Workflow là gì? Hướng dẫn tạo Workflow từ A-Z cho doanh nghiệp

Quy trình quản trị công việc nội bộ của doanh nghiệp ngày càng đa dạng, phức tạp và yêu cầu tính linh hoạt cao. Thực tế này đòi hỏi người quản lý phải chủ động xây dựng những Workflow tự động, chuẩn hóa để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất. Vậy Workflow là gì? Làm thế nào xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay! 

I. Workflow là gì?

Workflow có nghĩa là luồng công việc hay quy trình công việc. Trong đó, “Work” được hiểu là công việc và “flow” là dòng chảy. Khi ghép lại, Workflow mô tả một quy trình tuần hoàn, có hướng đi cụ thể và không giới hạn các nhiệm vụ bên trong. 

Với một Workflow thống nhất, tất cả thành viên đều nắm được vai trò của bản thân và làm việc theo đúng tiến độ đề ra. Doanh nghiệp cùng đồng thời tránh lãng phí nguồn lực, thời gian cùng ngân sách để tập trung nâng cao chất lượng toàn diện.

Hiện nay, khái niệm Workflow là gì thường bị nhầm lẫn với việc quản lý nhiệm vụ, quản lý công việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần thấu hiểu bản chất của Workflow: Nếu dữ liệu không được di chuyển, kết nối tới các bên liên quan thì đó không phải luồng quy trình làm việc. 

>> Tìm hiểu thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

II. Tại sao doanh nghiệp cần có Workflow?

Áp dụng Workflow vào công việc sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành doanh nghiệp. Nó giúp tổ chức tối giản hóa quy trình, mang lại hiệu quả tốt hơn nhờ những lợi ích sau: 

1. Trực quan hóa các quy trình công việc phức tạp

Đầu tiên, Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ từng bước làm việc logic. Mỗi nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự, vị trí rõ ràng cho cả người quản lý và nhân viên. Cách làm này giảm tỷ lệ sai sót, nhầm lẫn dù doanh nghiệp có khối lượng quy trình lớn. 

Sơ đồ Workflow trực quan cũng hỗ trợ kích thích trí nhớ, tăng tốc độ ghi nhận vấn đề của người dùng. Những thông tin vốn tốn nhiều giấy tờ, hồ sơ trình bày giờ đây được rút ngắn trên một trang duy nhất. Nó cho phép bạn lưu trữ, giám sát, truy xuất lại thông tin nhanh chóng. 

2. Loại bỏ công đoạn dư thừa, giảm thời gian chờ đợi

Những doanh nghiệp quy mô càng lớn càng có nhiều đầu việc, quy trình liên phòng ban dày đặc. Do vậy, không tránh khỏi trường hợp phát sinh các thủ tục, công đoạn dư thừa. 

Nhưng khi người quản lý nắm được Workflow là gì và vận dụng hiệu quả, công việc sẽ trở nên đơn giản, kiểm soát dễ dàng hơn. Dựa vào các sơ đồ trực quan bạn có thể phát hiện lỗ hổng, điều chỉnh kịp thời. 

3. Làm rõ vai trò và nâng cao tính trách nhiệm cho nhân viên, đội nhóm

Quản lý quy trình làm việc chặt chẽ còn nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm của toàn thể nhân viên. Mọi người xác định rõ vai trò, thời hạn hoàn thành để đảm bảo tiến độ của mình cũng như phối hợp nhịp nhàng với các bên liên quan. 

4. Hỗ trợ quản lý công việc theo trật tự khoa học, hiệu quả

Người quản lý hoạch định kế hoạch theo dõi, đánh giá công việc theo trật tự nhất định. Cụ thể, Workflow sẽ làm rõ những yếu tố như:

• Bắt đầu thực hiện công việc như thế nào?
• Cách thức làm việc như thế nào?
• Đâu là mục tiêu quan trọng cần chú ý? 
• Đâu là những lỗi sai cần tránh khi triển khai quy trình? 

5. Tiết kiệm chi phí vận hành

Các sơ đồ Workflow giúp doanh nghiệp tìm ra phương án phát triển kinh doanh hợp lý. Trật tự quy trình được tối ưu, những thủ tục hành chính dư thừa được loại bỏ. Điều này góp phần làm giảm chi phí và tăng trưởng lợi nhuận bứt phá.

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

III. Những đối tượng cần áp dụng Workflow 

Trên thực tế, Workflow xuất hiện trong mọi công ty, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những đơn vị quy mô nhỏ, siêu nhỏ thường chưa có đủ nguồn lực để chuyên nghiệp hóa luồng hoạt động. Ngược lại, những doanh nghiệp vừa và lớn chắc chắn cần ưu tiên thiết lập, tối ưu Workflow.

Để xác định doanh nghiệp mình có nên áp dụng Workflow đồng bộ, bạn có thể xem xét một số yếu tố sau: 

• Doanh nghiệp có nhiều bước phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận không?
• Doanh nghiệp có mong muốn tự động hóa quy trình trên phần mềm và thực hiện kết nối khép kín với các phần mềm khác như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự… không? 
• Doanh nghiệp đã có công cụ giám sát, ghi nhận sự không tuân thủ và theo dõi thực trạng thực hiện quy trình? 
• Doanh nghiệp đã có hệ thống lưu trữ, truy cập tìm kiếm quy trình hay công cụ hỗ trợ chỉnh sửa, viết lại quy trình? 

IV. Ví dụ về các Workflow phổ biến nhất trong doanh nghiệp

Workflow không đơn thuần chỉ là liệt kê từng bước làm việc. Việc liệt kê chỉ là một trong những thao tác ở giai đoạn đầu. Nếu muốn xây dựng quy trình làm việc phát huy tối đa lợi ích, bạn cần chuẩn hóa và trực quan hóa Workflow như ví dụ dưới đây:

 Đăng ký tư vấn và ứng dụng các mẫu Workflow chuyên nghiệp với phần mềm MISA AMIS Quy trình 

V. 5 Lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả 

Lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc xuất hiện từ những năm 1980 bởi các công trình nghiên cứu của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran. Hai ông là những kỹ sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý đã quảng bá việc ứng dụng rộng rãi quy trình làm việc trong kinh doanh. Hiện nay, những lý thuyết của các ông vẫn được triển khai vô cùng hiệu quả:

• Six Sigma: Lý thuyết loại bỏ những lỗi sai trong sản phẩm ở quy trình cuối.  Phương pháp Six Sigma đòi hỏi nhân viên có kỹ năng phân tích và quan sát tốt. 
• Quản lý chất lượng: Lý thuyết giúp cải tiến và nâng cấp chất lượng sản phẩm qua việc kiểm soát từ môi trường làm việc đến khả năng tương tác của doanh nghiệp. 
• Tái cấu trúc kinh doanh: Nhà lãnh đạo sử dụng các thuật toán để phân tích, thay đổi hoạt động kinh doanh ở những cấp độ khác nhau. 
• Lean Systems: Lý thuyết hướng đến quy trình làm việc gọn nhẹ, đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và sẵn sàng ứng phó với biến động thị trường. 
• Lý thuyết ràng buộc: Doanh nghiệp cần nhận ra các mối liên kết yếu và các mối liên kết ràng buộc để loại bỏ hoặc tối ưu chúng.

VI. Các bước thiết lập Workflow cơ bản

Sau khi tìm hiểu định nghĩa, lợi ích và ví dụ cụ thể Workflow là gì, MISA AMIS xin gửi đến bạn 7 bước hướng dẫn xây dựng Workflow chi tiết:  

1. Chuẩn bị dữ liệu, nguồn lực cần thiết

Người quản lý cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu trước khi viết quy trình. Những nguyên liệu này bao gồm cách thức hoạt động, thành phần tham gia, vai trò của từng người hay những khó khăn của họ ở cách thức vận hành hiện tại. 

2. Liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần làm

Tiếp nối bước xác định nguồn dữ liệu, bạn sẽ bắt đầu lên danh sách nhiệm vụ cần thực hiện. Nếu Workflow phức tạp thì doanh nghiệp nên diễn đạt thông tin bằng biểu đồ, bảng biểu. Các mô hình có thể được phác thảo trên giấy, thông báo qua email hay thiết lập trên dạng kỹ thuật số. 

3. Phân công người chịu trách nhiệm cho từng bước

Với bảng thống kê nhiệm vụ cụ thể, người quản lý chỉ cần cân nhắc giao việc, ủy quyền cho nhân sự phù hợp. Những công việc sẽ tự động chuyển giao mà không tốn thời gian đợi phê duyệt. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là mỗi thành viên phải luôn hoàn thành nhiệm vụ chính xác, đúng thời hạn. 

>> Đọc ngay Business Process là gì? và tìm hiểu các loại quy trình kinh doanh phổ biến nhất hiện nay

4. Thiết kế sơ đồ, lưu đồ quy trình làm việc

Tùy vào đặc thù và lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn cách thiết kế quy trình hợp lý nhất. Sơ đồ này giúp người dùng hình dung trực quan, cập nhật chi tiết luồng chạy theo thời gian thực. 

Hiện nay, nhiều đơn vị đang chuyển sang chọn cách ứng dụng công cụ hỗ trợ tạo Workflow. Bởi lẽ, các phần mềm tiện ích cũng giúp doanh nghiệp thiết kế tùy ý, không giới hạn số lượng quy trình và truyền thông trực tiếp đến nhân sự.

5. Kiểm tra mức độ hiệu quả của quy trình công việc

Kiểm tra mức độ hiệu quả là thao tác bắt buộc để ban lãnh đạo đánh giá khả năng vận hành của Workflow mới. Vì vậy, bước này cần sự hợp tác của tất cả thành viên. Một chương trình chạy thử cho phép doanh nghiệp đánh giá chính xác điểm dư thừa cũng như thống nhất lại các bước trọng tâm.

6. Hướng dẫn các thành viên áp dụng quy trình mới

Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo, hướng dẫn áp dụng Workflow là gì để thống nhất cách làm việc cho đội ngũ. Bên cạnh đó, người quản lý cũng nên chia sẻ về tiêu chí, mục tiêu xây dựng Workflow để nhân viên thấu hiểu, tuân thủ chính sách chung.  

7. Triển khai quy trình mới

Cuối cùng, doanh nghiệp chạy thử nghiệm các luồng công việc trước khi ban hành chính thức nhằm chắc chắn không xảy ra sai sót. Ở bước này, bạn nên chọn ra một nhóm tiên phong áp dụng mô hình trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ vậy, bạn sẽ nhận được báo cáo kết quả khách quan nhất và quyết định điều chỉnh chuẩn xác.

VII. Các phần mềm xây dựng, quản lý Workflow tốt nhất hiện nay 

1. Phần mềm Base Workflow

Base Workflow hỗ trợ người dùng hiểu rõ mô hình Workflow cũng như nắm bắt cách tạo sơ đồ nhiệm vụ phù hợp với từng cá nhân, phòng ban. Base Workflow quản lý quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp như sau:

• Tự động hóa quy trình làm việc, phân chia nhiệm vụ tới từng nhân sự giúp người quản lý theo dõi sát sao. 
• Cung cấp nhiều trường thông tin đa dạng trong quá trình thiết lập luồng công việc. 
• Tính năng liên kết dữ liệu nội bộ, chuyển giao công việc chỉ với một thao tác đơn giản. 
• Thông báo đến từng cá nhân qua tin nhắn tự động, bình luận và đính kèm file tài liệu,…

2. Phần mềm Fast Work WorkFlow

Phần mềm tạo Workflow FastWork sở hữu những tính năng cần thiết để thiết lập một quy trình làm việc tương ứng theo vị trí, bộ phận, phòng ban… Với FastWork, người dùng dễ dàng thực hiện các công việc: 

• Xây dựng quy trình tuần tự, tiết kiệm tối đa thời gian xử lý nhiệm vụ. 
• Giao diện trực quan giúp người dùng phát hiện các lỗ hổng quy trình nhanh chóng.
• Mọi quy trình đều tự động liên kết bằng tính năng thông minh. 
• Giám sát và theo dõi tiến độ làm việc dựa trên thời hạn quy định. 

3. Ứng dụng Workflow tích hợp trên iPhone/iPad

Một giải pháp xây dựng quy trình tiện ích mà ít người biết đến là ứng dụng Workflow ngay trên điện thoại iPhone hoặc iPad. Thương hiệu Apple đã mua lại ứng dụng và cung cấp phiên bản miễn phí cài sẵn trên các sản phẩm của họ. Người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi. 

Tuy nhiên, ứng dụng này không thực sự tối ưu cho những dự án lớn. Nó chỉ phù hợp với công việc nội bộ giữa các nhóm nhỏ hoặc phòng ban. 

4. Phần mềm Microsoft project

Microsoft Project có ưu điểm nổi bật trong việc lập kế hoạch làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Đặc biệt, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy, Workflow thuyết trình trên cả máy tính và điện thoại di động.

Phần mềm lưu trữ mọi các thông tin vào cơ sở dữ liệu và lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thực hiện dựa trên thông tin đó. Doanh nghiệp nhập dữ liệu càng chi tiết thì kế hoạch hiển thị càng đa chiều, chính xác.

5. Phần mềm MISA AMIS Quy trình 

MISA AMIS Quy trình là ứng dụng giúp doanh nghiệp đảm bảo và duy trì hiệu lực cao nhất của hệ thống quy trình, quy định. Các ưu điểm nổi bật của MISA AMIS Quy trình bao gồm: 

• Giao diện bắt mắt, thao tác đơn giản, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật về code. 
• Cung cấp hai phiên bản linh hoạt trên Web và Mobile. 
• Kết nối luồng công việc giữa tất cả các ứng dụng theo nhu cầu của doanh nghiệp và giữa các phần mềm trong Bộ quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. 
• Tùy chọn quy trình từ thư viện mẫu có sẵn, thiết lập quy trình phức tạp, song song, rẽ nhánh… một cách dễ dàng. 
• Xuất bản hệ thống báo cáo, thống kê chi tiết dành nhà quản trị sau mỗi lượt chạy.    
• Nền tảng hiện đại cho phép viết, sửa quy trình dựa trên phản hồi trực tiếp của nhân sự.  

VIII. Kết luận 

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp về Workflow là gì, các bước xây dựng Workflow đầy đủ nhất cho doanh nghiệp. Có thể nói, doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp xây dựng quy trình làm việc thống nhất, đồng bộ và tự động hóa để mang lại hiệu quả cao. Ngoài ra, việc triển khai những mềm phần thông minh như MISA AMIS Quy trình cũng sẽ mang tới cho doanh nghiệp sự hỗ trợ quản lý và vận hành luồng công việc tốt nhất.