Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều mô tả hoạt động của mình dưới dạng quy trình kinh doanh. Trong đó, quy trình phối hợp giữa các phòng ban được xem là yếu tố quan trọng, cốt lõi nhất. Bởi lẽ sự phối hợp hiệu quả của tất cả nguồn lực sẽ giúp doanh nghiệp luôn vận hành hiệu quả và tăng trưởng mạnh mẽ.
1. Vai trò của việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Cơ cấu bộ máy của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô lớn thường bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban đảm nhận một nhiệm vụ chuyên môn và được liên kết bởi quy trình phối hợp.
Việc xây dựng quy trình phối hợp minh bạch, đồng bộ giữa các phòng ban sẽ giúp tổ chức đảm bảo tiến độ cùng chất lượng công việc. Tuân thủ đúng quy trình cũng tạo cơ sở cho mọi thành viên đi đúng hướng, hoàn thành tốt mục tiêu đề ra.
Như vậy, quy trình phối hợp giữa các phòng ban mang lại những lợi ích sau:
- Tăng năng suất làm việc của cá nhân, phòng ban nhờ tiết kiệm thời gian chờ đợi khi chuyển giao đầu việc.
- Loại bỏ các công đoạn thủ công, lặp đi lặp lại và cải tiến cách thức vận hành khoa học hơn.
- Tối ưu nguồn lực trong từng bộ phận, giảm thiểu lãng phí khi sản xuất kinh doanh.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho người quản lý kiểm soát, đánh giá hiệu quả công việc chung.
- Giảm tỷ lệ xảy ra sai sót hay gián đoạn do từng đầu việc đã được chuẩn hóa theo thứ tự.
- Mang đến trải nghiệm mua hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn. Doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh về cả danh tiếng thương hiệu và doanh thu.
2. Chiến lược cơ cấu tổ chức và phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
2.1. Cơ cấu tổ chức theo mô hình kim tự tháp
Ưu điểm:
- Sự thống nhất: Mô hình này thường dễ quản lý và duy trì sự thống nhất trong toàn bộ tổ chức do quyền lực tập trung ở các tầng cao hơn của cấu trúc.
- Quản lý hiệu quả: Dễ dàng theo dõi và đánh giá hoạt động của từng phòng ban, và quản lý có thể ra quyết định một cách nhanh chóng.
- Bảo mật thông tin: Dữ liệu và thông tin quan trọng thường được bảo mật tốt hơn trong mô hình này.
Nhược điểm:
- Làm chậm quyết định: Quy trình quyết định phụ thuộc vào nhiều cấp bậc, dẫn đến việc đưa ra quyết định có thể mất thời gian.
- Thiếu linh hoạt: Khó khăn trong việc thích nghi với thay đổi nhanh chóng và yêu cầu cải tiến liên tục.
- Khó thúc đẩy sự sáng tạo: Nhân viên cơ sở có ít quyền lực trong việc đóng góp ý kiến và sáng tạo.
2.2. Mô hình Agile
Ưu điểm:
- Linh hoạt: Mô hình Agile thúc đẩy sự linh hoạt và thay đổi nhanh chóng, giúp tổ chức thích nghi tốt hơn với môi trường biến đổi.
- Sự tham gia của nhân viên: Nhân viên được khuyến khích tham gia vào quyết định và quá trình phát triển sản phẩm hoặc dự án.
- Tập trung vào giá trị: Mô hình này tập trung vào tạo giá trị cho khách hàng và thường giúp cải thiện chất lượng và hiệu suất.
Nhược điểm:
- Yêu cầu sự tham gia tích cực của nhân viên: Agile đòi hỏi sự tham gia tích cực và cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu có những thành viên không tận tâm hoặc không đủ kiên nhẫn, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn bộ nhóm.
- Yêu cầu sự thay đổi văn hóa: Để áp dụng mô hình Agile, tổ chức cần thay đổi văn hóa làm việc và quản lý.
