Workflow là gì? Quy trình tạo Workflow cho doanh nghiệp

Quy trình quản trị công việc nội bộ của doanh nghiệp ngày càng đa dạng, phức tạp và yêu cầu tính linh hoạt cao. Thực tế này đòi hỏi người quản lý phải chủ động xây dựng những Workflow tự động, chuẩn hóa để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất. Vậy Workflow là gì? Làm thế nào xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay.

1. Workflow là gì?

Workflow (luồng công việc) là sự kết hợp giữa các nhiệm vụ và quy trình được thiết lập theo một trình tự có định hướng. Thay vì là một chuỗi các hoạt động rời rạc, Workflow tạo ra một dòng chảy công việc xuyên suốt với các điểm bắt đầu và kết thúc xác định.

Hiện nay, khái niệm Workflow là gì thường bị nhầm lẫn với việc quản lý nhiệm vụ, quản lý công việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần thấu hiểu bản chất của Workflow: Nếu dữ liệu không được di chuyển, kết nối tới các bên liên quan thì đó không phải luồng quy trình làm việc. 

Với một Workflow thống nhất, tất cả thành viên đều nắm được vai trò của bản thân và làm việc theo đúng tiến độ đề ra. Đồng thời doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực, thời gian, ngân sách để tập trung nâng cao chất lượng kết quả cuối cùng. 

Đọc thêm:

• Khám phá cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO
• SOP là gì? Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn

2. Tại sao doanh nghiệp cần có Workflow?

Áp dụng Workflow vào công việc giúp cải thiện đáng kể cách thức vận hành. Nó giúp tổ chức tối giản hóa quy trình, mang lại hiệu quả cao hơn nhờ những lợi ích sau: 

2.1 Trực quan hóa các quy trình công việc phức tạp

Đầu tiên, Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ từng bước làm việc logic. Mỗi nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự, vị trí rõ ràng cho cả người quản lý và nhân viên. Cách làm này giảm tỷ lệ sai sót, nhầm lẫn dù doanh nghiệp có khối lượng quy trình lớn. 

Sơ đồ Workflow trực quan cũng hỗ trợ kích thích trí nhớ, tăng tốc độ ghi nhận vấn đề của người dùng. Những thông tin vốn tốn nhiều giấy tờ, hồ sơ trình bày giờ đây được rút ngắn trên một trang duy nhất. Nó cho phép lưu trữ, giám sát, truy xuất lại thông tin nhanh chóng. 

2.2 Loại bỏ công đoạn dư thừa, giảm thời gian chờ đợi

Quy mô doanh nghiệp càng lớn càng có nhiều đầu việc, nhiều quy trình liên phòng ban dày đặc. Do vậy, không tránh khỏi trường hợp phát sinh các thủ tục, công đoạn dư thừa. Khi người quản lý nắm được Workflow là gì và vận dụng hiệu quả, công việc sẽ trở nên đơn giản, kiểm soát dễ dàng hơn. Dựa vào các sơ đồ trực quan bạn có thể phát hiện lỗ hổng, điều chỉnh kịp thời. 

2.3 Làm rõ vai trò và nâng cao tính trách nhiệm cho nhân viên, đội nhóm

Quản lý quy trình làm việc chặt chẽ giúp mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, phạm vi trách nhiệm và thời hạn cần hoàn thành. Khi công việc được phân công cụ thể, mọi người chủ động theo dõi tiến độ, kịp thời báo cáo khó khăn và phối hợp với các thành viên liên quan. Nhờ vậy, đội nhóm hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc đùn đẩy công việc, duy trì tinh thần tự giác và nâng cao trách nhiệm trong quá trình thực hiện. Việc này cũng giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng hơn, bảo đảm công việc hoàn thành đúng kế hoạch và đạt chất lượng yêu cầu.

2.4 Hỗ trợ quản lý công việc theo trật tự

Người quản lý hoạch định kế hoạch theo dõi, đánh giá công việc theo trật tự nhất định. Cụ thể, Workflow sẽ làm rõ những yếu tố như:

• Bắt đầu thực hiện công việc như thế nào?
• Cách thức làm việc như thế nào?
• Đâu là mục tiêu quan trọng cần chú ý? 
• Đâu là những lỗi sai cần tránh khi triển khai quy trình? 

2.5 Tiết kiệm chi phí vận hành

Các sơ đồ Workflow giúp doanh nghiệp nhìn rõ toàn bộ luồng công việc để rà soát chỗ nào đang tốn thời gian, tốn nhân lực hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Khi quy trình được sắp xếp lại theo đúng thứ tự, doanh nghiệp dễ chuẩn hóa cách làm giữa các bộ phận, cắt bỏ thủ tục dư thừa và giảm bước chuyển giao rườm rà.

Nhờ đó, thời gian xử lý công việc rút ngắn, hạn chế sai sót phải làm lại, giảm chi phí giấy tờ và chi phí phối hợp nội bộ. Về lâu dài, vận hành gọn hơn giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn, tập trung nguồn lực cho hoạt động tạo doanh thu và cải thiện lợi nhuận.

3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả 

Các phương pháp cải tiến quy trình hình thành ở nhiều giai đoạn: quản lý chất lượng gắn với Deming và Juran (thập niên 1950), Lean từ Hệ thống sản xuất Toyota, Six Sigma do Motorola phát triển (thập niên 1980), Lý thuyết ràng buộc của Goldratt (1984) và Tái cấu trúc quy trình của Hammer và Champy (thập niên 1990).

• Six Sigma: Phương pháp quản trị giúp giảm thiểu sự biến động và sai sót trong toàn bộ quy trình dựa trên phân tích dữ liệu. Thông qua chu trình DMAIC, hệ thống tập trung tìm ra nguyên nhân gốc rễ để chuẩn hóa các bước vận hành, thay vì chỉ kiểm tra lỗi ở khâu cuối.
• Quản lý chất lượng toàn diện: Tập trung vào việc mọi thành viên trong tổ chức cùng tham gia vào quá trình cải tiến liên tục, lấy sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm để nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Thực hiện thiết kế lại triệt để và đột phá các quy trình nghiệp vụ từ đầu, nhằm tạo ra những bước nhảy vọt về hiệu suất và chi phí thay vì chỉ cải tiến nhỏ lẻ.
• Lean Systems: Hướng đến việc loại bỏ lãng phí và đơn giản hóa các bước trong quy trình, giúp vận hành trơn tru và tăng khả năng ứng phó với biến động thị trường.
• Lý thuyết ràng buộc: Tập trung xác định và quản lý điểm nghẽn duy nhất đang hạn chế năng suất của toàn hệ thống, từ đó khai thác tối đa hoặc nâng cấp điểm nghẽn đó để tối ưu hóa dòng chảy công việc.

MISA tặng bạn đọc Bộ tài liệu mẫu quy trình Workflow phối hợp liên phòng ban – Doanh nghiệp áp dụng ngay

4. Các bước thiết lập Workflow cơ bản

Doanh nghiệp đang cần thiết lập Workflow để vận hành mượt mà hơn? Hãy tham khảo ngay các bước dưới đây.

Bước 1: Thu thập dữ liệu về cách vận hành hiện tại

Người quản lý tổng hợp thông tin về quy trình đang áp dụng, các bộ phận tham gia, vai trò của mỗi nhân sự và những khó khăn thường gặp. Có thể trao đổi trực tiếp với người thực hiện, xem hồ sơ hoặc ghi nhận thời gian xử lý thực tế. Dữ liệu này giúp xác định phạm vi quy trình mới và các vấn đề cần giải quyết.

Bước 2: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ

Dựa trên dữ liệu đã thu thập, lập danh sách nhiệm vụ theo trình tự thực hiện, ghi rõ đầu vào và kết quả cần có ở mỗi bước. Với Workflow phức tạp, có thể trình bày bằng bảng để các bên dễ rà soát. Loại bỏ nhiệm vụ trùng lặp, bổ sung các tình huống như hồ sơ thiếu hoặc yêu cầu bị trả lại.

Bước 3: Phân công người phụ trách và xác định điểm phê duyệt

Chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, nêu rõ người phối hợp và người có thẩm quyền phê duyệt. Quy định thời hạn xử lý, điều kiện bàn giao và cách bổ sung hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Với các bước quan trọng, cần có người thay thế khi người phụ trách vắng mặt.

