[Kèm biểu mẫu] Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều bước để dự báo nhu cầu sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và đảm bảo tiến độ sản xuất… Các bước này được thực hiện để đảm bảo rằng sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

[TẢI NGAY MIỄN PHÍ] MẪU LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THEO ĐƠN HÀNG

1. Các bước lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng 

1.1. Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm

Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm là quá trình ước tính số lượng sản phẩm mà khách hàng sẽ yêu cầu trong tương lai. Các phương pháp dự báo định tính và dự báo định lượng thường được sử dụng.

• Dự báo định tính: Doanh nghiệp xác định xu hướng và mô hình của nhu cầu sản phẩm dựa trên thông tin không gian màu, phản hồi khách hàng và các yếu tố khác. Một công ty sản xuất giày có thể sử dụng các xu hướng thời trang mới như họa tiết hoa cúc hay màu pastel được ưa chuộng… để dự đoán số lượng sản xuất giày trong mùa hè 2024.
• Dự báo định lượng: Phương pháp này sử dụng dữ liệu lịch sử và các mô hình toán học để dự đoán nhu cầu sản phẩm cụ thể. Ví dụ, một nhà máy sản xuất bánh kẹo căn cứ vào dữ liệu bán hàng trong quá khứ để dự đoán nhu cầu sản xuất bánh kẹo trong các tháng cuối năm, phục vụ đợt Tết Nguyên Đán.

1.2. Hoạch định năng lực sản xuất doanh nghiệp

Hoạch định năng lực sản xuất là quá trình xác định khả năng sản xuất và cung ứng dịch vụ của các tài sản và nhân lực trong doanh nghiệp. Việc bao gồm xác định công suất thiết kế, công suất mong đợi và công suất thực tế.

Một nhà máy sản xuất ô tô có thể xác định công suất thiết kế của dây chuyền sản xuất của mình là 1000 chiếc xe một tháng. Tuy nhiên, do các yếu tố như sự cố kỹ thuật, bảo trì và nhu cầu thị trường biến đổi, công suất thực tế có thể thấp hơn. Do đó, công suất mong đợi có thể chỉ đạt 800 chiếc xe một tháng.

1.3. Lập kế hoạch định tổng hợp

Lập kế hoạch hoạch định tổng hợp yêu cầu người quản lý lập kế hoạch sản xuất trung hạn nhằm đáp ứng nhu cầu biến đổi. Có hai chiến lược chính khi hoạch định tổng hợp: chiến lược thuần tuý và chiến lược hỗn hợp.

• Chiến lược thuần tuý: Một nhà máy sản xuất đồ điện tử có thể điều chỉnh mức tồn kho theo nhu cầu sản xuất dự kiến. Khi nhu cầu sản xuất tăng, mức tồn kho sẽ giảm. Ngược lại, khi nhu cầu sản xuất giảm, mức tồn kho sẽ tăng.

• Chiến lược hỗn hợp: Một nhà máy sản xuất quần áo sử dụng chiến lược kết hợp cả việc thay đổi mức tồn kho, thay đổi nhân lực và hợp đồng phụ giúp bắt kịp quá trình sản xuất biến đổi.

1.4. Lập kế hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho phép doanh nghiệp xác định số lượng và thời điểm cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Chẳng hạn, một nhà máy sản xuất đồ nội thất gỗ phải dự kiến số lượng gỗ cần mua. Dựa trên tiến độ và thời gian sản xuất, bộ phận mua hàng có thể lên kế hoạch đặt hàng gỗ từ nhà cung cấp hoặc kịp thời tổ chức khai thác gỗ trong nội bộ.

1.5. Kiểm soát tiến độ sản xuất

Doanh nghiệp tổ chức và điều hành hệ thống sản xuất để biến kế hoạch thành hiện thực. Công đoạn này gồm có lập kế hoạch tiến độ sản xuất, phân công công việc, lên lịch cho từng công đoạn.

Cụ thể, một nhà máy sản xuất ô tô lập kế hoạch tiến độ sản xuất bằng cách xác định số lượng xe cần hoàn thiện trong mỗi giai đoạn và thời gian bàn giao. Sau đó, công việc được phân công trên các máy móc trong dây chuyền sản xuất theo kế hoạch tiến độ. 

Một phương pháp phân giao công việc cho nhiều đối tượng là phương pháp Johnson, được sử dụng để lên lịch thực hiện nhiều công việc trên hai hoặc ba máy móc. Lập lịch trình cho các công việc trên nhiều máy móc có thể được thực hiện để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa quá trình sản xuất.

Nhà máy sản xuất có thể lên lịch sản xuất các loại linh kiện khác nhau trên các thiết bị khác nhau để tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và đáp ứng yêu cầu thời gian.

.TẢI NGAY BIỂU MẪU LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THEO ĐƠN HÀNG

2. Tổng hợp 7+ phương pháp lập kế hoạch sản xuất

2.1. Phương pháp MRP (Materials Requirements Planning)

MRP là một phương pháp tính toán và lập lịch sản xuất dựa trên nhu cầu nguyên vật liệu. Doanh nghiệp sử dụng thông tin về nhu cầu sản phẩm cuối cùng, nhu cầu nguyên vật liệu và thông tin về thời gian sản xuất để tính toán lịch trình sản xuất và đặt hàng nguyên vật liệu. 

Phương pháp MRP giúp đảm bảo rằng nguyên vật liệu sẽ có sẵn đúng lúc và đúng số lượng cần thiết theo nhu cầu sản xuất.

2.2. Phương pháp CRP (Capacity Requirements Planning)

CRP tập trung đánh giá khả năng sản xuất của các tài nguyên như máy móc, nhân lực và trang thiết bị trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. CRP hỗ trợ người quản lý phân chia khối lượng công việc một cách hợp lý và phù hợp với khả năng sản xuất hiện có. 

Phương pháp CRP thường sử dụng các biểu đồ Gantt và các công cụ lập lịch khác để kiểm soát tải công việc. Đồng thời, nó cân đối nhu cầu sản xuất và khả năng sản xuất.

2.3. Phương pháp JIT (Just-in-Time)

JIT là một hệ thống quản lý sản xuất mà các vật liệu chỉ được sản xuất hoặc giao hàng đúng lúc khi cần thiết. JIT đòi hỏi sự chính xác cao trong việc dự đoán nhu cầu và thời gian sản xuất, nhưng nó cũng giúp giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình sản xuất và tăng hiệu suất tổng thể. 

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất ô tô có thể ứng dụng một chuỗi cung ứng JIT. Trong đó các bộ phận được giao hàng đúng lúc từ các nhà cung cấp để lắp ráp ô tô mà không phải lưu trữ lượng lớn bộ phận trung gian.

2.4. Phương pháp S&OP (Sales and Operations Planning)

Phương pháp S&OP tập trung vào việc cân nhắc giữa nhu cầu bán hàng và khả năng sản xuất. Doanh nghiệp đánh giá dự báo bán hàng, lập kế hoạch sản xuất và quản lý dự trữ để đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được đáp ứng một cách hiệu quả. Phương pháp này thường sử dụng các công cụ và mô hình dự báo để dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa sản xuất.

2.5. Phương pháp TOC (Theory of Constraints)

Phương pháp TOC xác định và giải quyết các ràng buộc chính trong quá trình sản xuất để tăng hiệu suất tổng thể. Người quản lý sẽ phải sử dụng một quy trình bước chặt chẽ để xác định ràng buộc, tìm hiểu cách tối ưu hóa cũng như áp dụng các biện pháp giải quyết khó khăn phù hợp. 

2.6. Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban sử dụng các thẻ (kanban) để điều chỉnh lưu lượng nguyên vật liệu và sản phẩm thành phẩm trong quá trình sản xuất. Khi một công đoạn sản xuất hoàn thành, thẻ kanban sẽ được chuyển đến công đoạn tiếp theo để cho phép sản xuất tiếp. 

Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình sản xuất diễn ra liên tục và không có thời gian chờ đợi không cần thiết. Kết quả là tăng hiệu suất và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất. 

Mặt khác, mỗi công đoạn sản xuất chỉ nhận và sản xuất số lượng hàng cần thiết dựa trên số lượng thẻ Kanban có sẵn. Khi số lượng thẻ Kanban đạt giới hạn, quá trình sản xuất sẽ dừng lại, ngăn chặn sự tích tụ hàng tồn kho không cần thiết. Doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ, tạo ra một quá trình sản xuất linh hoạt hơn.

2.7. Phương pháp Six Sigma

Hệ thống quản lý chất lượng Six Sigma thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến liên tục, giảm thiểu sai số và biến động trong quá trình sản xuất. Người quản lý sử dụng các công cụ thống kê và phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất quá trình sản xuất và tìm ra nguyên nhân gây ra các lỗi và biến động. 

Sau đó, Six Sigma áp dụng các biện pháp cải tiến để loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguyên nhân đó. Phương pháp Six Sigma thường sử dụng DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) làm quy trình cơ bản.

2.8. Phương pháp Critical Path Method (CPM)

Công cụ quản lý dự án CPM thường gặp trong hoạt động lên lịch, quản lý công việc trong quá trình sản xuất. CPM xác định các công việc quan trọng nhất và quan hệ phụ thuộc giữa chúng để tạo ra một lịch trình dự án chính xác với những nhiệm vụ quan trọng nhất và quản lý tài nguyên hiệu quả.

3. Lợi ích của việc lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Lập kế hoạch sản xuất chi tiết giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp. Bằng cách xác định rõ ràng nguồn lực cần thiết cho từng đơn hàng cụ thể, doanh nghiệp có thể tránh lãng phí và đảm bảo sự cân đối giữa cung và cầu. Việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả giúp tăng năng suất sản xuất, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Đáp ứng yêu cầu tiến độ: Kế hoạch chi tiết cho phép xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi đơn hàng. Từ đó, người quản lý sắp xếp công việc, giải quyết điểm nóng hoặc phân bổ lại nguồn lực nhanh chóng. Doanh nghiệp tạo được lòng tin và sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời tăng uy tín trên thị trường.
• Tăng chất lượng sản phẩm: Việc lên kế hoạch chi tiết giúp nhân viên tuân thủ các quy trình,quy định chất lượng một cách nghiêm ngặt hơn. Sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được đề ra. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lỗi sản xuất, đạt được tỷ lệ lỗi thấp và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Ngoài ra, sản xuất theo đơn hàng có những lợi ích nổi bật so với các hình thức sản xuất khác như sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất dự trữ. Dưới đây là một bảng so sánh:

Lợi ích	Sản xuất theo đơn hàng	Sản xuất hàng loạt	Sản xuất dự trữ
Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực	Có	Không	Không
Đáp ứng yêu cầu đúng tiến độ	Có	Không	Không
Tăng chất lượng sản phẩm	Có	Không	Không
Độ linh hoạt	Cao	Thấp	Thấp
Chi phí sản xuất	Thấp	Trung bình	Cao
Rủi ro hàng tồn	Thấp	Cao	Cao

4. Các sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất đơn hàng

Khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, có một số sai lầm thường gặp có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình sản xuất:

4.1. Thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác về đơn hàng

Thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác về đơn hàng từ khách hàng sẽ dẫn đến việc lập kế hoạch không chính xác, gây ra sự cố trong quá trình sản xuất. 

Ví dụ, một doanh nghiệp may mặc lập kế hoạch dựa trên số lượng sản phẩm được đặt hàng, nhưng không biết rằng một mã hàng đã bị hủy bỏ hoặc thay đổi yêu cầu về chi tiết. Kết quả là, quá trình sản xuất vừa không phù hợp với yêu cầu thực tế, vừa gây lãng phí nguồn lực, thời gian.

4.2. Không ưu tiên công tác quản lý rủi ro

Một sai lầm khác là không đưa ra kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro đúng mức. Trong quá trình sản xuất theo đơn hàng, có thể xảy ra các sự cố bất ngờ như thiếu nguyên liệu, hỏng hóc thiết bị hoặc sự cố vận chuyển.