Tùy thuộc vào loại tổ chức và môi trường cụ thể, 2 mô hình này đều đều cần sự phối hợp từ trên xuống giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên và lãnh đạo, và phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình phối hợp các phòng ban sẽ giúp hoạt động của doanh nghiệp phối hợp trơn tru, nhịp nhàng, góp phần tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Đọc ngay Ebook: Xây dựng môi trường làm việc 3 “Không”: Không chậm trễ, Không chồng chéo, Không lãng phí
3. Dấu hiệu nhận biết sự phối hợp kém hiệu quả giữa các phòng ban
3.1. Phát sinh nhiều thời gian dư thừa, sản phẩm trùng lặp
Khi các phòng ban phối hợp kém hiệu quả, đội ngũ nhân sự thường phải bỏ ra nhiều thời gian, công sức để tạo ra cùng một sản lượng. Điều này xảy ra khi quá trình bàn giao chậm trễ, các đơn vị không cập nhật đúng tiến độ theo thời gian thực.
3.2. Không xác định người chịu trách nhiệm tại các mắt xích
Ngày nay, một nhân viên không chỉ làm việc độc lập mà họ còn nằm trong các mối liên hệ công việc khác. Ví dụ, nhân viên kinh doanh phải kết nối với nhân viên kỹ thuật, kế toán viên, chăm sóc khách hàng,… để hoàn tất đơn hàng.
Do đó, những doanh nghiệp không xác định chính xác người chịu trách nhiệm sẽ khiến nhân viên thường xuyên rơi vào tình trạng bối rối. Họ tốn nhiều thời gian để tìm kiếm liên hệ, chờ xác nhận và liên tục chậm deadline.
3.3. Có bộ quy trình làm việc nhưng triển khai không hiệu quả
Một số doanh nghiệp đã quy hoạch hệ thống quy trình hoàn chỉnh như quy trình yêu cầu thiết kế, chạy quảng cáo, quy trình tuyển dụng, nghỉ việc, đào tạo nhân sự… Thế nhưng, thực tế triển khai không đạt được kết quả như mong đợi.
Nguyên nhân của thất bại này đến từ việc nhân viên không nắm rõ bức tranh quy trình tổng quan. Họ vẫn duy trì cách thức làm việc cũ thay vì ứng dụng quy trình mới.
4. Các bước xây dựng quy trình làm việc của công ty
Để xây dựng quy trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần lưu ý các bước thực hiện dưới đây:
4.1. Thống nhất mục tiêu cần đạt được
Đầu tiên, người quản lý cần xác định mong muốn, định hướng phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Dựa vào đó, các bộ phận cùng nhau họp bàn nhằm thống nhất mục tiêu chung và các mục tiêu nhỏ theo chức năng nghiệp vụ. Bước này cũng giúp doanh nghiệp phân chia giai đoạn tiến hành, phương pháp, thời gian và tần suất thực hiện công việc.
4.2. Khoanh vùng phạm vi
Quy trình phối hợp giữa các phòng ban nên được áp dụng vào thời gian, không gian và lĩnh vực phù hợp để đạt hiệu suất tối đa. Thông qua phạm vi giới hạn, doanh nghiệp làm rõ những yếu tố quan trọng sau:
- Người tham gia thực hiện công việc trong quy trình.
- Người liên quan/hỗ trợ phòng ban hoàn thành mục tiêu.
- Khoảng thời gian, không gian cần thực hiện công việc.
- Người chịu trách nhiệm quản lý, báo cáo và người ra quyết định cuối cùng.
4.3. Xác định nội dung công việc trọng tâm
Khi xây dựng quy trình phối hợp, người quản lý cần lưu ý hệ thống những nội dung trọng tâm. Nhiệm vụ càng rõ ràng, quy trình càng được tinh gọn, không phát sinh thêm bước triển khai chồng chéo. Để làm được việc này, nhiệm vụ của người quản lý là xác định yếu tố đầu vào, đầu ra của quy trình.
