Xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần ưu tiên thực hiện. Bởi lẽ, bộ phận kinh doanh là đội ngũ trực tiếp tư vấn, chăm sóc khách hàng. Chỉ khi hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi thì doanh nghiệp mới có tiền đề vận hành, phát triển lâu dài.
Vì vậy, trong bài viết sau MISA AMIS sẽ làm rõ chức năng, nhiệm vụ, mô hình tổ chức và giới thiệu một số mẫu quy trình phổ biến nhất trong phòng kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu ngay!
I. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì?
Phòng kinh doanh là bộ phận chuyên môn không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp. Mỗi nhân viên kinh doanh có thể phụ trách một hoặc một vài công việc khác nhau nhưng đều phải trải qua nhiều bước làm việc. Các bước này tạo thành quy trình làm phối hợp làm việc tiêu chuẩn.
Ví dụ, quy trình làm việc của phòng kinh doanh cơ bản nhất là: Nhận thông tin khách hàng – Tư vấn – Chốt hợp đồng – Bàn giao sản phẩm – Chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
Việc minh họa trực quan quy trình sẽ giúp người quản lý hiểu rõ những nỗ lực của đội ngũ, từ đó hỗ trợ các nhóm bán hàng hiệu quả, gia tăng doanh số tốt hơn.
1. Nhiệm vụ
Phòng kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ phụ trách các nhiệm vụ:
- Tìm kiếm, thiết lập, tạo dựng mối quan hệ kinh doanh với khách hàng tiềm năng.
- Nhận đơn đặt hàng, xử lý thủ tục xuất hàng, giao hàng cho khách.
- Lập kế hoạch, chiến lược tiếp cận khách hàng mới hiệu quả.
- Học hỏi kiến thức về tính năng, giá cả, ưu nhược điểm, lợi thế của sản phẩm.
- Nghiên cứu sản phẩm, chiến lược về giá, cách thức bán hàng của đối thủ.
- Xây dựng kế hoạch làm việc theo tuần, tháng và bám sát mục tiêu KPI được giao.
- Nắm chắc quy trình tiếp nhận đơn hàng, xử lý khiếu nại, giải quyết yêu cầu theo đúng quy định của doanh nghiệp.
- Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng cho trưởng nhóm, trưởng phòng và nuôi dưỡng những khách hàng tiềm năng bằng cách nhắc hẹn, hỏi thăm, giới thiệu ưu đãi định kỳ.
- Trực tiếp soạn hợp đồng, trình ký, đốc thúc quá trình thực hiện hợp đồng đúng hạn. Cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Tiếp nhận, hướng dẫn và xử lý yêu cầu khiếu nại của khách hàng về sản phẩm, thời gian giao hàng.
- Theo dõi quá trình thanh toán hợp đồng ở bộ phận kế toán, đốc thúc hoàn tất công nợ.
- Tham dự các hội thảo, khóa học kinh doanh để tiếp xúc với nhiều chuyên gia, mở rộng mối quan hệ hợp tác trong ngành.
2. Chức năng
Bên cạnh những nhiệm vụ trên, phòng kinh doanh còn đảm nhận nhiều chức năng quan trọng:
- Dựa vào cơ sở phân tích xu hướng, khách hàng tiềm năng và đối thủ để tham mưu cho ban lãnh đạo về công tác sản xuất, hoàn thiện, giới thiệu hoặc phân phối sản phẩm, dịch vụ.
- Nghiên cứu, phát triển thị trường cho các sản phẩm mới ra mắt.
- Xây dựng, nuôi dưỡng hệ thống khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trung thành.
- Báo cáo thường niên về các hoạt động trong từng giai đoạn bao gồm cả thành tựu và hạn chế.
[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
II. 7 mẫu quy trình làm việc cho phòng kinh doanh doanh nghiệp cần biết
Mục tiêu lớn nhất khi doanh nghiệp hệ thống mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh là giúp đội ngũ tự động hóa các bước làm việc. Bằng cách này, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn sự dư thừa, lặp đi lặp lại làm lãng phí thời gian, nguồn lực, chi phí vận hành.
MISA AMIS đã tổng hợp 7 mẫu sơ đồ quy trình làm việc cho phòng kinh doanh nhằm hỗ trợ ứng dụng tổ chức, thiết lập quy trình chuẩn xác hơn. Mời các doanh nghiệp, nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp tải miễn phí tại đây:
III. Tại sao phải doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh?
Như vậy, hệ thống hóa quy trình làm việc của phòng kinh doanh sẽ giúp ban lãnh đạo công ty tăng tốc cải tiến, tinh gọn quy trình mới.
Các bước trong quy trình cũng cần được trực quan thành văn bản hoặc sơ đồ rõ ràng. Điều này cho phép nhân viên thực hiện chính xác từng bước và người quản lý khi phân tích quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm kém hiệu quả để cải thiện kịp thời.
