Hướng dẫn áp dụng quy định quản lý tài sản công ty

Tài sản công ty đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, quyết định trực tiếp đến hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy định quản lý tài sản công ty là vô cùng thiết yếu.

Bài viết này từ MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về nội dung của quy định quản lý tài sản công ty, đồng thời hướng dẫn cách xây dựng và thực hiện hiệu quả quy định này trong doanh nghiệp của bạn.

[Tải miễn phí] 7+ mẫu File quản lý tài sản bằng Excel doanh nghiệp cần có

1. Tài sản công ty là gì?

Tài sản công ty có thể bao gồm máy móc, thiết bị, phương tiện, công cụ, dụng cụ, tài sản vô hình và các tài sản tài chính. Tùy từng nhóm, doanh nghiệp cần có cách quản lý và theo dõi phù hợp.

Trong bài viết này, nội dung sẽ tập trung vào những tài sản cần quản lý việc tiếp nhận, bàn giao, sử dụng, bảo trì, kiểm kê và thu hồi. Tiền, hàng tồn kho, các khoản phải thu và khoản đầu tư nên được quản lý theo quy trình chuyên biệt, có liên kết với hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể phân loại tài sản theo nhiều tiêu chí. Mỗi tiêu chí phục vụ một mục đích khác nhau, vì vậy cần tách rõ phân loại kế toán và phân loại phục vụ quản lý nội bộ.

Phân loại phục vụ kế toán

Tài sản được phân thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn theo các điều kiện của chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng. Việc phân loại cần xét thời hạn dự kiến thu hồi, sử dụng và chu kỳ kinh doanh, không chỉ dựa vào khả năng bán nhanh hoặc số lần sử dụng tài sản.

• Tài sản ngắn hạn: Chẳng hạn tiền, các khoản phải thu ngắn hạn và hàng tồn kho, khi đáp ứng điều kiện phân loại ngắn hạn.
• Tài sản dài hạn: Chẳng hạn tài sản cố định, các khoản phải thu dài hạn và các khoản đầu tư dài hạn. Tài sản dài hạn không đồng nghĩa với tài sản không thể bán hoặc chuyển thành tiền trong thời gian ngắn.

Cách phân loại này phục vụ việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Để thuận tiện bàn giao, sử dụng và kiểm kê, doanh nghiệp nên tổ chức thêm danh mục quản lý nội bộ.

Phân nhóm phục vụ quản lý nội bộ

Tùy đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể tổ chức danh mục theo các nhóm sau:

• Máy móc, thiết bị sản xuất: Quản lý vị trí lắp đặt, bộ phận vận hành, tình trạng và lịch bảo trì.
• Phương tiện vận tải: Quản lý người được giao sử dụng, hồ sơ phương tiện và lịch bảo dưỡng.
• Thiết bị văn phòng: Quản lý việc cấp phát, thu hồi và điều chuyển máy tính, máy in, bàn ghế cùng các thiết bị liên quan.
• Công cụ, dụng cụ: Quản lý số lượng, nơi sử dụng, người chịu trách nhiệm và tình trạng.
• Phần mềm, giấy phép sử dụng và các quyền liên quan: Quản lý hồ sơ, phạm vi sử dụng, thời hạn và đầu mối phụ trách.

Lưu ý: Đây là gợi ý tổ chức danh mục, không phải hệ thống phân loại kế toán bắt buộc. Doanh nghiệp nên thống nhất cách xếp nhóm để tránh cùng một tài sản được mỗi phòng ban ghi nhận theo một cách khác nhau.

Thông tin cần theo dõi cho từng tài sản

Ngoài nhóm tài sản, doanh nghiệp nên thiết lập các trường thông tin riêng:

• Quan hệ sở hữu: Thuộc sở hữu công ty, thuê, mượn hoặc được giao quản lý.
• Tình trạng: Đang sử dụng, chưa sử dụng, đang sửa chữa hoặc đề xuất thanh lý.
• Vị trí: Địa điểm, khu vực hoặc phòng ban đang lưu giữ tài sản.
• Trách nhiệm: Bộ phận quản lý và cá nhân được giao sử dụng.