Bước 4: Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc

Thể hiện các nhiệm vụ, người phụ trách, điểm phê duyệt và hướng chuyển tiếp trên sơ đồ. Các nhánh chấp thuận, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung cần được phân biệt rõ. Doanh nghiệp có thể phác thảo trên giấy hoặc dùng công cụ số, sau đó nhờ nhân sự trực tiếp thực hiện kiểm tra cách trình bày.

Hiện nay, có rất nhiều công cụ tạo sơ đồ Workflow dễ dàng, một số cái tên tiêu biểu bao gồm:

• Lucidchart: Công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến với giao diện trực quan, hỗ trợ nhiều loại biểu đồ, bao gồm cả sơ đồ quy trình Workflow.
• Canva: Công cụ thiết kế đồ họa,  cung cấp các mẫu sơ đồ Workflow cơ bản.
• SmartDraw: Ứng dụng vẽ sơ đồ với các công cụ tự động hóa hỗ trợ vẽ những quy trình phức tạp.
• Whimsical: Công cụ thiết kế trực tuyến với tính năng vẽ sơ đồ Workflow đơn giản, thích hợp cho việc lên ý tưởng.
• ConceptDraw: Phần mềm vẽ sơ đồ chuyên sâu với khả năng tạo quy trình Workflow phức tạp.
• Draw.io: Một công cụ vẽ sơ đồ miễn phí và dễ sử dụng, phù hợp cho hầu hết nhu cầu.
• Cacoo: Ứng dụng vẽ sơ đồ trực tuyến với nhiều tính năng cộng tác, cho phép nhiều người cùng tham gia xây dựng Workflow.
• Creately: Công cụ vẽ sơ đồ với các tính năng kéo thả đơn giản, hỗ trợ việc tạo sơ đồ Workflow nhanh chóng.

Bước 5: Chạy thử với nhóm thí điểm

Chọn nhóm đại diện áp dụng quy trình trong phạm vi nhỏ, sử dụng các tình huống thường gặp và một số trường hợp ngoại lệ. Ghi nhận thời gian xử lý, bước còn vướng, hồ sơ phải làm lại và phản hồi của người tham gia. Kết quả chạy thử giúp điều chỉnh trách nhiệm, biểu mẫu hoặc điều kiện chuyển bước trước khi phổ biến rộng rãi.

Bước 6: Đào tạo nhân sự

Hướng dẫn các cá nhân liên quan về nhiệm vụ, trách nhiệm, thời hạn và cách sử dụng công cụ hỗ trợ. Nên sử dụng một tình huống mẫu để nhân viên thực hành thao tác, bàn giao và phê duyệt. Cung cấp tài liệu tra cứu, biểu mẫu thống nhất và đầu mối hỗ trợ khi có vướng mắc.

Bước 7: Ban hành chính thức, đo lường và cải tiến định kỳ

Sau khi hoàn tất điều chỉnh, ban hành quy trình và thông báo ngày áp dụng, phạm vi thực hiện cùng người phụ trách. Theo dõi các chỉ số như thời gian hoàn thành, tỷ lệ quá hạn và số hồ sơ phải bổ sung. Định kỳ rà soát phản hồi, cập nhật nội dung chưa phù hợp và thông báo rõ các thay đổi cho nhân sự liên quan.

Đọc ngay Business Process là gì? các loại quy trình kinh doanh

5. Phần mềm Workflow liên kết phòng ban phù hợp cho doanh nghiệp

Để kiểm soát sự tuân thủ và đảm bảo mọi nhân sự thực hiện đúng chuẩn, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý quy trình có khả năng kết nối liên phòng ban một cách chặt chẽ.

MISA AMIS Quy trình là giải pháp giúp số hóa và chuẩn hóa các luồng công việc thông qua cơ chế tự động hóa các bước phê duyệt và xử lý thông tin. Thay vì quản lý thủ công, phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập, vận hành và giám sát toàn bộ vòng đời quy trình từ đầu đến cuối. Nhờ đó, mọi hoạt động đều được lưu vết rõ ràng, giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính nhất quán.

Xem chi tiết

• Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật về code. 
• Cung cấp hai phiên bản linh hoạt trên web và mobile. 
• Tùy chọn quy trình từ thư viện mẫu có sẵn, thiết lập quy trình phức tạp, song song, rẽ nhánh một cách dễ dàng. 
• Xuất bản hệ thống báo cáo, thống kê chi tiết dành nhà quản trị sau mỗi lượt chạy.    
• Cho phép viết, sửa quy trình dựa trên phản hồi trực tiếp của nhân sự.  

Hướng dẫn thiết lập trên MISA AMIS Quy trình:

Nhận tài khoản dùng thử 15 ngày tại đây

Sau khi đăng ký và nhận được tài khoản dùng thử miễn phí qua email, hãy tạo mới quy trình theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập và thiết lập quy trình
Đăng nhập vào MISA AMIS Quy trình, chọn tạo mới hoặc sử dụng kho mẫu có sẵn 500+ quy trình vận hành cho doanh nghiệp. Tại đây, bạn có thể đặt tên, mô tả quy trình và xác định phòng ban thực hiện.

Bước 2: Thiết lập các bước trong quy trình
Xác định các bước cần thiết trong quy trình và lần lượt thêm chúng vào phần mềm. Bạn có thể chỉ định người thực hiện, thời gian hoàn thành, cùng các điều kiện để bước tiếp theo được kích hoạt.

Bước 3: Phân quyền và liên kết các phòng ban
Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, bạn cần phân quyền cụ thể cho từng phòng ban hoặc cá nhân liên quan. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò và nhiệm vụ của mình trong quy trình.

Bước 4: Kiểm tra và kích hoạt quy trình
Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn nên chạy thử quy trình để kiểm tra tính hiệu quả và điều chỉnh nếu cần. Khi quy trình đã sẵn sàng, hãy kích hoạt để đưa vào sử dụng.

Bước 5: Giám sát và cải tiến quy trình
MISA AMIS Quy trình cung cấp các công cụ giám sát giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả của quy trình. Dựa vào các dữ liệu thu thập được, bạn có thể điều chỉnh và cải tiến quy trình để đạt hiệu suất tối ưu.

Với những bước đơn giản này, người dùng dễ dàng số hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và sự phối hợp giữa các phòng ban. Tham khảo thêm các Workflow liên kết phòng ban trên MISA AMIS Quy trình:

Doanh nghiệp đa lĩnh vực đã tin chọn MISA AMIS Quy trình để tối ưu luồng phối hợp công việc: Công ty Cổ phần Công nghệ FUTECH, Công ty Cổ phần Long Hậu, Minh Đức Group, Cao Đẳng Dầu khí, Công ty Cổ phần Novatek.

6. Những doanh nghiệp nên áp dụng Workflow

Dù ở bất kỳ quy mô nào, mọi tổ chức đều vận hành dựa trên các luồng công việc cụ thể. Tuy nhiên, thách thức nằm ở cách quản trị các luồng này: các doanh nghiệp nhỏ thường quản lý theo thói quen hoặc qua các kênh giao tiếp rời rạc, dẫn đến thiếu tính hệ thống. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và lớn lại đòi hỏi sự thiết lập bài bản để mọi bước thực hiện đều đúng chuẩn, có sự kết nối dữ liệu chặt chẽ và có thể đo lường được hiệu quả.

Nhà quản lý nên xem xét triển khai luồng công việc đồng bộ nếu doanh nghiệp đang gặp các vấn đề sau:

• Các bước phối hợp giữa nhiều phòng ban còn chồng chéo hoặc thiếu sự liên kết trực tiếp.
• Có nhu cầu kết nối quy trình với các bộ phận như kế toán, bán hàng, nhân sự để dữ liệu chạy xuyên suốt.
• Cần công cụ để giám sát thực tế thực hiện và ghi nhận các trường hợp không tuân thủ quy định.
• Đang thiếu một nơi lưu trữ tập trung để nhân viên dễ dàng tra cứu, truy cập hoặc cập nhật các hướng dẫn công việc.

Kết luận 

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp về Workflow là gì, các bước xây dựng Workflow đầy đủ cho doanh nghiệp. Xây dựng Workflow chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp chuyển đổi từ quản lý theo kinh nghiệm sang quản trị dựa trên quy trình chuẩn. Một hệ thống luồng công việc đồng bộ và có tính kết nối sẽ giúp mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng, từ đó nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

.