Thiết lập quy trình quản lý tài sản: Cách hiệu quả để tối ưu hóa tài nguyên doanh nghiệp

Tài sản là một phần quan trọng trong vòng đời hoạt động của tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, một quy trình quản lý tài sản hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và bảo vệ nguồn tài nguyên của mình.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ tập trung cung cấp những phương pháp cùng các bước thiết lập quy trình để tăng cường kiểm soát, sử dụng và tối ưu hóa giá trị của tài sản cố định. Mời Anh/Chị tham khảo ngay! 

I. Tại sao doanh nghiệp phải quản lý tài sản? 

Quản lý tài sản là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát việc mua bán, vận hành, bảo trì, đổi mới và thanh lý tài sản của tổ chức. Quá trình này cải thiện mức độ đáp ứng của các tài sản hiện có, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy nhất. Bởi lẽ, bất kỳ tài sản nào cũng có vòng đời sử dụng nhất định.

Bên cạnh những loại tài sản vô hình như dữ liệu, văn hóa… thì quy trình quản lý tài sản cố định được nhiều doanh nghiệp quan tâm hơn cả. Đây là quá trình theo dõi, sử dụng những tài sản công như máy móc, bàn ghế, nội thất khác… 

Quy trình quản lý tài sản cố định cần được thiết lập rõ ràng để:

• Tối ưu việc sử dụng tài nguyên: Quản lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp kha thác tối đa lợi ích từ những tài sản có sẵn. Bằng cách theo dõi và kiểm soát hợp lý, người quản lý có thể giảm thiểu tình trạng nhân sự lãng phí tài nguyên hoặc thường xuyên yêu cầu mua mới
• Gia tăng hiệu suất và năng suất: Quản lý tài sản cố định sẽ cải thiện hiệu suất và năng suất làm việc. Khi tài sản được bảo trì và vận hành đúng cách, mọi quy trình sản xuất, dịch vụ cũng diễn ra liền mạch, nhanh chóng 
• Duy trì giá trị tài sản: Quản lý tài sản cố định cho phép doanh nghiệp bảo vệ tài sản không bị tổn hại, mất mát hoặc giảm giá trị theo thời gian
• Tuân thủ quy định pháp luật và kế toán: Quản lý tài sản cố định là hình thức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài sản và kế toán. Điều này đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm quy định pháp luật và thực hiện báo cáo tài chính chính xác,  minh bạch.
• Định hướng phát triển dài hạn: Quy trình quản lý tài sản giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về số lượng, chất ượng tài sản hiện có. Dựa vào báo cáo này, người quản lý sẽ ra quyết định phát triển dài hạn về mở rộng, đầu tư và tái đầu tư vào tài sản cố định hợp lý hơn

II. Những sai lầm thường gặp trong quy trình quản lý tài sản 

Để đạt mục tiêu vận hành cũng như kiểm soát tốt dòng tiền, các doanh nghiệp cần quản lý tài sản cố định chính xác.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang bắt đầu chuyển dịch sang số hóa quy trình quản lý tài sản nhằm cải thiện công tác chi tiêu. Tuy nhiên, quá trình này vẫn xuất hiện những sai lầm như:

• Thiếu quy trình quản lý tài sản cụ thể: Người quản lý không nắm được hành trình cấp phát, tình trạng sử dụng để đổi mới hoặc luân chuyển tài sản kịp thời  
• Không có cách thức đánh dấu và theo dõi tài sản: Điều này dẫn đến tình trạng mất mát hoặc doanh nghiệp bị đánh cắp tài sản mà không thể tìm lại
• Không có hệ thống quản lý tài sản tập trung: Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng vật tư tăng cao, người quản lý sẽ mất kiểm soát về số lượng, vị trí và tình trạng tài sản
• Đầu tư không đúng mức vào trang bị tài sản cố định: Đầu tư quá nhiều hoặc quá ít đều gây ra nhưng bất cập trong quá trình vận hành. Đầu tư quá nhiều khiến doanh nghiệp tăng chi phí và giảm lợi nhuận, nhưng đầu tư quá ít sẽ hạn chế khả năng hoạt động của đội ngũ
• Bảo trì và sửa chữa tài sản không đúng cách: Việc bảo trì và sửa chữa tài sản đúng cách là nhiệm vụ cần làm để tăng tuổi thọ, giảm chi phí sửa chữa và cải thiện hiệu suất của vật tư
• Thiếu kiểm kê tài sản định kỳ: Kiểm kê tài sản định kỳ giúp doanh nghiệp xác định số lượng tài sản và kiểm tra tình trạng đều dặn
• Không đào tạo nhân viên về quy định sử dụng, bảo trì tài sản: Nếu không tiến hành đào tạo quy định từ sớm, doanh nghiệp không thể lường trước những tình huống phát sinh. Mặt khác, công tác xử phạt, bồi thường cũng dễ gặp phải tranh cãi, bất bình trong đội ngũ

>> Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2023

III. Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp [cập nhật mới nhất 2023] 

1. Lập kế hoạch quản lý mua sắm 

Lập kế hoạch quản lý tài sản là một bước quan trọng để doanh nghiệp có thể kiểm soát tài nguyên hiệu quả. Bảng kế hoạch cho phép người quản lý đánh giá và lựa chọn những tài sản phù hợp, cần thiết nhất với doanh nghiệp trước khi tiến hành mua sắm. Đồng thời, nó cũng giúp xác định số lượng tài sản phù hợp, tránh lãng phí chi phí vào những vật tư không thiết yếu.

2. Nhập danh sách tài sản mới 

Thay vì cập nhật danh sách tài sản thủ công trên Excel, các doanh nghiệp nên lựa chọn những giải pháp thông minh, tiện lợi hơn. Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS ra đời là sự lựa chọn hàng đầu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý tài sản.

Ứng dụng MISA AMIS Tài sản giúp giảm người quản lý thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu hay cập nhật thông tin tài sản mới. Đồng thời, phần mềm quản lý tài sản cũng mang lại những lợi ích sau: 

• Dễ dàng tra cứu tình hình sử dụng, số lượng tài sản ở từng bộ phận, vị trí để phân bổ theo nhu cầu, tối đa hóa giá trị sử dụng của tài sản
• Nắm bắt tức thời tình trạng tài sản để chủ động sửa chữa, nâng cấp hoặc bảo dưỡng đúng hạn, nhờ đó tài sản luôn vận hành ở trạng thái tốt nhất
• Chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản, cắt giảm thời gian trao đổi, tương giữa các bộ phận
• Nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian kiểm kê, kiểm đếm và lên báo cáo tình hình sử dụng tài sản về lâu dài

3. Xuất, sử dụng tài sản 

Với mục tiêu theo dõi và kiểm soát tài sản đầy đủ, doanh nghiệp cần quản lý thông tin tài sản một cách liên tục. Điều này không chỉ đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác giảm thiểu rủi ro mất kiểm soát trong tương lai.

4. Thu hồi, sửa chữa tài sản 

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tình trạng của các tài sản. Trong quá trình thu hồi tài sản, việc nhập thông tin về tài sản đã được giao cho nhân viên vào hệ thống quản lý tài sản. Tất cả thông tin liên quan đến tài sản như tên, mã, bộ phận sử dụng, giá trị ban đầu và trạng thái tài sản sẽ hiển thị.

Dựa trên thông tin này, bộ phận quản lý tài sản sẽ tiến hành thu hồi tài sản. Việc nhập thông tin vào hệ thống quản lý tài sản giúp tạo ra một bước kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thu hồi tài sản. Nó đảm bảo rằng tất cả các tài sản đã được thu hồi sẽ được ghi nhận và cập nhật đúng mức.

5. Thanh lý tài sản cũ 

Các tài sản cố định có thể đã được di dời, không sử dụng, đã lỗi thời, hết hạn sửa chữa hoặc không còn hữu ích. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp nên tiến hành xử lý những tài sản dư thừa. Người quản lý tuyệt đối không trích khấu hao cho những tài sản không còn giá trị sử dụng.