Nếu không có kế hoạch dự phòng hoặc quản lý rủi ro tốt, các sự cố này sẽ gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, làm chậm tiến độ hoặc gây tổn hại đến chất lượng sản phẩm. 

Ví dụ, một công ty sản xuất linh kiện điện tử không có kế hoạch dự phòng cho việc thiếu nguồn cung cấp điện. Khi xảy ra sự cố mất điện đột ngột, quá trình sản xuất bị dừng lại, đơn hàng có nguy cơ chậm tiến độ.

4.3. Không quản lý tài nguyên và công việc sát sao

Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, người phụ trách cần xác định rõ các tài nguyên cần thiết như lao động, máy móc và nguyên liệu. Sự cân đối không đúng giữa công việc và nguồn lực dễ dàng làm phát sinh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí, thất thoát tài nguyên. 

4.4. Không tương tác và giao tiếp với khách hàng

Một sai lầm nghiêm trọng các doanh nghiệp cần tránh là thiếu tương tác và giao tiếp đúng với khách hàng trong quá trình lập kế hoạch. Việc liên hệ thường xuyên với khách hàng để cập nhật thông tin, xác nhận yêu cầu hoặc giải quyết các vấn đề có thể tăng tính chính xác, đẩy nhanh tiến độ tốt hơn.

4.5. Không đánh giá và cải tiến quá trình sản xuất

Không đánh giá và cải tiến quá trình sản xuất theo đơn hàng dẫn đến người quản lý không phát hiện và khắc phục các vấn đề kịp thời. Về ngắn hạn, doanh nghiệp phải đối diện với rủi ro chậm tiến độ, sản xuất kém hiệu quả. Về dài hạn, doanh nghiệp có thể đầu tư nhiều tiền hơn chi phí cải tiến liên tục để nâng cấp toàn bộ hệ thống trong tương lai. 

5. Phần mềm quản lý tiến độ sản xuất theo đơn hàng tối ưu cho doanh nghiệp 

MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý tiến độ được phát triển bởi MISA, công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam với hơn 30 năm phát triển, có hơn 250.000 doanh nghiệp khách hàng tin dùng. 

Phần mềm MISA AMIS Công việc được thiết kế đặc biệt đáp ứng đặc thù quản lý dự án sản xuất, xây lắp của các doanh nghiệp nhờ các tính năng ưu việt:

• Quản lý đơn hàng: MISA AMIS sử dụng bảng Kanban, Gantt Chart cho phép người dùng quản lý và theo dõi các đơn hàng từ khâu nhận đơn hàng đến hoàn thành và giao hàng. Người dùng có thể đính kèm các thông tin quan trọng như đơn đặt hàng, lựa chọn NCC, thời hạn và thông tin khách hàng.
• Lập kế hoạch sản xuất: Phần mềm hỗ trợ người dùng lập kế hoạch sản xuất một cách tự động và tối ưu. Quản lý phân công nhiệm vụ theo từng phòng ban, bộ phận hoặc theo từng cá nhân. Nhân sự nhận nhiệm vụ và cập nhật tiến độ tự động ngay trên phần mềm, không cần trao đổi rời rạc. 
• Báo cáo và phân tích: MISA AMIS Công việc cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu liên quan đến tiến độ, hiệu suất và hiệu quả công việc của từng bộ phận, từng cá nhân. Điều này giúp người dùng đánh giá và cải thiện quy trình sản xuất, tăng cường sự quản lý và ra quyết định thông minh.

MISA AMIS Công việc có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Đặc biệt, phần mềm này có khả năng tích hợp với phần mềm quản lý nghiệp vụ khác MISA AMIS CRM, MISA AMIS Mua hàng, MISA AMIS Kế toán trên một nền tảng tạo ra sự liên kết và liên thông dữ liệu. 

Với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể tăng cường sự quản lý và kiểm soát quá trình sản xuất theo đơn hàng, đảm bảo tuân thủ tiến độ, từ đó nâng cao năng suất làm việc, tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia