Một nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng doanh nghiệp có hệ thống quy trình vận hành chuẩn hoá đạt năng suất cao hơn khoảng 20-30% so với nhóm còn lại. Trong khi đó, tại Việt Nam, văn hoá vận hành theo kiểu “truyền miệng”, hở đâu vá đó vẫn còn rất phổ biến.
Nhiều CEO cho rằng xây dựng hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp tốn kém và chỉ cần thiết với tập đoàn lớn. Thực tế là ngược lại, doanh nghiệp càng có quy trình sớm càng tránh được “bão chi phí ngầm” khi mở rộng quy mô.
Bài viết này từ MISA AMIS sẽ cung cấp cho CEO khung lý thuyết BPM (Business Process Management) đã được chuẩn hoá quốc tế, các bước triển khai thực chiến, kèm bộ 70+ mẫu quy trình tải miễn phí cho 7 phòng ban cốt lõi.
| MISA AMIS TẶNG BẠN BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP (Cập nhật mới nhất) |
1. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?
Quy trình quản lý doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi đầu việc hoàn thành trơn tru, đúng thời hạn để nguồn vốn đầu tư có thể sinh lời nhanh chóng.
Theo khung BPM của Gartner, quy trình trong doanh nghiệp được phân thành 3 cấp độ. Việc xác định đúng cấp độ giúp CEO ưu tiên nguồn lực đầu tư hợp lý:
| Cấp độ | Đặc điểm | Ví dụ | Người phụ trách |
|---|---|---|---|
| Chiến lược | Định hướng dài hạn 3-5 năm, ảnh hưởng toàn doanh nghiệp | Quy trình hoạch định kinh doanh, M&A, mở rộng thị trường | Ban Giám đốc, HĐQT |
| Chiến thuật | Triển khai trung hạn 6-18 tháng, liên kết nhiều phòng ban | Quy trình tuyển dụng, phát triển sản phẩm mới, chăm sóc khách hàng | Giám đốc bộ phận, Trưởng phòng |
| Tác nghiệp | Vận hành hàng ngày, lặp đi lặp lại | Quy trình tạm ứng, chấm công, xuất kho | Nhân viên, Trưởng nhóm |
Sai lầm phổ biến của nhiều chủ doanh nghiệp là tập trung quá nhiều vào quy trình tác nghiệp mà bỏ quên cấp chiến lược, khiến doanh nghiệp “chạy nhanh nhưng không có hướng”.
Để xây dựng một quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và công sức nghiên cứu kỹ lưỡng. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng và kỹ năng chuyên môn vững chắc. Một quy trình quản lý hiệu quả không chỉ đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại mà còn hỗ trợ tầm nhìn chiến lược dài hạn, giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai.
Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quản lý quy trình trong doanh nghiệp
2. Tại sao cần sử dụng mẫu quy trình quản lý doanh nghiệp?
- Tiết kiệm 60-80% thời gian xây dựng quy trình
Một quy trình chuẩn được xây dựng từ con số 0 thường mất 2-4 tuần làm việc của Trưởng phòng + nhân sự liên quan. Với 70+ quy trình, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tương đương 300-500 giờ công, tương ứng chi phí nhân sự 150-250 triệu đồng.
- Rút ngắn tối đa thời gian onboarding nhân viên mới
Khi có bộ quy trình chuẩn dạng tài liệu, nhân viên mới có thể tự đọc và tự áp dụng thay vì phải chờ “kèm cặp” một cách tuỳ hứng từ đồng nghiệp. Thời gian để một nhân viên đạt năng suất full giảm từ 3 tháng xuống còn 1.5 tháng.
- Giảm rủi ro thất thoát do thiếu kiểm soát
Mẫu quy trình chuẩn đã tích hợp các điểm kiểm soát trọng yếu (checkpoint) ở mỗi bước, giúp phát hiện sai sót sớm thay vì khi sự cố đã xảy ra.
- Đảm bảo tính nhất quán – Nền tảng để mở rộng quy mô
Khi doanh nghiệp phát triển từ 50 lên 200 nhân sự, vấn đề lớn nhất không phải tuyển người mà là duy trì chất lượng vận hành đồng nhất. Mẫu quy trình giúp tạo “ngôn ngữ chung” giữa các phòng ban, tránh tình trạng mỗi nơi làm một kiểu.
