Hướng dẫn xây dựng quy trình kiểm tra và giám sát toàn diện cho doanh nghiệp 

Kiểm tra và giám sát là hoạt động quan trọng nhất trong quản lý doanh nghiệp. Một quy trình kiểm tra và giám sát chuẩn chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo việc tuân thủ các quy định mà còn là chìa khóa để cải thiện hiệu quả hoạt động, năng suất làm việc.

Doanh nghiệp quy mô càng lớn, quy trình này càng cần được chuẩn hóa và mở rộng để đảm bảo hiệu quả quản lý. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết để xây dựng được quy trình kiểm tra và giám sát phù hợp.

1. Quy trình kiểm tra, giám sát là gì?

Kiểm tra và giám sát là quá trình được thực hiện liên tục và có hệ thống để đánh giá, theo dõi và kiểm soát các hoạt động hàng ngày cũng như dài hạn của doanh nghiệp..

Theo đó, có thể hiểu quy trình kiểm tra, giám sát là một loạt các bước và phương pháp được thiết kế để theo dõi, đánh giá và kiểm soát hoạt động của một doanh nghiệp. Mục tiêu chính của quy trình này là đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra theo kế hoạch, tuân thủ các quy định, đạt được mục tiêu chất lượng và hiệu suất, đồng thời phát hiện các rủi ro tiềm ẩn.

Tải ngay: 5 mẫu kế hoạch và biểu mẫu giám sát quy trình cho doanh nghiệp

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình kiểm tra, giám sát?

Một quy trình kiểm soát và đánh giá hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình, giảm thiểu rủi ro cũng như đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2.1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định

Quy trình kiểm tra và giám sát giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, tiêu chuẩn ngành và các yêu cầu quản lý khác. Việc này làm giảm thiểu rủi ro pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động một cách minh bạch.

2.2. Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất

Quy trình kiểm tra, giám sát cho phép doanh nghiệp đánh giá và phân tích hiệu suất làm việc, từ đó tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải thiện. Điều này giúp tối ưu hóa năng suất và hiệu suất hoạt động, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

2.3. Phát hiện và ngăn chặn rủi ro

Quy trình giám sát giúp phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục, ngăn chặn hậu quả tiêu cực trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

2.4. Cải thiện việc ra quyết định

Quy trình kiểm tra và giám sát cung cấp dữ liệu và thông tin quan trọng giúp lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định chính xác và kịp thời. Thông tin từ quy trình giám sát giúp dự đoán xu hướng thị trường, đánh giá hiệu quả của các chiến lược và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp.

2.5. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng và trải nghiệm nhân viên

Quy trình kiểm tra, giám sát giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ cũng như môi trường làm việc, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng, sự trung thành của nhân viên. Điều này góp phần xây dựng uy tín và thương hiệu mạnh mẽ cho doanh nghiệp.

2.6. Thúc đẩy đổi mới và cải tiến liên tục

Qua quy trình giám sát, doanh nghiệp có thể nhận diện được các cơ hội đổi mới và cải tiến sản phẩm, dịch vụ hay quy trình làm việc. Điều này khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

3. Các hoạt động và chỉ số doanh nghiệp cần kiểm tra, giám sát trong quy trình

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu kiểm tra và giám sát các hoạt động khác nhau tùy theo lĩnh vực hoạt động, mức độ ưu tiên ở từng thời điểm. Dưới đây là một số hoạt động chính thường được các doanh nghiệp quan tâm:

• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Đây là quá trình đánh giá để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng trước khi chúng được giao cho khách hàng.
• Tài chính và kế toán: Bao gồm việc theo dõi và đánh giá các báo cáo tài chính, quản lý dòng tiền để đảm bảo rằng mọi giao dịch đều tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn kế toán.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí và mục tiêu đã được thiết lập, nhằm khuyến khích, cải thiện năng suất làm việc.
• Tuân thủ pháp luật và quy định: Đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ tất cả các quy định pháp luật, tiêu chuẩn ngành và quy định bảo vệ môi trường liên quan.

• Theo dõi và đánh giá quy trình sản xuất: Giám sát quy trình sản xuất để phát hiện sớm các vấn đề, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả sản xuất.

