Quản lý - điều hành Quản trị công việc - dự án Tải ngay 10+ Mẫu checklist công việc thông dụng nhất 2024

Checklist công việc mang lại năng suất làm việc hiệu quả tốt hơn so với làm việc không có kế hoạch. Việc liệt kê các công việc cần làm và các bước để hoàn thành công việc đó, là một cách làm việc khoa học được áp dụng phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Chính vì thế mà thông qua bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giới thiệu tới bạn những mẫu checklist công việc trên Excel tốt nhất năm 2024.

I. Mẫu checklist công việc là gì?

Checklist công việc hàng ngày
Checklist công việc hàng ngày

Checklist công việc là hành động liệt kê các công việc cần làm ra theo dạng danh sách, nhưng liệt kê sao cho hợp lý, logic tránh bị nhầm lẫn thì không phải ai cũng làm được.

Mẫu checklist công việc là bản danh sách công việc cần thực hiện cho một công việc, dự án nhằm đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định, thường được tạo trên Excel hoặc Google Sheets. Điều quan trọng nhất là checklist giúp bạn giảm tối đa tình trạng sót việc dù là nhỏ nhất, hoàn thiện công việc đúng, đủ, kịp hạn.

II. Lợi ích “không ngờ” của mẫu checklist công việc Excel

Hàng ngày, mỗi chúng ta cần phải xử lý khối lượng công việc rất lớn với nhiều nhiệm vụ lớn nhỏ, chồng chéo giữa nhiều dự án, nhiều phạm vi, vậy nên rất dễ rơi vào tình trạng khó kiểm soát công việc cũng như luôn cảm thấy bản thân quá tải. Một phương pháp đơn giản giúp giải quyết tình trạng này chính là lập checklist công việc trên Excel để chủ động lên kế hoạch, thực thi cũng như theo dõi công việc của cá nhân hay đội nhóm.

Hiện nay, mẫu checklist công việc văn phòng ngày càng được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực. Đây là công cụ không thể thiếu nếu như bạn muốn tối ưu trong kiểm soát công việc và tiến độ. Với mỗi ngành nghề, mẫu checklist Excel có những cách thiết kế riêng nhưng đều mang tới hiệu quả không ngờ cho người sử dụng, cả các quản lý và nhân viên. 

1. Đối với nhân viên 

  • Dễ dàng ghi nhớ công việc từ lớn tới nhỏ, tránh sót việc.
  • Kiểm soát được số lượng công việc trong ngày/tuần/tháng… hay trong dự án.
  • Phân chia thời gian hoàn thành công việc một cách khoa học, hợp lý.
  • Tăng năng suất làm việc, giảm thiểu sơ suất trong công việc. 

2. Đối với nhà quản lý 

  • Dễ dàng kiểm soát tổng quan và chi tiết về các đầu việc đã giao cho nhân viên. 
  • Có cơ sở để đánh giá năng lực của từng cá nhân và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. 
  • Tối ưu thời gian trong công tác quản trị.
  • Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên khoa học. 
  • Phân chia công việc dễ dàng, phù hợp với từng cá nhân, đội nhóm.
Bạn đang tìm kiếm một công cụ để quản lý công việc hiệu quảTHAM KHẢO NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MISA AMIS

III. 05 mẫu checklist công việc phổ biến nhất

Dưới đây là 5 mẫu checklis công việc được nhiều người lựa chọn để sử dụng nhất.

3.1. Mẫu checklist công việc của dự án

Đây là mẫu checklist công việc trên Excel sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu cột “Ưu tiên” và cập nhật thanh tiến trình tại cột “% hoàn thành công việc”, giúp kiểm soát thông tin hoạt động dự án qua việc xác thực dữ liệu. Trong bảng tính này cũng bao gồm các cột như “Ngân sách”, “Thời gian thực hiện”, … cho một nhiệm vụ cụ thể. 

