoàn chỉnh:
- Xác định mục đích viết báo cáo: trước tiên cần xác định chính xác loại báo cáo mình đang viết là loại gì, viết với mục đích gì và trong thời gian bao lâu.
- Xây dựng đề cương tổng quát: với các hạng mục chính nhất cần đưa vào bản báo cáo.
- Xây dựng đề cương chi tiết: việc này giúp người làm báo cáo đi đúng hướng, tránh được các thiếu sót trong bài báo cáo của mình, sau đó hãy sắp xếp dàn ý sao cho logic, khoa học, dễ hiểu.
- Liệt kê và đánh giá: liệt kê ở mức chi tiết nhất (đặc biệt ở phần ghi chú) các nhiệm vụ con, sau đó đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được.
- Đề xuất/ giải pháp: đưa ra đề xuất về phương án khắc phục nhược điểm, tồn đọng và đề xuất phát triển nội dung để nâng cao hiệu quả công việc.
Để nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp thay đổi, hỗ trợ phối hợp kịp thời giữa các phòng ban. Doanh nghiệp hãy tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Công việc của MISA:
- Nhân viên tự động gửi báo cáo định kỳ qua Email hoặc thông báo cho quản lý trên phần mềm.
- Ban lãnh đạo theo dõi tiến độ, báo cáo công việc nhanh chóng, real-time, không mất thời gian chờ trợ lý tổng hợp của từng phòng ban, nhân viên.
- Quản lý không mất thời gian đôn thúc nhân sự gửi lại báo cáo để tổng hợp trình ban giám đốc.
- Báo cáo phản ánh chính xác và nhanh chóng tình hình công việc thực tế như số lượng, năng suất, tiến độ hoàn thành,… tránh được rủi ro sai sót thông tin trong quá trình tổng hợp thủ công.
- Lưu trữ báo cáo tập trung tại 1 nơi, dễ dàng truy soát lại khi cần.
6. Cấu trúc báo cáo tiến độ công việc từ xa hoàn chỉnh
Các nội dung chính của một bảng báo cáo kết quả công việc gồm: trang tiêu đề, tóm tắt nội dung chính, mục lục, mở đầu, phần thân chính và kết luận:
- Trang tiêu đề: Gồm tên báo cáo và ngày gửi, ngoài ra bạn có thể liệt kê tên tác giả và tên nhóm/ doanh nghiệp/ tổ chức thực hiện báo cáo.
- Tóm tắt nội dung chính: Nêu bật các vấn đề quan trọng để người đọc có thể đọc mà không cần xem toàn bộ tài liệu.
- Mục lục: Đánh dấu tiêu đề các mục cha, con và số trang tương ứng, giúp người đọc báo cáo tìm kiếm thông tin họ cần nhanh hơn.
- Phần giới thiệu: Truyền đạt lý do vì sao bạn viết báo cáo (bạn có thể xem trước nhanh các vấn đề bạn muốn giải quyết của các câu hỏi cần trả lời).
- Phần thân chính: Giải thích chi tiết về kết quả báo cáo, đồng thời cung cấp những phân tích và đánh giá tổng quan về công việc, dự án của bạn, từ đó có sự liên hệ chúng với chủ đề báo cáo.
- Kết luận: Đưa ra đề xuất của bạn về những nhiệm vụ hoặc dự án tiếp theo, nếu có thể hãy đánh số theo thứ tự quan trọng, ưu tiên đối với các đề xuất này.
Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bảng báo cáo đầy đủ và chuẩn chỉnh. Mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo. Tuy nhiên, cho dù là báo cáo nào thì luôn cần đảm bảo tính rõ ràng, logic, đầy đủ, sao cho chính người viết cũng như người nhận báo cáo có thể dễ dàng đọc, hiểu và có đủ căn cứ để ra quyết định.
Thông thường, mỗi công ty đều có các biểu mẫu file báo cáo riêng mà bạn có thể hoàn thiện dựa theo nó. Nếu không, hãy xin ý kiến đồng nghiệp, hỏi trực tiếp sếp của mình để định hướng đúng nội dung và hình thức, hoặc tham khảo mục VII dưới đây để sở hữu các mẫu báo cáo hoàn hảo nhất.
Xem thêm: 25+ Phần mềm quản lý công việc tốt và hiệu quả nhất 2024
7. Các bước viết báo cáo công việc
Viết báo cáo công việc đòi hỏi sự chuẩn xác và chi tiết để đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả và đầy đủ. Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn soạn thảo một báo cáo công việc chuyên nghiệp:
7.1. Xác định mục đích
Dù là các bản báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm, bạn đều cần xác định rõ mục đích của bản báo cáo là gì trước khi viết. Việc xác định mục đích, nội dung là điều kiện bắt buộc để tạo nên một bản báo cáo có giá trị sử dụng. Báo cáo công việc chỉ được phép chứa đựng những thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà lãnh đạo hoặc quản lý quan tâm. Viết lan man, không có mục tiêu rõ ràng, không mang đến giá trị cho người đọc là điều tối kị mà người lập báo cáo cần tránh.
Báo cáo công việc được tạo lập để xác định thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Do đó, báo cáo có thể có nhiều loại khác nhau và được xác định dựa trên mục tiêu của người lập. Ví dụ, báo cáo một dự án kinh doanh phải bao gồm các nội dung cơ bản như: chi phí tài chính, doanh thu, lợi nhuận,… của dự án đó. Vậy nên trước khi bắt tay viết một bản báo cáo, hãy cân nhắc kỹ các mục tiêu mà bạn muốn hướng đến trong báo cáo đó cùng các nội dung chính sẽ được đề cập đến.
7.2. Biên soạn tài liệu nghiên cứu
Bước này không bắt buộc bởi không phải loại báo cáo công việc nào cũng cần tài liệu nghiên cứu. Tuy nhiên, nếu dự án yêu cầu cầu việc nghiên cứu kỹ lưỡng thì người lập báo cáo cần trích dẫn tất cả các nguồn tham khảo. Đặc điểm của các tài liệu nghiên cứu là phải liên quan, bám sát, làm rõ phục vụ cho việc làm nội dung và mục đích của báo cáo. Những phần trích dẫn này có thể đưa riêng vào phụ lục báo báo.
7.3. Thiết kế trang bìa
Việc đầu tiên cần làm khi bắt tay vào tạo một form báo cáo công việc là tạo lập trang bìa hoặc trang tiêu đề. Trang này cần chứa đựng đầy đủ các thông tin của người lập báo cáo, bao gồm: tên người lập báo cáo, chi tiết liên hệ,… cũng như thông tin của dự án: tên dự án, tên công ty, mục đích thực hiện báo cáo,… Vì đây là “bộ mặt” của toàn bộ bản báo cáo nên cần được thiết kế rõ ràng, khoa học, tạo ấn tượng tốt cho người đọc trước khi họ đi sâu vào những nội dung chi tiết.
7.4. Viết tóm tắt
Phần tiếp theo của việc viết báo cáo là lên một bản tóm tắt về dự án. Phần này yêu cầu người viết báo cáo phải đưa ra một cái nhìn chung về tiến trình của toàn bộ dự án, không đi sâu vào thông tin chi tiết, để một người không có thời gian đọc toàn bộ báo cáo kỹ lưỡng vẫn có thể hình dung được bức tranh toàn cảnh của dự án thông qua tóm tắt này.
7.5. Viết phần giới thiệu
Nội dung của phần giới thiệu phải cho người đọc biết lý do ra đời, mục đích của bản báo cáo và nêu ra những nguồn tài liệu đã sử dụng cho việc nghiên cứu (nếu có). Người xem có thể nắm được tổng quan nội dung, mục đích của bản báo cáo thông qua việc nhìn vào phần giới thiệu. Vậy nên, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ rõ ràng, đầy đủ và đánh dấu các nội dung quan trọng.
7.6. Đưa ra kết luận
Trong phần này, người viết báo cáo cần đưa ra một bản tóm tắt cơ bản về các nghiên cứu hoặc đánh giá về từng nhiệm vụ cụ thể, các kết quả đã đạt được cũng như những thiếu sót cần khắc phục. Đây là tiền đề để dẫn dắt người đọc đọc đến phần cuối của bản báo cáo, đó là đưa ra các giải pháp và đề xuất.
7.7. Đưa ra các đề xuất
Phần cuối cùng của một bản báo cáo công việc là đưa ra những đề xuất, kiến nghị của người làm báo cáo đối với những vấn đề còn tồn đọng trong dự án như: công việc đang còn thiếu những gì, cần bổ sung những yếu tố nào (nhân công, chi phí,…) để dự án đáp ứng được về tiến độ và chất lượng.
Nên nhớ những đề xuất, kiến nghị này mang lại lợi ích cho toàn bộ tập thể chứ không của riêng một cá nhân nào. Vì vậy, hãy mạnh dạn đề xuất để cấp trên nắm được. Việc này đồng thời cũng thể hiện sự chủ động, tinh thần trách nhiệm cao và mức độ chắc nghiệp vụ của bạn.
8. 7 lưu ý khi báo cáo công việc cho sếp
Khi báo cáo công việc cho cấp lãnh đạo, bạn cần đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết và logic. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng không thể bỏ qua:
- Trình bày thông tin một cách rõ ràng và chỉ tập trung vào các yếu tố quan trọng, tránh việc dùng từ ngữ phức tạp và văn phong khó hiểu.
- Báo cáo nên có tiêu đề, mục lục, phần giới thiệu, nội dung chính, kết luận và đề xuất (nếu có) để người đọc nắm bắt nội dung một cách dễ dàng.
- Dựa trên kết quả công việc, đề xuất những hướng phát triển tiếp theo, giúp cải thiện hoạt động và đạt được kết quả tốt hơn.
- Trước khi gửi báo cáo, hãy đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hoặc sai sót nào xuất hiện trong văn bản.
- Sử dụng dữ liệu cụ thể, con số, biểu đồ và đồ thị để minh họa và chứng minh kết quả công việc của bạn.
- Nếu gặp khó khăn trong quá trình thực hiện công việc, hãy nêu rõ các vấn đề và đề xuất giải pháp để vượt qua.
- Hãy chuẩn bị sẵn sàng trả lời các câu hỏi hoặc cung cấp thêm thông tin nếu cấp lãnh đạo muốn biết rõ hơn về báo cáo của bạn.
9. 5 mẹo nâng cao hiệu quả của báo cáo công việc
Mách bạn một số “bí kíp” giúp bảng báo cáo tiến độ công việc của bạn trở nên hiệu quả và được cấp trên đánh giá cao hơn:
- Sử dụng các tiêu đề rõ ràng để cải thiện khả năng đọc – hiểu báo cáo. Các tiêu đề phải chính xác và có thể bao gồm công việc đã hoàn thành, mục tiêu trong vài tháng tới, những trở ngại và giải pháp.
- Truyền đạt ý tưởng bằng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp, tránh dùng từ ngữ hoa mỹ, lan man.
- Đi thẳng vào những điểm quan trọng và luôn thể hiện báo cáo ngắn gọn nhưng đủ ý nhất có thể.
- Luôn khách quan, bám sát vào những điểm chính và cho phép người đọc báo cáo có thể đưa ra kết luận tương ứng, tránh đưa cảm xúc chủ quan của bạn vào báo cáo.
- Rà soát lại báo cáo trước khi đệ trình để đảm bảo không có lỗi chính tả, lỗi định dạng và các lỗi không đáng có khác.
10. Phần mềm quản lý công việc – Báo cáo tiến độ công việc từ xa tự động, trực quan, dài hạn
Báo cáo thủ công, nhân viên mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ. Người quản lý sẽ cần tổng hợp báo cáo của nhiều cá nhân, phòng ban,… mới nắm được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Chưa kể, doanh nghiệp phải tổ chức các buổi họp thường xuyên và kéo dài chỉ để cập nhật tiến độ, báo cáo công việc.
Hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập báo cáo tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên.
Với AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào.
Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc:
- Lên kế hoạch, phân công và quản lý công việc, dự án tập trung trên một nền tảng.
- Các thành viên có thể sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về các nhiệm vụ, đưa ra ý kiến hoặc yêu cầu sự hỗ trợ đồng thời cập nhật tiến độ công việc trên từng thẻ công việc (% hoàn thành, vấn đề gặp phải và bất kỳ thay đổi nào so với kế hoạch ban đầu).
- Quản lý và nhân viên theo dõi thời gian làm việc thực tế trên mỗi nhiệm vụ, giúp quản lý thời gian hiệu quả.
- Theo dõi tiến độ công việc, dự án với hệ thống báo cáo được cập nhật tức thời. Hệ thống, tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành.
- Đo lường chính xác hiệu suất nhân sự, phòng ban, toàn doanh nghiệp.
- Nhắc nhở khi công việc sắp đến hạn hoàn thành, cảnh báo tiến độ thông minh.
Kết luận
Báo cáo công việc của mỗi cá nhân, bộ phận sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ra quyết định sáng suốt, kịp thời, cũng là công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. MISA AMIS hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cách viết báo cáo công việc hữu ích giúp bạn sở hữu bí quyết tạo nên những mẫu báo cáo công việc tốt và khoa học, nâng cao năng suất cá nhân cũng như hiệu quả công việc chung của doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
