Quy trình vận chuyển hàng hóa: Sơ đồ các bước & hướng dẫn chi tiết

Ngày nay, nhu cầu mua bán, trao đổi hàng hóa ngày càng cao. Doanh nghiệp không chỉ xuất, nhập hàng với nhà cung cấp hay đối tác mà còn phải giao hàng liên tục tới khách hàng. Vì vậy, việc hiểu được quy trình vận chuyển hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm thiểu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa cùng những hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp xây dựng được quy trình phù hợp và áp dụng dễ dàng vào trong hoạt động.

MISA gửi tặng: Bộ mẫu quy trình phối hợp liên phòng ban cho mọi doanh nghiệp

1. Quy trình vận chuyển hàng hóa là gì?

Quy trình vận chuyển hàng hóa là chuỗi các bước nhằm đưa hàng hóa từ điểm xuất phát như nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc kho hàng đến điểm nhận cuối cùng như kho trung chuyển, cửa hàng hoặc khách hàng.

Quy trình vận chuyển đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn, đúng thời gian và tối ưu chi phí. Việc tuân thủ quy trình vận chuyển cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát, đồng thời nâng cao hiệu quả và uy tín, góp phần tạo sự hài lòng cho khách hàng.

Đây chính là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong việc cung ứng hàng hóa và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tham khảo: 10 phần mềm quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa chi tiết

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, tính chất hàng hóa, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình vận chuyển hàng hóa khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung một quy trình vận chuyển sẽ bao gồm nhiều bước, cần sự phối hợp của nhiều phòng ban từ bộ phận kho, giao hàng cho đến dịch vụ khách hàng.

Quy trình vận chuyển hàng hóa cơ bản sẽ có những bước sau:

Bước 1: Lên kế hoạch vận chuyển/giao hàng

Quản lý Bộ phận Giao hàng sẽ nhận lịch giao hàng từ nhân viên Dịch vụ khách hàng với yêu cầu cụ thể về thời gian, địa điểm và số lượng hàng hóa cần giao. Sau khi nhận thông tin, Quản lý Bộ phận Giao hàng sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết, bao gồm việc sắp xếp phương tiện vận chuyển và phân công nhân viên giao hàng phù hợp.

Bước 2: Nhân viên vận chuyển/giao hàng nhận kế hoạch

Sau khi kế hoạch giao hàng được lập, nhân viên Vận chuyển/Giao hàng sẽ nhận kế hoạch điều động từ Quản lý Bộ phận Giao hàng. Họ sẽ chuẩn bị các phương tiện cần thiết và sắp xếp thời gian để thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đã được phân công, đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong quá trình giao nhận.

Bước 3: Nhận hàng & chứng từ

• Trường hợp phát sinh sự cố: Trường hợp trong lúc giao hàng có phát sinh sự cố gì hoặc không đồng ý với kế hoạch giao hàng phải báo cáo lại ngay Quản lý bộ phận Giao hàng để điều chỉnh và xử lý kịp thời.
• Trường hợp không có sự cố:
  • Nhân viên Vận chuyển/Giao hàng theo điều động đến kho để nhận hàng và chứng từ kèm hàng đi giao.
  • Nhân viên Vận chuyển/Giao hàng kiểm tra đảm bảo có đầy đủ chứng từ, hàng hóa đúng, đủ số lượng, chất lượng. Đối với hàng hóa đóng gói niêm phong, lưu ý đảm bảo bên ngoài không móp, méo, ướt, rách làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bên trong. Đối với hàng không đóng gói niêm phong, lưu ý không bị trầy xước hoặc kiểm tra theo “Hướng dẫn nguyên tắc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa”.
  • Trong khi bàn giao, nhân viên Vận chuyển/ Giao hàng và bộ phận Kho ký xác nhận đầy đủ vào biên bản giao nhận hàng hóa xuất kho.