Mẫu checklist nhiệm vụ dự án theo Vertex42
Mẫu checklist nhiệm vụ dự án theo Vertex42

Vào ngày 23/09/2019, mẫu checklist nhiệm vụ dự án này đã cập nhật phiên bản mới trên Google Trang tính. Phiên bản này cập nhật thêm hộp kiểm – checkboxes giúp người dùng dễ dàng hơn trong kiểm soát nhiệm vụ đã hoàn thành của mình. Việc tạo checklist công việc trên bảng tính Excel hay trên Google Sheets bây giờ đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. 

TẢI NGAY MẪU CHECKLIST CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL 

3.2. Mẫu theo dõi tác vụ đơn giản

Mẫu checklist theo dõi tác vụ giúp người dùng cập nhật tiến độ của từng nhiệm vụ lớn. Trong mỗi nhiệm vụ lớn sẽ có các đầu việc nhỏ, khi bạn hoàn thiện từng đầu công việc nhỏ đó, bảng tính sẽ tự cập nhật phần trăm tỷ lệ hoàn thành công việc con so với nhiệm vụ lớn.

Mẫu theo dõi này hiển thị theo thứ tự với các vòng tròn màu khác nhau. Màu vòng tròn đậm tương ứng với nhiệm vụ quan trọng và cần hoàn thành sớm; màu sắc vòng tròn cứ như vậy sẽ nhạt dần xuống đối với những công việc chưa cần hoàn thành gấp. 

Người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc tại thanh “% hoàn thành”. Ngoài ra ô checkbox bên cạnh cũng giúp bạn kiểm soát dễ hơn các công việc đã hoàn thiện. 

Mẫu theo dõi tác vụ đơn giản theo Vertex42
Mẫu theo dõi tác vụ đơn giản theo Vertex42

3.3. Mẫu checklist nhiệm vụ dự án với biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang giúp người dùng nắm rõ tên nhiệm vụ, các công đoạn triển khai và thời gian để hoàn thành công việc đó. Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các tính chất công việc khác nhau, vậy nên cách ứng dụng biểu đồ Gantt của từng doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi sao cho phù hợp. 

Trong mẫu checklist nhiệm vụ dự án mới, biểu đồ Gantt được sử dụng để biến danh sách dài các đầu mục công việc trở thành những biểu đồ trục ngang dễ nhìn và dễ theo dõi. Biểu đồ Gantt trong mẫu checklist được ứng dụng vào quản lý nhiệm vụ và tiến độ cho các dự án lớn nhỏ. 

Mẫu checklist nhiệm vụ dự án với biểu đồ Gantt theo Vertex42
Mẫu checklist nhiệm vụ dự án với biểu đồ Gantt theo Vertex42

Việc đầu tiên khi ứng dụng biểu đồ Gantt chính là phân chia nhiệm vụ rõ ràng từ các đầu mục công việc và thời gian hoàn thành để có thể hiển thị các số liệu chính xác nhất trên Gantt. Dưới đây là mẫu checklist nhiệm vụ dự án chi tiết với biểu đồ Gantt để bạn đọc tham khảo:

Mẫu checklist nhiệm vụ dự án chi tiết hơn với biểu đồ Gantt theo Vertex42
Mẫu checklist nhiệm vụ dự án chi tiết hơn với biểu đồ Gantt theo Vertex42

Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ được sử dụng bằng cách tạo hộp kiểm và đánh dấu công việc thông qua việc xác thực dữ liệu từ trên xuống dưới. Mẫu checklist công việc này sẽ sử dụng các định dạng có điều kiện để đánh giá mức độ quan trọng của nhiệm vụ đó từ Cao (high), Trung bình (medium) cho đến Thấp (low).

