Quản lý các quy trình trong doanh nghiệp là một thách thức lớn. Nhiều CEO cho rằng xây dựng hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hay chỉ cần thiết với công ty quy mô lớn.
Tuy nhiên, thực tế một doanh nghiệp dù ở quy mô nào muốn vận hành, phát triển bền vững thì chắc chắn không thể thiếu những quy trình làm việc chính xác, hiệu quả.
1. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?
Quy trình quản lý doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi đầu việc hoàn thành trơn tru, đúng thời hạn để nguồn vốn đầu tư có thể sinh lời nhanh chóng.
Dựa vào các chức năng cơ bản, quy trình thường phân thành 4 nhóm chính:
- Quy trình quản lý vận hành
- Quy trình quản lý khách hàng
- Quy trình đổi mới
- Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước
Để xây dựng quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp đều cần dành thời gian, công sức nghiên cứu. Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn vững vàng. Một quy trình đáp ứng tốt yêu cầu làm việc hiện tại và tầm nhìn chiến lược dài hạn cho phép doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai.
| MISA AMIS TẶNG BẠN EBOOK: HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHO DOANH NGHIỆP |
2. Vai trò của hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp
Theo thời gian, quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng trưởng tương ứng của bộ máy nhân sự cùng khối lượng công việc. Những doanh nghiệp không có bộ quy trình làm việc tiêu chuẩn sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức.
Ngược lại, ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp sẽ cải thiện năng suất đáng kể. Quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, giảm thiểu tối đa chi phí dư thừa.
Một số lợi ích khác mà quy trình quản lý mang lại bao gồm:
- Giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn khi làm việc vì từng đầu việc đã được chuẩn hóa rõ ràng, sắp xếp theo thứ tự cụ thể.
- Giải quyết triệt để các vướng mắc, giảm công đoạn làm việc thủ công giúp doanh nghiệp thay đổi bộ máy, đạt được bước đột phá mới.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường, hoàn thiện quy trình hiện có theo tiêu chuẩn quốc tế.
Những lợi ích trên chính là mục tiêu phát triển mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Vì vậy, dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào, người lãnh đạo, quản lý cũng cần chú trọng công tác xây dựng quy trình quản lý ngay từ thời điểm bắt đầu.
3. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể làm chủ quá trình xây dựng quy trình quản lý đạt chuẩn qua 5 bước sau:
3.1. Giai đoạn xây dựng hệ thống quy trình làm việc
Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc cần làm
Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì?
Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao.
Ví dụ, dưới đây là một quy trình tạm ứng bao gồm 5 bước: đề xuất tạm ứng, xử lý và duyệt đề xuất, cung cấp tạm ứng, quản lý và theo dõi tạm ứng, hoàn trả tạm ứng.
Đối tượng của từng bước trong quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể và ngành nghề. Thông thường, người yêu cầu tạm ứng là các nhân viên, đối tác hoặc đơn vị nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận tài chính và quản lý của tổ chức có trách nhiệm xử lý, duyệt đề xuất tạm ứng, cung cấp tạm ứng và quản lý tạm ứng.
Quy trình tạm ứng cung cấp số tiền tạm thời cho cá nhân/bộ phận để thực hiện công việc, đảm bảo những hoạt động liên quan diễn ra nhanh chóng, không gián đoạn. Chẳng hạn như tạm ứng chi phí di chuyển, thuê trang thiết bị, thuê địa điểm…
Vì vậy, quy trình này bao gồm các bước xem xét yêu cầu chi tiết như mục đích sử dụng của nhân sự, mức độ cần thiết của nhu cầu. Cụ thể:
- Bước 1: Nhân sự/bộ phận nộp đơn đề xuất tạm ứng lên kế toán và người quản lý. Đơn đề xuất phải cung cấp chi tiết số tiền, mục đích, lý do, đơn vị nhận thanh toán…
- Bước 2: Kế toán và người quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, đáng tin cậy của yêu cầu. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng căn cứ vào kế hoạch ngân sách, khả năng tài chính hiện có để xác nhận. Mục tiêu của bước này là quản lý chặt chẽ các quy trình tài chính nội bộ.
- Bước 3: Sau khi yêu cầu được duyệt, số tiền tạm ứng được chuyển vào tài khoản của người phụ trách hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận thanh toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch, chính xác và chuyển tiền đúng thời hạn.
- Bước 4: Quản lý và theo dõi tạm ứng là các hoạt động theo dõi tiến độ, nhận lại văn bản xác nhận, hợp đồng hoặc hóa đơn từ phía đối tác.
- Bước 5: Hoàn trả tạm ứng là bước cuối cùng của quy trình nếu người nhận chưa sử dụng hết số tiền được cấp. Người nhận cần đảm bảo hoàn trả đúng thời hạn, đúng số tiền dư căn cứ vào số thực chi theo chứng từ trên.
Lưu ý rằng quy trình tạm ứng trên sẽ có sự thay đổi theo từng và quy định nội bộ của tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình được thực hiện chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng mục đích.
[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
Chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được hướng dẫn qua hình thức truyền miệng không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu.
Lúc này, người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu. Họ vừa có thể ứng dụng thực tế, vừa dễ dàng đề xuất chỉnh sửa sao cho hiệu suất tối ưu.
Một số ví dụ về các bản mô tả quy trình:
Nội dung của bản mô tả quy trình quản lý được khuyến khích tuân thủ công thức 5W – H – 5M.
Công thức này giống như xương sống định hình quy trình. Nó giúp nhà quản lý nắm vững các nhiệm vụ cơ bản, phối hợp nhiều nguồn lực và tập trung bám đuổi mục tiêu quan trọng qua những yếu tố sau:
- Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc. Trước khi xây dựng bất cứ quy trình nào, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi:
- Tại sao cần xây dựng quy trình này?
- Ý nghĩa của quy trình với tổ chức, bộ phận chức năng?
- Không có quy trình thì thực tế công việc gặp trở ngại gì?
- What: Xác định nội dung công việc. Sau khi vạch rõ yêu cầu công việc, doanh nghiệp tiếp tục liệt kê những nội dung cần làm, các bước thực hiện theo từng phần công việc.
- Where, When, Who: Doanh nghiệp làm rõ địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách nhiệm vụ.
- How: Lựa chọn phương pháp thực hiện công việc. Ở đây, bản mô tả quy trình cần chỉ rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu hỗ trợ hay cách vận hành máy móc…
- 5M: Người đứng đầu xác định nguồn lực thông qua 5 yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả quy trình:
- Man – Nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?
- Money – Ngân sách cho công việc là bao nhiêu? Phân bổ ngân sách như thế nào?
- Material – Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng có những tiêu chuẩn gì?
- Machine – Máy móc cần áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực hiện công việc?
- Method – Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc, tổ chức quản lý nào?
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp nên tham khảo hệ thống văn phòng điện tử để quản lý doanh nghiệp tốt nhất.
Phân loại các nhóm đối tượng tham gia vào quy trình
Với mục tiêu quản lý vận hành chặt chẽ, các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình phải được phân chia vai trò phù hợp theo đúng chuyên môn. Trong đó, 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất là:
- Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước, các đầu công việc trong quy trình.
- Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
- Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng hỗ trợ người thực hiện qua những góp ý, đào tạo, chia sẻ kiến thức/ kinh nghiệm thực tiễn.
Giám sát quy trình
Trong quá trình vận dụng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số kế hoạch ứng biến linh hoạt để đề phòng tình huống bất ngờ. Đồng thời, người quản lý cũng theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành:
- Thống nhất thông số, công cụ đo lường hiệu quả công việc.
- Nắm chắc các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
- Liệt kê số lượng, giai đoạn các bước cần phải kiểm tra.
- Quyết định tần suất kiểm tra, người tiến hành kiểm tra.
- Xác định phương pháp kiểm tra.
Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý nên sử dụng nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.
Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn
Tài liệu hướng dẫn không thể thiếu trong một quy trình quản lý để giúp nhân viên tiếp nhận quy trình mới tốt hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin thiết yếu qua các biểu mẫu chi tiết, tổng hợp thành kho tài liệu chung.
3.2. Mô hình hóa hệ thống quy trình
Ở giai đoạn hai, tất cả những lý thuyết sẽ được chuẩn hóa thành hình ảnh cụ thể dưới dạng Flowchart. Theo đó nhà lãnh đạo quản lý dễ dàng, đội ngũ nhân sự nắm bắt trình tự công việc nhanh chóng.
Mục đích của bước này là cho phép doanh nghiệp nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn mà đánh giá chuẩn xác chất lượng sản phẩm đầu ra. Đồng thời, nhân viên cũng hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của quy trình định sẵn, tìm ra đầu mối liên hệ mỗi khi cần phê duyệt, đề xuất ý kiến.
3.3. Triển khai quy trình vào thực tế
Quy trình quản lý được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hai cách khác nhau. Cách thứ nhất là doanh nghiệp triển khai thủ công bằng việc áp dụng quy trình từ giấy tờ tới thực tiễn, cách thứ hai là ứng dụng bằng các phần mềm công nghệ hiện đại.
Song thực tế, cách làm thủ công không thể đáp ứng được yêu cầu vận hành hàng trăm nghìn quy trình, thủ tục phức tạp. Bởi vậy đa phần doanh nghiệp ngày nay đều tìm kiếm những phần mềm tự động hóa quy trình thông minh.
Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động sở hữu rất nhiều ưu điểm như:
- Tiết kiệm không gian lưu trữ, tài nguyên giấy tờ và nhân lực trông coi văn bản hướng dẫn.
- Tăng khả năng phân luồng công việc, hỗ trợ thiết lập, viết, sửa quy trình mới theo đặc thù riêng của phòng ban hay doanh nghiệp.
- Tăng khả năng tương tác, giảm thời gian chờ đợi phê duyệt, tiếp nhận hai chiều giữa người quản lý và nhân viên.
- Đánh giá khách quan mọi hoạt động nội bộ nhờ báo cáo thống kê, đo lường kết quả công việc trong quy trình. Từ đó không ngừng nâng cao chất lượng cùng tiêu chuẩn quy trình.
Xem thêm: 7+ Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
3.4. Đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình
Khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ nhận được những thống kê, báo cáo trực quan nhất về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Thông qua những số liệu chi tiết, nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình đã tạo, đã xử lý theo thời gian thực cùng trạng thái cụ thể.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp giờ đây đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý một cách đa chiều, khách quan. Nó cũng là tiền đề để đưa ra giải pháp khắc phục những điểm tiêu cực, thiếu sót kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất cho tổ chức.
3.5. Điều chỉnh, tối ưu hoá quy trình
Từ những điểm yếu kém được xác định trong giai đoạn trước, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh mạnh mẽ, tối ưu hoá toàn bộ quy trình hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp ngày càng phát triển, nắm bắt thêm cơ hội bứt phá.
4. Bộ mẫu quy trình quản lý đa nghiệp vụ trong doanh nghiệp
Hiện nay, thực trạng quản lý, trao đổi công việc và dự án chồng chéo qua các ứng dụng riêng lẻ đã và đang gây ra sự chậm trễ, làm giảm hiệu suất chung. Theo nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại do công tác quản lý không toàn diện. Trong đó có đến 76% nguyên nhân quản lý kém xuất phát từ việc thiếu quy trình quản lý khoa học.
Tại Việt Nam, quy trình làm việc tại nhiều tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chắp vá, không có trình tự đồng nhất. Điều này khiến tổ chức phát sinh thêm hàng loạt thao tác phức tạp.
Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán trên, MISA AMIS đã xây dựng Bộ quy trình quản lý mẫu chuẩn hóa từng bước vận hành cho các nghiệp vụ cốt lõi. Khi doanh nghiệp triển khai quy trình thành công, những nhược điểm trong kết nối, cộng tác liên thông sẽ không còn là nỗi đau cản trở đội ngũ phát triển.
Nội dung bộ tài liệu bao gồm những chủ đề:
- Quy trình mẫu Hành chính – Nhân sự
- Quy trình mẫu Kế toán – Tài chính
- Quy trình Bán hàng
- Quy trình mẫu Sản xuất – Cung ứng
- Quy trình kiểm soát nội bộ
5. Quản lý quy trình đa chiều, trực quan với phần mềm MISA AMIS Quy trình
MISA AMIS Quy trình tự hào là giải pháp thiết lập, kết nối các quy trình quản lý toàn diện trong doanh nghiệp. Nhờ nền tảng No-Code và tính năng kết nối vượt trội, doanh nghiệp làm chủ mọi công tác thiết kế, tùy chỉnh quy trình rẽ nhánh, song song hoặc viết/sửa các quy trình theo đề xuất của nhân viên.
Không chỉ vậy, phần mềm còn tự động hóa các luồng công việc, thực hiện liên kết khép kín giữa các phần mềm chuyên môn như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, Quản lý điều hành nhằm gia tăng hiệu quả áp dụng quy trình.
Ví dụ, trước đây khi nhân viên gửi đề xuất mua sắm trang thiết bị thì phải sử dụng ít nhất hai phần mềm. Đầu tiên, họ soạn đơn đề nghị và gửi lên phần mềm quản lý công việc để giám đốc tiếp nhận. Khi phê duyệt xong, nhân viên lại phải gửi đơn lên phần mềm trình ký, xin xác nhận lần cuối từ lãnh đạo.
Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek đã áp dụng thành công MISA AMIS Quy Trình trong quá trình vận hành doanh nghiệp của mình. Novatek được thành lập từ năm 2019, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị Smart-home như khóa vân tay, camera,… Khi mới bất đầu vận hành, Novatek cũng gặp những khó khăn điển hình như quy trình vận hành rời rạc, các phòng ban phối hợp chậm trễ.
Chính vì vậy, Novatek đã chủ động tìm hiểu, nghiên cứu những giải pháp tối ưu tốt nhất cho đội ngũ của mình. Hãy cùng MISA AMIS Quy trình khám phá hành trình cải tiến, nâng cao năng suất và tốc độ phục vụ khách hàng với MISA AMIS Quy trình TẠI ĐÂY.
Với MISA AMIS Quy trình, tất cả thao tác trên sẽ được thực hiện liền mạch theo thứ tự trên một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hoàn toàn từ cách thức làm việc thủ công, rời rạc sang trật tự xử lý công việc khoa học, chuyên nghiệp. Từ đó, tổ chức thành công tiết kiệm đến 90% thời gian, chi phí hoạt động cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh toàn diện.
6. Kết luận
Một doanh nghiệp không có quy trình quản lý rõ ràng sẽ thiếu đi nền tảng vận hành vững chắc. Dù đặt ra chiến lược thông minh hay sở hữu đội ngũ nhân sự tài năng, doanh nghiệp ấy vẫn dễ dàng gặp thất bại.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quy trình mạnh mẽ, tạo tiền đề cho người quản lý dẫn dắt nhân viên đồng bộ, cùng nhau biến kế hoạch thành hiện thực và đưa doanh nghiệp phát triển.
[Trải nghiệm miễn phí] MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công, thúc đẩy mọi tiến độ hoàn thành nhanh chóng. Anh chị có thể ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP NGAY TẠI ĐÂY để nhận được:
- Miễn phí toàn bộ tính năng: phê duyệt đề nghị, ký hợp đồng số, chuyển tiếp nhiệm vụ, thiết kế quy trình phối hợp và báo cáo tiến độ thực hiện quy trình…
- Tổng hợp 500+ mẫu quy trình phổ biến cho tất cả phòng ban như hành chính, kế toán, nhân sự, sản xuất,…
- Miễn phí đào tạo, tư vấn và Demo 1-1 với chuyên gia trước và sau khi ứng dụng giải pháp
0904 885 833
https://www.misa.vn/