Mẫu quy trình tốt phải đóng vai trò bộ khung tham chiếu, không phải khuôn ép cứng nhắc. CEO có thể giữ nguyên 70% cấu trúc chuẩn, chỉ điều chỉnh 30% theo đặc thù ngành (sản xuất, dịch vụ, thương mại, F&B…).
[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
3. Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp với 70+ quy trình mẫu cho mọi phòng ban
Hiện nay, thực trạng quản lý, trao đổi công việc và dự án chồng chéo qua các ứng dụng riêng lẻ đã và đang gây ra sự chậm trễ, làm giảm hiệu suất chung. Theo nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại do công tác quản lý không toàn diện. Trong đó có đến 76% nguyên nhân quản lý kém xuất phát từ việc thiếu quy trình quản lý khoa học.
Tại Việt Nam, các quy trình trong doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chắp vá, không có trình tự đồng nhất. Điều này khiến tổ chức phát sinh thêm hàng loạt thao tác phức tạp.
Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán trên, MISA AMIS đã xây dựng Bộ quy trình doanh nghiệp mẫu chuẩn hóa từng bước vận hành cho các nghiệp vụ cốt lõi. Khi doanh nghiệp triển khai quy trình thành công, những nhược điểm trong kết nối, cộng tác liên thông sẽ không còn là nỗi đau cản trở đội ngũ phát triển.
Nội dung bộ tài liệu quy trình quản lý bao gồm 70+ quy trình mẫu giúp doanh nghiệp vận hành chuẩn chỉnh theo hệ thống:
- Quy trình mẫu Hành chính – Nhân sự
- Quy trình mẫu Kế toán – Tài chính
- Quy trình mẫu Marketing
- Quy trình mẫu Bán hàng
- Quy trình mẫu Sản xuất – Cung ứng
- Quy trình mẫu kiểm soát nội bộ
- Quy trình quản lý vận hành
4. Quy trình xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp
- Bước 1: Design – Thiết kế hệ thống quy trình quản trị doanh nghiệp
- Bước 2: Modeling – Mô hình hóa các quy trình vận hành, phối hợp
- Bước 3: Execution – Triển khai quy trình trong thực tế
- Bước 4: Monitoring – Theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý doanh nghiệp
- Bước 5: Optimization – Điều chỉnh và tối ưu quy trình quản lý
4.1. Thiết kế hệ thống quy trình quản trị doanh nghiệp
- Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc cần làm
Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì?
Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao.
Ví dụ, dưới đây là một quy trình tạm ứng bao gồm 5 bước: đề xuất tạm ứng, xử lý và duyệt đề xuất, cung cấp tạm ứng, quản lý và theo dõi tạm ứng, hoàn trả tạm ứng.
Đối tượng của từng bước trong quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể và ngành nghề. Thông thường, người yêu cầu tạm ứng là các nhân viên, đối tác hoặc đơn vị nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận tài chính và quản lý của tổ chức có trách nhiệm xử lý, duyệt đề xuất tạm ứng, cung cấp tạm ứng và quản lý tạm ứng.
Quy trình tạm ứng cung cấp số tiền tạm thời cho cá nhân/bộ phận để thực hiện công việc, đảm bảo những hoạt động liên quan diễn ra nhanh chóng, không gián đoạn. Chẳng hạn như tạm ứng chi phí di chuyển, thuê trang thiết bị, thuê địa điểm…
Vì vậy, quy trình này bao gồm các bước xem xét yêu cầu chi tiết như mục đích sử dụng của nhân sự, mức độ cần thiết của nhu cầu. Cụ thể:
- Bước 1: Nhân sự/bộ phận nộp đơn đề xuất tạm ứng lên kế toán và người quản lý. Đơn đề xuất phải cung cấp chi tiết số tiền, mục đích, lý do, đơn vị nhận thanh toán…
- Bước 2: Kế toán và người quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, đáng tin cậy của yêu cầu. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng căn cứ vào kế hoạch ngân sách, khả năng tài chính hiện có để xác nhận. Mục tiêu của bước này là quản lý chặt chẽ các quy trình tài chính nội bộ.
- Bước 3: Sau khi yêu cầu được duyệt, số tiền tạm ứng được chuyển vào tài khoản của người phụ trách hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận thanh toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch, chính xác và chuyển tiền đúng thời hạn.
- Bước 4: Quản lý và theo dõi tạm ứng là các hoạt động theo dõi tiến độ, nhận lại văn bản xác nhận, hợp đồng hoặc hóa đơn từ phía đối tác.
- Bước 5: Hoàn trả tạm ứng là bước cuối cùng của quy trình nếu người nhận chưa sử dụng hết số tiền được cấp. Người nhận cần đảm bảo hoàn trả đúng thời hạn, đúng số tiền dư căn cứ vào số thực chi theo chứng từ trên.
Lưu ý rằng quy trình tạm ứng trên sẽ có sự thay đổi theo từng và quy định nội bộ của tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình được thực hiện chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng mục đích.
- Chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được hướng dẫn qua hình thức truyền miệng không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu.
Lúc này, người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu. Họ vừa có thể ứng dụng thực tế, vừa dễ dàng đề xuất chỉnh sửa sao cho hiệu suất tối ưu.
Một số ví dụ về các bản mô tả quy trình:
Nội dung của bản mô tả quy trình quản lý được khuyến khích tuân thủ công thức 5W – H – 5M.
Công thức này giống như xương sống định hình quy trình. Nó giúp nhà quản lý nắm vững các nhiệm vụ cơ bản, phối hợp nhiều nguồn lực và tập trung bám đuổi mục tiêu quan trọng qua những yếu tố sau:
- Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc. Trước khi xây dựng bất cứ quy trình nào, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi:
- Tại sao cần xây dựng quy trình này?
- Ý nghĩa của quy trình với tổ chức, bộ phận chức năng?
- Không có quy trình thì thực tế công việc gặp trở ngại gì?
- What: Xác định nội dung công việc. Sau khi vạch rõ yêu cầu công việc, doanh nghiệp tiếp tục liệt kê những nội dung cần làm, các bước thực hiện theo từng phần công việc.
- Where, When, Who: Doanh nghiệp làm rõ địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách nhiệm vụ.
- How: Lựa chọn phương pháp thực hiện công việc. Ở đây, bản mô tả quy trình cần chỉ rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu hỗ trợ hay cách vận hành máy móc…
- 5M: Người đứng đầu xác định nguồn lực thông qua 5 yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả quy trình:
- Man – Nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?
- Money – Ngân sách cho công việc là bao nhiêu? Phân bổ ngân sách như thế nào?
- Material – Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng có những tiêu chuẩn gì?
- Machine – Máy móc cần áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực hiện công việc?
- Method – Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc, tổ chức quản lý nào?
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp nên tham khảo hệ thống văn phòng điện tử để quản lý doanh nghiệp tốt nhất.
- Phân loại các nhóm đối tượng tham gia vào quy trình
Với mục tiêu quản lý vận hành chặt chẽ, các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình phải được phân chia vai trò phù hợp theo đúng chuyên môn. Trong đó, 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất là:
- Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước, các đầu công việc trong quy trình.
- Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
- Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng hỗ trợ người thực hiện qua những góp ý, đào tạo, chia sẻ kiến thức/ kinh nghiệm thực tiễn.
- Giám sát quy trình
Trong quá trình vận dụng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số kế hoạch ứng biến linh hoạt để đề phòng tình huống bất ngờ. Đồng thời, người quản lý cũng theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành:
- Thống nhất thông số, công cụ đo lường hiệu quả công việc.
- Nắm chắc các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
- Liệt kê số lượng, giai đoạn các bước cần phải kiểm tra.
- Quyết định tần suất kiểm tra, người tiến hành kiểm tra.
- Xác định phương pháp kiểm tra.
Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý nên sử dụng nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.
- Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn
Tài liệu hướng dẫn không thể thiếu trong một quy trình quản lý để giúp nhân viên tiếp nhận quy trình mới tốt hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin thiết yếu qua các biểu mẫu chi tiết, tổng hợp thành kho tài liệu chung.
4.2. Mô hình hóa các quy trình vận hành, phối hợp
Ở giai đoạn hai, tất cả những lý thuyết sẽ được chuẩn hóa thành hình ảnh cụ thể dưới dạng Flowchart. Theo đó nhà lãnh đạo quản lý dễ dàng, đội ngũ nhân sự nắm bắt trình tự công việc nhanh chóng.
Mục đích của bước này là cho phép doanh nghiệp nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn mà đánh giá chuẩn xác chất lượng sản phẩm đầu ra. Đồng thời, nhân viên cũng hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của quy trình định sẵn, tìm ra đầu mối liên hệ mỗi khi cần phê duyệt, đề xuất ý kiến.
4.3. Triển khai quy trình trong thực tế
Quy trình quản lý được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hai cách khác nhau. Cách thứ nhất là doanh nghiệp triển khai thủ công bằng việc áp dụng quy trình từ giấy tờ tới thực tiễn, cách thứ hai là ứng dụng bằng các phần mềm công nghệ hiện đại.
Song thực tế, cách làm thủ công không thể đáp ứng được yêu cầu vận hành hàng trăm nghìn quy trình, thủ tục phức tạp. Bởi vậy đa phần doanh nghiệp ngày nay đều tìm kiếm những phần mềm quản lý quy trình tự động, thông minh.
Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động sở hữu rất nhiều ưu điểm như:
- Tự động hóa quy trình liên phòng ban, kết nối thông tin xuyên suốt
- Phê duyệt đề xuất Online trên mọi thiết bị, không cần có mặt tại văn phòng, giảm thời gian chờ đợi phê duyệt, tiếp nhận hai chiều giữa người quản lý và nhân viên.
- Tăng khả năng phân luồng công việc, hỗ trợ thiết lập, viết, sửa quy trình mới theo đặc thù riêng của phòng ban hay doanh nghiệp.
- Đánh giá khách quan mọi hoạt động nội bộ nhờ báo cáo thống kê, đo lường kết quả công việc trong quy trình. Từ đó không ngừng nâng cao chất lượng cùng tiêu chuẩn quy trình.
- Tiết kiệm không gian lưu trữ, tài nguyên giấy tờ và nhân lực trông coi văn bản hướng dẫn.
4.4. Theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý doanh nghiệp
Khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ nhận được những thống kê, báo cáo trực quan nhất về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Thông qua những số liệu chi tiết, nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình đã tạo, đã xử lý theo thời gian thực cùng trạng thái cụ thể.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp giờ đây đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý một cách đa chiều, khách quan. Nó cũng là tiền đề để đưa ra giải pháp khắc phục những điểm tiêu cực, thiếu sót kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất cho tổ chức.
4.5. Điều chỉnh và tối ưu quy trình quản lý
Từ những điểm yếu kém được xác định trong giai đoạn trước, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh mạnh mẽ, tối ưu hoá toàn bộ quy trình hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp ngày càng phát triển, nắm bắt thêm cơ hội bứt phá.
5. Khi quy trình giấy không còn đủ: Lựa chọn nền tảng số hoá phù hợp
Vì sao các doanh nghiệp chuyển sang phần mềm quản lý quy trình?
Sau khi đã có bộ quy trình chuẩn trên giấy, doanh nghiệp đối mặt với 3 nút thắt vận hành mà không công cụ truyền thống nào giải quyết được:
Nút thắt 1: Phê duyệt chậm trễ làm “đóng băng” dòng tiền
Một đề xuất thanh toán cần đi qua 4-5 cấp duyệt. Khi quản lý đi công tác, hồ sơ giấy nằm chờ. Hậu quả: dòng tiền thanh toán cho nhà cung cấp chậm 5-7 ngày, ảnh hưởng uy tín và chính sách giá đầu vào.
Nút thắt 2: Dữ liệu phân tán nhiều nơi
Ví dụ điển hình: Nhân viên đề xuất mua thiết bị → gửi qua Zalo nhóm → soạn email cho kế toán → in giấy trình ký → scan lưu Drive. 5 công cụ, 5 nguồn dữ liệu, khó truy vết khi xảy ra sự cố.
Nút thắt 3: Không đo lường được hiệu quả quy trình
CEO không trả lời được những câu hỏi cơ bản: Quy trình nào đang nghẽn? Ai là người gây trễ nhiều nhất? Trung bình mất bao lâu để xử lý 1 đề xuất? Không có dữ liệu → không thể tối ưu.
Giải pháp tự động hoá No-Code cho doanh nghiệp Việt
MISA AMIS Quy trình là giải pháp từ thương hiệu MISA có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, được thiết kế để giải quyết đồng thời 3 nút thắt trên, với 4 năng lực cốt lõi:
Liên kết liền mạch giữa các nghiệp vụ
Tự động kết nối với các phần mềm Kế toán, Nhân sự, Bán hàng, Quản lý điều hành trong hệ sinh thái MISA AMIS, tạo nên dòng chảy dữ liệu thông suốt và đồng nhất, loại bỏ thao tác nhập liệu, đối chiếu chéo thủ công.
Phê duyệt mọi lúc – mọi nơi trên di động
CEO duyệt đề xuất ngay trên điện thoại trong vài giây, bất kể đang ở tại văn phòng hay công tác xa.
Tự thiết kế quy trình bằng kéo-thả (No-Code)
Đội ngũ vận hành có thể tự tạo/chỉnh sửa quy trình rẽ nhánh, song song theo đặc thù phòng ban mà không cần đội IT can thiệp.
Dashboard đo lường hiệu quả thời gian thực
Báo cáo tự động về số lượng quy trình đang chạy, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ trễ hạn, giúp CEO ra quyết định tối ưu dựa trên dữ liệu.
Ví dụ, trước đây khi nhân viên gửi đề xuất mua sắm trang thiết bị thì phải sử dụng ít nhất hai phần mềm. Đầu tiên, họ soạn đơn đề nghị và gửi lên phần mềm quản lý công việc để giám đốc tiếp nhận. Khi phê duyệt xong, nhân viên lại phải gửi đơn lên phần mềm trình ký, xin xác nhận lần cuối từ lãnh đạo.
Không chỉ vậy, phần mềm còn tích hợp trợ lý AI thông minh, tự động hoá mạnh mẽ nhiều nghiệp vụ cho đội ngũ:
- Thiết kế và hoàn thiện quy trình
- Tạo dữ liệu mô phỏng kiểm nghiệm quy trình
- Giám sát và cảnh báo tắc nghẽn quy trình
- Tìm kiếm và tra cứu quy trình thông minh
- Tóm tắt nội dung quy trình và tài liệu
- Soạn thảo email và biểu mẫu quy trình
So sánh hiệu quả trước & sau khi ứng dụng MISA AMIS Quy trình:
| Tiêu chí | Trước khi dùng | Sau khi dùng MISA AMIS |
|---|---|---|
| Thời gian phê duyệt trung bình | 2-3 ngày | 1-2 giờ |
| Số phần mềm sử dụng song song | 3-5 phần mềm | 1 nền tảng |
| Tỷ lệ thất lạc hồ sơ | 15-20% | Gần 0% |
| Khả năng đo lường hiệu suất | Không có | Dashboard theo thời gian thực |
| Thời gian onboarding nhân viên mới | 3 tháng | 1.5 tháng |
Một trong những đơn vị đã trải nghiệm sự thay đổi vượt bậc khi doanh nghiệp ứng dụng MISA AMIS Quy Trình chính là Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek.
Novatek được thành lập từ năm 2019, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị Smart-home như khóa vân tay, camera,… Khi mới bắt đầu vận hành, Novatek cũng gặp những khó khăn điển hình như quy trình vận hành rời rạc, các phòng ban phối hợp chậm trễ.
Sau khi triển khai MISA AMIS Quy trình, Novatek đã:
- Chuyển đổi hoàn toàn từ vận hành thủ công sang tự động hoá
- Tiết kiệm đến 90% thời gian phê duyệt và xử lý nội bộ
- Thiết lập kênh phối hợp liên phòng ban xuyên suốt
- CEO nắm bắt sát sao tình hình vận hành, chấn chỉnh hoặc hỗ trợ đội ngũ kịp thời kể cả khi vắng mặt
Theo dõi toàn bộ hành trình chuyển đổi số của Novatek với MISA AMIS Quy Trình TẠI ĐÂY.
Nếu doanh nghiệp đang gặp những vấn đề tương tự như Novatek, hãy để chuyên gia MISA tư vấn 1-1 miễn phí dựa trên đặc thù ngành nghề và quy mô, đồng thời nhận tài khoản trải nghiệm full tính năng MISA AMIS Quy trình để có đủ cơ sở thực tế đánh giá giải pháp trước khi quyết định triển khai.
Nhận tư vấn và tài khoản trải nghiệm ngay
6. Câu hỏi thường gặp về quy trình quản lý doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp nhỏ dưới 20 nhân sự có cần xây dựng quy trình không?
Có, và càng cần làm sớm. Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ “vài người làm việc trực tiếp với nhau là đủ”, nhưng khi mở rộng lên 50-100 nhân sự thì việc xây quy trình ngược từ đầu sẽ tốn gấp 3-4 lần chi phí. Hãy bắt đầu với 5-7 quy trình cốt lõi: tuyển dụng, thanh toán, mua hàng, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng.
2. Mất bao lâu để triển khai bộ quy trình quản lý đầy đủ?
Lộ trình điển hình là:
- Tuần 1-2: Khảo sát và lựa chọn mẫu quy trình phù hợp
- Tuần 3-4: Tuỳ chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp
- Tháng 2: Đào tạo nhân sự và triển khai pilot 1-2 phòng ban
- Tháng 3-6: Mở rộng toàn doanh nghiệp và tối ưu
3. Nên xây quy trình bằng Word/Excel hay phần mềm chuyên dụng?
Word/Excel phù hợp giai đoạn thiết kế và chuẩn hoá ban đầu. Khi đưa vào vận hành thực tế với hàng trăm đề xuất/ngày, phần mềm chuyên dụng là lựa chọn bắt buộc vì giải quyết được 3 vấn đề mà file giấy không thể: tự động hoá luồng phê duyệt, đo lường hiệu quả real-time, và tích hợp với các nghiệp vụ khác.
4. CEO nên ưu tiên xây quy trình ở bộ phận nào trước?
Ưu tiên theo thứ tự: (1) Kế toán – Tài chính (kiểm soát dòng tiền), (2) Bán hàng (tối ưu doanh thu), (3) Nhân sự (giữ chân và phát triển nhân tài), (4) Vận hành (giảm chi phí ngầm).
5. Làm sao đo lường được quy trình có hiệu quả hay không?
Có 4 chỉ số chính:
(1) Cycle time – thời gian hoàn thành 1 quy trình
(2) Throughput – số quy trình xử lý/ngày
(3) Error rate – tỷ lệ lỗi
(4) Cost per process – chi phí trên mỗi lần thực thi.
7. Kết luận
Một doanh nghiệp không có quy trình quản lý rõ ràng sẽ thiếu đi nền tảng vận hành vững chắc. Dù đặt ra chiến lược thông minh hay sở hữu đội ngũ nhân sự tài năng, doanh nghiệp ấy vẫn dễ dàng gặp thất bại.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quy trình mạnh mẽ, tạo tiền đề cho người quản lý dẫn dắt nhân viên đồng bộ, cùng nhau biến kế hoạch thành hiện thực và đưa doanh nghiệp phát triển.
[Trải nghiệm miễn phí] MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công, thúc đẩy mọi tiến độ hoàn thành nhanh chóng. Anh chị có thể ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ GIẢI PHÁP NGAY TẠI ĐÂY để nhận được:
- Miễn phí toàn bộ tính năng: phê duyệt đề nghị, ký hợp đồng số, chuyển tiếp nhiệm vụ, thiết kế quy trình phối hợp và báo cáo tiến độ thực hiện quy trình…
- Tổng hợp 500+ mẫu quy trình phổ biến cho tất cả phòng ban như hành chính, kế toán, nhân sự, sản xuất,…
- Miễn phí đào tạo, tư vấn và Demo 1-1 với chuyên gia trước và sau khi ứng dụng giải pháp
![[Cập nhật 2024] 5 mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên mới nhất](/wp-content/uploads/2024/02/mau-bang-phan-cong-cong-viec.png)