Khi thực hiện việc thanh lý tài sản cố định, sẽ phải điều chỉnh các báo cáo tài chính tại thời điểm cụ thể. Các lãi hoặc lỗ phát sinh từ quá trình thanh lý và xử lý sẽ được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

6. Kiểm kê tài sản 

Kiểm kê tài sản cố định hàng năm có mục đích báo cáo cho người quản lý biết được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng tài sản. Người quản lý ra quyết định như sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hoặc thay thế dựa trên năng lực tài chính, chính sách đầu tư của doanh nghiệp hay chính sách quản lý tài sản Nhà nước hiện hành.

Việc kiểm kê cũng có thể được tổ chức bất thường để phục vụ một số mục đích nhất định như mua bán, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc do yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

IV. Top 5 phần mềm quản lý tài sản tốt nhất hiện nay 

1. MISA AMIS Tài sản 

Phần mềm quản lý tài sản của MISA AMIS là giải pháp thiết lập quy trình quản lý tài sản tiện lợi, chính xác nhất cho doanh nghiệp. Với những tính năng hàng đầu,  tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản công nhờ các tính năng hàng đầu:

• Nắm bắt tổng thể số lượng, tình hình sử dụng của từng bộ phận, từng chi nhánh cùng cả công ty để ra quyết định điều chuyển hoặc mua sắm hợp lý
• Tiếp nhận và xử lý tập trung toàn bộ yêu cầu cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất. Người quản lý giảm thiểu tối đa tình trạng chậm trễ, nhầm lẫn, không bỏ sót yêu cầu
• Thông tin tài sản được lưu trữ tập trung trên 1 hệ thống duy nhất nên dễ dàng tra cứ, truy xuất, cập nhật tức thời trên mọi thiết bị
• Tích hợp quét mã QR code ngay trên điện thoai, số liệu tự động tổng hợp giúp người quản lý tiết kiệm đến 80% thời gian kiểm kê/kiểm đếm
• Báo hỏng, báo mất tài sản tức thời ngay trên hệ thống, giúp các vấn đề liên quan được xử lý kịp thời, đảm bảo tài sản sẵn sàng cho công việc
• Tích hợp với phần mềm kế toán MISA dễ dàng kiểm kê và quản lý tài sản

Đặc biệt, MISA AMIS Tài sản nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Khi triển khai đồng bộ 8 phần mềm tiện ích, MISA AMIS Tài sản sẽ kết nối với MISA AMIS Quy trình hỗ trợ người dùng quản lý tài sản sẽ được liên kết liền mạch, tiết kiệm thời gian chờ đợi và phê duyệt.

2. Speedmaint

Phần mềm SpeedMaint dành riêng cho quản lý bảo trì thiết bị nhờ một loạt tính năng quản lý tài sản và bảo trì hiệu quả. SpeedMaint tự động hóa quy trình, quản lý thiết bị, máy móc, theo dõi công việc và kiểm soát chi phí bảo trì. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể quản lý tài sản thiết bị một cách hiệu quả nhất.

3. gAmSPro

gAmSPro là hệ thống phần mềm toàn diện chuyên phục vụ quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung. Mục tiêu chính của phần mềm này là quản lý kiểm soát tài sản, hướng tới phân tích và đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản cố định cho các tổ chức doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.

4. Bravo

Bravo cung cấp phần mềm quản lý tài sản cố định cho doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề trong quản trị tài sản. Phần mềm đảm bảo việc quản lý thông tin tài sản đầy đủ theo các quy định kế toán chuẩn mực, hỗ trợ tính toán khấu hao và cung cấp một số tiện ích khác để tối ưu hóa quá trình quản lý tài sản.

5. Faceworks

Phần mềm quản lý tài sản cố định Faceworks đáp ứng các yêu cầu về quản lý thông tin, hồ sơ và kế hoạch bảo dưỡng tài sản. Faceworks cung cấp khả năng cảnh báo và theo dõi quá trình bảo dưỡng, đảm bảo việc quản lý tài sản được thực hiện nhanh chóng.

V. Tổng kết

Như vậy, quy trình quản lý tài sản là một yếu tố quan trọng để tối ưu hóa tài nguyên của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý tài sản để theo dõi và kiểm soát tài sản, doanh nghiệp có thể nắm bắt và tối ưu hóa giá trị của tài sản cố định. Từ đó tăng cường hiệu quả và thành công trong hoạt động kinh doanh.