Kiến thức Quản lý - điều hành 3 mô hình và 7 mẫu quy trình làm việc của...

[Tải ngay] 3 mô hình và 7 mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh 

Xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần ưu tiên thực hiện. Bởi lẽ, bộ phận kinh doanh là đội ngũ trực tiếp tư vấn, chăm sóc khách hàng. Chỉ khi hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi thì doanh nghiệp mới có tiền đề vận hành, phát triển lâu dài.

Vì vậy, trong bài viết sau MISA AMIS sẽ làm rõ chức năng, nhiệm vụ, mô hình tổ chức và giới thiệu một số mẫu quy trình làm việc phổ biến nhất trong phòng kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu ngay! 

quy trình làm việc phòng kinh doanh
Quy trình làm việc trong phòng kinh doanh nên được xây dựng như thế nào?

I. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh là bộ phận chuyên môn không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp. Mỗi nhân viên kinh doanh có thể phụ trách một hoặc một vài công việc khác nhau nhưng đều phải trải qua nhiều bước làm việc. Các bước này tạo thành quy trình làm việc tiêu chuẩn. 

Ví dụ, quy trình làm việc của phòng kinh doanh cơ bản nhất là: Nhận thông tin khách hàng – Tư vấn – Chốt hợp đồng – Bàn giao sản phẩm – Chăm sóc khách hàng sau bán hàng. 

chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh
Tổng hợp những chức năng, nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh

Việc minh họa trực quan quy trình làm việc sẽ giúp người quản lý hiểu rõ những nỗ lực của đội ngũ, từ đó hỗ trợ các nhóm bán hàng hiệu quả, gia tăng doanh số tốt hơn. 

1. Nhiệm vụ 

Phòng kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ phụ trách các nhiệm vụ: 

  • Tìm kiếm, thiết lập, tạo dựng mối quan hệ kinh doanh với khách hàng tiềm năng.
  • Nhận đơn đặt hàng, xử lý thủ tục xuất hàng, giao hàng cho khách. 
  • Lập kế hoạch, chiến lược tiếp cận khách hàng mới hiệu quả. 
  • Học hỏi kiến thức về tính năng, giá cả, ưu nhược điểm, lợi thế của sản phẩm. 
  • Nghiên cứu sản phẩm, chiến lược về giá, cách thức bán hàng của đối thủ. 
  • Xây dựng kế hoạch làm việc theo tuần, tháng và bám sát mục tiêu KPI được giao. 
  • Nắm chắc quy trình tiếp nhận đơn hàng, xử lý khiếu nại, giải quyết yêu cầu theo đúng quy định của doanh nghiệp. 
  • Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng cho trưởng nhóm, trưởng phòng và nuôi dưỡng những khách hàng tiềm năng bằng cách nhắc hẹn, hỏi thăm, giới thiệu ưu đãi định kỳ. 
  • Trực tiếp soạn hợp đồng, trình ký, đốc thúc quá trình thực hiện hợp đồng đúng hạn. Cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm. 
  • Tiếp nhận, hướng dẫn và xử lý yêu cầu khiếu nại của khách hàng về sản phẩm, thời gian giao hàng. 
  • Theo dõi quá trình thanh toán hợp đồng ở bộ phận kế toán, đốc thúc hoàn tất công nợ. 
  • Tham dự các hội thảo, khóa học kinh doanh để tiếp xúc với nhiều chuyên gia, mở rộng mối quan hệ hợp tác trong ngành. 

2. Chức năng

Bên cạnh những nhiệm vụ trên, phòng kinh doanh còn đảm nhận nhiều chức năng quan trọng: 

  • Dựa vào cơ sở phân tích xu hướng, khách hàng tiềm năng và đối thủ để tham mưu cho ban lãnh đạo về công tác sản xuất, hoàn thiện, giới thiệu hoặc phân phối sản phẩm, dịch vụ. 
  • Nghiên cứu, phát triển thị trường cho các sản phẩm mới ra mắt. 
  • Xây dựng, nuôi dưỡng hệ thống khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trung thành. 
  • Báo cáo thường niên về các hoạt động trong từng giai đoạn bao gồm cả thành tựu và hạn chế. 

>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

II. Tại sao phải doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh?

Như vậy, hệ thống hóa quy trình làm việc của phòng kinh doanh sẽ giúp ban lãnh đạo công ty tăng tốc cải tiến, tinh gọn quy trình mới. 

Các bước trong quy trình làm việc cũng cần được trực quan thành văn bản hoặc sơ đồ rõ ràng. Điều này cho phép nhân viên thực hiện chính xác từng bước và người quản lý khi phân tích quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm kém hiệu quả để cải thiện kịp thời.

vai trò của quy trình làm việc của phòng kinh doanh
Vai trò của quy trình làm việc đối với phòng kinh doanh và cả doanh nghiệp

Một số chuyên gia nhận định, các bộ phận kinh doanh không có sơ đồ quy trình làm việc minh bạch sẽ không thể phát huy tối đa năng suất làm việc. Do đó, người quản lý chắc chắn phải xem xét những yếu tố sau khi xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh:

  • Quy trình liên hệ cho khách hàng đã tích hợp đầy đủ các kênh email, điện thoại, mạng xã hội… ?
  • Quy trình có bao gồm/bắt buộc về thời gian demo, giới thiệu mẫu mã sản phẩm mới? 
  • Doanh nghiệp đã thiết lập quy trình theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng?

III. 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh điển hình

Tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô của bộ phận mà việc xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh sẽ có sự khác biệt. Dưới đây, MISA AMIS xin giới thiệu 3 loại sơ đồ quy trình làm việc tại phòng kinh doanh tiêu biểu, dễ dàng thiết lập nhất:

1. Mô hình hòn đảo

Cách tổ chức hoạt động phòng kinh doanh theo mô hình hòn đảo là phương thức truyền thống. Trong đó, người quản lý giữ quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong bộ phận chủ động thao tác, xử lý công việc độc lập. 

mô hình hòn đảo
Mô hình hòn đảo

Mục tiêu của mô hình này là nhân viên kinh doanh phải bán được nhiều mẫu sản phẩm nhất có thể. Đồng thời, họ chịu trách nhiệm về mọi thao tác tìm kiếm người mua, chăm sóc và chốt đơn hàng. 

Nhìn chung, mô hình này khiến đội ngũ cấp dưới phải chịu áp lực lớn. Họ không chỉ cạnh tranh với đối thủ bên ngoài mà cả những đội nhóm kinh doanh còn lại trong công ty. Tuy nhiên, mô hình hòn đảo cũng có ưu điểm đề cao sự chủ động, không cần quản lý giám sát liên tục. 

>> Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2023

2. Mô hình dây chuyền

Sơ đồ dây truyền là sơ đồ quy trình làm việc dựa trên tính chất chuyên môn hóa năng lực của từng cá nhân. Căn cứ vào mô hình dây chuyền, doanh nghiệp có thể phân chia bộ phận phòng kinh doanh thành các nhóm chức năng:

  • Nhóm chịu trách nhiệm thu thập thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, email, nhu cầu về loại hàng hóa, dịch vụ. 
  • Nhóm chịu trách nhiệm khảo sát nhu cầu bằng hệ thống bảng hỏi, nghiên cứu chuyên sâu nhằm tìm ra thị trường tiềm năng. 
  • Nhóm chịu trách nhiệm gọi điện, tư vấn chi tiết cho khách hàng về ưu, nhược điểm, lợi ích khi sở hữu sản phẩm, dịch vụ để tăng khả năng chốt đơn. 
  • Nhóm chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng đã mua sản phẩm, dịch vụ. Quá trình chăm sóc sau bán cần được đầu tư bài bản để đem lại sự hài lòng, thu hút nhiều khách hàng trung thành. 
mô hình dây chuyền
Mô hình dây chuyền

Điểm mạnh của mô hình này là giúp người quản lý thiết lập chỉ số KPI minh bạch, chuyên môn hóa tiến trình làm việc. Từ đó, mỗi nhóm nhân viên tập trung cải thiện năng suất, đảm bảo độ chính xác cao. 

Mặt khác, nếu nguồn nhân lực không được kết hợp phù hợp, mô hình dây chuyền có thể gây ra tình trạng phân tách, khó hợp tác. Phòng kinh doanh cũng khó phân loại nguồn thông tin người mua nên thường xảy ra tranh cãi để phân chia số liệu, tính toán KPI.

3. Mô hình nhóm

Mô hình nhóm được thiết kế dựa theo vòng đời người mua tương tự như quy mô dây chuyền. Song điểm mới lạ của mô hình nhóm nằm ở cách phân loại nhân lực thành các nhóm đa công dụng. Nhờ vậy, bộ phận kinh doanh trở nên linh động, liên kết nhóm bền vững và tận dụng được sức mạnh tập thể.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

IV. 7 mẫu quy trình làm việc cho phòng kinh doanh doanh nghiệp cần biết 

Mục tiêu lớn nhất khi doanh nghiệp hệ thống mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh là giúp đội ngũ tự động hóa các bước làm việc. Bằng cách này, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn sự dư thừa, lặp đi lặp lại làm lãng phí thời gian, nguồn lực, chi phí vận hành. 

MISA AMIS đã tổng hợp 7 mẫu sơ đồ quy trình làm việc cho phòng kinh doanh nhằm hỗ trợ ứng dụng tổ chức, thiết lập quy trình chuẩn xác hơn. Mời các doanh nghiệp, nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp tải miễn phí tại đây: 

 V. Kết luận 

Qua bài viết bên trên, hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được chức năng, nhiệm vụ cũng như cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh hiệu quả. Đừng quên theo dõi các bài viết khác tại MISA AMIS để biết thêm nhiều kiến thức quản lý, điều hành doanh nghiệp toàn diện. 

 354 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]