• Kiểm soát tồn kho: Đảm bảo rằng lượng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Quản lý rủi ro và phòng ngừa: Nhận diện, đánh giá và phát triển các chiến lược để quản lý rủi ro, bao gồm các biện pháp phòng ngừa, kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
• Giám sát và cải tiến quy trình làm việc: Đánh giá và cải tiến liên tục các quy trình làm việc để tăng cường hiệu quả, hiệu suất công việc trong tổ chức.
• Kiểm tra và bảo trì thiết bị: Quy trình đảm bảo rằng tất cả thiết bị và máy móc được bảo dưỡng định kỳ để hoạt động ổn định, an toàn.
• Sự hài lòng của khách hàng: Thu thập, phân tích phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Các hoạt động kiểm tra, giám sát này giúp doanh nghiệp phát hiện, giải quyết sớm các vấn đề, cải thiện hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chuẩn.

Tải miễn phí: 50 mẫu quy trình chi tiết liên phòng ban và 15 bài viết hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp

4. Các bước xây dựng quy trình kiểm tra và giám sát

Để xây dựng quy trình kiểm tra và giám sát toàn diện, doanh nghiệp sẽ cần có một kế hoạch với từng bước chi tiết. Dưới đây là các bước cơ bản để thiết lập một quy trình kiểm tra và giám sát hiệu quả:

Bước 1: Định nghĩa mục tiêu kiểm tra và giám sát

Bước đầu tiên trong việc xây dựng quy trình kiểm tra và giám sát là xác định rõ ràng mục tiêu của quy trình này. 

Mục tiêu có thể bao gồm việc đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tuân thủ các quy định pháp luật hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động. Việc định nghĩa mục tiêu sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình kiểm tra và giám sát, từ việc lựa chọn các chỉ số cần giám sát cho đến thiết kế cách thức thực hiện.

Bước 2. Xác định các hoạt động và chỉ số cần giám sát

Dựa trên mục tiêu đã đặt ra, doanh nghiệp xác định các hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp cần được kiểm tra và giám sát. Từ đó, phát triển các chỉ số đánh giá (KPIs) liên quan để đo lường hiệu suất của các hoạt động này. 

Các chỉ số này cần được chọn lựa cẩn thận để phản ánh chính xác mức độ hiệu quả và tuân thủ của hoạt động đối với mục tiêu đặt ra.

Ví dụ, đối với hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra và giám sát từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hàng tồn kho cho đến quy trình vận chuyển và giao hàng.

Các chỉ số giám sát ở đây có thể bao gồm: Thời gian giao hàng của nhà cung cấp, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ đơn hàng lỗi, mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho,…

Bước 3: Thiết kế quy trình kiểm tra và giám sát

Với các mục tiêu và chỉ số đã được xác định, việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là thiết kế quy trình kiểm tra và giám sát chi tiết, bao gồm:

• Cách thức thực hiện: Phương pháp, các bước kiểm tra và giám sát (ví dụ: kiểm tra định kỳ, giám sát liên tục).
• Tần suất: Định kỳ kiểm tra (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng).
• Trách nhiệm: Xác định rõ ràng ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo.

Ví dụ, để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát qua các chỉ số là năng suất làm việc, chất lượng công việc, tinh thần làm việc, khả năng hợp tác với cách thức thực hiện như:

• Năng suất làm việc: Xác định số lượng công việc hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, so sánh với mục tiêu đặt ra.
• Chất lượng công việc: Đánh giá chất lượng công việc qua phản hồi từ khách hàng, kiểm tra sản phẩm/dịch vụ hoặc qua quy trình đánh giá nội bộ.

Đồng thời, với mỗi chỉ số đội ngũ cần xác định tần suất kiểm tra và trách nhiệm thực hiện, báo cáo.

Bước 4: Triển khai và đào tạo

Triển khai quy trình kiểm tra và giám sát đến tất cả nhân viên liên quan, đồng thời cung cấp đào tạo cần thiết để họ hiểu rõ về quy trình, cách thức thực hiện, mục tiêu của việc này.

Bước 5: Thu thập và phân tích dữ liệu

Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra và giám sát quy trình đã thiết kế. Dựa trên dữ liệu đã thu thập được, đội ngũ quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và mức độ tuân thủ.

