[Tải ngay] 3 mô hình và 9+ mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh 

Quy trình làm việc của phòng kinh doanh là yếu tố quyết định hiệu suất bán hàng, nhưng không ít doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng mỗi nhân viên kinh doanh làm theo một cách riêng, báo cáo mỗi người một kiểu, khiến người quản lý khó xác định vấn đề đang nằm ở bước nào trong hành trình bán hàng. Một quy trình phối hợp làm việc tiêu chuẩn, ví dụ như Nhận thông tin khách hàng – Tư vấn – Chốt hợp đồng – Bàn giao sản phẩm – Chăm sóc khách hàng sau bán, sẽ giúp chuẩn hóa cách làm việc của cả phòng kinh doanh.

Vì vậy, trong bài viết sau MISA AMIS sẽ làm rõ chức năng, nhiệm vụ, mô hình tổ chức và giới thiệu một số mẫu quy trình phổ biến cho phòng kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu ngay! 

I. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh là bộ phận chuyên môn không thể thiếu trong phần lớn doanh nghiệp. Mỗi nhân viên kinh doanh có thể phụ trách một hoặc một vài công việc khác nhau nhưng đều phải trải qua nhiều bước làm việc. Các bước này tạo thành quy trình phối hợp làm việc tiêu chuẩn. 

Ví dụ, quy trình làm việc của phòng kinh doanh cơ bản nhất là: Nhận thông tin khách hàng – Tư vấn – Chốt hợp đồng – Bàn giao sản phẩm – Chăm sóc khách hàng sau bán hàng. 

Việc minh họa trực quan quy trình sẽ giúp người quản lý hiểu rõ những nỗ lực của đội ngũ, từ đó hỗ trợ các nhóm bán hàng hiệu quả, gia tăng doanh số tốt hơn. 

1. Chức năng của phòng kinh doanh

Bên cạnh những nhiệm vụ trên, phòng kinh doanh còn đảm nhận nhiều chức năng quan trọng: 

• Dựa vào cơ sở phân tích xu hướng, khách hàng tiềm năng và đối thủ để tham mưu cho ban lãnh đạo về công tác sản xuất, hoàn thiện, giới thiệu hoặc phân phối sản phẩm, dịch vụ. 
• Nghiên cứu, phát triển thị trường cho các sản phẩm mới ra mắt. 
• Xây dựng, nuôi dưỡng hệ thống khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trung thành. 
• Báo cáo thường niên về các hoạt động trong từng giai đoạn bao gồm cả thành tựu và hạn chế. 

[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

2. Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Nhiệm vụ cấp phòng:

• Tìm kiếm, thiết lập quan hệ kinh doanh với khách hàng tiềm năng; lập kế hoạch, chiến lược tiếp cận khách hàng mới.
• Tiếp nhận đơn hàng từ khách, phối hợp với bộ phận kho vận để xử lý xuất hàng và giao hàng đúng tiến độ.
• Soạn hợp đồng, trình ký, đốc thúc tiến độ thực hiện hợp đồng; cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm khi giao.
• Tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm, tiến độ giao hàng.
• Theo dõi tiến trình thanh toán hợp đồng cùng bộ phận kế toán, đốc thúc thu hồi công nợ.
• Tổng hợp, báo cáo kết quả tiếp xúc khách hàng lên trưởng nhóm/trưởng phòng để điều chỉnh chiến lược chung của cả phòng.

Nhiệm vụ cá nhân của từng nhân viên kinh doanh:

• Xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân theo tuần/tháng, bám sát KPI được giao.
• Tự trau dồi kiến thức về sản phẩm, giá cả, ưu nhược điểm so với đối thủ.
• Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng qua nhắc hẹn, hỏi thăm, giới thiệu ưu đãi định kỳ.
• Tham dự hội thảo, khóa học kinh doanh để mở rộng kiến thức và quan hệ trong ngành.

Tham khảo: 5+ mẫu miễn phí & hướng dẫn thiết lập chi tiết quy trình làm việc phòng Marketing

II. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh?

Một số chuyên gia nhận định, các bộ phận kinh doanh không có sơ đồ quy trình phối hợp làm việc minh bạch sẽ không thể phát huy tối đa năng suất làm việc. Trước khi xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh, người quản lý nên tự trả lời 3 câu hỏi sau:

• Quy trình liên hệ khách hàng đã tích hợp đầy đủ các kênh Email, điện thoại, mạng xã hội chưa?
• Quy trình có quy định rõ thời gian demo, giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng không?
• Doanh nghiệp đã có cách theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng theo thời gian thực chưa?

Nếu câu trả lời là chưa cho một trong ba câu hỏi trên, phòng kinh doanh đang vận hành mà không có “bản đồ” chung, mỗi nhân viên tự quyết cách làm theo kinh nghiệm riêng. Hệ quả dễ thấy nhất là khi quy mô càng lớn, sự thiếu đồng bộ càng bộc lộ rõ:

• Người quản lý không biết chính xác một khách hàng đang ở giai đoạn nào trong hành trình mua.
• Nhân viên mới mất nhiều thời gian tự mò cách làm vì không có chuẩn để tham chiếu.
• Khách hàng thì nhận được trải nghiệm khác nhau tùy vào việc họ gặp đúng nhân viên nào.

Đây cũng là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp coi việc xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh là bước đầu tiên bắt buộc, sau đó ứng dụng kết hợp giải pháp số hóa luồng công việc liên phòng ban với một hệ thống quản lý khách hàng, để giải quyết cả bài toán vận hành nội bộ và bài toán chăm sóc khách hàng trong cùng một hệ sinh thái.

III. 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh điển hình

Tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô của bộ phận mà việc xây dựng quy trình phối hợp làm việc cho phòng kinh doanh sẽ có sự khác biệt. Dưới đây, MISA AMIS xin giới thiệu 3 loại sơ đồ làm việc tại phòng kinh doanh tiêu biểu, dễ dàng thiết lập nhất:

1. The Island – Mô hình hòn đảo

Đây là sơ đồ quy trình làm việc truyền thống, trong đó mỗi nhân viên phải bán được càng nhiều sản phẩm/dịch vụ càng tốt. Ở mô hình này, ngoại trừ người quản lý có quyền cao nhất thì mỗi thành viên của phòng kinh doanh sẽ làm việc độc lập và là lãnh đạo của chính mình. Nói cách khác, nhân viên tự chịu trách nhiệm về quy trình bán hàng. Các công ty áp dụng mô hình này thường hoạt động trong lĩnh vực tài chính hoặc bất động sản.

Ưu điểm

• Không cần sự giám sát 1-1 giữa nhân viên và quản lý.
• Phù hợp với công ty có quy trình kinh doanh đơn giản, ít các bước thực hiện.
• Phù hợp với công ty đã có mức độ cạnh tranh cao trên thị trường.

Hạn chế

• Ít tạo ra sự cạnh tranh trong công ty.
• Rất khó thu thập, tổng hợp dữ liệu kinh doanh từ các cá nhân.
• Mỗi nhân viên có phong cách bán hàng riêng nên không tạo được sự đồng nhất.
• Không phù hợp với doanh nghiệp startup.

Ví dụ

Với các công ty bất động sản, nhân viên kinh doanh sẽ có những cách tiếp cận, bán hàng khác nhau mà không theo một quy trình nào cụ thể. Ngoài ra, các nhân viên kinh doanh này cũng có thể sở hữu một văn phòng giao dịch riêng cho mình.

Tải ngay [Template miễn phí] Bộ 70+ quy trình quản lý doanh nghiệp 

2. The Assembly Line – Mô hình dây chuyền

Mô hình dây chuyền được chia nhỏ thành 4 nhóm khác nhau như sau:

• Lead generation team: Phụ trách việc thu thập thông tin của những ai đang quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của công ty.
• Sale development: Giúp tư vấn cho khách hàng và có trách nhiệm chốt đơn hàng.
• Account Executive: Họ là những người gọi cho khách hàng tiềm năng đã đủ điều kiện, tiếp nhận những phản hồi và nỗ lực thuyết phục khách hàng để chốt đơn.
• Customer Success: Khi 1 giao dịch được hoàn thành, khách hàng sẽ được chuyển cho nhóm này để được chăm sóc, nâng cao mức độ hài lòng, có thể upsell để tăng doanh số.

Ưu điểm:

• Tính dự đoán và đo lường chính xác: Sơ đồ phòng kinh doanh này tạo ra khả năng dự đoán cao về tình hình kinh doanh và cho phép việc đo lường hiệu suất dễ dàng.
• Truy vết và giải quyết vấn đề hiệu quả: Nó giúp theo dõi và truy vết các vấn đề xuất phát từ phễu bán hàng, từ đó giúp giải quyết các tình huống một cách triệt để.
• Chuyên môn hóa và tối ưu tổ chức Bán hàng: Mô hình này tạo ra khả năng chuyên môn hóa cao trong tổ chức bán hàng, dẫn đến việc gặt hái hiệu quả lớn hơn từ các chiến lược và phương pháp chuyên biệt.

Nhược điểm:

• Cần nhiều nhân lực: Khi công ty chỉ có ít nhân viên bán hàng (1-2 sales), mô hình này có thể gặp khó khăn do thiếu nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện.
• Khả năng phân loại khách hàng không rõ ràng: Trong trường hợp không có sự phân loại rõ ràng của khách hàng trong phễu, có thể xảy ra tranh cãi và hiểu lầm trong quá trình thực hiện.
• Quên đi mục tiêu chung của doanh nghiệp: Sự chuyên môn hóa quá cao có thể khiến những người bán hàng quên mục tiêu kinh doanh chung của tổ chức, thay vào đó tập trung vào các con số và chỉ số riêng lẻ.

Ví dụ:

Giả sử mục tiêu tổng thể của phòng kinh doanh là đạt được 12 đơn hàng thành công từ mỗi 100 khách hàng tiềm năng (tỷ lệ 12%). Nếu kết quả chỉ đạt 5%, việc phân tích từng giai đoạn trong phễu bán hàng trở nên dễ dàng hơn so với những mô hình khác.

Chẳng hạn nhóm nhân viên kinh doanh đã đạt tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng hay SQL sang khách hàng là 25%, trong khi nhóm nhân viên SDRs chỉ đạt 20% tỷ lệ chuyển đổi từ nguồn khách hàng tiềm năng ban đầu sang SQL.

Từ kết quả này bạn sẽ hiểu được nguyên nhân của vấn đề và có những thay đổi, cải tiến để đảm bảo việc chuyển đổi khách hàng diễn ra tốt hơn và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.

[Tải miễn phí] 9 mẫu quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

3. The Pod – Mô hình nhóm

Mô hình này chia phòng kinh doanh thành các nhóm đa chức năng, phụ trách toàn bộ phễu bán hàng với vai trò khác nhau và sẽ tập trung vào khách hàng. Sự thành công sẽ được đo lường thông qua mục tiêu nhóm.

Ưu điểm:

• Nhóm làm việc gắn bó chặt chẽ, không chỉ quan tâm đến từng bước mà còn tập trung vào hành trình của khách hàng.
• Các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, teamwork tốt hơn.
• Tạo sự linh hoạt và tính nhanh nhẹn.

Nhược điểm:

• Cá nhân ít có cơ hội cạnh tranh, hỗ trợ lẫn nhau để phát triển tốt hơn.
• Dễ xảy ra xung đột giữa các thành viên trong một nhóm.

Ví dụ:

Một đội bán hàng gồm 6 thành viên sẽ bao gồm 3 người chuyên phụ trách việc chuyển đổi khách hàng (SDR), 2 chuyên viên kinh doanh (AE), và 1 chuyên viên quản lý hỗ trợ khách hàng (Customer Success). Thay vì sử dụng cách tổ chức theo nhóm lớn, bạn tạo ra các nhóm nhỏ với từng vai trò chuyên biệt và mỗi nhóm chịu trách nhiệm cho toàn bộ hành trình của các khách hàng cụ thể.

Trong mô hình này, vẫn có sự chuyên môn hóa giữa SDR, AE và Customer Success như đã đề cập trước đó. Tuy nhiên, thay vì để tất cả các SDR hoặc AE cạnh tranh với nhau, cách này sẽ là các nhóm cạnh tranh với các nhóm khác. Mỗi nhóm cùng hợp tác để tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, rồi đánh giá kết quả. Điều này giúp tạo sự linh hoạt cho nhân viên và khuyến khích họ phát triển.

Xem Thêm: Văn phòng điện tử E-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử tinh gọn

IV. 9+ mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh cho doanh nghiệp

Mục tiêu lớn nhất khi doanh nghiệp hệ thống mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh là giúp đội ngũ tự động hóa các bước làm việc. Bằng cách này, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn sự dư thừa, lặp đi lặp lại làm lãng phí thời gian, nguồn lực, chi phí vận hành. 