Bằng phương pháp 5W1H và 5M, doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin:
- What: Nội dung công việc.
- Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc.
- When: Thời gian bắt đầu, thực hiện và kết thúc.
- Where: Địa điểm, nơi thực hiện
- Who: Nhân sự thực hiện công việc, hỗ trợ, người giám sát.
- How: Các phương pháp thực hiện công việc
- Manpower: Nguồn nhân lực đảm nhận công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm không?
- Money: Ngân sách dành cho công việc là bao nhiêu? Doanh nghiệp cần tiến hành giải ngân bao nhiêu lần?
- Material: Hệ thống cung ứng nguyên vật liệu đã đáp ứng yêu cầu công việc chưa? Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn tuyển chọn nguyên vật liệu là gì?
- Machine: Doanh nghiệp đang áp dụng những công nghệ nào để sản xuất, kinh doanh?
- Method: Đội ngũ nhân sự sử dụng phương pháp làm việc nào?
4.4. Mô tả quy trình chi tiết
Tiếp theo, nhà quản lý cần mô tả chi tiết các bước phối hợp liên phòng ban. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận dữ liệu, áp dụng đúng quy trình làm việc.
Trong trường hợp công việc có nhiều thuật ngữ phức tạp, doanh nghiệp phải bổ sung tài liệu hướng dẫn. Tài liệu đi kèm nên chú thích chi tiết, dễ hiểu để nhân viên nhanh chóng hiện thực hóa quy trình chuẩn xác.
KHÁM PHÁ SỨC MẠNH KẾT NỐI LIÊN PHÒNG BAN CỦA MISA AMIS QUY TRÌNH VÀ CẢI TIẾN CÁCH THỨC VẬN HÀNH CỦA DOANH NGHIỆP NGAY HÔM NAY
4.5. Kiểm soát mức độ tuân thủ
Như đã đề cập ở trên, quy trình phối hợp giữa các phòng ban chỉ phát huy vai trò nếu đội ngũ tuân thủ đúng các bước đề ra. Do đó, người quản lý phải tiến hành kiểm tra, đánh giá, đo lường chất lượng quy trình định kỳ.
Các hạng mục doanh nghiệp cần có trong quy trình kiểm soát là:
- Quy định tần suất thực hiện việc kiểm soát.
- Xác định người trực tiếp thực hiện việc kiểm tra.
- Lập kế hoạch nội dung kiểm tra.
4.6. Tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban
Nhân viên chỉ giao tiếp khi có yêu cầu công việc khiến cho mối quan hệ của các phòng ban dần trở nên xa cách. Điều này dẫn đến tâm lý ngại trao đổi, ngại đề xuất ý kiến khiến quy trình liên kết kém hiệu quả.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể tổ chức thêm một số hoạt động gắn kết nhằm tăng cường sự hợp tác. Khi tinh thần đồng đội gia tăng, đội ngũ nhân viên sẽ có tâm lý thoải mái, tự tin phối hợp làm việc hơn.
4.7. Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi cải tiến
Nhân viên là những người trực tiếp thực thi quy trình làm việc. Vì thế, người lãnh đạo cần khuyến khích họ thường xuyên đưa ra ý kiến phản hồi. Từ các góp ý này, doanh nghiệp sẽ tổng hợp được cơ sở cải tiến quy trình chính xác, khách quan và hoàn thiện nhất.
4.8. Thiết lập hệ thống lưu trữ, kế thừa dữ liệu liên phòng ban
Một doanh nghiệp có nhiều cách thức để cập nhật, chia sẻ dữ liệu các phòng ban. Tuy nhiên, trước xu hướng cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, cách lưu trữ thủ công đã không còn phù hợp.
Các doanh nghiệp cần bắt đầu ứng dụng công nghệ số để lưu trữ thông tin tập trung, an toàn trên một nền tảng duy nhất. Cách làm này giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí bảo quản. Các phòng ban dễ dàng bổ sung thông tin, tương tác tức thời về nhiệm vụ.
4.9. Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình liên thông mọi nghiệp vụ
Có thể thấy, ứng dụng công nghệ trong việc nâng cao khả năng phối hợp giữa các phòng ban đã và đang trở thành nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp.
Trong đó, sử dụng phần mềm quản lý quy trình được xem như bước tiến vượt bậc thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành doanh nghiệp truyền thống. Phần mềm quản lý quy trình không chỉ xóa bỏ áp lực cho nhân viên và người quản lý mà còn tối ưu hoạt động, cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh toàn diện.
Trong đó, phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS tốt nhất hiện nay. Với nền tảng No-code trực quan hóa quy trình dưới dạng biểu đồ, tiếp nhận phản hồi đa chiều, liên kết mọi nghiệp vụ cốt lõi… MISA AMIS Quy trình sẽ giải quyết hầu hết bài toán chuẩn hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban:
- Nâng cao năng suất, chất lượng công việc bằng cách tự thiết lập, chỉnh sửa, hoạch định hệ thống quy trình làm việc trên nền tảng số hóa.
- Liên kết nghiệp vụ liên phòng ban, đề xuất, phê duyệt và ký số liền mạch.
- Kết nối với ứng dụng bên ngoài như phần mềm chuyên môn, ứng dụng hành chính công của cơ quan Thuế, Ngân hàng, Bảo hiểm… giúp doanh nghiệp không phải chờ đợi hay di chuyển xa.
- Theo dõi tiến độ, ghi nhận sự không tuân thủ, đảm bảo quy trình phối hợp hiệu quả.
- Liên thông dữ liệu, loại bỏ thủ tục rườm rà, thay đổi cách làm việc thủ công để tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực.
- Xây dựng hệ thống quy trình đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO, CMMI, HACCP nhằm khẳng định sự uy tín, nâng tầm vị thế trên thị trường.
Là một trong những sản phẩm cốt lõi của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số và nằm trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, MISA AMIS Quy trình có khả năng kết nối mạnh mẽ với các phần mềm khác như AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng, AMIS CRM, AMIS HRM hay AMIS Công việc, AMIS WeSign,… Hệ thống tự động liên thông dữ liệu, chuyển giao công việc mà không cần tốn thời gian trao đổi, chờ đợi.
Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí khi vận hành theo kiểu truyền thống phải chờ đợi phản hồi, phê duyệt từ các cấp mà còn nâng cao năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng để góp phần thúc đẩy doanh số tăng trưởng mạnh mẽ vượt bậc.
5. 5+ mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Trên thực tế, không có khuôn mẫu cố định cho quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mô, lĩnh vực ngành nghề cùng nhu cầu quản lý mà mỗi đơn vị sẽ quyết định số lượng, quy trình liên kết khác nhau.
Ví dụ, những công ty nhỏ thường có quy trình làm việc đơn giản, chỉ thông qua 1 đến 2 đầu mối. Thế nhưng, những công ty lớn sẽ phân chia quy trình chuyên môn hóa sâu sắc với nhiều bước kiểm duyệt.
Hay đối với doanh nghiệp xây dựng sẽ có bộ quy trình đấu thầu, quy trình dự thầu, quy trình kiểm tra chất lượng,… Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất lại có quy trình phát triển sản phẩm, quy trình phân phối, quy trình ra mắt sản phẩm mới,…
Để hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn cách chuẩn hóa quy trình liên phòng ban, MISA AMIS đã tổng hợp 5+ mẫu quy trình phối hợp phổ biến nhất dưới đây:
6. Kết luận
Steve Jobs từng nói: “Những điều vĩ đại trong kinh doanh không bao giờ được thực hiện bởi một người”. Một doanh nghiệp không thể đạt được mục tiêu nếu thiếu sự chung sức từ tập thể. Chính vì vậy, xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban chính là chìa khóa thành công mà doanh nghiệp cần có trong thời đại mới.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