Bước 4: Giao hàng

• Trường hợp có phát sinh sự cố, hàng hóa thiếu số lượng, không đảm bảo chất lượng, nhân viên Vận chuyển/Giao hàng báo lại bộ phận Kho và Quản lý bộ phận Giao hàng để phối hợp xử lý.
• Trường hợp hàng hóa không có sự cố gì, nhân viên Vận chuyển/Giao nhận chuyển hàng lên xe, đi giao cho khách. Trong lúc bàn giao hàng hóa phải thực hiện kiểm đếm đầy đủ, tiến hành ký xác nhận với khách hàng (vào PO) và mang về đầy đủ chứng từ giao hàng.

Bước 5: Giao hàng xong

Giao hàng xong, nhân viên Vận chuyển/Giao nhận mang chứng từ giao hàng về bàn giao tận tay cho nhân viên Dịch vụ khách hàng và ký xác nhận đã bàn giao.

Nếu quy trình vận chuyển không được chuẩn hóa, doanh nghiệp dễ gặp các tình huống như giao sai hàng, giao thiếu chứng từ, không xác định được trách nhiệm khi phát sinh hư hỏng, chậm xử lý khi khách hàng khiếu nại hoặc mất nhiều thời gian đối soát giữa bộ phận kho, giao hàng, kinh doanh và kế toán. 

3. Quy trình vận chuyển hàng hóa theo từng phương thức

Sau khi nắm được quy trình vận chuyển hàng hóa ở cấp độ nội bộ, doanh nghiệp cũng cần hiểu sự khác biệt giữa các phương thức vận chuyển như đường bộ, đường thủy và đường hàng không. Mỗi phương thức sẽ có yêu cầu riêng về chứng từ, thời gian xử lý, đơn vị tham gia và mức độ kiểm soát rủi ro. Vì vậy, phần dưới đây sẽ trình bày quy trình tổng quan theo từng phương thức để doanh nghiệp dễ hình dung khi tự tổ chức vận chuyển hoặc làm việc với đơn vị vận tải, giao nhận.

3.1 Quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ

Vận tải đường bộ là một trong những phương thức vận chuyển phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với hoạt động giao nhận hàng hóa trong nội tỉnh, liên tỉnh hoặc các tuyến có khoảng cách địa lý không quá xa. Theo đó, quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ bao gồm các bước sau: 

Bước 1: Đơn vị vận chuyển nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng doanh nghiệp điền thông tin theo mẫu đơn đăng ký gửi hàng của công ty vận tải. Thông thường, người gửi chỉ cần thực hiện thông qua email hoặc gọi điện thoại trực tiếp.

Nếu nhu cầu vận chuyển thường xuyên, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng lâu dài. Công ty vận chuyển sẽ cử đại diện đến tận nơi kiểm tra, xác minh loại hàng hóa và tư vấn đóng gói phù hợp. 

Bước 2: Tính toán và báo giá vận chuyển

Công ty vận tải xác định trọng lượng, kích thước, khoảng cách tới địa chỉ nhận và thời gian yêu cầu. Từ các dữ liệu đó giá cước vận chuyển sẽ được thống nhất giữa hai bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập cam kết ngày nhận, giao hàng cụ thể.  

Bước 3: Tiến hành vận chuyển hàng đến địa chỉ nhận

Khi doanh nghiệp đồng ý mức chi phí ở bước 2, công ty vận chuyển sẽ điều xe hàng đến tiếp nhận hàng hóa. Trong quá trình giao hàng, doanh nghiệp vẫn có thể theo dõi tiến trình, điểm dừng chân của lô hàng trên các phần mềm liên kết với đơn vị vận tải. 

Bước 4: Thu phí vận chuyển

Hàng hóa sau khi chuyển đến đúng địa chỉ, người nhận xác nhận và kết thúc quy trình vận chuyển. Căn cứ vào hợp đồng ban đầu, doanh nghiệp sẽ chi trả mức cước phí thỏa thuận cho công ty vận tải.

Tham khảo: 10 ứng dụng quản lý sản xuất ERP chất lượng

3.2 Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển/đường thủy

Nếu vận chuyển đường bộ không cho phép doanh nghiệp chuyển đi nhiều hàng hóa cồng kềnh, trọng lượng lớn thì vận chuyển đường biển/đường thủy là phương án thay thế tối ưu. Đặc biệt, sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy cũng có nhiều điểm chung với đường bộ, không có nhiều bước phức tạp. 

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển của khách hàng

Ở bước này doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của bên vận chuyển. Nhân viên sẽ tư vấn qua email, gọi điện hoặc đến tận nơi thị sát.

Bước 2: Thông báo giá chi phí dịch vụ

Sau bước xác nhận thông tin, đơn vị vận chuyển sẽ lấy thông tin kích thước, trọng lượng, thời gian, khoảng cách địa điểm giao nhận và thông báo giá dịch vụ cho doanh nghiệp. Để thời gian tính toán nhanh hơn, doanh nghiệp nên chủ động sắp xếp sẵn lượng hàng cần chuyển hoặc có dự toán chính xác. 

Bước 3: Vận chuyển và nhập kho hàng hóa

Tiếp theo, hàng hóa được chuyển đến bến cảng và lên tàu vận chuyển. Dựa trên thỏa thuận của hai bên, đơn vị vận chuyển thường phân phối hàng đến các kho khác nhau. 

Với những doanh nghiệp cần đi qua đường thủy quốc tế thì sẽ phải tuân thủ nhiều thủ tục hơn. Doanh nghiệp phải khai hải quan, thông quan hàng hóa, lập bộ chứng từ, xin giấy phép lưu hành, đặt lịch tàu, xuất vận đơn,… Người nhận hàng cũng cần làm những thủ tục tương tự như vậy để nhận hàng về từ cảng.

Bước 4: Thanh toán

Sau khi nhận hàng và kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán hết chi phí cho bên dịch vụ và ký nhận hàng. Quy trình vận chuyển hàng hóa qua đường biển/đường thủy sẽ kết thúc ở bước này. 

Tặng bạn bộ tài liệu: HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHO DOANH NGHIỆP & 50+ MẪU QUY TRÌNH CHI TIẾT TỪNG PHÒNG BAN 

3.3 Tổng quan quy trình vận chuyển bằng đường hàng không 

Vận chuyển hàng qua đường hàng không là cách thức vận chuyển nhanh nhất hiện nay. Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không khá đa dạng, nhưng phải đáp ứng quy định về kích thước, trọng lượng, bao bì, an toàn hàng không và danh mục hàng hóa được phép vận chuyển.

Bước 1: Đặt chỗ vận chuyển hàng không

Doanh nghiệp hoặc đơn vị giao nhận sẽ đặt chỗ/lưu khoang hàng trên chuyến bay phù hợp với lịch trình, điểm đi, điểm đến, khối lượng và tính chất hàng hóa. 

Cách đặt chỗ phổ biến nhất là doanh nghiệp liên hệ với các công ty Forwarder – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nội địa và quốc tế. Trên thị trường hiện có rất nhiều công ty Forwarder nên doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng, ưu tiên mức độ uy tín và giá cả cạnh tranh. 

Khi nhận được xác nhận yêu cầu đặt chỗ thành công từ Forwarder, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ thông tin như địa chỉ sân bay hai chiều, thời gian, số lượng, thể tích hàng hóa,… để giao hàng đúng hạn. 

Bước 2: Đóng gói hàng hóa

Hàng hóa được đóng gói tại kho và doanh nghiệp ghi ký hiệu cho từng kiện hàng theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho tại sân bay, đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận đã nhận hàng. 

Bước 3: Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ phục vụ thủ tục xuất khẩu và giao nhận hàng hóa. Tùy mô hình vận hành, công đoạn này có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc ủy quyền cho đơn vị giao nhận hỗ trợ. 

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải bổ sung một số nghiệp vụ khác như xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng, kiểm dịch lô hàng nếu có yêu cầu. 

Bước 4: Phát hành vận đơn hàng không

Lô hàng sẽ được hãng hàng không phát hành vận đơn hàng không (AWB) sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu. 1 bản AWB được gửi kèm theo lô hàng tới điểm đến. Các chứng từ còn lại sẽ do công ty Forwarder nắm giữ để phục vụ những trường hợp cần thiết. 

Bước 5: Gửi và nhận các chứng từ liên quan

Hiện không có quy định bắt buộc doanh nghiệp xuất khẩu gửi riêng bộ chứng từ. Vậy nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bộ chứng từ đi cùng bản AWB gốc để gửi cho bên nhập khẩu.

Khi lô hàng đính kèm bộ chứng từ đã được chuyển đi, Forwarder sẽ gửi bản scan của AWB gốc số 3 cùng bản scan của toàn bộ các chứng từ khác qua email cho công ty nhập khẩu.

Bước 6: Doanh nghiệp nhập khẩu nhận thông báo hàng đến

Hãng vận tải sẽ gửi Thông báo hàng đến cho bên nhập khẩu trước ngày máy bay hạ cánh. Công ty nhập khẩu cần kiểm tra thông tin ngày hàng đến, kho hàng hoặc nơi lưu giữ hàng chờ thông quan cùng các loại phí phải nộp,… Điều này giúp các bên liên quan chủ động hoàn tất thủ tục hải quan nhanh chóng hơn. 

Bước 7: Nộp lệ phí và lấy lệnh giao hàng

Vào thời điểm đến lấy hàng, Forwarder thu lại House Airway Bill bản gốc số 2. Đồng thời, công ty nhập khẩu nộp các khoản phí còn thiếu như: phí lệnh giao hàng, phí làm hàng, phí lao vụ và nhận lệnh giao hàng cùng bộ chứng từ gửi kèm hàng hóa.

Bước 8: Hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu

Bên nhập khẩu có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan ngay cả khi hàng chưa đến sân bay trên phần mềm điện tử để thực hiện thông quan ngay khi máy bay hạ cánh.

Đơn vị Forwarder sẽ phụ trách thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không, thanh lý tờ khai. Họ cũng sắp xếp phương tiện lấy hàng khỏi sân bay để giao đến kho của người nhập khẩu.

4. Cách hạn chế rủi ro vận chuyển cho doanh nghiệp

Quy trình vận chuyển hàng hóa hiện nay đã được tối ưu, khách hàng sử dụng dịch vụ không bị đòi hỏi nhiều thủ tục phức tạp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với một số khó khăn khi vận chuyển như chậm thời hạn, hư hỏng hàng hóa,… Một đơn hàng cần trải qua nhiều bước luân chuyển nên không tránh khỏi sự cố nhầm lẫn, mất hàng hoặc rơi vỡ hỏng hàng hóa bên trong. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải dự phòng một số rủi ro thường xảy ra trong quá trình vận chuyển.

4.1 Đảm bảo khai báo thông tin chính xác

Ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là đảm bảo khai báo chính xác thông tin người nhận cho đơn vị vận chuyển. Đây là thao tác cơ bản nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp bên vận chuyển giao hàng sai địa chỉ, sai thông tin người nhận. 

Lỗi sai này không chỉ khiến đơn hàng bị hoàn lại mà còn khiến người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển đều bị ảnh hưởng. Do đó, để hạn chế sai sót không đáng có, khi gửi hàng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng thông tin bên nhận hàng trước khi giao cho công ty vận chuyển.

4.2 Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Một trong những cách thức quan trọng nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro là luôn tìm đến những đơn vị vận chuyển uy tín. Việc chọn được bên giao nhận uy tín cho phép doanh nghiệp cam kết hàng hóa được giao đúng hạn, chất lượng nguyên vẹn đến tay người nhận.

Tham khảo: Quy trình ISO là gì? Hướng dẫn viết và triển khai hệ thống ISO cho doanh nghiệp

4.3 Ứng dụng công nghệ vào quản lý quy trình vận chuyển 

Hiện nay, hầu hết các công ty vận chuyển đều có phần mềm quản lý giao hàng của riêng mình để theo dõi tình trạng vận chuyển. Tuy nhiên, với nhiều bước, có sự tham gia của nhiều bộ phận, thực hiện quy trình vận chuyển hàng hóa thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp hàng loạt những khó khăn như:

• Quản lý ký duyệt, phê duyệt thủ công: Quá trình vận chuyển diễn ra liên tục, quản lý sẽ cần ký duyệt nhiều biên bản, chứng từ. Chỉ cần vắng mặt tại văn phòng, công việc sẽ bị gián đoạn.
• Sai sót trong quản lý chứng từ: Quản lý một lượng lớn chứng từ như hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao, gây dễ nhầm lẫn, thất lạc hoặc thiếu sót. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề về thanh toán, tranh chấp và khó khăn trong việc theo dõi lịch sử giao hàng.
• Chậm trễ trong xử lý sự cố: Khi có sự cố phát sinh như mất mát, hư hỏng hàng hóa, việc xử lý và phối hợp giữa các bộ phận liên quan thường chậm trễ. Điều này không chỉ làm tăng thời gian giải quyết mà còn gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp với khách hàng.
• Tăng khối lượng công việc và chi phí quản lý: Quy trình thủ công yêu cầu nhiều nhân sự tham gia vào từng khâu vận hành, từ lập kế hoạch đến giám sát và giao nhận.

Với các doanh nghiệp đang gặp các vấn đề này, các phần mềm quản lý quy trình chuyên biệt như AMIS Quy trình sẽ giúp chuyển toàn bộ các bước thủ công kể trên thành một luồng công việc số hóa, tự động và minh bạch. Cụ thể:

• Chấm dứt tình trạng “quy trình nằm trên giấy nhưng không ai tuân thủ”: Mọi bước được thiết lập sẵn trên hệ thống, công việc tự động luân chuyển đúng người, đúng thứ tự, không thể bỏ qua hay làm tắt.
• Không còn thất lạc chứng từ, mất dấu thông tin khi giao ca: Toàn bộ đề nghị, phê duyệt, chứng từ được lưu trên một nền tảng, truy xuất lại bất cứ lúc nào khi có tranh chấp.
• Biết chính xác hàng và công việc đang “tắc” ở khâu nào: Lãnh đạo nhìn được bước nào đang chậm, ai đang giữ việc, thay vì phải gọi điện hỏi từng bộ phận.
• Giảm phụ thuộc vào con người: Khi một nhân sự nghỉ việc, quy trình vẫn chạy đúng như thiết kế vì tri thức đã nằm trên hệ thống chứ không nằm trong đầu một cá nhân.
• Rút ngắn thời gian xử lý và phê duyệt: Các đề nghị được duyệt ngay trên điện thoại, không phải chờ ký tay hay in ấn, giúp đơn hàng luân chuyển nhanh hơn.

Xem chi tiết tính năng

Nhiều doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Công ty cổ phần Hữu nghị Xuân Cương, Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

Để lại thông tin để nhận tư vấn và dùng thử phần mềm AMIS Quy trình tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng.
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng.
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia.

5. Tạm kết

Có thể thấy, dù doanh nghiệp đang sử dụng quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy hay đường hàng không thì đều phải quản lý chính xác từng bước, hạn chế rủi ro và tổn thất. Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã có thêm nhiều thông tin để tiến hành vận chuyển hàng hóa thuận lợi cũng như có thêm công cụ quản lý quy trình vận chuyển hiệu quả. Chúc doanh nghiệp thành công!