Quản lý dự án là công việc không dễ dàng, đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao. Với khả năng hỗ trợ tuyệt vời, Excel đang là công cụ ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Mỗi dự án thuộc các ngành nghề lĩnh vực khác nhau sẽ có nhu cầu sử dụng mẫu quản lý dự án bằng Excel khác nhau. Bài viết này MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn đọc những mẫu file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
I. Vì sao cần có mẫu quản lý dự án?
Mẫu quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc triển khai, hoàn thành dự án một cách hiệu quả, đúng tiến độ.
Trong quá trình thực hiện dự án, việc tạo đi tạo lại cùng một nội dung, một quy trình là việc làm hoàn toàn không khả thi và lãng phí thời gian. Lúc này, các mẫu quản lý dự án ra đời và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý dự án.
Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp cái nhìn toàn diện, khoa học về công việc, dự án cho người quản lý dự án, đồng thời giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc và hệ thống các công việc cần thực hiện, từ đó kiểm soát dự án hiệu quả hơn.
Mẫu quản lý dự án bạn sử dụng nên đảm bảo tính nhất quán, bởi cùng một nhiệm vụ giống nhau nhưng có thể có nhiều hơn một người phụ trách. Các mẫu quản lý sẵn có là cơ sở để những người dùng thực hiện theo đúng khuôn mẫu quy định, giảm thiểu sai sót và tránh lãng phí thời gian. Các mẫu này cũng giúp nhà quản lý dự án tạo ra một quy trình làm việc thống nhất cho toàn bộ tổ chức.
Các công việc, quy trình trong dự án đòi hỏi sự trao đổi, hỗ trợ giữa các thành viên, các bộ phận. Do vậy, các mẫu quản lý dự án hiển thị đầy đủ dữ liệu, thông tin liên quan sẽ rất có ý nghĩa trong việc tăng tính liên kết, xây dựng công việc nhóm hiệu quả. Ngoài ra, người quản lý cũng dễ dàng quan sát tiến độ làm việc của nhân viên, dễ dàng giao việc, điều chỉnh công việc phù hợp, từ đó tăng hiệu suất làm việc chung của tổ chức.
II. Các mẫu file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nay
Hiện nay có khá nhiều các mẫu quản lý dự án bằng Execl khác nhau, dưới đây là một vài mẫu thông dụng dược nhiều người sử dụng nhất.
1. Mẫu Excel quản lý dự án dạng Gantt
Mẫu biểu đồ dạng Gantt trong Excel là công cụ hiệu quả nhất cho quản lý thời gian, theo dõi chi tiết tiến độ dự án. Đây là một mẫu mặc định của Microsoft Excel nên không gây phức tạp cho người sử dụng.
Biểu đồ Gantt cho biết cách quản lý dự án theo thời gian thông qua hình ảnh biểu diễn trực quan đơn giản. Người dùng chỉ cần nhập vào ngày bắt đầu, thời gian thực hiện, thời gian kết thúc, các mốc giai đoạn quan trọng, trạng thái hiện tại của mỗi nhiệm vụ và chia sẻ với những người thực hiện, liên quan đến dự án.
Mẫu biểu đồ Gantt có thể chứa cả những dự án với đa dạng quy mô lớn nhỏ. Các nhà quản lý dự án sẽ không cần tốn thời gian, công sức để trao đổi các công việc cần làm, làm khi nào,… vì chúng đều được thể hiện rõ trong biểu đồ. Chỉ cần nhìn vào biểu đồ, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tổng quan các công việc, tiến độ, thời hạn cụ thể từng nhiệm vụ.
2. Mẫu Excel quản lý dự án dạng Timeline
Mẫu file Excel quản lý dự án dạng Timeline cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về các giai đoạn của dự án, các mốc thời gian gắn liền với từng giai đoạn giúp người dùng dễ dàng sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ.
Người dùng có thể lựa chọn và sử dụng các mẫu Timeline có sẵn trong Excel, tùy chỉnh, hiển thị nhiều thông tin trên mẫu. Khi đã nhập tất cả các mốc thời gian, giai đoạn của dự án, người dùng cũng có thể thay đổi giao diện của Timeline: thay đổi cách hiển thị dữ liệu, tùy chỉnh màu sắc…
3. Mẫu file Excel quản lý dự án Todo-list danh sách việc cần làm
Đây là mẫu danh sách cung cấp các công việc, nhiệm vụ cần làm trong dự án giúp các thành viên nắm rõ và trách nhiệm hơn với nhiệm vụ của mình. Mẫu Excel này cho phép người dùng cập nhật trạng thái các công việc, bổ sung các nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, các chú thích liên quan. Qua đây, các thành viên trong dự án sẽ nắm bắt được các đầu việc của mình, chủ động hơn trong công việc và hạn chế được tình trạng chậm trễ deadline.
III. Nên quản lý dự án bằng Excel hay phần mềm?
Hiện nay thay vì quản lý dự án bằng Excel thủ công như trước thì các phần mềm quản lý công việc của dự án ra đời, nhằm giúp việc quản lý, sắp xếp được tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả tốt nhất. Vậy nên quản lý dự án bằng Excel hay phần mềm ?
1. Quản lý dự án bằng phần mềm là gì?
Quản lý dự án bằng phần mềm là công việc liên quan đến lập kế hoạch, lên lịch trình, phân bổ nguồn lực, quản lý quy trình của dự án thông qua phần mềm thay vì quản lý thủ công.
Phần mềm quản lý dự án là công cụ hữu ích được các đội nhóm, doanh nghiệp lựa chọn bởi những đặc tính vượt trội mà cách quản lý công việc truyền thống không có. Phần mềm quản lý dự án cũng được sử dụng để trao đổi, giao tiếp với các bên liên quan của dự án nhằm kiểm soát chi phí, ngân sách, chất lượng dự án.
Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ một số chức năng chính như:
- Lập kế hoạch: Người quản lý dự án có thể sử dụng phần mềm để xây dựng lịch trình, lên danh sách các công việc, mô tả nhiệm vụ và mối liên hệ giữa chúng.
- Quản lý công việc: Thiết lập, phân công nhiệm vụ và báo cáo trạng thái.
- Giao – nhận việc: Người quản lý dễ dàng giao việc, các phòng ban tự động cập nhật nhiệm vụ nhanh chóng, tạo ra quy trình làm việc hệ thống, nhất quán.
- Chia sẻ dữ liệu: Các thông tin, tài liệu liên quan dự án sẽ được cập nhật thường xuyên cho những người tham gia và liên quan dự án.
- Giám sát tiến độ: Phần mềm quản lý dự án theo dõi trạng thái hoạt động, tiến độ các công việc, tự động cập nhật lịch trình làm việc.
- Quản lý sự cố: Cập nhật và thông báo tức thì sự cố phát sinh khi thực hiện dự án, báo cáo cho ban quản trị và các bên liên quan.
Trải nghiệm ngay 15 ngày sử dụng phần mềm quản lý công việc MISA AMIS miễn phí
2. So sánh mẫu file Excel quản lý dự án và quản lý dự án bằng phần mềm
Tùy vào nhu cầu sử dụng, quy mô dự án và mức ngân sách đầu tư mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh các đặc điểm, tính hiệu quả của hai phương pháp quản lý dự án bằng Excel và quản lý dự án bằng phần mềm.
| Phần mềm quản lý dự án Excel | Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp | |
| Giao diện | Giao diện đơn giản | Giao diện đẹp, bắt mắt, dễ sử dụng |
| Chi phí | Miễn phí hoặc mất rất ít phí mua bản quyền từ Microsoft | Tùy thuộc vào số lượng người dùng |
| Đối tượng người dùng | Phù hợp với dự án có quy mô nhỏ (dưới 10 người) | Thích hợp với mọi quy mô dự án từ nhỏ, vừa và lớn |
| Tính năng | Đáp ứng những tính năng quản lý cơ bản như quản lý các nhiệm vụ, tiến độ, kết quả công việc | Ngoài các tính năng cơ bản, có thể đáp ứng nhiều tính năng nâng cao như đánh giá hiệu suất công việc, năng suất nhân viên, quản trị dự án,… |
| Tính tự động hóa | Thiếu tính tự động hóa, người dùng phải chủ động vào Excel hoặc gửi email bằng tay
Không tự động tác nghiệp giữa các bộ phận |
Tự động cập nhật tiến độ dự án
Tự động gửi email cho những người liên quan. được giao việc. phê duyệt dự án Tự động hóa quy trình tác nghiệp giữa các cá nhân, bộ phận |
| Quy trình công việc | Có thể lập quy trình nhưng khó kiểm soát | Quy trình được xây dựng hệ thống, bài bản, chuyên nghiệp |
| Hiệu quả về mặt thời gian | Có tiết kiệm thời gian hơn so với các công cụ thủ công nhưng vẫn mất thời gian cho việc tổng hợp dữ liệu, cập nhật bằng tay | Giao việc, nhận việc, phê duyệt công việc nhanh chóng
Cập nhật nhanh chóng, liên tục |
| Báo cáo, đánh giá | Chủ yếu thông qua biểu đồ Gantt, biểu mẫu Timeline,… | Nhiều mẫu báo cáo sinh động, trực quan |
IV. Phần mềm quản lý dự án AMIS Công Việc
Tích hợp cả ba biểu mẫu quản lý dự án (Gantt Chart, Timeline, To-do-list) trong một phần mềm, AMIS Công Việc được hơn 170.000 doanh nghiệp Việt Nam tin tưởng sử dụng và đánh giá đây là công cụ quản lý tối ưu gấp nhiều lần so với Excel.
|
Chức năng đối với cấp quản lý |
Chức năng đối với nhân viên |
| Hỗ trợ giao việc, nhắc việc sát sao cho nhân viên cấp dưới nhờ tính năng thông báo đẩy tức thời | Các thành viên trong dự án có thể dễ dàng làm việc nhóm, bình luận và trao đổi về công việc ngay trên ứng dụng |
| Thông qua các báo cáo trực quan, sinh động, đa dạng, quản lý có thể đánh giá tình hình thực hiện công việc: tiến độ công việc, chất lượng công việc,.. của các bộ phận và các cá nhân | Tự động cập nhật tiến độ công việc lên cấp trên mà không mất nhiều thời gian báo cáo |
| Tính năng nhân bản những dự án mẫu, dự án chung có tính chất tái sử dụng nhiều lần trong tương lai | Tính năng phân loại công việc theo ma trận Eisenhower giúp mỗi cá nhân xác định mức độ ưu tiên của từng công việc nhằm quản lý thời gian hiệu quả, tránh trôi việc và trễ deadline. |
| Phê duyệt công việc do cấp dưới đệ trình nhanh chóng, đảm bảo tiến độ luồng công việc | |
|
Trực tiếp chat, trao đổi công việc với cấp dưới qua khung chat, tag tên người liên quan |
|
|
Kết nối với phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh AMIS CRM từ đó giúp trưởng phòng kinh doanh dễ dàng nắm bắt được tình hình thực hiện doanh số. Dùng thử AMIS CRM tại đây. |
V. Tạm kết
Trên đây là các file mẫu quản lý dự án bằng Excel được sử dụng nhiều nhất theo nghiên cứu của MISA AMIS. Hy vọng những gợi ý hữu ích này sẽ giúp công việc quản lý dự án của bạn trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