AMIS Công việc là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý và cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời và dễ dàng theo biểu đồ Gantt, Kanban, Checklist.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

  • Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
  • Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
  • Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
  • Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia


3.4. Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ

Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ theo Vertex42
Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ theo Vertex42

Đối với công việc đã hoàn thiện, người dùng chỉ cần tích vào phần ô checkbox để đánh dấu. Bảng tính sẽ tự động làm nhạt màu kèm với gạch phần chữ đó giúp bạn dễ dàng nhận biết được nhiệm vụ này đã được hoàn thành. 

3.5. Mẫu checklist công việc hàng ngày

Mẫu checklist công việc hàng ngày là danh sách các công việc cần giải quyết trong ngày để tránh bỏ sót công việc từ nhỏ tới lớn. Mỗi ngày chúng ta đều có rất nhiều công việc cần xử lý, vậy nên mẫu checklist công việc hàng ngày được ra đời giúp mỗi cá nhân dễ dàng theo dõi và thực hiện nhiệm vụ của mình.

Mẫu checklist công việc hàng ngày
Mẫu checklist công việc hàng ngày

TẢI NGAY MẪU CHECKLIST CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL 

IV. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu checklist công việc

Sử dụng mẫu checklist công việc có thể giúp bạn tổ chức và quản lý công việc hiệu quả hơn. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu checklist công việc:

  • Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua checklist. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo checklist hỗ trợ mục tiêu của bạn.
  • Phân loại công việc: Chia các công việc thành các danh mục hoặc chủ đề để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các mảng công việc khác nhau.
  • Lập kế hoạch: Xác định thời hạn và ưu tiên cho mỗi công việc. Điều này giúp bạn biết được công việc nào cần được hoàn thành trước và đảm bảo bạn không bị áp lực do quá nhiều công việc cùng một lúc.
  • Thiết kế mẫu: Tạo một mẫu checklist có cấu trúc rõ ràng và dễ sử dụng. Sử dụng danh sách bullet, ô chọn hoặc mô tả ngắn gọn để mô tả công việc cần thực hiện.
  • Sự cụ thể và chi tiết: Viết mô tả công việc một cách cụ thể và chi tiết để tránh sự nhầm lẫn. Mô tả rõ ràng giúp bạn và người khác hiểu rõ nhiệm vụ cần thực hiện.
  • Điều chỉnh theo nhu cầu: Thay đổi và điều chỉnh mẫu checklist dựa trên kinh nghiệm và phản hồi của bạn. Điều này giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc theo thời gian.
  • Cập nhật thường xuyên: Theo dõi và cập nhật checklist thường xuyên khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc có thay đổi trong công việc. Điều này đảm bảo bạn luôn có thông tin mới nhất về tình hình công việc.
  • Sử dụng công cụ hỗ trợ: Có thể sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm quản lý công việc để tạo và theo dõi checklist một cách tiện lợi. Các công cụ này thường cung cấp tính năng nhắc nhở và chia sẻ để làm việc nhóm. Một công cụ hay được các doanh nghiệp áp dụng đó là MISA AMIS Công Việc. Dùng thử ngay miễn phí tại đây
  • Tự thẩm định: Đánh giá xem checklist có hoạt động hiệu quả hay không. Nếu bạn thấy một số mục không cần thiết hoặc cần điều chỉnh, hãy cập nhật để đảm bảo tính linh hoạt và tập trung vào mục tiêu chính.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu checklist công việc

Tóm lại, việc sử dụng mẫu checklist công việc có thể giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả, nhưng cần tuân thủ các nguyên tắc và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.

V. Gợi ý 3 phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho checklist công việc

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho checklist công việc là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình làm việc. Dưới đây là 6 phương pháp gợi ý để người quản lý sắp xếp thứ tự ưu tiên cho checklist công việc:

1. Chia nhỏ mục tiêu công việc trong Master List

Cán bộ quản lý áp dụng phương pháp chia nhỏ mục tiêu công việc trong Master List như sau khi quản lý năng suất theo khung thời gian:

  • Theo tuần: Phân chia mục tiêu thành nhiệm vụ cụ thể như “Hoàn thành báo cáo hàng tuần”, “Tổ chức cuộc họp dự án”. Gắn thời hạn và ưu tiên cho mỗi nhiệm vụ.
  • Theo tháng: Xác định công việc lớn như “Đánh giá hiệu suất toàn công ty”. Chia thành các giai đoạn như “Thu thập dữ liệu”, “Phân tích số liệu”.
  • Theo quý: Quản lý dự án lớn thành các bước cụ thể như “Lập kế hoạch”, “Triển khai”, “Đánh giá”. Xác định thời hạn và ưu tiên.
  • Theo năm: Đặt mục tiêu chiến lược, chẳng hạn “Mở rộng thị trường quốc tế”. Chia thành các giai đoạn như “Nghiên cứu thị trường”, “Phân tích khả năng”.

2. Sử dụng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là công cụ phân biệt được việc khẩn cấp và việc quan trọng, từ đó có kế hoạch thực hiện sao cho phù hợp nhất. Ví dụ về ma trận Eisenhower trong quản lý công việc cho quản lý doanh nghiệp kinh doanh ngành thương mại như sau:

Sử dụng ma trận Eisenhower
Sử dụng ma trận Eisenhower

Quadrant 1 – Công việc khẩn cấp và quan trọng:

  • Xem xét và phê duyệt kế hoạch triển khai chiến dịch mùa mua sắm.
  • Xử lý và giải quyết các sự cố về cung ứng hàng hóa trong chuỗi cung ứng.

Quadrant 2 – Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp:

  • Lập kế hoạch đào tạo nhân viên về kỹ năng bán hàng và dịch vụ khách hàng.
  • Đề xuất chiến lược mở rộng cửa hàng tại các khu vực mới.

Quadrant 3 – Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng:

  • Xem xét và cập nhật báo cáo hàng ngày từ các cửa hàng.
  • Trả lời các email khẩn liên quan đến các thông tin hành chính.

Quadrant 4 – Công việc không khẩn cấp và không quan trọng:

  • Kiểm tra email quảng cáo không liên quan.
  • Xem các báo cáo thị trường không có tác động trực tiếp lên chiến lược kinh doanh.

3. Áp dụng phương pháp Ivy Lee

Phương pháp Ivy Lee là một cách đơn giản và hiệu quả để sắp xếp ưu tiên công việc.

phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee

Ví dụ về việc xác định 6 nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành ngày hôm sau bằng phương pháp Ivy Lee cho người quản lý trong ngành giáo dục:

  • Xem xét và phê duyệt kế hoạch giảng dạy cho khóa học mới (8:00 – 9:00).
  • Thảo luận với đội ngũ về việc cải thiện chất lượng đào tạo (9:30 – 10:30).
  • Xem xét và điều chỉnh ngân sách cho dự án nâng cấp cơ sở vật chất (11:00 – 11:30).
  • Họp với đối tác để thảo luận về chương trình hợp tác (13:00 – 14:00).
  • Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo giáo viên mới (14:30 – 15:30).
  • Đọc và phản hồi các email quan trọng (16:00 – 17:00).

Bằng cách sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ như trên, giám đốc doanh nghiệp trong ngành giáo dục có thể quản lý công việc một cách hiệu quả và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng đúng hạn.

VI. Các để tạo Checklis công Việc bằng Excel

Để thiết kế cho mình một mẫu checklist hoàn hảo, bạn cần tự căn cứ vào nhiệm vụ và công việc của mình, từ đó liệt kê ra những phần việc cần làm trong ngày. Với bảng checklist hàng ngày, bạn có thể tự tạo cho mình trên Excel, Google Sheets theo phong cách và nhu cầu riêng.

Ngoài ra, chúng tôi cũng muốn giới thiệu trong bài viết này một công cụ tưởng như xa lạ mà lại vô cùng thân thuộc, đó chính là Google Calendar. Google Calendar cũng là một công cụ vô cùng thông minh giúp bạn dễ dàng sắp xếp được khối lượng công việc hàng ngày, hàng tuần của mình. Đây là một công cụ được rất nhiều doanh nghiệp đưa vào sử dụng bởi tính năng hữu dụng trong việc quản lý thời gian, giúp họ không quên nhiệm vụ cần làm vào thời điểm cần thiết. 

Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, Google Calendar giúp người dùng tạo các sự kiện, nhiệm vụ cần thiết theo từng khung giờ cụ thể theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Tính năng của Google Calendar giúp bạn quản lý và theo dõi các công việc, sự kiện một cách chi tiết và đầy đủ. Những ngày có những nhiệm vụ quan trọng sẽ được hiển thị nổi bật hơn theo khung giờ cài đặt sẵn từ người dùng. 

Google Calendar
Google Calendar

Sự tiện lợi của công cụ này nằm ở phần cài đặt nhắc nhở và đếm ngược tới thời hạn công việc. Nếu một ngày bạn quá bận rộn với hàng trăm công việc phải giải quyết, hay có một nhiệm vụ quan trọng cần phải xử lý trong ngày, hãy sử dụng tính năng cài đặt nhắc nhở trong Google Calendar để giúp mình không bỏ quên nhiệm vụ đó nhé. 

Khi sử dụng Google Calendar, bạn còn có thể lựa chọn màu sắc cho lịch trình, sự kiện hoặc nhiệm vụ của mình để tránh gây rối mắt và nhầm lẫn trong quản lý công việc. 

Ngoài ra, trong thời đại số 4.0, việc kiểm soát công việc, nhiệm vụ còn được tối ưu thông qua các phần mềm quản lý công việc, dự án. MISA AMIS Công Việc là phần mềm quản lý công việc được thiết kế với mục tiêu tối ưu hoạt động quản lý – điều hành cho nhà lãnh đạo và cải tiến năng suất cho nhân viên, nhờ các tính năng về tự động hóa quy trình và sắp xếp, phân loại công việc:

✔️ Tên doanh nghiệp Công Ty Cổ Phần MISA
✔️ Nơi sản xuất Việt Nam
✔️ Quy mô doanh nghiệp 2000 – 2500
✔️ Năm thành lập 1994
✔️ Chi phí Tùy thuộc vào số người sử dụng
✔️ Bản miễn phí Miễn phí dùng thử 15 ngày
✔️ Website https://amis.misa.vn/amis-cong-viec/
✔️ Trụ sở chính Tầng 9, tòa nhà Technosoft – Ngõ 15 Duy Tân, Q.Cầu giấy, Hà Nội
✔️ Hotline 024 3795 9595

  • Sắp xếp, phân loại công việc khoa học thành 4 loại trong mô hình Eisenhower giúp người dùng nhanh chóng xác định thứ tự ưu tiên công việc cần thực hiện.
  • Thông báo đẩy tức thời khi có người hoàn thành hoặc cập nhật mới công việc, dự án.
  • Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
  • Mọi thông tin, tài liệu mềm được lưu trữ trên một nền tảng tâp trung, nhất quán giúp hạn chế tối đa sao nhãng làm giảm hiệu suất.
  • Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh.

Dùng ngay miễn phí

VII. Tạm kết

Chúng ta sẽ luôn cảm thấy bận rộn, quá tải và làm việc không hiệu quả nếu không tạo lập bản danh sách tổng hợp những đầu việc cần làm theo thời gian hoặc theo dự án. Sở hữu các mẫu checklist công việc tốt nhất sẽ giúp bạn tự tin và dễ dàng hơn khi triển khai các nhiệm vụ. Hy vọng các mẫu checklist công việc Excel mà chúng tôi cung cấp là công cụ đắc lực giúp bạn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc. Chúc các bạn thành công!

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 3 Trung bình: 4]