Một số chuyên gia nhận định, các bộ phận kinh doanh không có sơ đồ quá trình phối hợp làm việc minh bạch sẽ không thể phát huy tối đa năng suất làm việc. Do đó, người quản lý chắc chắn phải xem xét những yếu tố sau khi xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh:
- Quy trình liên hệ cho khách hàng đã tích hợp đầy đủ các kênh email, điện thoại, mạng xã hội… ?
- Quy trình có bao gồm/bắt buộc về thời gian demo, giới thiệu mẫu mã sản phẩm mới?
- Doanh nghiệp đã thiết lập quy trình theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng?
Dùng thử ngay phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS giúp tối ưu vận hành phòng kinh doanh hiệu quả
IV. 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh điển hình
Tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô của bộ phận mà việc xây dựng quy trình phối hợp làm việc cho phòng kinh doanh sẽ có sự khác biệt. Dưới đây, MISA AMIS xin giới thiệu 3 loại sơ đồ làm việc tại phòng kinh doanh tiêu biểu, dễ dàng thiết lập nhất:
1. Mô hình hòn đảo
Đây là mô hình truyền thống, trong đó mỗi nhân viên phải bán được càng nhiều sản phẩm/dịch vụ càng tốt. Ở mô hình này, ngoại trừ người quản lý có quyền cao nhất thì mỗi thành viên của phòng kinh doanh sẽ làm việc độc lập và là lãnh đạo của chính mình. Nói cách khác, nhân viên tự chịu trách nhiệm về quy trình bán hàng. Các công ty áp dụng mô hình này thường hoạt động trong lĩnh vực tài chính hoặc bất động sản.
Ưu điểm
- Không cần sự giám sát 1-1 giữa nhân viên và quản lý.
- Phù hợp với công ty có quy trình kinh doanh đơn giản, ít các bước thực hiện.
- Phù hợp với công ty đã có mức độ cạnh tranh cao trên thị trường.
Hạn chế
- Ít tạo ra sự cạnh tranh trong công ty.
- Rất khó thu thập, tổng hợp dữ liệu kinh doanh từ các cá nhân.
- Mỗi nhân viên có phong cách bán hàng riêng nên không tạo được sự đồng nhất.
- Không phù hợp với doanh nghiệp startup
Ví dụ
Với các công ty bất động sản, nhân viên kinh doanh sẽ có những cách tiếp cận, bán hàng khác nhau mà không theo một quy trình nào cụ thể. Ngoài ra, các nhân viên kinh doanh này cũng có thể sở hữu một văn phòng giao dịch riêng cho mình.
Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2023
2. The assembly line – Mô hình dây chuyền
Mô hình dây chuyền được chia nhỏ thành 4 nhóm khác nhau như sau:
- Lead generation team: Phụ trách việc thu thập thông tin của những ai đang quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Sale development: Giúp tư vấn cho khách hàng và có trách nhiệm chốt đơn hàng.
- Account Executive: Họ là những người gọi cho khách hàng tiềm năng đã đủ điều kiện, tiếp nhận những phản hồi và nỗ lực thuyết phục khách hàng để chốt đơn.
- Customer Success: Khi 1 giao dịch được hoàn thành, khách hàng sẽ được chuyển cho nhóm này để được chăm sóc, nâng cao mức độ hài lòng, có thể upsell để tăng doanh số.
Ưu điểm:
- Tính dự đoán và đo lường chính xác: Mô hình này tạo ra khả năng dự đoán cao về tình hình kinh doanh và cho phép việc đo lường hiệu suất dễ dàng.
- Truy vết và giải quyết vấn đề hiệu quả: Nó giúp theo dõi và truy vết các vấn đề xuất phát từ phễu bán hàng, từ đó giúp giải quyết các tình huống một cách triệt để.
- Chuyên môn hóa và tối ưu tổ chức Bán hàng: Mô hình này tạo ra khả năng chuyên môn hóa cao trong tổ chức bán hàng, dẫn đến việc gặt hái hiệu quả lớn hơn từ các chiến lược và phương pháp chuyên biệt.
Nhược điểm:
- Cần nhiều nhân lực: Khi công ty chỉ có ít nhân viên bán hàng (1-2 sales), mô hình này có thể gặp khó khăn do thiếu nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện.
- Khả năng phân loại khách hàng không rõ ràng: Trong trường hợp không có sự phân loại rõ ràng của khách hàng trong phễu, có thể xảy ra tranh cãi và hiểu lầm trong quá trình thực hiện.
- Quên đi mục tiêu chung của doanh nghiệp: Sự chuyên môn hóa quá cao có thể khiến những người bán hàng quên mục tiêu kinh doanh chung của tổ chức, thay vào đó tập trung vào các con số và chỉ số riêng lẻ.
Ví dụ:
Giả sử mục tiêu tổng thể của phòng kinh doanh là đạt được 12 đơn hàng thành công từ mỗi 100 khách hàng tiềm năng (tỷ lệ 12%). Nếu kết quả chỉ đạt 5%, việc phân tích từng giai đoạn trong phễu bán hàng trở nên dễ dàng hơn so với những mô hình khác.
Chẳng hạn nhóm nhân viên kinh doanh đã đạt tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng hay SQL sang khách hàng là 25%, trong khi nhóm nhân viên SDRs chỉ đạt 20% tỷ lệ chuyển đổi từ nguồn khách hàng tiềm năng ban đầu sang SQL.
Từ kết quả này bạn sẽ hiểu được nguyên nhân của vấn đề và có những thay đổi, cải tiến để đảm bảo việc chuyển đổi khách hàng diễn ra tốt hơn và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.
Dùng thử MISA AMIS CRM – Phần mềm xây dựng quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp
3. The pod – Mô hình nhóm
Mô hình này chia phòng kinh doanh thành các nhóm đa chức năng, phụ trách toàn bộ phễu bán hàng với vai trò khác nhau và sẽ tập trung vào khách hàng. Sự thành công sẽ được đo lường thông qua mục tiêu nhóm.
Ưu điểm:
- Nhóm làm việc gắn bó chặt chẽ, không chỉ quan tâm đến từng bước mà còn tập trung vào hành trình của khách hàng.
- Các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, teamwork tốt hơn.
- Tạo sự linh hoạt và tính nhanh nhẹn.
Nhược điểm:
- Cá nhân ít có cơ hội cạnh tranh, hỗ trợ lẫn nhau để phát triển tốt hơn.
- Dễ xảy ra xung đột giữa các thành viên trong một nhóm.
Ví dụ:
Một đội bán hàng gồm 6 thành viên sẽ bao gồm 3 người chuyên phụ trách việc chuyển đổi khách hàng (SDR), 2 chuyên viên kinh doanh (AE), và 1 chuyên viên quản lý hỗ trợ khách hàng (Customer Success). Thay vì sử dụng cách tổ chức theo nhóm lớn, bạn tạo ra các nhóm nhỏ với từng vai trò chuyên biệt và mỗi nhóm chịu trách nhiệm cho toàn bộ hành trình của các khách hàng cụ thể.
Trong mô hình này, vẫn có sự chuyên môn hóa giữa SDR, AE và Customer Success như đã đề cập trước đó. Tuy nhiên, thay vì để tất cả các SDR hoặc AE cạnh tranh với nhau, cách này sẽ là các nhóm cạnh tranh với các nhóm khác. Mỗi nhóm cùng hợp tác để tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, rồi đánh giá kết quả. Điều này giúp tạo sự linh hoạt cho nhân viên và khuyến khích họ phát triển.
Xem Thêm: Văn phòng điện tử E-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử tinh gọn
V. MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tối ưu quy trình liên phòng ban, tăng tốc độ phục vụ khách hàng
Tốc độ là một trong những yếu tố hàng đầu để xây dựng dịch vụ khách hàng tốt. Yếu tố này thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau như thời gian giao hàng, tốc độ phản hồi, xử lý công việc.
Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn gia tăng tốc độ phục vụ để thu hút và giữ chân khách hàng. Đây là sức mạnh để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường cũng như vượt qua những đối thủ khác.
Chính vì vậy, việc ứng dụng giải pháp phần mềm vào quy trình làm việc của phòng kinh doanh ngày càng được chú trọng hơn. Giải pháp này cho phép người dùng tự động hóa quy trình phối hợp liên phòng ban, rút ngắn thời gian trình ký/phê duyệt và giảm thiểu tác vụ thủ công.
Ưu điểm của MISA AMIS Quy trình:
- Tiết kiệm 90% thời gian, chi phí in ấn, ký duyệt nhờ hệ thống quy trình tự động liên kết, chuyển giao nhiệm vụ giữa các bộ phận. Ví dụ, nhân viên kinh doanh có thể chuyển yêu cầu thanh toán tạm ứng đến bộ phận kế toán chỉ với vài thao tác đơn giản ngay trên điện thoại ở bất kỳ đâu
- Tiết kiệm 95% thời gian thiết kế quy trình cho nhà quản lý, bộ phận ISO. Giao diện phần mềm đơn giản, dễ dàng làm quen nhanh chóng
- Ứng dụng cung cấp công cụ giám sát tình hình áp dụng quy trình, ghi nhận tình trạng không tuân thủ để cảnh báo kịp thời đến cấp quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng quy trình chuẩn xác, nâng cao năng suất đồng bộ
- Người quản lý kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn, ghi nhận ý kiến đóng góp kịp thời
VI. Kết luận
Qua bài viết bên trên, hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được chức năng, nhiệm vụ cũng như cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh hiệu quả. Đừng quên theo dõi các bài viết khác tại MISA AMIS để biết thêm nhiều kiến thức quản lý, điều hành doanh nghiệp toàn diện.
[Dùng thử miễn phí] MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tối ưu quy trình làm việc cho phòng kinh doanh:
- Phê duyệt đề nghị, ký hợp đồng số nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi
- Tự động chuyển giao công việc, chia sẻ dữ liệu từ nhân viên đến quản lý và giữa các bộ phận
- Báo cáo tự động tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên
Để dùng thử miễn phí và demo 1-1 cùng chuyên gia, hãy ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