MISA AMIS đã tổng hợp 9+ mẫu sơ đồ quy trình làm việc cho phòng kinh doanh nhằm hỗ trợ ứng dụng tổ chức, thiết lập quy trình chuẩn xác hơn. Mời các doanh nghiệp, nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY: 

V. Giải pháp tự động hóa quy trình làm việc cho phòng kinh doanh

Nhiều phòng kinh doanh hiện nay vẫn đang vận hành theo cách rời rạc:

• Trình ký, phê duyệt thủ công: Việc trình ký hợp đồng, xin phê duyệt chiết khấu hay bàn giao đơn hàng sang kế toán, kho vận vẫn phải qua giấy tờ hoặc nhắc nhau qua tin nhắn, email thủ công.
• Không theo dõi được tiến độ xử lý: Một đề xuất gửi lên có thể mất vài ngày mới đến được người ký duyệt, trong khi người quản lý không có cách nào biết hồ sơ đang “kẹt” ở khâu nào, ai đang là người giữ lại lâu nhất.
• Thiếu quy trình chuẩn để tham chiếu: Nhân viên mới vào thì mỗi người làm theo một cách vì không có quy trình chuẩn, còn các phòng ban liên quan cũng mất thời gian trao đổi qua lại vì không thống nhất biểu mẫu hay bước xử lý.

Đây không chỉ là chuyện chậm một vài ngày, mà là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thiếu một hệ thống đủ chặt để kiểm soát và tăng tốc toàn bộ luồng công việc.

Để giải quyết những bất cập trên, doanh nghiệp cần một hệ thống giúp số hóa toàn bộ quy trình làm việc, thay vì chỉ dừng ở việc chuẩn hóa trên giấy. MISA AMIS Quy trình hiện là một trong những giải pháp đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giải quyết đúng những vấn đề này.

• Không còn trình ký, chuyển giao thủ công qua giấy tờ: Các bước phê duyệt, chuyển tiếp công việc giữa các cấp, các phòng ban được thiết lập sẵn trên hệ thống và tự động luân chuyển, hệ thống tự gửi thông báo đến đúng người phụ trách tiếp theo.
• Giám sát tiến độ, phát hiện điểm nghẽn theo thời gian thực: Người quản lý biết ngay quy trình nào đang chậm, quá hạn, đang nằm ở bước nào, phòng ban hay nhân viên nào phụ trách, không cần chờ đến báo cáo cuối tuần mới phát hiện vấn đề.
• Số hóa toàn bộ biểu mẫu và quy trình nội bộ: Mọi biểu mẫu, hồ sơ, lịch sử xử lý được lưu tập trung trên một hệ thống, dễ tra cứu lại khi cần kiểm tra, hạn chế thất lạc thông tin so với lưu giấy tờ rời rạc.
• Chuẩn hóa cách làm việc trong toàn phòng kinh doanh: Với hơn 500 mẫu quy trình có sẵn và thao tác kéo thả để thiết kế luồng xử lý, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng một quy trình chung từ tiếp nhận yêu cầu đến hoàn tất, giúp nhân viên mới nắm việc nhanh hơn.
• Xử lý và phê duyệt mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại: Lãnh đạo và nhân viên có thể phê duyệt đề xuất, theo dõi tiến độ ngay trên Mobile App, không bị gián đoạn công việc khi đang di chuyển.
• Liên thông dữ liệu với các phòng ban khác: Các quy trình đề xuất, phê duyệt, thanh toán được kết nối liền mạch với Bán hàng, Kế toán, giúp các phòng ban phối hợp mà không cần trao đổi qua nhiều kênh riêng lẻ.

Xem chi tiết tính năng

Nhiều doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Quy trình, trong đó có Công ty Cổ phần Công nghệ FUTECH, Công ty Cổ phần Long Hậu, Minh Đức Group, Cao Đẳng Dầu khí, Công ty Cổ phần Novatek,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Mời anh/chị nhận tư vấn & dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Quy trình tại đây: 

• Miễn phí kho mẫu 500+ quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp.
• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng: phê duyệt đề xuất Online, tùy chỉnh quy chỉnh, giám sát sự tuân thủ,…
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia.

VI. Kết luận 

Qua bài viết bên trên, hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được chức năng, nhiệm vụ cũng như cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh hiệu quả. Đừng quên theo dõi các bài viết khác tại MISA AMIS để biết thêm nhiều kiến thức quản lý, điều hành doanh nghiệp toàn diện.