Ví dụ, một máy tính có thể thuộc nhóm thiết bị văn phòng, thuộc sở hữu công ty, đang sử dụng và được giao cho phòng Marketing. Các thông tin này bổ sung cho nhau, không phải những nhóm loại trừ nhau.

Sau khi thống nhất danh mục và thông tin theo dõi, doanh nghiệp cần quy định rõ ai cập nhật dữ liệu khi mua mới, bàn giao, điều chuyển hoặc thu hồi. Đây là cơ sở để quy chế quản lý tài sản được áp dụng nhất quán trong thực tế.

2. Nội dung quy định quản lý tài sản công ty 

Quy định quản lý tài sản công ty cần làm rõ tài sản nào được quản lý, ai chịu trách nhiệm, nguyên tắc sử dụng và thẩm quyền xử lý. Doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế riêng hoặc tích hợp các nội dung này vào hệ thống quy định nội bộ, tùy quy mô và đặc điểm hoạt động.

Dưới đây là những nội dung nên có để việc quản lý tài sản được thực hiện thống nhất, hạn chế thất thoát và thuận tiện khi kiểm tra, đối chiếu:

2.1. Quy định chung

Quy chế quản lý tài sản nên xác định mục tiêu quản lý, cơ chế tổ chức thực hiện và các hoạt động cần kiểm soát trong suốt vòng đời tài sản.

Những nội dung cần làm rõ gồm:

• Mục tiêu quản lý: Sử dụng tài sản đúng mục đích, tiết kiệm chi phí, hạn chế mất mát và nâng cao hiệu quả khai thác.
• Thông tin theo dõi: Mã tài sản, loại tài sản, tình trạng, vị trí, bộ phận và cá nhân chịu trách nhiệm.
• Hoạt động quản lý: Mua sắm, tiếp nhận, bàn giao, sử dụng, bảo trì, điều chuyển, kiểm kê và thanh lý.
• Thẩm quyền phê duyệt: Người hoặc bộ phận được quyền quyết định đối với từng hoạt động, loại tài sản và hạn mức giá trị.
• Hồ sơ quản lý: Các biểu mẫu, chứng từ, biên bản và phương thức lưu trữ, cập nhật thông tin.

Quy chế nên xác định rõ người phê duyệt, thời điểm áp dụng, đơn vị đầu mối và cơ chế rà soát, cập nhật khi hoạt động của doanh nghiệp thay đổi.

2.2. Phạm vi áp dụng

Về tài sản, doanh nghiệp nên nêu rõ những nhóm thuộc phạm vi quy chế, chẳng hạn:

• Máy móc, thiết bị, phương tiện và tài sản phục vụ sản xuất.
• Máy tính, thiết bị văn phòng, công cụ, dụng cụ và tài sản cấp phát cho nhân viên.
• Tài sản thuê, mượn hoặc được giao quản lý, nếu thuộc phạm vi theo dõi của doanh nghiệp.

Đối với tiền, hàng tồn kho, khoản phải thu, quyền sở hữu trí tuệ hoặc các nhóm tài sản khác, doanh nghiệp cần xác định áp dụng quy chế này hay quản lý bằng quy định riêng.

Về đối tượng, quy chế nên xác định trách nhiệm của các phòng ban, địa điểm hoạt động, bộ phận quản lý tài sản và cá nhân được giao sử dụng. Với tài sản không thuộc sở hữu của công ty, cần làm rõ trách nhiệm theo hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan.

Xem thêm: 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả 

2.3. Nguyên tắc quản lý tài sản công ty

Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế dựa trên các nguyên tắc sau:

• Thống nhất dữ liệu, phân định trách nhiệm: Tài sản được theo dõi trên hệ thống hoặc danh mục thống nhất, đồng thời xác định rõ bộ phận và cá nhân chịu trách nhiệm.
• Sử dụng đúng mục đích: Việc sử dụng tài sản cần phù hợp với công việc được giao và hướng dẫn vận hành.
• Tiết kiệm, tránh mua sắm trùng lặp: Trước khi mua mới, cần kiểm tra tài sản hiện có và khả năng điều chuyển hoặc tái sử dụng.
• Bàn giao có xác nhận: Việc cấp phát, thu hồi và điều chuyển cần có hồ sơ thể hiện tài sản, tình trạng, thời điểm và các bên liên quan.
• Thông tin đầy đủ, có thể truy xuất: Các thay đổi về người sử dụng, vị trí, tình trạng và quá trình sửa chữa cần được cập nhật kịp thời.
• Kiểm tra và đối chiếu: Quy chế cần xác định kế hoạch kiểm kê, cách đối chiếu dữ liệu quản lý với thực tế và sổ kế toán, cùng trách nhiệm xử lý chênh lệch.
• Phù hợp với yêu cầu pháp luật liên quan: Quy chế nội bộ cần được rà soát trước khi ban hành, đặc biệt đối với nội dung kế toán, xử lý tài sản và trách nhiệm của người lao động.

>> Xem thêm: 7+ phần mềm quản lý tài sản hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

2.4. Trách nhiệm quản lý tài sản

Để tránh tình trạng tài sản không rõ người chịu trách nhiệm, doanh nghiệp nên phân công cụ thể:

• Người có thẩm quyền: Phê duyệt quy chế, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền và chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện.
• Bộ phận quản lý tài sản: Theo dõi danh mục, vị trí, tình trạng; tổ chức bàn giao, thu hồi, điều chuyển; phối hợp bảo trì và kiểm kê.
• Bộ phận kế toán: Thực hiện ghi nhận kế toán, theo dõi giá trị tài sản và đối chiếu với dữ liệu quản lý theo chế độ kế toán áp dụng.
• Trưởng bộ phận sử dụng: Kiểm soát nhu cầu cấp phát, giám sát việc sử dụng và thông báo khi có thay đổi nhân sự hoặc nhu cầu điều chuyển.
• Người được giao sử dụng: Tiếp nhận, bảo quản, sử dụng đúng hướng dẫn; báo cáo kịp thời khi tài sản hư hỏng, mất mát và bàn giao lại theo yêu cầu.

Quy chế cũng nên quy định thời hạn báo cáo sự cố, đầu mối tiếp nhận và quy trình xác minh nguyên nhân, thay vì mặc định người giữ tài sản phải bồi thường trong mọi trường hợp.

Để áp dụng quy định quản lý tài sản vào thực tế, doanh nghiệp cần có biểu mẫu thống nhất để ghi nhận, theo dõi và đối chiếu thông tin. Nếu đang quản lý bằng Excel, bạn có thể tham khảo 7+ mẫu file quản lý tài sản miễn phí dưới đây, lựa chọn mẫu phù hợp và điều chỉnh theo nhu cầu của công ty.

.

3. Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý tài sản công ty là một hệ thống các quy trình được thiết kế để xác định, kiểm soát, theo dõi và bảo trì tài sản của doanh nghiệp.

Các nội dung dưới đây không phải lúc nào cũng diễn ra theo một thứ tự cố định, doanh nghiệp cần áp dụng theo tình trạng tài sản và nghiệp vụ phát sinh.

3.1. Xác định tài sản

Rà soát những tài sản thuộc phạm vi quy chế và lập danh mục quản lý ban đầu. Mỗi tài sản cần có mã nhận diện cùng thông tin về tên, đặc điểm, ngày tiếp nhận, vị trí, tình trạng, bộ phận quản lý và người được giao sử dụng.

Thông tin giá trị và hồ sơ mua sắm cần được liên kết hoặc đối chiếu với dữ liệu kế toán. Tài sản chưa xác định được người sử dụng hoặc vị trí cần được đưa vào danh sách xác minh, không chỉ ghi nhận chung là “đang sử dụng”.

3.2. Phân loại tài sản

Phân loại tài sản theo các tiêu chí như loại tài sản, giá trị, vị trí và mục đích sử dụng. Việc phân loại tài sản sẽ giúp cho việc quản lý tài sản hiệu quả hơn.