Các phần mềm như AMIS Quy trình có thể hỗ trợ doanh nghiệp giám sát mức độ tuân thủ quy trình tức thời, giúp đơn giản hóa quá trình phân tích và trích xuất thông tin hữu ích.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến

Dựa trên kết quả phân tích, đội ngũ quản lý có thể đánh giá hiệu suất hoạt động và xác định các vấn đề cần giải quyết cũng như cơ hội cải tiến. Đề xuất và triển khai các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ là điều cần thiết ở giai đoạn này.

Bước 7: Đánh giá định kỳ quy trình

Cuối cùng, quy trình kiểm tra và giám sát cần được đánh giá định kỳ để đảm bảo nó vẫn phù hợp và hiệu quả trong bối cảnh thay đổi của doanh nghiệp. Dựa trên đánh giá này, doanh nghiệp có thể cần phải điều chỉnh quy trình một cách hợp lý.

Ebook miễn phí: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

5. Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và giám sát hoạt động toàn diện

Thực hiện quy trình kiểm tra và giám sát thủ công, thiếu sự hỗ trợ của công nghệ, đội ngũ quản lý sẽ gặp phải nhiều khó khăn và thách thức, bao gồm:

• Tốn kém thời gian và nguồn lực: Đội ngũ tốn nhiều thời gian và công sức để thu thập dữ liệu, kiểm tra và ghi chép. Điều này làm tăng chi phí hoạt động và làm chậm quá trình ra quyết định.
• Rủi ro sai sót cao: Nhập liệu, xử lý thông tin thủ công dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của quy trình kiểm tra và giám sát, gây ra những quyết định sai lầm.
• Khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật thông tin: Theo dõi và cập nhật dữ liệu thủ công làm giảm khả năng phản ứng linh hoạt trước các vấn đề phát sinh.
• Thách thức trong việc lưu trữ và truy cập thông tin: Lưu trữ thông tin dạng giấy hoặc trong các hệ thống riêng lẻ, việc tổng hợp báo cáo và truy cập thông tin trở nên phức tạp, mất thời gian.
• Giới hạn trong phân tích dữ liệu: Quy trình thủ công thường hạn chế khả năng phân tích dữ liệu một cách sâu sắc và kịp thời. Điều này cản trở việc đánh giá toàn diện hiệu suất và tìm kiếm cơ hội cải tiến.

AMIS Quy trình là giải pháp mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa, tự động hóa mọi quy trình từ các quy trình làm việc liên phòng ban cho đến quy trình kiểm tra và giám sát. 

Trên một nền tảng thống nhất và toàn diện, doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực có thể:

• Tự động hóa quy trình kiểm tra và giám sát: AMIS Quy trình cho phép tự động hóa mọi quy trình của doanh nghiệp và các bước trong quy trình kiểm tra, giám sát. Điều này giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công, nguy cơ sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.
• Chuẩn hóa quy trình: Nền tảng giúp định rõ các bước cần thiết trong mỗi quy trình, đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện một cách nhất quán và chuẩn chỉnh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng cường tính minh bạch trong các hoạt động kiểm tra và giám sát.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất: AMIS Quy trình cung cấp các công cụ để theo dõi hiệu suất công việc và giám sát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ. Các báo cáo, dashboard được cung cấp giúp nhà quản lý dễ dàng nhận diện vấn đề và điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời.
• Giám sát tình hình ứng dụng quy trình: Nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên đồng thời cho phép ghi nhận những điểm vi phạm phát hiện ra trong quá trình giám sát.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác: AMIS Quy trình tạo điều kiện cho sự giao tiếp, hợp tác giữa các bộ phận và nhân viên thông qua việc chia sẻ thông tin,  tài liệu liên quan đến quy trình một cách dễ dàng.

Bằng cách ứng dụng AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống kiểm tra & giám sát hiệu quả, minh bạch và linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi cũng như yêu cầu mới từ môi trường kinh doanh đang ngày càng trở nên phức tạp.

6. Tạm kết

Một quy trình kiểm tra và giám sát hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Ứng dụng các công cụ và phần mềm quản lý hiện đại như AMIS Quy trình vào trong hoạt động được coi là cách nhanh nhất để chuẩn hóa và tự động hóa quy trình này, làm giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết cho các nhiệm vụ giám sát hàng ngày. 

Mời bạn đọc dùng thử miễn phí AMIS Quy trình để bắt đầu cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất.