Kiến thức Quản lý - điều hành Tất tần tật về quy trình vận chuyển hàng hóa doanh nghiệp...

Tất tần tật về quy trình vận chuyển hàng hóa doanh nghiệp cần biết

Ngày nay, nhu cầu mua bán, trao đổi hàng hóa ngày càng cao. Doanh nghiệp không chỉ xuất, nhập hàng với nhà cung cấp hay đối tác mà còn phải giao hàng liên tục tới khách mua lẻ. Vì vậy, việc hiểu được quy trình vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị vận chuyển uy tín, đồng thời quản lý quy trình làm việc chặt chẽ hơn. 

quy trình vận chuyển hàng hóa hiện nay như thế nào
Quy trình vận chuyển hàng hóa hiện nay như thế nào?

I. Các bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ

Vận tải đường bộ là hình thức chủ yếu ở nước ta trong tất cả giai đoạn. Nó cho phép doanh nghiệp lưu thông hàng hóa giữa các tỉnh thành, khu vực địa lý gần một cách nhanh chóng. Theo đó, quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ bao gồm các bước sau: 

Bước 1: Đơn vị vận chuyển nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng doanh nghiệp điền thông tin theo mẫu đơn đăng ký gửi hàng của công ty vận tải. Thông thường, người gửi chỉ cần thực hiện thông qua email hoặc gọi điện thoại trực tiếp.

vận chuyển hàng hóa đường bộ
Tổng quan các bước vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

Nếu nhu cầu vận chuyển thường xuyên, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng lâu dài. Công ty vận chuyển sẽ cử đại diện đến tận nơi kiểm tra, xác minh loại hàng hóa và tư vấn đóng gói phù hợp. 

Bước 2: Tính toán và báo giá vận chuyển

Công ty vận tải xác định trọng lượng, kích thước, khoảng cách tới địa chỉ nhận và thời gian yêu cầu. Từ các dữ liệu đó giá cước vận chuyển sẽ được thống nhất giữa hai bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập cam kết ngày nhận, giao hàng cụ thể.  

Bước 3: Tiến hành vận chuyển hàng đến địa chỉ nhận

Khi doanh nghiệp đồng ý mức chi phí ở bước 2, công ty vận chuyển sẽ điều xe hàng đến tiếp nhận hàng hóa. Trong quá trình giao hàng, doanh nghiệp vẫn có thể theo dõi tiến trình, điểm dừng chân của lô hàng trên các phần mềm liên kết với đơn vị vận tải. 

Bước 4: Thu phí vận chuyển

Hàng hóa sau khi chuyển đến đúng địa chỉ, người nhận xác nhận và kết thúc quy trình vận chuyển. Căn cứ vào hợp đồng ban đầu, doanh nghiệp sẽ chi trả mức cước phí thỏa thuận cho công ty vận tải.

II. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy

Nếu vận chuyển đường bộ không cho phép doanh nghiệp chuyển đi nhiều hàng hóa cồng kềnh, trọng lượng lớn thì vận chuyển đường thủy là phương án thay thế tối ưu. Đặc biệt, sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy cũng có nhiều điểm chung với đường bộ, không có nhiều bước phức tạp.  

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển của khách hàng

Ở bước này doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của bên vận chuyển. Nhân viên sẽ tư vấn qua email, gọi điện hoặc đến tận nơi thị sát.

Bước 2: Thông báo giá chi phí dịch vụ

Sau bước xác nhận thông tin, đơn vị vận chuyển sẽ lấy thông tin kích thước, trọng lượng, thời gian, khoảng cách địa điểm giao nhận và thông báo giá dịch vụ cho doanh nghiệp. Để thời gian tính toán nhanh hơn, doanh nghiệp nên chủ động sắp xếp sẵn lượng hàng cần chuyển hoặc có dự toán chính xác. 

Bước 3: Vận chuyển và nhập kho hàng hóa

Tiếp theo, hàng hóa được chuyển đến bến cảng và lên tàu vận chuyển, Dựa trên thỏa thuận của hai bên, đơn vị vận chuyển thường phân phối hàng đến các kho khác nhau. 

Quy trình vận chuyển hàng hóa đường thủy
Quy trình vận chuyển hàng hóa đường thủy yêu cầu nghiêm ngặt về thủ tục hải quan hơn quy trình vận chuyển đường bộ

Với những doanh nghiệp cần đi qua đường thủy quốc tế thì sẽ phải tuân thủ nhiều thủ tục hơn. Doanh nghiệp phải khai hải quan, thông quan hàng hóa, lập bộ chứng từ, xin giấy phép lưu hành, đặt lịch tàu, xuất vận đơn,… Người nhận hàng cũng cần làm những thủ tục tương tự như vậy để nhận hàng về từ cảng.

Bước 4: Thanh toán

Sau khi nhận hàng và kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán hết chi phí cho bên dịch vụ và ký nhận hàng. Quy trình vận chuyển hàng hóa qua đường biển sẽ kết thúc ở bước này. 

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

III. Tổng quan quy trình vận chuyển bằng đường hàng không 

Vận chuyển hàng qua đường hàng không là cách thức vận chuyển nhanh nhất hiện nay. Các loại hàng hóa được phép chuyển cũng vô cùng đa dạng về kích thước, nội dung và bao bì. Tuy nhiên, trước khi được thông quan doanh nghiệp sẽ phải trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt. 

Bước 1: Đặt chỗ 

Đầu tiên, đặt chỗ hay còn gọi là việc doanh nghiệp thuê máy bay. Nếu bên doanh nghiệp là bên bán thì sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này. 

Cách đặt chỗ phổ biến nhất là doanh nghiệp liên hệ với các công ty Forwarder – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nội địa và quốc tế. Trên thị trường hiện có rất nhiều chọn công ty Forwarder nên doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng, ưu tiên mức độ uy tín và giá cả cạnh tranh. 

đặt chỗ để vận chuyển bằng máy bay
Doanh nghiệp cần đặt chỗ trước để vận chuyển hàng hóa bằng máy bay

Khi nhận được xác nhận yêu cầu đặt chỗ thành công từ Forwarder, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ thông tin như địa chỉ sân bay hai chiều, thời gian, số lượng, thể tích hàng hóa… để giao hàng đúng hạn. 

Bước 2: Đóng gói hàng hóa

Hàng hóa được đóng gói tại kho và doanh nghiệp ghi ký hiệu cho từng kiện hàng theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho tại sân bay, đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận đã nhận hàng. 

Bước 3: Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu

Về thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ chứng từ để giao lại cho hãng hàng không. Công đoạn này có thể do tổ chức tự mình thực hiện hoặc thuê công ty Forwarder hỗ trợ. 

hoàn tất thủ tục hải quan trong quá trình vận chuyển hàng không
Hoàn tất thủ tục hải quan là yêu cầu quan trọng hàng đầu trong quá trình vận chuyển hàng không

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải bổ sung một số nghiệp vụ khác như xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng, kiểm dịch lô hàng nếu có yêu cầu. 

Bước 4: Phát hành vận đơn hàng không

Đơn hàng sẽ được hãng hàng không phát hành vận đơn hàng không (AWB) sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu. 1 bản AWB được gửi kèm theo lô hàng tới điểm đến. Các chứng từ còn lại sẽ do công ty Forwarder nắm giữ để phục vụ những trường hợp cần thiết. 

Bước 5: Gửi và nhận các chứng từ liên quan

Hiện không có quy định bắt buộc doanh nghiệp xuất khẩu gửi riêng bộ chứng từ. Vậy nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bộ chứng từ đi cùng bản AWB gốc để gửi cho bên nhập khẩu.

Khi lô hàng đính kèm bộ chứng từ đã được chuyển đi, Forwarder sẽ gửi bản scan của AWB gốc số 3 cùng bản scan của toàn bộ các chứng từ khác qua email cho công ty nhập khẩu.

Bước 6: Doanh nghiệp nhập khẩu nhận thông báo hàng đến

Hãng vận tải sẽ gửi Thông báo hàng đến cho bên nhập khẩu trước ngày máy bay hạ cánh. Công ty nhập khẩu cần kiểm tra thông tin ngày hàng đến, kho hàng hoặc nơi lưu giữ hàng chờ thông quan cùng các loại phí phải nộp… Điều này giúp các bên liên quan chủ động hoàn tất thủ tục hải quan nhanh chóng hơn. 

doanh nghiệp nhập khẩu nhận thông báo hàng đến
Bên nhập khẩu sẽ nhận được thông báo khi hàng đến sân bay hoặc đã nhập kho tại sân bay

Bước 7: Nộp lệ phí và lấy lệnh giao hàng

Vào thời điểm đến lấy hàng, Forwarder thu lại House Airway Bill bản gốc số 2. Đồng thời, công ty nhập khẩu nộp các khoản phí còn thiếu như: phí lệnh giao hàng, phí làm hàng , phí lao vụ và nhận Lệnh giao hàng cùng bộ chứng gửi kèm hàng hóa.

Bước 8: Hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu

Bên nhập khẩu có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan ngay cả khi hàng chưa đến sân bay trên phần mềm điện tử để thực hiện thông quan ngay khi máy bay hạ cánh.

Đơn vị Forwarder sẽ phụ trách thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không, thanh lý tờ khai. Họ cũng sắp xếp phương tiện lấy hàng khỏi sân bay để giao đến kho của người nhập khẩu.

>> [Hướng dẫn] Cách thiết lập quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp 

IV. Các khó khăn thường gặp và lợi ích của quy trình vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp 

Nhìn chung, quy trình vận chuyển hàng hóa hiện nay đã được tối ưu đơn giản cho khách hàng. Khách hàng sử dụng dịch vụ không bị đòi hỏi nhiều thủ tục phức tạp. Doanh nghiệp còn có quyền chủ động về thời gian giao nhận dù chuyển hàng nội địa hay liên tỉnh. 

khó khăn trong quá trình vận chuyển
Doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với một số khó khăn khi vận chuyển như chậm thời hạn, hư hỏng hàng hóa…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải dự phòng một số rủi ro thường xảy ra trong quá trình vận chuyển. Một đơn hàng cần trải qua nhiều bước luân chuyển nên không tránh khỏi sự cố nhầm lẫn, mấy hàng hoặc rơi vỡ hỏng hàng hóa bên trong. 

Ngoài ra, việc giao hàng chậm tiến độ cũng phát sinh liên tục do nguyên nhân thời tiết hoặc thủ tục thông quan kéo dài. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải có cách thức theo dõi quy trình vận chuyển sát sao hơn. Việc cập nhật thông tin liên tục sẽ cho phép doanh nghiệp đưa ra phương án giải quyết kịp thời. 

V. Cách hạn chế rủi ro vận chuyển cho doanh nghiệp 

Dưới đây là một số phương pháp quản lý quy trình vận chuyển tối ưu mà các doanh nghiệp cần biết: 

1. Đảm bảo khai báo thông tin chính xác

Ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là đảm bảo khai báo chính xác thông tin người nhận cho đơn vị vận chuyển. Đây là thao tác cơ bản nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp bên vận giao hàng sai địa chỉ, sai thông tin người nhận. 

đảm bảo khai báo thông tin chính xác
Doanh nghiệp cần khai báo chính xác thông tin vận chuyển để tránh rủi ro về sau

Lỗi sai này không chỉ khiến đơn hàng bị hoàn lại mà còn khiến người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển đều bị ảnh hưởng. Do đó, để hạn chế sai sót không đáng có, khi gửi hàng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng thông tin bên nhận hàng trước khi giao cho công ty vận chuyển.

2. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Một trong những cách thức quan trọng nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro là luôn tìm đến những đơn vị vận chuyển uy tín. Việc chọn được bên giao nhận uy tín cho phép doanh nghiệp cam kết hàng hóa được giao đúng hạn, chất lượng nguyên vẹn đến tay người nhận.

3. Ứng dụng công nghệ vào quản lý quy trình vận chuyển 

Hiện nay, hầu hết các công ty vận chuyển đều có phần mềm quản lý giao hàng của riêng mình. Tuy nhiên, làm thế nào để khách hàng cùng theo dõi được quá trình này là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị thường xuyên chuyển hàng hóa số lượng lớn. 

Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai phần mềm quản lý quy trình nội bộ có khả năng liên thông với bên thứ 3. Nhờ tính năng thiết lập, giám sát và cập nhật tự động, các luồng nghiệp vụ giao, nhận hàng của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên thông, liền mạch. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tích hợp đến hệ thống theo dõi hành trình giao hàng của công ty vận chuyển để chủ động nắm bắt tình hình đơn hàng nhanh chóng. 

Phần mềm MISA AMIS Quy trình là giải pháp quản trị quy trình toàn diện cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp dễ dàng kết nối các nghiệp vụ trọng tâm và liên kết với bên thứ 3 như đơn vị vận chuyển, ngân hàng, bảo hiểm… để kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn, cải tiến kịp thời. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% thời gian, chi phí lãng phí trong quá trình vận chuyển. 

VI. Kết luận 

Có thể thấy, dù doanh nghiệp đang sử dụng quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy hay đường hàng không thì đều phải quản lý chính xác từng bước, hạn chế rủi ro và tổn thất. Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã có thêm nhiều thông tin để tiến hàng vận chuyển hàng hóa thuận lợi cũng như có thêm công cụ quản lý quy trình vận chuyển hiệu quả. Chúc doanh nghiệp thành công! 

 370 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]