3.3. Lập kế hoạch mua sắm tài sản

Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu mua sắm tài sản dựa trên mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển và tình trạng tài sản hiện tại. Sau đó, lập dự toán kinh phí và lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh.

3.4. Mua sắm tài sản

Khi đã có kế hoạch mua sắm chi tiết, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp, nghiệm thu tài sản và thanh toán tiền theo đúng quy định. Việc mua sắm tài sản cần được thực hiện minh bạch, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và nội quy của doanh nghiệp.

3.5. Sử dụng tài sản

Sau khi mua sắm, tài sản được phân công cho các phòng ban, bộ phận sử dụng theo quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi, kiểm tra việc sử dụng tài sản định kỳ để đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm. Việc bảo quản tài sản cũng cần được quan tâm để đảm bảo tài sản không bị hư hỏng, mất mát.

3.6. Thanh lý tài sản

Khi tài sản không còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng và giá trị còn lại, xác định thẩm quyền phê duyệt, lựa chọn phương án xử lý phù hợp và lưu hồ sơ theo quy định nội bộ. Hình thức xử lý cụ thể cần căn cứ vào loại tài sản, hồ sơ sở hữu, yêu cầu kế toán và quy định pháp luật có liên quan.

3.7. Kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là hoạt động bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định, thông thường là 1 năm/lần. Kiểm kê đột xuất cũng được thực hiện khi có sự kiện bất thường xảy ra như mất mát, hư hỏng tài sản. Kết quả kiểm kê cần được đối chiếu với sổ sách kế toán và xử lý chênh lệch (nếu có).

3.8. Xử lý vi phạm

Doanh nghiệp cần xây dựng quy định về quản lý tài sản và xử lý các hành vi vi phạm quy định này. Các biện pháp kỷ luật cần phù hợp với mức độ vi phạm và được áp dụng công bằng, minh bạch.

4. Giải pháp quản lý tài sản công ty hiệu quả 

Để kiểm tra quy trình đã vận hành tốt hay chưa, doanh nghiệp có thể thử trả lời ba câu hỏi:

• Có tra cứu được tài sản đang ở đâu và ai đang sử dụng mà không phải hỏi nhiều bộ phận không?
• Khi nhân viên nghỉ việc hoặc thiết bị được điều chuyển, thông tin và hồ sơ bàn giao có được cập nhật đầy đủ không?
• Khi kiểm kê có chênh lệch, doanh nghiệp có truy lại được lịch sử bàn giao và thay đổi tình trạng không?

Nếu thường xuyên phải ghép nhiều bảng Excel, tìm lại tin nhắn hoặc hỏi từng người để trả lời, doanh nghiệp cần xem xét cách tổ chức dữ liệu và phối hợp thực hiện. Quy chế xác định trách nhiệm, công cụ quản lý hỗ trợ ghi nhận và tra cứu quá trình thực hiện.

MISA AMIS Tài sản là giải pháp doanh nghiệp có thể tìm hiểu khi muốn chuyển từ cách theo dõi rời rạc sang quản lý tập trung. Khi đánh giá phần mềm, nên bắt đầu từ những nghiệp vụ đang gây mất thời gian: tra cứu tài sản, bàn giao và thu hồi, cập nhật tình trạng, kiểm kê và xử lý chênh lệch.

• Tự động hóa các quy trình quản lý tài sản: quy trình mua sắm, sử dụng, thanh lý tài sản.
• Theo dõi, kiểm soát tài sản: vị trí, tình trạng sử dụng, hiệu quả sử dụng tài sản.
• Quản lý danh sách tài sản trên một hệ thống online, đáp ứng quản lý tài sản cho công ty đa chi nhánh, nhiều văn phòng/cửa hàng/kho bãi,…
• Kết nối với phần mềm kế toán và phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS.
• Nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.

Dùng thử miễn phí

5. Kết luận 

Quy định quản lý tài sản công ty đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu suất hoạt động doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy định quản lý tài sản công ty để sử dụng tài sản hợp lí, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. 

Đừng quên đăng ký dùng thử miễn phí AMIS Tài sản để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp!